26 m e i | j u n i 2 0 0 7

Sturen op het informatiesysteem

Het credo uit de

beleggingswereld

is wijd verbreid.

Resultaten uit

het verleden

bieden geen

garanties voor de

toekomst. Wat

op de beursvloer

vanzelfsprekend

is geworden,

blijkt in het be-

drijfsleven een

hardnekkig feno-

meen. Nog elke

dag nemen orga-

nisaties beslissin-

gen op basis van

informatie uit het

verleden. Toch

kunnen informa-

tiesystemen van

groter nut zijn

dan alleen voor

het genereren

van rapportages

over voorbije pe-

rioden. Zeker in

een markt waarin

verandering eer-

der regel is dan

uitzondering. Te k s t : J e r o e n Z e e u w

RESULTATEN UIT HET VERLEDEN EN GARANTIES VOOR DE TOEKOMST

27I T i n t h e b o a r d r o o m

elementen van een goede informa-

tiehuishouding. Het probleem van

het ontbreken van relevante informa-

tie levert ten eerste te weinig inzicht

in de businessdrivers van de orga-

nisatie. Daarnaast resulteert het in

een gebrek aan inzicht in de toekom-

stige verwachtingen. Tot slot beperkt

het de mogelijkheden om in te spelen

op veranderingen in een dynamische

markt.

MarktontwikkelingenOok LeasePlan werd geconfronteerd

met de beperkingen van het gege-

vensbeheer. De gebruikte tool was

onvoldoende fl exibel voor de orga-

nisatieveranderingen en de actuele

marktontwikkelingen. “Onze gege-

vens beheerden we in een spreadsheet

die we via ons intranet beschikbaar

stelden aan medewerkers binnen de

gehele groep”, vertelt Moss. “Maar de

informatiebehoefte ontwikkelde zich

en daardoor konden we er niet langer

mee uit de voeten.”

Moss sprak al snel de wens uit om

de oplossing aantrekkelijk vorm te

geven, zodat medewerkers er gemak-

kelijker mee zouden werken. “Kennis

is macht”, licht Moss toe. “De gegevens

in onze bedrijfsapplicaties willen we

wereldwijd met elkaar kunnen delen

en rapporteren. Daarnaast is het bin-

nen LeasePlan belangrijk om de data

goed te presenteren. Zo stimuleren

we de gebruikers niet alleen om de

informatie te raadplegen en te actua-

liseren, ook bouwen we zo uiteindelijk

gezamenlijk aan onze marktpositie.”

Grip op de organisatieOp het gebied van de stuurinfor-

matie van managers is momenteel

de behoefte ontstaan aan een goed

hulpmiddel om grip te krijgen op de

organisatie en inzicht in de gestelde

doelen, bijvoorbeeld op het gebied

van winst en groei. Managers defi -

niëren verschillende strategieën of

scenario’s om die doelen te berei-

ken. Vervolgens worden daar plannen

bij gemaakt, budgetten opgesteld en

forecasts berekend. Vanuit de werke-

lijk behaalde resultaten wordt vervol-

gens gekeken of en waar er gereageerd

moet worden op veranderingen in de

markt of achterblijvende resultaten

en prestaties in de eigen organisatie.

In de meeste organisaties blijven die

plannen en budgetten echter beperkt

tot fi nanciële overzichten die geen

representatief beeld vormen van het

businessmodel. Vaak blijven zij te sta-

tisch, doordat ze slechts één keer per

jaar worden gemeten. Daardoor blijft

het lastig om te komen tot waarde-

volle stuurinformatie.

Actuele gegevensLeasePlan ontwikkelde een dash-

board dat de commerciële en fi nan-

ciële verantwoordelijken voorziet van

accurate en actuele gegevens over

de diensten enerzijds en de klan-

ten anderzijds. Het profi tabilitymo-

del geeft inzicht in het rendement op

het portfolio, doordat prospects en

klanten op de vooraf gedefi nieerde

parameters worden beoordeeld. Het

dashboard is corporate van opzet con-

form de huisstijl en maatstaven van

LeasePlan. De applicatie kan lokaal

Graham Moss, projectmanager

bij LeasePlan, vertelt over de uit-

dagingen van het bedrijf als het

gaat om informatievoorziening:

“LeasePlan levert wereldwijd op

hetzelfde niveau diensten en houdt

per vestiging rekening met de ver-

schillende lokale situaties. Zowel

corporate als per vestiging is er

behoefte aan een fl exibel informa-

tieplatform waarmee we de winstge-

vendheid van onze dienstverlening

kunnen bepalen. Ook willen we een-

voudig en accuraat inzicht in de kos-

ten per klant.”

KostenbeheersingBinnen het bedrijf werden produc-

ten en diensten op elkaar afgestemd

ter verbetering van de dienstverle-

ning en de kostenbe-

heersing. Daardoor

werd de behoefte

aan een uniform

informatiesysteem

expliciet. LeasePlan

ontwikkelde een

programma om de

informatievoorzie-

ning te verbeteren,

waarbij onder meer een nieuw pro-

fi tabilitymodel geïmplementeerd

werd.

“We werkten met een complex

model. Dat was weliswaar geba-

seerd op een business-intelligence-

benadering, maar het leverde ons

niet de daadwerkelijke BI-rappor-

tagemogelijkheden. Daardoor vol-

deed het model niet aan de eisen

van onze sales- en accountmana-

gers. Het hielp hen onvoldoende om

effi ciënt te werken. Daarom wilden

we onze informatiehuishouding ver-

beteren”, aldus Moss.

