2 3

een ijzersterk verhaal • inhoudeen ijzersterk verhaal • colofon

© februari 2015 Mediawerf uitgeversOntwerp en vormgeving: Reinoud van Hasselt, Amsterdam

ISBN/EAN: 978-94-90463-40-3

Mediawerf uitgeversDonker Curtiusstraat 871051 MC Amsterdam020-4687126www.mediawerf.nl

Niets uit deze uitgave mag, noch geheel, noch gedeelte-lijk, worden overgenomen en/of vermenigvuldigd zonder schriftelijke toestemming van de uitgever en de oorspron-kelijke auteur. Hoewel aan deze uitgave de uiterste zorg is besteed, stellen uitgever en redactie zich niet aansprake-lijk voor eventuele fouten in of als gevolg van de gepubli-ceerde teksten.

All rights reserved. No Part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system of any nature, or transmitted in any form or by any means, electronic,mechanical, now known or hereafter invented, including photocopying or recording, without prior written permission of the publisher.

Inhoud 4 Eencruciaalmoment

8 Welkomindepresentatie-eeuw!

Deel1 14 Organiseer je verhaal in een storyboard 17 Bepaal Publiek, Doel en Boodschap 22 Werk je Boodschap uit in een overtuigende Verhaallijn 29 Introduceer je Boodschap met een pakkende Inleiding 33 Onderbouw je Verhaallijn met relevante en

ware gegevens 38 Check je Storyboard en gebruik het optimaal

Deel2 48 Zet je storyboard om in slides 51 Begin met een goede basis 65 Laat zien wat je zegt 78 Houd je slides simpel en overzichtelijk

Deel3 98 Houd je presentatie 99 Leg je harnas af 99 Zorg dat je er bent112 Maak en houd contact119 Wees jezelf en speel je rol121 Blijf doelgericht

128 Verantwoording

132 Dank!

134 Overdeauteurs

28 29

een ijzersterk verhaal • organiseer je verhaal in een storyboardeen ijzersterk verhaal • organiseer je verhaal in een storyboard

Het is soms moeilijk om een Boodschap zó te formu-leren dat er maar één vraag overblijft die het publiek wil stellen. Bij veel ideeën vechten twee en soms

wel drie vragen tegelijk om de aandacht. Hieronder staan een paar veel voorkomende problemen, en de oplossingen.

Introduceer je Boodschap met een pakkende inleiding

Een top down verhaal komt snel ter zake, maar toch is de Boodschap niet de opening van je verhaal. Je moet je publiek eerst rijp maken voor de Boodschap. Ze moeten herkennen waar je het over gaat heb-ben, en ze moeten direct begrijpen dat wat je komt vertellen ook voor hen relevant is.

We gaan weer even terug naar Jasper en Martijn. Ze hebben nu vijf kaartjes voor zich liggen:

Martijn zegt: ‘Als het goed is, staat je hele verhaal op deze vijf kaartjes. Alles wat je nu nog over de Boodschap wilt vertellen, is onderbouwing van één van de vier stellingen van de Verhaallijn. Klopt dat?’‘Inderdaad. Eigenlijk staat mijn hele verhaal op die vijf kaartjes,’ zegt Jasper, een beetje verbaasd.

Twee reservelaptops per team verhoogt de productiviteit

aanzienlijk

De doorlooptijd van onderhoudswerk verbetert

met 20%

Dit realiseert eenkostenbesparing van

E 1,3 miljoen

Dit is binnen 6 maanden gerealiseerd

Dit is het meest efficiënte scenario

Boodschap

Introduceer “Betalen met je mobiel” in onze winkels

We kunnen 20% besparen op de post voorraadkosten

Er zijn 3 leveranciers die in aanmerking komen om het systeem te leveren

Oplossing

Presenteer de uitvoering als laatste onderdeel van de Verhaallijn, onder een titel als ‘Is bin-nen 3 maanden eenvoudig te realiseren’. Op die manier fungeert het als slotargument als antwoord op de hoofdvraag ‘waarom is dit een goed idee?’

Laat het besparingspotentieel zien in de Introductie. Of laat daar zien hoe de kosten ongemerkt enorm zijn toegenomen. (Over de Introductie gaat de volgende paragraaf.)

Verander de Boodschap in “Leverancier L heeft de voorkeur”. Laat in de Verhaallijn de redenen zien dat L beter is dan de concurren-ten, bijvoorbeeld:• L biedt een oplossing die goed werkt• L’s oplossing is makkelijk in te voeren• L vraagt een marktconforme prijs

In deze verhaallijn zijn de concurrenten niet weggemoffeld, maar worden hun prestaties duidelijk en controleerbaar afgezet tegen die van Leverancier L. Zo zal je Publiek je niet van tunnelvisie of vooringenomenheid verdenken.

Probleem

Je wilt je publiek niet alleen uitleggen waarom dit een goed idee is, maar ook hoe je het gaat uitvoeren.

