Management Informatie

Onderdeel Bedrijfsprocessen

Les 4: Het systeem

Docent: Fokkelien von Meyenfeldtfvm@bizwiser.nl

Programma week 3.4

• Terugblik op 3.3

• Reorganisatie in stappen

• Waardenkringloop

• Globaal procesmodel

• Procesdecompositie

Boek: Typologieschema p. 12 hfs. 2.1.4, 6.2, 7.2, 8.2, 9.2,

10

“Reorganisatie is:het door elkaar husselen van

mensen”

(uitspraak van een slachtoffer van diverse reorganisaties)

Met de FlowWiser Aanpak wordt reorganisatieop een heel andere manier benaderd

NIET …… in eerste instantie oplossing zoeken in verplaatsen / ontslaan / aannemen van mensen

WEL …

… met de betrokken medewerkers samenkritisch bekijken hoe er gewerkt wordt

Stap 1

NIET …

… in eerste instantie bestaandestructuren omver gooien

WEL …

… structuren vergelijken met wat er gebeurt in de organisatie in kwestie,en met wat er zou moeten gebeuren

Stap 2

Stap 3

NIET …

… (meteen) zoeken naar wat uniek is

… (meteen) kijken naar directe concurrenten

WEL …

… gang van zaken zo concreet mogelijk formuleren

… zoeken naar overeenkomsten in de profit-sector

… werken met een PROCESMODEL

directeur

directie-secretariaat

systeem-beheer &

-onderhoudcontracten

admin:financiën &personeel

contract-verwerking bestellen

contract-admin

Organigram bestuderen en

(voorlopig) handhaven.

Processen gaan VOOR structuren

Stap 3a

Stap 4

Twee handige begrippen (1)

1 TYPOLOGIE

2 WAARDENKRINGLOOP

111 Bedrijven zonder technisch omzettingsproces

112 Industriële bedrijven

113 Agrarische bedrijven

110 Met doorstroming van eigen goederen (handel, productie)

120 Hoofdzakelijk zonder doorstroming van eigen goederen (dienstverlening)

100 Profitorganisaties

200 Non-profitorganisaties

111.1 Groothandel111.2 Handel direct met particulieren

112.1 Massaproductie homogeen

112.2 Massaproductie heterogeen

112.3 Serie-/stukproductie(niet uitgewerkt)

121 Dienstverlening

122 Financiële instellingen(niet uitgewerkt)

121.1 Enige mate van goederenbeweging

121.2 Beschikbaarstelling ruimten

112.3 Beschikbaarstelling expertise en/of arbeidskracht

Eigen goederenGoederen van derdenVia leiding

ReserveringGeen reservering

210 Overheid en publiekrechtelijke instellingen, voorzover niet vallend onder 100

220 Privaatrechtelijke instellingen, voor zover niet vallend onder 100

VoorbeeldenSuiker, bier

Behang, fietsen, schoenen

ZusterschepenMaatkleding

Landbouw, veeteelt, etc.

Café, dagbladuitgeverijVeling, wasserijGas, elektra, internet-providerHotelTrein, tram etc.Uitzendbureau, advies-bureau

Rijk, provincie, gemeente,onderwijsVerenigingen, kerken

Typologieschema(naar Starreveld)

4a

Stap 5

Twee handige begrippen (2)

(of: “Primair bedrijfsproces”)

Kernproces +

Hoofdprocessen =

WAARDENKRINGLOOP

Stap 5: Waardenkringloop (1)

Inkoop VerkoopOpslag

Schulden

Betalen Geld

Vorde-ringen

Innen

overslag expeditie

Handel 111.1

Stap 5: Waardenkringloop (2)

Inkoop VerkoopOpslag

Betalen Geld Innen

overslag expeditie

Handel 111.2

Stap 5: Waardenkringloop (3)

Inkoop VerkoopProductie

Schulden

Betalen Geld

Vorde-ringen

Innen

opslag expeditie

Massaproductie

Stap 5: Waardenkringloop (4)

Inkoop VerkoopProductie

Schulden

Betalen Geld

Vorde-ringen

Innen

opslag expeditie

Serie/stukproductie

Acquisitie

Inkoop Oplevering

OpslagOnderhoudReservering

Controle

Schulden

Betalen Geld

Vorderingen

Innen

Stap 5:Waardenkringloop (5)

