Leveranciershandboek2015nl

www.delixl.nl

Versie 2015

Leveranciers handboek

Alle informatie en

richtlijnen voor leveranciers

praktisch en overzichtelijk

op een rij.

Leveranciershandboek Bidvest Deli XL versie 2015 1

Inhoud

Hoofdstuk 1 - Inleiding ................................................................................ 3 Aanleiding ........................................................................................................................... 3 Inhoud ............................................................................................................................... 3 Verspreiding ........................................................................................................................ 3 Vragen ............................................................................................................................... 3 Opmerkingen ...................................................................................................................... 3

Hoofdstuk 2 - Bidvest Deli XL........................................................................ 4 Bidvest Deli XL .................................................................................................................... 4 Missie ................................................................................................................................. 5 Visie ................................................................................................................................... 5 Directie .............................................................................................................................. 5 Adres hoofdkantoor .............................................................................................................. 5 Internetsite ......................................................................................................................... 5 Medewerkers ....................................................................................................................... 5 Klanten............................................................................................................................... 5

Hoofdstuk 3 - Commerciële afspraken ............................................................ 6 Aanmaken of muteren van leveranciersgegevens ..................................................................... 6 Opname nieuw artikel via een datapool .................................................................................. 6 Nieuw artikel in het assortiment van een leverancier ................................................................ 7 Nieuw artikel door verpakkings- en/of GTIN wijziging ............................................................... 7 Nieuwe artikelen door verpakkings- en/of GTIN wijziging met prijswijziging ................................ 7 GTIN verplichting ................................................................................................................. 7 Procedure prijswijziging ........................................................................................................ 8 Artikelsaneringen ................................................................................................................. 8 Etikettering ......................................................................................................................... 8

Hoofdstuk 4 - Supply Chain ........................................................................ 10 Vestigingen ....................................................................................................................... 10 Voorraadbeheer/afroep ....................................................................................................... 11 Datacommunicatie dagvers order ......................................................................................... 11 Levering aan de distributiecentra (DC’s) ............................................................................... 12 Voorwaarden voor levering ................................................................................................. 12 Gekoelde goederen (vers) ................................................................................................... 12 Diepvries goederen ............................................................................................................ 13 Ongeconditioneerde goederen (DKW & Non Food) .................................................................. 13 JIT stroom diepvries, DKW & Non food ................................................................................. 14 Ontvangstcontrole voorraadartikelen: ................................................................................... 14 Ontvangstcontrole dagverse artikelen ................................................................................... 14 Retouren .......................................................................................................................... 14 Herstelnetwerk Dagvers ...................................................................................................... 15 Temperaturen ................................................................................................................... 15 THT .................................................................................................................................. 15 Lastdragers en emballage ................................................................................................... 15 EDI .................................................................................................................................. 16

Hoofdstuk 5 - Kwaliteit .............................................................................. 18 HACCP .............................................................................................................................. 18 Arbo ................................................................................................................................. 18 Besluit beheer verpakkingen en papier & karton .................................................................... 18 Warenwetbesluit Verpakkingen en Gebruiksartikelen .............................................................. 18 Productspecificaties ............................................................................................................ 19 Audits .............................................................................................................................. 19 Calamiteiten ...................................................................................................................... 19 Afwikkeling calamiteit ......................................................................................................... 20 Bereikbaarheid leverancier .................................................................................................. 20 Bereikbaarheid Bidvest Deli XL buiten kantooruren ................................................................ 20 Eisen private label leveranciers ............................................................................................ 20

Hoofdstuk 6 - Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen .............................. 21 UN Global Compact ............................................................................................................ 21

Hoofdstuk 7 - Facturatie en betaling ............................................................ 22 Rechtstreekse leveringen .................................................................................................... 22 Facturatie ......................................................................................................................... 22 Benodigde voorbedrukte gegevens op de factuur ................................................................... 22 Fustwas Centrale Landelijk Vers Centrum ............................................................................. 23 Klacht Management Systeem (KMS) ..................................................................................... 24 Kwaliteitsklachten & manco’s bij versleveranciers .................................................................. 24

Hoofdstuk 8 - Key Performance Indicatoren (KPI’s) ....................................... 26 Bijlage 1 Datapool opstart form .................................................................. 27


Bijlage 2 Richtlijnen aanleveren packshots .................................................. 29 Bijlage 3 Pakbon ....................................................................................... 32 Bijlage 4 Creditnota ................................................................................... 33 Bijlage 5 Vrachtbrief .................................................................................. 34 Bijlage 6 Creditnota vanuit KMS .................................................................. 35 Bijlage 7 Retourbon ................................................................................... 36 Bijlage 8 Pallet Gereedbon .......................................................................... 37 Bijlage 9 Pakbon ....................................................................................... 39 Bijlage 10 Kratkaartje ................................................................................ 40 Bijlage 11 Artikelnummers lastdragers ......................................................... 44 Bijlage 12 EDI profiel Bidvest Deli XL ........................................................... 45 Bijlage 13 EDI Contact formulier ................................................................. 46 Bijlage 14 Toelichting bestanden communicatie module Bidvest Deli XL ........... 47 Bijlage 15 Facturatie adressen Rechtstreekse Zendingen ................................ 51 Bijlage 16 Opstartformulier leverancier ........................................................ 52


Hoofdstuk 1 - Inleiding

Aanleiding

Bidvest Deli XL vindt het belangrijk dat er één centraal leveranciershandboek is

voor de hele organisatie. Zowel bij leveranciers als bij Bidvest Deli XL bestaat de

behoefte aan een helder document waarin afspraken en richtlijnen beschreven

staan. Deze wens heeft geleid tot de samenstelling van dit leveranciershandboek

zodat de samenwerking tussen Bidvest Deli XL en haar leveranciers nog soepeler

en effectiever verloopt.

Inhoud

Het leveranciershandboek bevat algemene informatie en richtlijnen die van

toepassing zijn op de relatie tussen Bidvest Deli XL en haar leveranciers. Het

staat Bidvest Deli XL vrij tussentijds wijzigingen aan te brengen in de beschreven

procedures en richtlijnen. Mochten dit acute wijzigingen betreffen dan zullen die

uiteraard tijdig worden doorgegeven aan de leveranciers.

Verspreiding

Aangezien het leveranciershandboek alle operationele afspraken beschrijft, is het

voor de leverancier van belang dat de logistiek en commercieel

verantwoordelijken en de administratieve afdeling binnen de organisatie van de

leverancier kennis nemen van de inhoud.

Vragen

Voor alle zaken die niet expliciet in het leveranciershandboek beschreven staan

wordt verwezen naar de Buyer & Merchandiser of de Unit Manager Buying &

Merchandising van Bidvest Deli XL waarmee de leverancier contact heeft.

Opmerkingen

Mocht de leverancier na het lezen van dit leveranciershandboek opmerkingen

hebben, dan verzoeken wij deze opmerkingen door te geven aan de Buyer &

Merchandiser of Unit Manager B&M van Bidvest Deli XL.


Hoofdstuk 2 - Bidvest Deli XL

Bidvest Deli XL

Bidvest Deli XL is totaalleverancier voor de foodservice markt en is in Nederland

actief voor ca. 30.000 klanten in de horeca en de zorg. Het assortiment bestaat

uit vers, kruidenierswaren, diepvries en non-food, waarbij ook eigen private

labels gevoerd worden. Met een fijnmazig distributienetwerk zijn wij vanuit circa

16 vestigingen en met circa 450 vrachtwagens onze klanten van dienst met

betrouwbare leveringen, een totaal assortiment en additionele diensten in een

professionaliserende markt.

Bidvest Deli XL maakt deel uit van The Bidvest Group Limited (Bidvest), een

internationale service-, handels- en distributiemaatschappij, beursgenoteerd in

Johannesburg Zuid-Afrika (JSE), met bedrijven en activiteiten op vijf continenten.

Wereldwijd werken bij Bidvest meer dan 100.000 mensen. Bidvest Deli XL valt in

de divisie Bidvest Foodservice, waarin de foodservice-activiteiten zijn opgenomen.

De werkmaatschappijen van Bidvest die actief zijn in foodservice zijn; 3663

Wholesale – UK, Bidvest Logistics – UK, Seafood Holdings – UK, Bidvest Deli XL –

Belgium, Bidvest Deli XL – Netherlands, Nowaco - Czech Republic, Nowaco -

Baltics

Farutex – Poland, Horeca – Dubai, Al Diyafa - Saudi Arabia, Bidvest Australia,

Bidvest New Zealand, Angliss - Singapore, Angliss - Hong Kong Food Service

Limited, Deli Meals – Chile, Bidvest Foodservice, Bidfood Ingredients, Patleys


Missie

Bidvest Deli XL – First for Foodservice: Een gezonde onderneming voor

medewerkers, klanten en maatschappij.

Visie

De foodservice markt vraagt om een professionele ketenregisseur die in staat is

een brug te vormen tussen wenselijk aanbod en een geroutineerd keukenproces.

Door de scherpe focus op klantbehoefte en klanttevredenheid, een geolied

distributieproces en gepassioneerde medewerkers is Bidvest Deli XL

toonaangevend en onderscheidend ten opzichte van concurrenten en de sterkste

speler in haar markt.

Directie

Dick Slootweg, Managing Director

Hans van der Ster, Director Operations

Boudewijn Heineman, Financial Director

Adres hoofdkantoor

Bidvest Deli XL

Postbus 440

6710 BK Ede

Frankeneng 18

6716 AA Ede

Tel: 0318 678911

Fax: 0318 678912

Internetsite

www.delixl.nl

Medewerkers

Aantal medewerkers ca. 2.000

Klanten

Bidvest Deli XL heeft ca. 30.000 klanten. Dit zijn ziekenhuizen,

verzorgingshuizen, bedrijfsrestaurants, cateraars, restaurants, hotels, cafetaria,

fastfood, dierentuinen, themaparken, bungalowparken, congrescentra,

benzinestations, gemakswinkels, etc.

http://www.delixl.nl/


Hoofdstuk 3 - Commerciële afspraken

Aanmaken of muteren van leveranciersgegevens

Voordat u als leverancier kunt leveren aan Bidvest Deli XL dient de procedure

voor het opstarten van een leverancier te worden gevolgd. Hiervoor heeft Bidvest

Deli XL de volgende zaken nodig:

1. Een compleet ingevuld opstartformulier leverancier zoals in Bijlage 16.

2. Een compleet ingevuld opstartformulier voor EDI zoals in Bijlage 13

3. Per e-mail teruggestuurde verklaring voor akkoord met de facturatieregels

van Bidvest Deli XL, zoals beschreven in hoofdstuk 7.

