Jaarrekening 2015 v06 - Bunnik · 2016-04-25 · Het tweede deel van dit verslag, de jaarrekening,...

Jaarrekening 2015

Doorn, 15 april 2016

2

Voorwoord

Doorn, 15 april 2016 Voor u ligt de Programmarekening 2015 van de Gemeenschappelijke Regeling RID Utrecht. In deze programmarekening legt het Dagelijks Bestuur van de RID verantwoording af over het gerealiseerde beleid en de hiervoor ingezette middelen. Zo kunnen bestuurders, burgers, maatschappelijke instellingen en organisaties zien in hoeverre er afwijkingen zijn van de begroting 2015 en de redenen daarvoor.

Directeur RID-Utrecht (ad-interim), E. Surstedt.

3

Inhoud

1. Inleiding .......................................................................................................................................................... 4

1.1. Aanleiding .............................................................................................................................................. 4

1.2. Leeswijzer .............................................................................................................................................. 4

1.3. Resultaat van de jaarrekening 2015 ....................................................................................................... 4

1.4. Beslispunten........................................................................................................................................... 4

2. Programma Bedrijfsvoering ............................................................................................................................ 5

2.1. Wat hebben we bereikt .......................................................................................................................... 5

2.2. Wat hebben we daarvoor gedaan .......................................................................................................... 6

2.3. Wat heeft het gekost .............................................................................................................................. 8

3. Programma Materiële kosten .......................................................................................................................... 9

3.1. Wat hebben we bereikt .......................................................................................................................... 9

3.2. Wat hebben we daarvoor gedaan ........................................................................................................ 10

3.3. Wat heeft het gekost ............................................................................................................................ 11

4. Algemene Dekkingsmiddelen ....................................................................................................................... 12

5. Paragrafen .................................................................................................................................................... 13

5.1. Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing .......................................................................... 14

5.2. Onderhoud kapitaalgoederen ............................................................................................................... 16

5.3. Financiering en treasury ....................................................................................................................... 17

5.4. Bedrijfsvoering ..................................................................................................................................... 19

6. Overzicht van baten en lasten en toelichting ................................................................................................ 22

6.1. Recapitulatie baten en lasten 2015 ...................................................................................................... 22

6.2. Toelichting op de programmarekening ................................................................................................. 23

7. Balans en Toelichting .................................................................................................................................... 26

7.1. Grondslagen......................................................................................................................................... 26

7.2. Balans per 31 december 2015 ............................................................................................................. 29

7.3. Toelichting op de balans ...................................................................................................................... 30

Bijlage: WNT toelichting......................................................................................................................................... 33

Controleverklaring onafhankelijk accountant ......................................................................................................... 35

Vaststellingsbesluit ................................................................................................................................................ 37

4

1. Inleiding

1.1. Aanleiding

De belangrijkste functie van de jaarrekening is het afleggen van verantwoording door het dagelijks bestuur over de realisering van het voorgenomen beleid en de middelen die daarvoor zijn ingezet.

Het uitgangspunt voor deze jaarrekening is de begroting 2015. De jaarrekening bestaat uit een jaarverslag en een jaarrekening. Deze jaarstukken voldoen aan de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

1.2. Leeswijzer

Het eerste deel van deze jaarrekening is het jaarverslag, het tweede deel is de jaarrekening. Het jaarverslag begint in hoofdstuk 2 en 3 met een verantwoording over de realisatie van het voorgenomen beleid. De algemene dekkingsmiddelen komen in hoofdstuk 4 aan de orde. De vier paragrafen vormen samen hoofdstuk 5. Het tweede deel van dit verslag, de jaarrekening, begint in hoofdstuk 6 met een analyse van de gerealiseerde baten en lasten en de algemene dekkingsmiddelen. In hoofdstuk 7, de balans, wordt de financiële positie van de gemeente toegelicht en worden de waarderingsgrondslagen van de balans toegelicht gevolgd door de controleverklaring van de accountant.

1.3. Resultaat van de jaarrekening 2015

Zoals in onderstaande tabel te zien is, bedraagt het saldo van baten en lasten na mutaties van de reserves en voor bestemming € 5.462 voordelig. Wij stellen voor dit bedrag toe te voegen aan de algemene reserve.

Het saldo is het resultaat van diverse voor- en nadelen ten opzichte van de begroting. De afwijkingen boven de € 10.000 worden in hoofdstuk 6 verder toegelicht.

Begroting Rekening 201 5

Totaal algemene dekkingsmiddelen 5.026.808

4.673.178

Totaal Lasten 5.026.808 4.667.716

Resultaat voor mutaties reserves 0 5.462

Mutatie reserves 0 0

Resultaat voor bestemming 0 5.462

1.4. Beslispunten

Het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld: 1. Het jaarverslag 2015 en de jaarrekening 2015 vast te stellen.

2. Het voordelige resultaat voor bestemming van 2015 ter grootte van € 5.462 als volgt te bestemmen: • € 5.462 te storten in de algemene reserve;

5

2. Programma Bedrijfsvoering

2.1. Wat hebben we bereikt

De doelstelling van de RID was en is het zorgdragen voor een betere (adequate) ICT-dienstverlening voor de deelnemende organisaties. In 2015 is op de vlakken kwaliteit, kennis en kwetsbaarheid veel in gang gezet. Samen met de vertegenwoordigers van de klantorganisaties wordt voortdurend gekeken naar het stroomlijnen van de dienstverlening. Afspraken over de dienstverlening zijn vastgelegd in Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s), Servicelevel Agreements (SLA’s) en het Dossierafspraken en Procedure (DAP). Er zijn overlegstructuren in het leven geroepen om de vastgelegde afspraken te bewaken en zo nodig bij te stellen (ICT-regisseursoverleg en I-adviseursoverleg). Er wordt dagelijks gewerkt aan het verbeteren van het beheer door het toepassen van de ITIL (Information Technology Infrastructure Library) processen. Hierin is de PDCA-cyclus van Demming verwerkt die zorgt voor constante evaluatie en verbetering . Het verbeteren van de processen kost inspanning en tijd. De processen voor het verwerken van meldingen aan de helpdesk en wijzigingen verbeteren. Daarnaast is door de RID in samenwerking met de werkgroep Financiën gewerkt aan een verdere transparantie van de financiële stukken. De meerjarenraming 2016-2020 is onderzocht. Uit dit onderzoek bleek dat de begroting zoals deze nu financieel is opgesteld onwerkbaar is. Er is een transparante opzet gemaakt. Voor de begroting 2016 wordt nog een begrotingswijziging voorgesteld en de begroting 2017 wordt direct volgens deze nieuwe opzet opgesteld.

6

2.2. Wat hebben we daarvoor gedaan

In het programma bedrijfsvoering staan de kosten voor het reguliere beheer centraal.

De RID is verantwoordelijk voor het reguliere beheer van de ‘oude’ en ‘nieuwe’ ICT-omgevingen. In 2015 betrof dit nog 7 oude omgevingen en de nieuwe RID omgeving. In dit jaar hebben zich 11.361 incidenten voorgedaan en zijn er 4.992 wijzigingen behandeld. Onderstaand zijn deze schematisch weergegeven:

Aantal wijzigingen verdeeld naar soort:

Niet standaard wijziging Standaard serviceverzoek Updates en Patches Totaal

375 4214 403 4.992

Aantal incidenten verdeeld naar soort en prioriteit:

Prioriteit Eerstelijns melding Tweedelijns melding Totaal

P1 2 95 97

P2 277 740 1017

P3 1927 2367 4294

P4 2547 2890 5437

P5 203 100 303

P6 2 211 213

Totaal 4958 6403 11.361

Bedrijfsvoering

In 2015 zijn de reguliere processen beter gaan lopen, al is er nog steeds ruimte voor verbetering. Belangrijk is dat er steeds meer planmatig gewerkt wordt. Dit vraagt ook van de klantorganisaties de nodige inzet omdat planmatig werken vraagt om het tijdig aanvragen van wijzigingen. Door het verbetering van het planproces ontstaat er ook meer rust in de organisatie.

