Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice...op een verandering van het bestaand vastgoed...

Investeringenstatuut

Stichting

Antares Woonservice

Vastgesteld door de Directeur-Bestuurder P.J.C.W. Stelder d.d. 17-09-2019

Goedgekeurd door de Raad van Commissarissen d.d. 08-10-2019

Versie: 08-10-2019

Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice

2

Inhoudsopgave

1. Doelstelling en reikwijdte ........................................................................................ 3

1.1. Inleiding.............................................................................................................................................. 3

1.2. Definities ............................................................................................................................................ 3

1.3. Doelstelling ........................................................................................................................................ 4

1.4. Besluitvorming .................................................................................................................................. 4

2. Proces ...................................................................................................................... 6

2.1. Rollen en verantwoordelijkheden.................................................................................................. 6

2.2. Aanvullende procesafspraken ........................................................................................................ 7

2.3. Projectfasen en verantwoordelijkheden ...................................................................................... 7

2.4. Administratieve organisatie en interne beheersing ................................................................ 10

3. Toetsingskader Investeringen ............................................................................... 12

3.1. Algemeen ......................................................................................................................................... 12

3.2. Strategische toets .......................................................................................................................... 12

3.2.1. Volkshuisvestelijke en maatschappelijk toets .......................................................................... 13

3.2.2. Wettelijke toets ............................................................................................................................... 13

3.2.3. Markttoets ........................................................................................................................................ 14

3.2.4. Toets op alternatieven .................................................................................................................. 15

3.2.5. Toets op risico’s .............................................................................................................................. 15

3.3. Organisatorische toets .................................................................................................................. 15

3.4. Technische toets ............................................................................................................................. 16

3.5. Financiële toets ............................................................................................................................... 16

4. Toetsingskader Desinvesteringen .......................................................................... 18

4.1. Beoordelingscriteria ....................................................................................................................... 18

4.2. Proces en rolverdeling ................................................................................................................... 18

Bijlage I: Overzicht projecttoetsen per fase van het investeringsproces. ............................... 19

Bijlage II: Opzet projectenadministratie ............................................................................ 20

Bijlage III: Opzet Investeringsvoorstel ............................................................................. 21

Bijlage IV: Strategisch Overleg Vastgoed ........................................................................... 22


3

1. Doelstelling en reikwijdte

1.1. Inleiding Als maatschappelijke onderneming levert Antares samen met de aan haar verbonden c.q.

gelieerde rechtspersonen, diensten die het publieke belang dienen. Het leveren van

dergelijke diensten vraagt om een grote inspanning op het terrein van goed bestuur, goed

toezicht en maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Antares heeft als doel werkzaam te zijn op het gebied van volkshuisvesting (zowel voor

DAEB-activiteiten als niet-DAEB-activiteiten). Het wettelijke kader voor Antares is

beschreven in de Woningwet, die wordt geoperationaliseerd in het Besluit toegelaten

instellingen volkshuisvesting (hierna: BTiV) en de Regeling toegelaten instellingen

volkshuisvesting (hierna: RTiV). Naast deze wettelijke kaders houdt Antares zich aan de

Governancecode Woningcorporaties. Alle activiteiten en de daaruit voortvloeiende

investeringen zijn hieraan ondergeschikt, dienend en vinden binnen dit kader plaats.

In het verlengde van bovenstaande uitgangspunten is dit investeringenstatuut opgesteld.

Het investeringenstatuut geeft een stelsel van regels, procedures en bevoegdheden

voor het doen van (des)investeringen. Daarnaast zijn de gedeelde normen en waarden

van de Directeur-Bestuurder, het management, de medewerkers en derden die in opdracht

werken, minstens even belangrijk om op een verantwoorde en transparante wijze

(des)investeringen te doen.

Antares stuurt actief op integer gedrag, zoals vastgelegd in de Gedragscode1. Antares heeft

een Speak-Up Meldregeling2 die medewerkers in staat stelt vermoedens van niet integer

gedrag te melden. De procuratieregeling3, zoals vastgesteld binnen Antares, is leidend voor

de bevoegdheden van de betrokkenen in de onderliggende processen.

Het investeringenstatuut maakt onderdeel uit van de governancestructuur van Antares.

Het geeft een nadere invulling van de rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen

binnen Antares waar het gaat om (des)investeringen en geldt in dat opzicht als aanvulling

op de statuten van de Stichting Antares Woonservice en de respectievelijke reglementen van

de Raad van Commissarissen en Bestuur. Bij eventuele tegenstrijdigheid tussen de statuten

en dit investeringenstatuut prevaleren de statuten van de Stichting Antares Woonservice.

Het investeringenstatuut zal in die gevallen worden aangepast. Indien een verandering of

uitbreiding van de wettelijke externe kaders plaatsvindt waardoor strijdigheid met het

investeringenstatuut ontstaat, prevaleert de wet.

Naast de bepalingen in dit investeringenstatuut geldt ook gezond verstand. Van de

betrokkenen binnen Antares wordt verwacht dat daarbij steeds wordt gehandeld op basis

van principes die aan dit investeringenstatuut ten grondslag liggen, zoals transparantie,

zorgvuldigheid, controleerbaarheid en slagvaardigheid. Ook als het investeringenstatuut niet

direct duidelijkheid biedt hoe te handelen. Houding, gedrag en werken conform de geldende

normen, waarden en cultuur van Antares zijn daarbij leidend en vastgelegd in de

eerdergenoemde Gedragscode.

1.2. Definities Investeringen worden gedefinieerd als de inzet van (financiële) middelen die gericht zijn

op een verandering van het bestaand vastgoed en/of die leidt tot een waardevermeerdering

van het vastgoed.

1 Antares Gedragscode; regels voor integer en eerlijk handelen, d.d. 28-01-2019 2 Speak-up Meldregeling, d.d. 28-01-2019 3 Procuratieregeling Stichting Antares Woonservice, d.d. 25-09-2018


4

Desinvesteringen worden gedefinieerd als het duurzaam onttrekken van vastgoed aan de

portefeuille. Hier wordt zowel verkopen als sloop onder verstaan.

Dit statuut heeft betrekking op de volgende type (des)investeringen:

Nieuwbouw;

Renovatie, (gedeeltelijke) herstructuring/herbestemming en verduurzaming van

bestaand bezit (inclusief sloop/nieuwbouw);

Aankopen (vastgoed en grond);

Verkopen (vastgoed en grond);

(Des)Investeringen in combinatie met onderhoud, verduurzaming en verkopen.

