40 FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE | 183 | SEPTEMBER 2010

HUISVESTINGSMANAGEMENT EINDGEBRUIKERS

Economische crisis versnelt professionalisering

De term huisvestingsmanagement levert nog vaak spraakverwarring op. Andere veelgebruikte termen zijn bijvoorbeeld vastgoedmanage-ment, vastgoedbeheer of ‘Corporate Real Estate Management’. In dit arti-kel gebruiken we de term huisves-tingsmanagement en hanteren we de definitie van onze collega’s Van Griensven en Schoonhoven uit het boek Huisvesting & Vastgoed: ‘De afstemming tussen bedrijfsproces (vraag) en gebouwen (aanbod) met als doel het creëren van een zo groot mogelijke gebruikswaarde voor het

primaire proces.’ Anders dan de commerciële belegger of vastgoed-ontwikkelaar streeft de eindgebruiker niet (alleen) naar financiële meer-waarde. De balans tussen gebruiks-waarde en financiële toegevoegde waarde maakt het huisvestings-management voor de eindgebruiker een complexe en strategische opgave.

CentraliserenDoor de huidige economische crisis kijken veel organisaties naar kosten-besparingen. De huisvesting kan

hierin een aanzienlijke bijdrage leve-ren. Initiatieven tot kostenbesparin-gen op huisvesting leiden echter bij veel organisaties tot de conclusie dat gegevens over de vastgoedporte-feuille incompleet of heel verspreid in de organisatie beschikbaar zijn. Het centraliseren van de informatie kost tijd, maar loont wel degelijk: overzicht geeft inzicht. Het centraal beschikbaar hebben van alle gege-vens van de huisvestingsportefeuille geeft inzicht in kostenstructuren, gebruik en leegstand van de huis-vesting. Daarnaast geeft het ook

TEKST: PIETER FREDERIX EN STEF WEEKERS

In het aprilnummer van Facility Management Magazine werd de impact van de economische

crisis op de commerciële vastgoedmarkt besproken. Als adviseurs bij AT Osborne noemden

we een aantal unieke kansen die deze markt biedt voor organisaties die vastgoed huren of in

eigendom hebben, de eindgebruikers. Daarbij lieten we zien welke kansen er ‘buiten’, in de

markt, lagen. In dit tweede artikel wordt de blik juist naar binnen gericht. Welke gevolgen

heeft de economische crisis op de wijze waarop eindgebruikers hun huisvestingsmanagement

organiseren? En nog belangrijker: Welke kansen bieden deze ontwikkelingen voor het

huisvestingsmanagement?

Kansen voor huisvestingsmanagement

41FACILITY MANAGEMENT MAGAZINE | 183 | SEPTEMBER 2010

EINDGEBRUIKERS HUISVESTINGSMANAGEMENT

inzicht in de juridische en commer-ciële status van huurovereenkom-sten en eigendomssituaties.Een tweede ontwikkeling is het reor-ganiseren van de zeggenschap ron-dom huisvestingsmanagement. Dit uit zich in een verandering van afspraken en procedures over huis-vestings- en vastgoedbeslissingen. Het centraliseren van de zeggen-schap over de huisvesting leidt tot een grotere zichtbaarheid en inkoop-kracht van huisvestingsmanagement en meer flexibiliteit in de afstem-ming van ruimtebehoefte. Het echte voordeel zit in de acceptatie van de diverse gebruikersgroepen binnen een organisatie. Het centraliseren van huisvestingsmanagement helpt de consequenties van de kosten-besparingen te verzachten, omdat deze voor alle gebruikers gelijk zijn.

BewustzijnCentralisatie en de voordelen die eruit voortkomen zijn niet nieuw en ook zeker niet uniek voor het huis-vestingsmanagement. In zekere zin is het een klassieke reactie op een economische crisis. Het is een bewe-ging die wij bij veel organisaties zien en die nu extra aandacht krijgt. Wij zien dat deze economische crisis een versnelling teweeg heeft gebracht in het bewustzijn van de mogelijk-heden van huisvestingsmanagement, en daarmee in de professionalise-ring van de sector. Veel organisaties gaan bewuster en strategischer om met hun huisvesting en vastgoed. Het huisvestingsmanagement richt zich niet meer alleen op de (gebruiks)- waarde van de huisvesting voor de organisatie en de kosten. Ook de waarde op de vastgoedmarkt en de

waarde die flexibiliteit in de porte-feuille biedt worden erkend en bewust ingezet.