Personeelsmanagement

Verzuim

Het verzuimpercentage bij de RID is nog hoog te noemen, namelijk 9,16%. In een kleine organisatie drukken twee langdurig zieken relatief zwaar op het percentage (samen 4,4%). Maar ook het percentage frequent verzuimers is hoog te noemen. Er is een directe relatie met, de onderbezetting, en de grote druk waaronder de medewerkers staan als gevolg van de vele projecten en omgevingen die de RID beheert.

Planning, functioneren en beoordelen

De RID streeft naar een 100 procent score. In 2015 zijn alle plannings- en functioneringsgesprekken gevoerd. In De laatste beoordelingsgesprekken hebben in januari 2016 plaatsgevonden.

Periodiek werkoverleg. Binnen de RID vindt intensief overleg plaats met de medewerkers. Zowel bilateraal, via de teamoverleggen als via het maandelijkse RID –brede bijpraat halfuurtje. Daarnaast vindt regelmatig overleg plaats met de Personeelsvertegenwoordiging (PVT)

Opleidingsplan Er is in 2013 een operationeel opleidingsplan vastgesteld en op basis hiervan zijn de trainingen aanbesteed. Het opleiden is overigens een permanent aspect van een kennisintensieve organisatie als de RID en daar zal de RID de komende jaren in blijven investeren. In 2015 zijn wel specifieke beheeropleidingen gevolgd,

7

echter is gebleken dat er in 2015 te weinig tijd en geld was vrijgemaakt voor de opleidingen in specifieke competenties zoals communicatietraining.

Ondersteuning Bedrijfsvoering De bedrijfsvoeringsondersteuning wordt afgenomen van gemeente De Bilt. Hiervoor is een DVO afgesloten. De dienstverlening spitst zich toe op P&O en Financiën, maar ook de archieffunctie wordt door gemeente De Bilt ingevuld.

Organisatieontwikkeling De organisatie van de RID is nog continu in beweging. De RID probeert zich optimaal te organiseren om projecten uit te voeren, snel verstoringen te kunnen verhelpen en wijzigingen door te voeren. Belangrijk hierbij is het planmatig werken.. Er zijn verdere stappen gemaakt in het fijn slijpen van processen en het implementeren daarvan in Topdesk. In 2015 heeft een organisatie analyse plaatsgevonden. Hieruit blijkt dat de RID een vaste formatie heeft die onder het gemiddelde ligt voor een zelfde soort organisatie. In 2015 is dit gedeeltelijk nog ingevuld met extra inhuur. Met ingang van 2016 zullen wij de formatie gaan invullen met personeel met een (semi) vast dienstverband.

8

2.3. Wat heeft het gekost

Begroting Rekening 2015

FORMATIEKOSTEN PRIMAIR PROCES

1.150.000

1.783.425

FORMATIEKOSTEN SECUNDAIR PROCES 522.000 614.575

OVERIGE PERSONELE KOSTEN 53.000 53.974

BEDRIJFSVOERING RID-UTRECHT 585.000 405.411

Totaal programma 1 2.310.000 2.857.385

Totaal opbrengsten 0 40.055

Saldo voor bestemming 2.310.000 2.817.330

De grootste overschrijding wordt veroorzaakt door het inzetten van extra personeel door middel van inhuur. Daarnaast was de functieherwaardering nog niet verwerkt in de begroting. De afwijkingen worden verder toegelicht in hoofdstuk 6.

9

3. Programma Materiële kosten

3.1. Wat hebben we bereikt

Migratie van de IT-infrastructuren In 2015 wilde de RID de migratie naar één omgeving afronden. De planning voor 2015 was om plateau 4 vanuit het oorspronkelijke raadsvoorstel af te ronden. Dit betreft de standaard werkplek. De realisatie van dit plateau is onderverdeeld in een aantal subonderdelen. Te weten:

1. migratie van de werkplekken van oud naar standaard nieuw (front-end); 2. migratie van de mail naar één centraal platform (exchange); 3. migratie van alle applicaties en hardware van de serverruimtes van de klantorganisaties naar de nieuwe

infrastructuur van de RID (back-end). In 2015 is de front-end migratie van de laatste 3 klantorganisaties afgerond. Dit waren de gemeentes Baarn, De Bilt en Utrechtse Heuvelrug. Daarnaast is gedurende 2015 de exchange migratie bij alle klantorganisaties afgerond. Met betrekking tot de migratie van de back-end is wel een start gemaakt bij de gemeentes Soest en Wijk bij Duurstede, maar deze zijn niet afgerond. Bij de overige klantorganisaties is, buiten de inventarisatie, niet gestart met de back-end migratie. Dit is vooral veroorzaakt doordat in februari van 2015 er grote problemen in de netwerkverbindingen tussen de klantorganisaties ontstonden. Dit heeft geleid tot een crisisaanpak om de problemen op te lossen en herhaling te voorkomen. Door deze crisis zijn de prioriteiten aangepast en heeft de migratie van de front-end en mail enige tijd stilgelegen. Hierdoor kon ook nog niet gestart worden met de back-end migratie bij de overige klantorganisaties. Multifunctionals Nadat de RID eind 2014 de aanbesteding rondom de multifunctionals (scan- en printfunctionaliteiten) had afgerond heeft de RID in het 1e kwartaal van 2015 de multifunctionals uitgerold bij alle klantorganisaties. Dit is, buiten de migratie, het laatste gedeelte wat de RID nog moest afronden om de afgesproken dienstverlening te kunnen garanderen.

.

10

3.2. Wat hebben we daarvoor gedaan

Om aan de doelstellingen te kunnen voldoen is een geconsolideerde ICT-omgeving nodig om met de compacte formatie adequaat beheer te kunnen uitvoeren. De RID heeft de volgende zaken uitgevoerd in 2015:

- De laatste Europese aanbesteding (multifunctionals) is eind 2014 afgerond en de uitrol van de nieuwe multifunctionals heeft plaatsgevonden in het 1e kwartaal van 2015. Hiermee zijn nu alle contracten afgesloten.

- De RID heeft een Storage uitbreiding (IBM V7000) uitgevoerd zodat er voldoende ruimte was om de exchange migratie af te ronden.

- Bij gemeente Bunnik is een unified communiction platform uitgerold. Dit heeft ervoor gezorgd dat er een integratie is tussen vaste telefoons, mobiele telefoons en bureaucomputer.

- De RID is gestart met een projectplan voor de uitvoering van de back-end migratie. Dit is mede ondersteund door een externe partij.

11

3.3. Wat heeft het gekost

Begroting Rekening 2015

Gemnet 90.000 123.854

Telefonie/Internet 350.000 249.334

Glasvezelring 100.000 100.444

Fotokopieerapparatuur 170.000 182.736

Onderhoud Telefooncentrale 100.000 55.324

Onderhoud Hardware 200.000 101.250

Onderhoud/ licenties Software 350.000 328.001

Onderhoud Websites 40.000 0

Verzekeringen 20.000 0

Kapitaallasten 1.250.000 880.852

Overige materiële kosten 46.808 0

Elektriciteit 0 26.474

Totaal programma 2 2.716.808 2.048.269

Totaal opbrengsten 0 197.883


De belangrijkste afwijkineng ten opzichte van de begroting wordt veroorzaakt doordat er in de begroting nog geen rekening was gehouden met de flexibilisering telefonie (zie ook afwijking bij algemene dekkingsmiddelen). En het later in gebruik nemen van het ICT-platform heeft tot gevolg dat de kapitaallasten van de projectkosten pas in 2016 voor het eerst tot verantwoord worden. De afwijkingen worden verder toegelicht in hoofdstuk 6.