Je publiek wil niet alleen weten hoe we gaan besparen, maar ook waarom dat nodig is.

Je wilt je publiek niet alleen vertellen welke 3 leveranciers er zijn, maar ook dat Leverancier L de opdracht moet krijgen.

60 61

een ijzersterk verhaal • zet je storyboard om in slideseen ijzersterk verhaal • zet je storyboard om in slides

De presentatie van Jasper en Martijn gaat er met behulp van hun bedrijfstemplate zo uit zien:

Figuur 12: Het hele verhaal in 36 slides

1 2 3 4 5 6 7 8

9 10 11 12 13 14 15 16

17 18 19 20 21 22 23 24

25 26 27 28 29 30 31 32

33 34 35 36

66 67

Figuur 18: Visualiseer met een portret

In plaats van een cirkelgrafiek over soorten klanten, kun je ook door middel van illustraties (of foto’s) laten zien welke onderverdeling er is.

Figuur 19: Visualiseer met illustraties

Visualiseer tijdsverloop met tijdsbalkenAls je presentatie over een plan of een aanpak gaat, dan krijg je onvermijdelijk slides waarop te zien is wanneer we wat gaan doen, of wie wanneer iets gaat doen. Dergelijke ideeën geef je weer met een tijdsbalk. In de meest eenvoudige vorm is dat een balk waarop de tijdstippen staan; eronder zet je wat er op ieder tijdstip klaar is. De voortgang suggereer je door de balk uit een serie pijlen op te bouwen.

Figuur 20: Tijdsverloop

een ijzersterk verhaal • zet je storyboard om in slideseen ijzersterk verhaal • zet je storyboard om in slides

Houd grafieken eenvoudig. Soms bevatten ze niet relevante data en wordt je boodschap vertroebeld. Snoei je grafiek net zo lang terug totdat je alleen die data overhoudt die jouw punt onderbouwen. Je helpt het publiek jouw punt snel te zien en te be-grijpen als je de grafiek overzichtelijk houdt. In dit geval is de x-as weggelaten omdat de percentages al in de balken zelf staan. Leg door middel van kleur nadruk op het belangrijkste gedeelte in degrafiek om je boodschap te onderstrepen.

Wanneer je tijdseenheden ( jaren, kwartalen, weken) vergelijkt, kies je voor een kolomgrafiek.

Figuur 16: Kolomgrafiek

Wil je laten zien hoe groot iets is ten opzichte van het geheel? Gebruik dan een cirkelgrafiek. De titel van de slide moet iets zeggen over het re-levante taartpunt. Probeer naast of in iedere taart-punt de waarde te plaatsen en niet in een legenda ergens anders op de slide: dan hoeft je publiek niet heen en weer te kijken.

Houd deze beschrijvingen zo kort en bondig moge-lijk, ook hiermee houd je de slide goed leesbaar.

Figuur 17: Cirkelgrafiek

Visualiseer mensen en dingen met portrettenSoms zijn grafieken niet de oplossing. Je idee gaat misschien over hoeveelheden, maar je wilt ook iets zeggen over mensen of dingen. In zo’n geval kun je kiezen voor portretten. Je geeft je data een gezicht.

84 85

een ijzersterk verhaal • zet je storyboard om in slideseen ijzersterk verhaal • zet je storyboard om in slides

Zorgvooreenconsistenteuitstraling

Maak vormen op dezelfde manier opAls je vormen op dezelfde manier opmaakt, krijgt een slide rust. Als je vervolgens die opmaak door de hele presentatie doorvoert krijg je een professionele uitstraling. Wees consistent in het soort vormen, de toepassing (schaduw, 3d effect, etc.), de kleur en het lijngebruik. Gebruik je tekst in de vormen? Zorg dan ook dat je de tekst door je gehele presentatie hetzelfde op-maakt (uitlijning, kleuren, lettertype, grootte).

Figuur 49: Een professionele uitstraling door consistente opmaak

Verschillende soorten afbeeldingen en een rom-melige opmaak zorgen voor een slecht leesbare slide. Orde scheppen is rust creëren. Voor deze slide van TNT hebben we gezocht naar hetzelfde soort afbeeldingen (losstaande objecten op een witte achtergrond). • De blokken waar de foto’s in staan zijn allemaal even

groot. Ze zijn alle vier wit en hebben een oranje kader. • De kaders zijn allemaal even dik. • De teksten in de blokken zijn even groot en staan

bovenin en rondom de blokken is voldoende ruimte zodat het luchtig blijft.

.

Gebruik hetzelfde soort beeldenMet hetzelfde soort beelden bedoelen we foto’s die qua kleurstelling, compositie, uitsnede en/of soort op elkaar lijken.

Figuur 50: Niet hetzelfde soort beelden

Hier zie je een aantal zeer verschillende beelden met als onderwerp ‘Mission’.