1.3. Doelstelling Dit investeringenstatuut heeft tot doel:

Het scheppen van kaders voor (des)investeringsbesluiten binnen Antares;

Het voorzien in een toetsingskader voor (des)investeringsbesluiten binnen Antares en

haar verbindingen;

Het transparant, integer, zorgvuldig en beheersbaar omgaan met investeringen binnen

de kaders van de bestaande wet- en regelgeving en te ondersteunen in het maken van

keuzes en de beheersing van het proces;

Het vaststellen van beoordelingscriteria voor (des)investeringsbesluiten;

Het (nader) vaststellen van de rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen

(Raad van Commissarissen (RvC), Directeur-Bestuurder, Managementteam (MT) en

medewerkers) bij (des)investeringsbesluiten;

Het bieden van een toetsingskader aan de RvC om zijn toezichthoudende rol in te vullen.

Dit statuut heeft betrekking op zowel DAEB-activiteiten als niet-DAEB-activiteiten. Indien

verschillende kaders, processen of rapportages voor DAEB of niet-DAEB-activiteiten worden

gehanteerd, wordt dit expliciet in dit statuut vermeld.

1.4. Besluitvorming

De hoofdlijnen van de besluitvormingsprocedures, procedures en kaders waarbinnen Antares

haar investeringsactiviteiten uitvoert zijn vastgelegd in de navolgende documenten, waarbij

een eerder genoemd document prevaleert boven een later genoemd document (zie

onderstaande tabel).

Document4 Toelichting

Statuten In dit document zijn de interne rechtsverhoudingen en organisatieregels in

verhouding tot de organisatiedoelen vastgelegd. Uit de statuten komt het

Reglement Bestuur en het Reglement RvC voort, waarin

verantwoordelijkheden en taken zijn belegd.

Reglement Financieel Beleid en Beheer

Het ingevolge artikel 55a van de Woningwet opgestelde reglement waarin

inzichtelijk is gemaakt hoe Antares borgt dat haar financiële continuïteit

niet in gevaar wordt gebracht.

Investeringenstatuut Het investeringenstatuut beschrijft de bevoegdheden, de besluitvorming,

het proces en het toetsingskader.

Procuratieregeling Dit document regelt de gedelegeerde bevoegdheid van functionarissen om

namens Antares verplichtingen met juridische en financiële consequenties

jegens derden aan te gaan.

4 De documenten zijn te vinden op de website van Antares www.thuisbijantares.nl

http://www.thuisbijantares.nl/


5

Met het investeringenstatuut geeft Antares invulling aan de vigerende wet- en regelgeving,

waaronder de Woningwet en de Governancecode woningcorporaties. Onderhavig

investeringenstatuut maakt onderdeel uit van de governancestructuur van Antares en is

onlosmakelijk verbonden met de documenten zoals opgenomen in voorgaande tabel.

Het investeringenstatuut is vastgesteld door de Directeur-Bestuurder en goedgekeurd door

de Raad van Commissarissen.

Eventuele wijzigingen op het investeringenstatuut worden vastgesteld door de Directeur-

Bestuurder en ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Commissarissen5.

Het investeringenstatuut heeft een langdurige werking en wordt minimaal eens in de twee

jaar, in opdracht van de Directeur-Bestuurder, geëvalueerd en, indien nodig, aangepast.

5 Statuten Stichting Antares Woonservice, artikel 7, lid 4 sub q


6

2. Proces

2.1. Rollen en verantwoordelijkheden

Binnen Antares zijn verschillende geledingen betrokken bij het (des)investeringsproces.

Onderstaande tabel geeft een globaal overzicht van rollen en verantwoordelijkheden per

functie.

Rol Verantwoordelijkheid

RvC De RvC geeft goedkeuring aan het door de directeur-bestuurder vastgestelde

investeringenstatuut en eventuele wijzigingen hierin6.

De RvC geeft, onder bepaalde voorwaarden, goedkeuring aan bepaalde

(des)investeringen7.

De RvC adviseert gevraagd en ongevraagd de Directeur-Bestuurder over bepaalde

(des)investeringen.

Directeur-bestuurder

De Directeur-Bestuurder stelt het investeringenstatuut op of laat dat in opdracht

opstellen.

De Directeur-Bestuurder stelt eventuele wijziging in het investeringenstatuut vast.

De Directeur-Bestuurder is algemeen verantwoordelijk voor het doen van

(des)investeringen.

De Directeur-Bestuurder neemt (des)investeringsbesluiten8 en handelt daarbij

volgens de vigerende wet- en regelgeving en conform de kaders uit dit

Investeringenstatuut.

De Directeur-Bestuurder kan besluiten tot het inwinnen van (nader) advies.

De Directeur-Bestuurder is bevoegd, bij onvoorziene omstandigheden, een

gemaximeerde overschrijding toe te staan van de begroting9. Daarover wordt

achteraf verantwoording aan de RvC afgelegd.

De Directeur-Bestuurder kan de besluitvorming ten aanzien van vervreemding van

een of meer individuele woongelegenheden middels een schriftelijke volmacht

delegeren aan het MT of bepaalde leden daarvan.

De vervanging van de Directeur-Bestuurder ligt vast in de procuratieregeling10.

MT Het MT is verantwoordelijk voor het (laten) voorbereiden van

(des)investeringsbesluiten voor de Directeur-Bestuurder, incl. het inwinnen van

advies bij (interne of externe) experts.

Het MT (c.q. één of meer leden daarvan) kan worden belast met de uitvoering van

(des)investeringsbesluiten.

Het MT adviseert gevraagd en ongevraagd de Directeur-Bestuurder over de

voorgelegde (des)investeringsbesluiten.

Het MT beoordeelt integraal (des)investeringsvoorstellen met behulp van

fasedocumenten aan het toetsingskader

Controller11 De Controller is verantwoordelijk voor de toetsing vooraf of (des)investeringen in

lijn zijn met wet- en regelgeving en de uitgangspunten van administratieve

organisatie en interne beheersing en of bij een voorgestelde (des)investering met

inachtneming daarvan wordt gehandeld.

De Controller monitort en toetst de adequate invulling van de diverse projectfasen

bij (des)investeringen, en rapporteert daarover in het MT.

De Controller geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de Directeur-bestuurder

en draagt escalatie-verantwoordelijkheid op alle niveaus.

De Controller is, in opdracht van de Directeur-bestuurder, verantwoordelijk voor

de voortdurende actualisering van het investeringenstatuut in lijn met

ontwikkelingen in regel- en wetgeving, met een minimale frequentie van eens per

twee jaar.