4. Calamiteitenplan / noodprocedure met telefoonnummers

5. Kwaliteitscertificaten en gegevens

6. Visitekaartje van contactpersoon

7. Blanco briefpapier ter controle van de stamgegevens

8. Een uittreksel uit het Kamer van Koophandel register

Bidvest Deli XL zal al deze gegevens controleren en verifiëren bij verschillende

instanties alvorens een leveranciersnummer aan te maken. Dit proces kan tot 25

werkdagen in beslag nemen.

Bij mutaties van uw gegevens kan het voorkomen dat wij een getekende

verklaring van uw financieel of algemeen directeur nodig hebben.

Opname nieuw artikel via een datapool

Bij opname van een nieuw artikel in het assortiment dient de procedure opname

nieuw artikel te worden gevolgd. Artikelen worden alleen opgenomen na

goedkeuring van de B&M-er. Een nieuw artikel wordt aangemaakt bij:

1. Een nieuw artikel in het assortiment van de leverancier

2. Een verpakkingswijziging en/of GTIN wijziging

3. Een verpakkingswijziging en/of GTIN wijziging met prijswijziging

Bidvest Deli XL is aangesloten bij de datapool van GS1/Das en PS in foodservice.

Bidvest Deli XL verplicht leveranciers om alle artikelgegevens aan te leveren via

de datapool welke wordt faciliteert door GSI/DAS of PS in Foodservice. Ieder

artikel, gedefinieerd als artikelnummer Deli XL bevat een unieke GTIN vanuit de

leverancier. Private lable artikelen worden altijd bij de datapool PS in Foodservice

opgevoerd

De artikelgegevens die een leverancier moet aanleveren betreft:

alle logistieke gegevens

etiket gegevens. Vanaf 14 december 2014 geldt de nieuwe Europese

verordening (EU Verordening 1169/2011) betreffende de verstrekking van

voedselinformatie aan consumenten. Binnen deze verordening wordt het

verplicht om alle verplichte etiketinformatie te tonen bij verkopen op afstand

(webwinkels). Artikelen waarvan deze gegevens niet worden aangeleverd door

de leverancier aan Bidvest Deli XL worden vanaf 14 december 2014 niet meet

getoond op de Bidvest Deli XL website. Deze artikelen mogen dus vanaf dit

moment ook niet meer worden verkocht via de website van Bidvest Deli XL.

Indien een leverancier geen artikelgegevens kan aanleveren via GS1/DAS of PS in

Foodservice, rekent Bidvest Deli XL de kosten door voor de extra administratieve

handelingen die hiervoor verricht moeten worden. Dit betreft 1% van de

inkoopwaarde per kalenderjaar met een minimum bedrag van €100,-. Dit bedrag

zal in het eerste kwartaal van het opvolgende kalenderjaar worden verrekend met

uw facturen aan Bidvest Deli XL.


Wij vragen u om het contactformulier Datapool volledig ingevuld te versturen

naar de contactpersoon die vermeldt staat in het formulier (zie Bijlage 1). Na

ontvangst zal Bidvest Deli XL contact met u opnemen voor het starten van het

implementatie traject. Een digitale versie van dit contactformulier is eveneens

verkrijgbaar via uw Buyer & Merchandiser.

Bijgesloten het datapool profiel van Bidvest Deli XL in Bijlage 1. Dit bestand bevat

alle informatie die een leverancier nodig heeft om de datapool verbinding met

Bidvest Deli XL in te richten en het assortiment aan Bidvest Deli XL te publiceren.

Naast alle artikel informatie dient er bij ieder nieuw opgenomen artikel een

packshot te worden mee gezonden die voldoet aan de Bidvest Deli XL richtlijnen

(Bijlage 2). Het is verantwoordelijkheid van de leverancier om deze packshots te

beschikking te stellen.

Nieuw artikel in het assortiment van een leverancier

Bij opname van een nieuw artikel in het assortiment van een leverancier, en na

goedkeuring van de B&M-er dient de leverancier ten minste 10 weken voor

levering het artikel via de datapool (GS1/Das of PS in foodservice) aan Bidvest

Deli XL te publiceren en een monster toe te sturen. Wanneer onverhoopt de

verkopen niet zijn zoals verwacht, heeft Bidvest Deli XL te allen tijde het recht om

de restvoorraad van het nieuwe artikel binnen zes maanden zonder bijkomende

kosten na opname retour te sturen aan de leverancier. Bij opname van een nieuw

artikel dient de leverancier een gedegen introductieplan te overleggen waarin

ondersteunende budgeten voor Bidvest Deli XL door de leverancier worden

vrijgemaakt om de kosten van de introductie te compenseren.

Nieuw artikel door verpakkings- en/of GTIN wijziging

Bij verpakkingswijzigingen en/of GTIN wijzigingen dient de leverancier ten minste

zes weken voor levering van de nieuwe batch het artikel te publiceren aan Bidvest

Deli XL via de datapool (GS1/Das of PS in foodservice). Per wijziging zullen

administratieve en logistieke kosten per artikel in rekening worden gebracht. Op

het moment dat een leverancier de wijziging niet volgens de opgestelde

procedure van Bidvest Deli XL heeft gecommuniceerd, worden dervingskosten in

rekening gebracht.

Nieuwe artikelen door verpakkings- en/of GTIN wijziging met

prijswijziging

Nieuwe artikelen door verpakkings- en/of GTIN wijziging met prijswijziging wordt

gezien als een nieuw artikel. Hiervoor geldt dezelfde procedure als voor nieuwe

artikelen in het assortiment (inclusief onderhandeling en compensatie

introductie). De leverancier moet ten minste 10 weken voor levering van de

nieuwe batch het artikel via de datapool (GS1/Das of PS in foodservice) aan

Bidvest Deli XL te publiceren en een monster richting de B&M-er af te sturen. Per

wijziging zullen administratieve en logistieke kosten per artikel in rekening

worden gebracht tenzij anders overeengekomen in het introductieplan met de

B&M-er. Op het moment dat een leverancier de wijziging niet volgens de

opgestelde procedure van Bidvest Deli XL heeft gecommuniceerd, worden

dervingskosten in rekening gebracht.

GTIN verplichting

De magazijnen van Bidvest Deli XL worden aangestuurd op basis van GTIN van

artikelen. Het is daarom verplicht om op de buitenkant van de aangeleverde

verpakking te voorzien van een GTIN. Voor artikelen welke klant/route gesorteerd

worden aangeleverd in Bidvest Deli XL groen fust geldt deze verplichting niet.


Procedure prijswijziging

Prijswijzigingen moeten door leveranciers in Excel worden aangeleverd aan

Bidvest Deli XL. Deze Excel moet de volgende gegevens bevatten:

GTIN

Omschrijving

Merk

Inhoud

Eenheid artikelnummer leverancier

Start datum nieuwe prijs

Oude prijs

Nieuwe prijs

Er wordt dan ook meteen duidelijk of de GTIN en artikelnummers van de

leveranciers nog kloppen. Verder wordt het assortiment gescreend op actualiteit

en volledigheid van de gegevens door de leverancier.

Artikelsaneringen

Bidvest Deli XL heeft als doelstelling een smal maar compleet assortiment te

voeren. Het assortiment van Bidvest Deli XL wordt 12 keer per jaar beoordeeld.

Het gevolg van deze beoordeling kan zijn dat artikelen worden gesaneerd.

Restant voorraden worden geretourneerd aan de leverancier.

Etikettering

De etikettering op de productverpakking (kleinst verpakte eenheid) dient tot 14

december 2014 te voldoen aan Warenwet richtlijn 2000/13/EG en 2003/89/EG.

Het etiket dient de volgende informatie te bevatten:

productnaam

inhoud

samenstelling/ ingrediënten, inclusief de aanwezige allergenen

(Indien van toepassing) dit product bevat genetisch gemodificeerde

organismen

THT-datum

productiedatum

advies bewaartemperatuur

EG-nummer

GTIN(GTIN 13)

Op iedere omdoos (leveringseenheid aan Bidvest Deli XL) dient de volgende

informatie te staan:

productnaam

inhoud

gewicht

THT-datum

GTIN (GTIN 128)

Vanaf 14 december 2014 moet er rondom etikettering worden voldaan aan de

nieuwe EU richtlijnen die staan op gesteld in VERORDENING (EU) Nr. 1169/2011.

Vanaf dit moment moeten de etiketten van artikelen de volgende informatie

bevatten:

Warenwettelijke benaming, plus verplichte aanvullingen

Fysische conditie

Ingrediënten inclusief de aanwezige allergenen

Netto hoeveelheidsdeclararie

Houdbaarheidsdatum (THT, TGT, datum van invriezen)

Lotcode

Volume alcohol percentage (in het gezichtsveld samen met warenwettelijke

benaming en netto hoeveelheidsdeclaratie)

Naam importeur of producent/ merk eigenaar

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2011:304:0018:0063:nl:pdf


Contact gegevens

Land van herkomst

Instructies (verplicht als het product zonder juist te gebruiken is of onveilig is

bij of na verkeerd bewaren onjuist, toepassen en/ of bereiden)

o Bewaar condities

o Gebruiks instructies en/of

Bereidingsinstructies.

Waarschuwingen

o Allergenen

o Aanwezigheid van verschillende stoffen zoals cafeïne, AZO kleurstoffen

etc.

Voedingswaarde declaratie

GTIN/ GTIN (barcode)

Op iedere omdoos (leveringseenheid aan Bidvest Deli XL) dient de volgende

informatie te staan:

productnaam

inhoud

gewicht

THT-datum

GTIN (GTIN 128)

In de verordening staat tevens vermeld dat: consumenten die producten kopen

via afstand (webshops) alle verplichte etiketgegevens tot hun beschikking moeten

hebben voor dat zij hun aankoopbeslissing maken.

Leveranciers zijn dan ook verplicht deze gegevens bij Bidvest Deli XL aan te

leveren. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de datapool GS1/DAS of PS in

foodservice. De gegevens worden één op één doorgezet naar de webshop

waardoor de juistheid van gegevens de volledige verantwoordelijkheid is van de

leverancier.


Hoofdstuk 4 - Supply Chain

Vestigingen

Bidvest Deli XL heeft 16 vestigingen in Nederland.

