Jaarplanboekje fb 2014 2015 def

1

FACILITAIR BEDRIJF JAARPLANBOEKJE 2014-2015

2 3


Inhoudsopgave

1. Voorwoord

2. Jaarverslag 2013 –2014

3. Prestatieafspraken met het Rijk • Studiesucces en Bachelor rendement • Studentsupport • Onderwijsintensiteit • Studenttevredenheid NSE • Balans

4. Beleidsbrief 2014 -2015 • Energie • EnTranCe • Energy Academy • MJA3 • Healthy Ageing • Internationalisering - Integrale aanpak - Tweetaligheid

5. Ondersteuning Onderwijsvisie • Strategisch huisvestingsprogramma • Hanze Innovate • Didactische werkvormen via ICT

6. Trossen Los • Doorontwikkeling FB • Duurzame bedrijfsvoering • Procesmatig en Planmatig werken

Fundamentonder Talent

5

Voorwoord

Beste collega’s, In dit jaarplan boekje willen we concreet in beeld

brengen welke activiteiten we het komend jaar op stapel hebben staan en wie daar allemaal aan mee werken in het Facilitair Bedrijf.

Op deze manier maken we zichtbaar dat een jaarplan niet alleen een papieren managementdocument is maar dat het gaat om mensenwerk.

Want we kunnen nog zulke mooie plannen op papier zetten, het gaat om de mensen die het doen. Ik heb er alle vertrouwen in dat we met elkaar alle voorgenomen plannen het komend jaar tot een goed einde zullen brengen.

In de korte periode dat ik werkzaam ben bij het Facilitair Bedrijf, heb ik gemerkt dat dit bedrijf bestaat uit een club zeer gemotiveerde en toegewijde medewerkers. Ik ben er dan ook trots op dat ik dit bedrijf mag leiden en heb er veel zin in om er samen met jullie een mooi jaar van te maken.

Ik wens jullie veel leesplezier. Hartelijke groet, Peter van der Wel

1

4

6 7

Jaarverslag 2013-2014

Het afgelopen jaar hebben alle medewerkers van het Facilitair Bedrijf weer tal van werkzaamheden verricht voor de ondersteuning van het onderwijs en onderzoek. Hieronder noemen we een aantal belangrijke speerpunten:

• Er zijn extra maatregelen getroffen om de scores van de Nationale Studenten Enquête te verhogen en met succes!

• Hanze Innovate is van start gegaan. Onder deze label wordt de vernieuwingsportefeuille van Informatisering uitgerold.

• Er is 5 ha grond aangekocht voor de bouw van het definitieve EnTranCe gebouw In het EnTranCe gebouw komen onderwijs, onderzoek en bedrijfsleven samen.

• Er is besloten dat de nieuwbouw voor de dansacademie op de Zernike Campus komt.

• De voorbereidingen voor de ver- en nieuwbouw van de Van DoorenVeste, Het Wiebengacomplex en het Prins Claus Conservatorium zijn verder gevorderd

• In januari 2014 is een formele evaluatie van de uitwerking van Koers Op IT Kwaliteit aan het CvB aangeboden die ook door het CvB is vastgesteld. Het overall-beeld is positief en de meetbare doelstellingen zijn allemaal gerealiseerd.

• De frontoffices van STAD en het ISO zijn samengevoegd met het doel om een betere dienstverlening voor de student te realiseren.

• Er is in het kader van veiligheidsbeleid en crisismanagement een Bedrijfscontinuiteitsplan opgesteld, er is een workshop integraal veiligheidsbeleid en een simulatie oefening crisismanagement georganiseerd, en er is een training omgaan met gewelddadige eenlingen georganiseerd.

• Er is een beleidsplan duurzame bedrijfsvoering vastgesteld.

• Er is een communicatieplan voor het Strategisch Huisvestingsprogramma vastgesteld; Ruimte voor Talent!

Daarnaast is er natuurlijk veel aandacht besteed aan de doorontwikkeling van het Facilitair Bedrijf naar een regieorganisatie. De nieuwe afdelingen en nieuwe teams zijn in september 2013 van start gegaan. Dat was in het begin nog wel wennen en ook zoeken naar de juiste afstemming en samenhang. Maar iedereen heeft zich ten volle ingezet om dit te doen slagen.

Belangrijke resultaten hierin zijn:

• De instelling van een C-changeplatform voor de bespreking van alle strategisch/tactische klantvraagstukken.

• De invoering van TOPdesk 5.0 waardoor het nog eenvoudiger voor de klant is geworden om diensten en producten te bestellen.

• De invoering van een Balance Score Card voor alle afdelingen.

• De uitbesteding van de REPRO, openen sluitrondes en de keuringen.

• Het op koers liggen van de realisatie van Balans.

• De opstelling van een CSBR aanvraag voor de realisatie van de visie op de HanzeMediatheek.

2

8 9

Bijdragen aan de beleidsbrief 2014-2015 en de prestatieafspraken met het rijk

In december 2012 zijn de prestatieafspraken tussen het ministerie van OCW en Hanzehogeschool Groningen getekend. Zoals bekend, zal onze hogeschool worden gekort op de Rijksbijdrage wanneer de resultaatsafspraken niet worden gehaald.

Dit is ook aangegeven in de beleidsbrief van 6 januari 2014 van het CvB. Daarom zal in dit jaarplan dan ook de nadruk liggen op het realiseren van de prestatieafspraken.

Hoewel de prestatieafspraken en de beleidsbrief vooral gericht

zijn op de onderwijsinhoud, zijn er zeker aanknopingspunten te vinden voor het FB. Het FB biedt de randvoorwaarden om schools en kenniscentra in staat te stellen onderwijs en onderzoek uit te oefenen. Dit doet het FB door de levering van diensten en producten op het gebied van:

• Huisvesting

• Facilitaire voorzieningen

• Informatievoorzieningen

• ICT voorzieningen

• Studentenvoorzieningen

• Inkoop. Deze voorzieningen vormen de basis voor het onderwijs en

onderzoek van de HG en hieraan ontleent het FB zijn missie:

“Het FB is een deskundig partner en regisseur in de ondersteuning van de HG

als maatschappelijke onderneming en brede (internationaal gerespecteerde)

kennisinstelling”.

3

10 11

3.1 Bachelor rendement en studiesucces

Een van de prestatieafspraken is dat het studiesucces en het bachelor rendement van onze studenten verbeterd moeten worden. Dat betekent dat er meer studenten moeten afstuderen binnen de daarvoor gestelde termijn en dat er minder studenten voortijdig hun studie moeten staken.

De afdeling Studentenzaken van het Facilitair Bedrijf ondersteunt de studenten hierbij met cursussen en trainingen vooral in het Hanze Success Centre.

Om studenten te helpen hun uitstelgedrag “eronder” te krijgen, begint het Hanze Success Centre dit studiejaar met een zogenaamde studievoortgangsgroep. Deze groep studenten met “ernstige uitstelproblemen” komt wekelijks bij elkaar onder leiding van docent en trainer Gerhard Wentink. “Elke week schrijven ze de planning voor de komende week op, bespreken elkaars planning en bespreken strategiewën om ervoor te zorgen dat ze de planning halen. De afspraken worden in tweetallen gemaakt en studenten bellen, sms’en of whatsappen elkaar halverwege de week om te informeren hoe de weektaak verloopt. De week daarop controleren de

studenten elkaar of de planning gehaald is. Als de planning niet gehaald is, wordt dat geregistreerd. Twee keer de planning niet halen betekent: je staat op scherp. De volgende keren moet je de planning dan halen. Lukt dat niet dan moet je de groep verlaten.”

“Een van de belangrijkste verschillen is, dat ik nu overzicht

heb. Natuurlijk schuif ik nog wel eens wat met een planning, maar ik weet nu wat me te wachten staat en kan ik beter inschatten wanneer ik moet gaan leren. De wekelijkse bijeenkomsten drukken me steeds weer met de neus op de feiten. Het feit dat er een groep is die met je meekijkt en waarvoor je moet bekennen dat je gefaald hebt als je je planning een keer niet gehaald hebt, helpt enorm.”

3.2 Student Support 2.0 We werken er met z’n allen aan om onze studenten

zo goed mogelijk te ondersteunen, zodat ze binnen de daarvoor gestelde termijn succesvol hun studie kunnen afronden en uiteindelijk een goede plaats op de arbeidsmarkt weten te verwerven. Maar we doen dat niet altijd even handig.

Gerhard Wentink

“Bij Hanze Success Centre leren

studenten hoe ze moeten plannen en

vooral hoe ze zich aan de planning

kunnen houden.”

Joris Sikkens,

student Biologie en Medisch

Laboratoriumonderzoek,

draait al vanaf het begin van het jaar

mee in de studievoortgangsgroep.

studievoortgangsgroep.

12 13

In de dagelijkse praktijk zien we daar de voorbeelden van:

• Veel verschillende ‘loketten’ voor studenten; studenten weten door de hoeveelheid loketten niet meer waar ze met hun vraag naar toe moeten.

• Veel (staf-)afdelingen houden zich met de zelfde processen bezig, soms zonder dat ze dat van elkaar weten; de kans dat dingen dubbel gebeuren of juist helemaal niet gebeuren, is erg groot.

