1

IRISFEEST 2020 – PRIJSVRAAG ARTISTIEKE PROJECTENDEELNAMEREGLEMENT

Réf. 2020-VB-IRIS-CONCOURS-ARTISTES

Het Irisfeest is het feest van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

Tijdens het weekend van 9 en 10 mei 2020 komen alle Brusselaars en bezoekers in het gewest samen om gratis een feestje te bouwen! Zondagnamiddag 10 mei nodigt de culturele manifestatie, die een artistiek en tegelijk volks karakter heeft, alle Brusselaars uit om samen hun gewest te vieren in een gezellige en familiale sfeer. Zo maken ze kennis met de brede waaier aan activiteiten die een gewest als Brussel te bieden heeft.

De Brusselse Hoofdstedelijke Regering wil van de gelegenheid gebruikmaken om alle actoren uit het Brusselse cultuur-, kunst- en verenigingsleven in de kijker te zetten.

Deze projectoproep heeft betrekking op het artistieke deel en richt zich tot Belgische en internationale artistieke gezelschappen. Het vindt plaats op zondag 10 mei, van 12 tot 18 uur.

Het publiek van het evenement is overwegend een familiaal publiek.

2. DOEL EN TOEPASSELIJKE REGELGEVING

Het doel van het reglement is de voorwaarden te bepalen voor deelname aan de prijsvraag, het verloop ervan en de projecten die aan het oordeel van de jury zullen worden voorgelegd. Die procedure zal uiteindelijk leiden tot de verkiezing van één of meerdere laureaten door de jury, en zal worden gevolgd door een onderhandelde procedure met deze laureaat/laureaten.

De toepasselijke wettelijke bepalingen zijn met name:

- de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, en in het bijzonder artikel 50;- het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, in het bijzonder hoofdstuk 4, getiteld ‘prijsvragen’ (artikels 117 en volgende).

1. HET FESTIVAL

2

IRISFEEST 2020 – PRIJSVRAAG ARTISTIEKE PROJECTENDEELNAMEREGLEMENT

Réf. 2020-VB-IRIS-CONCOURS-ARTISTES

3. DEFINITIES

De hierna volgende termen die in onderhavig reglement worden gehanteerd, worden als volgt gedefinieerd.

OrganisatorDe vzw visit.brussels met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Koningsstraat 2-4, ingeschreven in de KBO onder het nummer 0600.885.207.

Kandidaat of kandiderend teamNatuurlijke persoon of rechtspersoon of groepering van dergelijke personen die een geldige en ontvankelijk verklaarde kandidatuur indiende(n), door de organisator gekozen overeenkomstig de in het reglement gedefinieerde voorwaarden.

JuryDe jury is een onafhankelijk orgaan, belast met de selectie van deze prijsvraag. De jury heeft adviserende bevoegdheid. De jury bestaat uit minimaal 5 mensen actief in de evenementensector en die vertrouwd zijn met streetart. In functie van de dossiers, zouden andere deskundigen om advies kunnen worden gevraagd tijdens de beraadslagingen van de jury.

Laureaat De kandidaat wiens project door de organisator werd geselecteerd en met wie de organisator een overheidsopdracht voor aanneming van diensten zal afsluiten, conform artikel 42 §1 5° van de wet inzake overheidsopdrachten. De laureaat (opdrachtnemer) zal met de organisator (aanbestedende overheid) een overeenkomst ondertekenen met daarin de financiële voorwaarden en elke andere vorm van samenwerking.

ProjectHet project kan bestaan uit een installatie, een aankleding van de openbare ruimte in de stad, streetart, circus en kermis, tentoonstellingen, spelletjes en specifieke kinderanimatie, participatieve workshops, grime...

De indiening van voorstellen voor muzikale optredens (concerten op podia, ...) valt buiten de deze projectprijsvraag.

4. LOCATIE VOOR HET FESTIVAL

Het Irisfeest vindt grotendeels plaats in het Warandepark, op het Paleizenplein en eventueel in enkele aangrenzende straten. De ruimte zal worden afgebakend in functie van de geselecteerde projecten. De organisator bepaalt welke locatie aan het project wordt toegewezen, maar de kandidaat kan een voorkeur kenbaar maken wat betreft de locatie waar hij of zij aan de slag wil gaan.