Plaats Adres Ontvangst Tel.nr

Amsterdam Jan van Galenstraat 4-14 1051 KM

Dagvers 020-5805858

Burgh Haamstede

De Roterij 18 4328 BA

DKW/vers/diepvries 0111-652343

Drachten De Kletten 6 9206 BA


Ede Frankeneng 18 6716 AA

DKW 0318-678911

Ede Dieselstraat 2 6716 BC

Koelvers 0318-678911

Emmen James Cookstraat 14 7825 AN


Geleen Hofkamp 14 6161 DC


Groningen Osloweg 11-17 9723 BG


Helmond Korendijk 16 5704 RD


Hengelo Diamantstraat 18 7554 TA


Hoofddorp Graftermeerstraat 67 2131 AB


Meppel Industrieweg 14 7949 AK Rogat

Dagvers 0522-444210

Nieuwegein Structuurbaan 10 3439 MB


Schiedam ’s Gravelandseweg 391 3125 BJ


Tilburg Insulindestraat 23 5013 BA Tilburg



Voorraadbeheer/afroep

Op elke vestiging van Bidvest Deli XL zit een afdeling Voorraadbeheer/afroep die

dagelijks de goederen bestelt, binnen de door afdeling B&M afgesproken

raamcontracten. Deze afdeling plaatst de bestellingen daadwerkelijk bij de

leveranciers door middel van afroeporders. De afdeling voorraadbeheer/afroep is

ook dagelijks contactpunt voor alle afwijkingen/verstoringen die op kunnen

treden rondom de dagelijkse orderafhandeling. Orders voor DKW, Diepvries en

Koelvers worden uitsluitend geplaatst middels EDI.

Bidvest Deli XL werkt niet met backorders. Orders kunnen alleen op de

afgesproken datum en tijd worden geleverd. Leveringen die voor of na die tijd op

het ordernummer worden geleverd zullen niet worden geaccepteerd.

Manco’s dienen voorafgaand aan de levering te worden gecommuniceerd met de

afdeling voorraadbeheer/ afroep.

Datacommunicatie dagvers order

Voor dagversartikelen geldt dat Bidvest Deli XL de klantbestellingen ontvangt via

zijn eigen order-entry kanalen. Op diverse momenten, op de dag voor aflevering

(m.u.v. 48 uurs assortiment en afhankelijk van leadtime afspraken met de klant),

worden deze bestellingen op klantniveau geselecteerd. De selecties worden door

de leverancier via de webapplicatie (datacommunicatie), welke door Bidvest Deli

XL beschikbaar is gesteld, opgehaald. Dit zijn de voorinformatie en definitieve

bestel-bestanden van de dagversorders per DC, per afleverdag.

De leveranciers produceren/orderpicken de klantbestellingen, verpakken deze in

de groene Bidvest Deli XL krat met daarop kratkaartje waarop de klantgegevens

en de Bidvest Deli XL routegegevens voorkomen (zie Bijlage 10). Bidvest Deli XL

kent het principe dat elke klant een individueel afgesproken einde bestelmoment

ofwel afsluitmoment kent. Tot dit moment zijn alle orders voorinformatie en

kunnen nog door de klant gewijzigd worden met zowel plussen als minnen. Na

het afsluitmoment zijn de bestellingen definitief. Vanuit de definitieve bestellingen

en de JIT-bestanden, dienen de fustkaarten geprint te worden.

Lastdragers dienen bij een dagvers order teruggemeld te worden. Het betreft de

lastdragers: Bidvest Deli XL fusten, hoog en laag model, opzet randen,

rolcontainers en pallets.

De wijze van terug melden van lastdragers is als volgt:

fusten/ opzetranden en rolcontainers/pallets op DC niveau per dag terug

melden.

De totalen worden per dag, per lastdrager soort toegevoegd aan één van de

inkooporders. Zijn er meer dan één aflevermomenten per dag, bv. nacht

leveringen van order tot 22.00 uur, dan zijn er twee momenten waarop de

lastdragers toegevoegd worden aan een inkoop order.

Nummers waaronder deze gereed-melding van fusten etc. moeten plaats vinden

staan in Bijlage 11 beschreven. In de Bijlage 14 is de uitleg van deze

gereedmelding terug te vinden.

Een gedetailleerde beschrijving van het hele proces staat in de handleiding van de

Bidvest Deli XL communicatie software. Hierin staan de vaste selectie tijden per

dag van zowel de voorinformatie als de definitieve selectie tijden.


Levering aan de distributiecentra (DC’s)

De levering dient plaats te vinden binnen de met de distributiecentra afgesproken

bloktijden. De chauffeur dient zich te houden aan het Bidvest Deli XL

huisreglement. De belangrijkste regels zijn:

- het dragen van veiligheidsschoenen is verplicht;

- het dragen van een geel hesje is verplicht;

- roken, eten en drinken in de magazijnen is verboden;

- bij het verlaten van het terrein geldt een visitatieregeling.

Na aankomst dient een chauffeur zich te melden, waarop hij een dock krijgt

toegewezen om te lossen.

De vervoerder is verantwoordelijk voor het lossen van de goederen. Ieder product

moet voorzien zijn van een GTIN-code, zowel op de losse eenheid als op de

omdoos (GTIN13/GTIN128). Elke pallet dient voorzien te zijn van een SSCC label,

volgens de GS1 standaard

Voorwaarden voor levering

Voor leveranciers die op een afwijkende manier willen leveren zoals hieronder

staat beschreven worden voor de extra kosten die worden gemaakt door Bidvest

Deli XL de kosten doorbelast aan de leverancier. De kosten hiervoor worden per

leverancier per situatie berekend, en opgenomen in de conditiebrief.

Gekoelde goederen (vers)

Gekoelde goederen dienen te worden aangeleverd op:

- 14 vestigingen in Nederland;

- Op klantniveau in Bidvest Deli XL (schoon) groen fust;

- Klantorders dienen, kolomsgewijs, routegesorteerd aangeleverd te worden;

- De orders hiervoor worden via de Bidvest Deli XL datacommunicatie

verstuurd;

- Goederen dienen te worden geleverd in een tijdsblok van 1 uur. Dit wordt per

vestiging met de leverancier bepaald;

- Leveringen dienen 1 tot 3 keer per dag per vestiging plaats te vinden. Dit

wordt per vestiging met de leverancier bepaald;

- Bij afkeur wordt het afgekeurde artikel door de leverancier dezelfde dag

hersteld.

Vers leveren via het landelijk verscentrum (LVC) of regionaal

verscentrum (RVC)

Er bestaat in overleg de mogelijkheid voor de belevering van de Bidvest Deli XL

vestiging, om gebruik te maken van het logistieke netwerk van Deli XL. Dit kan

door aanlevering op het LVC of via de vier RVC's; hiervoor zal een logistieke fee

in rekening worden gebracht. Deze logistieke fee wordt per leverancier berekend.

Op het landelijk verscentrum (LVC) kunnen goederen op twee manieren worden

aangeleverd, in bulk of klant route gesorteerd.

Klant route gesorteerd aanleveren:

- Op klantniveau in Bidvest Deli XL (schoon) groen fust;

- Klantorders dienen, kolomsgewijs, routegesorteerd aangeleverd te worden;

- De orders hiervoor worden via de Bidvest Deli XL datacommunicatie

verstuurd;



- Leveringen dienen 1 tot 3 keer per dag plaats te vinden. Dit wordt met de

leverancier bepaald.


In bulk op voorraad in het LVC

- Voor het aanleveren op het LVC moeten de volgende uitgangspunten van

toepassing zijn:

- In bulk

o Bulk > 5 colli per week

- Geen minimale bestelhoeveelheden;

- Afleveren tussen 05.00uur en 19.00u op afgesproken tijdstip met maximaal

half uur speling;

- Dagelijks de mogelijkheid tot een service levering;

- Leadtime en afleverfrequentie is afhankelijk van de laagste THT die de

leverancier aanbiedt:

o THT van 6 t/m 12 dagen; leadtime maximaal vandaag bestellen morgen

leveren (A voor B), minimale leverfrequentie 5 dagen per week.

o THT van 13 t/m 21 dagen; leadtime maximaal vandaag bestellen

overmorgen leveren (A voor C), minimale leverfrequentie 3 dagen per

week.

o Op de overige dagen moeten er reparatiemogelijkheden zijn

- Geen portioneer artikelen;

- Product moet in het door Bidvest Deli XL geaccepteerde fust (groen krat)

passen;

- Artikelen dienen zodanig verpakt te zijn dat bij vervoer in Bidvest Deli XL

groen fust, het product niet kan beschadigen.

Diepvries goederen

- Diepvries goederen dienen te worden aangeleverd op:


- In bulk of op basis van JIT/ bestel;


o JIT of bestel < 5 colli per week

- Geen minimale bestelhoeveelheden, en geen maximale bestelhoeveelheid

voor artikelen met een THT van 12 dagen of korter;



- Dagelijks de mogelijkheid tot een service levering;

- Maximale lead time; vandaag bestellen overmorgen aanleveren (A voor C);

- Diepvries artikelen moeten in een doos worden aangeleverd.

Ongeconditioneerde goederen (DKW & Non Food)

Ongeconditioneerde goederen (DKW en Non Food) dienen te worden aangeleverd

op:


- In bulk of op basis van JIT/ bestel;


o JIT of bestel tot max. 10 colli per week

- Geen minimale bestelhoeveelheden, en een maximale bestelhoeveelheid voor

artikelen met een THT van 12 dagen of korter;



- Maximale lead time; vandaag bestellen overmorgen aanleveren (A voor C).

Voor leveranciers die op een afwijkende manier willen leveren aan Bidvest Deli XL

worden voor de extra kosten die worden gemaakt door Bidvest Deli XL kosten

doorbelast aan de leverancier. De kosten hiervoor worden per leverancier per

situatie berekend, en opgenomen in de conditiebrief.


JIT stroom diepvries, DKW & Non food

Enkele leveranciers zijn gedefinieerd als JIT leveranciers, waarbij Bidvest Deli XL

geen voorraad houdt van dergelijke artikelen, maar de klant binnen zijn klant-

leadtime wel deze artikelen kan bestellen. Na 12.00 uur worden de

klantbestellingen bij Bidvest Deli XL geaggregeerd tot één leveranciersbestelling

en met EDI doorgezet naar de leverancier. De leverancier moet deze bestelling in

de middag verwerken en ’s avonds leveren aan Bidvest Deli XL volgens de

geldende ontvangstprocedures.

Ontvangstcontrole voorraadartikelen:

Op een pallet staan de goederen van één artikel met dezelfde THT. Voor elk

nieuw artikel en/of THT is een nieuw pallet vereist. Bij levering van meerdere

artikelen op één pallet sorteert de leverancier de artikelen bij levering.

Per levering is een pakbon toegevoegd, waarop de volgende gegevens staan

vermeld:

ordernummer Deli XL;

leveranciers artikelnummer en Deli XL artikelnummer, gesorteerd op

artikelnummer Deli XL;

aantal geleverde artikelen per houdbaarheidsdatum;

Omschrijving lastdragers;

Gewichtvermelding bij gewichtsartikelen.