De komende jaren willen we de samenwerking tussen de verschillende stafafdelingen ( M & C, O & O, STAD/FEZ en FB studentenzaken) en schools sterk verbeteren. De werkprocessen zullen daarbij leidend zijn. Veel van onze processen zijn afdeling overstijgend. Nauwe samenwerking en afstemming tussen de afdelingen zijn randvoorwaarden voor succes. De komende jaren richten we ons daarom onder meer op de verbetering van een aantal processen rond een aantal thema’s:

Internationalisering:- De administratieve processen rond (internationale) inschrijving

worden geïntegreerd in het normale inschrijvingsproces; een aantal taken van het ISO gaat daarmee over naar STAD;

- Schools, M&C, FEZ/STAD, O&O en FB-SZ werken beter samen om internationaal beleid te vertalen naar uitvoering.

Studie- en loopbaanbegeleiding:- Verbetering van de rolverdeling tussen het decanaat en de

studieloopbaanbegeleiders in de schools- “Arbeidsmarktoriëntatie” toevoegen aan

studieloopbaanbegeleiding Aanvullend en ondersteunend onderwijs:- Een aantal cursussen (bv effectief studeren) wordt niet meer

reactief (bij problemen van studenten), maar pro-actief aangeboden (vervlochten in curricula)

- Intensivering van de samenwerking met Hanze Studiekeuze Advies (HSA) m.b.t. Studiekeuze (voorafgaand en tijdens de studie)

Kennismanagement:- Een nauwere en directe afstemming met schools en

kenniscentra over collectievorming HanzeMediatheek- Het ontwikkelen van de mediatheek naar een “Learning

Centre”, waarbij studenten nog meer worden gestimuleerd samen te werken, te onderzoeken en te studeren.

3.3 Onderwijs intensiteit In de prestatieafspraken met het Rijk is

vastgelegd dat we het onderwijs in kleinere groepen gaan aanbieden en dat er meer contacturen komen tussen docenten en studenten.

Dat heeft natuurlijk gevolgen voor het inplannen en roosteren van de lessen.

Rudy de Vries, hoofd bureau procesmanagement van de afdeling Uitvoering van het FB vertelt.

Jaap Mooiweer

Hoofd afdeling Studentenzaken

“Samen onze studenten beter

bedienen.”

14 15

De komst van kleinere groepen (dus meer klassen), het streven naar 18 contacturen per week en de groei voor het studiejaar 2014-2015, zullen effect hebben op het ruimtegebruik en de roostermogelijkheden. Er zijn dus meer activiteiten die ingepland en geroosterd moeten worden. Daar komen nog bij de gewijzigde didactische werkvormen, roosterbare weken, gewijzigd roosterproces en de invoering van de boxenmodel/ruimteregie, dat voortvloeit uit het SHP (Strategisch Huisvestings Plan).

Er zullen meer kleinere lokalen nodig zijn. Het FB zal de regie nemen in het zoeken naar HG-

brede verbetermogelijkheden van het Plannings- en Roosteringsproces.

Er moet eerst in kaart worden gebracht wat de Schools precies willen. Daarnaast hebben we te maken met het LTHP (Lange Termijn Huisvestings Plan). Roostering kan goede kengetallen en expertise leveren om een samenhangend verhaal te maken. Medio januari 2015 maken we de balans op.

3.4 Studenttevredenheid NSE Ieder jaar geven onze studenten hun oordeel

over de kwaliteit van het onderwijs en de voorzieningen door middel van de NSE.

Daarbij gaat het ook om een groot aantal facilitaire voorzieningen die door ons geleverd worden. Vorig jaar scoorden we gemiddeld een 7,1 Het streven voor het afgelopen jaar was een 7,2. En dit is gelukt! Studenten met een functiebeperking waarderen onze voorzieningen op een 7.0. We doen het behoorlijk goed dus. Maar we zijn er nog niet.

Voor het jaar 2014-2015 streven we naar een 7,3. In 2015-2016 streven we naar een 7,5.

Belangrijke aandachtspunten blijven de hoeveelheid werkplekken voor studenten en het tijdig bekend maken van de lesroosters.

In waardering opmerkelijk gestegen bij de voltijdstudenten:

• Print- en kopieer faciliteiten. Van 41 naar 55 %

• Tijdig bekend maken studieroosters. Van 32 naar 39%

• Restauratieve voorzieningen. Van 60 naar 64 %

• Verkoop studiemateriaal. Van 59 naar 61 %

• AV materiaal. Van 58 naar 60%

• ICT faciliteiten. Van 51 naar 54 %

Rudy de Vries,

hoofd bureau procesmanagement

“Onderzoek naar effecten op

ruimtegebruik en roostering.”

16 17

In het kader van Operational Excellence en integrale dienstverlening gaan we het komend jaar proberen om de uitkomsten van meerdere tevredenheidsonderzoeken zoals de NSE maar ook de uitkomsten van het Klant tevredenheidsonderzoek ( KTO) en de uitkomsten van de ARBO Risico Inventarisaties (RIE) meer integraal op te pakken.

Het FB zal op basis hiervan kijken welke onderwerpen uit alle onderzoeken nog als onvoldoende worden ervaren, voor die onderwerpen wordt dan een actieplan opgesteld.

3.5 Balans

Het HG-brede project ‘Balans’ betekent voor het FB een forse formatiereductie. In totaal moeten er 49 fte’s worden ingeleverd. Het FB wil dit realiseren met behoud van de kwaliteit van de dienstverlening en zonder de beschreven ambities in de strategische visie van de HG ‘Koers Op Kwaliteit’ en de meerjarenvisie van het FB ‘Trossen Los’ te kort te doen. Voor de nabije toekomst staat het FB dus voor de opdracht om met minder formatie een betere dienstverlening te gaan leveren. De insteek van het FB is om deze taakstelling te realiseren door:

• Tijdelijke contracten niet om te zetten in vaste dienstverbanden en uiteindelijk af te bouwen

• Formatieplaatsen die vrijkomen door pensionering niet op te vullen

• Vrijwillige mobiliteit.

We zijn getalsmatig op de goede weg en als onze prognoses goed uitpakken, hebben we eind 2015 zelfs vacature ruimte terwijl we toch aan de Balans norm zullen voldoen. Dat neemt niet weg dat we ons werk slimmer moeten organiseren om met minder mensen toch een goede kwaliteit van dienstverlening te kunnen leveren. Dat doen we in het kader van de aangescherpte visie op de doorontwikkeling van het Facilitair Bedrijf; “FB Koerst op Kwaliteit en FB koerst op facilitaire Kwaliteit”.

12

3.5. Balans Het HG-brede project ‘Balans’ betekent voor het FB een forse formatiereductie. In totaal moeten er 49 fte’s worden ingeleverd. Het FB wil dit realiseren met behoud van de kwaliteit van de dienstverlening en zonder de beschreven ambities in de strategische visie van de HG ‘Koers Op Kwaliteit’ en de meerjarenvisie van het FB ‘Trossen Los’ te kort te doen. Voor de nabije toekomst staat het FB dus voor de opdracht om met minder formatie een betere dienstverlening te gaan leveren. De insteek van het FB is om deze taakstelling te realiseren door:

FB afdeling

Prognose Balans norm december 2015

1-sep-13 31-dec-13 31-dec-14 31-dec-15 FB Algemeen 3,00 2,80 2,80 2,80 2,80 Uitvoering 113,88 111,28 97,25 91,35 93,78 Leveranciersmanagement 12,25 12,25 11,95 10,95 10,90 Projecten & Innovatie 12,71 12,74 12,80 12,18 11,50 Klantmanagement 1,80 1,80 1,80 1,80 1,80 Informatisering 82,13 84,13 92,98 92,43 92,80 Studentenzaken 53,96 55,16 52,95 45,12 42,16

verloop FTE totaal 279,73 280,16 272,53 256,63 255,74

18 19

Beleidsbrief 2014-2015 Speerpunten

In dit hoofdstuk wordt aangegeven welke bijdragen het FB levert aan de HG speerpunten Energie, Healthy Ageing en Internationalisering.

4.1 Energie

EnTranCe Interview Susan van der Til

In het komend studie jaar wordt de tijdelijke bebouwing

van EnTranCe voor een belangrijk deel vervangen c.q. aangevuld met en door definitieve gebouwen. Zo wordt er een onderwijsgebouw gerealiseerd: hierin komen zes lokalen en vier projectruimtes. Ook de Energybarn zal een plaats krijgen: hoewel het woord “Barn” anders doet vermoeden, wordt dit een ruimte die geschikt is voor het ontvangen van (grotere) groepen mensen, ten behoeve van diverse –zo veel mogelijk energie gerelateerde - evenementen. Het bijzondere aan die Barn is dat de wanden/muren worden opgebouwd uit strobalen. Strobalen hebben een isolerend effect, dus dit past helemaal in het EnTranCe concept, toegepaste, innovatieve

Susan van der Til

4

20 21

energietoepassingen. Met de definitieve bebouwing wordt EnTranCe een volwaardige voorziening, waar studenten, docenten, kenniscentra en bedrijfsleven vernieuwende energievormen vanuit alle oogpunten kunnen “beproeven”.