5. KANDIDATUUR – ONTVANKELIJKHEID

a. Ontvankelijkheidsvoorwaarden

Als ontvankelijk zal worden beschouwd: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan de volgende voorwaarden voldoet: - juridisch bekwaam zijn; - meerderjarig zijn; - Nederlands, Frans of Engels spreken.

Deelnemen aan de prijsvraag is vrij en kosteloos.

Eenzelfde gezelschap/eenzelfde kunstenaar mag verschillende projecten voorstellen.

3

IRISFEEST 2020 – PRIJSVRAAG ARTISTIEKE PROJECTENDEELNAMEREGLEMENT

Réf. 2020-VB-IRIS-CONCOURS-ARTISTES

i. Administratief gedeelte

Het dossier mag worden ingediend in de drie talen die in het kader van deze projectoproep worden aanvaard: Nederlands, Frans of Engels.

ii. Budgettair gedeelte

Het ingediende projectbudget moet rekening houden met: - de artistieke uitstraling; - de transportkosten voor het materieel en het team; - de logistiek die de inschrijver voor zijn rekening neemt (gelieve die zo gedetailleerd mogelijk in het kandidaatsdossier op te sommen).

Indien het project van de laureaat het voorwerp uitmaakt van een dienstverleningscontract, verbindt visit.brussels zich er a priori en onder bepaalde voorwaarden toe de volgende bijkomende kosten te dragen : - de kosten verbonden aan de technische fiche; - indien nodig, het ter beschikking stellen van hijs- en hefwerktuigen voor het opstellen en demonteren; (en geschoold personeel voor de bediening ervan); - het bewakingsaspect tijdens de (de)montageperiode en tijdens het festival, afhankelijk van het type project; - auteursrechten (SABAM, SACD); - het elektriciteitsverbruik en het eventuele waterverbruik; - eventueel uitlenen van materiaal (zoals: tenten, tafels, stoelen, voor zover beschikbaar); - catering ‘s middags op de dag van exploitatie.

Deze aanpak wordt overeengekomen in een overeenkomst tussen de partijen.

De kosten voor overnachtingen worden niet gedragen als het om Belgische gezelschappen gaat.

Voor gezelschappen van buiten België en indien het project van de laureaat het voorwerp uitmaakt van een dienstverleningscontract, verbindt visit.brussels zich er a priori en onder bepaalde voorwaarden toe de volgende bijkomende kosten te dragen : - logies voor de teams voor de duur van de opbouw, de duur van de exploitatie tijdens het festival en de duur van de ontmanteling (in principe maximaal 2 nachten; over elke aanvraag voor een bijkomende overnachting kan met de aanbestedende overheid worden onderhandeld in het kader van de gunning van de overheidsopdracht voor de uitvoering van diensten); - aantal maaltijden voor de duur van het verblijf (aantal maaltijden bij de organisatie bevestigen na selectie van het project).

Deze aanpak wordt overeengekomen in een overeenkomst tussen de partijen.

c. Modaliteiten voor het indienen van het kandidaatsdossier

De kandidaatsdossiers moeten ons uiterlijk bereiken op zondag 12 januari 2020 om 23.59 u.

- En dat óf via elektronische weg met behulp van onderstaand formulierhttp://crm.visit.brussels/visitbrussels-aelvs/pages/ec3brayfeeqoeqanoi1fwq.html

- Of via elektronische weg via het ‘e-tendering’-platform op de website https://eten.publicprocurement.be/etendering/.

- Alle bijkomende informatie kan per post worden doorgestuurd naar onderstaand adres:visit.brussels – Afdeling EventsPrijsvraag voor Irisfeest-projectenKoningsstraat 2-4 - 1000 Brussel - België

b. In te dienen kandidaatsdossier (cf. Kandidaatstellingsformulier)

4

IRISFEEST 2020 – PRIJSVRAAG ARTISTIEKE PROJECTENDEELNAMEREGLEMENT

Réf. 2020-VB-IRIS-CONCOURS-ARTISTES

Binnen 5 dagen na ontvangst van het kandidaatsdossier wordt naar de kandidaten een ontvangstbevestiging verstuurd.