Iedere levering wordt begeleid door een AVC/CMR vrachtbrief met vermelding van

ordernummer, pakbon(nen) en lastdragers. Mocht er gebruik worden gemaakt

van meerdere auto’s, dan wordt per auto een aparte vrachtbrief gemaakt met de

hierbij corresponderende pakbonnen (zie Bijlage 8 & 9).

Afwijkingen van de bestelorder, goederen die niet voldoen aan de temperatuur-,

THT-, FIFO-normen of beschadigde goederen, dienen door de leverancier

onmiddellijk mee terug genomen te worden. Herstellingen doordat een order niet

wordt geaccepteerd, of door niet uitleveren van de leverancier dienen op dezelfde

dag te worden uitgevoerd. De pakbon en de vrachtbrief dienen hierop direct te

worden aangepast.

De leverancier dient dagelijks de mogelijkheid te hebben om service leveringen

uit te voeren naar Bidvest Deli XL.

Ontvangstcontrole dagverse artikelen

De dagversgoederen worden in Bidvest Deli XL kratten geleverd en kolomsgewijs

gesorteerd op klant/routeniveau en voorzien van een vrachtbrief (Bijlage 5) en

een pakbon (bijlage 3). Ieder krat is voorzien van een kratkaart conform de eisen

van Bidvest Deli XL. Een voorbeeld van deze kratkaart is te zien in bijlage 10.

Retouren

Indien nodig dienen retouren, voorzien van een vrachtbrief en een Bidvest Deli XL

retourformulier, door de leverancier mee teruggenomen te worden. Retouren

dienen te worden gecrediteerd refererend aan het Bidvest Deli XL retourformulier-

nummer binnen 5 werkdagen na retourname.

Retouren Dagvers onder de € 30,-

Retouren dagvers en koelvers onder de € 30,- worden niet meer fysiek retour

gestuurd naar de leverancier. Voor de financiële/ administratieve afhandeling

verwijzen wij naar pagina 25.


Herstelnetwerk Dagvers

Van de dagvers leverancier wordt verwacht een herstelnetwerk met landelijke

dekking te hebben tbv naleveringen aan klanten als gevolg van manco’s en

afgekeurde goederen cq naleveringen als gevolg van spoedbestellingen.

Bidvest Deli XL gaat uit van een herstelnetwerk waarin over het algemeen binnen

2 uur na aanmelding van de nalevering via het KMS-systeem, een herstelling

en/of nalevering uitgeleverd kan worden aan de klant. Hierbij moet uitgegaan

worden van het originele gewenste product of een passend alternatief. Het

herstelnetwerk zal per leverancier o.b.v. 2-cijferig postcodegebied in kaart

gebracht worden.

Temperaturen

De temperatuurnormen worden door Bidvest Deli XL gecontroleerd en moeten

voldoen aan de Bidvest Deli XL richtlijnen. Hieronder wordt een overzicht van de

Bidvest Deli XL normen gegeven:

Productgroep Bidvest Deli XL norm in °C

Vers vlees 0 °C – 4 °C

Verse vis 0 °C – 4 °C

Kip, wild & gevogelte 0 °C – 4 °C

AGF panklaar 2 °C – 7 °C

AGF onbewerkt 2 °C – 7 °C

Bananen Circa 15 °C

Zuivel 2 °C – 7 °C

Vleeswaren 0 °C – 7 °C

Kaas 2 °C – 7 °C

Koelverse maaltijden 0 °C – 5 °C

Diepvries - kerntemperatuur

- buitenkant

-18 °C – -25 °C

Max. -15 °C

Brood Max. 20°C

Orgaanvlees 0 °C – 4 °C

THT

De ’tenminste houdbaarheidsdatum’ (THT), die wordt aangeleverd, is minimaal

gelijk aan de eerder geleverde THT en voldoet aan de overeengekomen norm. Als

de leverancier een product levert met meerdere THT’s dan dienen deze op

gescheiden pallets te worden aangeleverd (op 1 pallet staat 1 product met 1 THT)

Bepaling van de norm:

Producten worden geproduceerd met een standaard THT af productie per product.

In de keten is er een afspraak dat deze THT verdeeld wordt over drie schakels, te

weten producent, groothandel en klant. Bidvest Deli XL hanteert de afspraken die

in de keten zijn gemaakt.

Productie met THT garantie vanaf productie met >28 dagen: = 1/3

(producent), 1/3 (grossier), 1/3 (klant).

Productie met een THT garantie vanaf productie met < 28 dagen = ¼

(producent), ½ (grossier) en ¼ (klant)

Lastdragers en emballage

In de koelvers- & diepvriesstromen dienen alle producten op europallets (80x120)

te worden aangeleverd.

In de dagversstroom dient in Bidvest Deli XL kratten op klant/routeniveau

kolomsgewijs gesorteerd op EuroPoolpalletSystem (100x120) te worden

aangeleverd.


Bij DKW wordt met meerdere palletsoorten gewerkt. Met iedere leverancier

worden afspraken gemaakt over de lastdragers die gebruikt gaan worden en de

afrekeningstructuur. Bidvest Deli XL lastdragers worden altijd gefactureerd en

mogen nooit geruild worden.

Voor het ruilen en factureren van lastdragers heeft Bidvest Deli XL twee

scenario’s:

Ruilen: indien een leverancier uitsluitend lastdragers levert die geen waarde

hebben (zoals europallets) kunnen deze lastdragers geruild worden.

Factureren: indien een leverancier gebruik maakt van lastdragers met een

waarde zoals Bidvest Deli XL lastdragers (bijv. rolcontainers, groen fust)

worden alle lastdragers gefactureerd. Het aantal geleverde lastdragers dient

in alle gevallen op de vrachtbrief en/of pakbon vermeld te worden.

Een leverancier kan maar gebruik maken van één scenario ruilen of factureren.

Het retour sturen van lastdragers en emballage gebeurt altijd in overleg tussen

Bidvest Deli XL en de leverancier. De leverancier ontvangt een getekende

“Bidvest Deli XL Retourbon leverancier” waar de emballage op vermeld staat die

retour naar de leverancier gestuurd is.

Indien de leverancier pallets retour wil nemen dan dienen dat voorafgaand te

worden gemeld. Dit kan bij uw vaste contactpersoon die ook de bestellingen

plaatst. In Bijlage 11 staan de lijst lastdragers/artikelnummer/prijzen.

Bidvest Deli XL heeft een eigen krattenpool. Deze groene Bidvest Deli XL kratten

blijven eigendom van Bidvest Deli XL en zijn onvervreemdbaar. Hiervoor is

bewust gekozen om een duidelijke herkenbaarheid te hebben naar de klant.

Daarbij zijn de kratten op een aantal punten specifiek aangepast aan Bidvest Deli

XL. Het krat bestaat in twee maten (17cm en 23cm) en een zogenaamde

opzetrand (17cm) voor hoge artikelen. Het Bidvest Deli XL krat mag alleen

gebruikt worden voor levering aan Bidvest Deli XL en niet voor andere (interne

leveranciers) processen.

Jaarlijks vindt in december een kratinventarisatie plaats. Hiertoe vult de

leverancier op het formulier het aantal kratten in, dat op dat moment aanwezig

is. Op basis van deze registratie worden de voorraadgegevens van de lastdragers

aangepast en zal ook eventuele verrekening plaatsvinden. De leverancier kan

gewassen kratten verkrijgen bij Bidvest Deli XL Ede, Dieselstraat. De leverancier

geeft op donderdag een weekplanning voor de week erna voor het afhalen van

schoon (gewassen) Bidvest Deli XL kratten. De registratie van de uitgifte vindt

plaats op basis van een Bidvest Deli XL retourbon. Gewassen lege kratten worden

alleen op poolpallets aangeboden.

Alle goederen dienen in schone, gewassen kratten te worden aangeleverd. Voor

het wassen van kratten hanteert Bidvest Deli XL een wastarief dat jaarlijks wordt

geïndexeerd. Bidvest Deli XL houdt zich het recht voor om steekproefsgewijs

leveranciers die zelf hun fust wassen te controleren.

EDI

Electronic Data Interchange (EDI) is een standaard voor de elektronische

uitwisseling van bepaalde bedrijfsdocumenten, zoals orders, facturen en bepaalde

berichten of bevestigingen. Met EDI worden administratieve handelingen

vereenvoudigd, de kwaliteit van informatie verbeterd en de overdracht van

gegevens versneld. Bidvest Deli XL streeft daarom naar een volledige

implementatie van het EDI-orderbericht en het EDI-factuurbericht.


Bidvest Deli XL verplicht alle DKW, Diepvries, Koelvers en Dagvers leveranciers

om inkooporders en facturen via EDI aan te bieden en te verwerken. Leveranciers

waarmee deze handmatig worden verwerkt worden via deze weg verzocht om de

implementatie van EDI zo spoedig mogelijk met ons te initiëren.

Als een leverancier geen orders of facturen via EDI verwerkt met Bidvest Deli XL,

dan rekent Bidvest Deli XL kosten door voor de extra administratieve handelingen

die wij hiervoor moeten verrichten. Dit betreft 2% van de inkoopwaarde per

kalenderjaar. Dit bedrag zal in het eerste kwartaal van het opvolgende

kalenderjaar worden verrekend met uw facturen aan Bidvest Deli XL.

Indien van toepassing vragen wij u om het contactformulier EDI volledig ingevuld

te versturen naar de contactpersoon die vermeld staat in het formulier (zie

Bijlage 13). Na ontvangst zal Bidvest Deli XL contact met u opnemen voor het

starten van het implementatie traject. Een digitale versie van dit contactformulier

is eveneens verkrijgbaar via uw Buyer & Merchandiser.

Het bijgesloten EDI profiel van Bidvest Deli XL in Bijlage 12 (inclusief de lijst van

vestigingen en GTIN-nummers) bevat alle informatie die een leverancier nodig

heeft om de verbinding met Bidvest Deli XL in te richten.

Bidvest Deli XL maakt gebruik van de GTINCOM standaard, beheerd door GS1

Nederland. Leden van het Centraal Bureau Levensmiddelenhandel (CBL) en de

Stichting Merk Artikel (SMA) hebben zich gecommitteerd aan deze standaard.

Leveranciers moeten EDI gecertificeerd zijn door het EDI Service Center van GS1

Nederland. De kosten van certificatie zijn voor eigen rekening. Bij GS1 Nederland

kunt u terecht voor meer informatie over EDI.

