Kennisdelen 2.0:

4 redenen om er nooit aan te beginnen (of toch?)

Vlaamse overheid Afdeling Communicatie

Over de workshop

• Wie zijn wij?• Kennisdelen 2.0: de case Quagga• Vier redenen (interactief)

Blog

Quagga

Yammer

Yammer

Afspraken!

• Uniek kanaal voor nieuws• Verplicht verslag van opleidingen en congressen

Begin er nooit aan!

Volgens Vincent bloedt dat toch dood

Begin er nooit aan.De eerste reden

Vincent ziet niet in waarom we dit invoeren, volgens hem is het allemaal een hype. Hij is duidelijk niet overtuigd van de meerwaarde…

Wat zou jij doen

om dit soort reacties

te voorkomen?

- 3 ideeën, 1 minuut -

Heldere doelen

Suggesties van de deelnemers• kijk wat het je kan opleveren• wat levert het je op: voorbeelden• ontwikkeling in samenleving onvermijdelijk +

meer werkplezier• voordelen tonen• uitdagen voor andere oplossing• goed en tijdig voorinformeren van de doelgroep• zoek mede-eigenaars• maak het praktisch voor de medewerker: hoe

kan hij deze tools inzetten in zijn werk? wat zijn de voordelen?

• e-mail was ook een hype• noem een beter alternatief!• je hoeft niet deel te nemen• mode, wat is daar slecht aan?• aanhoren meerwaarde die je verwacht• met proberen verlies je niks; gewoon zien hoe

het werkt en of het werkt voor hem• inhoudelijk voorbeelden van succes aandragen• mode kan beklijven, het is geen excuus om een

ontwikkeling te negeren• betrek hem in het proces• laten zien wat werkt• gewoon doen • niet verplicht• voorbeelden laten zien• "internet is een hype" uitspraak Bill Gates• Begin met groep die wel enthousiast is. 

• er zijn ook voorbeelden te bedenken die wél werken

• cijfers uit onderzoek laten zien• geslaagde projecten laten zien• meegaan met innovatie• de praktijk laten zien• de jonge generatie aanhalen en

benadrukken• e-mail was ook ooit een hype• doe er niks mee of doe er je voordeel mee• persoonlijke meerwaarde• op Quagga zetten• meenemen in winst• 'olievlek' beginnen met mensen die het wél

geloven• in gesprek gaan met critici• uitlichten van goede voorbeelden• op de koffie gaan, ontspannen over praten• meerwaarde benadrukken / voordeel• praktijk bewijst het tegendeel: meer en meer

mensen gebruiken moderne media• concrete voorbeelden van

meerwaarde/toegevoegde waarde• persoon betrekken• meerwaarde voor persoon laten ervaren• geef hem een taak in het project• goede voorbeelden laten zien• internet is niet meer weg te denken

• praktijkvoorbeelden geven van laagdrempeligheid

• cijfers tonen!• laten ervaren hoe ze het zelf gebruiken• luister naar behoefte achter het signaal

en daar actief iets mee doen: kennis over delen

• signaal wel "opnemen"• even "negeren" en aansluiten bij

mensen die op het moment wel enthousiast zijn

• hype = hip!• take it or leave it!• bewijs me het tegendeel!• what's in it for him?• ga in gesprek met hem• voordelen laten ervaren• verwijzen naar e-mail in begindagen

Weet welk probleem je wilt oplossen

Heldere doelen• Iedereen heeft toegang tot de kennis die collega’s opdoen• Iedereen is op de hoogte van relevant nieuws• Minder belasting van vergaderingen en e-mail• De personeelsleden van de afdeling voelen zich

betrokken bij de afdeling

Resultaat!

Begin er nooit aan.De tweede reden

Vincent heeft van het project duidelijk niet veel meegekregen. Het enige wat hij ziet is dat het altijd meer, meer meer wordt.

Hoe betrekken we hem bij de aanpak van het project?

Wat moeten we

zeker niet vergeten

in een goede

aanpak?

- 3 ideeën, 1 minuut -

Een duidelijke aanpak

Suggesties van de deelnemers• faciliteren / begeleiden / opvangen• werkend perspectief centraal stellen• quick win(s) organiseren• what's in it for vincent?• communiceren / transparantie• inventariseer wat niet meer hoeft en stop ermee!• wees zelf selectief in wat je ontvangt en doet• je geeft niet alleen, je krijgt er veel voor terug• dit is onderdeel van je werk• uitleg geven: waarom?• wordt juist minder: andere manier van werken.

