Jaarplan 2020 Dienst Universiteitsbibliotheek › nl › Images ›...

Jaarplan 2020 Dienst UB Pagina 1

Jaarplan 2020

Dienst Universiteitsbibliotheek

Eenheid Universiteitsbibliotheek

Datum 6 januari 2020

Versie 1

Status Online versie definitief jaarplan

Opstellers MT UB


Inhoud

HOOFDSTUK 1 AMBITIES, DOELSTELLINGEN EN PRIORITEITEN 3

1.1 Ambities, doelen en prioriteiten voor 2020 3

1.2 Uitvoering van het meerjarenplan 2016-2020 (strategische initiatieven) 4

1.3 Speerpunten voor de medezeggenschap 6

1.4 Belangrijkste vragen c.q. bespreekpunten met het CvB 6

HOOFDSTUK 2 DIENSTVERLENING 7

2.1 Wetenschappelijke content - Outside-In 7

2.2 Wetenschappelijke content - Inside-Out 9

2.3 Academische informatie en communicatie: Instructie, advies en ondersteuning 12

2.4 Erfgoed & Collecties 15

2.5 Studieomgeving en dienstverlening 17

2.6 Ondersteunende processen 20

2.7 Samenwerking 21

2.9 Servicescan 23

HOOFDSTUK 3 PERSONEELSBELEID 24

HOOFDSTUK 4 FINANCIËN 26

HOOFDSTUK 5 RISICOMANAGEMENT 27

5.1 Risicobereidheidsverklaring 27


Hoofdstuk 1 Ambities, doelstellingen en prioriteiten

1.1 Ambities, doelen en prioriteiten voor 2020 De Universiteitsbibliotheek geeft haar werk in 2020 het thema zichtbaarheid. Dat thema zien we terug in drie onderwerpen:

I. Zichtbaarheid op de campus Als studenten en medewerkers over de VU-Campus lopen, moeten ze direct kunnen zien waar ze kunnen werken en studeren. De uitstraling van de studieplekken wordt zodanig dat het doel ervan meteen duidelijk is, maar de ambitie is ook dat deze een gevoel van thuiskomen uitstralen en ontmoeting kunnen faciliteren. De omgeving van de studieplekken straalt de identiteit van VU uit. Studenten hoeven niet alleen en anoniem de studieplekken te gebruiken, maar worden er gezien en krijgen er hulp. Bibliotheekmedewerkers zijn zichtbaar aanwezig en studenten kunnen er ook samen werken en hun docent opzoeken.

Prioriteit 2020: inrichting van de studieplekken in het NU-gebouw, een ontwerp voor studieplekken in de B-toren en uitbreiding van de dienstverlening.

II. Zichtbaarheid in de wereld

De UB zorgt voor zichtbaarheid van het VU-onderzoek door middel van Open Science (Open Access, FAIR data, Open Education en nieuwe metrics). De vindbaarheid en herbruikbaarheid van de methodologie, data en resultaten van het onderzoek aan de VU zijn het doel van Open Science. Hiermee wordt de reikwijdte en impact van onderzoek aan de VU bevorderd en zal tevens voldaan worden aan nieuwe weten regelgeving en voorwaarden van onderzoeksfinanciers.

Met de nieuwe dienst Research Intelligence zorgt de UB ook voor zichtbaarheid van de maatschappelijke impact van het VU onderzoek. Dit wordt bereikt door analyses uit te voeren waarmee inzichtelijk wordt gemaakt hoe de VU onderzoeksresultaten zich verhouden tot de Sustainable Development Goals. Door deze informatie kan de VU gericht beleid maken om de positie in internationale rankings te verbeteren. We dragen ook zelf bij aan de SDG’s door het leveren van een bijdrage aan een duurzame campus. De UB zal tevens gaan inzetten op Open Education om naast zichtbaarheid van het VU-onderzoek ook de zichtbaarheid van het onderwijs te vergroten en daarmee bij te dragen aan wereldwijde maatschappelijke ontwikkeling.

Prioriteit 2020: Opstellen van een Plan van Aanpak om te kunnen voldoen aan weten regelgeving op het gebied van Open Access en FAIR data.

III. Zichtbaarheid van onze collecties

De UB beheert heel bijzondere collecties die nu niet goed zichtbaar zijn. De online zichtbaarheid is afhankelijk van het systeem waarin de gedigitaliseerde bestanden worden beheerd. Deze dienst is aan een grondige herziening / revitalisatie naar hedendaagse maatstaven toe waarna de collecties beter vindbaar en zichtbaar worden. Gezien de internationale belangstelling voor de religieuze werken, is dit hard nodig. Hiermee zal tevens onderwijs en onderzoek dat gebruik maakt van onze bijzondere collecties bevorderd worden. De fysieke collectie bevindt zich voor het grootste deel in de depots in het Hoofdgebouw. Via Libsearch kunnen de boeken en tijdschriften worden opgevraagd, maar dit gebeurt steeds minder. Om de boeken ook ter inspiratie aan te kunnen bieden, zullen we de depots projectmatig openen en de boeken inzetten in de studieruimtes.

Prioriteiten 2020: Nieuwe visie op boeken en Digital Object Management


1.2 Uitvoering van het meerjarenplan 2016-2020 (strategische initiatieven)

Ambitie 2020 Prioriteiten 2020

A. B. C. D. E.

Strategische

Initiatieven (2020)

Op

schem

a?

Prioriteiten voor 2020 Priori-

teiten

gereed

per:

Voortgang prioriteiten

Producten en

diensten - regulier

en verbeteracties

Wetenschappelijke

content - Outside-In

Big Deal

overeenkomsten;

content in de

leeromgeving;

zichtbaarheid en

beschikbaarheid van

boeken

2020 Er zijn de afgelopen jaren enorme

stappen gezet, met OA

overeenkomsten, van bezit naar

toegang, van collectie naar content,

van aanbodgericht naar

vraaggestuurd

Wetenschappelijke

content - Inside-Out

Open Science; RDM

programma; PURE en

Research Portal

2020 Ondersteuning opgezet voor

verspreiding resultaten VU

Academische

informatie en

communicatie:

instructie, advies en

ondersteuning

Zichtbare ondersteuning

door

bibliotheekmedewerker

s; innovatie van

onderwijs

2020 Nieuw t.o.v meerjarenplan:

vernieuwing onderwijs

Library Learning

Center

Zie Library as a Place

Erfgoed & Collecties

Aanpassing van de

depots; verbeteren

zichtbaarheid

2020 De goedkeuring van de investering

om de depots te verbeteren laat op

zich wachten, werkzaamheden zijn

essentieel.

Veel activiteiten uitgevoerd voor de

zichtbaarheid van erfgoed.


Strategische

Programma’s ‘17-‘20

Open Science

Vanaf 2019 geen apart

programma meer

2019 Open science ingebed in operatie;

moet nog meer de eigen

verantwoordelijkheid van

onderzoekers worden

Training academici Nooit gestart, anders

opgepakt

2017

Library as a Place

Studieplekken;

Onderwijswerkplaats,

uitgebreide

dienstverlening;

zichtbaarheid Erfgoed &

Collecties

2020 Hoewel de structurele verbouwing

van de studieplekken langer op zich

heeft laten wachten dan in 2017 de

bedoeling was, is er wel een

campusbrede gezamenlijke visie

geformuleerd die uitgevoerd gaat

worden.

De ‘levende experimenten’ 2B en de

Researchers Room zijn

laagdrempelige ontmoetingsruimtes

tussen studenten en docenten. De

opgedane ervaringen en ideeën

worden meegenomen bij de

inrichting van NU.

KEA

Afgerond in 2018,

activiteiten naar Erfgoed

& Collecties

2018 Collecties in beheer genomen, veel

grotere zichtbaarheid

Nieuwe programma’s

Research Intelligence

Als project gestart in

2019, verdere

ontwikkeling dienst in

2020

2021 Veel resultaten, brede zichtbaarheid

VU

Research Support

Meerjarenprogramma

VUO

2024 Eerste resultaten geleverd met DMP

online en RDM support desk.

