www.oki.be

Printerbeleid van Belgische ondernemingen

Nationaal onderzoek naar printergebruik bij kmo’s door onderzoeksbureau MAS Research in opdracht van OKI België

2

Printerbeleid van Belgische ondernemingen

ww.oki.com

Inhoud

Voorwoord .................................................................................................................................................................. 3

Situering van het onderzoek ................................................................................................................................... 4

1. Printerpark-samenstelling .................................................................................................................................... 5

2. Papierverbruik neemt af .................................................................................................................................... 7

3. Printer vooral gebruikt om te printen (en weining meer…) ........................................................................ 8

4. Geen inzicht in printgedrag en -kosten ........................................................................................................... 9

5. Transparant en duurzaam printbeleid nog ver weg .................................................................................. 10

6. Printbeleid biedt aanzienlijke besparingen .................................................................................................. 11

3

Printerbeleid van Belgische ondernemingen

ww.oki.com

Voorwoord Het Belgische bedrijfsleven streeft over het algemeen naar een kostenbewuste werking, zo blijkt uit onderzoek. Jammer genoeg geldt dat niet altijd voor het printerpark. Dat krijgt vaak een stiefmoederlijke rol toebedeeld. Printers waarvan het leasecontract verloopt of die hun technische levensduur bereiken, worden simpelweg vervangen. Maar kun je de printfunctie ook digitaliseren? Hoe zet je printers eigenlijk optimaal in? En hoe gebruik je printers voor meer dan alleen printen en kopiëren? Dat zijn vragen die de meeste ondernemers zich niet of onvoldoende stellen, laat staan dat ze er een antwoord op formuleren. Zo blijkt uit bijgevoegd onderzoek.

Waarom een leverancier van printers zich druk maakt om een teveel aan printers op uw werkvloer? Willen wij dan niet vooral zoveel mogelijk printers verkopen? Natuurlijk, maar we streven toch vooral naar tevreden klanten. En we hopen dat u op een efficiënte en effectieve manier de huidige mogelijkheden van uw printers benut. Want uw printer is vandaag de dag veel meer dan gewoon een printer.

Hoe realiseer je economische groei? Precies, door met eenzelfde euro meer winst te maken. Wij helpen uw onderneming flink te besparen zonder dat daar grote ingrepen voor nodig zijn. Bewijzen? Bekijk zeker eens de onderzoeksresultaten van ons nationale printeronderzoek onder 311 bedrijven. En toets ze zeker ook eens aan uw eigen printbeleid, want wie weet bieden ze u nieuwe inzichten. Liever een vrijblijvende gratis audit van uw eigen printeromgeving? Prima idee, want zo krijgt u ook inzicht in uw eigen besparingsmogelijkheden. Tot in detail.

Graag dank ik alle respondenten voor hun deelname aan dit onderzoek uitgevoerd door onderzoeksbureau MAS Research. En ik wens u veel wijsheid en inspiratie na het lezen van deze onderzoeksresultaten.

Tim Leenders Marketing Manager OKI Systems Benelux

September 2017

4

Printerbeleid van Belgische ondernemingen

ww.oki.com

Situering van het onderzoek OKI België heeft in het voorjaar van 2017 een marktonderzoek gedaan naar het printergebruik in kmo’s. De respondenten kregen vragen over de aanschaf en het beheer van printers. In totaal werden 311 bedrijven in Vlaanderen, Brussel en Wallonië bevraagd. Ze zijn onder te verdelen in drie categorieën op basis van het aantal werknemers:

ü 134 >> 10 tot 50 werknemers

ü 57 >> 50 tot 100 werknemers

ü 120 >> +100 werknemers

In de eerste categorie zijn 134 interviews uitgevoerd, in de tweede 57 en in de derde 120.

