Leren en verbeteren met verschillende kwaliteitsinstrumenten€¦ · • Een breed draagvlak vanuit...

Leren en verbeteren

met verschillende kwaliteitsinstrumenten

Kenniscarrousel scanners en coaches WOL, 24 september 2020

www.waardigheidentrots.nl

Programma

Deel 1 Leren en verbeteren met ZZP-formatietool, audittool

Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg en KVC

Deel 2 Leren en verbeteren speerpunt KK verpleeghuiszorg

Deel 3 Leren en verbeteren met de KVC

Deel 1

Leren en verbeteren met

ZZP-formatietool, audittool Kwaliteitskader

Verpleeghuiszorg en KVC


ZZP-formatietool en audittool Kwaliteitskader

Verpleeghuiszorg

• Voor leren en verbeteren is stabiel team met voldoende tijd en competenties een

voorwaarde

• ZZP-formatietool brengt in kaart hoeverre formatie past bij de ZZP-mix

• Met de audittool Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg wordt kwaliteit op afdeling verder

inzichtelijk gemaakt en verbeterd

• Als basisveiligheid op orde is dan kan worden gestart met de KVC waarbij de ervaringen

van medewerkers en cliënten centraal staan


Hoe werk je met de ZZP-formatietool, audittool

Kwaliteitskader verpleeghuiszorg en de KVC?

1e filmpje: Margriet Boerma vertelt over de ZZP-formatietool en audittool Kwaliteitskader

Verpleeghuiszorg. Voor vragen: Margriet Boerma [email protected]

2e filmpje: Anne Mieke den Ouden vertelt over hoe zij gebruik maakt van de ZZP-

formatietool, audittool kwaliteitskader en hoe ze hierbij de KVC inzet. Voor vragen over de

toepassing van deze tools in de WOL-trajecten: Anne Mieke den Ouden

[email protected]

mailto:[email protected]



1. Filmpje: gebruik van ZZP-formatietool en audittool


2. Filmpje: toepassing ZZP-informatietool, auditinstrument

en KVC

Deel 2

Leren en verbeteren speerpunt in

kwaliteitskader verpleeghuiszorg


Kwaliteitskader VerpleeghuiszorgSamen leren en verbeteren

‘Dit kwaliteitskader legt nadruk op leren als basis voor kwaliteitsverbetering’

Verplichtingen:

▪ Continue werken aan verbeteren door zorgverleners

▪ Lerend vermogen zichtbaar maken

▪ Clientraadpleging

▪ Kwaliteitsplan met verbeterparagraaf per locatie

▪ Jaarlijks uitbrengen van een kwaliteitsverslag


Leren en verbeteren in kwaliteitskaderZorgverleners en zorgorganisaties hebben de verantwoordelijkheid en het vertrouwen om in

de lokale context continu samen aan de verbetering van kwaliteit van zorg en ondersteuning

te werken. Leren en verbeteren is niet vrijblijvend, maar is de norm voor goede kwaliteit van

zorg.

1. Kwaliteitsmanagementsysteem

2. Jaarlijks geactualiseerd kwaliteitsplan

3. Jaarlijks kwaliteitsverslag

4. Continu werken in de praktijk aan verbeteren door zorgverleners

5. Deel uitmaken van een lerend netwerk


Belang leren en verbeteren de realiteit

Bekende smoezen:

‘Alweer iets nieuws’

‘Ze luisteren toch niet’

‘We weten niet welke kennis nodig is’

‘Ik doe het al jaren zo’

‘Dat is iets voor de afdeling kwaliteit’

Bron: nieuwsbrief Vilans; 11 tips voor leren in de praktijk


Hoe dan wel? Wat is van invloed op leren en verbeteren

• Gebruiksvriendelijk: Als een handleiding/ tool/systeem niet begrijpelijk is of intuïtief,

dan is de kans kleiner dat mensen ermee aan de slag gaan.

• Kenmerken van personen: Het gaat dan om individuele factoren (zoals motivatie) en

groepsfactoren (zoals de samenwerking in het team).