Onderwijs-

ondersteuning

Uitbreiding UB dienst-

verlening, start NT&L

2024


1.3 Speerpunten voor de medezeggenschap Met haar jaarthema Zichtbaarheid sluit de UB goed aan bij het thema Community Building van de GV. Het versterken van de uitstraling en zichtbare identiteit van de VU bij de studieplekken wordt weliswaar niet expliciet genoemd door de GV, maar gaat wel een bijdrage leveren aan community building. Met de nieuwe inrichting van de studieplekken in het HG en NU zal een vertrouwde en inspirerende omgeving gecreëerd worden waar studenten zich thuis voelen. Dat zal met name internationale studenten helpen. Meer dienstverlening bij de studieplekken, zoals rondlopende medewerkers aan wie vragen gesteld kunnen worden, workshops, spreekuren en activiteiten, zal de community op de campus versterken. Wat betreft de specifieke speerpunten van de GV sluiten de plannen van de UB aan bij:

1. Onderwijskwaliteit – Docentprofessionalisering en vernieuwing aanbod lesmateriaal De UB is een van de trekkers van het Network for Teaching and Learning dat bijdraagt aan

professionalisering van docenten en o.a. projecten uitvoert voor het vernieuwen van digitaal lesmateriaal.

2. Onderzoek en valorisatie De GV vraagt om een andere methode voor waarderen en belonen. Dit is tevens speerpunt in

het nieuwe IP. Hieraan draagt de UB bij door verdere ontwikkeling van haar model waarbij analyses overzichten opleveren met de bijdragen van onderzoekers aan maatschappelijke ontwikkelingen en SDG’s die niet alleen gebaseerd zijn op traditionele criteria zoals publicaties in high-impact journals.

1.4 Belangrijkste vragen c.q. bespreekpunten met het CvB Het managementteam van de UB bespreekt graag de volgende punten met het CvB:

1. Het programma Research Support loopt goed en levert concrete resultaten op. De huidige samenwerking tussen BZ, IT, UB, IXA, Subsidiedesk en facultaire onderzoekondersteuning loopt goed en is effectief. Om deze samenwerking te borgen is een voorstel gemaakt voor een Network for Research Support. Hoe denkt het college dat dit het best georganiseerd kan worden?

2. De nieuwe dienst Research Intelligence levert goede resultaten op en zal belangrijk zijn voor de

uitvoering van meerdere onderwerpen in de nieuwe Strategie. Er is overbruggingsfinanciering nodig voor 2020 in de verwachting dat de dienst per 2021 via KDM kan worden doorbelast aan de faculteiten. Deze financiering kon niet via een projectaanvraag worden toegekend. Wat vindt het CvB van de dienst, welke resultaten zou deze dienst nog meer moeten/kunnen bereiken en in hoeverre kan overbruggingsfinanciering a 110K euro worden toegekend voor continuering van de dienst in 2020?

3. Voor het project Digital Object Management is wederom financiering aangevraagd nadat

financiering meerdere keren niet toegekend was. Het project is inmiddels urgent geworden. Het beheer en de zichtbaarheid van de gedigitaliseerde bijzondere collectie, die internationaal erkend wordt als een van de meest bijzondere collectie op get gebied van Protestants erfgoed die er bestaat loopt inmiddels ver achter bij de huidige standaarden en kan niet goed ingezet worden om internationaal onderwijs en onderzoek met de collectie te ondersteunen. Dat betekent dat de UB, ook bij uitblijven van financiering, een update / revitalisatie van de dienstverlening met daaraan gerelateerde systemen toch zal moeten uitvoeren. Heeft het CvB een suggestie voor diensten waar de UB op zou kunnen bezuinigen zodat deze ontwikkeling betaald kan worden?


Hoofdstuk 2 Dienstverlening

In de volgende paragraven wordt uiteengezet welke activiteiten en projecten de UB gaat uitvoeren die bijdragen aan de hierboven geschetste doelen voor 2020: een zichtbare dienst, midden in het onderwijs- en onderzoeksproces die zich inzet voor een betere campus.

2.1 Wetenschappelijke content - Outside-In De UB verzorgt optimale toegang tot de wetenschappelijke content die voor het VU-onderzoek en –onderwijs nodig is. Dit doen we door het afsluiten van licenties voor (elektronische) tijdschriftpakketten en elektronische databases, het aankopen van e-books en gedrukte boeken en het zo makkelijk mogelijk vindbaar maken van deze materialen.

Meerjarenplan 2017-

2020

Thema

2020

Doel 2020 Partners

Wetenschappelijke

collectie: Outside-in

Zichtbaar

heid

collecties

Big deals Nieuwe overeenkomsten Aanvullende open access

afspraken Prognose kostenontwikkeling Samenwerking met landelijk

licentieteam

UKB, VSNU, NFU, SURF

Collectievorming Afstemming faculteiten over het collectieverdeelmodel

Data driven collection management

Faculteiten

Zichtbaarheid van de collectie

Opstellen visie ‘inspiratie collectie’ en vertaling naar collectie presentatie, saneringsplan en open magazijnen.

E-book app

Faculteiten UKB Liber (internationaal)

Toegang tot de collectie Administratieve doorvoering mailadressen AUMC

Koppelen collecties via Linked Open Data

Betere ontsluiting open access materiaal

Amsterdam UMC en bibliotheek AMC Adamnet, UKB


Financiering van de collectie: big deals, Open Access, data gedreven collectievorming, samenwerking

2020 Wordt een belangrijk jaar voor de big deals. Er moeten vijf VSNU overeenkomsten met grote uitgevers worden vernieuwd en er ligt druk op het onderhandelproces wegens de 100% open access in 2020 doelstelling. Hoewel kostenbeheersing hoog op de bestuurlijke agenda staat, is het reëel te verwachten kosten van deze zogenaamde ‘read & publish’ deals verder stijgen wegens aanvullende open access afspraken (zie ook hoofdstuk 4 ‘Financien)

Om het beschikbare collectiebudget zo optimaal mogelijk in te zetten wordt gestart met ‘data driven collection management’ waarbij informatie over zowel lees- als publiceergedrag wordt gecombineerd voor besluitvorming. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een dashboard dat in 2019 is ontwikkeld. Nauwe samenwerking met faculteit over aanschaf en eventueel besluit tot stopzetting van abonnementen blijft de basis. Eind 2019 – begin 2020 zal in nauwe samenwerking met de universitaire bibliotheekcommissie en de faculteiten tevens worden vastgesteld of het huidig collectieverdeelmodel nog voldoet of dat er eventueel aanpassingen nodig zijn.

De steeds complexer wordende onderhandelingen en de sturing op navolging van de al gemaakte open access afspraken heeft geleid tot de opzet van een UKB licentieteam dat zowel onderhandelaars als UB’s ondersteunt. Dit moet leiden tot meer slagkracht en efficiëntie. Ook VSNU en SURFmarket zijn bij de opzet van dit team betrokken.

Toegang tot boeken: ‘Omboeken’

De papieren collectie van de VU staat enerzijds onder druk door digitalisering en krijgt anderzijds hernieuwde aandacht vanuit identiteit en creatie van een inspirerende fysieke omgeving, zie bijvoorbeeld het plaatsen van boekenkasten in de studieomgeving 2B van het hoofdgebouw. Beide ontwikkelingen vragen om een nieuwe visie op de fysieke collectie die zowel inspeelt op efficiënt ruimtegebruik als op het vergroten van de culturele, wetenschappelijke en historische meerwaarde van de collectie. De UB zal de VU-gemeenschap daarom actief betrekken bij het maken van keuzes rondom tonen én saneren van collecties en het openstellen van de magazijnen. Belangstellenden kunnen zo ter plekke hun selecties maken of de ruimtes gebruiken als ultieme stille studieplek. Gesaneerde collecties worden zoveel mogelijk herbestemd, bijvoorbeeld door ze verspreid over de campus open op te stellen. Aan deze nieuwe benadering van boeken gaan we werken onder de projectnaam ‘Omboeken’.

Om gebruik van de digitale collectie te vergroten wordt in 2020 een proef gedaan met de intuitieve ‘Book Carousel app’. Ook staat betere vindbaarheid van open access materiaal in het bibliotheeksysteem op de agenda. Inzet van Linked Open Data moet materiaal uit meerdere databases beter zoeken vindbaar maken.

Sinds 2018 zijn de twee Amsterdamse academische ziekenhuizen, AMC en VUmc, gefuseerd onder de naam Amsterdam UMC. De locaties en de medewerkers zijn echter wel gescheiden en de beide faculteiten geneeskunde blijven dat ook. Hierdoor is het nodig om een aantal processen binnen de UB te stroomlijnen. Aandachtspunt bij de content dienstverlening richting het ziekenhuis is de vervanging van het @vumc.nl mailadres. Zowel systemen bij de UB als bij uitgevers moeten deze overnemen om er voor te zorgen dat toegang tot digitale collecties behouden blijft en onderzoekers herkend worden om onder een (VSNU) deal kosteloos open access te publiceren. Afstemming met de medische bibliotheek van het AMC is geïntensiveerd om de informatievoorziening voor het Amsterdam UMC goed te ondersteunen.