Na ontvangst en analyse van het kandidaatsdossier deelt de organisator de kandidaat mee of het project ontvankelijk is of niet.

6. VOOROPGESTELDE TIMING

Acties Vooropgestelde datumIndiening kandidaatsdossier Uiterlijk op zondag 12/01/2020 om 23.59 u.

Ontvangstbevestiging van het kandidaatsdossier Binnen de 5 dagen na ontvangst van het dossierAdvies van de jury Eind januariAttribution des marchés publics de services avec quelques lauréats

Begin februari

Opstellen van de werken Op 9 of 10/05/2020 (of eerder, na voorafgaand ak-koord van de organisatie)

Demonteren van de werken Op 10/05/2020 (of later, na voorafgaand akkoord van de organisatie)

7. GUNNING

a. Evaluatiecriteria

De jury zal de dossiers onderzoeken op grond van 4 evaluatiecriteria:

Criteria Evaluatiecriteria WegingKwaliteit van het project Elk project zal door de jury beoordeeld worden op zijn algeme-

ne kwaliteit (esthetiek, presentatiekwaliteit zoals blijkt uit het dossier, mate waarin het project bij het publiek van het evene-ment aansluit).

20

Prijs

Het festival beschikt over een vast bedrag voor het deel stree-tart; de jury moet dus selecteren in functie van dat budget.

15

Technische haalbaarheid Er zal tevens rekening worden gehouden met de technische haalbaarheid van het project.

10

Combinatie met andere acti-viteiten

Aangezien de ruimte voor het festival beperkt is, zal de jury ook nadenken over de mogelijke combinaties tussen verschillende projecten (intimistisch, luidruchtig...).

5

5

IRISFEEST 2020 – PRIJSVRAAG ARTISTIEKE PROJECTENDEELNAMEREGLEMENT

Réf. 2020-VB-IRIS-CONCOURS-ARTISTES

De jury stelt een verslag op dat door alle juryleden wordt ondertekend. Daarin worden de ontvankelijk verklaarde projecten gerangschikt in volgorde van hun verdiensten. In het verslag staan ook de overwegingen van de jury en alle punten die verduidelijking vereisen.

Indien nodig, kan de deelnemers worden gevraagd te antwoorden op de opmerkingen en vragen in het verslag om zo een of ander aspect van het project te verduidelijken.

Van de informatie-uitwisseling tussen de juryleden en de deelnemers wordt eveneens een volledig verslag opgemaakt.

Op basis van het advies van de jury zal de organisator de in het kader van deze prijsvraag ingediende projecten analyseren en de laureaten aanduiden. Als de organisator het advies van de jury niet volgt, moet die keuze worden gerechtvaardigd.

Noch aan de kandidaten, noch aan de laureaten wordt door de organisator een premie of vergoeding toegekend. De geselecteerde kandidaten zal een overheidsopdracht voor aanneming van diensten worden gegund met het oog op de uitvoering van hun projecten die deze prijsvraag voor projecten winnen.

Tijdens de uitvoeringsfase van de overheidsopdracht voor aanneming van diensten kan/kunnen de laureaat/lau-reaten afwijken van het project waarover de organisator heeft beslist, na overleg met én na uitdrukkelijke en schrif-telijke toestemming van de organisator.

De laureaat/laureaten verbindt/verbinden zich ertoe de overheidsopdracht voor aanneming van diensten die volgt op de selectie van zijn/haar/hun kandidatuur, te ondertekenen en na te leven. Dat zal gebeuren in de vorm van een overeenkomst die de rechten en plichten van de laureaat en van de organisator in het kader van de uitvoering van het project vastlegt.

Onderhavig reglement, evenals het project zoals ingediend bij en aanvaard door de organisator, maken onlosma-kelijk deel uit van de overeenkomst, zodat niet-naleving van het ene of het andere document van rechtswege een schending van genoemde overeenkomst betekent.