De omgeving van EnTranCe wordt ook veranderd: Om de huidige – tijdelijke – bebouwing staat nu nog een hekwerk: niet fraai en weinig uitnodigend. Het hek wordt dit jaar vervangen door een “slotgracht”: een brede watergang die kan dienen als waterberging en daarmee een ecologische functie vervult, maar ook ongewenste gasten buitenhoudt.

Susan verzorgt voor EnTranCe de algemene projectondersteuning: van het leggen van contacten met de omliggende bedrijven, het organiseren van informatiebijeenkomsten over EnTranCe, contacten met studenten. Ze is enthousiast over EnTranCe: “de vernieuwende vorm van werken, de diversiteit aan contacten, en de mogelijkheden die dit biedt, geweldig leuk om hieraan bij te kunnen dragen!

Samen met projectleider Peter Vaas is Susan ook de linking pin van het Facilitair Bedrijf naar de Energy Academy Europe. Samen dragen ze er zorg voor dat de wensen van onze hogeschool op facilitair gebied worden neergelegd bij de Rijkuniversiteit Groningen, die het gebouw voor de Energy Academy realiseert.

Energy Academy Europe

Na de zomer van 2014 start de bouw van de Energy Academy Europe. Naar verwachting wordt het gebouw in 2016 opgeleverd. De Rijksuniversiteit Groningen is eigenaar van het gebouw dat op de zichtlocatie bij de entree van de Zernike Campus, wordt gebouwd. De Hanzehogeschool Groningen participeert hierin als huurder.

De plannen voor de EAE passen in de ontwikkeling van de Zernike Campus als geheel, met als algemene doelstellingen:

• Versterken van de verbinding van onderwijs en onderzoek met de (netwerk)samenleving.

• Identificeren en ontwikkelen van knooppunten waar kennisdelen/samenwerken/ontmoeten met externe partijen plaatsvinden.

• samenwerkingspartners uitnodigen om op de Zernike Campus verbindingen aan te gaan.

• Versterken van de Zernike Campus als ‘kennisarena’ voor de RUG en HG kennisgemeenschappen.

Gerrit Kuiken vertelt hierover. De doelstelling van onze hogeschool is dat we binnen

acht jaar groeien naar 1500 studenten in Energie, waarbij 1/3 deel bestaat uit nieuwe studenten en 2/3 deel uit een verschuiving van huidige studenten richting Energie. Gerrit legt uit: “Je moet de term energie vooral niet te eng zien, energie-onderwijs past ook binnen het Rechtenstudies, binnen Toegepaste Psychologie, binnen Economische opleidingen, dus absoluut niet alleen bedoeld voor de technische opleidingen. We willen toe naar de bewustwording, naar energietransitie”

Gerrit merkt op: “Wil je studenten binnenhalen, dan heb je

goede voorzieningen nodig. Dit geldt voor alle studenten, maar zeker voor buitenlandse studenten die in Groningen hun

Gerrit Kuiken,

programmamanager onderwijs

EAE Hanzehogeschool

22 23

master willen halen: die gaan vergelijken met andere landen en steden. Een gebouw voor de Energy Academy Europe is dus zeer noodzakelijk. Binnen een paar jaar hebben we hier op de Zernike Campus een prachtig, energieneutraal gebouw staan, waarin de Hanze en de RUG gezamenlijk borg staan voor energie-onderwijs”.

“Als student Technische Bedrijfskunde aan de Hanzehogeschool Groningen had ik twee jaar geleden nog geen kennis over energie. Door het volgen van de Minor Energy & Society kwam ik met ‘energie’ in aanraking. Een onderdeel van de minor bestond uit het volgen van Energy debates en andere learning activities van de net opgerichte EAE. Tijdens deze activiteiten kwam ik in gesprek met studenten van andere opleidingen van zowel de Hanzehogeschool als de RUG. In samenwerking met de EAE en Shell Rusland ben ik met een groep Nederlandse studenten naar Moskou geweest om met Russische studenten te debatteren over energie. Dit was een leuke en leerzame ervaring. Samen met mijn Russische medestudente heb ik het debat gewonnen! Door de EAE ben ik aan mijn afstudeerproject: ‘duurzaamheid in de noordelijke industrie’ gekomen, bij Cofely Noord. Dit project en mijn opleiding heb

ik met succes afgerond in 2014. Dit nieuwe studiejaar begin ik met een Premaster (Strategic Innovation Management) aan de RUG met een focus op energie, omdat door het volgen van de Minor en de EAE activities ik mijn toekomst in de energiewereld zie.”

De EAE is voor mij een platform om in contact te komen en te blijven met medestudenten, belangenverenigingen en (energie)bedrijven. Om samen duurzame oplossingen te ontwikkelen voor de energievraagstukken van de toekomst. Vanuit onze eigen vakdiscipline, maar met hetzelfde einddoel.”

MJA3 Convenant De Hanzehogeschool Groningen heeft in 2009

de Meerjarenafspraak energie-efficiency 2001-2020 (MJA3-convenant) met het Rijk afgesloten. Daarmee is een stap gezet in de richting van een gestructureerd energiebeheer. Door toetreding tot het convenant heeft de hogeschool zich onder andere verplicht tot het opstellen van een Energie Efficiencyplan (EEP), hierin wordt aangegeven op welke wijze we denken te gaan voldoen aan de in het MJA3-convenant opgenomen verplichtingen.

De belangrijkste verplichtingen vanuit het convenant zijn:

• een jaarlijkse energiebesparing van 2% gerekend vanaf 1 januari 2009;

• de introductie van een energiezorgsysteem;

• een inventarisatie van haalbare energiebesparende maatregelen. Het CvB heeft voor het uitvoeren van deze maatregelen een

budget toegekend van K€ 537.

Student Stefan Wiersema

over de Energy Academy Europe

(EAE)

24 25

In het nieuwe schooljaar zullen we ons focussen op een aantal zaken in het kader van energiebesparing. Zo wordt er op de locatie Bouwkunst aan de Zuiderkuipen een aanwezigheidsdetectie aangebracht. Hierdoor zal de verlichting automatisch in- en uitschakelen. Ook zullen de openingstijden van diverse gebouwen en gebouwdelen van de hogeschool onder de loep worden genomen. Aan de hand van de uitkomsten zal worden bekeken of de installaties, zoals de centrale verwarming, de luchtbehandeling en de koeling, in de gebouwen of delen van het gebouw later ingeschakeld en/of eerder uitgeschakeld kunnen worden.

In het schooljaar 2014-2015 zal ook het Changeprogramma worden opgestart. Met dit programma willen we door gedragsverandering energie besparen. Medewerkers en studenten worden met zachte maatregelen bewust gemaakt van het feit dat zij zelf een bijdrage kunnen leveren aan energiebesparing. Bijvoorbeeld door de thermosstaatkraan minder hoog te draaien, door ramen te sluiten en door het uitschakelen van de verlichting bij het verlaten ruimtes.

4.2 Healthy Ageing

Healthy Ageing krijgt in het nieuwe bouwdeel van het Wiebengacomplex (WBC) een gezicht. Inge Saelen Locatiemanager van het WBC, vertelt wat dit betekent voor de afdeling Uitvoering.

“Als afdeling Uitvoering word je graag in een vroegtijdig

stadium van het project betrokken, omdat je verantwoordelijk bent voor het draaiende houden van de staande organisatie tijdens de verbouw en het soepel laten verlopen van het primair proces. Je bent ook klant van het project om je eigen team een werkplek te geven in het gebouw en de integrale dienstverlening in de operatie mee vorm te geven. We dragen ook bij aan het bouwproces door onze dagelijkse expertise op de werkvloer en de kennis van het gebouw.

Na de zomer van 2014, wordt nieuwbouw gepleegd op het huidige middenterrein van het Wiebengacomplex. In deze nieuwbouw worden o.a. Skills Labs gerealiseerd waar behalve monodisciplinair, vooral interdisciplinair / multidisciplinair gewerkt kan worden. Het thema Healthy Ageing is hierin een belangrijk speerpunt. In de nieuwbouw worden verschillende praktijksimulaties gesimuleerd waar studenten kunnen oefenen. Er zijn showcases zichtbaar, kenniswerkplaatsen en

Simon Snapper,

leveranciersmanager

“Medewerkers en studenten worden

met zachte maatregelen bewust

gemaakt van het feit dat zij zelf

een bijdrage kunnen leveren aan

energiebesparing.”Inge Saelen, Locatiemanager van het WBC

en Willem Bolhuis, facilitair coordinator

“Samen met de schools werken aan het thema

‘gezond ouder worden'.”

26 27

innovatiewerkplaatsen. Het nieuwe bouwdeel zal in april 2015 worden opgeleverd.

Doet de afdeling Uitvoering zelf iets aan Healthy Ageing? Als medewerkers van de afdeling Uitvoering wordt ook van

ons verwacht om een bijdrage te leveren aan de uitstraling van de Healthy professional, waar de gezondheidsopleidingen voor staan. Sturen op het rookbeleid is daar een voorbeeld van: zelf ook voorbeeldrol pakken en gebruikers hierop aanspreken.

