Managementsamenvatting adviesrapport

Onderzoek succesfactoren, knelpunten en

ondersteuningsbehoeften van Nederlandse

Gemeenten rond MVO-stimulering, verduurzaming

van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen

September 2010

Opgesteld voor

Lie Chahboun –Van der Laag (Agentschap NL)

Ad Bijma (Agentschap NL)

Esther Veenendaal (Agentschap NL)

Robert Salomons (AgentschapNL)

Michiel Hillenius (Agentschap NL)

Opgesteld door:

Hilke Bos-Brouwers (Nyenrode Business Universiteit)

Annemiek van Ginneke (CSR Academy)

Lars Moratis (CSR Academy)

Timo Cochius (CSR Academy)

Onderzoek succesfactoren, knelpunten en ondersteuningsbehoeften

rondom duurzaamheid bij Nederlandse Gemeenten

1

SAMENVATTING

Waarom dit onderzoek?

De Nederlandse gemeenten hebben in potentie een grote rol te vervullen bij het verduurzamen van de

Nederlandse samenleving. Enerzijds door duurzaamheid te faciliteren en te stimuleren bij andere actoren

binnen hun gemeente, maar ook door zelf duurzaam te handelen, bijvoorbeeld middels duurzaam inkopen of

door de eigen bedrijfsvoering te verduurzamen.

De aandacht voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering van Nederlandse gemeenten en MVO-stimulering

van het lokale bedrijfsleven door Nederlandse gemeenten is in de huidige programma’s van AgentschapNL

beperkt. Zeker als dit vergeleken wordt met duurzaam inkopen, waarbij momenteel juist wel veel aandacht

voor is, ook richting de Nederlandse gemeenten.1 Alvorens nagedacht kan worden over de mogelijkheden van

een programma om de aandacht voor deze drie onderdelen bij Nederlandse gemeenten te vergroten en de

ondersteuning te verbeteren, is het wenselijk om eerst de huidige situatie bij Nederlandse gemeenten te

analyseren en de ondersteuningsbehoeften van Nederlandse gemeenten in kaart te brengen. CSR Academy is

gevraagd om in samenwerking met Nyenrode Business Universiteit een onderzoek uit te voeren onder

Nederlandse gemeenten met als doel de volgende twee vragen te beantwoorden2:

1. Wat zijn de knelpunten en succesfactoren die de verantwoordelijke functionarissen van Nederlandse

gemeenten ervaren als het gaat om MVO-stimulering en de verduurzaming van de eigen

bedrijfsvoering?

2. Welke ondersteuningsbehoeften hebben de verantwoordelijke functionarissen van Nederlandse

gemeenten om de (in kaart gebrachte en reeds bekende) knelpunten rond MVO-stimulering, de

verduurzaming van de eigen bedrijfsvoering en duurzaam inkopen, op te lossen èn de succesfactoren

uit te nutten?

Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek kan Agentschap NL bepalen of en zo ja, in welke mate en op

welke manier zij gemeenten (nog beter) kan ondersteunen bij MVO-stimulering, het verduurzamen van de

bedrijfsvoering en duurzaam inkopen.

Hoe is het onderzoek aangepakt?

Middels een enquête, uitgezet onder alle 430 Nederlandse gemeenten, zijn de huidige situatie en de

ondersteuningsbehoeften voor MVO-stimulering, het verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam

inkopen in kaart gebracht. De resultaten van de 106 respondenten zijn geanalyseerd. Op basis van deze

resultaten zijn er acht verdiepende interviews met verschillende Nederlandse gemeenten gehouden en is een

intervisiebijeenkomst georganiseerd waarbij de resultaten met diverse contacten van AgentschapNL zijn

besproken. Tijdens deze bijeenkomst is tevens een eerste aanzet gedaan tot aanbevelingen. Op basis van de

enquêteresultaten, de verdiepende interviews en de intervisiebijeenkomst zijn in deze rapportage de

belangrijkste conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan.

1 Momenteel biedt AgentschapNL ook veel ondersteuning aan gemeenten betreffende het realiseren van hun

klimaatambities. Dit is een aanpalend onderwerp, maar dekt verre van volledig het verduurzamen van de bedrijfsvoering

van gemeenten noch MVO-stimulering door gemeenten. 2 De obstakels rondom duurzaam inkopen zijn reeds bekend bij AgentschapNL. Om deze reden wordt in de eerste

onderzoeksvraag geen aandacht besteed aan duurzaam inkopen. Bij de tweede onderzoeksvraag is duurzaam inkopen wel

meegenomen.

