Live@Edu Whitepaper

ZERNIKE COLLEGE naar

Migratie whitepaper, versie 1.1

oktober 2009

© 2009 Aad van der Drift, Alex-Jan Sigtermans

Inleiding

Dit document beschrijft mailmigratie naar Live@edu zoals dat in augustus plaats heeft gevonden bij

het Zernike College te Haren.

Zernike College is een school met 3000 leerlingen en 300 personeelsleden die allen een

mailmogelijkheid hebben.

Het Zernike College is overgegaan van Novell GroupWise naar Outlook Live, onderdeel van

Live@edu.

Het Zernike College maakte tot augustus 2009 gebruik van Novell GroupWise, een pakket dat alleen

gebruikt werd voor e-mail.

Andere functionaliteiten als het adresboek, de agenda en het delen van gegevens werden in de

praktijk nauwelijks tot niet gebruikt.

De Groupwise mailserver gaf voor beheerders en gebruikers een aantal problemen. Problemen die

vooral te maken hadden met online houden, spam en mailboxgrootte.

De overgang naar een andere server werd gaande het schooljaar 2008-2009 noodzakelijker,

overwogen werd een Exchange server in te zetten. Deze optie is op de lange baan geschoven omdat

alleen een andere server geen oplossing zou bieden. Voor een adequate mail zou meer opslag nodig

zijn dan de tot dan toe 50 mb grote mailboxen.

Tijdens de IPON van 2008 werd gewezen op het nauwelijks bekende LIVE @ EDU programma van

Microsoft.

Voordelen ten opzichte van Novell GroupWise waren:

1. Extern beheer; Microsoft beheert de mail-servers, het Zernike College hoeft hier geen tijd in

te steken;

2. Mailboxgrootte; Microsoft biedt elke gebruiker 10 GB aan mailopslag. Het Zernike College

kan dit haar gebruikers niet aanbieden. Bij GroupWise was de grootte van de meeste

mailboxen beperkt tot 50 MB;

3. Kostenbesparing; door over te gaan naar Outlook Live bespaarde het Zernike College zowel

op beheer, hardware als energie.


Voorbereiding & planning

Onze wensen:

- Migratie van de E-mail incl. subfolders, Agenda, Taken, Attachments en Contacten naar

Outlook Live

- Automatisering van het aanmaken van nieuwe gebruikers in Outlook Live

Gewenst eindresultaat:

- E-mail migratie van alle medewerkers van GroupWise naar Outlook Live

- Een zogeheten “set-and-forget” mechanisme waarbij medewerkers en leerlingen

automatisch een e-mailadres krijgen binnen Outlook Live zodra ze een account krijgen ìn de

Active Directory van het Zernike College.

Opties m.b.t. overzetten e-mail:

1. Een POP-subscriptie; hierbij kan alleen e-mail uit de INBOX gemigreerd worden

2. Een PST-import; na een export van de e-mail naar een PST-bestand, wordt het PST-bestand

geïmporteerd in Outlook Live

Van de programma’s die we hebben bekeken was het programma Nucleus Kernel Novell GroupWise

to Exchange het meest geschikt voor onze wensen qua functionaliteit en prijs.

Een IMAP-to-IMAP migratie van de mail bleek helaas niet mogelijk.


Uitvoering

Begin augustus 2009 zijn we begonnen met de uitvoering van de migratie.

Gebruikersaccounts aanmaken

Als eerste dienen de gebruikersaccounts aangemaakt te worden via het Live@edu admin center.

(http:// eduadmin.live.com) ook wel Service Management Portal genoemd.

Via deze beheer-pagina van Outlook Live kan een Excel bestand met gebruikersgegevens ge-upload

worden. Om de Outlook-server niet over te belasten is dit in groepjes van 50 gegaan. Na elke upload

krijgt de Admin een reactie per e-mail terug of er fouten zijn geconstateerd en welke fouten dat zijn.

In de toekomst zal deze stap geautomatiseerd gaan via een nog op te bouwen ILM-server.