6 Statuten Stichting Antares Woonservice, artikel 7, lid 4 sub q 7 Statuten Stichting Antares Woonservice, artikel 7, lid 4 sub c en sub i 8 Statuten Stichting Antares Woonservice, artikel 7, lid 4 sub c en sub i 9 Reglement Bestuur Stichting Antares Woonservice, artikel 6, lid 7 10 Procuratieregeling Stichting Antares Woonservice, d.d. 25-09-2018 11 Reglement Financieel Beleid en Beheer Stichting Antares Woonservice, d.d. 28-01-2019


7

Rol Verantwoordelijkheid

Projectleider

Proces-eigenaar

De Projectleider/Proceseigenaar is feitelijk de behandelaar van de investering.

De Projectleider/Proceseigenaar formuleert de verschillende documenten in de

verschillende projectfasen, in samenspraak met het eigen projectteam waarin zijn

vertegenwoordigd alle perspectieven om te komen tot een adequaat voorstel (de

maatschappelijke, vastgoed- en vermogenskant, duurzaamheid, alsmede het

fiscale en juridische oogpunt en van financiële impact en administratieve

organisatie).

De Projectleider/Proceseigenaar brengt het (des)investeringsvoorstel ter

advisering in bij het MT en legt het na een positief advies ter besluitvorming voor

bij de Directeur-Bestuurder en/of de RvC.

De Projectleider/Proceseigenaar is verantwoordelijk voor het vullen en monitoren

van het toetsingskader.

Strategisch Overleg Vastgoed (SOV)

Het SOV geeft richting aan de signalen, initiatieven en kansen die ontstaan in de

markt voor de ontwikkeling van vastgoed- of vastgoed-gerelateerde projecten,

vanuit een strategisch perspectief.

Het SOV ordent de initiatieven en adviseert over de benoeming van de

projecteigenaren en het budget voor de haalbaarheidsfase middels een

startdocument.

Het SOV monitort de voortgang tot en met de haalbaarheidsfase op basis van het

startdocument en adviseert over het voortgangsbesluit.

Het SOV bestaat standaard uit de volgende functies:

o Directeur-Bestuurder.

o Manager Finance & Informatisering

o Manager Klantteam

o Adviseur Conceptontwikkeling Vastgoed

o Adviseur Vastgoed en Beleid

o Adviseur Vastgoed en Beleid/Projectleider

o Accountmanager & Adviseur Vastgoed

o Controller (toehoorder)

o Op verzoek kunnen andere functies worden gevraagd (tijdelijk of éénmalig) te participeren in het Strategisch Overleg Vastgoed.

2.2. Aanvullende procesafspraken

Voor alle betrokkenen geldt dat zij verplicht zijn melding te maken aan de Directeur-

bestuurder van de bij hem of haar bekende onvolkomenheden of onjuistheden in het aan de

Directeur-Bestuurder voorgelegde (des)investeringsvoorstel.

Daarnaast dient elk (des)investeringsbesluit aan te geven wie verantwoordelijk is voor de

uitvoering van het besluit (i.c. de projectleider of proceseigenaar).

2.3. Projectfasen en verantwoordelijkheden De besluitvorming over een project en het daaraan verbonden investeringsbesluit vindt

plaats conform de Project Voorstel-structuur (PV-structuur). Hiertoe worden er een vijftal

fasen doorlopen, met daartussen zogenaamde besluitvormingsmomenten, een Go/No Go-

moment). Schematisch weergegeven ziet het er als volgt uit:

MT

Team

Directie &

Strategie


8

In onderstaande tabel worden de fasen nader omschreven, met bij elke fase-overgang een

Go/No-Go moment op basis van het opgeleverde document.

Fase Werkwijze Resultaat Document

0. Initiatieffase

De definitie van het project,

incl. een Go/No Go

Aanleiding

Doelstelling

Bronvermelding

Globale

omgevingsanalyse

Impact- en

risicoanalyse

organisatie

De vertaling van een kans/initiatief in

een globaal omschreven project, met

doelstelling, globale planning, globale

kostenopzet en projectorganisatie.

Advies Go/No Go

Bij een Go: de benoeming van een

Projectleider/Proceseigenaar en

betrokkenen

Bij een Go: De vaststelling van het

budget voor haalbaarheidsfase

Startdocument

1. Haalbaarheidsfase

Inventarisatie,

onderbouwing en globale verkenning op de

haalbaarheid van het

project.

Afstemming

Vastgoedsturing

(portefeuille en markt-

ontwikkeling)

Toetsing aan kaders

Haalbaarheidsonderzoek (incl.

programma van eisen)

Voorlopig ontwerp (VO)

Globale raming stichtingskosten

Voorlopige rendementsberekening

Kaders nieuwbouw/verbouw

Communicatieplan (intern en extern)

Intentieverklaring

Impact- en risicoanalyse Antares

Haalbaarheids-

document

2. Ontwerpfase

Voorbereidende

werkzaamheden op de

realisatie van het project.

Uitwerken

randvoorwaarden

Toetsing aan kaders

Bouwaanvraag

Vergunningen

Definitief PvE

Definitief ontwerp (DO)

Bestek

Definitieve raming stichtingskosten

Definitieve rendementsberekening

Samenwerkingsovereenkomst

Goedkeuring Aw

Investerings-

document

3. Uitvoeringsfase

De feitelijke (ver)bouw.

Aanbesteding

Overeenkomsten

Start verkoop/ verhuur

Uitvoeren bouw

Oplevering

Oplevering van het project

Verhuur/verkoop Voortgangsdocument

4. Evaluatiefase

De (financiële)

eindafrekening, evaluatie

en nazorg, uiterlijk 4

maanden na oplevering.

Nacalculatie

Beoordeling

projectdossier

Procesbeoordeling

Tevredenheidsmeting

Financiële afrekening

Kwaliteit procesgang

Leverancierswaardering

Klantwaardering

Verbeterpunten

Verantwoordings-

document

En de rolverdeling per fase:

Fase Document Opstellen Advies Vaststellen Goedkeuren

Initiatieffase Startdocument Strategisch

Overleg

Vastgoed

Strategisch

Overleg

Vastgoed

Directeur-

Bestuurder

n.v.t.