12

4. Algemene Dekkingsmiddelen

Begroting Rekening 201 5

Bijdragen deelnemers

5.026.808

4.673.178

Totaal baten 5.026.808 4.673.178

Totaal lasten 0 0


De algemene dekkingsmiddelen bestaan volledig uit bijdragen van de deelnemers. Met de deelnemers is afgesproken dat de kosten telefonie flexibel gemaakt zouden worden. Derhalve worden de opbrengsten omtrent telefonie verantwoord bij programma 2. Daarnaast zijn in 2015 de werkplekken nog afgerekend op basis van werkelijke aantallen. De verdeling over de klantorganisaties is als volgt: Begroting Rekening 201 5

Gemeente Baarn 562.019 524.721

Gemeente Bunnik 443.166 413.768

Gemeente De Bilt 930.230 853.862

Gemeente Soest 934.891 863.519

Regionale Dienst Werk en Inkomen Kromme Rijn Heuvelrug

515.105 490.733

Gemeente Utrechtse Heuvelrug 1.021.117 946.210

Gemeente Wijk bij Duurstede 620.280 580.365

Totaal 5.026.808 4.673.178

13

5. Paragrafen

De paragrafen geven als het ware een “dwarsdoorsnede” van de rekening, bezien vanuit een bepaald perspectief en zijn daarmee een belangrijke aanvulling op de informatie over de financiële positie. Zij beogen een weergave te zijn van de realisatie op de betreffende onderdelen en handelen vooral over een aantal belangrijke beheersmatige onderwerpen. Aangezien het Algemeen Bestuur kaders stelt en controleert, is het van belang dat het Algemeen Bestuur inzicht heeft in, en overzicht heeft over, deze onderwerpen. Doel van de paragrafen is dan ook het Algemeen Bestuur een instrument te geven om de beleidskaders van deze diverse onderdelen vast te stellen en om de uitvoering te kunnen controleren.

In de eerste paragraaf, weerstandsvermogen en risicobeheersing, komt de financiële weerstand van de gemeenteschappelijke regeling aan de orde en de risico’s die de gemeenschappelijke regeling loopt. De Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen gaat in op de kapitaalgoederen van de RID. De paragraaf financiering beschrijft de wijze waarop de RID-Utrecht omgaat met zijn vermogenswaarden. De besturing en de beheersing van de bedrijfsprocessen binnen de organisatie en ook het toezicht hierop en de verantwoording hierover worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. De in de BBV genoemde paragrafen lokale heffingen, verbonden partijen en grondbeleid zijn niet van toepassing voor de RID, doordat de RID deze niet heeft.

14

5.1. Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersi ng

Algemeen In deze paragraaf staat de vraag centraal in hoeverre de RID in staat is om incidentele tegenvallers op te vangen zonder dat dit ten koste gaat van de bestaande dienstverlening. Dit komt tot uitdrukking in de verhouding tussen de aanwezige weerstandscapaciteit en de niet-afgedekte risico’s.

De RID heeft veel geïnvesteerd en heeft derhalve veel activa op de balans staan. Een eventueel negatief exploitatiesaldo wordt door de deelnemende klantorganisaties afgewikkeld conform de artikelen 26 tot en met 28 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite zijn daarmee alle financiële risico's afgedekt.

Het risico- en beheermanagement zijn in control. In 2016 zal de RID een nota weerstandsvermogen en risicobeheersing schrijven. Daarnaast is de RID bezig met het verkrijgen van een ISAE3402 certificering die zich sterk richt op risicobeheersing.

Financiële Risico’s Groei naar één geconsolideerde infrastructuur De RID zal gefaseerd en projectmatig groeien naar de eindsituatie. Bij iedere fase zal uitvoerig onderzocht worden welke risico’s de RID of de deelnemers lopen alvorens tot uitvoering over te gaan. Zo moet bijvoorbeeld bij het consolideren van licenties precies in beeld zijn gebracht welke de juridische en financiële consequenties zijn. Zo moet de RID ook steeds bepalen of bijvoorbeeld aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen wordt voldaan. Voor inhuur van expertise op dit vlak is in de begroting rekening gehouden. Het risico op vernietiging of vervreemding van de activa door brand of diefstal wordt gemitigeerd door het afsluiten van verzekeringen. De realisatie van de geconsolideerde infrastructuur heeft vertraging opgelopen. De financiële consequenties worden verwerkt in de begroting 2016 en 2017.

Risico’s voor dienstverlening Opdrachtgeverschap Voor de RID is het belangrijk dat er professioneel opdrachtgeverschap ontstaat vanuit de klantorganisaties. Dit wordt organisatorisch ingevuld vanuit de Gemeenschappelijke Regeling die aan de RID ten grondslag ligt en waarin het eigenaarschap van de RID is belegd bij het Algemeen Bestuur en afgeleid daarvan het Dagelijks Bestuur. Het opdrachtgeverschap is belegd bij het Opdrachtgeversoverleg (OGO) waarin de deelnemers zijn vertegenwoordigd op het niveau van Gemeentesecretaris/Directeur Bedrijfsvoering. Het opdrachtgeversoverleg is in 2015 11 maal bij elkaar gekomen.

Het voeren van regie op de dienstverlening van de RID Nadat een automatiseringsproject is afgerond zal de RID beheerdiensten gaan verlenen. Welke diensten dat precies zijn hangt af van het onderwerp. In alle gevallen worden hierover afspraken vastgelegd in een Servicelevel Agreement (SLA) Hierbij spelen de Contractmanagers van de klantorganisatie een prominente rol als verbindende schakel tussen de klantorganisatie en de RID. Zij maken afspraken met de RID over dienstverleningsniveaus, zien toe op de nalevering daarvan (zowel door de RID als door de eigen organisatie) en vormen een escalatiekanaal voor zowel de gebruikers als de RID. De basis hierbij is de dienstverleningsovereenkomst (DVO) die met de deelnemers is afgesloten.

Het uitvoeren van Functioneel Beheer Het functioneel beheer van applicaties blijft een taak van de klantorganisatie (met uitzondering van de kantoorautomatisering). Daartoe is voor iedere applicatie per organisatie een functioneel beheerder aangewezen die zorg draagt voor het goed functioneren van de applicatie zodat deze het proces goed ondersteunt. Het technisch beheer van de applicatie is belegd bij de RID. Er is directe afstemming tussen functioneel en technisch beheer.

Conclusie Afhankelijk van de risicoanalyse, waarin een inschatting wordt gemaakt wat de kans is dat een risico zich voordoet, wordt de omvang van het weerstandsvermogen bepaald. Overeenkomstig de Gemeenschappelijke Regeling mag het weerstandsvermogen maximaal 10% van de apparaatskosten bedragen.

De weerstandscapaciteit is op dit moment beperkt (alleen de Algemene Reserve ad € 24.000), echter doordat begrotingstekorten worden opgevangen door de deelnemers (op basis van de GR) is dit voldoende om de risico’s af te dichten. Wel wordt periodiek de stand van zaken gemonitord. Op basis van vorenstaande bepalingen zijn er geen materiële risico’s waardoor het weerstandsvermogen ontoereikend zou zijn.

15

Ratio Weerstandsvermogen De BBS schrijft voor om vanaf de jaarstukken 2015 een verplichte basisset van 5 financiële kengetallen op te nemen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Deze 5 kengetallen zijn: 1. Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen. 2. De solvabiliteitsratio 3. Kengetal grondexploitatie (niet van toepassing voor RID) 4. Structurele exploitatieruimte 5. Belastingcapaciteit (niet van toepassing voor RID)

Ratio 2015 2014

Netto schuldquote. 169% 164%

Solvabiliteitsratio 0,32% 0,29%

Structurele exploitatieruimte 0 0

De RID is een organisatie met veel vaste activa op de balans. De RID heeft een beperkt eigen vermogen (€ 24.000 ultimo 2015) hierdoor zal de RID geld moeten lenen om te kunnen investeren. Hierdoor is de Netto schuldquote hoog en de solvabiliteitsratio laag. De RID had in 2014 en 2015 geen structurele exploitatieruimte.