MX-records aanpassen

De tweede stap was het aanmelden en de daarbij behorende omzetting van MX records en mail

routering.

Eén van de kritieke momenten in de migratie is het omzetten/veranderen van de MX-records. Dit zijn

instellingen op de DNS-server die het domein van de school (bijv. zernike.nl) beheert waarmee

aangegeven wordt waar binnenkomende mail heen gestuurd moet worden.

In de oude situatie wezen de MX-records door naar een GroupWise server binnen de school of

eerder een mailserver in een datacenter.

Deze records dienen omgezet te worden naar de Outlook Live servers. Instellingen hiervoor zijn te

vinden in het Live@edu admin center. (http:// eduadmin.live.com) ook wel Service Management

Portal genoemd

Vanaf het moment dat deze records omgezet worden duurt het tot 24 uur voordat de wijziging over

het gehele internet is doorgevoerd. E-mail kan in de periode van 1 dag dus zowel op de nieuwe

Outlook Live omgeving als op de oude omgeving zoals bijv. GroupWise binnenkomen.

Het exporteren van de mailboxen dient dan ook pas te gebeuren vanaf één dag na het omzetten van

de MX-records (om alle ontvangen e-mail mee te nemen) en na het inrichten van de Outlook Live

omgeving, aangezien e-mail hier wel ontvangen moet kunnen worden.


Exporteren GroupWise e-mail

De derde stap was het exporteren van de e-mail vanuit GroupWise. Het programma Nucleus Kernel

heeft daarvoor een invoerbestand nodig. Dit invoerbestand is een samenvoeging tussen een data-

bestand met gebruikersgegevens en een template. Met behulp van een macro (gemaakt met

MacroMaker) was dit bestand relatief eenvoudig en vrij snel aan te maken.

Het exporteren van de e-mail kon dankzij Nucleus Kernel vervolgens batchgewijs gebeuren aan de

hand van het gemaakte invoerbestand.

Voor het exporteren hebben we een PC met de volgende specificaties gebruikt:

- Windows XP als besturingssyteem; (dit zou niet met Windows Vista werken aangezien

GroupWise client daar niet stabiel op draait)

- GroupWise 7.0 client geïnstalleerd op de PC

- Outlook 2007 geïnstalleerd op de PC

Na het starten van Nucleus Kernel hebben we aangegeven welk invoerbestand het programma

moest gebruiken. Daarna heeft het programma alle e-mail boxen geëxporteerd naar PST-bestanden

zonder dat we er verder naar hoefden om te kijken. In totaal zijn er ruim 450 mailboxen

geëxporteerd met een totale grootte van bijna 30 GB. Dit heeft ongeveer 20 uur geduurd. (450

omdat er ook veel oud personeel en stagiaires nog in de mailserver zaten)

De volgende dag konden we beginnen met het importeren van de PST-bestanden in Outlook Live.

Alle gebruikersaccounts zijn in de eerste stap al aangemaakt.


Problemen

Vanaf dit moment in de migratie liepen we tegen een aantal problemen aan...

Al bestaande Live-ID's

Diverse personeelsleden (en leerlingen) hebben voordat het Zernike College Live@edu aangevraagd

heeft een Windows Live ID aangemaakt met hun @zernike.nl adres.

Op dit moment zou dit niet meer mogelijk zijn, Microsoft blokkeert het aanmaken van Live ID's met

deze extensie sinds het Zernike dit domein binnen Live@edu gebruikt.

Bestaande gebruikers konden echter niet via de webinterface van Outlook live omgezet worden.

Een oplossing voor dit probleem is te vinden op de help site van Outlook Live. Hierbij wordt gebruik

gemaakt van PowerShell om de Live ID's te importeren naar de @zernike.nl Live@edu omgeving.

Na het importeren is de account vrijwel onbruikbaar. Het wachtwoord kan door de Live@edu admin

niet meer gewijzigd worden en ook inloggen is onmogelijk.