31% van de ondervraagden voert een administratieve functie uit, 10% is ICT-manager, 9% bedrijfsleider en 8% directeur. De overige respondenten zijn vooral eindverantwoordelijken en managers op verschillende afdelingen. 34% is verdeeld over uiteenlopende functies, meestal gaat het om werknemers met een bediendencontract. Conclusie? De verantwoordelijkheid voor het printerbeleid in de Belgische kmo’s ligt bij verschillende functies en afdelingen.

48% van de respondenten beslist mee over de aanschaf en het beheer van printers, 35% geeft alleen advies.

Het gaat dus om een representatieve steekproef die een betrouwbaar beeld schetst van de inzet van printers in Belgische kmo’s.

In totaal werden 311 bedrijven bevraagd in

Vlaanderen, Brussel en Wallonië.

43,09%

18,33%

38,59%

10 tot 50 werknemers 50 tot 100 werknemers Meer dan 100 werknemers

Aantal werknemers

18,60%

29,60%35,40%

16,40%

Verantwoordelijkheid respondent ten aanzien van aanschaf printers

Eindbeslissend

Medebeslissend

Adviserend

Geen antwoord

5

Printerbeleid van Belgische ondernemingen

ww.oki.com

1. Printerpark-samenstelling 6% van de kmo’s maakt alleen gebruik van single-function printers, 20% van multifunctionele printers. Maar een overgrote meerderheid van 73% gebruikt een mix van single-function en multifunctionele printers.

Er zijn gemiddeld 25 printers aanwezig in een Belgische KMO. Bedrijven van de eerste categorie (10 – 50 werknemers) tellen gemiddeld maar 4,5 printer, de tweede groep (50 – 100 werknemers) heeft 11 toestellen in huis en de grote ondernemingen (> 100 werknemers) bijna 73.

In een kantooromgeving staan veel meer printers en multifunctionals dan in een productieomgeving: 25 versus 13. Uit het onderzoek blijkt ook dat gemiddeld zo’n 7 werknemers gebruik maken van één printer in een gemiddeld kantoor. In een productieomgeving stijgt dat aantal tot 8 à 9 werknemers per printer.

Ook opvallend: de verschillen per bedrijfsgrootte. Bij kleinere bedrijven tot 50 werknemers maken gemiddeld 4,5 werknemers gebruik van één printer in een kantooromgeving. In een productieomgeving daalt dat cijfer tot 2,2 werknemers. Bij de grootste bedrijven met meer dan 100 werknemers doen respectievelijk 73 en 38 werknemers een beroep op één printer.

De meeste bedrijven (14,5%) produceren tot 10.000 prints per jaar. Zo’n 9% produceert er 10.000 tot 25.000 en evenveel procent maakt er 25.000 tot 50.000. Meest opmerkelijke resultaat? Uit ons onderzoek blijkt dat 44% niet echt weet hoeveel prints het produceert op jaarbasis. Er bestaat dus nogal wat onwetendheid over het printverbruik in de Belgische kmo’s.

Zo’n 7 werknemers maken gebruik van één printer in een gemiddeld kantoor.

4,511,3

72,8

10 tot 50 werknemers 50 tot 100 werknemers Meer dan 100 werknemers

KantoorGemiddeld aantal geïnstalleerde

printers op de vestiging

2,2 4,4

37,7

10 tot 50 werknemers 50 tot 100 werknemers Meer dan 100 werknemers

ProductieomgevingGemiddeld aantal geïnstalleerder

printers per vestiging

6

Printerbeleid van Belgische ondernemingen

ww.oki.com

De meeste bedrijven (14,5%) produceren tot 10.000 prints per jaar.

