Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal...

17
Maak legacy klaar voor de toekomst Inventarisatie en aanzet tot praktische acties

Transcript of Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal...

Page 1: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

Maak legacy klaar voor de toekomst Inventarisatie en aanzet tot praktische acties

Page 2: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

VoorwoordLegacysystemen zijn een blok aan het been voor vrijwel elke organisatie in de publieke sector. En er staat veel op het spel om daar korte metten mee te maken. Want legacy zet nu een enorme rem op de broodnodige innovatie en is ook vaak een risico voor de stabiliteit en betrouwbaarheid. Het is vijf voor twaalf. Maar wat te doen? Deze publicatie geeft u handelingsperspectief.

Maak legacy klaar voor de toekomst 2© 2015 KPMG Advisory N.V.

Page 3: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

IntroductieLegacy is geen probleem van het verleden maar een probleem van de toekomst

De publieke sector maakt op tal van gebieden een flinke transformatie door. Dat heeft aardig wat voeten in de aarde, zo constateerde KPMG in 2014 in het onderzoek ‘De transformatie naar een informatiegedreven overheid’. De dienstverlening aan burgers en bedrijven verloopt steeds meer digitaal; de burger wordt gebruiker en verwacht naadloos vanuit meerdere kanalen te worden bediend. Het centraal stellen van de gebruiker is alleen mogelijk in nauwe samenwerking tussen ver schillende organisaties; en daardoor worden organisatiegrenzen soms zelfs fluïde.

Deze cocktail van ontwikkelingen stelt hoge eisen aan de (onderliggende) ICT-systemen. Deze zijn daarop echter niet altijd voorbereid, onder meer omdat zogeheten legacysystemen hun beperkingen hebben.

Deze legacy is niet alleen lastig in het licht van de geschetste transformatie, maar creëert ook problemen op het vlak van de betrouwbaarheid en de stabiliteit. Bovendien gaat het bij legacy niet alleen om grote IT-systemen die de ver nieuwing niet aan kunnen maar ook om de risico’s van tal van kleinere, lokale toepassingen.

Vrijwel niemand ontkent dat het om een serieus probleem gaat, zo blijkt uit een inventarisatie van KPMG onder CIO’s, ICT-directeuren en ICT-managers uit de overheid. Het is opmerkelijk dat veel organisaties niettemin geen scherp zicht hebben op de aard en de omvang van hun legacyprobleem. Ze hebben vaak alleen maar een vage notie. Blijkt uit een inventarisatie van KPMG onder ruim 20 CIO’s, ICT-directeuren en ICT-managers uit de overheid.

© 2015 KPMG Advisory N.V. Maak legacy klaar voor de toekomst 3

Page 4: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

Tegelijkertijd is het zaak om legacy niet te beschouwen als een onoplosbaar probleem. Er is wel degelijk handelingsperspectief om tot verbeteringen te komen. Een belangrijk uitgangspunt daarbij is dat organisaties zich niet moeten blindstaren op het massaal opruimen van het puin van het verleden. Zo’n big bang is veelal niet haalbaar, al was het maar om financiële redenen. Een betere strategie is om een scherpe visie te hebben – en te communiceren – over het IT-landschap van de toekomst. Als deze stip op de horizon duidelijk is, zijn daarmee immers ook de kaders voor nieuwe IT-projecten helder en kan nieuwe legacy worden voorkomen. Legacy is immers (ook) een probleem van de toekomst: organisaties die nu focussen op toekomstvaste systemen zien daarmee tegelijkertijd het legacyprobleem beetje bij beetje afnemen.

Het oplossen van een dergelijk complex probleem is uiteen te rafelen in drie overzichtelijke stappen:

1 Inventariseren – Om een probleem op te lossen is het zaak om in elk geval scherp op het netvlies te krijgen wat het probleem precies omhelst. ‘Legacy’ wordt vaak als

een containerbegrip gebruikt zonder dat precies duidelijk is wat er specifiek aan de hand is voor een organisatie. Daarom is het zaak om goed te inventariseren welke vormen van legacy er zijn en welke problemen deze specifiek opleveren.