Nog meer toegevoegde waardeNu de eerste tekenen van herstel zichtbaar lijken te worden, gaan we ook voorzichtig weer naar de toe-komst kijken. Wij concluderen dat het huisvestingsmanagement na deze centraliseringsslag kan bijdra-gen aan een verdere professionalise-ring. De organisatie heeft een strate-gisch middel in handen voor nog meer toegevoegde waarde. Hoe kun-nen we doorpakken op de ontwikke-lingen die door de crisis zijn ingezet?

1. Intern huur/verhuurmodelVeel huisvestingsafdelingen zien in een intern huur/verhuurmodel een moeilijk en langdurig traject. Gebruikers vrezen veelal een Paard van Troje. Een goed uitgevoerd huur/verhuurmodel draagt echter bij aan professionele dienstverlening van de vastgoedafdeling. Ook zorgt het voor kostenbewustzijn bij de gebruikers. Veel organisaties hebben door de economische crisis de belangrijke en moeilijke eerste stappen gezet: het centraal bundelen van kennis en gegevens over de huisvesting. Bepaal welke organisatie(onderdelen) je gebruikers (of huurders) zijn en bere-ken een huurprijs of kostennorm voor het vastgoed. Begin met de cou-rante huisvesting, omdat daarover veel marktinformatie beschikbaar is. Ga van grof naar fijn.Een volgende stap is het delen van deze informatie met de gebruikers in de organisatie. Begin met het ver-sturen van ‘virtuele’ facturen waar-uit duidelijk wordt waar de kosten

worden gemaakt. Hier staan geen formele verplichtingen tegenover, het is slechts een introductie van het huur/verhuurmodel. Dezelfde aanpak kunt u volgen voor het intro-duceren van interne huurovereen-komsten. Ook hiervoor zijn stan-daarden uit de markt beschikbaar. Doordat u de dialoog met uw gebrui-kers aangaat over het afstemmen van vraag en aanbod en de voorde-len voor de organisatie inzichtelijk maakt, creëert u draagvlak.

2. Waardeoptimalisatie Binnen de eigen vastgoedafdeling geeft centralisatie de mogelijkheid om periodiek huurcontracten te beoordelen. Maar u kunt nu ook beter de relatie leggen met de orga-nisatiedoelstellingen. Maak vervol-gens onderscheid in strategisch vastgoed en objecten die behoren tot de flexibele schil, om als laatste waardeoptimalisatie te zoeken voor-dat dispositie daadwerkelijk aan de orde is.

3. SchaalvoordelenCentraal gestuurde huisvesting kunt u in uw voordeel gebruiken bij het inkopen van huisvestingsdiensten of -producten. Ook intern weegt een centrale huisvesting zwaarder. Voor de gebruikers is er één centraal aan-spreekpunt waar alle kennis is gebundeld en waar mogelijk infor-matie is te halen. Voor de Raden van Bestuur is de centrale huisvestings-organisatie een belangrijke strategi-sche partner en een management-tool met grote invloed op de resul- taten van de organisatie, van produc- tiviteit van medewerkers tot kostenbeheersing.

Strategische partnerDit artikel wijst op de ontwikkelin-gen in het huisvestingsmanagement die zijn ingegeven door de economi-sche crisis. Nu het gestopt is met regenen en de wolken openbreken voor een voorzichtig economisch herstel, krijgt het huisvestingsmana-gement de gelegenheid om zich ver-der te ontwikkelen als professionele en strategische partner en interne dienstverlener.

Pieter Frederix en Stef Weekers

zijn beiden werkzaam als adviseur bij AT Osborne.