Daarnaast is Uitvoering, samen met leveranciersmanagement, in the lead als opdrachtgever van het project de nieuwe Wiebenga kantine. Studenten worden ingezet om te onderzoeken en te adviseren op het assortiment en aanbod van de cateraar. Het zou mooi zijn als met de oplevering van de bouw, we ook een kantine kunnen openen die de gezonde leefstijl van medewerkers en studenten stimuleert. Inge Saelen en Willem Bolhuis

4.3 Internationalisering en Tweetaligheid

Het International Student Office (ISO) van de FB afdeling Studentenzaken voert gesprekken met het bureau Studenten Administratie (STAD) van het stafbureau FEZ over het samenvoegen van de instroomactiviteiten voor nationale en internationale studenten.

Die gesprekken zullen waarschijnlijk resulteren in het onderbrengen van deze (ISO) activiteiten bij de Studentenadministratie. Om het hele klantproces in beeld te brengen is een overleg gestart. Hieraan nemen naast ISO en STAD deel: vertegenwoordigers van schools met internationale instroom, een Enterprise architect en een procesdeskundigen van Marketing en Communicatie. Het voordeel van een

dergelijke integrale aanpak is dat alle invalshoeken worden meegenomen in het beschrijven van het klantproces, waarvan de afhandeling van de instroom een onderdeel vormt.

Een tweede uitdaging voor de komende periode is de vormgeving van een studentensupportdesk, dat als frontoffice voor meerdere organisatieonderdelen zal gaan functioneren.

studenten kunnen door de procesaanpassingen adequater worden geholpen, waarbij steeds zal worden vastgelegd wie met wie heeft gesproken en wat de gegeven informatie is. Zo kan worden voorkomen dat er dubbele of tegenstrijdige informatie wordt gegeven en kan de student als echte klant worden geholpen.

Al deze processen samen vormen het hart van onze administratieve en logistieke processen, waarbij de verschillende software zo goed mogelijk moet kunnen ondersteunen.

4.3.1 Tweetaligheid aan de Balie

Onze hogeschool wil uitgroeien tot een tweetalige hogeschool; Nederlands en Engels. Het CvB heeft in 2013 de notitie Koers op Tweetaligheid vastgesteld. De invoering van een maximale tweetaligheid, heeft voor het FB een zeer grote impact. Voor het FB betekent dit een ( jaarlijkse )scholing van ongeveer 300 medewerkers op verschillende niveaus.

We hebben diverse mensen in het FB gevraagd wat twee taligheid voor hen betekent.

Ria Visser-Drenth,

Teamleider International Student Office

(ISO)

28 29

Interview met Robert Pruim

Sta je vaak buitenlandse studenten en medewerkers te woord?

Ja, dat gebeurt dagelijks. Vooral tijdens de piekperioden aan het begin van het studiejaar en tijdens de instroom in januari/ februari komen erg veel buitenlandse studenten met vragen langs.

Later wordt dat wat minder, maar ik schat dat het toch elke dag 5% van het totaal aantal mensen is. We helpen niet alleen aan de balie, maar ook aan de telefoon en per e-mail.

Hoe ervaar je dat?

Het was wel even wennen. Nu gaat het heel goed, omdat het elke dag weer terug komt. Als ik een woord niet weet helpen de studenten en medewerkers me wel weer op gang.

En natuurlijk helpen we elkaar als collega’s aan de balie ook. Soms is het lastig. Zo spreken Aziatische studenten vaak heel snel, en kun je ze niet goed verstaan, of weten zij een woord niet. Dan helpen wij, en geven een steekwoord aan waar ze mee verder kunnen. Duitse studenten spreken heel rustig, en uitstekend Engels. Ach, we komen er altijd wel uit. Het is fijn dat de helpdesk site tweetalig is, en ook de handleidingen. Zo kunnen we iedereen goed helpen.

Wat is volgens jou nodig om het Engels goed bij te kunnen houden?

De dagelijkse praktijk is voldoende om het Engels spreken op peil te houden. Daarnaast heb ik bij mijn leidinggevende aangegeven graag een cursus te willen volgen om de grammatica beter onder de knie te krijgen.

Wat doe je daar zelf aan?

Ik lees veel Engelstalige nieuwssites. En ik kijk graag naar films, zonder ondertiteling. Daarnaast volg ik cursussen van Microsoft. Die zijn altijd in het Engels, en de examens ook.

Ik vind het leuk dat de HG tweetalig gaat worden. Dan krijgen we vast nog veel meer mogelijkheden om ons verder te ontwikkelen.

Interview met Jeanet Sevinga

Het komt regelmatig voor dat er buitenlandse studenten aan de balie komen en natuurlijk hebben we ze ook aan de telefoon (hoofd telefoon van de Hanze). Ik vind het leuk, alleen soms kan je niet op de juiste woorden komen, maar ik kom er altijd wel uit.

Ik beheers het Engels natuurlijk nooit goed genoeg, kan altijd beter. Ik denk dat een vervolgcursus met collega’s servicepunten in het Engels wel handig zou zijn. Ik doe er zelf niets bijzonders aan om het bij te houden.

Robert Pruim,

helpdesk informatisering

Jeanet Sevinga,

Servicepuntmedewerkster Marie

KamphuisBorg

30 31

Interview met Jennifer Hoogeveen

Het komt dagelijks voor dat we hier bij de balie en telefonisch studenten in het Engels/Duits moeten beantwoorden.

Ik zelf vind het geen probleem (ik heb in de toeristensector gewerkt). Mijn Engels is prima al zeg ik dat zelf. Mijn Duits is ook wel goed, maar dat kan af en toe wel wat bijgeschaafd worden.

De vraag is om Engels bij te houden maar ik vind dat Duitse taal ook veel aan de orde komt. Bijvoorbeeld ouders die meekomen met hun zoon of dochter en die graag ook de nodige informatie willen ontvangen en niet goed Engels spreken.

Ik doe er zelf niet veel aan om het bij te houden. Maar je zou gerichte talencursus kunnen geven. Bijvoorbeeld wat je dagelijks gebruikt aan de telefoon en aan de balie.

Interview met Greetje van Dorland

In de normale weken komt het iedere dag wel voor dat ik studenten/medewerkers in het Engels te woord moet staan, ongeveer een tot vier personen. In drukke periode kan dit oplopen tot 10 per dag. Ik ervaar dit niet als vervelend, heb geen moeite met Engelstalig spreken, ik beheers het voldoende. Om het bij te houden moet je het regelmatig spreken zoals wij aan de balie dus al doen.

Jennifer Hoogeveen,

Servicepuntmedewerkster

Wiebengacomplex en Marie

KamphuisBorg

Greetje van Dorland,

Servicepuntmedewerker van DoorenVeste

32 33

Beleidsbrief 2014 -2015 ondersteuning onderwijsvisie

De Hanzehogeschool Groningen heeft een nieuwe onderwijsvisie vastgesteld. In de onderwijsvisie wordt de Hanzehogeschool Groningen gezien als een leergemeenschap van onderzoekende professionals. Studenten, docent-onderzoekers en werkveldpartners ontwikkelen zich in een veilig en ambitieus leerklimaat. Onderwijs, onderzoek en beroepspraktijk versterken elkaar in professionele leeromgevingen. Studenten, docent-onderzoekers en werkveldpartners vormen samen een leergemeenschap waarin onderwijs, onderzoek en beroepspraktijk elkaar wederzijds in beweging brengen en versterken. Ontmoeten, verbinden, van elkaar leren en kennisdelen zijn de thema’s in de onderwijsvisie van de HG van nu. Aan deze thema’s wil het FB een stimulerende bijdrage leveren. Het FB wil de schools en kenniscentra faciliteren om de onderwijsvisie waar te maken. Dat doen we met ons Huisvestingsprogramma Ruimte voor Talent ons ICT Innovatieprogramma Hanze Innovate en door nieuwe onderwijswerkvormen met ICT middelen te ondersteunen en mogelijk te maken.

5

34 35

5.1 Strategisch huisvestingsprogramma Ruimte voor Talent

Het Strategisch Huisvestingsprogramma Ruimte

Voor Talent vertaalt het strategisch plan “Koers op Kwaliteit” en de Onderwijsvisie van de Hanzehogeschool in termen van huisvesting.

Het komend jaar staan weer veel bouwplannen op stapel. Maar we gaan ook verder met de invoering van ruimteregie en de nieuwe Hanze werkplek.

5.1.1 Verbouw Van Doorenveste.

Interview met Robert Woud

De VanDoorenVeste dateert uit 1997 en is toe aan een opknapbeurt. De klimaatinstallatie, de verlichting en de plafonds moeten worden aangepakt. Maar ook gaan we de uitgangspunten van het Strategisch Huisvestingsplan hier doorvoeren: het tot stand brengen van een combinatie van ankerpunten (=beleefde kleinschaligheid), minder gesloten gangen, waardoor er meer dynamiek in het gebouw ervaren wordt en er meer gebruik gemaakt wordt van alle voorzieningen op de campus.