2 Doelstellingen formuleren – De IT-strategie is een afgeleide van de overkoepelende organisatiedoelstellingen. Het plaatsen van een duidelijke stip op de horizon is dan ook essentieel om een begin te kunnen maken met het bouwen van een IT-landschap dat optimaal bijdraagt aan die organisatiedoelstellingen.

3 Gerichte verbeteringen doorvoeren – De problemen van legacy zijn vrijwel nooit met een ‘big bang’ op te lossen. Maar als stap 1 en 2 goed zijn uitgevoerd kan gestaag worden gewerkt aan het oplossen van de beperkingen die legacy met zich meebrengt. En minstens even belangrijk: aan het voorkomen van nieuwe legacy.

– Hoe overzichtelijk deze drie stappen op papier ook zijn, de praktijk is weerbarstig. Het begint met een goed begrip van het probleem en de context. Daarom bieden

we in het vervolg van deze publicatie de handvatten – mede gebaseerd op ervaringen van mensen uit de praktijk – om grip te krijgen op het thema.

Onze gemeente heeft een grote stap voorwaarts gezet door goed project- management. Verder hebben we geen eigen ontwikkeling en zetten we in op strak Software Asset- management.”Siem Huisman, gemeente Utrecht

Maak legacy klaar voor de toekomst 4© 2015 KPMG Advisory N.V.

Page 5: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

Wat is legacy?De Nederlandse overheid werkte de afgelopen jaren hard aan ICT-vernieuwing. Deze vernieuwing is primair gericht op het verbeteren van de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Bij veel projecten speelt ook mee dat organisaties af willen van hun oude legacysystemen. Daarover bestaan echter de nodige misverstanden. Zo worden legacysystemen vrijwel altijd beschouwd als een blok aan het been omdat ze de innovatie afremmen en onvoldoende flexibiliteit bieden. Daarin zit zeker een kern van waarheid, maar de realiteit is tegelijkertijd dat veel legacy-systemen eigenlijk vrij goed en betrouwbaar draaien. Het is dan zaak om niet met de wolven mee te huilen en vooral goed op het netvlies te krijgen wat legacy – en het probleem van de legacy – precies is. Uiteraard verschilt dat per organisatie. Toch zijn er zinnige algemene opmerkingen over te maken.

Dat begint met een goede afbakening van wat legacy precies is.

In het algemeen geldt dat elk nieuw ICT-systeem in feite direct aan de nalatenschap wordt toegevoegd: het moet worden onderhouden en ooit zal het moeten worden vervangen en/of opgeruimd. Dit wordt pas echt een probleem als gegevensuitwisseling met nieuwe systemen noodzakelijk wordt, onderhoudsachterstanden zijn ontstaan, onderhoud niet meer mogelijk is en/of de levensduur van het systeem nagenoeg is verlopen. Dan wordt actie noodzakelijk en zijn aanvullende kosten vaak onvermijdelijk.De eerste associatie die bij legacy naar voren komt is vaak dat het gaat om oude, centrale, administratieve systemen. Het legacyprobleem speelt echter op een breder terrein. Nadere analyse leert dat legacy is op te delen in drie soorten.

Drie verschijningsvormen van legacy

Maak legacy klaar voor de toekomst 5© 2015 KPMG Advisory N.V.

Page 6: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

Oude centrale systemenInformatietechnologie heeft zich in de afgelopen decennia sterk ontwikkeld en het mag dan ook geen verbazing wekken dat systemen die enkele decennia geleden zijn gebouwd nu aanlopen tegen de grenzen van hun kunnen. Het gaat hierbij vaak om grote systemen die bijvoorbeeld zijn gebouwd in Cobol. Het is lastig om deze goed te integreren met andere (nieuwe) systemen en de functionaliteit is beperkt. De kwalificaties in de vakliteratuur liegen er dan ook niet om: “giftig”, “loden last” en “End of Life”. Toch verdienen deze systemen ook een ander perspectief. Ze voeren de taak waarvoor ze ontwikkeld zijn vaak nog erg betrouwbaar en goed uit. Vervanging van deze systemen blijkt ook niet altijd eenvoudig en succesvol.

