Het adviesbureau Xeleos fo-cust al tien jaar op supplychain management. Sindsbegin 2013 zet het voor hetoplossen van problemen

ook zijn Optimact-webtool in. Industriesprak over de materie met managing direc-tor Olivier Corluy en zijn partner GuntherFonteyne.

Laten we in het onderwerp duiken aan dehand van een reeks probleemsituaties diezich kunnen aandienen. Zaken waarmeeelke bedrijfsleider zich kan identificeren...• “Vaak komen we bij bedrijven die ‘met de

ogen dicht’ net een VMI-contract (VendorManaged Inventory) afsloten. Ze onder-schatten dat VMI vergt dat je je eigen voor-raden onder controle hebt.”

• “De laatste twee jaar kloppen grotereKMO’s aan bij de bank om extra kredie-ten. De bank kijkt naar de balans en alsdie merkt dat de voorraden en afge-werkte producten te hoog zijn... Danklopt het bedrijf bij ons aan om zijn voor-raden te doen dalen en het extra kredietalsnog te krijgen.”

• “Bedrijven willen hun service level opkrik-ken maar zonder de voorraad te verhogen.Hun klanten vragen 95 OTIF (On Time andIn Full) en ze zitten op 85. Hoe krijgen zehun OTIF omhoog?”

• “Productiebedrijven die met gekende sei-zoenschommelingen af te rekenen hebbenmaar er toch niet in slagen op tijd te leve-ren...”

• “Veel bedrijven leveren wel op tijd maarmet ‘faalkosten’: extra uren in de klanten-dienst, in expressdiensten, extra operatio-neel werk... Veel van die kosten zijn ver-borgen. Zo verkopen bedrijven soms metverlies. ‘Sales’ haalt zijn target... maar datlevert enkel kosten op. Wij moeten die faal-kosten in beeld brengen.”

Voorraadparameters bijstellenom ERP te optimaliserenVoorraad is het resultaat van het lukken of mislukken van processen in het bedrijf. Al watniet goed onder controle is in het bedrijf komt in de voorraad terecht. En voorraad, dat iskapitaal... Door Luc De Smet

Financiële impact voorraadbeheer�

MA

NA

GE

ME

NT

RV/J

UN

GH

EIN

RICH

16 INDUSTRIE.BE ● MAART 2014

Worstelen met je voorraadbeheer heeft een impact op de balans. Als een groothandel een product niet op voorraad heeft, schuift de klant naar een ander.

LDS

Olivier Corluy: “We merkten dat ERP heel deproblematiek rond voorraadbeheer en fore-casting onvoldoende afdekt.”

LDS

Gunther Fonteyne: “Informatietechnologie ispuur ondersteunend. Als je niet op strategiewerkt, op structuur, biedt software geen op-lossing.”

IN02-016 21/03/14 13:12 Pagina 16

PARAMETERS GEBETONNEERDIN DE ERPHoe de juiste producten op het juiste mo-ment op voorraad hebben? Worstelen metje voorraadbeheer, heeft een impact op debalans. Als een groothandel een product nietop voorraad heeft, schuift de klant naar eenander. “Logistiek focust op het operationelegebeuren maar het begint al bij de planning.We dekken zowel planning als aankoop,productie, logistiek en distributie af”, zegtGunther Fonteyne. “Als oplossing gaan weprocessen aanpakken, ‘Lean’ maken en erde juiste organisatie achter zetten.” Klantenzijn ‘uit de kluiten gewassen KMO’s’ - vijftigmiljoen euro omzet - grote bedrijven enmultinationals.

“We merkten dat ERP (Enterprise Resour-ces Planning) heel de problematiek rondvoorraadbeheer en forecasting onvol-doende afdekt”, zegt Olivier Corluy. Voor-raadparameters zijn opgenomen in de ERPmaar zitten er soms ‘gebetonneerd’. Meestalworden ze éénmaal - bij de implementatievan het ERP - in het systeem gestopt en laterniet meer of niet op een gestructureerdemanier aangepast. Elk product heeft echtereen levenscyclus. “Die voorraadparametersmoet je dus continu bijstellen om je ERP teoptimaliseren. Dat is niet evident. Er zijnsoftwaretools voor. Grote bedrijven kunnenzich die wel permitteren maar wij zochteneen betaalbare tool voor KMO’s.” Xeleosontwikkelde met Optimact een eigen tool.Het is een ‘software as a service’ en steekt inde ‘cloud’. Het is een beslissingsondersteu-nend medium dat data uit het ERP-systeemscreent op ‘rode vlaggen’: aankooporders,voorraadparameters... De adviseurs vanXeleos toetsen de cijfers aan de bedrijfs-strategie. Er wordt een gevalideerde forecastgemaakt en in voorraadparameters omge-zet. Dan wordt bepaald wat dat betekent inaankoop. Dat alles wordt dan teruggescho-ten naar het ERP-systeem. Xeleos monitortook proactief het verbeterproces.