2.2 Wetenschappelijke content - Inside-Out

Meerjarenplan 2017-

2020

Thema

2020

Doel 2020 Partners

Wetenschappelijke

content: Inside-out

Zichtbaar-

heid VU

onderzoek

Open science

Structureel adviseren Ontwikkelen dashboard Betere workflow

artikelenrepository

Faculteiten

VU Research Support Tooling en training datamanagement

Data-levering voor SEP Data Conversations, data-

stewards

IT, BZ, Faculteiten

Project University Journals

Onderzoeken: zelf publiceren UKB, Internationale partners

PURE Automatische invoer van metadata + artikelen

Stimuleren groei Groen Open Access eigen database

Betere ondersteuning en onderwijs

UvA, HvA, AUMC

Open Research Amsterdam

Ondersteuning met kennis auteursrecht

UvA, HvA, Inholland, Gemeente Amsterdam

Uitbreiden A&M werkzaamheden

Ondersteuning publiceren en registeren (promotie)onderzoek


Open science

Open Science verankert is een steeds belangrijker onderdeel van academisch onderzoek, en er wordt zowel vanuit ambities van onderzoekers zelf als vanuit richtlijnen van VSNU, overheid en funders ingezet op een steeds diepere verankering van open science in het onderzoeksproces. Op het gebied van Open Access gaan faculteiten structureel geadviseerd worden door de UB met actuele publicatiecijfers en een gebruikersvriendelijk dashboard. Doel is om eind 2020 minimaal 60% van de VU artikelen direct in Open Access te hebben (KPI meerjarenplan UB). Er wordt voor de VU een plan van aanpak opgesteld om te voldoen aan OA richtlijnen van overheid en funders.

In de beweging naar 100% Open Access wordt gestart met brede implementatie van het VSNU project ‘You Share, We Take Care’ (Amendement Taverne / artikel 25 van de Auteurswet). Dit moet leiden tot een toename van het aantal artikelen dat na een embargo van 6 maanden via de instellingsrepository wordt ontsloten. De UB richt hiervoor een efficiënte workflow in.

VU Research Support, RDM2.0 en Digital Competence Center

Bij de update van het researchdatamanagementbeleid is in 2019 een paragraaf over FAIR data opgenomen. Faculteiten en onderzoekers worden in 2020 ondersteund om dit verder uit te werken. De UB faciliteert hierin, zowel met advies en opleiding (binnen PHD training) als door datasets vindbaar te maken via de research portal. Op VU niveau zullen, in lijn met VSNU adviezen om Open Science mee te nemen in het Standaard Evaluatie Protocol (SEP), behoeften ontstaan voor rapportages op het gebied van Open Science activiteiten en maatschappelijke impact. De UB zal de VU hierbij zowel adviseren als gegevens (data, visuals) leveren die gebruikt kunnen worden voor het SEP.

De UB werkt samen met Bestuurszaken, IT en faculteiten aan het programma VU Research Support. Onderdeel van dit programma is het project Research Datamanagement 2.0. Het doel van dit project is om hen te ondersteunen op het gebied van goed RDM, bijvoorbeeld door de data-archieven te evalueren en door tooling en training aan te bieden voor het schrijven van datamangementplannen. Daarnaast zet de UB in op het organiseren van de RDM community waar we samen met onderzoekers nieuws delen, presentaties geven en support leveren. Eind 2019 zullen de eerste Data Conversations georganiseerd worden. Met deze community worden ook de facultaire datastewards ondersteund en zorgen we voor kruisbestuiving tussen de verschillende disciplines, bijv. ter ondersteuning van Digital Humanities.

Sinds 2018 verzorgt de UB een cursus Datamanagementplan (DMP) schrijven. In overleg met VUO is de noodzaak erkend om een counterpart te hebben in de faculteiten om de cursus te geven en disciplinespecifieke vragen te kunnen beantwoorden, en de opgeleverde DMPs te reviewen. De UB maakt in 2020 een plan voor schaalbare samenwerking voor deze cursus. Daarnaast is er het verzoek om de cursus geschikt te maken voor masterstudenten. Daartoe verzorgt de UB in 2020 een analyse om de haalbaarheid te onderzoeken.

In 2019 is de RDM support desk gestart, hebben we DMP Online geïmplementeerd, zijn er pilots uitgevoerd met nieuwe datamanagementsystemen zoals iRods en is de Surf Research Drive beschikbaar gesteld. In 2020 zal hierop voortgebouwd worden volgens een met het VUO afgestemde roadmap.

Project University Journals

In samenwerking met dertien andere Europese universiteiten onderzoeken we de mogelijkheden om zelf artikelen te publiceren. Deze ontwikkeling past in de trend van voorregistratie van onderzoek en het uitgeven van working papers als prepublicatie. Het University Journals platform maakt onderzoekers minder afhankelijk van uitgevers en het biedt onderzoekers alternatieven voor dure Open Access publicatiekosten. Onderzoek moet uitwijzen of University Journals in de geschetste behoefte voorziet en de alternatieve wijze van publiceren voldoende draagvlak vindt bij onderzoekers en in de wetenschap in


het algemeen. Het platform is geschikt voor alle academische disciplines, maar het is verstandig om op de VU te starten met een beperkt aantal geïnteresseerde onderzoeksinstituten of faculteiten.

Ontwikkelingen PURE

PURE is het onderzoeks-informatiesysteem van de VU. Bij de verbetering van dit platform wordt ingezet op de verdere flexibilisering van de VU Research Portal. Daarnaast onderzoekt de UB de mogelijkheden tot automatische invoer van metadata én artikelen in PURE. Dit is om de eigen onderzoeksresultaten makkelijker op te nemen en ook om de ervaringen die opgedaan zijn in de VSNU pilot “Taverne” voort te zetten en te werken aan verdere groei van Groen Open Access vanuit onze eigen database. Met het registreren van groen Open Access in PURE wordt de vindbaarheid van dit materiaal een nieuw aandachtspunt. In 2020 kijken we naar optimaal aanbieden van de content die op deze manier toegankelijk is gemaakt. Daarnaast onderzoeken we de mogelijkheden om tussen systemen de metadata van onderzoeksprojecten uit te wisselen zodat onderzoekers minder administratieve last ondervinden en niet herhaaldelijk dezelfde informatie moeten aanleveren.

In de Servicescan van 2019 wordt door onderzoekers gemeld dat ondersteuning aan hen onvoldoende is. Deze ondersteuning is wel beschikbaar maar wordt blijkbaar niet gevonden. In 2020 wordt gewerkt aan grotere bekendheid van de mogelijke ondersteuning en nieuwe vormen van ondersteuning, zoals een spreekuur binnen de faculteiten. Ook onderzoeken we hoe we beter gebruik kunnen maken van de Community Module (oude 6th Instance, de gezamenlijke registratie module van UvA, HvA, AUMC en VU) om rapportages te kunnen leveren aan de overkoepelende onderzoeksinstituten.

In 2020 loopt het contract met Elsevier af. Binnen het consortium maken we afspraken over de continuering van PURE. Verder wordt, na onderzoek in 2019, de weergave van onderwijsactiviteiten gepland in de VU Research Portal en de koppeling tussen ORCiDs verder beschikbaar gesteld voor onderzoekers.

Geoplaza

Met een vernieuwde website zijn de eerste stappen voor een vernieuwd Geoplaza gezet. Gebruikmakend van het rapport dat in 2019 is opgeleverd en uitgevoerd door een nieuwe conservator Kaarten wordt in samenspraak met het SPINlab (SBE) en ITvO gekeken naar verdere ontwikkelingen en uitbreiding van dienstverlening op het gebied van geo-informatie naar andere faculteiten en onderzoeksgebieden.

Open Research Amsterdam

Naar verwachting zullen diverse onderzoeksgroepen in 2020 gebruik gaan maken van het nieuwe Open Research Amsterdam Platform. Dit platform stimuleert allereerst samenwerking en kennisuitwisseling tussen ambtenaren van de gemeente Amsterdam en onderzoeksinstellingen maar wil daarnaast ook een breder publiek informeren. Vanuit de UB worden redacteuren ondersteund met kennis over auteursrecht en het gebruik van de researchportal. Mogelijkheden om (op termijn) de researchportal te koppelen aan het platform worden onderzocht om zo opschaling makkelijker te maken en de efficiëntie van gebruik te verhogen.