Een van de risico’s van deze systemen is dat de beschikbare expertise voor het in de lucht houden en ontwikkelen steeds schaarser wordt als gevolg van een vergrijzing van de IT-professionals die hiermee zijn opgegroeid.

Een ander groot nadeel is dat deze systemen vaak rondom één product zijn gebouwd. Het gevolg is dat er silo’s van systemen bestaan waarin het erg lastig is om informatie (zoals klantgegevens) uit te wisselen met andere silo’s. Dat is het tegenovergestelde van een basisregistratie en druist precies in tegen de integratie die we in deze tijd nodig hebben.

1

Maak legacy klaar voor de toekomst 6© 2015 KPMG Advisory N.V.

Page 7: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

Lokale knutselwerkenEen tweede categorie betreft de toepassingen die lokaal zijn ontwikkeld om (delen van) administraties te voeren. Dat begint vaak eenvoudig met een spreadsheet of database waarin een beperkte set gegevens wordt bijgehouden. In de loop van de tijd worden daar echter vaak allerlei functies aan toegevoegd en ontstaat er een complexer systeem.

Dat is bepaald niet zonder risico’s. Technisch zijn de oplossingen vaak niet volmaakt; vaak is er sprake van de expertise van een medewerker die de toepassing heeft gebouwd en weet hoe deze in elkaar steekt; en zaken als back-ups en business recovery zijn vrijwel nooit geregeld.

De IT-afdeling is vaak niet eens op de hoogte van het bestaan van deze systemen. Tijdens het uitvoeren van een grote verandering in de IT-voorziening – zoals een virtualisatie van de desktopomgeving – zijn deze toepassingen dan ook onaangename verrassingen. Ze zijn dan vaak niet alleen onbekend maar ook onmisbaar. Simpelweg uitzetten is geen optie en dat draagt eraan bij dat de businesscase achter het grote IT-project (of de IT-vernieuwing) niet wordt gehaald.

2

Maak legacy klaar voor de toekomst 7© 2015 KPMG Advisory N.V.

Page 8: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

Verlopen licentiesSommige applicaties zijn (vaak onbewust) ontworpen voor een specifiek besturingssysteem of specifieke database van bijvoorbeeld Microsoft of Oracle. Op zeker moment kiezen deze leveranciers ervoor om de ondersteuning van deze systemen stop te zetten. Een bekend voorbeeld daarvan is Microsoft dat ruim tevoren bekendmaakte te stoppen met de ondersteuning van zijn besturingssysteem Windows XP en na overleg bereid bleek om de ondersteuning een jaar langer op te rekken. Niettemin bleek het rijk niet in staat om deze besturingssystemen tijdig te migreren.

Het einde van de ondersteuning betekent uiteraard niet dat de systemen niet meer werken, maar leidt wel tot serieuze risico’s: als er problemen ontstaan zijn deze niet eenvoudig op te lossen. Bovendien neemt de kwetsbaarheid voor hackers of andere kwaadwillenden toe aangezien de beveiliging niet wordt onderhouden.

3

Maak legacy klaar voor de toekomst 8© 2015 KPMG Advisory N.V.

Page 9: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

Wat is het pro-bleem?Waarom is legacy vervelend voor organisaties?

Het probleem ten aanzien van legacy valt bij nadere beschouwing uiteen in een aantal facetten:

Financiering: de kosten voor het in de lucht houden van legacy zijn omvangrijk – en vaak hoger dan moderne alternatieven – terwijl er vaak maar beperkte financieringsmogelijkheden zijn voor vervanging.