Dienstverleningop basis van

verhuur

registreren

overdragen

teruggeven

© Fokkelien von Meyenfeldt, 2002-2009

Inkoop OpleveringUitvoering

Schulden

Betalen Geld

Vorde-ringen

Innen

Stap 5: Waardenkringloop (6)

Dienstverlening

type 121.3

Acquisitie

Stap 6

Van typologie & waardenkringloop

naar De Fietsketting:het globale procesmodel

voor een specifieke organisatie

Globaal procesmodel

Onder-steuningfinancieel

Onder-steuningpersoneel

Onder-steuningfacilitair

2 2

23 4

5

Infovoorziening

Infovoorziening

0Besturen

2 2

222

Procesmodel “Universeel 1”Niveau 0: Primair bedrijfsprocesHuidige situatie

Auteur: Fokkelien von MeyenfeldtBizWiser B.V.

2004-2010

Verhuren

1 1

Oplevering1.3

Inkoop1.1

KERNPROCES / BESTAANSREDEN ORGANISATIE

Opslag / OnderhoudReservering /

Controle

1.2

6.1

Globaal procesmodel

Onder-steuningfinancieel

Onder-steuningpersoneel

Onder-steuningfacilitair

2 2

23 4

5

Infovoorziening

Infovoorziening

0Besturen

2 2

222

Procesmodel “Universeel 1”Niveau 0: Primair bedrijfsprocesHuidige situatie

Auteur: Fokkelien von MeyenfeldtBizWiser B.V.

2004-2010

Acquisitie

1 1

Oplevering1.3

Acquisitie1.1

KERNPROCES / BESTAANSREDEN ORGANISATIE

Uitvoering

1.2

6.2

Proceshiërarchie: decompositie, een

voorbeeld

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

1 = 1

2 = 3

3 = 9

4 = 27

5 = 81

6= 243

… … … … … … etc.

Niv

eau

Aan

tal

eenheden

Procedure-stappen

Deel-processen

Processen

Procedures

Werk-voorschriften

© Fokkelien von Meyenfeldt, 2002-2010

Hoofdproces

6.3

Stap 7.1

Kernproces aanpakken

Uitgebreid met managers enmedewerkers discussiëren over exacte invulling van de processen 1.1, 1.2 en 1.3.

Vorm: stickersessie

Stap 7.2

Kernproces aanpakken (2)

• Soms moet een proces 1.4 worden toe- gevoegd. • Meer dan vier processen binnen het kernproces werkt niet goed i.v.m. bestuurbaarheid. • Bij meer dan 4: indeling kritisch heroverwegen• Het proces met het hoogste nummer is altijd Opleveren

Stap 8

Om de discussie te vergemakkelijkentekenen we een

Piramide

1Kernproces

1.0Besturen

1.3 Op-

leveren

1.0.1 Plan(zie proces 0.1)

1.4.1 Opleveren

1.4.2 Tellen & Toetsen

1.4.3 Onderbouwen T&T

Heeft te maken meteisen van de subsidie-gever. Op basis hiervanwordt geld verstrekt.

1.0.3 Check(zie proces 0.3)

1.0.4 Act(zie proces 0.4)

Het kernproces moet een meetbaar resul-taat opleveren. Datwordt geborgd inproces 1.3.

1.1 en 1.2:namen & invulling

afhankelijk vanhet type

organisatie

1.1…

1.2…

1.2.y Administratief beheren kernproces

1.1.1 … 1.2.1 …

1.2.2 …

1.2.x …

1.1.2 …

1.1.x …

1.1.y …

Deelproces 1.2.y hoortthuis in elk hoofdproces;exacte positie hangt afvan situatie bij speci-fieke organisatie.

1.0.2 Do(zie proces 0.2)

Stap 9

Profit: vergelijken met standaardproces

Non-profit: bepalen welk standaardproces uit de profit het meest vergelijkbaar is met het in kaart te brengen proces in kaart te brengen proces vergelijken met standaardproces

1

1.1Inkoop

1.2Opslag

1.3Verkoop

1.1.1 Autoriseren

aanvraag

1.1.2 Offerteprocedure

1.2.1 Ontvangst &

Keuring

1.0 BesturenP D C A

1.1.3 Selectie & aanschaf

1.2.2 Opbergen

1.2.3 Uitgifte

1.3.1 Orderverkrijgin

g

1.3.2 Orderbeoordeli

ng

1.3.3 Orderverwerkin

g

Handel

Goede aanvragen naar 1.1.2, foute:retour zender

•Selecteren•Registreren•Bericht leveranciers•Bestellen

•Aanvragen•Registreren•Bewaren tot sluitingsdatum

Stap 10

Processen 0 en 2-5 in kaart brengen.Dit gaat eenvoudiger dan het kernproces,aangezien hier veel standaard is.