25,40%

10,50%

14,50%

14,20%

3,50%

9,60%

9,70%

14,00%

9,30%

9,70%

10,50%

8,40%

7,40%

3,50%

13,90%

33,60%

57,90%

44,40%

10 tot 50 werknemers

50 tot 100 werknemers

Meer dan 100 werknemers

Gemiddeld aantal prints bij kantoormedewerkers

0-10.000 10.000-25.000 25.000-50.000 50.000 - 100.000 Meer dan 100.000 Weet het niet

7

Printerbeleid van Belgische ondernemingen

ww.oki.com

2. Papierverbruik neemt af Meer dan 26% van de ondervraagde bedrijven geeft aan dat het printgebruik in de afgelopen drie jaar gedaald is. Maar een meerderheid van 36% zegt dat het aantal prints min of meer gelijk is gebleven. Een goede 9% denkt dat het aantal prints in het afgelopen jaar is toegenomen. Belangrijke kanttekening is toch wel dat bijna de helft van de kmo’s geen idee heeft van het juiste verbruik, dus veel respondenten antwoorden waarschijnlijk vanuit hun buikgevoel.

De gemiddelde afname van het papierverbruik bedraagt volgens de respondenten 26,6%. Het gebruik gaat dus effectief naar beneden, maar veel minder dan gedacht. Ook opvallend: hoe kleiner het bedrijf, hoe meer er sprake is van een afname. De gemiddelde toename van het aantal prints bedraagt volgens het onderzoek bijna 34%. Hoe groter het bedrijf, hoe groter ook het volume aan toegenomen prints wordt geschat.

Prognose? Rekening houdend met de lage bezettingsgraad en de afname van het papierverbruik zal de aankoop van het aantal printers wellicht dalen in de komende jaren.

De gemiddelde afname van het papierverbruik bedraagt volgens de respondenten 26,6%

36,00%

26,40%

9,30%

28,30%

Ontwikkeling van het papierverbruik het afgelopen jaar

Min of meer gelijk gebleven AfgenomenToegenomen Weet het niet

8

Printerbeleid van Belgische ondernemingen

ww.oki.com

3. Printer vooral gebruikt om te printen (en weining meer…) U gebruikt uw printer nog altijd vooral om te printen (45%), zo blijkt uit de onderzoeksresultaten. Daarna volgen de functies kopiëren (20%) en scannen (15%). De meest vernieuwende functionaliteiten worden voorlopig nauwelijks gebruikt. Slechts 5% van de bedrijven gebruikt zijn printer ook voor digitale archivering, 2,8% voor automatische factuurverwerking, 2,7% voor scan-to-bedrijfssoftware en 1,9% voor mobiel printen via Google Cloudprint of Apple Air Print. Die laatste functionaliteit komt verwaarloosbaar weinig voor in de Belgische kmo’s.

Verwachting? In de toekomst zullen de nieuwe functionaliteiten van de printer aan belang winnen. Tenminste op voorwaarde dat ondernemingen (blijven) inzetten op papierbesparing en technische innovatie. Want er heerst nog veel onwetendheid over de mogelijkheden van de nieuwe generatie printers.

De printer wordt voor 48% van de functionaliteiten gebruikt om te printen.

1,90%

2,20%

2,50%

2,50%

4,30%

4,90%

20,30%

16,00%

45,50%

1,30%

1,70%

2,30%

3,20%

5,30%

5,30%

22,70%

14,30%

44,20%

2,20%

1,80%

3,00%

3,00%

5,70%

3,90%

19,60%

15,40%

45,30%

Anders

Printen vanaf mobielvia Google Cloudprintof Apple Air Print

Scan-to-bedrijfssoftware

Automatischefactuurverwerking

Digitale archivering

Faxen

Kopiëren

Scannen

Printen

Functionaliteiten waarvoor multifunctional priners worden ingezet

Meer dan 100 werknemers 50 tot 100 werknemers 10 tot 50 werknemers

9

Printerbeleid van Belgische ondernemingen

ww.oki.com

4. Geen inzicht in printgedrag en -kosten 87% van de Belgische kmo’s heeft geen inzicht in het printgebruik per persoon, zo blijkt uit het onderzoek. Het percentage loopt nog op tot 90% bij grotere bedrijven met meer dan 100 werknemers.