2.3 Academische informatie en communicatie: Instructie, advies en ondersteuning

Meerjarenplan 2017-

2020

Thema

2020

Doel 2020 Partners

Academische

informatie en

communicatie

Zichtbaar-

heid VU

onderzoek

Faculty liaisons Pop-ups en ‘embedded librarians’.

Faculteiten

Content voor het onderwijs

Verbetering infrastructuur, betere vindbaarheid

Stimuleren gebruik e-books in de leeromgeving

Uitbreiding Steunpunt Leermaterialen en Auteursrecht

Versterken gegevensuitwisseling bibliotheeksysteem (WMS) en digitale leeromgeving

NT&L, faculteiten, SURF-versnellingagenda

Informatievaardigheden ACRL Framework afronden Samenwerking

openbaarheid leermaterialen voor informatievaardigheden

UKB

Research Intelligence, datavisualisatie en rankings

Onderzoeken nieuwe manier van waardering maatschappelijke impact d.m.v. SDG’s.

Datavisualisatie van VU-onderzoek

Systematic reviews

Aurora, BZ, IO FSW, FRT

Faculty liaisons

In 2019 hebben we onze visie op het belang van faculty liaisons aangescherpt. De liaison is de persoonlijke verbinding tussen doelgroepen bij de faculteiten en de bibliotheek en kent de onderzoeks- en onderwijspraktijk binnen een faculteit. Daarnaast is deze ook op de hoogte van het complete scala aan producten en diensten van de UB en is bekend met de ontwikkelingen hierbinnen en weet dus naadloos UB en faculteit te verbinden. In 2020 werken we verder aan de versterking van de rol van liaisons, door activiteiten met pop-ups en ‘embedded librarians’.


Content voor het onderwijs

Vanuit de kwaliteitsagenda en het VU Network for Teaching & Learning (VU NT&L) zijn plannen op het gebied van digitale leermaterialen geformuleerd. In 2020 ligt de focus op verbetering van de infrastructuur en het beter vindbaar maken van kennisclips (Surfsharekit) en op het stimuleren van gebruik van ebooks in de leeromgeving. Daarnaast biedt de UB ondersteuning voor activerend onderwijs, zoals met behulp van inzet van digitale leermaterialen en tooling (bijv. Perusall). Het experimenteren met innovatieve vormen van content zoals 3D printen en virtual reality wordt uitgebreid en gekoppeld aan de inrichting van de makerspace binnen de Onderwijswerkplaats. De Onderwijswerkplaats in het NU gebouw wordt ook de uitvalsbasis voor de onderwijsexperts van de UB.

In 2020 ligt de nadruk richting de faculteiten op het beter ontsluiten van kennisclips en pilots met digitale content. Dit gebeurt in Network for Teaching and Learning (NT&L) verband. Ook wordt eind 2019 samen met TU Delft bij Surf een subsidie aangevraagd voor het testen van platforms bij het maken en publiceren van open leermaterialen. Landelijk wordt samengewerkt met andere bibliotheken in het open delen van cursusmateriaal op gebied van informatievaardigheden.

In 2019 is door de faculty liaisons een inventarisatie gehouden van (veranderende) behoeften bij docenten voor gebruik van content in het onderwijs. Zij zullen docenten meer gaan ondersteunen bij het vinden en gebruiken van kwalitatief hoogwaardig onderwijsmateriaal. Auteursrechten zijn daar een onderdeel van, en via een workshop krijgen de faculty liaisons de hiervoor benodigde basiskennis, zodat zij ook docenten kunnen adviseren. We breiden de activiteiten van het Steunpunt Leermaterialen en Auteursrecht verder uit en werken mee aan de ontwikkeling van een tool die informatie geeft over licenties en Open Access alternatieven (CopyRIGHT). De UB zal in 2020 met de functioneel beheerders van Canvas mogelijkheden van gegevensuitwisseling tussen het bibliotheeksysteem (WMS) en de digitale leeromgeving verder te onderzoeken. Eventueel gebruik van readinglist software wordt onderzocht.

Informatievaardigheden

In 2020 zorgen we ervoor dat al het informatievaardighedenonderwijs meer verschillende en actueel relevante onderwerpen bevat. Daarvoor ronden we dit jaar de implementatie van het ACRL Framework af, wat inhoudt dat ons informatievaardigheden onderwijs voldoet aan internationale standaarden op dit gebied. Ook zorgen we samen met andere universiteits- en hogeschoolbibliotheken voor het open delen van leermiddelen op het gebied van informatievaardigheden.

Research Intelligence, datavisualisatie en rankings

Inmiddels is er een jaar gewerkt aan het project Research Intelligence. In 2019 heft de groei van vragen rondom (alternative) bibliometrics doorgezet. We verwachten dan deze groei in 2020 zowel in complexiteit als in aantal doorzet. Samen met Bestuurszaken onderzoeken we de nieuwe manier van waardering van maatschappelijke impact. De samenwerking met VSNU en het EU Directoraat Research & Innovation op het gebied van de Sustainable Development Goals (SDGs) is opgestart na interesse voor de bibliometrische tool die binnen het AURORA verband is ontworpen.

Het verzamelen en effectief aanleveren van gegevens voor internationale rankings is een onderdeel van de dienst research intelligence, in samenwerking met BZ en International Office. In 2019 is VU hoger geëindigd in alle relevante rankings. Punt van aandacht is de manier waarop er omgegaan wordt met het aanleveren van de verschillende soorten data vanuit de diensten van de universiteit en het AUMC. In 2020 zal de UB in nauwe samenwerking met BZ, IO en C&M verder investeren in de reputatie rankings om te komen tot een strategische aanpak.


De dienst Research Intelligence is in 2019 gestart met projectfinanciering. In 2020 volgt afstemming met alle faculteiten om de dienst via KDM door te belasten en een goede afweging te maken met specifieke dienstverlening, extern bekostigde dienstverlening en centrale kosten/baten om financiering per 2021 te garanderen. Om continuering van de dienstverlening gedurende 2020 mogelijk te maken, is overbruggingsfinanciering nodig, als project aangevraagd maar nog niet toegewezen (bespreekpunt met het CvB).

In al deze activiteiten is er aandacht voor datavisualisatie. Een apart project van datavisualisatie betreft de samenwerking met de universiteitshistoricus om een visualisatie te maken van de herkomst van de studenten in de beginperiode tot 1940, om aan te sluiten bij de activiteiten in het Kuyperjaar. De kennis die in deze projecten opgedaan wordt gebruiken we in al onze opdrachten rondom bibliometrics. Op deze manier dragen we bij aan wetenschapscommunicatie door onderzoek op een andere manier te presenteren waarmee het toegankelijker wordt voor het algemene publiek.

In 2019 zijn er vanuit verschillende faculteiten (FSW en FRT) verzoeken gekomen om literatuuronderzoek uit te voeren. Normaliter wordt dit vooral voor het AUMC gedaan waar het “systematic review” al langer een begrip is. De uitdaging ligt in 2020 in het kijken naar welke databases geraadpleegd kunnen worden voor de verschillende disciplines en er moet kennis worden opgebouwd om deze databases te kunnen bevragen. Daarnaast zijn er ontwikkelingen in het medisch literatuuronderzoek waarbij de uitkomsten van onderzoeken bekeken worden door middel van algoritmes en gescoord op waarschijnlijke “echte hits”. Op deze wijze kunnen resultaten sneller geïncludeerd worden. Het team van medisch informatiespecialisten kijkt naar praktische toepassingen hiervan en of deze kan worden toegevoegd aan de dienstverlening voor systematic reviews.