Haalbaarheids-

fase Voortgangs-

document

Proceseigenaar/

Projectleider

Strategisch

Overleg

Vastgoed

Directeur-

Bestuurder

Directeur Bestuurder

RvC, mits boven de

procuratie van de Directeur-

Bestuurder

Ontwerpfase Investerings-

document

Proceseigenaar/

Projectleider

MT

Controller

Directeur-

Bestuurder

Directeur-Bestuurder

RvC, mits boven de

procuratie van de Directeur-

Bestuurder

Uitvoeringsfase Voortgangs-

document

Proceseigenaar/

Projectleider

MT

Controller

Directeur-

Bestuurder

Directeur Bestuurder, indien

het budget wordt

overschreden met < 10%

RvC indien budget wordt

overschreden met > 10%

Evaluatiefase Verantwoor-

dingssdocument

Proceseigenaar/

Projectleider

MT

Controller

Directeur-

Bestuurder

Directeur-Bestuurder

RvC, voor wat betreft de

projecten die de RvC

goedgekeurd heeft in de

voorgaande drie fasen


9

Initiatieffase

De initiatieffase wordt normaliter opgestart in het Strategisch Overleg Vastgoed waar alle

initiatieven en marktsignalen worden ingebracht. Hier wordt de afweging (aan de hand van

het toetsingskader in hoofdstuk 3) gemaakt of het initiatief passend is voor Antares. Mocht

dit het geval zijn, dan wordt er een projectleider of proceseigenaar benoemd die start met

de ontwikkeling van een startdocument.

De initiatieffase wordt afgesloten met een startdocument. Het startdocument geeft een

budget vrij om tijdens de vervolgfase (haalbaarheidsfase) een haalbaarheidsonderzoek uit

te voeren en een voorlopig ontwerp op te stellen. Het startdocument kan door het SOV of

door het MT voorgestelde randvoorwaarden, kaders en uitgangspunten bevatten waar bij het

vervolg van de voorbereiding van de (her)ontwikkeling rekening mee dient te worden

gehouden.

Het startdocument omvat een GO/NO-GO advies, waar het SOV een besluit over neemt.

Haalbaarheidsfase

De haalbaarheidsfase bestaat feitelijk uit twee onderdelen:

De stedenbouwkundige haalbaarheid, onderdeel van het haalbaarheidsonderzoek;

De ontwikkeling van een voorlopig ontwerp.

De haalbaarheidsfase mondt uit in een haalbaarheidsdocument, waarin concreet de

haalbaarheid van de (des)investering aannemelijk is gemaakt in een voorlopig ontwerp en

een financiële doorrekening.

Aangetoond moet zijn dat het project bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie,

zoals vastgelegd in Ondernemingsplan en de Vastgoedsturing.

Op basis van het voorlopig ontwerp en na analyse van alternatieven neemt de Directeur-

Bestuurder een voortgangsdocument, na advies vanuit het SOV, het MT en de Controller. Dit

document wordt tevens ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC in die gevallen dat het boven

de procuratie van de Directeur-Bestuurder gaat.

Ontwerpfase

De ontwerpfase eindigt met het opstellen van een investeringsdocument, op basis van het

definitief ontwerp. Dit document wordt, na advies van het MT en de Controller, vastgesteld

door de Directeur-Bestuurder en ter goedkeuring voorgelegd aan de RvC in die gevallen dat

het boven de procuratie van de Directeur-Bestuurder gaat.

Uitvoeringsfase

De voortgang van het project in de uitvoeringsfase wordt gemonitord door middel van een

voortgangsdocument. Indien de investering ten opzichte van het budget wordt

overschreden, dan dient dit vooraf ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de Directeur-

Bestuurder12, waarna verantwoording achteraf plaatsvindt aan de RvC. Een afwijking groter

dan 10% dient ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de RvC.

Evaluatiefase

In de evaluatiefase wordt een verantwoordingsdocument opgesteld. Hierin wordt getoetst

of en in welke mate de realisatie afwijkt van de inschattingen zoals opgenomen in het

investeringsdocument. Hiertoe worden de financiële kengetallen en de inschatting van de

vraag naar en het aanbod van het product zoals opgenomen in het investeringsdocument

geëvalueerd.

12 Reglement Bestuur, artikel 6 lid 7.


10

Ook wordt er een analyse uitgevoerd naar de mate waarin risico's onderschat of genegeerd

zijn. Het verantwoordingsdocument wordt na oplevering van het project opgesteld en ter

informatie gedeeld met de RvC voor wat betreft de projecten die de RvC goedgekeurd heeft.

De evaluatie dient binnen zes maanden na afloop van het project te zijn opgeleverd.

Algemeen

Voor de verschillende documenten maakt Antares gebruik van vaste formats.

Documenten worden opgesteld op basis van de GOTIC+R methodiek:

Geld (investering, rendement, etc.);

Organisatie (intern/extern);

Tijd (planning);

Informatie;

Communicatie;

Risico-analyse.

2.4. Administratieve organisatie en interne beheersing

Risicomanagement

Risico’s kunnen het behalen van doelstellingen, gekoppeld aan de strategie, bedreigen.

Administratieve organisatie en interne beheersing stellen de stichting in staat om de

risico’s te identificeren, te prioriteren, te analyseren en te beheersen.

Administratieve organisatie en interne beheersing

Bij de interne beheersing wordt gebruik gemaakt van AO-procesbeschrijvingen,

periodieke managementinformatie, interne controles en externe audits alsmede

risicomanagement.

De verantwoordelijkheden, bevoegdheden en mandatering van (des)

investeringsactiviteiten zijn vastgelegd in de procuratieregeling13 en het reglement

Bestuur14.

Bij de uit te voeren (des)investeringsactiviteiten is functiescheiding tussen de

autoriserende, controlerende, registrerende en uitvoerende functionarissen toegepast.

Procesmanagement

Vanuit het principe van Integraal Management is de proceseigenaar van het proces

(Des)Investeringen verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de administratieve

organisatie, ondersteund daarbij door het teams Finance, Support, Directie & Strategie

en de Controller.

De proceseigenaar binnen Antares voor het proces (Des)Investeringen is de Adviseur

Conceptontwikkeling Vastgoed.

Managementinformatie

Het projectenoverzicht wordt ieder tertaal geagendeerd en besproken in het

Managementteam.

Het projectenoverzicht wordt ieder tertaal gerapporteerd in de tertaalrapportage.

De proceseigenaar voor het proces (Des)Investeringen (i.c. de Adviseur

Conceptontwikkeling Vastgoed) is verantwoordelijk voor de oplevering van het

projectenoverzicht.

13 Procuratieregeling Stichting Antares Woonservice, d.d. 25-09-2018 14 Reglement Bestuur Stichting Antares Woonservice, artikel 6, lid 7


11

Projectenadministratie en -management

Antares hanteert een Projectenadministratie (zie bijlage II) en houdt dit steeds up-to-

date. Team Finance & Informatisering (Medewerker Financiën) draagt zorg voor de

administratie, monitoring alsmede de periodieke rapportage naar de betrokken partijen

(onder eindverantwoordelijkheid van de Manager Finance & Informatisering).

Een (financiële) (des)investeringsverplichting wordt direct door de functionaris die de

overeenkomst heeft afgesloten vastgelegd en geregistreerd in de Projectenadministratie.