Kennis: de software is vaak onvoldoende gedocumenteerd. Dat maakt dat het onderhoud van de systemen moeilijk is over te dragen. Bovendien wordt de kennis van oude technieken steeds schaarser: er is sprake van vergrijzing onder de professionals die nog voldoende specialistische expertise hebben.

Functionaliteit: veel oude systemen zijn niet gebouwd voor realtime- interactie maar voor batchprocessen. De flexibiliteit is laag en het is dan ook lastig om processen anders in te richten. Terwijl de omgeving juist daar om vraagt in deze tijd van verandering.

Datavervuiling: de typische ‘silo’s’ in de legacy-systemen zijn niet ontwikkeld om gegevens met elkaar te delen. Er is geen scheiding aangebracht tussen proces en data en dat maakt de mogelijkheden voor data analytics beperkt of tijdrovend.

Beveiliging: de oude technieken zijn kwetsbaar voor ongewenste informatielekken of inbraakpogingen.

Inspelen op wijzigingen in wet- en regelgeving: het verwerken daarvan is vaak een ingrijpende operatie en kan soms niet tijdig worden doorgevoerd.

Licenties: sommige applicaties zijn (vaak onbewust) voor een specifiek besturingssysteem of specifieke database ontworpen. Naarmate de tijd verstrijkt neemt het risico toe dat leveranciers de ondersteuning van de producten (moeten) beëindigen.

Nu de wereld steeds digitaler en mobieler wordt, is het een uitdaging de vaak verouderde legacy hierop aan te passen. Lukt dit niet, dan is digitaal 2017 nagenoeg niet te realiseren.”

André Regtop, Stichting ICTU

Maak legacy klaar voor de toekomst 9© 2015 KPMG Advisory N.V.

Page 10: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

Legacy binnende overheidDe visie van ervaringsdeskundigen uit de overheid

De omvang van de legacy binnen de Nederlandse overheid is grotendeels onbekend. KPMG inven-tariseerde in het voorjaar van 2015 met een enquête de visies van circa honderd CIO’s, hoofden I&A en beleids-medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De ver scheiden heid in de problematiek bleek heel groot te zijn. De belangrijkste bevindingen zijn samen te vatten in de volgende punten.

Maak legacy klaar voor de toekomst 10© 2015 KPMG Advisory N.V.

Page 11: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

De buurman heeft er last van, ik nietGeïnterviewden menen dat de oplossing begint met goed inzicht en dat de eigen organisatie dat goed voor elkaar heeft. Ze zien echter in hun omgeving dat er geen goed beeld van het probleem bestaat.

Legacy kost ons geld; tegelijkertijd krijgen we de vervanging niet gefinancierdWie te maken heeft met legacy moet kosten maken voor onder meer specifieke hardware, licenties en de inhuur van specialisten. Bovendien kan het kostbaar zijn omdat legacy verhindert dat er wordt gevirtualiseerd. De financiële gevolgen van legacy verschillen sterk per organisatie. Een breed gedeeld probleem is echter dat de wijze van financiering het onmogelijk maakt om te ‘sparen’ voor vervanging. Dit probleem groeit nu de ICT-budgetten dalen: een groeiend deel is nodig voor de instandhouding van de legacy en er blijft (nog) minder over voor (reguliere) vernieuwing.

Specialistische kennis gaat met pensioen; nieuw talent heeft er geen zin inDe vergrijzing van kennis wordt een nijpend probleem. Technieken als Cobol zijn niet populair onder de nieuwe generatie IT-

professionals zodat verjonging lastig te realiseren is. Het risico is dat er straks geen kennis is om de legacy te onderhouden. Bovendien is er zeker rond ICT-professionals sprake van een ‘war on talent’ die dit probleem nog urgenter maakt.

Moderne eisen zijn niet in te vullen; burgers verwachten realtime-antwoordenBurgers en bedrijven verwachten realtime- interactie met overheidsinstellingen. Dat is in legacysystemen vaak onmogelijk omdat

processen hard zijn vastgelegd en omdat er vaak sprake is van batchverwerking.