2.4 Erfgoed & Collecties

Meerjarenplan 2017-2020

Thema 2020

Doel 2020 Partners

Erfgoed en collecties Zichtbaar-heid collecties

Collecties zichtbaarder Art & Science Gallery in NU-gebouw

Starten kunstuitleen Digitaliseren oude drukken Onderzoeken van

mogelijkheden fellowship-programma

Metamorfoze

Kuyperjaar Exposities FCO, Faculteiten

De brede inzetbaarheid van erfgoed & kunstcollecties

De collecties van VU Erfgoed & Collecties bieden unieke mogelijkheden voor gebruik in onderwijs en onderzoek. Het werken met karakteristieke collecties draagt bij aan onderscheidend onderwijs. Ze doen een beroep op de verbeelding, ze maken de campus omgeving inspirerend en visueel aantrekkelijk en dragen met hun symbolische waarde bij aan de beleving van de identiteit van de VU. In 2020 maken we de collecties extra zichtbaar door het inrichten van een vaste expositieruimte in het NU-gebouw. In deze ruimte zal ook een ‘Art & Science Gallery’ worden ingericht waar kunst en wetenschap samenkomen en waar bezoekers op een visuele manier kennis kunnen maken met tot de verbeelding sprekend onderzoek. Daarnaast gaan we door met het organiseren van tentoonstellingen en starten we met een kunstuitleen. Faculteiten, afdelingen en verenigingen kunnen zelf hun selecties maken en laten bezorgen en ophangen. Ook kunnen zij tijdelijke, thematische tentoonstellingen in laten richten in de nieuwe mobiele vitrine. We laten oude drukken digitaliseren in het kader van het landelijke programma Metamorfoze en we onderzoeken de mogelijkheid om ook met archieven daaraan deel te nemen. Om het gebruik hiervan in onderzoek te stimuleren bekijken we, samen met faculteiten, onderzoekscentra en externe partners, de mogelijkheden van een fellowship-programma.

Voor het Kuyperjaar willen we ervoor zorgen dat de waarde van het materiële en immateriële erfgoed van Kuyper voor het heden zichtbaar is - voor de VU, nationaal en internationaal. Door samen te werken aan een kritische omgang met dat erfgoed stimuleren we de onderlinge verbondenheid van de VU-gemeenschap. In het najaar van 2019 ontwikkelen we plannen voor bijvoorbeeld een expositie en een glossy over voor Kuyper belangrijke thema's die ook nu relevant zijn, zoals maatschappelijk engagement en brede geestelijke ontwikkeling van studenten (bildung), en ook in 2020 gaan we verder met die projecten. Andere activiteiten in het kader van Kuyperjaar faciliteren we waar nodig.


2.5 Studieomgeving en dienstverlening

Meerjarenplan 2017-2020

Thema 2020

Doel 2020 Partners

Library as a place Zichtbaar heid

studieplekken

Vindbaarheid verbeteren Verbeteren communicatie over studieplekken door building intelligence

IT, FCO, SOZ, USR

Kwaliteit studieomgeving Inrichting studieplekken NU-gebouw

Inrichting thematische interdisciplinaire studieplekken

Verbouwing Leeszaal Bijzondere Collecties en entreegebied UB

Toegankelijkheid verbeteren

FCO, USR

Faciliteren brede ontwikkeling studenten

‘A Broader Mind’ Samenwerking OBA Next

SOZ, Faculteiten, OBA

Uitbreiding dienstverlening

Mobiele balie Meer vindbaarheid en

herkenbaarheid UB-werknemers

Ondersteunende processen

Stimuleren samenwerkingstools als Confluence

Bredere inzetting TopDesk

IT, SOZ


Library as a Place 2020

Zichtbaarheid en vindbaarheid van inspirerende en aantrekkelijke studieplekken is één van de kernthema’s waar de UB samen met FCO én studenten mee bezig is. In 2017 is daarvoor het programma ‘Library as a Place’ gestart. Dit is gericht op het verbeteren van de kwaliteit, kwantiteit, zichtbaarheid en vindbaarheid van studieplekken én op het waarmaken van een heldere visie op de inrichting van studieplekken en de dienstverlening en faciliteiten daaromheen. Onze visie is om een inspirerende, open en persoonlijke studieomgeving te bieden aan alle studenten en medewerkers, én aan bezoekers van buiten de VU-Campus. In 2019 is deze visie door alle betrokkenen aan de VU besproken en goedgekeurd door het CvB.

In 2020 gaan we deze visie concretiseren en richten we ons nog sterker op de ondersteuning van de VU-Community. Een nieuw dienstverleningsconcept voor de UB speelt hierbij een grote rol en we zetten (bibliotheek)collecties in om de identiteit en het karakter van de VU te laten zien.

Vindbaarheid

We werken aan het verbeteren van de kwaliteit, zichtbaarheid en vindbaarheid van studieplekken. In 2019 zijn alle studieplekken op de VU geïnventariseerd en de informatievoorziening is verbeterd. Ook is de UB betrokken bij de Amsterdamse Studieplekken, een dienst waarin alle studieplekken in Amsterdam staan aangegeven. Aankomend jaar gaan we door met het verbeteren van onze communicatie over de studieplekken en werken we aan building intelligence samen met FCO, SOZ en IT om zo inzicht te geven in drukte en bezetting van studieplekken en onderwijsruimtes.

Kwaliteit studieomgeving

Daarnaast gaan UB, FCO en IT in co-creatie met studenten, docenten en onderzoekers door met het verbeteren van de basale kwaliteit van de studieplekken. De basis is hiervoor gelegd in 2019 met het vaststellen van de bovengenoemde Campusbrede Visie Studieplekken. In het eerste kwartaal van 2020 worden studieplekken in het NU-gebouw in gebruik genomen. De UB draagt bij aan de inrichting van deze studieplekken om ze zo goed mogelijk aan te laten sluiten bij deze nieuwe visie en ze te verrijken met identiteitsdragers. Ook gaan we verder met het herinrichtingsplan voor de B-toren in het Hoofdgebouw. Het doel is om de studieplekken aan te passen zodat ze aansluiten bij de behoefte van studenten, op basis van kennis en ervaringen die we nu al opdoen. Om die plekken persoonlijker te maken en beter aan te sluiten bij de behoeftes van studenten, docenten en onderzoekers zullen thematische interdisciplinaire plekken ingericht worden, zoals de Researchers Room Classics op de 11e verdieping. De pop-up studiezaal, De Verdieping, in 2B is een groot succes, en wat we hiervan geleerd hebben nemen we mee naar andere pilots die we willen starten in het MF, Initium en de B-toren.

Naast de aanpak van de fysieke omgeving gaan we ook door met het uitbreiden van onze dienstverlening om de VU-community te ondersteunen. In 2020 starten we met nieuwe initiatieven. Allereerst is het Abraham Kuyper jaar een accelerator voor het aanpakken van de Leeszaal Bijzondere Collecties en het gehele entreegebied van de UB op de eerste verdieping. De Reading Room Special Collections wordt omgevormd van een eenzijdige ruimte op een prominente plek tot een ‘VU Special Collections, Kunst & Erfgoed Hub’. Dit is een centrale, zichtbare, herkenbare en flexibele ruimte met mogelijkheden om geconcentreerd te werken/ studeren en daarnaast een diverse programmering te hosten. Door direct het gehele entreegebied aan te pakken wordt dit een verwelkomende, multi-inzetbare, flexibele ruimte, die nauw aansluit bij het open karakter van de VU en toekomstbestendig is.


Initiatieven

Doordat de UB transformeert tot een platform dat wil openstaan voor alle VU initiatieven hopen we ook in 2020 mooie resultaten te bereiken. Eén van die initiatieven is A Broader Mind. A Broader Mind is een programma waar we als de UB graag mee samenwerken om te faciliteren en zichtbaarheid te geven aan het werk van de studenten, bijvoorbeeld in de vorm van tentoonstellen van eindproducten van studenten. Op deze manier ontstaat een sterke verbinding tussen studenten, inhoud en de VU met haar typerende waarden wat zich vertaalt in een ‘community-feeling’.

De UB wil ook samenwerkingen buiten de eigen Campus verder ontwikkelen. Een belangrijk samenwerkingsproject in 2020 is OBA Next. OBA Next wordt een laagdrempelige plek waar alle Amsterdammers in aanraking kunnen komen met innovatieve kennis en met high-tech voorzieningen. Dit biedt volop mogelijkheden voor een samenwerking OBA-VU, met programmering in een netwerk van scholen en stadsdelen. OBA Next zal pas in 2025 de deuren openen maar deze programmering wordt nu al voorbereid en kan eerder starten, als een soort ‘stepping stone’. Door ook de dienstverlening van beide bibliotheken, OBA en de Universiteitsbibliotheek van de VU, meer met elkaar te verbinden, wordt tevens samengewerkt aan toegang tot wetenschappelijke kennis voor een breed publiek.

Uitbreiding dienstverlening

Medewerkers die de UB in de 1e lijn vertegenwoordigen, zijn niet langer alleen bij één van de uitleenbalies te vinden maar zullen verspreid over de campus ook herkenbaar aanwezig zijn in studiezalen. Door middel van een mobiele balie zal de UB specifieke ondersteuning en expertise in kunnen zetten op de momenten en plekken waar dat nodig of gewenst is, met name rondom de Onderwijswerkplaats en studieplekken in het NU-gebouw.