16

5.2. Onderhoud kapitaalgoederen

Investeringen In 2015 heeft een investering plaatsgevonden ad € 745.000 in materiële vaste activa en € 983.000 in Immateriële vaste activa. Dit zijn vooral de investeringen om tot één ICT platform te komen.

In 2015 hebben wij het volgende geïnvesteerd:

Investering 2015

Vervanging werkplekken 367.000

Vervanging netwerkcomponenten 135.000

Gezamenlijke software 243.000

Projectkosten (IMVA) 983.000

Totaal 1.728.000

17

5.3. Financiering en treasury

Inleiding Een treasuryparagraaf is een vast onderdeel van de begroting en rekening geworden op grond van de Wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido). De wet Fido stelt een treasurystatuut voor decentrale overheidslichamen verplicht. Het treasurystatuut is op 19 november 2012 vastgesteld.

De financieringsparagraaf is, in samenhang met het treasurystatuut, een belangrijk instrument voor het transparant maken, het sturen, beheersen en controleren van de financiële middelen. De uitwerking hiervan vindt zijn weerslag in de financieringsparagraaf in de begroting en in de jaarrekening.

In het treasurystatuut is geregeld dat nieuwe leningen en uitzettingen worden afgestemd op de liquiditeitenplanning. De afstemming op de liquiditeitenplanning beoogt bedragen slechts te lenen c.q. uit te zetten gedurende de periode dat zij daadwerkelijk nodig c.q. beschikbaar zijn. Hiermee worden de rentekosten zoveel mogelijk beperkt en de rentebaten geoptimaliseerd.

Rentevisie Financiering via kortlopende geldleningen is goedkoper dan via langlopende geldleningen. Daarom trekt de RID pas een langlopende geldlening aan als de kasgeldlimiet over langere periode overschreden dreigt te worden. Om een te risicovolle financieringspositie te voorkomen, zijn wettelijk normen vastgelegd, uitgedrukt in de kasgeldlimiet en de risiconorm.

Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet bepaalt het maximale bedrag aan kortlopende geldleningen dat mag worden aangetrokken. Het uitgangspunt voor de kasgeldlimiet is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten door een grens te stellen aan korte financiering (< 1 jaar). Juist voor korte financiering kan het renterisico aanzienlijk zijn. Op grond van de wet Fido wordt de informatie over de kasgeldlimiet opgenomen in de financieringsparagraaf bij de begroting en het jaarverslag. In het jaarverslag betreft deze informatie ten minste de kasgeldlimiet bij aanvang van het verslagjaar en de gemiddelde netto vlottende schuld in elk van de kalenderkwartalen van dat jaar.

De kasgeldlimiet wordt berekend als een percentage van de jaarbegroting en geldt voor het hele jaar. De kortlopende schuld mag niet verder oplopen dan 8,5% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming. Dit houdt in dat de kasgeldlimiet voor het begrotingsjaar 2015 8,5% van € 5.026.808 = € 427.279 bedraagt. De gemeenschappelijke regeling mag dus korte termijn financiering aantrekken tot deze bedragen.

OVERZICHT KASGELDLIMIET

1e kwartaal 2015

2e kwartaal 2015

3e kwartaal 2015

4e kwartaal 2015

Gemiddeld saldo 177.000 702.000 (328.000) (90.000)

Kasgeldlimiet 427.000 427.000 427.000 427.000

Ruimte onder de kasgeldlimiet 250.000 0 755.000 517.000

Overschrijding van de kasgeldlimiet 0 275.000 0 0

Rente risiconorm Via de rente risiconorm wordt bepaald welk renterisico de RID loopt op haar vaste schuld (leningen met een looptijd van langer dan 1 jaar). Voor het begrotingsjaar 2015 is de rente risiconorm bepaald op 20% van het begrotingstotaal. Dit houdt in dat de jaarlijks verplichte aflossingen en de renteherzieningen niet meer mogen bedragen dan 20% van het totaal van de lasten op de begroting. Hiermee wordt voorkomen dat een groot deel van de leningen tegelijk opnieuw moeten worden afgesloten, met het risico van snel oplopende rentelasten.

De rente risiconorm voor 2015 bedraagt 20% van € 5.026.685 hetgeen uitkomt op € 1.005.337 met een minimum van € 2.500.000.

Onderstaand een overzicht van het verloop van de rente risiconorm:

18

VERLOOP RENTE RISICONORM 2015 2016 2017 2018 2019

Te betalen aflossingen 1.500.000 2.000.000 2.000.000 2.000.000 1.000.000

Totale lasten in de begroting 5.026.685 5.026.685 5.026.685 5.026.685 5.026.685

Vastgestelde percentage 20 20 20 20 20

Renterisico norm 2.500.000 2.500.000 2.500.000 2.500.000 2.500.000

Ruimte t.o.v. de norm 1.000.000 500.000 500.000 500.000 1.500.000

Financiering (leningenportefeuille) In 2013 is er een langlopende geldlening aangetrokken van € 5.000.000. De looptijd bedraagt 5 jaar en er wordt lineair afgelost. Daarnaast is in 2014 een lening van € 3.000.000 aangetrokken. De looptijd hiervan bedraagt 6 jaar en er wordt lineair afgelost. In 2015 zijn 2 leningen aangetrokken van respectievelijk € 1.500.000 en € 1.000.000. De looptijd is 5 jaar en wordt lineair afgelost. De gemiddelde rente op deze leningen bedraagt circa 1,1%

Relatiebeheer De Bank Nederlandse Gemeenten (BNG), is al vele jaren de huisbankier van gemeente De Bilt. Omdat de totale financiële administratie is uitbesteed aan de gemeente De Bilt (waaronder het uitvoeren van de betalingen) maakt de RID ook gebruik van de diensten van de BNG.

19

5.4. Bedrijfsvoering

Deze paragraaf omvat de besturing en beheersing van, het toezicht op en de verantwoording over de Bedrijfsprocessen binnen de gemeentelijke organisatie. Organisatieopbouw RID Bij de inrichting van de organisatie zijn drie uitgangspunten leidend.

Gerichtheid op techniek versus gerichtheid op de kl ant Klantgericht ondersteunen vraagt om specifieke competenties. Niet iedereen heeft die van nature in huis. Het dagelijks contact met de klant brengt ook veel ‘reuring’ met zich mee. Dit kan ertoe leiden dat de waan van de dag belangrijker wordt dan het structureel oplossen van problemen. Dit gegeven heeft geleid tot de teams Gebruikers Ondersteuning (gericht op de klant en de dagelijkse verzoeken) en Technisch Beheer (gericht op de techniek, buiten de waan van de dag).

Gerichtheid op stabiliteit versus gerichtheid op ve randering Er is een natuurlijke neiging van beheerders om tegen veranderingen te zijn. Dat is voor beheerders een kwaliteit omdat daarmee het goed functioneren van het bestaande het beste gewaarborgd is. Het is dan ook beter de veranderingen niet door beheerteams te laten initiëren. Binnen de RID is de ‘verandering’ belegd bij het team Beleid, Advies & Projecten (BA&P). Technisch Beheer voert deze veranderingen ‘beheerst’ door volgens het Wijzigingenproces. Daarnaast heeft de Chief Information Security Officer(CISO) een belangrijke rol. Doel van de functie is het, op basis van de algemeen aanvaarde standaard de BIG, zorgdragen voor een samenhangend pakket van maatregelen ter waarborging van de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatie binnen een gemeente. Risicoanalyse, oog voor de bedrijfsvoering en in achtneming van de wettelijke voorschriften zijn daarbij sleutelbegrippen.

