Agenda

Doelstelling: KiV ervaringen uitwisselen

• Introductie• Aanpak en ervaringen Zuyd• Aanpak en ervaringen InHolland• Vragen

VergelijkingPunt InHolland HS Zuyd

Centrale vragenlijst Nee Ja

Centrale verwerking Ja Nee

Na 1 mei verplicht Ook daarvoor(voltijd, Nl adres en opleiding, Caribisch)

Ja

Welke opleidingen BAC + AD’s, niet fixus Bachelor (niet selectie, 21+)

Contactmomenten Live Gesprek, Meeloopdag etc

Adviezen Positief, Aandachtspunten,NegatiefBindend negatief (late aanmelders)

Positief, Twijfel, Negatief

6/20/2014

Introductie

• Jack Erens• Functioneel Applicatie Beheerder• SIS OSIRIS (sinds 2007)• 3 steden (8 locaties)• 10 Faculteiten – 60 opleidingen• Bachelor, Master, PIM, Associate Degree• 13.000 studenten

04/13/2023

Opleidingen – sectoren

04/13/2023

Techniek Gezondheidzorg Economie Gedrag en Maatschappij

Taal en Cultuur Onderwijs

Heerlen ICTBuilt EnvironmentBiometrieWerktuigbouwkundeElektrotechniek

ErgotherapieFysiotherapieVerpleegkundeLogopedie

Facility Management Creatieve Therapie

Maastricht CMD Verloskunde European StudiesInternational BusinessHoger Hotelonderwijs

MuziekTheaterVormgevingScientific Illustration

Sittard Commercieel ManagementPeople and Business ManagementBedrijfseconomieHogere Juridische Opleiding

Social Work Leraar Basisonderwijs

Wet Kwaliteit inVerscheidenheid

- Bewuste studiekeuze

- Juiste student sneller op de juiste plek

- Minder uitval en switch

- Vervroeging aanmelddatum

Uitgangspunten

- Voor wie: aanmelders bacheloropleiding, geen selectie, geen buitenlandsdiploma (aanvankelijk)

- Doel: zelfinzicht student, start slb, binding, instroominformatie

- Aanmelding voor 1 mei geeft toelatingsrecht en recht op studiekeuzecheck en –advies

- Bij aanmelding na 1 mei bij Zuyd is de SKC verplicht

- Aanmelders na 1 mei kunnen uitsluitend geweigerd worden bij no show

04/13/2023

Taken en verantwoordelijkheden

• Besluitvorming Zuyd: CVB• Opdracht 2014: Marketing&Communicatie• Werkgroep Studiekeuzecheck• Juridische Zaken• Coördinator per opleiding/faculteit• Uitvoering skc>docenten/slb• Administratieve afhandeling

04/13/2023

Rol opleidingen bij SKC

- Planning contactmoment(en) met student

- Beoordelen centrale, digitale vragenlijst

- Uitbrengen SKC-advies

- Registratie in Osiris (decentraal)

- Bereikbaarheid zomerperiode voor late inschrijvers

04/13/2023

Tijdspad

• Opstellen vragenlijst en goedkeuring door CvB• Keuze systeem: OSIRIS (november 2013)• Inrichten in OSIRIS 6 (nieuwe interface)• Invoeren vragenlijst in OSIRIS 6 (door CACI)• Testen vragenlijst in OSIRIS 6• Instructiebijeenkomst SKC• 7 april versturen centrale vragenlijst • Invulling contact met de opleiding• Invoeren advies voor 1 september• Evaluatie, monitoren en SKC volgend studiejaar

04/13/2023

Aanmelden/Inschrijven studenten

• Studielink• OSIRIS• Aspirant student• Bureau Inschrijving• GBA check• 21+ toets• Toelaatbaarheid?• Loting• Verwerking beslissing

04/13/2023

SKC Proces (theorie)

04/13/2023

SKC Proces (theorie)