Correct gebruik van GTIN codes zorgt ervoor dat de implementatie van EDI

spoedig en soepel verloopt. Onder correct gebruik verstaat Bidvest Deli XL;

Een duidelijk leesbare (scanbare) GTIN op elke verpakking (zowel de CE als

de HE).

Als EDI niet opgestart kan worden doordat GTIN codes niet juist worden

gehanteerd, dan behoudt Bidvest Deli XL zich het recht voor om 2% van de

inkoopwaarde als vergoeding in rekening te brengen.

Bidvest Deli XL ondersteunt op dit moment de volgende berichten:

ORDER, bestelorder van Bidvest Deli XL aan leverancier;

APERAK, ontvangstbevestiging order;

DELFOR, gecumuleerde klantbestellingen;

INVRPT, voorraadbericht Bidvest Deli XL;

INVOIC, factuur van leverancier aan Bidvest Deli XL;

REMADV, betalingsspecificatie van Bidvest Deli XL aan leverancier.

DESADV, digitale pakbon zal naar verwachting vanaf 2015 kunnen worden

ontvangen


Hoofdstuk 5 - Kwaliteit

HACCP

De leverancier voldoet aan de Algemene Levensmiddelenverordering (General

Food Law) en de hierbij behorende verordeningen:

852/2004 Hygiëne voorschriften levensmiddelen algemeen

853/2004* Hygiëne voorschriften levensmiddelen van dierlijke oorsprong

854/2004* Officiële controles van producten van dierlijke oorsprong

2073/2005 Microbiologische criteria van levensmiddelen *indien van toepassing

Arbo

In de CAO voor Groothandels in Levensmiddelen zijn de ARBO regels vastgelegd

conform de ARBO catalogus Groothandel in Levensmiddelen. Hierin staat o.a. dat

medewerkers geen:

Artikelen zwaarder dan 23 kilo mogen tillen;

De grijphoogte van pallets niet hoger dan 1.80 meter mag zijn.

Vanwege de regels in de ARBO branchecatalogus neemt Bidvest Deli XL geen

artikelen op die zwaarder zijn dan 23 kilo, en accepteert Bidvest Deli XL bij

goederenontvangst geen pallet waarvan de grijphoogte hoger is dan 1.80 meter.

De collo moet op een rolcontainer van Bidvest Deli XL passen, en daarmee mag

de collo een maximale afmeting hebben van 60cm (lengte) x 80cm (breedte) x

160cm (hoogte)

Besluit beheer verpakkingen en papier & karton

Leverancier dient te voldoen aan de wetgeving welke op 1 januari 2006 van

kracht is geworden, verwoord in het “Besluit beheer verpakkingen en papier en

karton.”

Belangrijkste eisen van dit besluit:

Jaarlijkse opgave van de hoeveelheid verpakkingen welke in Nederland op de

markt is gebracht;

Zo min mogelijk verpakkingsmateriaal gebruiken;

Verpakkingen zodanig ontwerpen dat ze gemakkelijk opnieuw gebruikt kunnen

worden;

Zoveel mogelijk gerecyclede grondstoffen gebruiken voor nieuwe

verpakkingen;

Zwerfafval voorkomen.

Warenwetbesluit Verpakkingen en Gebruiksartikelen

Leverancier dient te voldoen aan de wetgeving welke op sinds 22 oktober 2008

van kracht is geworden, verwoord in het “Warenwetbesluit Verpakkingen en

Gebruiksartikelen”.

De belangrijkste eisen van dit besluit:

Verpakkingen en gebruiksartikelen, welke met levensmiddelen in aanraking

komen of hiertoe bestemd zijn, moeten voldoen aan het Warenwetbesluit

Verpakkingen en Gebruiksartikelen. Dit besluit stelt dat verpakkingen en

gebruiksartikelen geen stoffen in zodanige hoeveelheden aan eet- en

drinkwaren mogen afgeven of kunnen afgeven (migratie), dat ze een gevaar

opleveren voor de volksgezondheid.

Ook mogen verpakkingen of gebruiksartikelen niet op onaanvaardbare wijze

de eet- of drinkwaren veranderen voor wat betreft de samenstelling, geur,

smaak, kleur en consistentie. Verder moeten ze zich in zindelijke staat

bevinden.


De Europese kaderverordening 1935/2004 geeft in het algemeen de eisen

waaraan zogenaamde ‘food contact materials’ moeten voldoen. Deze

verordening is via het Warenwetbesluit Verpakkingen en Gebruiksartikelen

geïmplementeerd in de Nederlandse wetgeving.

Volgens de kaderverordening 1935/2004 moeten verpakkingen en

gebruiksartikelen traceerbaar zijn in alle stadia. Daartoe dienen exploitanten van

bedrijven te beschikken over systemen en procedures, waarmee vastgesteld kan

worden door en aan welke bedrijven de bij hun productie gebruikte stoffen of

producten zijn geleverd. Kort samengevat betekent dit dat een bedrijf moet

kunnen aantonen van wie het bedrijf de gebruikte grondstoffen heeft ontvangen

en aan wie een bedrijf zijn product heeft geleverd, één stap vooruit en één stap

terug in de keten.

Bedrijven die verpakkingen en gebruiksartikelen importeren van buiten de

Europese gemeenschap moeten zorgdragen voor identificatie van deze materialen

volgens een passend systeem dat de traceerbaarheid waarborgt, bijvoorbeeld

door etikettering of relevante documentatie. Verpakkingen en gebruiksartikelen

moeten zijn voorzien van etikettering of identificatie om de traceerbaarheid te

garanderen.

Productspecificaties

De leverancier heeft van elk geleverd product een productspecificatie. In de

productspecificatie staan alle gegevens vermeld zoals in de databank van PS in

foodservice worden weergegeven. In ieder geval dienen genoemde

productspecificaties op elektronische wijze beschikbaar te zijn voor Bidvest Deli

XL.

Bidvest Deli XL vraagt de leverancier zijn producten bij PS in foodservice te

registreren. PS in foodservice rekent op basis van het aantal op te nemen

artikelen een vergoeding voor registratie, afhandeling van vragen en dergelijke.

De kosten voor deze dienstverlening zijn voor rekening van de leverancier.

De productspecificaties en logistieke informatie dienen altijd actueel te zijn in de

datapool PS in Foodservice. Elke private label leverancier is verplicht Bidvest Deli

XL vooraf toestemming te vragen en te informeren over voorgenomen

wijzigingen.

Audits

Bidvest Deli XL houdt zich het recht voor minimaal eenmaal per jaar een

kwaliteitsaudit uit te voeren. Deze audit kan worden uitgevoerd door

medewerkers van Bidvest Deli XL of door derden. Bidvest Deli XL zal zorgdragen

voor de uitvoering en coördinatie van de audits.

Calamiteiten

Indien zich met een product een calamiteit voordoet, dient Bidvest Deli XL

onmiddellijk geïnformeerd te worden. Deze informatie dient altijd schriftelijk

bevestigd te worden.

Minimaal dient de volgende informatie verstrekt te worden:

Aard van de calamiteit;

Te nemen maatregelen of actuele stand van zaken;

Exacte omschrijving van het product;

Bidvest Deli XL artikelnummer;

Inhoud / verpakking;

THT-datum / productiedatum / productiecode indien van toepassing;

Deelorders waarin het product geleverd is.


Gedurende werktijden dient in eerste instantie met de vaste contactpersoon van

de afdeling B&M gecommuniceerd te worden.

Afwikkeling calamiteit

Zodra Bidvest Deli XL een calamiteit in behandeling neemt, zijn er financiële

consequenties aan verbonden. De afwikkeling van de calamiteit vindt plaats in

overleg met de afdeling B&M van Bidvest Deli XL.

Bereikbaarheid leverancier

De leverancier dient te allen tijde 24 uur per dag, 7 dagen per week bereikbaar te

zijn. Bij de afdeling B&M dient bekend te zijn onder welk telefoonnummer, buiten

kantooruren, contact met u kan worden opgenomen. U kunt dit telefoonnummer

doorgeven aan uw contactpersoon van de afdeling B&M.

Bereikbaarheid Bidvest Deli XL buiten kantooruren

Buiten kantooruren is Bidvest Deli XL altijd (24 uur per dag, 7 dagen in de week)

bereikbaar onder het alarmnummer 088 298 17 98 . Dit alarmnummer wordt

beheerd door een centrale meldkamer. U kunt dit nummer gebruiken voor het

melden van producten procesincidenten die een gevaar voor de volksgezondheid

opleveren of die uw bedrijfscontinuïteit in relatie tot leveringen aan Bidvest Deli

XL in gevaar brengen.

De meldkamer noteert de calamiteit, de persoon met wie gesproken is en het

telefoonnummer waarop de contactpersoon van het bedrijf teruggebeld kan

worden. De meldkamer neemt contact op met de “Manager van de Wacht” van

Bidvest Deli XL. De Manager van de Wacht is een manager van Bidvest Deli XL

die gedurende die betreffende week dag en nacht bereikbaar is voor calamiteiten.

De Manager van de Wacht beslist in overleg met u of er direct maatregelen

genomen moeten worden of dat dit kan wachten tot de eerstvolgende werkdag.

Eisen private label leveranciers

Eisen Kwaliteitscertificaten

Het bedrijf is gecertificeerd voor een standaard conform het Global Food Safety

Initiative (‘GFSI’). Inspecties ter zake worden uitgevoerd door een erkend

controleorgaan. Haar toeleveranciers van halffabricaten of grondstoffen zijn

gecertificeerd voor een standaard conform GFSI en inspecties ter zake worden

uitgevoerd door een erkend controleorgaan.

Telers van verse producten en andere primaire producten voldoen aan Global

Good Agricultural Practice (GlobalGAP).

Eisen uitwijkleveranciers

Indien bij calamiteiten, naleveringen o.i.d. door de leverancier gebruik wordt

gemaakt wordt van zogenaamde ‘noodleveranciers’ of ‘uitwijkleveranciers’ dan

dienen deze “noodleveranciers” aan dezelfde eisen te voldoen als de

oorspronkelijke leverancier.

Eisen aan leveranciers van biologische producten

Producenten van biologische producten voldoen aan de voorwaarden voor het

Skal-kwaliteitskeurmerk, of indien de leverancier een buitenlandse leverancier is,

een soortgelijke door overheidsorganen in het land van vestiging van de

leverancier uitgevoerde kwaliteitstests waaruit biologische teelt en

productiemethoden blijken.