Kaderstellend versus uitvoerend Ook is er het belangrijke onderscheid tussen kaderstellende en uitvoerende taken. Omdat Beleid, Advies & Projecten de kaders die zij stelt in principe niet zelf uitvoert, kan zij een ‘controlerende’ rol spelen. Technisch Beheer en Gebruikersondersteuning werken binnen de kaders en rapporteren hierover aan BA&P.

Dit resulteert in het volgende organogram:

Directie Directeur

Staf/ Ondersteuning : Officemanager Controller

Team Technisch Beheer Teamleider TB Technisch Specialisten Senior Technisch beheerders Technisch beheerders

Team Beleid, Advies & projecten Senior Adviseur ICT/Projectleider Adviseur ICT/Projectleider Service Level Manager ICT-Architect

Team Gebruikersondersteuning Teamleider GO Senior Servicedeskmedewerker Servicedeskmedewerkers Gebruikersondersteuners Senior Functioneel Appl. Beheerder Functioneel Applicatiebeheerder

20

Directie De taken van de directie vloeien deels voort uit het Directiestatuut dat in het kader van de Gemeenschappelijke Regeling RID is opgesteld. De directeur is eindverantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de RID en het opstellen en uitvoeren van het strategische beleidsplan. De RID representeert de ICT van de klanten en daarmee is de RID ook het visitekaartje voor de deelnemers. De directeur vervult de functie van ambtelijk secretaris ten behoeve van het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling en behartigt de belangen van de RID bij overheden, instellingen en diensten en houdt toezicht op de naleving van de overeenkomsten die met deze instellingen zijn gesloten.

Staf Voor de dagelijks te regelen praktische zaken voorziet de formatie van de RID in officemanagement. Deze functie ondersteunt de directie en teamleiders op secretarieel gebied en zorgt ervoor dat alle noodzakelijke facilitaire voorzieningen aanwezig zijn. Denk hierbij aan zaken als schoonmaak, beveiliging, catering, etc. Door de beperkte omvang van de organisatie zal de Controller op het gehele financiële terrein actief zijn, onder meer bij het opstellen van begroting en jaarverantwoording. Vanwege zijn specifieke functie is de Controller niet bij het Team Beleid, Advies & Projecten gepositioneerd, maar rechtstreeks onder de directeur. De Controller adviseert gevraagd en ongevraagd over het financiële beleid van de RID aan de voorzitter Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling en aan de directeur. De Controller werkt in de praktijk nauw samen met het team BA&P bij het opstellen van de financiële kaders.

Team Technisch Beheer (TB) Het team Technisch Beheer heeft als doelstelling het beheren en beschikbaar stellen van een solide ICT-infrastructuur die nu en in de toekomst geschikt is voor de dienstverlening aan de klantorganisatie. De soliditeit van de ICT-infrastructuur betekent dat deze toekomstvast is en gebaseerd op ‘bewezen’ technologie. De redundante opzet en het professionele beheer moeten zorgen voor een hoge beschikbaarheid voor de gebruikers. De schaalgrootte van de RID brengt een belangrijk voordeel met zich mee. De medewerkers hoeven niet meer allround te zijn maar kunnen zich toeleggen op specifieke taken. Door deze mogelijkheid tot specialisatie kan de RID beter grip krijgen op de steeds complexere techniek. Het team houdt de technische infrastructuur in stand alsmede de applicaties. Wijzigingen (changes) worden beheerst doorgevoerd. Grote wijzigingen worden projectmatig aangepakt. De taken van het team bestaan uit het technisch beheer van de ICT-infrastructuur en het technisch applicatiebeheer. Team Beleid, Advies en Projecten (BA&P) Het team Beleid, Advies en Projecten heeft als doelstelling het blijvend afstemmen van de ICT-infrastructuur op de (veranderende) behoefte van de klant en het adviseren over de innovatieve mogelijkheden die ICT biedt en het begeleiden van grote projecten binnen de RID en de afstemming daarvan met de klant.

De ICT-infrastructuur die door de RID wordt beheerd en beschikbaar gesteld, is afgestemd op de behoeften van de klantorganisaties. De afspraken hierover zijn vastgelegd in dienstverleningsovereenkomsten, (technische) beleidskaders, beveiligingskaders (inclusief continuïteit) en financiële kaders. Binnen deze kaders heeft de RID het beheer geoptimaliseerd

Team Gebruikersondersteuning (GO) Het team Gebruikersondersteuning heeft als doelstelling het adequaat en klantvriendelijk ondersteunen van de gebruikers van de ICT-infrastructuur.

Dit team is het visitekaartje van de RID. Het bepaalt in hoge mate het vertrouwen dat de gebruikers in de RID hebben als ICT-dienstverlener. Kerntaak van GO is het klantvriendelijk ondersteunen van gebruikers, zodat zij optimaal gebruik kunnen maken van de ICT middelen. Team GO verzorgt het functioneel beheer van de kantoorautomatisering en de managementtools van de RID. Dit is de meest gebruikte functionaliteit bij de deelnemers. Vragen van gebruikers hierover moeten snel en adequaat worden beantwoord. GO zal de gebruikers ook helpen de functionele mogelijkheden beter te benutten. Bijvoorbeeld door het organiseren van instructiebijeenkomsten, proactief informeren door tips en trics op intranet of nieuwsbrieven en persoonlijke ondersteuning. Niets is zo hinderlijk als een applicatie die vastloopt, wachtwoorden die zijn verlopen of andere verstoringen waardoor medewerkers hun werkzaamheden niet kunnen uitvoeren. Daarom is het zeer belangrijk om adequaat op deze signalen te reageren door het goed uitvragen van incidenten, zo mogelijk incidenten meteen op te lossen, problemen helder vast te leggen, afspraken te maken over de oplostermijn en te communiceren over de aanpak. De meeste incidenten worden snel door het team opgelost. Daarom is zowel de eerste- als tweedelijns ondersteuning bij dit team belegd. GO vertegenwoordigt het belang van de klant binnen de RID en bewaakt de afhandeling van verzoeken.

21

Overige ondersteuning

De RID is te klein om zelf de volledige bedrijfsvoeringsondersteuning te organiseren. Daarom is deze afgenomen bij gemeente De Bilt. Het gaat hierbij de ondersteuning op het gebied van P&O (P&O-advies, salarisadministratie), Financiën (debiteuren/crediteurenadministratie, jaarrekening, financieel consulentschap), Archivering (postverwerking en werkzaamheden voortvloeiend uit de Archiefwet). Voor deze werkzaamheden is een fixed-price afspraak gemaakt van € 80.000 per jaar.

Advisering op het gebied van communicatie, inkoop en juridische zaken zal op basis van maatwerk worden afgenomen, afhankelijk van de onderwerpen die gaan spelen.