We kunnen te weinig met de data; en de data is ook nog eens onbetrouwbaarLegacysystemen slaan data op in afgebakende silo’s en delen die data slecht. In veel gevallen is er sprake van meervoudige opslag van data en dat komt de betrouwbaarheid niet ten goede. Doordat er geen scheiding is tussen proces en gegevens zijn de mogelijkheden voor data-analyse beperkt.

We lopen veiligheidsrisico’s; we zijn aantrekkelijk voor hackersOude technieken zijn kwetsbaarder voor ongewenste informatielekken en inbraakpogingen. Legacy is dan ook een interessante prooi voor hackers.

We kunnen wetgeving niet bijbenen; beleidsmakers houden er geen rekening meeWet- en regelgeving ontwikkelt zich snel en de starheid van legacy maakt dat dit tempo lastig is te volgen. Bovendien is er politiek weinig aandacht voor de praktische haalbaarheid van aanpassingen.

Systemen die end of life zijn vormen een serieus risico. Bij een crash kun je niets meer. Het is dan ook zaak om tijdig te vernieuwen en te upgraden. Dan kun je altijd nog terugvallen op hulp van de leverancier.”Jan van Dijk, CJIB

Maak legacy klaar voor de toekomst 11© 2015 KPMG Advisory N.V.

Page 12: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

Wat is de oplossing?Negen adviezen om naar een toekomstvaste IT te groeien

De praktijk is dat veel organisaties maar wat aan modderen op de huidige weg zonder een goed perspectief op fundamentele verbeteringen. Dat moet anders en het kan ook anders. Uit de gesprekken met ervaringsdeskundigen en onze eigen visie kunnen we een aantal waardevolle adviezen destilleren.

Maak legacy klaar voor de toekomst 12© 2015 KPMG Advisory N.V.

Page 13: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

1. Inventariseer de aard en omvang van het probleem

Het ligt misschien wat voor de hand, maar de oplossing begint met een scherp inzicht in de problemen op de hiervoor genoemde aspecten. Dat inzicht – ook in termen van financiële mogelijkheden – is in de praktijk vaak niet beschikbaar: er zijn vooral vage noties over ‘het legacy-probleem’.

2. Zet een stip op de horizon en geef daarmee richting aan IT-investeringen

Wie de moeite doet om het probleem scherp in kaart te brengen kan op basis daarvan een duidelijk toekomstperspectief schetsen over de gewenste situatie: de ‘stip op de horizon’. Bovendien blijkt in de praktijk dat zo’n analyse ook vaak direct de nodige oplossingsmogelijkheden oplevert. Veel problemen blijken dan wel degelijk oplosbaar.

Het is van belang om deze ‘stip op de horizon’ niet alleen te ontwikkelen voor de ontwikkeling van het IT-landschap maar ook – of misschien wel juist – voor hoe de (digitale) dienstverlening van de publie ke organisa tie eruit komt te zien. De IT- strategie is immers een afgeleide van deze ambities.

3. Koppel grote doelen aan kleine stappen

Als deze stip op de horizon helder is kan het probleem vervolgens gaandeweg in kleine stappen worden opgelost. De implementatie van een geheel nieuw ict-systeem ineens leidt nogal eens tot een catastrofe. Organisaties die kiezen om via kleine stappen te werken boeken daarmee vaak opvallende successen. Zij verbeteren de dienstverlening stap voor stap zonder al te omvangrijke operationele of financiële risico’s. Een van de succesfactoren daarin is het betrekken van de gebruikersorganisatie in snelle iteratieve werkvormen. Een andere is de keuze voor open architecturen die maakt dat het IT-landschap brok voor brok kan worden vervangen. Het gaat kortom om een combinatie van grote beelden en kleine stappen. De analogie met het bouwen van een nieuwe brug dringt zich op. De beelden over de eisen aan de nieuwe brug en de beperkingen van de huidige moeten haarscherp zijn. Als die beelden helder zijn kunnen we de nieuwe brug ook bouwen terwijl we eroverheen lopen. En daarmee stapje voor stapje ook het legacyprobleem verminderen.