04/13/2023

• Studielink / OSIRIS / OSIRIS aanmelding• Student• Functioneel Beheer OSIRIS• Medewerker Faculteit / Opleiding• Contactpersoon / SLB opleiding

aanmelden in Studielink

ontvangst generieke

vragenlijst via Osiris

Aanmelding

invullen en retourneren vragenlijst

contact opleiding (evt. met

opleidings-specifieke vragen)

advies

SKC Proces (praktijk-systemen)

OSIRIS

6/20/2014

Studielink

SKC Proces (praktijk-systemen)

Beste student,

Bedankt voor je aanmelding voor een opleiding van Zuyd Hogeschool.Sinds dit jaar heeft iedereen die zich voor 1 mei aanmeldt recht op eenstudiekeuzecheck. Jij dus ook. Omdat wij het ook belangrijk vinden dat jij de opleiding kiest die het best bij je past nodigen we je graag uit hieraan mee te doen.

Wat is het?

Hoe werkt het?

Voor invoer van de gegevens ga naar studiekeuzecheck • Gebruikersnaam: MSlaats886• Wachtwoord: RXQQQNEY

• Vragen?

04/13/2023

SKC Proces (praktijk-systemen)

04/13/2023

SKC Proces (praktijk-systemen)

04/13/2023

SKC Proces (praktijk-systemen)OSIRIS

6/20/2014

SKC Proces (praktijk-systemen)OSIRIS

6/20/2014

SKC Proces (praktijk – actoren)

Administratief medewerker

Standaardselecties (OSIRIS):

Vragenlijst ingevuld/verstuurd

Niet ingevuld

1e aanmelding

Per opleidingIn een bepaalde periode04/13/2023

SKC Proces (praktijk –

actoren)

Administratief medewerker

Verstuurt dossier naar docent/slb

Selectie individueel/groep

04/13/2023

Beste Jack,

Hierbij ontvangt u de bijlagen van de volgende aanmelding

Student: Delissen, Rianne1 404504Gegevens aanmelding:Proces: Studiekeuzecheck SKCOpleiding: HH - Hoger HotelonderwijsPeriode: 01-09-14- 31-08-15Status: Ingediend

Vragen Studiekeuzecheck Zuyd Hogeschool   

  Indien de gepresenteerde persoonsgegevens (zie vorige pagina Algemeen) niet meer actueel zijn, dan moet je wijzigingen hierin officieel doorgeven aan Studielink. Je e-mailadres zal worden gebruikt om je belangrijke informatie over de studiekeuzecheck te sturen. (Houd ook goed je spam / ongewenste mail in de gaten.)

   Ik heb dit gelezen

Welke vooropleiding heb je afgerond of doe je nu? Het gaat bij deze vraag specifiek om je middelbare school- of beroepsopleiding, eventuele diplomas in het hoger onderwijs kan je later opgeven.

   Havo

Welk profiel heb je gedaan?

   Natuur & Techniek

SKC Proces (praktijk –

actoren)

Docent/SLB

Beoordelingsformulier

Opleiding

Contactmoment(en)

Datum Advies SKC

Advies

Evt Toelichting

04/13/2023

SKC Proces (praktijk –

actoren)

Administratief medewerker

Invullen checklist

Verplicht

OpleidingDatum SKCAdvies

Extra checklist voor 2e of 3e aanmelding

04/13/2023

SKC Proces (praktijk –

actoren)

Administratief medewerker

Verstuurt advies naar student

Individueel/groep

PositiefNegatiefTwijfel

Handmatig

04/13/2023

Beste Rianne,

Je hebt onlangs deelgenomen aan de studiekeuzecheck bij opleiding < handmatig invullen>. Deze studiekeuzecheck is erop gericht om jou inzicht te geven in de vraag of de opleiding waarvoor je je hebt aangemeld, goed bij je past. Op basis van de studiekeuzecheck ontvang je van ons hierbij een studiekeuzeadvies. Het studiekeuzeadvies is gebaseerd op de ingevulde generieke vragenlijst en eventueel nader contact met de opleiding.