TOOL IS MAAR EEN MIDDEL“Informatietechnologie is puur ondersteu-nend. Als je niet op strategie werkt, op struc-tuur, biedt software geen oplossing”, steltFonteyne. “We positioneren de tool dus alsslechts een ‘middel’, een onderdeel van eentotaaloplossing die op processen en de orga- nisatie inwerkt.” Er wordt dan ook gespro-ken met CEO’s en CFO’s en wat zij nastre-ven. Wat is de ideale voorraadwaarde? Watis het ideale servicelevel? “Je haalt eigenlijk

nooit honderd procent. Je moet dus ‘opti-maliseren’ door een ‘evenwicht’ te vinden.Wat is de investering in voorraad waard tenopzichte van de meeromzet die je ermeecreëert? Vaak kosten de laatste percentagesgewoon teveel.”

Veelal is de voorraadwaarde te hoog.Anderzijds heeft men vaak de verkeerde din-gen op stock. Keuzes zijn nodig. Wat als je50.000 verschillende referenties van pro-ducten hebt die aan modegrillen onder hevigzijn? Wat wel en wat niet? “De Optimact-tooldetecteert de populaire en minder populaireproducten en bepaalt het ideale voorraad-

punt, ook voor het gehele gamma daartus-sen.” De tool biedt inzicht in de problemenen helpt de situatie ook continu in vraag testellen. De wereld verandert immers voort-durend. Parameters in ERP moeten volgen.Kan een organisatie vlug genoeg inspelen opveranderingen in de markt? Zich kunnenaanpassen vergt wel een bepaalde bedrijfs-structuur. En daar kan een adviseur een rolspelen: vreemde ogen dwingen...

HOE MAAK JE JE VOORRAAD‘LOS’?Het op voorraad nemen van producten bindtkapitaal. Als de voorraad ‘verstart’, ligt datvaak aan het hanteren van een ‘minimale or-derhoeveelheid (MOQ). Dat blijkt een ‘cijfer’dat ooit is vastgelegd maar na verloop vantijd geen verband meer houdt met de orders.

Vanaf een bepaalde aankoophoeveelheidgeven leveranciers kortingen. Dan kopenbedrijven extra aan. Is die neiging tot ‘for-ward buying’ (overkopen) wel verstandig?

Soms is de korting niet in verhouding. Hetaangekochte product brengt ook kosten enrisico’s mee. Je kan ermee blijven zitten.“De tool helpt om te zien of het verstandigis, in de massa aankopen die er gebeuren,op zo’n kortingen in te gaan. Dat doen wedoor informatie te segmenteren en pro-ducten die het wel of niet doen te identifi-ceren”, zegt Gunther Fonteyne. “Maar ookdoor aankopers en verkopers, Sales & Ope-rations (S&OP) binnen het bedrijf samen tebrengen om probleemgevallen te bespre-ken. Daarbij kan de CFO zijn rol als scheids-rechter spelen.”

Aanvankelijk wordt er veel aandacht be-steed aan strategie en proces. Naderhandvolgt Xeleos maandelijks de ‘logistieke per-formantie-indicatoren’ met de bedrijfs- leiding op. “Waar draait het goed en waarminder? Welke leveranciers zijn er ondercontrole? Welke verdienen aandacht? Ge-beurde dat vroeger op het buikgevoel,voortaan sturen KPI’s dat aan op een dage-lijkse basis”, zegt Olivier Corluy.

Bedrijven die maanden aan hun ERPwerkten, zijn blij wanneer die eenmaal afis en alles onder controle is. Ze zitten opeen ‘datamijn’ maar met de rapportendoen ze niks of te weinig. De kunst bestaaterin iets ‘behappelijks’ af te leveren. “Wijproberen problemen te ‘visualiseren’ induidelijke, eenvoudige grafieken. Rodevlaggen. Dat zet aan tot actie. Door te seg-menteren op vlak van forecasting, voor-raad, aankoop en orderbeheer krijg je uit-eindelijk enkel de problemen in de ver-schillende domeinen gepresenteerd zodat

MAART 2014 ● INDUSTRIE.BE 17

RV/T

MH

E

Wat is de investering in voorraad waard ten opzichte van de meeromzet die je ermee creëert?