Eisen aan leveranciers van ASC-gecertificeerde vis en visproducten

Producenten van ASC producten voldoen aan de voorwaarden voor het ASC-

certificaat en beschikken over een geldig ASC-certificaat.

tel:088%20298%2017%2098


Hoofdstuk 6 - Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

UN Global Compact

Vanaf 1 januari 2009 dienen leveranciers van Bidvest Deli XL zich te committeren

aan de UN Global Compact. De klanten van Bidvest Deli XL vragen steeds vaker

om een verklaring vanuit Bidvest Deli XL dat zij zich committeert aan de UN

Global Compact. Bidvest Deli XL wil zelf goed MVO beleid uitdragen en vraagt om

eenzelfde verklaring van haar leveranciers.

Kort samengevat betekent een committering aan het UN Global Compact het

volgende:

De internationale rechten voor de mens te accepteren en te respecteren.

Werknemers het recht te geven zich te verenigen in vakbonden.

Als werkgever alle vormen van verplichte arbeid uitsluiten.

Als werkgever proactief mee te werken aan het uitsluiten van kinderarbeid.

Als werkgever discriminatie uit te sluiten.

Mee te werken aan verbeteringen van het milieu.

Een beter beleid voor mens en natuur uit te dragen in hun bedrijfsvoering.

Proactief mee te werken aan nieuwe milieuvriendelijke ontwikkelingen.

Zich op geen enkele manier in te laten met corruptie.

MVO-Meetsysteem

Duurzaam inkopen is een belangrijk onderdeel van MVO. Het sturen van het

inkoopproces op duurzame producten, diensten en leveranciers levert een

concrete bijdrage aan algehele verduurzaming. Door te kiezen voor producten uit

een verantwoorde keten wordt duurzaamheid geborgd van bron tot bord.

Bidvest Deli XL wil duurzaamheid een vast onderdeel maken van de

leveranciersbeoordeling. Kwaliteitseisen op bijvoorbeeld het gebied van

voedselveiligheid zijn al een standaard onderdeel van de leveranciersselectie.

Deze eisenset zal worden uitgebreid met andere relevante onderdelen van MVO.

Binnen Bidvest Deli XL wordt een actief MVO-beleid gevoerd. Op basis van de 5

kernwaarden zijn MVO-pijlers opgesteld, waaraan verschillende doelstellingen

gekoppeld zijn. De pijler “Ketenverantwoordelijkheid” neemt een belangrijke

positie in binnen dit beleid. Binnen deze pijler wordt aandacht geschonken aan

maatschappelijke verantwoordelijkheid in de keten. Dit betreft zowel de houding

naar klanten toe, als het leveranciersbeleid. Eén van de doelstellingen die is

opgesteld binnen dit thema is dat Bidvest Deli XL in 2015 90% van haar inkoop

wil laten plaatsvinden bij duurzame leveranciers.

Op basis van de onderwerpen uit de ISO 26000 en aanvullende onderzoeken voor

de foodservice branche is er een vragenlijst opgesteld, welke digitaal naar de

leverancier toegestuurd wordt.

De vragenlijst is bedoeld als middel om inzicht te krijgen in de duurzaamheid van

onze leveranciers. Met behulp van een score die voortvloeit uit de individuele

toetsing is af te leiden in hoeverre duurzaamheid geborgd wordt in het eigen

bedrijf en in de keten.

Ook krijgt de leverancier inzicht in zijn eigen MVO-prestaties en kan de

leverancier zien in welk onderdeel er eventueel verbeterpunten zitten. De toetsing

zal jaarlijks terugkeren en de vooruitgang in de MVO-prestaties zal dus ook

gemonitord worden.

Aanvullende informatie is te vinden in de aparte leveranciershandleiding voor het

MVO-meetsysteem.


Hoofdstuk 7 - Facturatie en betaling

Bidvest Deli XL handelt goederen- en kosten facturen centraal af op haar

locatie in Ede. Facturen worden betaalbaar gesteld aan de hand van de

betaaltermijn, als onderdeel van de met Bidvest Deli XL overeengekomen

leveringsvoorwaarden.

Centraal factuuradres

Bidvest Deli XL Account Payable

Postbus 440

6710 BK EDE

NL 001511798B01

Rechtstreekse leveringen

Facturen met betrekking tot rechtstreekse leveringen aan klanten van Bidvest

Deli XL worden ook centraal in Ede in behandeling genomen en digitaal aan de

vestiging doorgestuurd. Het facturatieadres van deze facturen is afhankelijk van

de vestiging waartoe de klant behoort (bijlage 15).

Facturatie

Bidvest Deli XL verwacht van haar leveranciers dat ordering en facturatie

per EDI of per elektronische datacommunicatie plaatsvinden1. Elke factuur

moet verwijzen naar het Bidvest Deli XL inkoopordernummer (leveringen)

of het Bidvest Deli XL retourbonnummer (retouren). Bidvest Deli XL eist

voor iedere levering c.q. retouropdracht een separate factuur danwel

creditnota. Begeleidende emballage artikelen dienen samen met de

geleverde of retourgenomen goederen te worden gefactureerd. Eventuele

correctiefacturen dienen altijd te verwijzen naar een factuurnummer.

Indien een factuur niet refereert naar een Bidvest Deli XL

inkoopordernummer of retourbonnummer kan de factuur niet in

behandeling worden genomen.

Voor dagversleveranciers geldt dat Bidvest Deli XL verwacht dat er per

uitgeleverde inkooporder een factuur met bijbehorende emballage

artikelen wordt opgesteld. Dit betekent dat de bijbehorende vrachtbrief

duidelijk een verwijzing moet hebben naar het uitgeleverde Bidvest Deli XL

inkooporder. De factuur wordt via AS2 als EDI-invoice, D96A aangeleverd.

Elke factuur dient een uniek factuurnummer van de leverancier te hebben.

Factuurreeksen die jaarlijks identiek zijn, kunnen niet in behandeling

worden genomen. Ditzelfde geldt voor handgeschreven facturen.

Buitenlandse leveranciers dienen tevens het statistieknummer (8-cijfers)

per geleverd artikel inclusief netto gewicht te vermelden. Er dient te

worden gefactureerd in euro’s.

Benodigde voorbedrukte gegevens op de factuur

Bidvest Deli XL verwacht dat elke factuur op bedrukt briefpapier wordt

aangeboden waarop de volgende gegevens standaard zijn voorbedrukt:

01. Naam, Adres, Woonplaats gegevens

02. BTW nummer

03. Kamer van Koophandel nummer

04. IBAN code en/of Bankrekeningnummer

Benodigde geprinte gegevens op de factuur

01. Bidvest Deli XL BTW nummer NL 001511798B0101.

1 Voor meer informatie over EDI / elektronische datacommunicatie zie Hoofdstuk 4


02.a Bidvest Deli XL inkoopordernummer c.q. Bidvest Deli XL

retourbonnummer

02.b Klantnummer van klant Bidvest Deli XL indien Rechtstreekse

Zending

03. Uniek factuurnummer

04. Factuurdatum

05. Afleveradres

06. Afleverdatum

07. Goederen - Bidvest Deli XL artikelnummer

08. Goederen - GTIN code

09. Goederen - Artikelomschrijving

10. Goederen - Aantal eenheden of gewicht in kilo’s

11. Goederen - Prijs per eenheid of gewicht in max. 3 decimalen

12. Goederen - Prijs per factuurregel

13. Subtotaal bedrag goederen in maximaal 2 decimalen

14. Emballage - Bidvest Deli XL artikelnummer

15. Emballage - GTIN code

16. Emballage - Artikelomschrijving

17. Emballage - Aantal

18. Emballage - Waarde per eenheid

19. Emballage - Waarde per factuurregel

20. Subtotaal bedrag emballage in maximaal 2 decimalen

21. Totaal tussentelling

22. BTW bedrag(en) tegen het juiste tarief;

(fustwaskosten vallen onder het dienstentarief)

23. Totaal factuurbedrag in maximaal 2 decimalen

Aanvullende aandachtspunten m.b.t. facturatie

01. Correctienota’s dienen separaat te worden opgesteld en te

verwijzen naar het originele factuurnummer en Bidvest Deli XL

inkooporder.

02. Naleveringen dienen separaat te worden gefactureerd en te

verwijzen naar het unieke K(lacht) M(anagement) S(ysteem)

nummer van de service order. Dit nummer is terug te vinden op de

fax die wordt aangeleverd door de vestiging.

03. Kortingen dienen te worden verwerkt per factuurregel.

04. Factuurregel sortering dient plaats te vinden op basis van het

Bidvest Deli XL artikelnummer.

05. Bijkomende specifieke kosten dienen apart te worden vermeld.

06. Uiterlijk vijf werkdagen na een manco-melding en/of retourzending

dient Bidvest Deli XL een creditnota te ontvangen. Bidvest Deli XL

behoudt zich het recht voor om gevraagde, maar niet ontvangen

creditnota’s te verrekenen. Bidvest Deli XL stelt hiervoor zelf een

factuur op, welke wordt verrekend met uw facturen aan Bidvest

Deli XL.

07. Indien Bidvest Deli XL i.o.v. de leverancier goederen vernietigt, zal

Bidvest Deli XL de leverancier een retourbon sturen inclusief evt.

stortkosten. Aan de hand van deze retourbon dient de leverancier

een creditnota op te stellen.

Fustwas Centrale Landelijk Vers Centrum

Bidvest Deli XL verwacht van haar dagversleveranciers dat deze de

goederen aanbieden in schoon fust. Indien gewenst kan er gebruik worden

gemaakt van de Fustwas Centrale in Ede. Voor het wassen van “Bidvest

Deli XL Groene Kratten” wordt een wastarief berekend, dat jaarlijks wordt

geïndexeerd. Voor meer informatie m.b.t. de mogelijkheden en tarieven,


wordt verwezen naar de vaste contactpersoon op afdeling Buying &

Merchandising. Bidvest Deli XL stuurt géén factuur voor waskosten.

Deze kosten dienen samen met afgehaalde “Deli XL Groene Kratten” te

worden gecrediteerd. De GTIN code voor waskosten is 08710803190052.

Leverancier verstuurt wekelijks op donderdag een weekprognose van het

aantal af te halen kratten.

Klacht Management Systeem (KMS)

Bidvest Deli XL bepaalt per klacht wie de veroorzaker is. Is dit de

leverancier dan ontvangt deze hiervan een melding.

Bidvest Deli XL maakt bij het afhandelen van klachten gebruik van een

Klacht Management Systeem. Bij de communicatie hierover wordt gebruik

gemaakt van een KMS rapport met uniek klacht-referentienummer.