Vervangt juist oude werkmethode• omschrijf zijn taken en geef aan welke het

belangrijkste zijn. Waar ligt de focus?• repeterende vragen juist delen dus minder werk• e-mail nu en straks• afspraken rondom gedrag• wat wil hij wel? Minder? Vraag het hem en geef dat

een plek.• communiceer over doelstellingen/aanpak op manier

die ook bij 'tegenstanders' past• doe zelf het voorwerk, en draag het langzaam over

(niet nog een keer 'meer' of anders, maar pas als duidelijker is wat het kost/oplevert)

• gaandeweg thermometer: hoe vind je het gaan? wat heb je nog nodig?

• nuanceren: je raakt ook taken kwijt• laat zien welke winst je boekt• efficiënte tijdsbesteding

• laagdrempelig • laat zien wat het oplevert• vraag Vincent wat overbodig is• Zorg dat Quagga het primair enig kanaal wordt• benoem wat het oplevert• maak afspraken over dat wat je dan niet meer

doet• wat levert 't op --> voor de persoon --> voor de

organsatie• nu investeren, straks efficiënter/tijdswinst• efficiency aangeven• winsten benadrukken• benadruk persoonlijke meerwaarde, niet

meerwaarde voor organisatie/management• groepssessies?• uitvergroten voorbeelden• laten zien wat er gebeurt als hij niet meegaat• proberen actieve rol geven• gesprek aangaan• waar komt meer en meer vandaan?• helder communiceren over doel project:

efficiënter en minder werkdruk• mee doen aan verbeteringsproject en

bevindingen delen• zet Quagga in op dagelijks werk en problemen

--> laat het gebruiken en begeleid dat• zorg dat 't zowel nuttig/handig als leuk is• communicatie• resultaten laten zien

• ruimte geven voor vernieuwing• opleiding• meerwaarde laten zien en ervaren• accountable maken van het project• belofte formulier• hem bij de hand nemen en laten

zien• leren selecteren: wat wel/wat niet• terugrapporteren berichten• leidinggevende meenemen• afspraken nodig? o.a. modereren,

met collega's, ...• ambassadeurs• begin klein, maar reken op groei• leer hem te filteren!• instructie, opleiding• meenemen en achterliggende

gedachte vragen• leer hem prioriteren• opleiding neemt angst weg• doel/probleem• wat heb JIJ er aan?• betrek iedereen• rol geven• tijd nemen

Maak een projectplan

Begin klein, maar reken op groei

Welke afspraken moeten er zijn?

Doe het altijd samen met de collega’s!

Begin er nooit aan.De derde reden

Technologie

Vincent is niet mee met technologie. Van jargon heeft hij geen kaas gegeten.

Hoe maken we de drempel zo laag dat hij er ook over stapt?

Niet iedereen

gebruikt

technologie even

gemakkelijk. Hoe

krijg je toch

iedereen mee?

- 3 ideeën, 1 minuut -

Suggesties van de deelnemers• enablen• 1/2 uur training aan bureau 1-op-1• wysiwyg editor• heldere navigatie / goed 'vinden'• niet te ingewikkeld: kis• laat gebruikers mee ontwikkelen aan

techniek/vormgeving• bijtijds informeren en laten experimenteren• goede handleidingen en documentatie• keep it simple: vaak wordt het proces ingewikkelder

gevonden de techniek• maak het inzichtelijk: geef een introductiecursus!• zorg dat je deze technologie zoveel mogelijk inzet:

'zachte dwang'• bijscholing?• noem het geen 2.0• training• ga uit van gebruik en niet de tools• laat zien hoe makkelijk het kan zijn• zorg voor heldere uitleg/handleiding/scholing• zorg dat het goed wordt• (en moet iedereen mee? Koppels vormen, maatjes die

iets plaatsen/opzoeken enz)• geen jargon! Een "tag" is ook maar een trefwoord• Zorg voor een vertaler, iemand die goed de brug kan

slaan• instructie: "laten zien"• community manager

• aanspreekbaar voor vragen• goede training• coaches op de werkvloer• aandacht voor probleem• doen!• KIS: keep it simple• geen training maar hulp• training geven• 'buddy' voor persoonlijke

vragen/drempelverlagend• vocabulaire afstemmen• voorbeeld gebruiker benoemen• cursus aantrekkelijk maken• handleiding voor dummies• training• instructievideo• superuser• maak 't spannend dat er wat te halen is• cursus/training open + leren• tastbare resultaten benoemen bij doelstelling• vertaling naar iedereen• hulp bij inloggen• vooral aan vasthouden en doorgaan• trek tijd uit om iemand te laten experimenteren• cursussen organisatiebreed• 'buddy'traject met whizzkid• randvoorwaarde = technologie deugt