Onderzoek succesfactoren, knelpunten en ondersteuningsbehoeften

rondom duurzaamheid bij Nederlandse Gemeenten

2

Onderzoeksvraag 1: Knelpunten en succesfactoren voor MVO-stimulering en het verduurzamen

van de bedrijfsvoering

Succesfactoren MVO-stimulering en duurzame bedrijfsvoering

Uit het onderzoek kwam naar voren dat er een overlap is tussen de succesfactoren die voor MVO-stimulering

en het verduurzamen van de bedrijfsvoering geïdentificeerd zijn. Deze succesfactoren hebben voornamelijk

met het proces van implementatie van beide onderwerpen te maken en luiden als volgt:

� Aanwezigheid van politieke en ambtelijke prioriteit zorgt voor legitimering van de inzet van

ambtenaren.

� Het is van belang dat een medewerker/manager verantwoordelijkheid neemt voor duurzaamheid, het

onderwerp intern op de kaart zet en mensen aanspreekt op hun bijdrage.

� Externe ondersteuning door AgentschapNL of een externe adviseur dragen bij aan succes.

� Ambities worden makkelijker gerealiseerd als medewerkers enthousiast en betrokken zijn (gemaakt).

� Medewerkers informeel betrekken leidt tot een ‘olievlekwerking’ en bredere verankering.

� Idealiter is er én ‘top-down’ aandacht voor het onderwerp én bestaan er ‘bottom-up’ ideeën en

enthousiasme.

Knelpunten MVO-stimulering en duurzame bedrijfsvoering

Uiteraard zijn ‘omgekeerde’ succesfactoren te identificeren als knelpunten. Hieronder worden echter enkele

knelpunten die gelden voor MVO-stimulering en het verduurzamen van de bedrijfsvoering separaat besproken,

omdat ze expliciet uit het onderzoek naar voren komen.

� Het ontbreken van tijd en budget wordt als belangrijk knelpunt ervaren.

� Beperkte politieke prioriteit en intern draagvlak zijn obstakels in het realiseren van initiatieven.

� Zonder duidelijk kader voor duurzaamheid in den brede, maar ook gericht op MVO-stimulering en een

duurzame bedrijfsvoering, vinden initiatieven veelal ad hoc plaats en worden de onderlinge verbanden

niet gelegd, wordt er minder efficiënt gewerkt en stranden initiatieven eerder.

� Vaak ontbreekt het bij gemeenten aan sturing vanuit management en integraal werken op de

werkvloer.

Succesfactoren MVO-stimulering

Naast gezamenlijke succesfactoren en knelpunten voor MVO-stimulering en het verduurzamen van de

bedrijfsvoering, zijn er ook onderwerpspecifieke succesfactoren en knelpunten geïdentificeerd.

Het onderwerp MVO-stimulering is voor de gemeenten een duidelijk afgebakend onderwerp wat veelal nog in

de kinderschoenen staat. Enerzijds komt dit voort uit het gebrek aan politieke prioriteit voor dit onderwerp en

anderzijds omdat gemeenten dit pas recentelijk onderdeel hebben gemaakt van hun takenpakket – veelal op

een vrijwillige basis. Voor MVO-stimulering zijn de volgende succesfactoren te identificeren:

� Een goede toegang tot het bedrijfsleven is belangrijk voor het welslagen van MVO-stimulering.

� Een goede partij om ondernemers aan te spreken op MVO is een collega-ondernemer.

� Richting het bedrijfsleven is het belangrijk om de vraag “what’s in it for me?” te beantwoorden.

Onderzoek succesfactoren, knelpunten en ondersteuningsbehoeften

rondom duurzaamheid bij Nederlandse Gemeenten

3

� Samenwerking en het ingang zetten van verschillende initiatieven zorgt voor diverse impulsen richting

ondernemers en vergroot de kansen op succes.

� Gemeentefunctionarissen moeten voldoende kennis van MVO en MVO-stimulering hebben.

� Een MVO-stimuleringsbeleid leidt tot meer intern draagvlak leiderschap, coördinatie en sturing.

� Het specifiek richten van de activiteiten op een bepaalde branche vergroot de kansen op succes.

� Inventariseren waar het bedrijfsleven behoefte aan heeft, zorgt voor vraaggestuurde initiatieven.

� Aansluiting zoeken bij bestaande MVO-initiatieven werkt beter dan (weer) iets nieuws starten.