Bidvest Deli XL verwacht hierop binnen 24 uur een reactie. Bij de

administratieve afhandeling van de klacht dient dit KMS-nummer vermeld

te worden. De factuur dient naast het KMS-nummer ook klantnaam, evt.

herstelkosten, goederen en evt. lastdragers te bevatten.

Kwaliteitsklachten & manco’s bij versleveranciers

De afhandeling van de kwaliteitsklachten en manco’s bij versleveranciers

wordt conform onderstaand schema uitgevoerd.

Vers < € 30,- > € 30,-

Kwaliteit De oorzaak van de kwaliteitsklacht

wordt niet ter discussie gesteld.

Bidvest Deli XL ontvangt hierover

geen creditnota van de leverancier.

De financiële afhandeling van de

kwaliteitsklacht vindt periodiek

plaats via een verzamelfactuur

opgesteld door Bidvest Deli XL.

(code 125)

De veroorzaker

van de

kwaliteitsklacht is

de leverancier.

Bidvest Deli XL

ontvangt hiervoor

een creditnota

van de leverancier

(code 124)

De veroorzaker

van de

kwaliteitsklacht

is Bidvest Deli

XL

(code 122)

Manco De oorzaak van de manco

wordt niet ter discussie

gesteld. Bidvest Deli XL

ontvangt hierover geen

creditnota van de leverancier.

De financiële afhandeling van

de manco vindt periodiek

plaats via een

verzamelfactuur opgesteld

door de leverancier

(code 115)

De veroorzaker

van de manco is

de leverancier.

Bidvest Deli XL

ontvangt hierover

een creditnota

van de

leverancier.

(code 114)

De veroorzaker

van de manco is

Bidvest Deli XL

(code 112)

Herstellingen Alle herstellingen worden geregistreerd op de verzamelfactuur (opgesteld

door Bidvest Deli XL). In principe vindt de herstellevering plaats door de

leverancier. De leverancier ontvangt te allen tijde, ongeacht de

schuldbepaling € 35,- Indien de leverancier niet in staat is om te

herstellen, regelt Bidvest Deli XL de herstelling en brengt tevens € 35,- in

rekening bij de leverancier. Alleen herstellingen bij bestelfouten en

registratiefouten (zie herstelopdracht) worden niet in rekening gebracht

als Bidvest Deli XL het vervoer verzorgt.


Contactgegevens

Voor vragen over facturatie en/of betalingen kunt u contact opnemen met

de afdeling Account Payable via:

Email: [email protected]

Telefoon: +31 (0)318 679 529

Fax: +31 (0)318 678 659 (bij voorkeur via mail)

Bijlage 3 Pakbon

Bijlage 4 Creditnota

Bijlage 5 Vrachtbrief

Bijlage 6 Creditnota vanuit KMS

Bijlage 7 Retourbon Leverancier

Bijlage 15 Facturatie adressen Rechtstreekse Zendingen

mailto:[email protected]


Hoofdstuk 8 - Key Performance Indicatoren (KPI’s) Om onze gezamenlijke performance op een maximaal niveau te brengen volgt

Bidvest Deli XL uw aandeel hierin nauwlettend. Wekelijks controleert Bidvest Deli

XL de onderstaande Key Performance Indicatoren en uw prestatie per indicator.

De volgende KPI’s hanteert Bidvest Deli XL:

Logistiek:

- Volledigheid levering; minimum van 99,5%

- Tijdigheid van aanlevering; minimum van 99%

- Artikelidentificatie conform eisen; 100%

- Temperatuur bij aflevering conform voorwaarden; 100%

- THT bij aflevering conform norm en Fifo; 100%

- Aantal nee-verkopen door niet uitleveren maximum 0,25%

Administratie:

Juiste indeling van factuur; 100%

Retouren, crediteringen, lastdragers worden gescheiden gefactureerd 100%

Inkoopprijzen conform artikeldatabase Bidvest Deli XL; 100%

Lastdragerregistratie conform voorwaarden. 100%

Tijdig verstrekken van creditnota’s conform afspraak 100%

Correctheid vrachtdocumenten, kratkaart & palletsticker 100%

Toepassing overeengekomen lastdragers 100%

Correct gebruik brondocumentatie. 100%

Klachten

Doorlooptijd van incidenteel ernstige klachten < 3 dagen

Doorlooptijd afhandeling klachten vanuit KMS < 3 dagen

Aantal klachten max. 0,5% van de orderregels

Doorlooptijd afhandeling herstel- nalevering o.b.v. het in Hoofdstuk 4,

bladzijde 14 genoemde herstelnetwerk per postcode gebied.

De extra kosten die Bidvest Deli XL maakt doordat de ondergrens van de KPI’s

niet wordt behaald, worden individueel per leverancier berekend, en verrekend

met de betalingen aan de leverancier.


Bijlage 1 Datapool opstart form

DATAPOOL PROFILE – BIDVEST DELI XL

Send an email to: [email protected]

Include the following information

Your GLN address

Datapool u are using

o GS1/DAS

o PS in Foodservice

Contact person:

o email address

o telephone number

Publish the data to address; GLN Bidvest Deli XL

headquarters:8713018002219

Mandatory fields 1SYNC/GS1DAS – Bidvest Deli XL

1. A product description which contains a good description of the article. A

product description cannot contain the value <no name>. An example of a good

product description is;

Please note that if this attribute is not filled in 1SYNC/GS1DAS, the article

is incomplete and cannot be used by Bidvest Deli XL.

2. Net content;

3. Packaging type;

4. Internal item number;

5. Measures;

Please note that the net weight of the higher level unit of measure must

be equal to the net weight of the lower unit, multiplied by the factor.

mailto:[email protected]


6. Number of items on pallet layer and number layers per pallet;

7. Pallet type;

8. Intrastat code;

9. GPC code;

10. Country of origin;

11. Storage/ handling temperatures;

12. Data on product lifespan;

13. If applicable; when the article is going to be discontinued;

14. A set of GTINs linked together instead of separate GTINs;

Please note that it is not mandatory to assign an (administrative) GTIN to

the pallet level in the hierarchy, but it is highly encouraged to do so.


Bijlage 2 Richtlijnen aanleveren packshots


Bijlage 3 Factuur


Bijlage 3 Pakbon


Bijlage 4 Creditnota


Bijlage 5 Vrachtbrief


Bijlage 6 Creditnota vanuit KMS


Bijlage 7 Retourbon


Bijlage 8 Pallet Gereedbon


Bijlage 9 Pakbon


Bijlage 10 Kratkaartje

Voorbeeld fustkaart

3. Klantnaam(30 pos, 8)

2. Klantnr/aflevercode(8 pos, 8 )

4.Adres(27pos, 8)

5.Postcode plaats (26pos, 8)

6.Leveranciernr (6 pos, 8)

1. Afleverdatum aan klant DeliXL (8 pos, 20.)

10. Fustnummer (12 pos, 14) 9.Route expeditie nummer (6 pos, 44)

12. Batchnummer( 3 pos, 14)

13-08-09

MEPP-73

11. Inkooporderummer (6 pos, 8)

7.Verkorte naam Deli-Xl

vestiging (4 pos, 24) en TC

nummer (2 pos, 24)

102-45

MA-O

Fustnr:5/6

8.Dag (2 pos, 24) - dagdeel(1

pos,24 )

MAA

Afmetingen : Breed 140 mm

Hoog 50 mm

Minimale vrije ruimte aan de beide zijkanten 9 mm (wegens

insteken krat)

Fonttype is COURIER

Lettergrootte staat vermeld achter het aantal posities

Gewenste hoogte= 20 mm en breedte 50 mm. De hoogte van de

code mag nooit kleiner zijn dan 12,7 mm.

Kleurgebruik Kratkaarten Per productgroep hanteert Bidvest Deli XL een kaartkleur Productgroep: Kratkaart kleur: PMS code: Vis Blauw 278 Vlees Rood red U KWG Geel 101 C AGF Groen 351


De gegevens die op de kratkaart moeten worden vermeld zijn een afgeleide van

de gegevens die in het door de leverancier ontvangen bestand staan.

Kratkaart Veld uit het bestand

Opmerkingen

1.Afleverdatum aan klant Leverdatum klant

2. Klantnummer / aflevercode Klantnummer en aflevercode

3. Klantnaam Naam afleveradres

4. Adres Afleveradres

5. Postcode / plaats Postcode numeriek

/postcode alfanumeriek / aflever woonplaats

6. Leveranciernummer Leveranciernummer

7. Verkorte naam Bidvest Deli

XL vestiging / TC nummer

Uit interne

omnummertabel leverancier software

Bidvest Deli XL kan een

opgave verstrekken van DC en TC combinaties, met de gangbare verkorte naam

8. Dag / dagdeel Dag is eerste 2 posities

van dag overeenkomend met afleverdag. Dagdeel is indicatie aflevertijdstip

9. route expeditie nummer Routenummer en Expeditienummer

10. Kratnummer Vanuit productie leverancier, eerste cijfer geeft kratnummer aan, tweede is het totaal

aantal krat voor klant

Bidvest Deli XL

11. Inkoopordernummer Inkoop ordernummer

12. Batchnummer Batchnummer


Kratkaartje voor Direct Delivery orders

Dc-naam wordt DIRD-55, routenr. Wordt een nr. van de leverancier

Voorbeeld fustkaart

3. Klantnaam(30 pos, 8)

2. Klantnr/aflevercode(8 pos, 8 )

4.Adres(27pos, 8)

5.Postcode plaats (26pos, 8)

6.Leveranciernr (6 pos, 8)

1. Afleverdatum aan klant DeliXL (8 pos, 20.)

10. Fustnummer (12 pos, 14) 9.Route expeditie nummer (6 pos, 44)

12. Batchnummer( 3 pos, 14)

13-08-09

MEPP-73

11. Inkooporderummer (6 pos, 8)

7.Verkorte naam Deli-Xl

vestiging (4 pos, 24) en TC

nummer (2 pos, 24)

102-45

MA-O

Fustnr:5/6

8.Dag (2 pos, 24) - dagdeel(1

pos,24 )

MAA

Afmetingen : Breed 140 mm

Hoog 50 mm

Minimale vrije ruimte aan de beide zijkanten 9 mm (wegens

insteken krat)

Fonttype is COURIER

Lettergrootte staat vermeld achter het aantal posities

Gewenste hoogte= 20 mm en breedte 50 mm. De hoogte van de

code mag nooit kleiner zijn dan 12,7 mm.

Kleurgebruik Kratkaarten Per productgroep hanteert Bidvest Deli XL een kaartkleur Productgroep: Kratkaart kleur: PMS code: Vis Blauw 278 Vlees Rood red U KWG Geel 101 C AGF Groen 351


De gegevens die op de kratkaart moeten worden vermeld zijn een afgeleide van

de gegevens die in het door de leverancier ontvangen bestand staan.