Robert Woud is als rechterhand van de projectleider bezig met, zoals hij zelf zegt: “eigenlijk alles: het afstemmen met gebruikers, met onderzoekers, studentparticipatie, communicatie” Hij vertelt enthousiast over zijn ervaringen: “Ik vind bijvoorbeeld LST een geweldig instituut, die mensen zijn zo bevlogen, het is voor mij echt de belichaming van het hoger beroepsonderwijs.” De verbouwing van de VanDoorenVeste bestaat eigenlijk uit twee delen: de ‘grote’

verbouwing van de gehele VanDoorenVeste en een deel wat in de zomer van 2014 naar voren is gehaald: CMI wordt nu verbouwd vanwege het feit dat vorige zomer alle leslokalen en onderwijs specifieke ruimtes zijn gerealiseerd. Robert merkt op: “Deze zomer worden de werkplekken aangepakt conform De Nieuwe Hanze Werkomgeving, zodat CMI nu echt één Instituut wordt.”

Daarnaast is er bij LST een forse groei van studentenaantallen, daarom en vanwege de verbouwing moesten voor LST moesten nieuwe, vervangende laboratoriumruimtes worden ‘gevonden’: gelukkig is dat dichtbij gelukt: er zijn drie laboratoriumruimtes gehuurd in een pand aan het Zernikepark nr. 6/8.

Eén van de gevolgen van de verbouwing van de VanDoorenVeste is dat de huidige aula moet worden verplaatst. Daarom wordt er in augustus 2014 op het grasveld naast het Willem-Alexander Sport Centrum een tijdelijk gebouw geplaatst. Hierin komt een grote aula en twee leslokalen. Robert zegt: “Zo’n hal is uniek, het is echt een volwaardige voorziening, het Holland Heineken House in Sotsji is door dezelfde firma (Neptunus) geleverd”.

Robert Woud

“Bezig met eigenlijk alles: het afstemmen

met gebruikers, met onderzoekers,

studentparticipatie, communicatie.”

36 37

5.1.2 De Nieuwe Hanze werkomgeving

Interview met Els Sodenkamp

Els Sodenkamp, projectleider Interieurarchitectuur bij de afdeling Projecten

en Innovatie, is sinds september 2014 betrokken bij de ontwikkeling van De

Nieuwe Hanze Werkomgeving.

Van huis uit is Els interieurarchitect en dat komt goed van pas bij de invulling van De Nieuwe Hanze Werkomgeving.

In het Strategisch Huisvestingsprogramma is vastgesteld

dat DNHW wordt ingevoerd op “natuurlijke momenten“. Zo’n natuurlijk moment kan zijn bij een verbouwing of verhuizing. Er is een werkgroep samengesteld, bestaande uit: Albert van der Veen (Arbo adviseur), Marcel van der Hul (FB Leveranciersmanagement), Arnold Henselmans (FB Projecten en Innovatie) en Els als projectleider. Deze werkgroep stelt vast welke randvoorwaarden noodzakelijk zijn om een volwaardige werkomgeving te kunnen realiseren. Els merkt op: “Het Nieuwe Werken kan niet zonder een volwaardige ICT omgeving, dus zeer binnenkort zal ook vanuit de afdeling Informatievoorziening een vertegenwoordiger in de werkgroep plaatsnemen”

DNHW lijkt sterk op hetgeen het Nieuwe Werken wordt genoemd, het verschil zit vooral in de praktische uitwerking. We richten ons bij de HG niet op de thuisomgeving, dat is de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers. Onze focus

is gericht op het verwerven van draagvlak om het Nieuwe Werken zo goed mogelijk te implementeren.

Naast de bouwkundige - en interieur technische kant van

een dergelijke werkomgeving wordt ook aandacht gegeven aan de psychologische-, gezondheids- en ICT-aspecten, een multidisciplinaire aanpak: zo heeft de werkgroep geformuleerd in haar notitie aan het MT-FB.

Els merkt op: “Veel mensen hebben nog het beeld van kantoortuinen, zoals die jaren geleden bestonden, waarbij tientallen mensen in één grote ruimte zaten.

Maar dat is volstrekt achterhaald, we gaan het nu echt anders doen: kleinere clusters, diversiteit in werkplekken. Het wiel wordt niet opnieuw uitgevonden, de werkgroep bekijkt initiatieven bij andere hogescholen en grote organisaties, waarbij het voorbeeld van de Hogeschool van Amsterdam een aansprekend voorbeeld is. Maar ook dichter bij huis, bijvoorbeeld bij GasTerra, Rabobank.

De ervaringen die Els tot nog toe heeft zijn zeer positief:

“DNHW stelt het ontmoeten centraal, je gaat op een andere manier met je gebouwen om, waarbij medewerkers kennis en ruimte met elkaar delen. Dat betekent ook dat je over de gehele campus heen kunt werken: zo kun je straks veel eenvoudiger als (bijvoorbeeld) LST medewerker een werkplek gebruiken in de Marie KamphuisBorg. DNHW is meer dan een bureau met een ICT voorziening. “We kijken ook veel meer naar laptop gebruik, staand werken, concentratiewerkplekken, overlegplekken en lounge werkplekken” legt Els uit. Eén van de zaken die bij Het Nieuwe Werken regelmatig een zwakke schakel vormt is de akoestiek: “Het is vaak een bron van problemen en ergernissen. We moeten ons daarom wel realiseren dat we regelmatig bouwkundige en interieuraanpassingen moeten doen”, merkt Els op.

Els Sodenkamp, projectleider

Interieurarchitectuur

“Onze focus is gericht op het

verwerven van draagvlak om het

Nieuwe Werken zo goed mogelijk te

implementeren.”

38 39

5.1.3 Ruimteregie

Interview met Gerard Kruizenga

Eerlijke regels, dat werkt! “Ruimteregie klinkt ‘streng’, maar het is juist een eerlijke

manier om de toewijzing van ruimtes aan te pakken”, zo stelt Gerard Kruizenga, projectleider bij de afdeling Projecten en Innovatie. Ruimteregie betekent het opstellen van spelregels om ruimtegebruik te kunnen hanteren. “Jaren geleden werden de zogenaamde RUMHBO normen gehanteerd (ruimtebehoefte model HBO), maar in de afgelopen jaren zijn die normen losgelaten. Eigenlijk gold daarna het ‘recht van de sterkste” lacht Gerard, “maar dat is natuurlijk niet een werkbare situatie, we moeten eerlijk en transparant omgaan met onze ruimteverdeling “ Mede vanwege het opstellen van het Strategisch Huisvestingsplan wordt die openheid en eerlijke verdeling nu aangepakt.

De ruimtetoedeling aan schools is vooral afhankelijk van

het aantal studenten, maar het onderwijs profiel van een school weegt zwaar mee. Schools als bijvoorbeeld Life Science Technology, Prins Claus Conservatorium, Verpleegkunde hebben meer ruimte nodig omdat ze veel praktijkruimte gebruiken. Schools met een algemeen profiel, zoals Facility Management, Commerciële Economie hebben dat niet. De spelregels worden ontwikkeld door Gerard, Will Panman, interim hoofd van de afdeling Projecten en Innovatie, Jan David, projectleider afdeling Projecten en Innovatie en in elk geval één medewerker van een school. Zij gaan hiermee in oktober 2014 van start.

Eerst is in kaart gebracht hoe en wanneer ruimtes worden

gebruikt. Gerard stelt: “we hebben nu voor 98 % zekerheid

over het ruimtegebruik. Dit doen we onder andere door werkplekbezetting van leslokalen en werkplekken te meten. Dat meten doen we vier keer per jaar, een week lang en dan acht keer per dag. Dit meten wordt uitgevoerd door bureau MEET, dat is gespecialiseerd in dit soort werkzaamheden. Het is heel intensief, maar het levert ons een schat aan kennis op en door gebruik te maken van die kennis kunnen we nu gaan sturen. Naast de regie is ook de kennis over de aard en aantallen ruimtes door ruimteregistratie nu in kaart gebracht. Uiteindelijk komt er met het project Ruimteregie een einde aan een jarenlang durende slepende kwestie”.

5.2 Hanze Innovate.

Hanzehogeschool Groningen gaat met haar tijd mee op leer- en onderzoeksgebieden (bijvoorbeeld sensortechnologie, Healthy Ageing, innovatieve energiesystemen). Daarbij wil de Hanzehogeschool Groningen wil zich ontwikkelen tot een gerespecteerde Europese University of Applied Sciences. Randvoorwaarde daarvoor is vernieuwing van informatievoorziening (IV). De Hanzehogeschool Groningen werkt daarom aan een scala aan vernieuwende IV-projecten.

Gerard Kruizenga, projectleider bij de

afdeling Projecten en Innovatie

40 41

Een van de grote projecten die het komend jaar aangepakt gaat worden is Hanze 2.0.

Interview met Erwin de Beer en Gert-Pieter Goodijk

Erwin de Beer is de informatieanalist en coördineert de organisatorische implementatie, Gert-Pieter Goodijk werkt als student-assistent mee aan het project Hanze.nl 2.0.

Erwin Waarom is er een project Hanze.nl 2.0?