• Hoe zit de organisatie in elkaar? Denk hierbij aan materiële factoren (zoals tijd en

werkende ICT-systemen) en immateriële factoren (zoals het beleid en de cultuur van de

organisatie).

Bron: onderzoeker Marion Kersten (Universiteit van Tilburg)


Leren en verbeteren als onderliggend proces

….. Daarbij gaat het niet zozeer om de foto,

maar om de film van hoe een zorgorganisatie

met zorgverleners en cliënten aan de

verbetering van kwaliteit van verpleeghuiszorg

werkt.

➢ Dit vraagt een goed werkende leercyclus (PDCA-

cyclus) in de hele organisatie


Hoe werkt het? PDCA en PDSA

Plan(afspreken/

beleidsplan) + Act (bijstellen)

tijdens de Dialoog

Do: verbeteren (uitvoeren

verbeteracties)

Check: (jaarlijkse)

meting - hoe staan we ervoor?

Plan: wat je wilt gaan

monitoren of onderzoeken

Do: Voer onderzoek uit gedurende x

dagen/ weken

Study: analyseer de uitkomsten en bespreek in

het team

Act: maak afspraken

over vervolgacties

o.b.v. de uitkomsten

Kortcyclisch

verbeteren:

PDSA

PDCA


Op verschillende niveaus

Deel 3

Leren en verbeteren met de KVC


Wat is de Kwaliteit Verbetercyclus? KVC is aanpak die kan worden gebruikt om de leercyclus (PDCA) in alle lagen van de

organisatie te implementeren en te borgen.

De belangrijkste elementen:

- Cyclisch werken volgens inzicht, dialoog, verbeteren door de hele organisatie

- Implementatieplan: o.a. voorwaarden, planning, communicatie

- Overlegstructuur

- Rollen en verantwoordelijkheden

- Inbedding in beleidsplannen en verantwoording

- Evt. gebruikmakend van digitale KVC instrumenten


Introductiefilmpje KVC


KVC instrumenten

• Digitale vragenlijst (Verbetermeting 360) en dashboard

• Verbetertool: enquête omgeving t.b.v. onderzoeken en monitoren van verbeterpunten

• Digitaal verbeterbord: afspraken en acties bijgehouden

De software is ondersteunend aan de leercyclus en is niet verplicht en noodzakelijk. De

leercyclus (inzicht, dialoog en verbeteren) kan vaak ook zonder aanvullende software

worden geïmplementeerd. Er kan worden daarvoor gebruik worden gemaakt van systemen

en werkwijzen die al aanwezig zijn in de organisatie.


Verbetermeting 360

Vragenlijst:

• Gebaseerd op Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg

• Netto promotor score (NPS): verplichte cliëntervaringsmeting

• Op teamniveau uitgezet, verschillende perspectieven

Dashboard:

• Resultaten realtime beschikbaar op teamniveau

• Beste scores, slechtste scores, meest belangrijke onderwerpen

• Verschillen tussen perspectieven vergelijken

• Aggregatie op locatie, organisatieniveau

• Teams vergelijken


Succesfactoren verbetermeting

• Inzicht op basis van KK verpleeghuiszorg: hoe dragen wij vanuit onze rol bij aan

kwaliteit?

• MT, beleid krijgen vanuit PP inzicht in de ervaringen mbt de randvoorwaardelijke

thema’s. Ook zij gaan in dialoog.

• Resultaten beschikbaar in dashboard, selecties en aggregatie mogelijk.

• Jaarlijkse meting:

– Check! Hebben de verbeteringen tot resultaat geleid? + verantwoording

– CTO

– Input voor kwaliteits-, beleids- en teamplannen: wat zijn de thema’s voor de komende periode

Nadeel: de lijst is lang en blijkt voor sommige respondenten moeilijk


Succesfactoren digitale verbetertool

• Mogelijkheid om te onderzoeken en monitoren en resultaten te toetsen: heeft het het

juiste resultaat opgeleverd? (PDSA)

• Zet aan tot dialoog: wat willen we weten? > dwingt tot gezamenlijk perspectief

• Van sentiment naar objectievere informatie

• Acties en resultaten zijn vastgelegd > verantwoording en leren van elkaar

• Inspraak kunt creëren van medewerkers en bewoners/familie

Nadeel: vraagt wat van de digitale vaardigheid van medewerkers (kartrekker)


Ervaringen uit de praktijk: wat levert werken met de KVC op?