22

6. Overzicht van baten en lasten en toelichting

6.1. Recapitulatie baten en lasten 2015

MATERIELE KOSTEN

Gemnet 90.000 123.854 -33.854

Telefonie/ internet 350.000 63.883 286.117

Glasvezelring 100.000 100.444 -444

Fotokopieerapparatuur 170.000 182.736 -12.736

Onderhoud telefooncentrale 100.000 55.324 44.676

Onderhoud Hardware 200.000 101.250 98.750

Onderhoud/ licenties Software 350.000 315.569 34.431

Onderhoud websites 40.000 - 40.000

Verzekeringen 20.000 - 20.000

Kapitaallasten 1.250.000 880.852 369.148

Overige materiële lasten 46.808 26.474 20.334

Totaal programma 2 2.716.808 1.850.386 866.422

Totaal Lasten 5.026.808 4.667.716 359.092

Baten:

ALGEMENE DEKKINGSMIDDELEN

Bijdragen 5.026.808 4.673.178 353.630

Totaal algemene dekkingsmiddelen 5.026.808 4.673.178 3 53.630

Totaal Baten 5.026.808 4.673.178 353.630

Gerealiseerde totaal van saldo van baten en lasten 0 5.462 5.462

Toevoeging/ onttrekking aan reserves 0 0 0

Gerealiseerde resultaat 0 5.462 5.462

Overzicht van baten en lasten 2015 ( in €) b

egro

ting

Rek

enin

g S

aldo

201

5

Afw

ijkin

g

Lasten:

FORMATIEKOSTEN PRIMAIR PROCES

Team GO 550.000 763.614 -213.614

Team TB 600.000 979.756 -379.756

Totaal formatiekosten primair proces 1.150.000 1.743. 370 -593.370

FORMATIEKOSTEN SECUNDAIR PROCES

Team BA&P 300.000 343.032 -43.032

Directie, staf en ondersteuning 222.000 271.543 -49.543

Totaal formatiekosten secundair proces 522.000 614.57 5 -92.575

OVERIGE PERSONELE KOSTEN 53.000 53.974 -974

BEDRIJFSVOERING RID-UTRECHT

Huisvesting/facilitair 125.000 138.206 -13.206

ICT 120.000 106.967 13.033

Ondersteuning Gemeente De Bilt 80.000 80.000 -

Maatwerkadvies Communicatie, Inkoop, Juridisch 20.000 28.357 -8.357

Overige ondersteuning 80.000 44.854 35.146

Bedrijfsauto's 10.000 7.027 2.973

Inhuur 150.000 - 150.000

Totaal bedrijfsvoering 585.000 405.411 179.589

Totaal programma 1 2.310.000 2.817.330 -507.330

23

6.2. Toelichting op de programmarekening

De Afwijkingen worden op totaal niveau verklaard. V = Voordeel en N = Nadeel

FORMATIEKOSTEN PRIMAIR PROCES Begroting Rekening Afwijking

Inkomsten Uitgaven Saldo

Team GO 550.000 20.714 784.328 763.614 - 213.614

Team TB 600.000 19.341 999.097 979.756 -379.756 Totaal formatiekosten primair proces 1.150 40.055 1 .783.425 1.743.370 - 593.370

inhuurbudget 150.000 150.000 Totaal formatiekosten primair proces - 443.370

In de begroting is inhuur nog onder het onderdeel bedrijfsvoering gepresenteerd. In de jaarrekening wordt inhuur onder de formatiekosten gepresenteerd. Afwijking formatiekosten primair proces wordt veroo rzaakt door : Incidentele extra inhuur voor het in stand houden van 7 ICT-infrastructuren bij team technisch beheer, maar gedeeltelijk gedekt door extra inkomsten

199.000 N

Langdurig ziekte van 2 medewerkers team GO hetgeen leidt tot incidentele extra inhuur

132.000

N

Vacature ruimte team TB (2 vacatures) is in 2015 ingevuld met 2 detavast medewerkers.

100.000 N

Incidentele extra inhuur voor het behandelen van de vele meldingen bij de servicedesk. Maar voor gedeelte gedekt door extra inkomsten

100.000 N

cao stijging en functieherwaardering was nog niet in begroting verwerkt 40.000 N Diverse kleinere verschillen 22.000 N Inhuur budget hier verantwoord 150.000 V Totaal 443.000 N FORMATIEKOSTEN SECUNDAIR PROCES Begroting Rekening Afwijking

Team BA&P 300.000 343.032 - 43.032

Directie, staf en ondersteuning 222.000 271.543 -49.543 Totaal formatiekosten secundair proces 522.000 614.575 -92.575

Afwijking Formatiekosten secundair proces Impact functieherwaardering en cao stijging was nog niet verwerkt in begroting

54.000 N

Vacature ruimte directeur is ingevuld door middel van een interim directeur (inhuur) dit is een duurdere oplossing

24.000 N

Vacature ruimte SLM’er is tijdelijk ingevuld door middel van inhuur 12.000 N Diverse kleinere verschillen 3.000 N Totaal 93.000 N

Begroting Rekening Afwijking OVERIGE PERSONELE KOSTEN 53.000 53.974 - 974

24

BEDRIJFSVOERING RID-UTRECHT Begroting Rekening Afwijking

Huisvesting/facilitair 125.000 138.206 -13.206

ICT 120.000 106.967 13.033

Ondersteuning Gemeente De Bilt 80.000 80.000 0

Maatwerkadvies Communicatie, Inkoop, Juridisch 20.000 28.357 -8.357

Overige ondersteuning 80.000 44.854 35.146

Bedrijfsauto's 10.000 7.027 2.973

Inhuur 150.000 0 150.000 Totaal bedrijfsvoering 585.000 405.411 179.589

Afwijking bedrijfsvoering RID- Utrecht Inhuurkosten worden onder de formatiekosten verantwoord 150.000 V Extra huurkosten als gevolg van extra medewerkers (meer m2 gehuurd) 12.000 N Kosten overige ondersteuning is minder op uitgegeven dan van te voren verwacht als gevolg van drukte omtrent migratie hier is meer de nadruk op komen te liggen dan onderzoeken en advies.

35.000 V

Diverse kleinere afwijkingen 7.000 V Totaal 180.000 V

MATERIËLE KOSTEN Begroting Rekening Afwijking

Inkomst

en Uitgaven Saldo

Gemnet 90.000 0 123.854 123.854 -33.854

Telefonie/Internet 350.000 185.451 249.334 63.883 286.117

Glasvezelring 100.000 0 100.444 100.444 -444

Fotokopieerapparatuur 170.000 0 182.736 182.736 -12.736

Onderhoud telefooncentrale 100.000 0 55.324 55.324 44.676

Onderhoud Hardware 200.000 0 101.250 101.250 98.750

Onderhoud Software 350.000 12.432 328.001 315.569 34.431

Onderhoud Websites 40.000 0 0 0 40.000

Verzekeringen 20.000 0 0 0 20.000

Kapitaallasten 1.250.000 0 880.852 880.852 369.148

Overig 46.808 0 26.474 26.474 20.334 Totaal Materiële kosten 2.716.808 197.883 2.048.269 1.850.386 866.422

Afwijking Materiële kosten Lagere kapitaallasten als gevolg van latere ingebruikname van ICT-platform RID. En hogere investeringen in MVA. Dit resulteert in een per saldo positief effect.

369.000 V

In begroting 2015 nog geen rekening gehouden met flexibilisering telefonie. Hierdoor geen opbrengsten onder telefonie begroot.

185.000 V

De onderhoudscontracten waren nog niet allemaal afgesloten ten tijde van opstellen begroting. De inschatting die gemaakt is bleek te hoog. Hierdoor lagere uitgaven onderhoudscontracten hard- en software dan begroot.

135.000 V

Lagere kosten telefonie dan begroot, doordat de kosten flexibel zijn gemaakt en dit ten tijde van opstellen begroting de hoogte lastig in te schatten was. Zie ook afwijking bij algemene dekkingsmiddelen.

100.000 V

Kosten onderhoud telefooncentrale is lager dan begroot. Uitkomsten aanbesteding waren ten tijde van opstellen begroting nog niet voorhanden.

45.000 V

Onderhoud websites wordt niet aangeboden door de RID in het basispakket. Dit was nog niet in begroting verwerkt.