Het huidige Hanze.nl stamt al van 2002. Het is duidelijk verouderd. De look&feel zijn niet meer van deze tijd. Ook is Hanze.nl vrijwel niet leesbaar op een smart Phone, en is er geen mogelijkheid tot sociale interactie. Op dit moment hebben we naast Hanze.nl ook nog Mijnhanze.nl, en de Communities. Het project heeft als doel die drie platformen te integreren in één Hanze.nl. In de nieuwe omgeving gaan we meer functies inbouwen, zodat het een echte social website wordt, zoals Facebook, dat bijvoorbeeld is. Zo kan het ook mooi aansluiten op blended learning.

Nu én in de toekomst. We weten dat studenten ‘digital natives’ zijn: buiten hun schoolomgeving maken ze voortdurend gebruik van apps. en ze zijn continu online. Hun leeromgeving kan daar veel beter op aansluiten. Daarom werken we toe naar informatievoorziening van de Hanze in een networked society. Dat betekent dat technologie een integraal onderdeel van onderwijs en onderzoek wordt.

Hanze Innovate brengt vernieuwingen samen en zorgt voor

verbinding binnen de gehele organisatie. Van directeur tot docent, van dean tot student. Het is de gezamenlijke paraplu voor IV-vernieuwingen en –aanpassingen.

De vernieuwingen zijn te vangen in zes thema’s:1. Professionalisering van de bedrijfsvoering. Nieuw salarissysteem | Moderne managementrapportage | Nieuwe

urenregistratie voor subsidieprojecten | Eigentijds communiceren met Telefonie – Hanze Lync | Sharepoint 2013 | Hanze CRM

2. Uitbreiding van de faciliteiten voor onderwijsvernieuwing. Opnemen Colleges, Digitaal Toetsen, Multi touchscreens in

het onderwijs.3. Nieuwe faciliteiten voor bezoekers, nieuwe studenten, nieuw

personeel en gastonderzoekers. Gasttoegang.4. Uitbreiding van de faciliteiten voor studie en stage. On Stage operationeel in alle 17 schools, | VOIS, studie

volgsysteem (Osiris).5. Eén integrale online leer- en werkomgeving. Stapsgewijze integratie van onderdelen naar Hanze.nl 2.0. Zo is

Hanze.nl op 1 april 2014 volledig opgegaan in Hanze.nl 2.0.6. Ondersteuning van de onderzoekspraktijk CRIS.

Erwin de Beer en Gert-Pieter Goodijk

42 43

Medio 2014 gaan we live met de nieuwe look&feel en de integratie van het internet (Hanze.nl) en het intranet (mijnhanze.nl). In ieder geval zullen we zeker nog twee jaar verder door ontwikkelen en technische faciliteiten introduceren.

Later worden ook de communities geïntegreerd. Nu moet je nog zelf de communities zoeken, dan komen de communities als het ware ‘naar je toe’. Je kunt dan zelf naar behoefte instellen wat voor jou zichtbaar wordt. Dat vergt een cultuuromslag. Scholen zijn geneigd om informatie naar studenten te pushen: “dit moet je weten”. In de nieuwe omgeving zoekt een student zijn informatie zelf, op het moment dat het nodig is.

Wat is jouw rol in dit geheel?

Ik ben de informatieanalist. Dat wil zeggen dat ik uitzoek

• Welke informatie er is

• Wat daarvan wel/ niet op de site staat

• Wat er wel/ niet op de site zou moeten staan

• Waarom bezoekers soms (en soms vaak) bepaalde informatie niet kunnen vinden

• Hoe we dat kunnen verbeteren Daarnaast bedenk ik met de projectleider en de teamleden wat

we moeten of willen doen om de diverse gebruikersgroepen te ondersteunen bij het gebruik van de nieuwe website, en zorg ik er voor dat dat ook wordt uitgevoerd.

Naast de (ongeveer) 20 projectmedewerkers zijn ook een twintigtal studenten in de weer. Maar daar kan Gert-Pieter je meer over vertellen.

Gert-Pieter Waarom zoveel studenten?

We moeten alles omzetten van de oude naar de nieuwe omgeving. Dat gaat handmatig. Er is wel gekeken of dat niet geautomatiseerd kon worden, maar dat leverde geen resultaat

op. In totaal zijn er ongeveer 17000 pagina’s. Daarvan zijn er 7000 in het Nederlands, 4000 in het Engels, 2000 in het Duits, en dan zijn er ook nog pagina’s in het Chinees, Russisch en Bulgaars.

We schonen alles op, en halen dubbelingen eruit.

Wat is jouw rol bij dit project?

Ik werk als een van de vijf student-assistenten aan dit project mee. Elke ochtend ben ik aanwezig bij het overleg, de daily stand-up, waar besproken wordt wat er gisteren is gebeurd, waar we tegenaan gelopen zijn, en wat er vandaag gedaan moet worden. Naast de student-assistenten zijn er ook zo’n twintig studenten voor het project bezig. Omdat studenten maar 20 dagen per jaar mogen werken is er een steeds wisselende samenstelling. Als student-assistent zorg je voor continuïteit.

Ook zien we hoe de site zich ontwikkelt, we zitten er bovenop. Studenten hebben heel goed gekeken naar het nieuwe navigatiesysteem. We koppelen direct terug naar de ontwerpers, en er wordt ook echt goed naar ons geluisterd. De sfeer is goed. Het is gemoedelijk, en we werken fijn met elkaar samen om problemen op te lossen. Ik vind het leuk om bij dit project betrokken te zijn. Om de sfeer natuurlijk, maar het is ook een geweldige leer- en werkervaring, die nog betaald wordt ook.”

44 45

5.3 Didactische werkvormen met ICT

De HG zet versterkt in op Blended Learning. Het FB kan en moet daar op meerdere manieren rand voorwaardelijke faciliteiten voor leveren. Dat zijn ICT-voorzieningen, AV-voorzieningen en aangepaste ruimten die Blended Learning beter ondersteunen.

Betsy Edens van het Stafbureau Onderwijs en onderzoek vertelt ons wat Blended Learning precies inhoudt.

Wat is dat eigenlijk, Blended Learning?

Blended Learning is een mix tussen online leren en contactonderwijs. Het kent vele facetten. Zo hoeft kennisoverdracht niet meer altijd in de klas plaats te vinden. Docenten kunnen bijvoorbeeld flitscolleges opnemen. Dat zijn filmpjes van 8 minuten, die studenten ter voorbereiding van de les kunnen bekijken. De momenten in de klas kunnen daardoor veel meer gericht zijn op het vormen van leergemeenschappen dat helemaal in lijn is met de HG Onderwijsvisie 2020. Blended Learning is ook ideaal voor deeltijdopleidingen. Juist daar is de mogelijkheid om op je eigen moment te kunnen studeren cruciaal. Met Blended

Learning kun je gemakkelijk contact houden met docenten, en medestudenten. Denk daarbij aan Blackboard, Skype, misschien Lync. We hebben al een minor gehad waarbij in een virtuele klas face-to-face internationaal werd samengewerkt.

Wat draagt informatisering aan Blended Learning bij?

We hebben steeds meer contact met Informatisering en vooral overleg met Hanze Innovate. Bijvoorbeeld bij de uitrol van de ProWise touchscreens. Het is goed dat er tussen diverse afdelingen contact is. We doen het allemaal uiteindelijk voor de Hanzehogeschool.

Betsy Edens,

Stafbureau Onderwijs

46 47

Bijdrage aan meerjaren visie Trossen Los en doorontwikkeling FB

6.1 Doorontwikkeling Facilitair Bedrijf

Net als vorig jaar zal het accent in 2014 -2015 komen te liggen op de doorontwikkeling van het Facilitair Bedrijf naar een deskundig partner en regisseur in de ondersteuning van het onderwijs en onderzoek.

Onder het motto: “FB Fundament onder talent” zal worden gewerkt

aan:

- Verbetering van de regievoering door o.a. professionalisering van het leveranciers-management, het klantmanagement en het projectmanagement

- Verbetering integrale dienstverlening- Verdere uitwerking van de strategie “Operational

Excellence”- Sourcing- Beleefde kleinschaligheid.

Wat verstaan onze medewerkers eigenlijk onder deze begrippen?

Dat wordt hier in kaart gebracht.

6

48 49

Edith Janssens, projectleider

Hanzecast = Art4students!

Team Hanzemediatheek - Zernike

“Door operational excellence, met zo min mogelijke externe sourcing, onder

bezielende regievoering, op weg naar integrale dienstverlening, in de vorm van

beleefde kleinschaligheid.”

Wat moet er komend studiejaar op dat vlak gebeuren:

• Operational excellence Handen en voeten aan operational excellence

• Sourcing Sourcing intern; we hebben erg veel in huis!

• Regievoering Regievoering door korte, heldere lijnen

• Beleefde kleinschaligheid Letterlijk en figuurlijk ‘de deur voor elkaar openhouden’.

Edith Janssens, projectleider Hanzecast = Art4students!

• Operational Excellence Haal het beste uit jezelf, je team en de collega’s / partners

waarmee je samenwerkt = Co-operational Excellence.