De UB streeft ernaar om in alle opzichten open en toegankelijk te zijn, zo ook voor studenten en bezoekers met een functiebeperking. In 2020 nemen we gerichte maatregelen om de toegankelijkheid te verbeteren. Hierbij kan worden gedacht aan het wegnemen van obstakels en het aanbieden van aangepaste voorzieningen in een open, inclusieve en veilige omgeving.


2.6 Ondersteunende processen Uitbreiding werkzaamheden A&M

Hoewel de klassieke bibliotheektaken van de afdeling Acquisitie & Metadata zullen blijven bestaan nemen ze wel af in omvang, niet in de laatste plaats door de krimp in papieren content. Hierdoor komen er meer tijd en ruimte vrij om werkzaamheden voor onderzoek uit te gaan voeren. De afdeling houdt zich al bezig met het begeleiden van promovendi die hun dissertatie in PURE uploaden en het controleren en bewaken van de metadata in PURE. Ook zijn ze verantwoordelijk voor de affiliatiecontrole in het Open Acces publiceer proces. In 2020 komen daar nog diverse werkzaamheden op het gebied van ondersteuning van het publiceren en registeren bij.

Uitfasering ERM

Binnen de UB zijn verschillende zelf ontwikkelde IT systemen in gebruik, zoals het Electronic Resource Management, ERM. Sinds 2017 worden deze systemen afgebouwd en de dienstverlening verplaatst naar systemen die gericht zijn op het verminderen van de beheerslast en het optimaliseren van dienstverlening. In 2020 zullen de laatste stappen hierin genomen worden, onder meer door het project Digital Object Management. Hiermee maken we onze digitale collectie houdbaar, bruikbaar en zichtbaar voor onderzoekers, docenten en studenten en dragen we ook bij aan ontwikkelingen op het gebied van Digital Humanities. Ook de zichtbaarheid van scripties van studenten is belangrijk vanwege de nieuwe kennis die erin is vastgelegd en om als inspiratie en voorbeeld te dienen voor volgende scriptieschrijvers. Daarvoor biedt de UB een scriptiedatabase; de bestaande inrichting en dienstverlening vernieuwen we in het kader van het project DOM.

Samenwerking tools

Ter bevordering van interne samenwerking en kennisdeling, streeft de UB naar maximale openheid en toegankelijkheid van bedrijfsinformatie. Werkinstructies en procesbeschrijvingen zullen steeds vaker het resultaat zijn van samenwerking en aangepast worden aan actuele inzichten en ontwikkelingen. De UB zal daarom het gebruik van online samenwerkingstools als Confluence actief stimuleren. Hiermee wordt tevens de aanzet gegeven om meer dienstoverstijgend te werken, zodat de dienstverlening online of aan de verschillende servicedesks efficiënter en klantvriendelijker wordt.

Rapportages & sturing

In 2020 zal extra aandacht worden gegeven aan de rapportagevorm en sturing binnen de dienst. De aandacht zal uitgaan naar de manier waarop afdelingen hun doelen en te behalen resultaten vastleggen en vervolgens monitoren. De gedachte is om doelen en (deel)resultaten strakker te formulieren en periodiek te monitoren. De nieuwe vorm zal MT duidelijke informatie verschaffen op basis waarvan de beleidskeuzes worden gemaakt, de prioritering binnen de activiteiten wordt gemaakt en tijdig wordt bijgestuurd. Door op deze manier het huidige activiteitenplan verder te ontwikkelen en breder in te zetten, versterken we de focus op resultaten en samenhang binnen de UB.

Online dienstverlening

De online dienstverlening op de VU zal zich in 2020 verder ontwikkelen, mede als onderdeel van het TOLL-project. Servicedesks zullen steeds vaker via de site worden bereikt dan per mail. Hiermee wordt op termijn het aantal “loketten” verminderd en zullen klanten sneller naar de juiste deskundige geleid worden. De UB zal bij deze ontwikkeling aanhaken en in afwachting daarvan alvast het aantal mailboxen verminderen waar klanten met 1e-lijnsvragen terecht kunnen. Voor de afhandeling van dit mailverkeer zal TopDesk breder worden ingezet in de UB, met als doel de online dienstverlening te verbeteren en de (interne) samenwerkring te bevorderen.


Nieuw meerjarenplan

Een belangrijk proces in 2020 wordt het werken aan een nieuw meerjarenplan. Op basis van de nieuwe strategie van de VU, zal de UB met al haar partners (studenten, docenten, onderzoekers, diensten) bepalen hoe zij de VU bij het implementeren van haar nieuwe strategie kan helpen.

2.7 Samenwerking Samenwerkende diensten

De UB is één van de diensten op de VU en levert haar services aan faculteiten, studenten, onderzoekers en docenten. Daarbij werken we nauw samen met de andere diensten en de faculteiten. Dienstverlening wordt in groeiende mate dienstoverstijgend georganiseerd. In 2020 geldt dat voor:

a. Gezamenlijke dienstverlening met gemeenschappelijke balies/online portalen b. Onderzoekondersteuning: - Network Research Support waarin UB, BZ, IT, IXA en Subsidiedesk samen werken met facultaire

ondersteuning

- Programma Research support met project RDM 2.0

- RDM support desk (gestart in 2019)

- Gezamenlijk optrekken in IT domeinteam Onderzoek

c. Onderwijsondersteuning: - Network for Teaching & Learning waarin LEARN, SOZ, UB en faculteiten gezamenlijk

onderwijsvernieuwing ondersteunen

- Onderwijswerkplaats in NU als onderdeel van NT&L

- Projecten met faculteiten voor het hergebruiken van kennisclips

- Programma digitaal leermateriaal

d. Communitybuilding: - Inrichting en dienstverlening studieplekken met FCO

- Activiteiten door, voor en met studenten in samenwerking met 3D zoals VU Campus radio,

debatten en tentoonstellingen

- Organisatie activiteiten Kuyperjaar met C&M en VU-overstijgende commissie

Amsterdam

In Amsterdam werken we samen met de andere bibliotheken en erfgoedinstellingen. Deze samenwerking is deels geformaliseerd in Adamnet, een samenwerkingsverband voor kennisdeling en toegang tot erfgoedinformatie. Dit netwerk biedt nog meer mogelijkheden voor samenwerking, zoals een gezamenlijke website over studieplekken in de stad waarin locaties van de VU, UvA, HvA, InHolland en OBA vindbaar zijn. De UB van de UvA is de voor de hand liggende partner voor de UB van de VU in de stad. Concreet betekent dit veel kennisuitwisseling tussen de collega’s, maar ook concrete activiteiten zoals een gezamenlijk georganiseerde Erasmusweek en een gezamenlijke conferentie in 2020 (SHARP).

Nederland

De Nederlandse universiteitsbibliotheken werken nauw samen, zowel bij projecten als bij het ontwikkelen van systemen, afsluiten van licenties en het delen van kennis. De UB van de VU is een actieve partner en vaak voortrekker in deze samenwerking. De adjunct-directeur is trekker van diverse trajecten op het gebied van Open Access en Open Science en de directeur is liaison van de landelijke werkgroep Bibliotheken en Open Online Onderwijs. Daarnaast levert de VU de voorzitters van de werkgroepen Bibliotheken en Open Online Onderwijs en Digital Humanities.


De Vereniging van Samenwerkende Nederlandse Universiteiten (VSNU), Vereniging Hogescholen (VH) en SURF hebben een Versnellingsagenda voor onderwijsinnovatie opgesteld. Er wordt samengewerkt in acht zones waarbij de UB vertegenwoordigd is in de zone digitale leermiddelen.

Nationaal is tenslotte ook de Stichting Academisch Erfgoed (SAE) een belangrijke partner voor de UB. Bij het opbouwen van beheer en behoud van de VU-Erfgoedcollectie, is kennisuitwisseling met de andere leden van SAE (bijna alle Nederlandse universiteiten zijn lid), heel belangrijk. Actieve participatie in SAE-projecten stimuleert het werk aan de eigen collectie.