Ter info volgen hier voorbeelden vande piramides 0 en 2-5 (dia 29-33).

Voor volgende les

Lezen

Deze presentatie dia’s 1-28H 2.1.4H 6.2H 7.2H 8.2H 9.2H 10, met name 10.2 en 10.3

Presentaties en aanvullendmateriaal:zie www.sterre-producties.nl, tabblad AO&ICT, blinde link

0Besturen

0.3Check

0.1Plan

0.4Act

0.2Do

0.1.1Info

verzame-len & uit-werken

0.1.2Overleggen

0.2.2Monitorenuitvoering

0.1.4Regelen invoering

(projecten instellen)

0.2.1 Af-sprakenmakenovermetenuit-voering

0.1.3Vaststellen

0.3.1Info ver-zamelen

0.3.2Overleggen

0.3.3Analyseren

0.3.4Vaststellen

0.4.1Beleid

bijstellen

0.4.3 Nieuw beleid

formuleren

0.4.2Uitvoeringprocessen

consolideren

In samenwerkingmet deelprocessen2.2.5 en 5.2.4.

2Info

…info in-komend …info intern

…infouitgaand

2.1.1 Inkomende

informatie op papier

2.1.3 Interne informatie ontvangen

2.2.1 Informatie verwerken

2.2.5 Onderhoud & beheer processen / procedures

2.2.2 Informatie uitwisselen

2.0 BesturenP D C A

2.3.1 Uitgaande

informatie op papier

2.3.2 Uitgaande informatie

elektronisch

2.1 2.2 2.3

O n d e r s t e u n e n…

2.3.3 Interne informatie verzenden

2.2.3 Controleren &

vastleggen2.2.4 Archiveren

Voor hele organisatie,

in samenwerking met

deelprocessen 0.4.2,

1.2.5, 3.2.5, 4.3.4 & 5.2.4

2.1.2 Inkomende informatie

elektronisch

3Onder-

steuningpersoneel

3.1Instroom

3.2Doorstroom

3.3Uitstroom

3.1.1 Werven

3.1.2 Selecteren

3.1.3 Aannemen

3.2.1 Introduceren

3.2.4 Service

3.2.2 Functionerings-

& beoordelingscyclus

3.3.1 Beëindigen

dienst-verband

3.0 BesturenP D C A

3.2.5 Administratief

beheren hoofdproces 3

3.2.3 Verzuimadmin

* Deelproces 3.2.5 hoort

thuis in elk hoofdproces;

exacte positie hangt afvan situatie bij speci-

fieke organisatie.

4Onder-

steuningfacilitair

4.1Inkoop

4.2Opslag

4.3Onderhoud

4.1.1 Autoriseren

aanvraag

4.1.2 Offerteprocedure

4.2.1 Ontvangst &

Keuring

4.0 BesturenP D C A

4.1.3 Selectie & aanschaf

4.2.2 Opbergen

4.2.3 Uitgifte

4.3.1 Onderhouden

Rijksmaterieel

4.3.2 Onderhouden

eigen materieel

4.3.3Onderhouden

gebouwen

4.3.4Administratief beheren

hoofdproces 4

Deelproces 4.3.4 hoort thuis in elk hoofdproces;exacte positie hangt afvan situatie bij speci-fieke organisatie.

5Onder-

steuningfinancieel

5.1plannen &

beheren

5.2 admini-streren

5.1.1 Forecasting & budgettering

5.1.2 Rapportages

(management & extern)

5.1.3 Kostprijscalculatie

5.1.4 Investeringsselectie

5.2.1 Inkoopadministratie / deelproces 4.1.35.2.2 Projectadministratie

5.0 Besturen PDCA

5.2.4 Administratieve

Organisatie

5.2.5 Grootboekadministratie 5.2.6 Salarisadministratie

5.2.7 Cash management

5.2.3 Administratie t.b.v. kernproces

Beheer AO in nauwesamenwerking metde deelprocessen2.2.5 en 0.4.2.