40.000 V

Hogere kosten Gemnet als gevolg van naheffing 2014 35.000 N Kosten verzekering worden onder bedrijfsvoering verantwoord 20.000 V Hogere kosten fotokopieerapparatuur als gevolg van implementatiekosten

13.000 N

Diverse kleinere afwijkingen 20.000 V Totaal 866.000 V

25

Algemene dekkingsmiddelen Begroting Rekening Afwijking

Bijdragen 5.026.809 4.673.178 353.630 Afwijking algemene dekkingsmiddelen Flexibel maken telefonie. Vanuit de bijdrage zijn de flexibele kosten in mindering gebracht op de algemene bijdrage. De werkelijke bijdragen worden verantwoord bij het product telefonie. Zie ook programma materiële kosten

279.000 N

In 2015 worden de werkplekken nog in rekening gebracht op basis van werkelijk gebruik

75.000 N

26

7. Balans en Toelichting

7.1. Grondslagen

Algemeen

De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. Op de in de jaarrekening opgenomen begroting is geen accountantscontrole toegepast.

Jaarverslaggevingvoorschriften Bij het opstellen van het jaarverslag en de jaarrekening zijn de voorschriften en regels van het Besluit Begroting en Verantwoording gehanteerd.

Grondslagen voor de waardering van activa en passiv a

Algemeen De waardering van activa en passiva vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders wordt vermeld, zijn de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.

Immateriële vaste activa De immateriële vaste activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings (inkoopprijs plus bijkomende kosten)- c.q. vervaardigingsprijs verminderd met de afschrijvingen en waarderverminderingen die naar verwachting duurzaam zijn. De kosten van onderzoek en ontwikkeling worden in 5 jaar afgeschreven. De afschrijving van de geactiveerde kosten van onderzoek en ontwikkeling vangt aan bij de ingebruikneming van het gerelateerde materiële vaste actief.

Materiële vaste activa Volgens artikel 59 BBV dient er een onderscheid gemaakt te worden tussen investeringen met uitsluitend maatschappelijk nut in de openbare ruimte en investeringen met een (beperkt) economisch nut. Investeringen die verhandelbaar zijn en/of op enigerlei wijze kunnen leiden tot of bijdragen aan het verwerven van inkomsten zijn investeringen met economisch nut. Niet relevant daarbij is of de investering geheel kan worden terugverdiend. Materiële vaste activa met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijging- of vervaardigingprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Investeringen worden lineair afgeschreven over de verwachte gebruiksduur en als ingangsdatum het jaar na aanschaf. Toelichting Op grond van artikel 65 van het BBV wordt bij de waardering van de vaste activa rekening gehouden met een vermindering van hun waarde, indien deze vermindering naar verwachting duurzaam is. Materiële vaste activa met maatschappelijk nut De RID-Utrecht heeft geen materiële vast activa met maatschappelijk nut. Afschrijvingen: De afschrijvingen zijn gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgprijs of vervaardigingprijs, rekening houdend met een eventuele restwaarde. De uitgangspunten zijn vastgesteld door het Algemeen Bestuur middels het activabeleid.

27

De volgende afschrijvingspercentages worden daarbij gehanteerd: Hardware

Switches 5 jaar

Bladeservers 5 jaar

Monitoren 4 jaar

ThinClients 4 jaar

FatClients 4 jaar

Overige hardware 5 jaar

Software

Diverse software (afhankelijk van economische levensduur 5 tot 7 jaar

Telefonie

Vaste telefoons 8 jaar

Telefooncentrale 5 jaar

Smartphones 2 jaar

Mobiele telefoons 3 jaar

Inventaris

Kantoormeubillair 10 jaar

Inrichting datacenter 10 jaar

Vlottende activa Vorderingen en overlopende activa Vorderingen worden gewaardeerd op nominale waarde, onder aftrek van een voorziening voor mogelijke oninbaarheid. De voorgeschreven indeling voor wat betreft vorderingen is: • vorderingen op openbare lichamen (gemeenten, gemeenschappelijke regelingen, Rijk) • verstrekte kasgeldleningen • rekening-courantverhoudingen met niet-financiële instellingen • overige vorderingen • overige uitzettingen

28

Op het punt van uitzettingen is gekozen om de terminologie van de Wet FIDO te volgen. Het begrip uitzettingen heeft zowel betrekking op vorderingen als op effecten. Het onderscheid tussen beiden is komen te vervallen. Voor zover op grond van het treasurystatuut effectenbezit niet is toegestaan, dan wel niet aanwezig, kan dit in de toelichting uiteengezet worden. Liquide middelen en overlopende posten Deze activa worden tegen nominale waarde opgenomen. Vaste schulden Vaste schulden worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, verminderd met gedane aflossingen. De vaste

schulden hebben een rentetypische looptijd van één jaar of langer.

Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Grondslagen voor de bepaling van het resultaat

Algemeen De grondslagen die worden toegepast voor resultaatbepaling zijn gebaseerd op historische kosten. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben.

Opbrengsten Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden.

Personeelslasten Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en dergelijke. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming te weten vier jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (reorganisaties) dient wel een verplichting gevormd te worden.

29

7.2. Balans per 31 december 2015

ACTIVA (bedragen in €) voor resultaatbestemming Balans 31-12-2015 Balans 31-12-2014

kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief 4.184.235 3.201.221

4.184.235 3.201.221

Investeringen met economisch nut 3.755.306 3.803.035

3.755.306 3.803.035

TOTAAL VASTE ACTIVA 7.939.541 7.004.256

Vorderingen op openbare lichamen 627.512 418.586

Overige vorderingen 4.574 360

632.086 418.946

Bank- en girosaldi - 48.662

- 48.662

Overlopende activa 518.756 799.899

518.756 799.899

TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA 1.150.842 1.267.507

TOTAAL GENERAAL ACTIVA 9.090.383 8.271.763

Liquide middelen

Vaste activa

Immateriële vaste activa

Materiële vaste activa

Vlottende activa

Vorderingen

Passiva (bedragen in €) voor resultaatbestemming Balans 31-12-2015 Balans 31-12-2014

Algemene Reserve 23.977 6.614

Gerealiseerde resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening 5.462 17.363

29.439 23.977

Onderhandse leningen van:

Binnenlandse banken 8.000.000 7.000.000

8.000.000 7.000.000

TOTAAL VASTE PASSIVA 8.029.439 7.023.977

Bank- en girosaldi 428.115 -

Overige schulden 510.405 838.600

938.520 838.600

Overlopende passiva 122.424 409.186

122.424 409.186

TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA 1.060.944 1.247.786

TOTAAL GENERAAL PASSIVA 9.090.383 8.271.763

Vaste Passiva

Eigen vermogen

Langlopende schulden

Vlottende passiva

kortlopende schulden

30

7.3. Toelichting op de balans

Vaste Activa

In 2015 hebben nog geen afschrijvingen plaatsgevonden. Dit geschiedt in het jaar volgend op het in gebruik nemen van het actief (2015). Derhalve zal in 2016 voor het eerst worden afgeschreven op de projectkosten. De investeringen betreffen beheerders, projectleiding, bouw omgeving en begeleiding Europese aanbesteding.

De belangrijkste in boekjaar gedane investeringen worden onderstaand toegelicht:

Bedrag x €1000 Werkplekken 367 Bladeservers 89 Switches 37 Software 243

Vlottende Activa

De vorderingen zijn allen inbaar. Wij hebben derhalve geen dubieuze vorderingen per 31 december 2015.

Alle vlottende activa hebben een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar.