(Des)investeringen en overige investeringen worden projectmatig geïnitieerd en

uitgevoerd, conform de PV-structuur (conform paragraaf 2.2). Uitzonderingen worden

direct gemeld bij de Directeur-Bestuurder.


12

3. Toetsingskader Investeringen

3.1. Algemeen Antares hanteert een aantal criteria voor het beoordelen van een investering, gekoppeld aan

de verschillende fasen en fasedocumenten. Zodoende kan worden bepaald of en welke

bijsturing noodzakelijk is.

1. Strategische toetsen

2. Organisatorische toets

3. Technische toets

4. Financiële toetsen

Van onderstaande kaders kan alleen worden afgeweken indien de consequenties van de

afwijking in kaart zijn gebracht, vastgesteld zijn door de Directeur-Bestuurder en

goedgekeurd door de RvC.

3.2. Strategische toets De overall-missie van Antares15:

‘Wij dragen zorg voor goede en betaalbare huisvesting, wooncomfort met aandacht voor

het milieu en de leefomgeving. Wij doen dat op een transparante, klantgerichte, integere

en resultaatgerichte wijze, met een efficiënte, professionele en betrokken organisatie,

in goede samenwerking met onze stakeholders.’

De corebusiness van Antares16:

Het verhuren van goede betaalbare woningen aan minder draagkrachtige mensen.

Antares wil een bijdrage leveren aan een beter milieu en leefomgeving, het wooncomfort

van huurders vergroten, woonlasten beheersen, aantrekkelijk bezit behouden, verhuur-

en verkooprisico’s verminderen en zorg dragen voor een gezonde financiële huishouding

en continuïteit’.

15 Ondernemingsplan Antares 2016-2020 d.d. juni 2016 16 Ondernemingsplan Antares 2016-2020 d.d. juni 2016

Financiële toets op corporatieniveau

Financiële toets

Financiële toetsen op

projectniveau

Technische toets

Toets op risico's

Organisatorische toets

Marktvraagtoets Toets op alternatieven

Strategische toets

Wettelijke toets

Volkshuisvestelijke en maatschappelijke toets

Pro

ject

be

oo

rde

ling


13

De corebusiness van Antares is vertaald in de ‘bedoeling van Antares’. Uitgaande van

Customer Intimacy staat de klant centraal, waarbij Antares, naast een uitstekende service,

een betaalbare, goed onderhouden, veilige en duurzame woning biedt. Binnen Antares wordt

dit (samen werken) aan Woongeluk genoemd17.

Het huisvesten van mensen die hierin vanuit financiële of sociale omstandigheden niet zelf

kunnen voorzien is de kerntaak van Antares. Om deze missie invulling te geven is Antares

zowel beheerder van het vastgoed dat zij in portefeuille heeft, als ontwikkelaar om dit

vastgoed te transformeren, nieuw vastgoed toe te voegen aan de portefeuille of te verkopen

op de markt.

3.2.1. Volkshuisvestelijke en maatschappelijk toets Antares onderbouwt in haar portefeuillestrategie dat investeringen passen in de vraag en

aanbod op de markt, zowel voor de korte- als de lange termijn.

Antares toetst in welke mate de investering past binnen de ondernemingsstrategie en de

uitwerking daarvan in de portefeuillestrategie en de complexstrategieën. Daarmee borgen

wij dat de investering past binnen de huidige en toekomstige ontwikkeling van de

vastgoedportefeuille en daarmee bijdraagt aan de realisatie van onze wensportefeuille.

Het speculatief in bezit nemen van grond en vastgoed is niet toegestaan, hetgeen in lijn is

met de bedoeling van de Woningwet.

De maatschappelijke doelstellingen van Antares zijn verankerd in de prestatieafspraken die

met de gemeenten zijn gemaakt in het kader van maatschappelijke prestaties.

Indien een investering niet past binnen de afspraken met voorgaande partijen wordt

gemotiveerd waarom van deze afspraken wordt afgeweken, wat de verwachte consequenties

hiervan zijn en welke acties zijn ondernomen richting deze partijen om hen te informeren

dan wel tot aangepaste afspraken te komen.

3.2.2. Wettelijke toets De investeringen moeten voldoen aan alle wettelijke en interne kaders die zijn omschreven

in de wet en in het specifiek de Woningwet, BTiV, RTiV en de statuten en reglementen van

Antares. Voor niet-DAEB-activiteiten gelden ten opzichte van DAEB-activiteiten additionele

eisen en procedurevoorschriften.

Specifieke aandachtspunten:

De Minister heeft regels opgesteld over de verkoop van woningen en ander vastgoed

door woningcorporaties. Kern daarvan is dat in veel gevallen de minister de verkoop

dient goed te keuren. Besluitvorming over verkoop is daarom in die gevallen onder

voorbehoud van goedkeuring door de Minister.

17 Antares Nieuws ‘Onze droom is uitgekomen’ d.d. 30-10-2022

Het project past binnen het ondernemingsplan

Het project past binnen de portefeuillestrategie

Het project draagt bij aan de doelstellingen van Antares

Het project past binnen de prestatieafspraken met de gemeente(n).

Het project voldoet aan (eventuele) overige afspraken met de gemeente(n) (alleen indien het project niet expliciet is opgenomen in de prestatieafspraken).

Het project voldoet qua aantallen aan de strategische reserve.


14

Het WSW kan een rol hebben in de besluitvorming over verkoop. Het WSW dient

goedkeuring te geven voor de verkoop van bezit wanneer dat bezit een waarde heeft

van meer dan 1% van het balanstotaal, waarbij gewaardeerd wordt tegen beleidswaarde

(zowel waarde van het te verkopen bezit als de balans). Wanneer hier sprake van is,

vindt besluitvorming over de verkoop plaats onder voorbehoud van goedkeuring WSW.

Voor aanvang van de ontwerpfase is getoetst of aan alle wettelijke verplichtingen en interne

kaders is voldaan, als onderdeel van de haalbaarheidsfase. Een investeringsbesluit kan in

principe alleen worden genomen wanneer de vereiste externe goedkeuringen zijn verkregen.

Antares heeft in haar aanbestedingsbeleid vastgelegd hoe partnerselectie en -evaluatie

plaatsvindt. Beoogde contractpartners worden onderworpen aan een integriteits- en

continuïteitscheck. De bevindingen worden in het investeringsvoorstel opgenomen.

Voor wat betreft de toets van interne kaders, moet gedacht worden aan:

Inkoopbeleid18

Aanbestedingsbeleid (onderdeel van het inkoopbeleid van Antares)

Juridische toets

3.2.3. Marktvraagtoets De marktvraagtoets beslaat de ontwikkeling van de vraag naar het type te ontwikkelen

vastgoed. In het geval van woningen toetst Antares of op korte, middellange en lange termijn

voldoende vraag (in product, kwaliteit en in aantallen) bestaat naar het product dat zij wil

ontwikkelen of renoveren.