4. Knip het landschap op in componenten Het is belangrijk om de complexiteit in

het ICT-landschap te beperken. Dit kan door een goede architectuur waarin het landschap is opgedeeld in componenten met een specifieke taak. Beperking van de onderlinge afhankelijkheden tussen de componenten, bijvoorbeeld door goede serviceafspraken te maken in een zogenaamde ‘Service Oriented Architecture’, leidt tot lagere complexiteit.

Datamigratie is vanwege de data kwaliteit in veel gevallen complex en kostbaar en daarom vaak geen goede strategie. Oude gegevens zijn bovendien voor operationele processen lang niet altijd echt noodzakelijk. Zorg er uiteraard wel voor dat data beschikbaar blijven om aan juridische wensen te voldoen.”

Willem Zwalve, DICTU

Maak legacy klaar voor de toekomst 13© 2015 KPMG Advisory N.V.

Page 14: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

5. Kies het moment om legacy op te ruimen

Je moet het ijzer smeden als het heet is. Dat geldt ook ten aanzien van legacy. Een fusie of een radicale wijziging van beleid kan een goed moment zijn om de problematiek van de legacy op de agenda te krijgen en er echt aandacht van het management voor te krijgen. Daarmee is het ook een goed moment om er financiering voor aan te boren.

6. Maak het een probleem van de business

Gebruikers merken vaak weinig van de risico’s, kosten en problemen die legacy oplevert. Eigenlijk wordt het probleem pas manifest als het fout gaat. Dit maakt dat het legacyprobleem vaak wordt gezien als een probleem van de IT-functie. Het is zaak dat de business het mede-eigenaarschap van het thema ook invult, zodat de urgentie ontstaat om het samen op te lossen. Bovendien kan dat helpen om de legacy van de toekomst te voorkomen: bij nieuwe IT-projecten worden de kosten van onderhoud en vervanging niet langer genegeerd. Dat vraagt ook om een rechte rug bij discussies over IT-projecten: projecten waar onmogelijke eisen worden gesteld

of waar financieel geen rekening wordt gehouden met onderhoud en vervanging mogen simpelweg niet worden geaccepteerd.

7. Zorg voor standaardisatie van de maatwerkontwikkelomgeving

Er zal vaak enige behoefte blijven bestaan aan specifieke ICT-oplossingen. Het loont daarbij om niet iedere keer voor (de) nieuw(st)e technologie te kiezen maar dit maatwerk op dezelfde wijze binnen dezelfde technologie vorm te geven. De organisatie bouwt dan kennis op van deze technologie, hoeft niet steeds het wiel opnieuw uit te vinden en kan de beheertaken eenvoudig organiseren.

8. Gebruik standaardpakketten niet waarvoor ze niet bedoeld zijn

Een spreadsheetprogramma is bedoeld om spreadsheets te maken. Niet om complexere administraties in op te zetten of data-analyses uit te voeren. Dat mag dan een cliché van jewelste zijn, de praktijk laat zien dat er toch nog vaak wordt gezondigd op dit punt. Juist ook bij de inzet van grotere ERP systemen van bijvoorbeeld SAP of Oracle is het zaak om maatwerk binnen de oplossing uit te sluiten.

9. Adopteer een multivendorstrategie Organisaties moeten de realiteit onder

ogen zien dat ze altijd met meer dan één leverancier te maken hebben. Dit betekent dat je er bij systeemkoppelingen voor moet zorgen dat je open standaarden gebruikt zodat de koppeling ook bij wisseling van leverancier blijft werken. Dit voorkomt dat de huidige leverancier bij nieuwe aanbestedingen al een (in het verleden opgebouwde) onoverbrugbare voorsprong heeft. En dat biedt waar-borgen dat daadwerkelijk voor de beste oplossing wordt gekozen.