Kratkaart Veld uit het bestand

Opmerkingen

1.Afleverdatum aan klant Leverdatum klant

2. Klantnummer / aflevercode Klantnummer en aflevercode

3. Klantnaam Naam afleveradres

4. Adres Afleveradres

5. Postcode / plaats Postcode numeriek

/postcode alfanumeriek / aflever woonplaats

6. Leveranciernummer Leveranciernummer

7. Verkorte naam Bidvest Deli

XL vestiging / TC nummer

Uit interne

omnummertabel leverancier software

Bidvest Deli XL kan een

opgave verstrekken van DC en TC combinaties, met de gangbare verkorte naam

8. Dag / dagdeel Dag is eerste 2 posities

van dag overeenkomend met afleverdag. Dagdeel is indicatie aflevertijdstip

9. route expeditie nummer Routenummer en Expeditienummer

Hierin staat altijd 00000. Geen route Bidvest Bidvest

Deli XL dus.

10. Kratnummer Vanuit productie leverancier, eerste cijfer geeft kratnummer aan,

tweede is het totaal

aantal krat voor klant Bidvest Deli XL

11. Inkoopordernummer Inkoop ordernummer

12. Batchnummer Batchnummer n.v.t. ?


Bijlage 11 Artikelnummers lastdragers

Lastdragers

Bidvest Deli XL onderscheidt de volgende type lastdragers.

De typen worden voortaan ook apart benoemd door middel van een

artikelnummer, namelijk:


Bijlage 12 EDI profiel Bidvest Deli XL


Bijlage 13 EDI Contact formulier

Op dit formulier kunt u de gegevens van uw elektronische postbus invullen.

Na ontvangst van het volledig ingevulde formulier zullen we zo spoedig mogelijk kontakt met u opnemen.

Ons EDI profiel is verkrijgbaar via onderstaande contactpersoon en/of uw vaste contact binnen Deli XL.

> verplicht getypt veld

Adres

Postcode

Woonplaats

G=Givenname

O=Organisation

n.v.t.

E-mail adres contactpersoon [email protected]

E-mail adres

A= ADMD

C= country

Bas van der Laan

U-nummer

Algemeen EDI contactpersoon Deli XL

Retourneren aan

S=Surname

Laatste versie: 29-10-2010 l Eerdere versies worden niet in behandeling genomen.

EDI contactgegevens

Firma naam

Tabblad Identifying Information

Telefoonnummer

Contactformulier Electronic Data Interchange (EDI)

P= PRMD

Contactpersoon EDI

Tabblad Communication

EAN-adrescode (13 posities)

Datum


Bijlage 14 Toelichting bestanden communicatie module Bidvest Deli XL

Lay-out bestandsnaam

Positie

van

Positie

tot

Toelichting

1 1 staat voor Grootverbruik

2 6 is het leveranciersnummer bij Bidvest Bidvest Deli XL zonder de laatste

positie

7 7 Soort Bestand:

V: Voorinformatie

J: Jit-bestelling is de definitieve order

T: Terugmelding

8 8 Bestellend RVC/HV:

V: Verscentrum/Horeca-Helmond

O: Verscentrum -Meppel

R: Verscentrum/Horeca -Schiedam

A: Verscentrum –Amsterdam

C: Horecavestiging Tilburg

G: Horeca vestiging Geleen

J: Horeca vestiging Drachten

K: Horeca vestiging Groningen

N: Horeca vestiging m Emmen

P: Horeca vestiging Hengelo

T: Horeca vestiging Hoofddorp

W: Horeca vestiging Nieuwegein

X: Horeca vestiging Burgh Haamstede

M: Direct Delivery, DC55, is altijd een definitieve order

9 10 Volgnummer. Er kan spraken zijn van meerdere bestanden.

G13018JI01

G staat voor Grootverbruik

13018 Het volledig leveranciersnummer is dus in dit voorbeeld 130180.

J Aanduiding dat het een JIT-(definitieve) bestelling betreft

I Geeft aan dat de bestelling bestemd is voor Verscentrum (RVC)-

Helmond.

01 Het eerste bestand

N.b.:

De bestandsnaam van de bestelling en voorinformatie wordt door Bidvest Deli XL

toegekend. De bestandnaam van de terugmelding wordt door de leverancier

toegekend, maar deze dient de bestandsidentificatie in de records niet aan te

passen.


Bestandslay-out Direct Delivery bestelling Attribuut Format Type Toelichting

DC nummer 2 Alfanumeriek

Leveranciersnummer 6 Alfanumeriek

Inkoop ordernummer 6,0 Numeriek

Klantnummer 5 Alfanumeriek

Aflever code 1 Alfanumeriek

Leverdatum Verscentrum 8,0 Numeriek

Routenummer 3,0 Numeriek 000

Expeditienummer 2,0 Numeriek 00

Batchnummer 3 Alfanumeriek

Bestandsidentificatie 10 Alfanumeriek

Naam afleveradres 30 Alfanumeriek

Afleveradres 22 Alfanumeriek

Huisnummer 5,0 Numeriek

Aflever woonplaats 18 Alfanumeriek

Postcode numeriek 4,0 Numeriek

Postcode alfanumeriek 2 Alfanumeriek

Inkoop orderregelnummer 6,0 Numeriek

Magazijn regelnummer 5,0 Numeriek

Artikelnummer Bidvest Bidvest Deli XL

6 Alfanumeriek

Artikelnummer Leverancier 13 Alfanumeriek

Aantal inkoopeenheden 7,2 Numeriek

Portie aantal 5,0 Numeriek

Portie inhoud 6,3 Numeriek Uitgedrukt in KG

Portie eenheid 2 Alfanumeriek altijd KG

Artikel specificatie 25 Alfanumeriek

Orderkop nummer 6,0 Numeriek

Orderregel nummer 3,0 Numeriek

Leverdatum klant 8,0 Numeriek

Levercode 2 Alfanumeriek 08 = Direct Delivery

Indicatie aflevertijdstip 1 Alfanumeriek D = dag

O = ochtend M = middag A = avond N = nacht

Bijvoorbeeld: format 6,3 numeriek. Dit betekent dat het attribuut een lengte

heeft van 6 posities, waarvan 3 decimalen. De komma wordt niet in het veld

opgenomen.

Voorbeeld definitieve bestellingen

i.pv. 30 gehaktballen zijn er 20 gehaktballen geleverd die tezamen 2,2 KG wegen,

vacuüm verpakt

Aantal inkoopeenheden 2,00

Portie aantal 20

Portie inhoud 2,2

Portie eenheid KG

Artikelspecificatie vacuüm verpakt

1 Biefstuk van 2,5 kg = 2,5 KG inkoopeenheden


Portie aantal 1

Portie inhoud 2,500


Portie eenheid KG

Artikelspecificatie ‘ ‘

1 Papaja; wordt in stuks besteld, maar per gewicht berekend


Portie aantal

Portie inhoud

Portie eenheid


1 bloemkool; wordt in stuks besteld en ook in stuks berekend


Portie aantal

Portie inhoud

Portie eenheid


Bestandslay-out Terugmelding Direct Delivery Attribuut Format Type Toelichting

DC nummer 2 Alfanumeriek

Leveranciersnummer 6 Alfanumeriek

Inkoop ordernummer 6,0 Numeriek

Inkoop orderregelnummer 6,0 Alfanumeriek

Bestandsidentificatie 10 Alfanumeriek N.b.: dit is de

bestandsidentificatie uit de bestelling!

Magazijn regelnummer 5,0 Numeriek

Artikelnummer Bidvest Bidvest

Deli XL

6 Alfanumeriek

Artikelnummer leverancier 13 Alfanumeriek

Geleverde inkoopeenheden 7,2 Numeriek

Geleverd gewicht 7,2 Numeriek

Geleverd portie aantal 5,0 Numeriek

Lastdragernummer 14 Alfanumeriek Specifiek voor lastdragers

Klantnummer 5 Alfanumeriek Specifiek voor lastdragers

Aflevercode 1 Alfanumeriek Specifiek voor lastdragers

Routenummer 3 Alfanumeriek Specifiek voor lastdragers

Expeditienummer 2 Alfanumeriek Specifiek voor lastdragers

Verkoopprijs 9,3 Numeriek In de inkoop eenheid

Verkoopordernummer 6,0 Numeriek Bidvest Bidvest Deli XL ordernr. uit order bestand, orderkop nummer.

Bijvoorbeeld: format 7,2 numeriek. Dit betekent dat het attribuut een lengte

heeft van 7 posities, waarvan 2 decimalen. De komma wordt niet in het veld

opgenomen.

Tijdens de opstart zal gebruik worden gemaakt van het document “Elektronische

vers communicatie” waar de verdere technische beschrijving wordt toegelicht.

Voorbeeld van een artikel terugmeldingen

i.p.v. 30 gehaktballen zijn 20 gehaktballen geleverd die tezamen 2,2 KG wegen:


Nieuw gewicht 2,20


Portie aantal 20

i.p.v. 2,5 kg biefstuk zijn 2,8 kg biefstuk geleverd:


Nieuw gewicht 2,80

Portie aantal 1

De Papaja wordt geleverd en weegt 450 gram


Nieuw gewicht 0,45

Portie aantal

De bloemkool wordt geleverd


Nieuw gewicht

Portie aantal


Bijlage 15 Facturatie adressen Rechtstreekse Zendingen

Bidvest Deli XL Ede Bidvest Deli XL Helmond

Afdeling Crediteuren Scanning Afdeling Crediteuren Scanning

Postbus 652 Postbus 660

6710 BR Ede 6710 BR Ede

Bidvest Deli XL LVC Ede Bidvest Deli XL Hengelo



6710 BP Ede 6710 BR Ede

Bidvest Deli XL DC Ede Bidvest Deli XL Hoofddorp



6710 BN Ede 6710 BR Ede

Bidvest Deli XL Burgh-Haamstede Bidvest Deli XL Nieuwegein



6710 BD Ede 6710 BR Ede

Bidvest Deli XL Drachten Bidvest Deli XL Schiedam



6710 BP Ede 6710 BR Ede

Bidvest Deli XL Emmen Bidvest Deli XL Tilburg



6710 BP Ede 6710 BS Ede

Bidvest Deli XL Geleen Bidvest Deli XL Amsterdam




Bidvest Deli XL Groningen Bidvest Deli XL Meppel





Bijlage 16 Opstartformulier leverancier

www.delixl.nl

Leveranciershandboek2015nl

Documents

Transcript of Leveranciershandboek2015nl