IN02-016 21/03/14 13:12 Pagina 17

een ‘management by exception’ mogelijkwordt. Wat goed loopt, daar blijf je vanaf.Rond problemen worden acties opgezet.En die moeten dan uitgevoerd worden.Veel bedrijven werken op hun ‘dode voor-raad’ met promoties. Maar zes maandenlater doet hetzelfde probleem zich opnieuwvoor. Men heeft dus de oorzaken niet in dekern aangepakt. Die moet je detecteren enbijsturen”, aldus Olivier Corluy.

DATA IN DE CLOUDHet adviesbureau, dat in België van startging en nu ook een internationaal netwerkuitbouwt, telt vijf medewerkers. Allemaal‘seniors’ die eerder actief waren in de logis-tiek, in de industrie. Het zijn ingenieurs of zehebben economische achtergrond. Allenhaalden ze het APICS-certificaat (in 1957gesticht als the American Production andInventory Control Society) dat standaard is.Het bedrijf gebruikt de SCOR-methodology(Supply-chain operations reference-model)van de Supply Chain Council. Deze me-thode, die gekoppeld is aan beste praktijken,bouwt op vijf beleidsprocessen: Plan,Source, Make, Deliver, Return en Enable. Zeis gekend bij multinationals, minder of nietbij kleine bedrijven.

Optimact werkt met de data die het op-haalt in de ERP van de klant. Het ‘optimali-seert’ ze en injecteert ze terug in de ERP.“Dat gebeurt steeds in samenspraak met deklant. Het is immers de bedoeling dat deklant zelf zijn processen verbetert. Wij bie-den de tool aan en een aantal dagen sup-port.” Dat Optimact in de cloud steekt heeft

het voordeel dat er minder technische bar-rières zijn om bij de nodige data te komendan vroeger.

“Veel bedrijven zijn bezig rond VMI en SMI(Supplier Managed Inventory) zonder tebeseffen waarover het eigenlijk gaat”, merktCorluy op. Klanten of leveranciers dwingenhen gewoon om afspraken te maken... maardat kan eigenlijk niet zolang je niet weet hoehet staat met je eigen voorraden en supplychain. De ‘cloud’ loste alvast het technischeprobleem van de data-uitwisseling op. “Denodige informatie is ‘beschikbaar’. Je kan die

delen met business partners.” Anderzijdsmerkt Corluy ook wel dat supply chainsveelal bouwen op de ‘macht’ in de keten, op‘adversarial relationships’ in de plaats vaneen win-win partnership. Hij geeft toe dat hijnog geen vraag kreeg van een klant om an-deren toegang te geven tot zijn data. Maarhet lijkt hem wel een volgende logische stapin de supply chain. “De ‘cloud’ vermag deklassieke één op één relatie tussen klant enleverancier open te trekken naar verschil-lende leveranciers in een VMI-systeem.” ●www.industrie.be

Financiële impact voorraadbeheer�

MA

NA

GE

ME

NT

18 INDUSTRIE.BE ● MAART 2014

RV/Z

ETES Het op voorraad nemen van producten bindt

kapitaal.

LDS

Olivier Corluy voor het Optimac-scherm: de webtool werkt met de data die het ophaalt in de ERPvan de klant.

Het begeleidingsparcoursEerst maakt Xeleos een analyse van de situatie. Hoe werkt het bedrijf vandaag? In welke context past het voorraadbeheer? Wat zijn de problemen in het proces/voor-raadbeheer? Mogelijke verbeterpunten worden in kaart gebracht. “We schatten in watde ideale voorraad is. Je kan dan al targets op een vrij realistische manier uitzetten”,aldus Olivier Corluy. Deze fase kan een twee weken tot een maand vergen.In de tweede fase wordt gesleuteld aan de processen. “Vaak is er geen duidelijkevoorraadstrategie. De makkelijkste voorraad om te beheren is echter diegene die jeniet hebt. Die voorraadstrategie moet uitgeklaard worden.” Parallel daarmee wordtOptimact opgezet. Dat zal een directe impact hebben op bedrijfsprocessen en moetdus correct ingepland worden. Deze fase vergt een tweetal maanden. Dan wordt hetsysteem opgestart. In de volgende fase wordt de performantie gemeten en wordt de info uit Optimact gedeeldmet Sales & Operations. “We blijven het bedrijf opvolgen in het opzetten van de processenen waar nodig wijzen we operationele problemen aan die aangepakt moeten worden metactieplannen in het continue verbeteringsproces.” Het hangt van het bedrijf zelf af hoesnel het zaken kan absorberen. In de regel vraagt deze fase een drietal maanden.“We laten werkende processen achter. We keren een bedrijf op zes maanden tijd maar navier maanden zie je al de resultaten”, zegt Corluy. “Indirecte verbeteringen zijn dikwijlsniet te schatten en vaak al ruimschoots voldoende om de investering terug te winnen.”

IN02-016 21/03/14 13:12 Pagina 18