Bij een grote data-verwerkende organisatie, met veel directe interactie met burgers en bedrijven, hoort de CIO in het Management Team.”Wim Hollink, ministerie van financiën

Maak legacy klaar voor de toekomst 14© 2015 KPMG Advisory N.V.

Page 15: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

Bonus-adviesWaarom u zich geen zorgen hoeft te maken over legacy

In het voorgaande hebben we op hoofdlijnen een aanpak laten zien voor het bestrijden en permanent buiten de deur houden van legacy. Maar u hoeft zich daar niks van aan te trekken. Er zijn drie goede redenen waarom u al het voorgaande kunt vergeten.

U bespaart geld door niets te ondernemen

IT wordt elk jaar goed-koper. Dus als u nog een jaartje wacht met het vervangen van legacy, dan zal iedereen u dankbaar zijn. De vervanging is dan immers weer goedkoper geworden. Oh, en dat is waarschijnlijk ook volgend jaar weer een prima argument.

Bovendien speelt er nog wat anders. Natuurlijk is legacy duur. Maar dat heeft meestal niemand in de gaten, want het zijn verborgen kosten, zoals de inzet van extra personeel.

U droomt nog over een mooie loopbaan

Hebt u weleens iemand promotie zien maken vanwege een krachtige aanpak van het legacy- probleem? Het is een retorische vraag. Het bestrijden van legacy is niet echt sexy. Als u echt nog een mooie loopbaan voor u ziet in de IT, dan kunt u beter de focus leggen op het succesvol realiseren van nieuwe projecten. Daarmee maakt u zich zichtbaar. Oh, en daarmee maakt u ook uw baas zichtbaar.

Legacy is een mooie uitdaging voor uw opvolger

Legacy mag dan wat schaduwkanten hebben, het heeft meestal een groot voordeel: het werkt wel. En het zal ook de komende jaren nog wel werken. En als u dan toch al van plan was om de overstap naar een andere organisatie te maken, dan is het wel zo eerlijk om uw opvolger zelf te laten bepalen hoe hij/zij de legacy aanpakt. U wilt hem/haar immers niet nu al nodeloos voor de voeten lopen.

Maak legacy klaar voor de toekomst 15© 2015 KPMG Advisory N.V.

Page 16: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

Aan de slagHeel soms lossen problemen vanzelf op omdat ze worden ingehaald door een nieuwe realiteit. Meestal is het echter een kwestie van keihard werken, voortdurend aandacht ervoor vragen en alle overtuigingskracht gebruiken.

Dat laatste geldt ook voor het oplossen van het legacyprobleem. Om het met succes op te lossen moet u er tijd voor inruimen en er bovenop zitten. Zorgen dat de aandacht niet verslapt.

De verantwoordelijkheid niet delegeren naar iemand die toevallig wat tijd over heeft maar op zoek gaan naar de beste mensen. En voortdurend helder communiceren over het mooie perspectief dat opdoemt als het probleem is opgelost.

Maak legacy klaar voor de toekomst 16© 2015 KPMG Advisory N.V.

Page 17: Maak legacy klaar voor de toekomst · medewerkers op ICT-gebied en voerde daarnaast een aantal diepte-interviews uit. De verscheidenheid in de problematiek bleek heel groot te zijn.

© 2015 KPMG Advisory N.V., ingeschreven bij het handelsregister in Nederland onder nummer 33263683, is lid van het KPMG-netwerk van zelfstandige ondernemingen die verbonden zijn aan KPMG International Cooperative (‘KPMG International’), een Zwitserse entiteit. Alle rechten voorbehouden. De naam KPMG en het logo zijn geregistreerde merken van KPMG International.

kpmg.com/socialmedia kpmg.com/app

Contact

Joost KoedijkPartner+31 (0)6 2290 3688koedijk. [email protected]

Mede auteur van deze publicatie is Hans Donkers Partner KPMG