Knelpunten MVO-stimulering

Wederom leidt het ‘omkeren’ van succesfactoren tot knelpunten, maar specifiek zijn in het onderzoek de

onderstaande aspecten expliciet als knelpunten bij MVO-stimulering naar voren gekomen:

� ‘Onbekend maakt onbemind’, dit gaat zeker op wanneer MVO geagendeerd wordt door de gemeente.

� De diversiteit van het bedrijfsleven binnen het gemeentelijk gebied maakt het voor gemeenten minder

inzichtelijk op wie zij zich kan of zou moeten richten.

� MVO is vrijwillig en bovenwettelijk wat maakt dat sommige bedrijven niet bereid zijn hierin te

investeren of aandacht aan te besteden.

Succesfactor en knelpunt duurzame bedrijfsvoering

Voor het verduurzamen van de bedrijfsvoering kwam er uit het onderzoek slechts één specifieke succesfactor

en één specifiek knelpunt naar voren:

� Succesfactor: gebruik maken van vernieuwingen binnen de organisatie, denk bijvoorbeeld een

nieuwbouw, verbouwing of nieuwe managementafspraken, biedt goede mogelijkheden tot

verduurzaming.

� Knelpunt: bij het verduurzamen van de bedrijfsvoering ontbreekt regelmatig een plan van aanpak of een

procesmatig stappenplan.

Onderzoeksvraag 2: Ondersteuningsbehoeften Nederlandse gemeenten

Van de respondenten aan dit onderzoek wil het merendeel ondersteund worden bij MVO-stimulering (73%),

het verduurzamen van de bedrijfsvoering (79%) en/of duurzaam inkopen (74%).

Waarbij willen gemeenten ondersteund worden?

Enerzijds hebben de gemeenten behoefte aan inhoudelijke informatie over bijvoorbeeld de aspecten die een

duurzame bedrijfsvoering behelsen of welke methoden er zijn om MVO bij het lokale bedrijfsleven te

stimuleren. Anderzijds is er ook een behoefte aan methoden om duurzaamheid intern op de kaart te zetten en

te verankeren. Voor de inhoudelijke ondersteuning zijn de Nederlandse gemeenten met name op zoek naar

informatie over de verschillende onderwerpen in de vorm van goede voorbeelden, inzicht in recente

ontwikkelingen en praktische, directinzetbare toolkits. Voor de interne, procesmatige ondersteuning is er

behoefte aan: manieren om medewerkers, management en politiek te enthousiasmeren en te betrekken;

Onderzoek succesfactoren, knelpunten en ondersteuningsbehoeften

rondom duurzaamheid bij Nederlandse Gemeenten

4

instrumenten om prestaties en voortgang te monitoren en evalueren; en een stappenplan voor de

implementatie van een duurzame bedrijfsvoering. Met name monitoring en evaluatie vindt momenteel beperkt

plaats bij de respondenten. Ten slotte is aanvullend budget zeer gewenst en willen de gemeenten ervaringen

en kennis op regionaal niveau uitwisselen.

Op welke manier wensen gemeenten ondersteund te worden?

De gemeenten wensen zowel individueel als gezamenlijk ondersteund te worden, bij voorkeur in regionaal

verband. De behoefte aan een individuele benadering komt voort uit het feit dat ondersteuning maatwerk is en

daarmee niet voor iedere gemeente hetzelfde is. De regionale ondersteuning zou er met name op gericht

moeten zijn om ervaringen en kennis uit te wisselen. Idealiter gebeurt dit binnen bestaande

samenwerkingsverbanden of netwerken. Ook is het mogelijk om het 1-op-1 uitwisselen van kennis en ervaring

te faciliteren door inzichtelijk te maken welke gemeente en gemeentemedewerkers zich met welke

onderwerpen bezighouden. Daarnaast zijn een website of publicaties met informatie over MVO-stimulering,

het verduurzamen van de bedrijfsvoering en duurzaam inkopen en de mogelijkheid om vragen te stellen over

specifieke onderwerpen geschikte ondersteuningsmethoden.

Door wie wensen gemeenten ondersteund te worden?

Bij het merendeel van de gemeenten ging de voorkeur ernaar uit om door AgentschapNL ondersteund te

worden (53% - 58%). Daarnaast stond men er ook voor open om door een externe adviseur (21%) ondersteund

te worden. Dit laatste geldt met name als de organisatie een duidelijke opdracht of vraagstuk in gedachte

heeft.