BesturingsproblemenHet komt vaak voor dat managers

op verschillende niveaus binnen een

organisatie over onvoldoende infor-

matie beschikken om gefundeerde

beslissingen te nemen. Vaak wordt er

gekeken naar informatie uit het ver-

leden, die gezien de dynamiek van

de markt snel verouderd is en boven-

dien gebaseerd is op de verkeerde

Figuur 1: Sturen op toekomst

Markt

ToekomstDrivers

“We konden niet langer met Excel uit de voeten”

28 m e i | j u n i 2 0 0 7

informatie van verleden, heden en

toekomst op het juiste moment voor

de juiste personen.

LeasePlan selecteerde Kadenza voor

het ontwikkelen van een profi tabi-

litymodel. Dit model diende te wor-

den gebaseerd op de bestaande tool.

Kadenza hielp LeasePlan met een

inventarisatie van de benodigdheden

binnen het gehele concern. Daarna

werd het bedrijf ondersteund met de

vertaling van zowel de technische als

de zakelijke vereisten voor de ontwik-

keling van het nieuwe model.

Kadenza adviseerde LeasePlan geza-

menlijk een dashboard te ontwikkelen

en te implementeren. “De expertise

op het gebied van

business intelligence

was zeer waardevol”,

licht Moss toe. “We

hebben erg nauw

samengewerkt. Als

vrijwel gelijkwaar-

dige teamleden ver-

taalden zij de vragen

vanuit de organisa-

tie naar middelen die daadwerkelijk

werken.”

BesturingsproblemenAlgemeen en fi nancieel managers

kunnen, kortom, met een hogere fre-

quentie naar de toekomst kijken door

gebruik te maken van een integraal

businessmodel op basis van busines-

sdrivers, KPI’s en fi nanciële overzich-

ten. Zo kunnen zij meer en vooral

betere stuurinformatie verkrijgen,

waardoor verschillende mensen op

verschillende niveaus in een organi-

satie beter in staat zijn om te reageren

op veranderingen in de markt.|

beslissingen genomen omtrent de

bedrijfsvoering op basis van rentabi-

liteit.

Periodieke forcastDe markt verandert continu, dus

moet er ook continu vooruit worden

gekeken. Dat betekent dat alleen een

fi nancieel budget niet voldoende is,

maar dat er veel meer toegevoegde

waarde zit in een periodieke forecast

op basis van die elementen waaruit de

business bestaat. De huidige metho-

diek is veelal een eenmalige exerci-

tie die ‘budget’ heet. Hierbij wordt

veel aandacht besteed aan het fi nan-

ciële plan, dat vervolgens na een paar

maanden niet meer representatief is.

Of – nog erger – dat niet meer gedra-

gen wordt door de mensen die het

plan initieel maakten. Dat kan voor-

komen worden door beter te luisteren

naar de mensen uit de business, vaker

een plan (forecast) te maken gericht

op de toekomst, en daar ook op in te

spelen door de informatie daadwer-

kelijk te gebruiken om beslissingen te

nemen en de organisatie te besturen.

IT ondersteunt de toekomstVeel bedrijven werken nog steeds met

Excel als ‘integrale besturingsom-

geving’ maar alle bovengenoemde

onderwerpen zijn nog nauwelijks

onder te brengen in een traditionele

Excel-omgeving. Zonder onderlig-

gende structuur zoals een database of

datawarehouse, is de informatievoor-

ziening niet meer werkbaar in termen

van bijvoorbeeld consolidatie van

gegevens, onderhoud en beveiliging.

Bedrijven zullen moeten overstap-

pen naar een geïntegreerde omgeving

voor managementinformatie, wat

voordelen oplevert door het beschik-

baar stellen van waardevolle stuur-

JEROEN ZEEUW is manager Planning & Control bij Kadenza (www.kadenza.nl), specialist in enterprise intelligence.

“Plannen worden vertaald naar fi nanciële informatie”

op bepaalde punten worden aange-

past aan de nationale wetgeving of

afwijkende businessomgeving.

Behalve het raadplegen van data kun-

nen gebruikers ook scenario’s opslaan

in het model om deze later opnieuw op

te vragen. “Op die manier kunnen zij

bijvoorbeeld gegevens op het gebied

van winstgevendheid vergelijken met

de actuele situatie of voorspellingen

doen voor toekomstige ontwikke-

ling”, aldus Moss.

Planning vanuit de businessIn veel organisaties is het plannen,

budgetteren en forecasten een aan-

gelegenheid voor de fi nanciële man.

Toch wordt het tegenwoordig alsmaar

interessanter om te plannen vanuit

de business. Immers, de mensen die

dicht bij het vuur zitten, weten goed

wat er in de markt gebeurt en kunnen

waardevolle informatie verschaffen

die vervolgens door bestuurders en

controllers naar fi nanciële overzich-

ten vertaald wordt. Door die mensen

te laten plannen op voor hun bekende

elementen als producten, diensten en

prijzen wordt er meer inzicht gecre-

eerd in de business én in toekomstige

verwachtingen.

Voor LeasePlan was het van belang

medewerkers uit verschillende lan-

den bij het project te betrekken.

Moss: “We ontwikkelden de applica-

tie voor onze sales- en accountmana-

gers en voor onze fi nanciële mensen,

verspreid over de diverse locale ves-

tigingen. Daarom wilden we met hen

het project regelmatig evalueren, met

de gebruikers samen. Op die manier

hebben we het draagvlak voor het

dashboard en het enthousiasme om

ermee te werken aanzienlijk kunnen

vergroten”, aldus Moss.

Financiële informatieNaast de vertaling van businessplan-

ning naar fi nanciële informatie, zijn

organisaties gebaat bij inzicht in de

resultaten per afdeling, product of

dienst. Door ervoor te zorgen dat alle

opbrengsten en kosten worden toe-

gewezen aan producten of diensten,

is het management in staat om op

dat niveau te sturen en worden reële