IMMATERIËLE VASTE ACTIVA (bedragen in €)

Boekwaarde 01-01-2015

Investeringen in 2015

Desinvesteringen in 2015

Afschrijvingen t.l.v. 2015

Bijdrage van derden


Migratieproject 3.201.221 983.014 0 0 0 4.184.235

Totaal 3.201.221 983.014 0 0 0 4.184.235

Kosten onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald a ctief

MATERIËLE VASTE ACTIVA (bedragen in €)


Investeringen in 2015

Desinvesteringen in 2015

Afschrijvingen t.l.v. 2015


Telefonie 207.375 - - 48.146 159.229

Software 1.196.414 242.697 - 200.228 1.238.883

Hardware 2.043.177 502.240 - 506.656 2.038.761

Inventaris 356.069 - - 37.636 318.433

Totaal 3.803.035 744.937 0 792.666 3.755.306

INVESTERINGEN MET ECONOMISCHE NUT

OVERLOPENDE ACTIVA (bedragen in € )



vooruitbetaalde bedragen 518.756 799.899

TOTAAL OVERLOPENDE ACTIVA

518.756 799.899

VORDERINGEN OPENBARE LICHAMEN (bedragen in € )



Debiteuren deelnemers 627.512 327.526

belastingdienst 0 91.060

Overige vorderingen 0 361

TOTAAL VORDERINGEN

627.512 418.947

31

Vaste Passiva

De RID mag conform artikel 25 van de gemeenschappelijke regeling een reserve vormen van 10% van de jaarlijkse apparaatskosten.

In december 2013 is een langlopende lening aangetrokken voor 5 jaar, tegen een rentepercentage van 1,25%, die lineair wordt afgelost.

In juli 2014 is een langlopende lening aangetrokken voor 6 jaar, tegen een rentepercentage van 1,11%

In juli 2015 en december 2015 zijn 2 langlopende leningen aangetrokken: - voor 6 jaar met een rentepercentage van 0,8% - voor 5 jaar met een rentepercentage van 0,7%

De totale rentelast voor 2015 bedraagt € 86.758

EIGEN VERMOGEN (bedragen in € )



Vrije Reserve 23.977 6.614

SUBTOTAAL VRIJE RESERVE 23.977 6.614

Nog te bestemmen resultaat lopend jaar

5.462 17.363

TOTAAL EIGEN VERMOGEN

29.439 23.977

ALGEMENE RESERVE

Vaste Schulden (bedragen in € )



binnenlandse banken 8.000.000 7.000.000

TOTAAL EIGEN VERMOGEN

8.000.000 7.000.000

Onderhandse leningen

Vaste Schulden (bedragen in €) Saldo 01-01-2015 Vermeerderingen Aflossingen Saldo 31- 12-2015

Lening BNG bank 7.000.000 2.500.000 1.500.000 8.000.000

32

Vlottende Passiva

Alle kortlopende schulden hebben een rentetypische looptijd kleiner dan een jaar.

Onder de overlopende passiva wordt de bijdrage voor het migratieproject (€ 652.000) verantwoord met de niet activeerbare projectkosten in mindering gebracht. In 2016 vindt de afrekening plaats en zal het eventuele overschot op deze bijdrage worden toegevoegd aan een bestemmingsreserve ter dekking van de kapitaalslasten van de immateriële vaste activa.

Schatkistbankieren

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen waaraan de gemeente voor toekomstige jaren is verbonden (Overeenkomsten) De RID heeft de volgende 2 verplichtingen: Huurovereenkomst pand Doorn. De huurovereenkomst loopt tot 31 mei 2018. Dit betreft een jaarbedrag van € 110.000 Leaseauto’s De RID heeft 2 leaseauto’s looptijd tot 1/9/2016 en 28/01/2017. Dit betekent een jaarbedrag van € 7.000

Verslagjaar 2015

(1) Drempelbedrag 250

Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4

(2)Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks

schatkist aangehouden middelen76 - 110 122

(3a) = (1) > (2) Ruimte onder het drempelbedrag 174 250 140 128

(3b) = (2) > (1) Overschrijding van het drempelbedrag - - - -

Verslagjaar

(4a) Begrotingstotaal verslagjaar 5.027

(4b)Het deel van het begrotingstotaal dat

kleiner of gelijk is aan € 500 miljoen5.027

(4c)Het deel van het begrotingstotaal dat

de € 500 miljoen te boven gaat-

(1) = (4b)*0,0075 +

(4c)*0,002 met een

minimum van €250.000

Drempelbedrag 250

Kwartaal 1 Kwartaal 2 Kwartaal 3 Kwartaal 4

(5a)

Som van de per dag buiten 's Rijks

schatkist aangehouden middelen

(negatieve bedragen tellen als nihi l)

6.882 - 10.091 11.237

(5b) Dagen in het kwartaal 90 91 92 92

(2) - (5a) / (5b)Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's

Rijks schatkist aangehouden middelen76 - 110 122

Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000)

(2) Berekening kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen

(1) Berekening drempelbedrag

OVERLOPENDE PASSIVA (bedragen in €)



vooruitontvangen bedragen 20.120 0

vooruitontvangen projectkosten 102.304 409.186

TOTAAL OVERLOPENDE PASSIVA

122.424 409.186

KORTLOPENDE SCHULDEN (bedragen in €)



Bank- en girosaldi 428.115 0

Overige schulden 510.405 838.600

TOTAAL KORTLOPENDE SCHULDEN938.520 838.600

33

Bijlage: WNT toelichting

Topfunctionarissen, gewezen topfunctionarissen en toezichthouders

Naam orgaan of instelling waar functie

wordt bekleed

Functie(s)1 Aard van de functie2

Naam Beloning Belastbare vaste en variabele onkosten-

vergoeding

Werkgeversdeel van voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar

op termijn

Datum aanvang

dienstverband in het

boekjaar

(indien van toepassing)

Datum einde dienstverband

in het boekjaar


Omvang dienstverband

(in FTE)

Interim3 Motivering overschrijding norm


2015 2014 2015 2014 2015 2014

Regionale ICT-Dienst Utrecht

Directeur Topfunctionaris Dhr. D.S. Woudstra 51.827 80.558 728 21 8.351 15.197 Nvt 1 september 2015

1 Nvt nvt


Directeur Topfunctionaris Dhr. E.O. Surstedt 71.000 0 17 augustus 2015

nvt 0.89 FTE Ja < 6 maanden

nvt


Lid DB toezichthouder Dhr. A.J. Gerritsen onbezoldigd onbezoldigd


Lid DB toezichthouder Dhr. H.M. Ostendorp onbezoldigd onbezoldigd


Lid DB toezichthouder Dhr. T.R. Poppens onbezoldigd Onbezoldigd


Lid AB toezichthouder Dhr. A.J. Gerritsen onbezoldigd onbezoldigd

1 Gebruik hierbij voor iedere functie een aparte regel. Alleen bij opeenvolgende vervulling van verschillende functies van dezelfde aard worden deze op dezelfde regel vermeld en wordt de beloning gesommeerd 2 Topfunctionaris, gewezen topfunctionaris of toezichthouder 3 Ofwel nee, niet op interim-basis werkzaam, of ja, korter dan zes maanden, binnen een aaneengesloten termijn van 18 maanden (ja, < 6 maanden); of ja, langer dan zes maanden binnen een aaneengesloten termijn van 18 maanden (ja, > 6 maanden).

34


Lid AB toezichthouder Dhr. H.M. Ostendorp onbezoldigd onbezoldigd


Lid DB toezichthouder Dhr. T.R. Poppens onbezoldigd onbezoldigd


Lid AB toezichthouder Dhr. T. Stroo onbezoldigd onbezoldigd


Lid AB toezichthouder Dhr. S. Jansen onbezoldigd onbezoldigd


Lid AB toezichthouder Dhr. R.T. Metz onbezoldigd onbezoldigd


Lid AB toezichthouder Dhr. J.W. van Dongen onbezoldigd onbezoldigd

35

Controleverklaring onafhankelijk accountant

37

Vaststellingsbesluit

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemee n Bestuur d.d. xxx 2016

Voorzitter,

Secretaris,

Jaarrekening 2015 v06 - Bunnik · 2016-04-25 · Het tweede deel van dit verslag, de jaarrekening,...

Documents

Transcript of Jaarrekening 2015 v06 - Bunnik · 2016-04-25 · Het tweede deel van dit verslag, de jaarrekening,...