Europa

Internationaal is Aurora een belangrijk netwerk voor de UB en de UB is hier actief bij betrokken. Samen met Aurora partners heeft de UB een model voor impactmeting ontwikkeld, gekoppeld aan de SDG’s. Met bibliografische impactmetingen wordt onderzocht in hoeverre het onderzoek van de VU bijdraagt aan de SDG’s. Ook meten we waar en hoe wetenschappelijke output van VU-wetenschappers wordt gebruikt in het maatschappelijk debat en in regionaal, landelijk of internationaal beleid. We zijn ook actief in de Aurora open education working group. In 2019 heeft de UB het initiatief genomen voor een bijeenkomst van alle directeuren van de universiteitsbibliotheken van Aurora om kennisdeling ook via die weg te bevorderen. Daaruit is de Aurora Libraries Group ontstaan, die in januari 2020 opnieuw bij elkaar zal komen. Dan zal het thema Building identities/Cabinets of Wonder zijn.

LIBER is de organisatie van European Research Libraries en faciliteert internationale werkgroepen die werken aan een aantal strategische onderwerpen voor bibliotheken. In 2019 is de directeur van de UB gekozen in de Executive Board van LIBER waar zij bijdraagt aan de internationale samenwerking en projecten van de Europese bibliotheken. Het hoofd Education Support & Collections maakt deel uit van de Working Group Digital Humanities. Tenslotte is er het recent opgerichte European Open Education Librarians Network waarvan de UB één van de initiatiefnemers is en waarin verkend wordt hoe bibliotheken Open Education kunnen bevorderen.


2.9 Servicescan Uit de service scan van 2019 is gebleken dat studenten de services van de UB gemiddeld hoog waarderen. Zo krijgt de digitale collectie een 4.1 en de informatievoorziening door het UB-personeel een 4.1. Studenten zijn het minst tevreden over de studieruimtes in het hoofd- en W&N gebouw, die respectievelijk met een 3.4 en een 3.2 gewaardeerd worden. Dit kwam ook naar voren in de opmerkingen. Er wordt een tekort genoemd aan goede studieplekken, er is sprake van verouderd meubilair en een weinig inspirerende werkomgeving.

- Herinrichtingplan in de B-toren. Er zal het komende jaar plannen worden opgesteld om meer (studie)ruimtes te creëren door de fysieke boekencollectie te saneren, waardoor er veel ruimte vrijkomt. De heringerichte studiezaal op de tweede verdieping wordt vaak positief genoemd in de scans, en dit zal meegenomen in de (her)inrichting van inspirerende studieplekken en groepsruimtes over de gehele campus. Ook zal er meer aandacht worden besteed aan de herkenbaarheid van de UB, bijvoorbeeld door het entreegebied opnieuw in te richten.

Studenten en onderzoekers gaven aan dat de fysieke collectie van de UB verouderd is en dat ze nog steeds tegen betaalmuren aanlopen bij het zoeken naar literatuur. Studenten geven ook aan dat de zoekfunctie niet altijd even gebruiksvriendelijk is, en de lean-library plug-in wordt niet door iedereen gewaardeerd, ook omdat een deel van de studenten niet bekend is met dit systeem.

- Data driven collectie management. De UB is een dashboard aan het ontwikkelen voor Data Driven collectie management. Met de informatie van dat dashboard kunnen doelgerichtere beslissingen worden genomen over de aankoop van materiaal en dit zal bijdragen aan een collectie die bij de behoeftes van de stakeholders aansluit.

- Open Acces publiceren. Er zijn veel ontwikkelingen gaande wat betreft de Open Access van content en de VU probeert hier een grote rol in te spelen. Doordat steeds meer content open access is, zullen gebruikers ook steeds minder tegen betaalmuren aanlopen.

- Evaluatie plug-in. Aankomend jaar zal de gebruikservaring van de plug in worden verbeterd om de bekendheid van dit systeem vergroten.

Onderzoekers geven in de service scans aan dat zij het data-storage systeem PURE een omslachtig systeem vinden, en dat zij meer inlichting over het systeem zouden willen ontvangen. Ook weten onderzoekers vaak niet waar ze voor vragen over het systeem en data-storage in het algemeen terecht kunnen. Dit komt overeen met de lage score die onderzoekers aan PURE geven, namelijk een 3.3.

- Betere ondersteuning. De UB gaat het komende jaar hier gericht mee aan de slag door nieuwe vormen van ondersteuning aan te bieden, zoals spreekuren binnen de faculteiten zelf.


Hoofdstuk 3 Personeelsbeleid

Duurzame inzetbaarheid, Talentontwikkeling

Vanaf februari 2020 is het “jaargesprek nieuwe stijl” van kracht waardoor dit instrument meer gericht zal zijn op de ontwikkeling van medewerkers en minder op het beoordelen van de prestaties in het afgelopen jaar. Met deze nieuwe focus wordt beoogd dat het instrument minder als een verplichting wordt ervaren en dat leidinggevende en medewerker samenwerken aan thema’s als duurzame inzetbaarheid en gebruikmaken van ieders talenten.

De UB grijpt dit moment aan om meer langs de lijn van competenties en gedrag met medewerkers afspraken over de toekomst te maken. De UB zal op een positieve manier deze transitie vorm willen geven en tijdig met medewerkers in gesprek gaan of de huidige functie nog past. Het gesprek wordt ook aangegrepen als kans om te kijken waar de medewerker zichzelf in kan en wil ontwikkelen óf keuzes te maken met betrekking tot iemands loopbaan op de langere termijn met een blik naar interne - en externe mogelijkheden.

Om zowel medewerkers als leidinggevenden te ondersteunen om deze gesprekken optimaal te benutten zal de UB trainingen en bijeenkomsten (laten) verzorgen waarmee eind 2019 al zal worden gestart.

Opleidingsplan

Als één van de resultaten heeft de UB in 2019 een strategisch opleidingsplan opgeleverd. Hierin is de verbinding gelegd tussen medewerkers, opleidingen en de (strategische) doelen van de UB.

Leidinggeven

De UB heeft een aantal management-uitgangspunten voor haarzelf geformuleerd die als aanvulling c.q. verduidelijking dienen van de VU brede art of engagement. Gezien de fase waarin de UB zich bevindt zal in 2020 met name de focus komen te liggen op het “sturen vanuit vertrouwen” waarbij de medewerker zoveel mogelijk zelf in de lead is over zijn dagelijkse functioneren en over hun ontwikkeling. Het in onder andere het SPP geschetste vergezicht dient hiervoor als basis. Afdelingshoofden zullen in gezamenlijkheid hun rol en (veranderende) wijze van aansturen vorm gaan geven en leren van elkaars ervaringen op dit gebied.

Werken aan optimale samenstelling van teams

In het SPP 2019-2021 is geconstateerd dat een substantieel aantal medewerkers in 2020 e.v. de pensioengerechtigde leeftijd zal bereiken. Bij de opvolging zal de UB zich, indien mogelijk, meer richten op te behalen teamresultaten en de hiermee samenhangende benodigde teamsamenstelling. Indien er op een afdeling meerdere medewerkers moeten worden vervangen betekent dit ook dat er aandacht uitgaat naar een veranderende groepsdynamiek. De afdelingshoofden zullen deze processen zorgvuldig begeleiden en hierbij uiteraard de medewerkers zoveel mogelijk betrekken.

Coördineren

Afdelingshoofden zouden graag zien dat medewerkers een eigen verantwoordelijkheid krijgen en nemen bij de uitvoering van hun functie omdat dit ten goede komt aan de kwaliteit van de werkzaamheden en medewerkers daardoor ook meer voldoening ervaren. In 2020 zal hieraan meer vorm gegeven worden.

Op nadrukkelijk aangeven van de medewerkers zelf zal ook geëxperimenteerd worden met teamintervisie, meer feedback geven aan collega’s, het anders inrichten van (werk-)overleggen, waardoor de leidinggevende rol een andere dimensie kan krijgen.


Inzet MT

in 2020 zal de verdeling van dossiers onder de MT-leden onder de loep worden genomen om hen zoveel mogelijk in te zetten met gebruikmaking van ieders talenten en interesses.

Werkplekken

Om medewerkers optimaal te laten presteren, ze te inspireren en ter bevordering van het gevoel van welzijn zal de UB in 2020 aandacht besteden aan de fysieke werkomgeving; dit zal bijdragen aan de verhoging van de duurzame inzetbaarheid.

Naast meubilair wordt ook gedacht aan de inzet van boeken, erfgoed, omgevingspsychologie, UX, groen en inzichten van VU-onderzoekers m.b.t. een gezonde werkomgeving.

Sociale Veiligheid

In 2020 het MT de training “oog voor sociale Veiligheid” bijwonen. Daarnaast streeft de UB naar een open en transparante cultuur en wordt men herhaaldelijk uitgenodigd om indien nodig bij een van de MT-leden zaken aan te kaarten.