Hoe wordt het printgedrag gemeten in de praktijk? 57,5% van de bedrijven doet dat op individueel niveau met een user-ID. Die methode blijkt vooral populair (77,8%) bij de middelgrote bedrijven met 50 tot 100 werknemers. 32,5% registreert het aantal afdrukken op client-niveau, op basis van de computernaam. En 20% van de bedrijven controleert de printvolumes op generiek niveau per printapparaat.

87% van de Belgische kmo’s heeft geen inzicht in het printgebruik per persoon.

57,50%32,50%

20,00%

Van diegene die inzicht hebben, hoe?

Via user -id

Op basis van computernaamOp generiek niveau per printer

12,90%

87,10%

Mate van inzicht in printverbruik per persoon

Inzicht

Geen inzicht

10

Printerbeleid van Belgische ondernemingen

ww.oki.com

5. Transparant en duurzaam printbeleid nog ver weg Zonder inzicht in het printgebruik wordt het natuurlijk moeilijk om een transparant en duurzaam printbeleid te ontwikkelen. En bijsturing is al helemaal uitgesloten zonder registratie. Toch beweren twee op de drie bedrijven dat ze wel degelijk over een printbeleid beschikken. Motivatie? Bijna 48% hoopt op die manier vooral kosten te besparen, 21% streeft naar meer efficiëntie en 22% doet het om maatschappelijk verantwoord te ondernemen.

Eén op de drie kmo’s heeft geen printbeleid, maar een echte reden ontbreekt meestal. Zo’n 40% zegt dat het er gewoon nog geen aandacht aan heeft besteed, 24,5% geeft helemaal geen reden. Veel bedrijven hebben dus andere prioriteiten, zoveel is duidelijk.

Over welke maatregelen gaat het dan? Bijna 56% focust op zwart-wit printen en zo’n 54% op dubbelzijdig printen. Bijna 40% van de bedrijven spreekt werknemers aan op hun printgedrag. Concreet: ze worden verzocht om zoveel mogelijk vanop een scherm te werken en zo weinig mogelijk te printen. Slechts 25% sluit printen zoveel mogelijk uit door processen te digitaliseren.

Hoe gebeurt de controle in de praktijk? Meestal (33,7%) met geïntegreerde toepassingen zoals print ID-functies. Bijna 48% van de controlerende bedrijven spreekt afdelingsmanagers aan op het printgedrag van de medewerkers. 20% communiceert rechtstreeks met individuele medewerkers.

Een printbeleid zonder opvolging of controle blijft dode letter. 41% van de bedrijven – een minderheid dus - ziet wel degelijk toe op de naleving ervan, maar 41,5% vergeet iets te doen met de verzamelde statistieken. En 17,5% weet niet eens of de cijfers getoetst worden aan de vooropgestelde doelstellingen.

41,5% vergeet iets te doen met de verzamelde statistieken.

53,90%

55,80%

39,60%

25,80%

Het huidig printbeleid70% van de bedrijven

Meerdere antwoorden mogelijk

Gericht op dubbelzijdig printenGericht op zwart-wit printenOntmoedigen van printer en vanaf het scherm werkenUitsluiten van printer en zoveel mogelijk digitaal werken

11

Printerbeleid van Belgische ondernemingen

ww.oki.com

6. Printbeleid biedt aanzienlijke besparingen Hoe en waar besparen met printers? Het blijft voorlopig een groot vraagteken voor de gemiddelde KMO in België. 71,5% van de respondenten heeft nog nooit van documentbeheer gehoord, laat staan dat het geïmplementeerd is. Vandaag de dag doet slechts 28,6% van de ondervraagde kmo’s aan documentbeheer. In 68,5% van de gevallen gaat het om digitale archivering van digitale en van origine hardcopy-documenten.