Het studiekeuzeadvies van Zuyd Hogeschool aan jou is positief.Naar onze mening heb je een weloverwogen studiekeuze voor opleiding < handmatig invullen> gemaakt.Wij denken dat er een goede match is met de gekozen opleiding. We zien je graag starten bij Zuyd.

Met vriendelijke groet,

<Naam directeur gekoppeld aan opleiding/faculteit>Directeur faculteit <naam faculteit gekoppeld aan opleiding>

Wensen systeem (OSIRIS)

• Automatische koppeling aan SKC proces

• Aanmeldschermen beschikbaar in OSIRIS Begeleider

• Automatische koppeling advies aan mededeling

• Naam opleiding en faculteitsdirecteur in mededeling

• Workflowmanagement

04/13/2023

Aangepaste Processen

• Methodiek (centraal/decentraal) ook voor 2015/2016

• Proces eerder starten (per 01/10)

• Inpassing SKC in bestaande toelatingstrajecten

04/13/2023

Analyses• Effect SKC nog niet bekend

• Monitoren (aantallen, klachten, adviezen, afhandeling)

• Kwalitatieve bevraging

• Geen klachten over de vragenlijst ontvangen

04/13/2023

27

Introductie Inholland• Ioana Sabau• Medewerker proces en relatiemanagement • Centrale studentenadministratie

• Hogeschool Inholland• +/- 30.000 studenten• 98 opleidingen (BAC, AD, MAS, PIM)• Verspreid over de Randstad & Groningen

Alkmaar

Amsterdam

Amstelveen

Delft Den Haag Diemen

Dordrecht

Haarlem RotterdamGroningen

28

Organisatie

Projectgroep SKC

Werkgroepen

SKC

29

Uitgangspunten SKC (hoe)• Bijeenkomsten op locatie• Vaste data en tijden voor alle opleidingen • 3 rondes, keuze uit 4 dagen (+veegronde)

• Tijdstippen van 14:00 tot uiterlijk 18:00• 1 of 2 dagdelen + e.v.t individueel gesprek• Een week tussen 1e en 2e dagdeel voor reflectie• Inhoud vrij per opleiding:o Presentatieso (hoor/ werk) Collegeso Opdrachteno Toetsen

• Centraal administreren:o Uitnodigeno Registrereno Uitslag communiceren

• Budgetneutraal

30

Uitgangspunten SKC (wie)• 3 groepen aanmelders:o SKC nvt

> fixus/ selectie, buitenlands diploma én adres, master studenten

o Verplicht> Voltijd, NL vooropleiding, NL adres> Geen deelname, geen toelating

o Vrijwillig > Deeltijd en Duaal, buitenlands diploma en NL adres> Deelname na aanmelding voor SKC

• Subgroepeno voor 21+ kandidaten

> Moeten eerst slagen voor de 21+o Aanmelders uit het Caribisch gebied

> Deelname op afstand

• Indeling groep op basis van de gegevens op het moment van aanmelding

31

Projectgroep SKC4 pijlers

InhoudCommunicatieMonitoring en EvaluatieRegistratie

Inhoud

Wie Wat Doel

Domeinen en diensten

Handreiking mogelijke werkvormen / dag-invulling

Generiek & toch opleiding specifieke invulling SKC

Communicatie

Wie Wat Doel

Afdeling Communi-catie

Interne en externe informatie-voorzieining

Medewerkersaanmelders en studenten geinformeerd

Registratie

Wie Wat Doel

CSA, FB, ICT

Opzetten registratie en administratie proces SKC

Uitnodigen voor en registreren afwezigheid of deelname en advies

Monitoring & evaluatie

Wie Wat Doel

Informatie-voorziening

Monitoring effecten, enquêtes, evaluaties

Stuur- en besluitvorminginformatie

32

Registratie en administratieRichtlijnen procesinrichting:

Zo veel mogelijk automatiseren/ in SIS vastleggen

Geen gebruik van SL vragen (alleen indicatie tijdig aangemeld)

SKC hoort bij een aanmelding

Aanmelder in juiste groep plaatsen

Data per opleiding/locatie

Aanmelders koppelen aan datum SKC

Uitnodigingen, informatie en herinneringsbrieven

Aan- en afmeldingen registreren

Aanwezigheid/ deelname zelf registreren

Soort advies registreren

Adviesbrieven versturen

Informatievoorziening (rapporten en overzichten)

Integratie in inschrijfproces

33

Proces (najaar 2013)

34

sis -> Peoplesoft campus solutionsGebruik van standaardfunctionaliteit(S) en maatwerk(M)

M Info op opleiding, vorm en campus niveau

S Checklists

S Automatisch Toekennen checklists

M In bulk checklistitems op voltooid zetten

S Communicatie

M/S Toevoegen communicatie (obv bestanden)

S Versturen mails vanuit Sis

35

Sis -> Peoplesoft campus solutionsMaatwerktabel + pagina voor opleidingsinformatie

ACAD_PROGOpleiding codesACAD_PLAN

CAMPUSIH_ADRES

Adres waar SKC plaats vindt. Kan afwijken van de campus van inschrijving

HuisnummerToevoeging

POSTALCITY

2_dagdelen Y als er twee dagdelen zijn, N als het er maar 1 is

Ind_gesprek Y als opleiding met iedereen individueel gesprek wil, anders N

Advies bindend? Y als opleiding bindende adviezen geeft, anders N

Aanmelddata r1 Datum t/m wanneer aangemeld kan worden voor ronde 1SKC_RONDE_1 dagen en evt extra info ronde 1

Aanmelddata r2 Datum t/m wanneer aangemeld kan worden voor ronde 2SKC_RONDE_2 dagen en evt extra info ronde 2

Aanmelddata r3 Datum t/m wanneer aangemeld kan worden voor ronde 3SKC_RONDE_3 dagen en evt extra info ronde 3

Aanmelddata r4 Datum t/m wanneer aangemeld kan worden voor ronde 4SKC_RONDE_4 dagen en evt extra info ronde 4

Aanvullende opleidingsinfoOpleiding specifieke info, bijvoorbeeld aandachtspunten bij het uitnodigen

36

Sis -> Peoplesoft campus solutionsChecklists

37

Sis -> Peoplesoft campus solutionsCommunicatie

Code Lange omschrijving Korte omschrijving000160 Uitnodiging SKC regulier UitSKCverp000161 Uitnodiging SKC verplicht 21+ Uit21+verp000162 Informatiebrief SKC vrijwillig InfSKCvrij000163 Uitnodiging SKC vrijwillig UitSKCvrij000164 Informatiebrief SKC n.v.t. InfoSKCnvt000165 Informatiebrief SKC vrijwillig 21+ Inf21+vrij000166 Uitnodiging SKC vrijwillig 21+ Uit21+vrij000167 Uitnodiging SKC verplicht afstand UitCarVerp000168 Uitnodiging SKC vrijwillig afstand UitCarVrij000169 Herinnering deelname SKC HerinneSKC000170 AdviesSKC Positief Positief000171 AdviSKC Positief aandachtspunt Pos. Mits000172 Doorschuiven Afmelding Ronde 1 Door.AfmR1000173 Doorschuiven Afmelding Ronde 2 Door.AfmR2000174 Doorschuiven Afmelding Ronde 3 Door.AfmR3000175 Doorschuiven No-show Ronde 1 DoorNoSoR1000176 Doorschuiven No-show Ronde 2 DoorNoSoR2000177 Doorschuiven No-show Ronde 3 DoorNoSoR3000178 AdviesSKC geen match GeenMatch000179 AdviesSKC negatief- bindend BindendNeg