In deze kwalitatieve toets wordt minimaal omschreven welke invloed de volgende factoren

hebben op de vraag naar het betreffende type vastgoed:

Demografische ontwikkelingen;

Economische ontwikkelingen op lokaal en regionaal niveau, en;

De locatie van het project ten opzichte van voorzieningen en/of de ontwikkeling van

toekomstige voorzieningen.

Nadat de vraag naar het product is onderzocht, dient op basis van bestaande inzichten en

openbaar bekend zijnde plannen onderzocht te worden hoeveel gelijkwaardige projecten zijn

opgestart of naar inschatting gaan worden door concurrerende ontwikkelaars/verhuurders.

Op kwalitatieve wijze dient onderbouwd te worden dat het aanbod ook op lange termijn in

evenwicht blijft met de vraag.

18 Inkoopbeleid Stichting Antares Woonservice, vastgesteld 30-04-2019

Het project voldoet aan wet- en regelgeving alsmede regels en toetscriteria van het WSW en de Aw.

Het project voldoet aan de interne kaders die Antares zich heeft gesteld.

De vraag naar het project, beoordeeld aan de hand van een analyse van demografische, economische en locatie specifieke ontwikkelingen, blijft op korte, middellange en lange termijn bestaan.


15

3.2.4. Toets op alternatieven Voor investeringen in bestaand bezit dient voldoende onderzoek te zijn gedaan naar een

alternatieve ontwikkeling of aanpak voor de betreffende locatie of het betreffende product.

Er wordt door middel van een kwalitatieve onderbouwing duidelijk gemaakt waarom het

voorgestelde project sloop-/nieuwbouw vanuit het perspectief van de doelstellingen van

Antares, vanuit vastgoedsturing en de gemaakte prestatieafspraken beter is dan renovatie

(of vice versa).

3.2.5. Toets op risico’s Risico’s kunnen het behalen van doelstellingen, gekoppeld aan de strategie, bedreigen.

Administratieve organisatie en interne beheersing stellen Antares in staat om de risico’s te

identificeren, te prioriteren, te analyseren en te beheersen. Bij de beheersing wordt gebruik

gemaakt van AO-procesbeschrijvingen, periodieke managementinformatie, interne- en

externe controles/audits en risicomanagement.

De verantwoordelijkheden, bevoegdheden en mandatering van investeringsactiviteiten zijn

vastgelegd in de Procuratieregeling19 en het Reglement Bestuur20. Bij de uit te voeren

investeringsactiviteiten is functiescheiding tussen de autoriserende, controlerende,

registrerende en uitvoerende functionarissen toegepast.

Bij elk investeringsvoorstel wordt op gestructureerde wijze het risicoprofiel van het project

in kaart gebracht. Antares onderkent de volgende projectrisico’s:

Maatschappelijk risico

Politiek risico (w.o. planschade)

Marktrisico (w.o. omgeving, locatie e.d.)

Grond- en bouwkostenrisico

Financieringsrisico

Fiscaal / juridische / compliance risico

Bestemmingswijzigingen

Antares stuurt actief op het beheersen van geïdentificeerde risico’s. Voor het betreffende

investeringsproject worden risico’s in kaart gebracht en beheersmaatregelen genomen.

3.3. Organisatorische toets Antares dient voldoende slagkracht te hebben om een (additioneel) project te kunnen

uitvoeren. Hiertoe wordt bij de jaarlijkse begroting reeds een eerste globale toets uitgevoerd.

In het investeringsvoorstel wordt vervolgens concreet aangegeven dat voor het onderhavige

project voldoende capaciteit (kennis en tijd) aanwezig is om het project uit voeren.

19 Procuratieregeling Stichting Antares Woonservice, d.d. 25-09-2018 20 Reglement Bestuur Stichting Antares Woonservice, artikel 6, lid 7

Alternatieven leiden niet tot een betere realisatie van de doelstellingen van Antares.

Zijn de project specifieke risico’s benoemd, gekwantificeerd en worden deze beheerst?

Past het projectrisico in de risicobereidheid van Antares?

De organisatie heeft voldoende (externe) capaciteit (kennis en tijd) om het project uit te kunnen voeren


16

3.4. Technische toets

Antares checkt of de technische specificaties en het uitrustingsniveau van het

investeringsproject passen binnen het kwaliteitsbeleid van Antares. Het project moet

technisch en functioneel voldoen en aansluiten bij de marktkwaliteit. Het project wordt

getoetst volgens het binnen Anares geldende programma van eisen.

3.5. Financiële toets De (des)investering dient wat betreft aard en omvang te passen in de (meerjaren)begroting

(MJB). De financiering dient te passen binnen de kaders gesteld door het treasurystatuut.

Een investeringsbesluit ten aanzien van niet-DAEB-activiteiten kan alleen worden genomen

wanneer voldoende borgingsruimte voor het aantrekken van de financiering beschikbaar is,

dan wel eigen middelen voor deze investering beschikbaar zijn. Een investeringsbesluit ten

aanzien van niet-DAEB kan alleen worden genomen als er voor de financiering een voorstel

(feitelijke toezegging) beschikbaar is.

DAEB-bezit: hierbij wordt gekeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid van kosten en

uitgaven. Bij opbrengsten/inkomsten wordt gekeken naar een passende prijs-

prestatieverhouding, gebaseerd op volkshuisvestelijke randvoorwaarden. Iedere

investeringsbeslissing van de corporatie moet apart benoemd en onderbouwd worden.

Steeds moet worden getoetst of en in hoeverre een toereikend rendement wordt behaald

met de investering. Daarnaast wordt ook gekeken naar de bedrijfswaarde en/of (nieuw)

de beleidswaarde.

Niet DAEB-bezit: hierin wordt de beleggingsdoelstelling benoemd. De

investeringsafweging geschiedt dan met de zogenaamde marktwaarde in verhuurde staat

en de ingeschatte leegwaarde.

Financiële beoordelingscriteria dienen te borgen dat Antares investeringen doet die financieel

kunnen worden verantwoord. Het investeringsprogramma van Antares dient te passen in de

algemene kaders van het financieel beleid, op organisatieniveau, ten aanzien van

solvabiliteit, liquiditeit, Loan To Value (LTV), Interest Coverage Ratio (ICR), Debt Service

Coverage Ratio (DSCR) en rendement. Daarnaast dienen de individuele investeringen te

voldoen aan bepaalde rendementseisen.