• M.b.v. KVC wordt op verschillende lagen in de organisatie gewerkt aan leren en verbeteren

• KVC draagt bij aan bewustwording, stimuleert tot reflectie en vervolgens tot handelen

• Het kort-cyclische leren speelt in op de dynamische (zorg)omgeving

• Verbeterpunten worden snel zichtbaar en kunnen vervolgens snel opgepakt worden

Wat is daarvoor nodig?

• Draagkracht in organisatie en kartrekkers binnen teams noodzakelijk

• (Zorg)medewerkers moeten voldoende worden meegenomen in bedoeling van KVC

(motivatie)

• Stabiliteit, veiligheid en openheid binnen een team is een voorwaarde

De KVC succesvol implementeren


Ophalen ervaringen uit de praktijk

• Zes interviews met uiteenlopende organisaties (verschil in regio, grootte organisatie)

• Welke ervaringen hebben organisaties met KVC? Wat zijn succesfactoren of juist

aandachtspunten?

• Met de KVC wordt een (cultuur)verandering op gang gebracht, waarbij de implementatie

een grote rol speelt

• De ervaringen zijn gebruikt om invulling te geven aan cruciale stappen binnen het

verandermodel van Kotter

• De stappen van verandermodel Kotter sluiten aan bij de werkwijze van KVC


Hoe breng je een lerende organisatie

op gang? Verandermodel Kotter


1. Verhoog urgentiebesef

• IGJ

• Kwaliteitstraject W&t

• Scan WOL

• Bestuur die kwaliteit van zorg blijvend op de agenda heeft gezet

• Behoefte om zicht te krijgen op verschillende ervaringen rondom kwaliteit van zorg

• Maar ook: herkenbare frustraties in teams (meer bottom-up willen werken)

• In gesprek met elkaar over de kwaliteit van zorg en concrete vervolgstappen zetten


2. Vorm een leidend team

• Verbeter- of projectteam: verbetercoördinator/projectleider, teamleiders, MT, beleid, ICT

• Multidisciplinariteit in verbeterteam (b.v. verpleegkundige, beleid, coach)

• De projectleider heeft een aanjagende en coördinerende functie

• Medewerkers in verbeterteam zorgen voor korte lijntjes en nauw contact met werkvloer


3. Ontwikkel visie en strategie

• Hoe sluit KVC bij ontwikkeling en visie van organisatie

• Implementatieplan (b.v. aanstellen van leercoaches)

• Bewuste keuzes in hoe gaan we inzicht, dialoog en verbeteren vormgeven (b.v. tijdens

reguliere teamoverleggen)

• Medewerkers krijgen tijd om op deze manier te (leren) werken

• Teams worden begeleidt in deze nieuwe manier van werken

• Plannen en organiseren van de stappen inzicht, dialoog en verbeteren


4. Communiceer verandervisie

• Evt. een (organisatiebrede) kick-off

• Nieuwsbrieven, informeren bewoners en familie

• Kartrekkers binnen teams gericht op kwaliteitsverbetering (bottom-up)

• Teamoverleg voor introductie KVC en bespreken voortgang


5. Creëer breed draagvlak

• Een breed draagvlak vanuit het bestuur geeft een stevige basis

• Ruimte en tijd creëren om met deze werkwijze te (leren) werken

• De KVC laten aansluiten op wat al gedaan en gebruikt wordt binnen de organisatie

(digitale middelen, kwaliteitsoverleggen)

• Medewerkers meenemen in het traject en eigenaarschap geven


6. Realiseer korte termijn resultaten

• Dialooggespreken worden vaak als succes ervaren (reflectie, openheid in team)

• Het inzoomen op thema’s die actueel zijn en waar medewerkers in de dagelijkse praktijk

mee aan de slag kunnen:

• Bezoekregeling aangepast → samenwerking met familie/naasten versterkt

• Disbalans tussen flex/vast personeel → nieuwe afspraken gemaakt

• Last van rondslingerend afval → meer afvalbakken

• Cliënten voelen zich gehoord

• Blinde vlekken zichtbaar maken


7. Volhouden en ga door

• Duidelijke afspraken en deadlines rondom verbeteracties

• Teams leren van elkaar door (leer)ervaringen uit te wisselen over behaalde successen

en waar ze tegenaan zijn gelopen

• Kartrekker binnen een team om het werken aan kwaliteit actief te houden

• Een verbeterbord is helpend in het zien en volgen waaraan gewerkt wordt


8. Veranker het nieuwe systeem (bestendigen)

• Gebruik van resultaten t.b.v. verantwoording (aantal en resultaat verbeteracties) →

aantonen lerende organisatie

• Resultaten gebruiken voor input voor management overleggen, P&C, beleidsplannen

• Deze werkwijze een vaste plek geven in de kwaliteitsontwikkelingen

• Vier behaalde successen en ga hierover in gesprek met elkaar (posters, intranet etc.)


Belangrijke elementen KVC met model KotterUitwerking organisatie Present

1. Urgentiebesef 2. Leidende coalitie 3. Visie en strategie 4. Communicatie

5. Draagvlak 6. Korte termijn resultaten 7. Volhouden 8. Bestendigen

• Bestuur had

kwaliteit van zorg

strategisch doel

• IGJ-rapport

• Projectteam

verschillende

disciplines

• Korte lijntjes

• Kernbegrip leren in

visie

• KVC ruggengraat

’Samen Leren’

• Teamoverleg voor

introductie KVC en

bespreken

voortgang

• Bestuur wilde

positieve impuls

• Aannemen van

leercoaches

• Samenwerking

familie versterkt

• Looproutes

aangepast

• Afspraken en

deadlines

• Leerervaringen

uitwisselen

• Resultaten in

verslagen (MT,

ZK), intranet en

teamoverleggen


Belangrijke succesfactoren

• Kartrekkers en projectteam (vorm een leidend team)

• Bewuste keuzes in hoe gaan we inzicht, dialoog en verbeteren vormgeven en teams

worden begeleidt bij nieuwe manier van werken (visie en strategie)

• Een organisatiebrede kick-off en informeer familie/bewoners (communicatie visie)

• Commitment: gaan we dit samen doen met de hele organisatie en medewerkers krijgen

tijd om op deze manier te (leren) werken (draagvlak creëren)

• Voldoende tijd voor teamsessies en verbeteren (volhouden en ga door)


Belangrijke aandachtspunten

• Rekening houden met mate van zelfstandigheid bij een team, vraagt andere vorm van

begeleiding (ontwikkel visie en strategie)

• Vertaalslag van verbeterthema’s naar verbeteracties moet concreet en behapbaar zijn

(korte termijn resultaten)

• Een fysiek verbeterbord werkt soms beter dan digitaal en scherp zijn op afspraken en

deadlines (volhouden en ga door)

• Gebruik resultaten voor meerdere doeleinden (bestendigen)


Wat levert het op?

• Leercoaches (onafhankelijke positie innemen)

• Alle thema’s van KK komen aan bod

• Stevig teamgevoel → gezamenlijke motivatie en breed gedragen

verantwoordelijkheidsgevoel

• Blinde vlekken worden zichtbaar

• Concrete resultaten die zorgt voor dialoog tussen teams, familie en cliënten

• Biedt ruimte voor meer zelfsturing/eigenaarschap bij werkvloer

• Samenwerking en samen leren tussen lagen organisatie


Afsluiting

Voor meer informatie over de KVC: Bellis van den Berg [email protected]

en Clariska van Biessum [email protected]

Heb je behoefte aan een verdiepende bijeenkomst over Leren en verbeteren met behulp

van de KVC op maandag 26 oktober? Laat het ons weten!

Leuk dat je erbij was! Heb je nog vragen?



Leren en verbeteren met verschillende kwaliteitsinstrumenten€¦ · • Een breed draagvlak vanuit...

Documents

Transcript of Leren en verbeteren met verschillende kwaliteitsinstrumenten€¦ · • Een breed draagvlak vanuit...