• Sourcing Besteed uit wat anderen beter, voor minder middelen kunnen

doen.

• Regievoering Bewust en helder in je (goed gedocumenteerde!) bedrijfsprocessen.

• Integrale dienstverlening Service houdt niet persé op bij je takenpakket,

klantvriendelijke doorverwijzing is minstens zo belangrijk zodat werkprocessen goed op elkaar aansluiten.

• Beleefde kleinschaligheid Benader iedere collega/student/klant service-gericht, het effect

is groots!

Wat zou het komende jaar moeten gebeuren:

•Operational Excellence Meer successen en trots delen = leren van elkaars werkwijze.

•Sourcing Openstellen naar andere manieren van werken, andere

bronnen aanboren, slim ‚inkopen’ en uitbesteden.

•Regievoering Laat je expertise en goed gedocumenteerde werkwijze zien aan

collega’s en studenten.

•Integrale dienstverlening Bied je expertise pro-actief aan, daarbij bewust van en met

respect voor dat van je collega’s.

•Beleefde kleinschaligheid Loop zo af en toe bij een collega binnen of pak de telefoon en

ervaar de meerwaarde van stemcontact.

50 51

Koos Jansen,

studentendecaan/voorzitter

Dienstenraad

Jan ten Brinke,

facilitaire medewerker/coördinator Van

Olsttoren/Brugsmaborg

Koos Jansen, studentendecaan/voorzitter Dienstenraad

•Sourcing: uitbesteden

•Operational Excellence: zo goed mogelijk doen van je werk

•Integrale Dienstverlening: zo hoog mogelijke klanttevredenheid

• Het aandachtspunt voor de Dienstenraad komend jaar: Sourcing:

• Kans of bedreiging voor Operational Excellence en Integrale Dienstverlening?

Jan ten Brinke facilitaire medewerker/coördinator Van Olsttoren/Brugsmaborg

• Sourcing Zorgen dat de externe partij weet wat er van hun gevraagd

wordt, duidelijkheid voor iedereen.

• Operational Excellence 1 dienst, 1 taak, 1 uitvoering dat overal het zelfde verwacht

mag worden.

• Integrale dienstverlening helpen en niet afschuiven…. dat hoort niet bij mij dat is zijn

werk of taak.

• Regievoering Het regelen en weg zetten van werkzaamheden, maar wel

goed kijken wie wel dit werk zou kunnen doen en wie niet.

• Beleefde kleinschaligheid Zorg dat je zichtbaar bent zodat de klant weet wie ze kunnen

benaderen voor vraag en antwoorden.

52 53

Koos Jansen,


Dienstenraad

Jan ten Brinke,



Ruud de Lange facilitaire medewerker Willem Alexander Sportcentrum

• Sourcing Zoeken/vinden van de juiste leveranciers

• Operational Excellence We doen de werkzaamheden goed, op tijd en met een

glimlach

• Integrale dienstverlening We doen het samen

• Regievoering Wij hebben de paraplu functie

• Beleefde kleinschaligheid We zijn geen multinational, maar eerder de “huiskamer” van

onze klanten.

Robert Wielinga, facilitair medewerker Hit Assen Facilitair Medewerker

• Sourcing Werkzaamheden laten uitvoeren (onder contract) door een

externe partij waarbij men zelf de regie houdt. Ik ben er persoonlijk gezien recente ervaring niet enthousiast over en heb er wat bedenkingen bij (betrokkenheid o.a.) Ik zie ook wel de voordelen, bijvoorbeeld vervanging bij ziekte.

• Operational Excellence Perfecte uitvoering van… scholing en commitment kweken, ik

denk dat dit eenvoudiger te bereiken is door niet dan door wel te sourcen. Volgens mij is betrokkenheid (eigen personeel) hier het keyword.

• Integrale dienstverlening Maximale dienstverlening(volledige.) Volgens mij heb je

dezelfde voorwaarden nodig als bij Operationele Excellence, Betrokkenheid, opleiding, eigen mensen die zich identificeren met het bedrijf.

• Regievoering, leiding hebben/geven, Hier heb je denkers nodig i.p.v. doeners, mensen er aan

wennen en skills geven om te sturen, regie te voeren.

54 55

Koos Jansen,


Dienstenraad

Jan ten Brinke,



Marcel van den Hul, leveranciersmanagement

• Sourcing Het selecteren van een partij (leverancier) om een dienst te

leveren, intern of extern. Doorgaan zoals we nu bezig zijn; per dienst zorgvuldig bekijken of we dit zelf kunnen doen of dat een externe partij dit beter kan.

• Operational Excellence Het leveren van goede en betrouwbare (basis)diensten. Deze

strategie verder duidelijk kenbaar maken bij onze klanten zodat men goed weet wat van het FB en zijn leveranciers kan worden verwacht.

• Integrale dienstverlening Goede samenwerking tussen FB, de klant en de leverancier. De

samenwerking tussen de FB onderdelen versterken en meer in contact treden met de klant.

• Regievoering Het sturen op de kwaliteit van de (externe) dienstverlening

en het goed aan laten sluiten van de dienstverlening op de klantwens. In alle belangrijke contracten KPI’s implementeren en deze monitoren, we zijn overigens al een heel eind op weg.

• Beleefde kleinschaligheid De mogelijkheid voor School/ organisatieonderdeel om binnen

de HG toch nog een eigen “smoel” te hebben en te zorgen dat medewerkers/ studenten zich thuis voelen. Goed blijven waken dat hier ruimte voor blijft binnen de standaardisering van de dienstverlening.

Tineke Gutman Licentiemanagement / Afdeling Leveranciersmanagement

• Operational Excellence De klant hoort centraal te staan en de dienstverlening moet

betrouwbaar zijn. De uitvoering is goed, op tijd en tegen een prima prijs. Focus op je expertise en zoek de klus die bij je past. Leuk en passend werk is een voorwaarde voor goed presteren.

• Sourcing De wijze waarop, intern of extern, wordt voorzien in mensen,

middelen, producten en diensten. De organisatie wil zich volledig kunnen concentreren op die activiteiten waar zij goed in is of waar haar focus ligt. Werk waar we goed in zijn vooral zelf blijven doen en pas uitbesteden als een externe partij echt veel voordeel oplevert. Blijf zelf de regie houden en zorg dat de eigen kennisontwikkeling niet stagneert.

• Regievoering Zorgvuldig controle houden op de dienstverlening door zelf

te sturen op de kwaliteit en de betrouwbaarheid. De kwaliteit van onze dienstverlening goed laten aansluiten bij de wensen van de klant. Daarom is het van belang dat we de vraag van de klant helder hebben en dat we duidelijk zijn in wat de klant van het FB kan verwachten

• Integrale dienstverlening Goede samenwerking binnen het gehele FB en met externe

56 57

leveranciers, met als doel de dienstverlening optimaal aan te laten aansluiten bij de klantwens. De kern ligt in het samen doen. Het komende jaar veel aandacht besteden aan het versterken van de samenwerking tussen de FB-onderdelen, aan de relatie met leveranciers en de communicatie met de klant

• Beleefde kleinschaligheid Verbinding zoeken, in contact blijven met de omgeving

(kennen en gekend-worden) en daardoor de saamhorigheid versterken.

Team Managementondersteuning van het Facilitair Domein.

• Operational Excellence Afstemmen van de werkzaamheden afspraken maken

over onderlinge vervanging en bereikbaarheid. Op die manier willen we duidelijkheid geven over wat we doen en wat men van ons kan verwachten. Kernbegrippen: nauwgezette agendavoering, tijdige aanlevering van stukken, voortgangsbewaking, bijdragen aan efficiënte communicatie binnen hetFB en een goede (telefonische) bereikbaarheid.

•Regievoering Met behulp van timemanagement willen we meer regie

krijgen op eigen werkzaamheden. Het komend jaar gaan we werken aan het verbeteren onderlinge van de communicatie, meer inzicht krijgen in processen van het FB en van de afzonderlijke afdelingen.

• Integrale dienstverlening Onderling delen van kennis en afdelingsspecifieke informatie,

“in elkaars keuken kijken”. (Integrale dienstverlening)

• Beleefde kleinschaligheid Dat zit als vanzelfsprekend in onze taakopvatting ingebakken.

Kernbegrippen: oog en oor voor de omgeving, het gezicht van het FB of de afdeling naar buiten toe, service- en oplossingsgericht, geen vragen laten schieten.