38

Informatievoorziening1 rapportage t.b.v. controles CSA- Alle aanmelders- NAW- Aanmeldingsgegevens- Opleidings-SKC gegevens (maatwerktabel)- Vooropleidingen- Checklists- Communicatie items- 108 kolommen

Rapportage voor de opleidingen- Per SKC ronde- Alleen studenten van betreffende ronde- Minder informatie

Versturen overzichten- Voorlopige deelnemerslijsten na deadline per ronde- Definitieve deelnemerslijsten/ adviesregistratielijsten T-24u

39

In de praktijk

40

In de praktijkAnders dan gepland:

Uniforme aanpak (behalve voor… en … oja! ook …)

Deelnemers die niet uitgenodigd waren

Registratie deelnemers

Registreren advieslijsten

Inrichting Peoplesoft lastig rapporteren

Prognoses te verwachten deelnemers (30 April)

Ronde Prognose Aangemeld Voldaan1e 2030 760

5252e 2033 2506

17083e 2039 5680

(5086 max)4e - (1091)

Vaste data en tijden voor alle opleidingen

41

In de praktijkAanpassingen in het proces:

Uniforme aanpak (behalve voor… en … oja! ook …) Uitnodigingen toch handmatig versturen Uitzonderingen vastleggen in maatwerktabel

Deelnemers die niet uitgenodigd waren Inschrijfformulieren bij registratiebalie

Registratie deelnemers “Afschaffen” bewijs van deelname

Inrichting Peoplesoft lastig rapporteren Aanpassingen in maatwerktabel tbv rapportage

Prognoses te verwachten deelnemers (30 April)Vaste data en tijden voor alle opleidingen Meerdere groepen per dag (nog meer aanpassingen

maatwerktabel tbv juiste registratie)

Registreren advieslijsten ….?

42

Proces juni 2014

43

Resultaten tot nu toe

Soort advies:

Positief 87%

Positief mits 10%

Geen match 3%

Studiekeuzecheck evalautiescores SKC2 SKC1N (respons) 1250 353

Beeld opleiding verbeterd 4,1 4,1Beeld beroep verbeterd 3,8 3,8Kennismaken docenten 3,7 3,9

Kennismaken medestudenten 3,9 3,9Meer zekerheid studiekeuze 4,3 4,3

Eerste middag SKC 7,3 7,6Tweede middag SKC 7,8 7,8

Groepsgesprek 7,8 8,0Individueel gesprek 8,0 8,3

Zin om te beginnnen 4,6 4,7Geen belemmeringen 4,4 4,4

Zeker starten 4,3 4,4

Beoogde verandering (oneens <12345> eens)

Studentoordeel SKC (cijfer 1-10)

Intentie om te beginnen (oneens <12345> eens)

44

Vanaf nuDeze zomer:

3e SKC ronde- ruim 5000 deelnemers verwacht

4e (veeg)ronde

Bindend negatieve adviezen

No show uitschrijvingen

Bezwaarprocedure

Vakantiebezetting (opleidingen, juridische zaken)

Evaluaties - Wat is het effect geweest?- Zijn studenten/ docenten tevreden over opzet?

Besluitvorming volgend jaar: - Zelfde opzet?- Meer vrijheid voor opleidingen?

45

Wensen systeem (peoplesoft)

Alle SKC relevante informatie op 1 pagina- Aanmeldgegevens- Checklist- Data uit maatwerktabel- Communicatie

Uitnodigingen meer opleiding specifiek

Uitnodigingen automatisch vanuit peoplesoft

Realtime aantal studenten per ronde & opleidingen in systeem

Barcodesysteem voor registreren deelname, gekoppeld aan peoplesoft

Opleidingen zelf adviezen in peoplesoft zetten

Details advies in peoplesoft

Selfservice waarin student tijden, opdrachten en adviezen kan inzien, en aangeven als die een dag niet kan.

Hoe?