De financiële kaders worden ieder jaar vastgesteld en opgenomen in de MJB.

Bij het realiseren van de strategische doelen streeft Antares naar een zo optimaal mogelijke

inzet van de beschikbare financiële middelen, waarbij te allen tijde de financiële continuïteit

en de continuïteit van de dienstverlening op langere termijn moet zijn gewaarborgd. Hierop

wordt toegezien door de Aw en het WSW. Daarnaast is Antares, omdat zij zich intern heeft

opgelegd dat alle DAEB-activiteiten met borging gefinancierd worden, afhankelijk van de

eisen rond financierbaarheid als gesteld door het WSW. De financiële analyse op

corporatieniveau vormt een vast onderdeel van de MJB.

De voorgenomen investeringen worden in de MJB opgenomen, welke aan de financiële

normen van de Aw en het WSW wordt getoetst. Investeringen voortvloeiend uit de MJB

voldoen dus per definitie aan de normen van de Autoriteiten. Indien investeringen sterk

afwijken van hoe deze zijn opgenomen in MJB of bij investeringen die worden overwogen

terwijl deze niet zijn opgenomen in MJB, dient het effect op de financiën van Antares te

worden getoetst.

Het project voldoet aan de technische en functionele eisen en aan het interne vastgestelde kwaliteitsbeleid.


17

Het project past qua aard en omvang in de (meerjaren)begroting.

Het project voldoet aan de vastgestelde financiële kaders op projectniveau.

Het project voldoet aan de vastgestelde financiële kaders op organisatieniveau.


18

4. Toetsingskader Desinvesteringen

4.1. Beoordelingscriteria Bij het verkopen van vastgoed dient aan de wettelijke kaders voldaan te worden:

De verkoop van vastgoed dient op marktconforme wijze plaats te vinden;

Verkoopbesluiten vereisen goedkeuring van de Directeur-Bestuurder danwel de RvC;

Prijsvorming en proces dienen transparant en onderbouwd te zijn.

Vanzelfsprekend dient het verkoopproces aan alle wettelijke kaders te voldoen. Soms kan

toestemming van het WSW of de Aw aan de orde zijn. Dit wordt van tevoren in kaart

gebracht. Indien toestemming is vereist worden de procedurele stappen inzichtelijk gemaakt.

Daarnaast dient een volkshuisvestelijke toets plaats te vinden, waarbij wordt gekeken of

verkopen van het complex past binnen de kaders van de vastgoedsturing en de

prestatieafspraken, de afspraken met de gemeente.

Naast een wettelijke en volkshuisvestelijke toets dienen financieel functionele overwegingen

meegenomen te worden in het verkoopvoorstel. De aantrekkelijkheid om het complex te

verkopen uit financieel functioneel oogpunt kan onder meer blijken uit het (laag) geraamd

rendement en een lage marktwaarde/leegwaarderatio.

4.2. Proces en rolverdeling

Bij het verkopen van bezit worden dezelfde rollen onderscheiden als bij het

investeringsproces. Verkoop van bezit is een onderdeel van de vastgoedsturing van Antares.

In feite zijn er twee manieren om vastgoed te verkopen: via uitponden of via complexgewijze

verkoop.

Bij uitponden vindt goedkeuring van de RvC plaats middels een besluit tot uitbreiding van de

verkoopvijver. Dit besluit wordt afzonderlijk voorgelegd. Na goedkeuring kan het vastgoed

bij opzegging van het huurcontract worden verkocht. In de MJB wordt een prognose van de

(opbrengsten van de) verkopen opgenomen.

Bij complexgewijze verkoop (als onderdeel van vastgoedsturing) stelt de Coordinator

Verkoop & BOG een verkoopvoorstel op dat wordt voorgelegd aan het MT, waarbij antwoord

wordt gegeven op de toetsvragen van paragraaf 3.1. Na vaststelling door de Directeur-

Bestuurder en (eventuele) goedkeuring van de RvC mag overgegaan worden tot de

daadwerkelijke verkoop.

De wettelijke kaders omtrent het type complex zijn duidelijk en de procedurele stappen zijn in kaart gebracht

Er is duidelijkheid of toestemming van het WSW of Aw vereist is, en indien dit het geval is zijn de procedurele stappen in kaart gebracht

De verkoop kent een transparant proces en de prijsvorming is marktconform

De verkoop van het complex past binnen de kaders van de vigerende portefeuillestrategie en complexplannen (asset management)

De verkoop van het complex past binnen de Prestatie- en eventueel overige afspraken met de gemeente

De verkoop van het complex is aantrekkelijk vanuit functioneel oogpunt


19

Bijlage I: Overzicht projecttoetsen per fase van het investeringsproces.

Toetsingscriterium Vereiste Opmerkingen

Strategische toets Volkshuisvestelijke toets

Het project past binnen het ondernemingsplan

Het project past binnen de portefeuillestrategie

Het project draagt bij aan de doelstellingen van

Antares

Strategische toets Maatschappelijke toets

Het project past binnen de prestatieafspraken met de

gemeente(n)

Het project voldoet aan (eventuele) overige afspraken

met de gemeente(n) (alleen indien het project niet

expliciet is opgenomen in de prestatieafspraken)

Het project voldoet qua aantallen aan de strategische

reserve.

Strategische toets

Wettelijke toets Het project voldoet aan wet- en regelgeving alsmede

regels en toetscriteria van het WSW en Aw

Het project voldoet aan de interne kaders die Antares

zich heeft gesteld

Strategische toets Marktvraagtoets

De vraag naar het project, beoordeeld aan de hand

van een analyse van demografische, economische en

locatie specifieke ontwikkelingen, blijft op korte,

middellange en lange termijn bestaan

Strategische toets

Toets op alternatieven Alternatieven leiden niet tot een betere realisatie van

de doelstellingen van Antares

Strategsche toets

Toets op risico’s Zijn de project specifieke risico’s benoemd,

gekwantificeerd en worden deze beheerst?

Past het projectrisico in de risicobereidheid van

Antares?

Organisatorische toets Capaciteit organisatie

De organisatie heeft voldoende (externe) capaciteit

(kennis en tijd) om het project uit te kunnen voeren

Technische toets Het project voldoet aan de technische en functionele

eisen en aan het intern vastgestelde kwaliteitsbeleid

Financiële toets Het project past qua aard en omvang in de

(meerjaren) begroting

Het project voldoet aan de vastgestelde financiële

kaders op projectniveau

Het project voldoet aan de vastgestelde financiële

kaders op organisatieniveau


20

Bijlage II: Opzet projectenadministratie

Projectenadministratie

In de projectenadministratie binnen Empire worden vastgoed- en grondtransacties op een

transparante wijze vastgelegd. Doel is een betere toetsingsmogelijkheid van dergelijke

transacties te bereiken. Door de vastlegging is het mogelijk de transacties achteraf te toetsen

op wettelijkheid en correctheid.