De organisator zal met deze laureaten contact opnemen en met hen een overheidsopdracht voor aanneming van diensten afsluiten via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. In dat kader zal een overeenkomst worden opgesteld tussen de laureaat (opdrachtnemer) en de organisator (aanbestedende overheid). c. Niet-geselecteerde kandidaten

Niet-geselecteerde kandidaten ontvangen geen vergoeding. Zij worden uitgenodigd om volgend jaar, bij de volgende prijsvraag voor projecten, opnieuw hun kans te wagen.

b. Aanduiding van de laureaten

8. VERPLICHTINGEN VAN LAUREATEN

6

IRISFEEST 2020 – PRIJSVRAAG ARTISTIEKE PROJECTENDEELNAMEREGLEMENT

Réf. 2020-VB-IRIS-CONCOURS-ARTISTES

9. INTELLECTUELE EIGENDOM

het recht om de beelden te digitaliseren of te laten digitaliseren;- het recht om afbeeldingen, foto’s, video’s enz. van zijn lichtkunstwerk te laten circuleren, te delen, te verkopen of te laten verkopen; - het recht om zijn lichtkunstwerk te tonen en te communiceren naar het publiek toe, om het even waar en via om het even welk procedé, met name via de netwerken en/of andere telecommunicatiemiddelen (ether of digitaal, internet, kabel, analoog, digitaal, ADSI, satelliet, 3G-netwerk), lineair of niet lineair.- het recht om de realisaties op een secundaire en afgeleide manier te exploiteren, meer bepaald op alle mogelijke papieren dragers (bv. pers, affiches, kranten, boeken), audio en video (videocassettes, dvd, cd, cd-rom) en dit alles volkomen kosteloos.

De dienstverrichter vrijwaart de organisator tegen ieder verhaal of iedere vordering die een derde bij de uitvoering van de opdracht kan instellen om welke reden ook, en met name in de hypothese dat een derde meent enige rechten te kunnen doen gelden en zich verzet tegen de ongestoorde uitoefening van de rechten die aan de organisator werden afgestaan.

Bovendien wordt verduidelijkt dat de organisator in geen geval kan worden verplicht om wat dan ook te betalen aan enige derde die houder (en/of exploitant) is van een patent, een licentie enz. die werden gebruikt voor deze wedstrijd voor projecten. De kandidaat zal in alle gevallen exclusief instaan voor deze uitvoeringsprocedés en dit ook als slechts onrechtstreeks uit voorschriften die op deze wedstrijd voor projecten van toepassing zijn blijkt dat het gebruik van een patent, een licentie enz. nodig is voor de conforme uitvoering van de prestaties die onder dit bestek vallen.

Zo zijn alle kosten die verbonden zijn aan een patent, de licenties, royalty’s, auteursrechten of diverse kosten ten laste van de kandidaat, die als enige aansprakelijk blijft voor alle vorderingen.

Door deel te nemen aan deze prijsvraag voor projecten stemmen de kandidaten ermee in dat de organisator eventueel hun naam verspreidt in het kader van de bekendmaking van de prijsvraagresultaten én hun projecten onthult in het geval van gunning van een overheidsopdracht voor aanneming van diensten, en dit zonder compensatie.

De laureaat verbindt zich ertoe aan de organisator een deel af te staan van de intellectuele rechten waarvan hij houder zou zijn met betrekking tot de gepresteerde opdrachten in uitvoering van de opdracht van diensten, namelijk: -het recht om foto’s, video’s enz. van zijn lichtkunstwerk te maken, te reproduceren of te laten reproduceren, aan te passen/te wijzigen en te verspreiden naar het publiek toe, zonder beperking qua aantal, zowel integraal als gedeeltelijk, op om het even welke drager (papier, analoog, enz.) en om het even welk formaat, en met name

7

IRISFEEST 2020 – PRIJSVRAAG ARTISTIEKE PROJECTENDEELNAMEREGLEMENT

Réf. 2020-VB-IRIS-CONCOURS-ARTISTES

10. CONTACT

Nog vragen over deze projectoproep? Neem gerust contact op met:

AUDREY ANTOINEevents@visit.brussels

0032 2 549 50 12

In alle gevallen waarin voortijdig een einde wordt gemaakt aan de met een laureaat afgesloten overheidsopdracht voor aanneming van diensten als gevolg van deze wedstrijd voor projecten, behoudt de Organisator (aanbestedende overheid) zich het recht voor om het project te laten voortzetten op basis van de door de opdrachtnemer opgestelde documenten, zonder dat deze wijziging van gunning aanleiding kan geven tot enige vergoeding.