De belangrijkste aanbevelingen

De belangrijkste aanbeveling die voortkomt uit dit onderzoek is de volgende:

De resultaten van dit onderzoek laten zien dat er een behoefte bestaat onder Nederlandse gemeenten aan een

programma dat zich specifiek richt op het ondersteunen van gemeentefunctionarissen bij MVO-stimulering en

het verduurzamen van de bedrijfsvoering. Het merendeel van de respondenten geeft aan dat zij een voorkeur

hebben dat Agentschap NL een dergelijk programma uitvoert. Ook is er een behoefte aan continuering van de

huidige ondersteuning door Agentschap NL van gemeenten bij duurzaam inkopen en deze ondersteuning te

verbreden naar ondersteuning bij het monitoren van de duurzaam inkoopprestaties. AgentschapNL wordt

aanbevolen om deze wensen bij haar opdrachtgevers kenbaar te maken en waar mogelijk binnen bestaande

programma’s hier invulling aan te geven.

Onderstaand zullen aanbevelingen gedaan worden over het hoe en wat van een dergelijk programma. Hierbij is

onderscheid gemaakt in aanbevelingen gericht op twee onderdelen:

1. Inhoudelijke aanbevelingen - waarin willen gemeenten ondersteund worden?

2. Methodische aanbevelingen - hoe willen gemeenten ondersteund worden?

Inhoudelijke aanbevelingen

De inhoudelijke aanbevelingen geven aan waar een mogelijk programma van AgentschapNL zich op moet

richten. De methoden die gebruikt kunnen worden om gemeenten bij deze inhoudelijke aspecten te

ondersteunen, komen in de volgende pargaraaf aan de orde. Inhoudelijk hebben gemeente behoefte aan:

Onderzoek succesfactoren, knelpunten en ondersteuningsbehoeften

rondom duurzaamheid bij Nederlandse Gemeenten

5

• Voorbeelden/best practices van andere gemeenten

• Inzicht in recente ontwikkelingen, onderzoeken, convenanten, afspraken en richtlijnen

• “Lessons learned” van andere gemeenten

• Contacten met collegagemeenten

• Monitoringsinstrumenten

• Inzicht in manieren om collega’s te enthousiasmeren en beïnvloeden

• Informatie over MVO-stimulering en de mogelijke rollen daarbij voor gemeenten

• Informatie over (de sociale aspecten van) een duurzame bedrijfsvoering

• Inzicht in het proces van de implementatie van een duurzame bedrijfsvoering

• Landelijk, bindende afspraken omtrent MVO-stimulering en duurzame bedrijfsvoering

Methodische aanbevelingen

De methodische aanbevelingen gaan over de manieren waarop Nederlandse gemeenten ondersteund willen

worden. Het betreft hier de volgende methoden:

• Website met informatie, online toolkits en een interactieve community

• Praktijkboekje met voorbeelden, tips en trucs

• Bijeenkomsten om ervaringen uit te wisselen

• Een overzicht van de gemeentefunctionarissen die zich met de verschillende elementen van

duurzaamheid bezighouden

• Opzetten van een loket om specifieke vragen te beantwoorden of door te verwijzen

• Maak gebruik van bestaande structuren, programma’s en contacten van AgentschapNL, zoals het

FLOK-programma dat verbreed kan worden naar ondersteuning bij het verduurzamen van de

bedrijfsvoering en MVO-stimulering, omdat het methodisch gezien goed aansluit bij wensen van

gemeenten

Voor alle bovenstaande aanbevelingen geldt zowel voor AgentschapNL als de gemeenten het devies: “niet

alleen communiceren, maar ook participeren”. Het streven om zoveel mogelijk samen te doen en elkaar te

betrekken is wenselijk. Hierbij kan AgentschapNL een regierol vervullen, maar is het niet per definitie

noodzakelijk dat zij alles weet. Wel kan zij een portal zijn en een faciliterende en coördinerende rol op zich

nemen.

Ten slotte is het van belang te realiseren dat AgentschapNL een uitvoerende organisatie is met Ministeriële

opdrachtgevers. Het is in grote mate dan ook de verantwoordelijkheid van deze opdrachtgevers om gevolg te

geven aan de aanbevelingen in de onderzoek. Daarbij is het ook belangrijk, zowel voor AgentschapNL als haar

opdrachtgevers, te realiseren dat AgentschapNL niet in isolement kan zorgen voor de verduurzaming van alle

aspecten van de gemeenten. Er wordt verstandig aan gedaan om ook samen te werken met andere partijen

zoals de VNG, het Klimaatverbond, Fairtrade Gemeente, Millennium Gemeente campagne, Vlaamse

organisaties, ICLEI – Local Governments for Sustainability of de Kamer van Koophandel.