Ook over de potentiële tijdswinst bestaat veel onduidelijkheid. 33,1% van de respondenten schat de tijd gespendeerd aan het opslaan, terugvinden, opzoeken en afdrukken van documenten op 2 tot 4 uur per week, maar waarschijnlijk ligt het aantal uren in werkelijkheid veel hoger. 68% vindt tijdswinst met documentbeheer nochtans wel belangrijk tot zeer belangrijk. En 71% vindt graag snel de laatste versie van een document. De grote uitdaging voor de toekomst ligt dus in het uitstippelen van een besparingsbeleid.

Over de besparingsmogelijkheden bestaat dus nog veel onwetendheid. Dat blijkt ook uit de resultaten van het onderzoek. Bijna 13% zegt geen idee te hebben van het besparingspotentieel op jaarbasis. 11,6% denkt niets te kunnen besparen en 41,5% weet het gewoon niet.

Het goede nieuws? Een verregaande digitalisering wordt breed omarmd in de Belgische kmo’s. Bijna 40% van de respondenten smeedt plannen om het printgebruik drastisch terug te dringen in de komende drie jaar. 69% wil in de toekomst meer digitaliseren om minder papier te verbruiken.

Een duidelijke trend die wijst op een mentaliteitswijziging, want de antwoorden gelden zowel voor grote als kleine bedrijven.

71,5% van de respondenten heeft nog nooit van documentbeheer gehoord, laat staan

dat het geïmplementeerd is.

41,50%

11,60%

12,90%

2,60%

3,50%

9,00%

11,30%

7,70%

Weet niet

Niks, ik denk niet dat we kunnenbesparen

Op basis van huidige inzichten kan ikgeen schatting geven

Meer dan € 20.000 op jaarbasis

€ 10.000 tot € 20.000 euro op jaarbasis

€ 5.000 tot € 10.000 op jaarbasis

€ 1.000 tot € 5.000 op jaarbasis

Tot € 1.000 op jaarbasis

Mogelijke besparing op jaarbasis op printers en printkosten

12

Printerbeleid van Belgische ondernemingen

ww.oki.com

Maar voorlopig blijft het toch vooral bij goede bedoelingen, want in de praktijk blijft een besparingsplan of het inzetten van documentbeheer meestal uit. Sterker nog, er bestaat gewoon te veel onduidelijkheid of onwetendheid om kmo’s echt te motiveren. En als er al richtlijnen bestaan, schuilt de grote uitdaging in het vertalen ervan naar de medewerkers.

69% wil in de toekomst meer digitaliseren om minder papier te verbruiken.

38,10%

31,60%

53,30%

37,30% 42,10%

24,20%

8,20% 8,80% 5,00%

2,20% 5,30%

0,80%

14,20% 12,30% 16,70%

10 tot 50 werknemers 50 tot 100 werknemers Meer dan 100 werknemers

Hoeveel tijd bent U gemiddeld per week kwijt voor het opslaan, terugvinden, opzoeken en afdrukken van documenten?

Maximaal 1 uur per week 2 tot 4 uur per week 5 tot 8 uur per week Meer dan 8 uur per week Weet het niet

13

Printerbeleid van Belgische ondernemingen

ww.oki.com

Vragen, opmerkingen of verder praten over dit printeronderzoek?

Neem dan contact op met OKI via telefoonnummer +32 2 257.46.20 of via email info@oki.be.

Over OKI OKI Europe is een divisie van OKI Data Corporation, een bedrijf uit de OKI Group dat al meer dan 130 jaar wereldwijd toonaangevend is op het gebied van klantgestuurde innovatie. Met meer dan 18.000 personen in 120 landen combineren wij de ondersteuning van een wereldwijde organisatie met de benadering van een lokaal bedrijf.

Bij de OKI Group hanteren we het principe dat we producten en oplossingen willen leveren die zijn afgestemd op zakelijke klanten. Dit doen we met een adviserende en innoverende benadering van dienstverlening, design, productie en implementatie.

Kijk voor meer informatie op www.oki.be