De projectenadministratie verschaft onder meer inzicht in:

de transactie zelf

de betrokken contractpartijen

de 'business rationale' van de transactie

de te verwachten (transactie)toekomst van het registergoed

de herkomst van de financiële middelen

de wijze van financiering

de (transactie)geschiedenis van het registergoed voorafgaand aan de transactie

de taxateur

de condities waaronder de transactie plaatsvindt.

Een jaar na elke transactie wordt nagegaan of de verwachtingen zoals in het

projectenadministratie zijn aangegeven ook daadwerkelijk zijn uitgekomen.


21

Bijlage III: Opzet Investeringsvoorstel

Een investeringsvoorstel omvat:

De toepassing van het in hoofdstuk 3 aangegeven toetsingskader

De overwegingen en afwegingen ten aanzien van, de effecten op, de vastgoedportefeuille

en de financiële positie van de stichting

Een financierings-, fiscale-, juridische- en risicoparagraaf, waarin het advies van de

projectgroep is opgenomen

Een specifieke en nauwkeurige inschatting van de benodigde investering, het rendement

en de risico’s.

In de financieringsparagraaf van het investeringsvoorstel wordt ingegaan op de

financierbaarheid van het investeringsbesluit door middel van de bij het WSW geborgde

leningen, in het geval van DAEB-Investeringen. Bij niet-DAEB-Investeringen wordt de

verkrijgbaarheid en haalbaarheid van financiering en het risico hiervan in beeld gebracht.

In de fiscale paragraaf worden de fiscale gevolgen van het investeringsbesluit inzichtelijk

gemaakt.

In de juridische paragraaf worden de juridische aspecten (inclusief risico’s) van het

investeringsbesluit beschreven en eventuele consequenties benoemd.

In de risicoparagraaf worden de risico's in beeld gebracht en gekwantificeerd. In de

analyse wordt onderscheid gemaakt tussen strategische, operationele, financiële, fiscale,

juridische, compliance en imago risico’s


22

Bijlage IV: Rol Strategisch Overleg Vastgoed

Historie

Zo’n 6 jaar geleden is binnen Antares het Strategisch Overleg ingevoerd. Vollediger zou zijn

de titel: Strategisch Overleg Vastgoed (SOV). Immers, vastgoed-gerelateerde zaken vormen

de agenda van het overleg. Reden om dit overleg destijds op te starten was de op

verschillende niveaus en bij verschillende collega’s binnen komende ‘kansen of initiatieven’

een centrale overleg plek te geven binnen Antares. Belangrijkste vraag per project is: wat

doen we met dit initiatief, deze vraag of deze kans: is deze vraag interessant genoeg om

hier in te stappen of …..? (Go of No-Go).

Nu, medio 2019 is er, mede gezien de organisatiewijziging binnen Antares per 1 april 2018

behoefte om doelstelling, besluiten, taken en verantwoordelijkheden van het Strategisch

Overleg nog eens onder de loep te nemen. Deze bijlage heeft de ambitie om daarin te

voorzien.

Doelstelling

De doelstelling van het strategisch overleg is richting geven aan de vele signalen, kansen die

bij de verschillende collega’s de afgelopen periode zijn binnen gekomen.

Binnen het SOV worden behandeld:

Het SOV gaat over de initiatieven op het gebied van nieuwbouw alsmede op onze

bestaande woningen, wooncomplexen; (her-) ontwikkeling, transformatie, aan- of

verkoop van ons vastgoed.

Signalen, initiatieven, vragen (bv vanuit de gemeente), ideeën, marktontwikkelingen,

trends, etc. op gebied van vastgoed, zowel nieuwbouw als bestaand bezit. Het betreft

vraagstukken op strategisch niveau.

Status en Structuur

Binnen het SOV wordt richting gegeven, worden besluiten genomen en worden acties

bepaald. Op basis hiervan wordt een projectopdracht opgesteld. Tevens wordt een

projectleider of projecteigenaar benoemd. Primair is de Adviseur Vastgoed en

Beleid/Projectleider Conceptontwikkeling hiervoor de aangewezen persoon. Deze werkt de

opdracht uit. Een en ander wordt door de projectleider vastgelegd in een starten

voortgangsbesluit (conform en in lijn met het Investeringenstatuut). Deze worden

respectievelijk door de directeur-bestuurder geaccordeerd.

Documenten worden opgesteld op basis van de GOTIC+R methodiek:

Geld (investering, rendement, etc.)

Organisatie (intern/extern)

Tijd (planning)

Informatie

Communicatie

Risico-analyse.

Het strategisch overleg monitort de voortgang totdat de directeur-bestuurder (en waar nodig

RvC) het voortgangsdocument Haalbaarheidsfase heeft geaccordeerd.

Structuur

De vergadercyclus van het SOV is 1 keer per maand.

Het voorzitterschap berust bij de directeur.

Verslaglegging wordt verzorgd door het secretariaat van Antares. De agenda wordt eveneens

door het secretariaat opgesteld, met input vanuit de leden van het SOV.


23

De vergadering wordt gevormd door:

Directeur-Bestuurder.

Manager Finance & Informatisering

Manager Klantteam

Adviseur Conceptontwikkeling Vastgoed

Adviseur Vastgoed en Beleid

Adviseur Vastgoed en Beleid/Projectleider

Accountmanager & Adviseur Vastgoed

Controller (rol: toehoorder).

Desgewenst kunnen derden uitgenodigd worden. Meestal betreft het dan deskundigen op

specifieke projecten (bijv. projectleider) of specifieke vakgebieden.

De agenda omvat feitelijk de volgende onderdelen:

Nieuwe initiatieven; Starten we de initiatieffase op?

Beoordelen en vaststellen van startdocumenten als onderdeel van de initiatieffase

Adviseren over voortgangsdocumenten in de haalbaarheidsfase

Interne Communicatie

Het is belangrijk dat de organisatie goed en vroegtijdig geïnformeerd wordt over een initiatief

van Antares.

Collega’s worden door middel van het intranet geïnformeerd:

Na ieder Strategisch Projecten Overleg (actie: Secretariaat)

Na ieder MT (actie: Secretariaat)

Informatie vanuit het SOV wordt verspreid in nauw overleg met de adviseur

Conceptontwikkeling Vastgoed en de Directeur-bestuurder.

Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice...op een verandering van het bestaand vastgoed...

Documents

Transcript of Investeringenstatuut Stichting Antares Woonservice...op een verandering van het bestaand vastgoed...