• leren on-the-job• belonen actief werken met raad!• individuele aanpak: training on the

job aanbieden• iemand in de buurt die kan helpen• interactieve cursus of zelf

ontdekken• geen jargon in user-interface• simpel en eenvoudig beginnen• ondersteuning• digitale wegenwacht• praktische workshops • begeleiding op de werkplek• samenwerking met collega die hem

kan helpen• techniek is laagdrempelig, laten

zien• vertalen naar praktijkvoorbeelden

en dan alleen online• simpel laten beginnen• verklarende woordenlijst• continu in gesprek over wat

werkbaar is/dat ontwikkelt• ontwikkelingsmogelijkheden

systeem• workshops om het te faciliteren• cursus gekoppeld aan e-mail

efficiency• gebruiksgemak

Gebruiksgemak

Keep it simple!

“Op Yammer chat je ineens met alle collega's tegelijk – een handige manier dus om elkaar te laten weten dat je

nieuws op Quagga hebt gezet.”

“Yammer is als een interne Twitter variant met een lifestream waar mensen status updates doen. Quagga is een integratie van blog en wiki in Drupal,…”

versus

Vermijd 2.0-jargon

Zorg voor een gespreid bedjeZorg voor accounts

Installeer de software

Persoonlijke aanpak

Begin er nooit aan.De vierde reden (1)

Begin er nooit aan.De vierde reden (2)

Begin er nooit aan.De vierde reden (3)

Mensen

Vincent wil niet veranderen. Hij denkt ook nog eens dat hij niks te zeggen zal hebben. Hij is bang voor de baas…Hoe trekken we hem toch aan boord? Wat is belangrijk?

Wat kun je doen om

de houding van

mensen te

beïnvloeden?

- 3 ideeën, 1 minuut -

Suggesties van de deelnemers• door anderen aan de hand genomen worden• een ander bepaalt of je interessant bent, niet jij• je bepaalt zelf wat je deelt met anderen• wijs op voordelen voor hemzelf• wees concreet, open en consequent in richtlijnen voor

gebruik• je weet meer dan je denkt• kijk het anders even aan ... (wennen aan het idee)• afspraken!• de baas doet zelf ook mee!• kijk eerst maar eens wat de anderen plaatsen• klein beginnen, aanmoedigen• haal de angel eruit; wat je communiceert blijft hetzelfde

als voorheen, alleen de wijze verandert. Bij de koffieautomaat zeg je ook van alles, toch? Kwestie van gezond verstand gebruiken

• benoem wat je leert van de persoon• geef voorbeelden• begin met kijken en meelezen• breng meneer actief op ideeën wat ze kunnen posten• benadrukken dat ze niets als persoon moeten maar

mogen • accepteer dat iemand start als loser• bespreekbaar maken• baas moet mensen niet op Yammer 'pakken'• vertrouwen kweken• iedereen heeft kennis --> promoten• hou het zakelijk

• etiquette• overtuigen• management moet uidragen dat er niet wordt

afgerekend op deelname• baas yammert ook• in afspraken meenemen• 't moet vooral toegevoegde waarde hebben• afspraak = afspraak• baas stimuleert het gebruik• de baas ook actief bloggen enz.• zelf voorbeeld geven• goed voorbeeld doet volgen: collega's in de

omgeving• baas vooraan als voorbeeld• doe iets samen met collega's• stimuleren, motiveren, positieve, constructieve

feedback• klein beginnen• voorbeelden• uitdagen• begeleiden• interne branding van jezelf• vergelijken met normaal• expert rol geven / delen info• baas stimuleren/begeleiden• baas niet in controle stand• ieders kwaliteit telt• waarderend communiceren

• ruimte voor verschil/variatie• laat de baas hem benaderen via

Quagga• toon dat de 2.0 middelen zijn werk

echt leuker maken• wat is nu zijn echte angst? probeer

daar achter te komen!

Regel een vraagbaak

Zelf meedoen, modereren & aanmoedigen

Waardeer openlijk

Discussies

Het management doet mee

Meer weten?

Lees de case op http://ambtenaar20.ning.com/profiles/blogs/20-in-je-organisatie

Of stel ons een vraagTim: www.twitter.com/batikkGodfried: www.twitter.com/godjeVincent: www.twitter.com/sennesaelium