Enige oplossing was om de account te verwijderen en opnieuw aan te maken. Na dit gedaan te

hebben werkten deze accounts net zoals alle andere accounts.

Accountactivatie

Vervolgens wilden we zoals gepland verdergaan met het importeren van de e-mail van de

personeelsaccounts. De bedoeling was om de gemaakte PST bestanden met behulp van het

programma Outlook handmatig voor ieder personeelslid te importeren.

Toen wij echter met nieuw aangemaakt personeelsaccounts Outlook in wilden stellen liepen we

tegen een volgend probleem aan.

Nieuw aangemaakt accounts dienen eerst geactiveerd te worden bij Microsoft, door in te loggen op

de account via de website outlook.com en vervolgens gegevens als Geboorteplaats, geheime vraag,

een Captcha code etc. op te geven. Dit moet voor iedere aangemaakte account gebeuren.

Oplossing: Na contact gehad te hebben met de Helpdesk van Microsoft bleek dat er echt geen

andere optie was dan iedere gebruiksaccount handmatig activeren. Om dit proces toch iets te

versnellen is met behulp van het programma AutoIT (freeware) een script gemaakt, dat uit een CSV-

bestand met personeelsleden het hele formulier, m.u.v. de captcha, in kon vullen.

Vervolgens hebben wij met acht systeembeheerders dit script gebruikt; na ca. twee uur hadden we

vrijwel alle 450+ personeelsaccounts geactiveerd.


Importeren e-mail

Nu kon verder worden gegaan met het importeren van de PST bestanden via het programma

Outlook. De opgedane ervaring met het programma AutoIT zorgde ervoor dat er weer een script

gemaakt kon worden dat ook dit proces automatiseerde.

Dit leek vrij goed te gaan, alleen er zaten een paar haken en ogen aan deze methode;

Toen dit met 8 PC's tegelijk gebeurde, ca. een halfuur lang, kon met Microsoft Exchange niet

meer ingelogd worden gedurende ca. 3-5 uur (wij vermoeden nog steeds dat dit een tijdelijke

IP-block van Microsoft is geweest).

Bij grote mailboxen duurt het erg lang om alle mail te synchroniseren met de Exchange

server. Omdat het script hier geen rekening mee kon houden zijn als oplossing de 20

grootste mailboxen van school (variërend van 500 MB - 4,5GB) handmatig geïmporteerd.


Mogelijkheden & cursussen

Live@edu biedt zeer veel mogelijkheden, te denken valt aan:

Agenda’s en delen van agenda’s,

Taken en delen van taken.

Het maken van een onbeperkt aantal e-mailadressen,

E-mailgroepen of distributielijsten.

Direct toegang tot een 25 GB grote digitale USB-stick (skydrive)

Gebruik maken van Office Life Workspace, zijnde opslag vanuit Word, Excel, Powerpoint (nu

nog Beta en 5GB in omvang)

10 GB grote mailboxen

Foto opslag chat-mogelijkheden

Alerts,

Blogs,

Persoonlijke webomgeving (spaces)

3-dimensionale foto-omgevingen (….)

In de nabije toekomst valt te verwachten dat dit materiaal nog meer geïntegreerd zal worden en nog

beter toegankelijk zal zijn.

Door leerlingen en docenten deze mogelijkheden te bieden hopen we m.n. door het extern

wegzetten een hogere service te bereiken en minder kosten te maken.

Om het personeel te informeren over deze talrijke mogelijkheden zijn in de maanden september en

oktober een 6-tal cursussen gegeven waarbij de opkomst ongeveer 1/3 van het personeelsbestand

besloeg.

Voor deze migratie waren de volgende personen verantwoordelijk.

Aad van der Drift, Alex-Jan Sigtermans, Hein de Vries, Pieter Spitzers en Michel Santing.

Uiteraard kunnen wij u ondersteunen bij een eventuele migratie. De daarbij behorende voorwaarden

zijn op te vragen via [email protected].

mailto:[email protected]

Live@Edu Whitepaper

Education

Transcript of Live@Edu Whitepaper