Op het moment van verschijnen is er nog geen vertrouwenspersoon aangesteld maar wordt hiervoor wel geworven binnen de UB.

Participatiewet

Momenteel is bij de UB een participatiemedewerker succesvol aan het werk. Meer inzet is mogelijk en gewenst bij Library Services maar zal vanwege de geringe omvang in samenwerking met FCO en/of IT worden ingevuld.


Hoofdstuk 4 Financiën

a. Onzekere kostenontwikkeling toegang tot content

Hoewel er nationaal en internationaal gestuurd wordt op een omslag naar open access en er belangrijke stappen gezet worden in die richting, blijkt de praktijk weerbarstig. Onderhandelingen leiden slechts beperkt tot volledige omslag naar open access en kostenstijgingen blijken niet te voorkomen. Het budget van de UB is hier per 2019 op aangepast en voor 2020 wordt een stijging van de kosten voorzien van 5 %. Of deze stijging zich de jaren na 2020 voortzet, is moeilijk te voorzien en wordt mede bepaald door internationale ontwikkelingen waaronder Plan S waarbij onderzoeksfinanciers zoals NWO scherpere open access eisen stellen. De prijsstijging wordt waar mogelijk opgevangen binnen de begroting. - In de meerjarenbegroting moet rekening worden gehouden met de wijziging van het belastingtarief voor publicaties m.i.v. 2019 van 6% naar 9%, maar daarnaast is bekend gemaakt dat er een voornemen is om per 1 januari 2020 het BTW-tarief voor e-publicaties te wijzigen van 21 % naar 9 %. Helaas is op dit moment nog niet bekend voor welk type publicaties deze wijziging zal gelden. Ook is door de belastingdienst nog niet aangegeven welk tarief moet gaan gelden voor de publicatiekosten in Open Access (de article processing charges). Hierover wordt nationaal (VSNU en Surf Market) overlegd. - Een derde onzekere factor in de kostenontwikkeling van toegang tot content is de verschuiving van kosten van licenties naar publiceren (van ‘read’ naar ‘publish’), de vergoeding die daar tegenover staat vanuit de onderzoeksfinanciers en de manier waarop dat proces bij de VU wordt ingericht (wie budgetverantwoordelijk is voor de betaling van APC’s in Open Access journals).

Bovenstaande onzekerheden vereisen nauwkeurige monitoring van de ontwikkelingen, waarover regelmatig overleg gevoerd wordt tussen UB en F&C. Dit wordt ook nationaal opgepakt. In het KDM ogenomen voorstel om de financiering van APC’s ad k€100 in de structurele begroting van de UB op te nemen is niet gehonoreerd.

b. Kostenstijging VU Erfgoed & Collecties

VU Erfgoed & Collecties ontplooit sinds de afronding van het programma KEA en inbedding van het team veel nieuwe activiteiten en er is een groeiende vraag naar het werken met bijzondere collecties (digital humanities) en erfgoed in onderwijs en onderzoek en het organiseren van tentoonstellingen en evenementen rondom kunst en erfgoed. Om aan deze vraag te kunnen blijven voldoen en ook de collecties die nu nog bij de faculteiten zijn in beheer te kunnen nemen, stijgen de kosten voor behoud, beheer en zichtbaarheid. Er wordt actief gezocht naar alternatieve vormen van financiering (VU Vereniging, eventuele fondsen in het kader van het Abraham Kuyperjaar), maar het bleek ook nodig het structurele budget hiervoor op te schalen met 50K euro. Hiervoor is intern op de UB begroting ruimte gemaakt.

c. Ondersteuning onderwijs en onderzoek

De rol van de UB bij de ondersteuning van onderwijs en onderzoek groeit. Met de inzet voor NT&L en VU Research Support en de nieuwe dienst Research Intelligence wordt duidelijk dat de vraag naar ondersteuning voor onderwijs en onderzoek inmiddels groter is dan de UB vanuit de bestaande bezetting kan bieden. De afgelopen jaren is vrijkomende formatieruimte bij publieksdiensten hiervoor ingezet, maar die rek is er nu uit, mede door de uitbreiding van de dienstverlening bij de campusbrede studiewerkplekken. De benodigde extra inzet is projectmatig georganiseerd en wordt via beleidsmiddelen en financiering van de kwaliteitsagenda aangevraagd. Dat geldt voor 0,6 fte voor de UB vanuit het budget voor het Network for teaching & learning (0,2 onderwijswerkplaats en 0,4 projectleider digitale leermiddelen) en 1 fte RDM projectleider vanuit de beleidsmiddelen onderzoek (onderdeel Programma Research, positief advies vanuit het VUO). Aandachtspunten zijn nog de structurele inbedding van Research Intelligence (benodigde overbruggingsfinanciering voor 2020) en de inzet van een projectleider voor Digital Object Management (als project aangevraagd maar negatief advies door VB

Jaarplan 2020 Dienst XXX Pagina 27

Hoofdstuk 5 Risicomanagement

5.1 Risicobereidheidsverklaring

Doelstelling

Risico-

categorie

Risico-

bereidheid

Toelichting

Toegang tot

wetenschappelijke

content

Strategisch hoog Publicatie van en toegang tot

wetenschappelijke content bevindt zich in

transitie. Hoewel dit een primaire grondstof

voor het wetenschappelijk proces is, dienen

universiteiten bereid te zijn risico’s te nemen

t.b.v. een stevige onderhandelpositie t.o.v.

uitgevers die vanuit een monopolie positie op

high impact titel niet bereid zijn redelijke

afspraken te maken. Dit maakt in principe de

gewenste risicobereidheid ‘hoog’. Omdat

universiteiten via de VSNU gezamenlijk

optrekken wordt dit risico met andere NL

universiteiten gezamenlijk genomen wat het

effect t.o.v. andere NL universiteiten weer

verminderd.

Financiering

publiceren van en

toegang tot

wetenschappelijke

output

Extern Laag Het huidige UKB kostenverdeelmodel zal het

komend jaar onder druk komen te staan door

de toenemende nadruk op open access en de

kosten voor publiceren. Richtlijnen vanuit

Plan S en het behalen van overheids-

doelstelling om 100% open access te

publiceren hebben impact in financiering van

open access. Een aanpassing van UKB

kostenverdeelmodel wordt in 2019 niet

voorzien maar vanaf 2020 (ook ingangsdatum

Plan S) is de kans groot dat er veranderingen

in kosten ontstaan waarvan de uitkomsten nu

nog niet helder zijn.

Opslag, beheer en

beschikbaarstelling

van VU output

Vermijdbaar

extern

laag Overheid en funders stellen toenemende eisen

aan opslag en ontsluiting van onderzoeksdata

en -output. Dit stelt eisen aan beheer.

Toename van de hoeveelheid data maakt dit

complexer. Infrastructuur en support dienen

op orde te zijn.

Ondersteuning en

advies bij gebruik

van

wetenschappelijke

content voor

Vermijdbaar laag De dynamiek van het onderwijs- en

onderzoeksproces stelt nieuwe eisen aan

omgaan met content (digitale leermiddelen,

open access, auteursrecht, etc.) en gebruikers

hebben behoeften aan inzicht (research

Jaarplan 2020 Dienst XXX Pagina 28

onderwijs en

onderzoek

intelligence) en betere vaardigheden

(dataskills, informatievaardigheden). Dit dient

adequaat georganiseerd te worden, zowel

t.b.v. de onderwijskwaliteit als ter

ondersteuning van onderzoek.

Aanbieden van

voldoende en

hoogwaardige

studieomgeving

Vermijdbaar laag Zowel de campusambities van de VU als

nieuwe onderwijswerkvormen en behoeften

van studenten hebben impact op de kwaliteit,

functionaliteit en omvang van

studiewerkplekken. Dit dient adequaat

gemanaged te worden om te voorkomen dat

studieresultaten onder druk komen te staan en

NSE scores zakken.

Beheer, ontsluiting

en beschikbaar-

stelling van

erfgoed en

collecties

Grotendeels

vermijdbaar,

deels extern

Nul tot zeer

laag

Kwetsbaar en uniek materiaal dient adequaat

opgeslagen en beheerd te worden. Vanwege

het karakter van het materiaal is het zeer

onwenselijk hierbij risico’s te nemen

Jaarplan 2020 Dienst Universiteitsbibliotheek › nl › Images ›...

Documents

Transcript of Jaarplan 2020 Dienst Universiteitsbibliotheek › nl › Images ›...