Els Bijlholt en Robert Woud Team P & I

• Operational Excellence = datgene te doen waar je goed in bent. Dit begint met het

maken van keuzes, zodat iedereen zich ook op zijn/haar specialisme kan richten (Robert Woud)

Doordat we maatwerk vermijden, is het beter mogelijk om projecten sneller af te ronden en kunnen we slagvaardiger optreden (Els Bijlholt)

58 59

• Sourcing = Het gebruik maken van de kennis die aanwezig is en

aanvullende kennis invliegen. Vooral heel goed kijken wat er in huis aanwezig is aan kennis en enthousiasme en hier zoveel mogelijk gebruik van proberen te maken, eventueel aangevuld met externe kennis en kunde (Robert Woud)

Niet outsourcen omdat anderen dat ook doen, maar heel goed nadenken wanneer sourcing iets kan toevoegen: qua kennis en verminderen van kosten (Els Bijlholt)

• Regievoering = Het ontwikkelen van een lange termijn doelstelling en

hier aan de hand van een logische volgordelijkheid naar toe werken. De stappen naar de lange termijn doelen verder uit werken en deze koers leidend laten zijn (Robert Woud)

• Integrale dienstverlening = Effectief samenwerken tussen de verschillende afdelingen

zodat er uiteindelijk een beter eindproduct gepresenteerd kan worden. Duidelijke protocollen en duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende afdelingen. Meer duidelijkheid verschaffen binnen de nieuwe organisatie zodat er uiteindelijk efficiënter samengewerkt kan worden (Robert Woud)

• Beleefde Kleinschaligheid = Ondanks de grote organisatie die de HG is, toch het

familiare gevoel houden dat iedereen er voor elkaar is. Na de reorganisatie is het belangrijk om de niet alleen te investeren in een professionele relatie, maar ook de sociale contacten op het werk aan te halen. (Robert Woud).Door beleefde kleinschaligheid is het beter mogelijk het gevoel één Facilitair Bedrijf te zijn, werkelijk te ervaren. (Els Bijlholt).

Regievoering en Integrale dienstverlening; Wat verwachten onze klanten van ons?

Uit het klanttevredenheidsonderzoek ( KTO) blijkt dat het FB nog niet zo zeer gezien wordt als regisseur en deskundig partner maar meer als dienstverlener. Als dienstverlener scoren we hoog in het KTO. We hebben een aantal klanten gevraagd wat zij het komend jaar van ons verwachten.

“Een Afrikaans spreekwoord zegt: Gras groeit niet door aan de

sprieten te trekken, maar door de wortels water te geven. Ik voel dat we deze switch aan het maken zijn in plaats van aan elkaars sprieten te trekken, wordt er water gegeven, gehoor gegeven aan de vraag die er ligt om te groeien. Nog niet alles kan, of is al goed in proces gegoten, maar de voedingsbodem is er.”

Victorine de Graf-Peters, Dean School for Life Science and Technology

“Een deskundig partner cijfert zich weg als alles goed loopt, staat naast je als het nodig is en denkt pro-actief mee als het wenselijk is. Dat is mijn meetlat, waarin het FB op de goede weg is, maar ook nog wat te doen heeft”.

Arwin Nimis, Dean Academie voor Gezondheidsstudies.

60 61

“In elke organisatie is de verhouding tussen primair proces en facilitaire dienst één van liefde en haat’

Facilitair en primair proces zit elkaar regelmatig in de haren. Maar ze kunnen echt niet zonder elkaar…

Gerda van Lingen, Dean Instituut voor Rechten Studies

“Ik zie het FB als partner en regisseur voor het goed inrichten van nieuwe professionele leeromgevingen waar studenten, docenten, onderzoekers en het werkveld elkaar ontmoeten in een inspirerende ruimte’,

Jeltje Talen, programmamanager Kenniscentrum Arbeid.

6.2 Uitvoering beleidsplan duurzame bedrijfsvoering

In maart 2014 heeft het CvB het FB beleidsplan Duurzame bedrijfsvoering vastgesteld dat is opgesteld door de FB brede werkgroep duurzaamheid.

Dit plan wordt de komende jaren uitgevoerd.

Het doel van dit plan is om, binnen de beleidskaders van de HG en zo mogelijk binnen de reguliere begrotingen, overkoepelend FB-beleid gericht op duurzame bedrijfsvoering vast te leggen met meetbare doelstellingen en concrete activiteiten. Dit plan dient als richtinggevend kader voor het systematisch en eenduidig werken aan een duurzame bedrijfsvoering.

Werkgroep duurzaamheid: Anneke Boerland, Jenny van Bruggen, Wim Wielsma, Arnold Henselmans, Simon Snapper, Marc ter Steeg Jan Doornbos

62 63

Onze ambities zijn:

• Voor onze huisvesting op termijn een BREEAM certificering te realiseren.

• Het convenant duurzaam inkoop beleid te realiseren.

• Het MJA3 convenant te realiseren.

• De Fair Trade certificering te handhaven. Een gouden SustainaBul behouden in 2015.

• Duurzaamheid zichtbaar en aantrekkelijk te maken

• Bewustwording en gedragsbeïnvloeding onder studenten en medewerkers te bewerkstelligen.

In 2014 -2015 gaat de werkgroep zich richten op 3 speerpunten

1. Exposure (Duurzaamheid zichtbaar en aantrekkelijk maken)2. Ambitiebepaling en implementatie Breeam3. Gedragsbeïnvloeding via het Changeprogramma. Lees hierover

meer bij het onderdeel MJA3 convenant.

6.3 Procesmatig en planmatig werken.

6.3.1 Purchase to Pay

Het project Purchase-to-pay (P2P) kent een lange voorbereidingstijd en loopt al een aantal jaren. Ook het komend jaar zullen er weer diverse zaken aangepakt gaan worden. Marc ter Steeg (Leveranciersmanager) vertelt wat er gaat gebeuren.

Wat is P2P?

P2P is de afkorting van Purchase to Pay. Het project Purchase to Pay automatiseert het proces van bestellen tot en met betalen. Daarvoor wordt het pakket Proactis gebruikt.

Kort gezegd betekent het dat bestellingen vooraf worden goedgekeurd. De levering van de bestelling wordt in Proactis gemeld en daarmee kan bij binnenkomst van een factuur gecheckt worden of er een order is en een levering. Als dit het geval is kan er automatisch worden betaald. Met dit proces komen veel medewerkers van de Hanzehogeschool op één of andere manier in aanraking.

Hoe wordt het uitgerold in het FB het komend jaar?

Op dit moment draait de Mediatheek mee in een pilot voor het bestellen van boeken, abonnementen en databank licenties. Ook wordt er een pilot bij ILST uitgevoerd. De verdere uitrol gebeurt gefaseerd, waarbij de afdelingen van het FB als eerste zullen overgaan. De meeste collega’s van het FB zullen dus in het schooljaar 2014/2015 kennis maken met P2P. In een later stadium zullen ook de overige afdelingen en schools van dit nieuwe systeem gebruik gaan maken.

Wat is daarin jouw rol?

Sinds mijn aanstelling bij de afdeling FB-Leveranciers-management ben ik projectteamlid in het project P2P. Bij oplevering zal ik, naar verwachting, de rol van procesmanager op me nemen.

Marc ter Steeg,

Leveranciersmanager

64 65

6.3.2 Implementeren en borgen Best Value

Yi An Yung (Inkoopadviseur) vertelt ons wat dit inhoudt en wat we het komend jaar gaan doen.

Wat is het?

Best Value is een methodiek en filosofie die gebruikt wordt bij Europees aanbesteden. De aanpak van Best Value gaat uit van het creëren van de meeste waarde voor de laagste prijs. Inschrijvers krijgen de kans om hun expertise maximaal te laten zien. Kernwoorden van een Best Value aanbesteding zijn: risicomanagement, dominante informatie en het loslaten van kaders. Inschrijvers maken tijdens een Best Value aanbesteding minder kosten en hebben meer mogelijkheden om zich te onderscheiden van hun concurrenten. Het is voor de aanbestedende dienst, in dit geval de HG, niet meer nodig om zaken voor te schrijven. In de afgelopen periode heeft de HG in totaal 8 Best Value aanbestedingen doorlopen, o.a. Travel Agency, multifunctionals, drukwerk en printopdrachten en telefonie. Voor al deze projecten heeft de HG een expert geselecteerd die het beste kan bijdragen aan de organisatiedoelstellingen.

Wat gaat er gebeuren en waarom?

Gebleken is dat Best Value over het algemeen leidt tot een beter resultaat dan bij traditionele aanbestedingen. De Best

Value contracten dragen bij aan de klanttevredenheid en de kwaliteit van de dienstverlening. Vanuit deze overtuiging wil de afdeling Leveranciersmanagement Best Value verder borgen binnen de HG. De focus zal het komende jaar liggen op het informeren, enthousiasmeren en opleiden van interne en externe belanghebbenden en het verder contracteren van leveranciers via de Best Value methodiek en filosofie.

Wat is jouw rol daarin?

Inmiddels ben ik Best Value A+ gecertificeerd en zal ik samen met mijn collega’s als ambassadeur optreden voor het gedachtengoed van Best Value. Daarnaast heb ik een rol bij het opstellen van het strategisch plan van Best Value voor de HG en participeer ik in de interne Best Value kerngroep, waar kennis en ervaring word gedeeld. Ook blijf ik Best Value aanbestedingstrajecten begeleiden en voorlichtingsbijeenkomsten organiseren.

Yi An Yung,

Inkoopadviseur

66

Werkgroep Communicatie


Dit boekje is samengesteld door de FB werkgroep communicatie

Jenny van Bruggen, Ronald Wierema, Anneke Boerland, Els Bijlholt,

Bertie Prinsen, Lidy Deiman

Jaarplanboekje fb 2014 2015 def

Documents

Transcript of Jaarplanboekje fb 2014 2015 def