116 117

een ijzersterk verhaal • houd je presentatie en vermenigvuldig de kracht van je verhaaleen ijzersterk verhaal • houd je presentatie en vermenigvuldig de kracht van je verhaal

sen, de cijfers, de bewijzen. Anderen worden vooral geraakt door de gezamenlijkheid, de manier waarop je iedereen betrokken hebt en gaat betrekken, de waarde voor de medewerkers, kortom de relatie. Zorg dat je in je presentatie beide groepen bereikt. Doe geen beweringen zonder solide onderbouwing en volsta niet met cijfers die de gevolgen voor mensen en hun samenwerking veronachtzamen. Spreek soms in duidelijke en korte zinnen en merk dat de resolute gebaren daarbij vanzelf ontstaan. En zorg er ook voor dat je op een vriendelijke en inlevende manier met vragen omgaat. Met andere woorden: wees lenig in je eigen com-municatie. Je publiek zal vaak bestaan uit een gemengd gezelschap. Vooraf kun je al heel veel over ze te weten komen. Ook op het moment vlak voor je presentatie en tijdens je presentatie breid je deze kennis nog uit. Kijk naar je publiek, luister naar hoe ze praten, naar wat ze zeggen, hoe ze kijken en be-wegen, wat de sfeer is.

Het zal zelden voorkomen dat je een homogeen pu-bliek hebt. Zorg ervoor dat de opbouw van je verhaal en je presentatiestijl voor alle ‘soorten’ iets biedt.

Onderhoudeengezonderelatiemetjeslides

Slides zijn er niet voor jou, maar voor je publiek. Dat betekent:

Start je presentatie zonder slidesWaarschijnlijk heb je de beamer al aangezet en je presentatie gestart. Door op de z- of b- toets te

De introverte toehoorder moet jij als presentator ruimte geven. Pauzes zijn voor elk publiek fijn, voor de introvert zijn ze een ware must. Las heel bewust rustpunten in die je ook niet meteen opvult met een anekdote of een bombardement aan beelden of een film. Een introvert heeft ook niet meteen haar woorden klaar als je haar een vraag stelt; daar denkt ze graag even over na. Zij is zeer gesteld op haar persoonlijke ruimte: niet te dicht bijkomen graag, niet aanraken, geen heel grote gebaren, niet teveel lawaai!

Van het grote gebaar of van de detailsJe herkent het vast wel, die toehoorders die meteen gegrepen zijn door die ene mooie foto en die krach-tige one-liner. Je hebt ze meteen ‘te pakken’, hun reactie is enthousiast. Ze onderbreken je makkelijk en willen graag bijdragen. Ze zijn echter ook even snel verveeld en ongeduldig. De meeste presenta-tieadviezen zijn opgesteld met dit publiek in het achterhoofd: kom snel ter zake, gebruik helder en krachtige taal, pakkende beelden en grote gebaren. Denk echter ook aan de leden van je publiek die juist geraakt worden door de details, de nuance, de feiten. Hen bereik je door af en toe je tempo te verlagen, zachter te praten, en ze te voorzien van nauwkeurige informatie, eventueel in de hand-out. Hun vertrou-wen win je door ze de gelegenheid te geven om detailvragen te stellen en juist te beantwoorden, of precies te vertellen wanneer je dat gaat doen.

Voor de resultaten of voor de relatieSommige mensen in je publiek zijn vooral gespitst op het resultaat, de opbrengsten, de mogelijke succes-

drukken zet je het beeld snel op zwart. Je wilt dat iedereen naar jou kijkt, niet naar het logo van je organisatie of naar de titel van de presentatie. Je begint informeel en vriendelijk. Glimlach naar je pu-bliek en weersta de drang om meteen met je verhaal te beginnen. Vertel kort iets over wie je bent en wat je komt doen. Kom terug op iets wat je hoorde in de gesprekjes die je net voerde. Vertel je publiek wat je gaat doen, hoe lang het duurt, hoe je met vragen wilt omgaan. Pas dan, als je de basis hebt gelegd voor een gesprek, ga je verder en open je je presenta-tie. Wat voor jou een zee van tijd lijkt is in feite voor je publiek nodig om klaar te zijn voor je verhaal.

Kijk naar je publiekJe gebruikt bij voorkeur een afstandsbediening en blijft voortdurend naar je publiek kijken. Als je laptop schuin voor je staat, of in het gangpad, dan kan je daarop zien waar je bent.

Slides volgen jou, niet andersomJij spreekt je tekst uit en laat dan de bijbehorende slide in beeld komen. Gebruik de ‘presentatiemodus’ voor je slides, dat wil zeggen dat jij op je scherm de volgende slide ziet en je speakernotes, terwijl je publiek alleen de slide ziet.

Jouwvragen

Hoeveel afstand laat ik tussen mij en mijn publiek?Verwijder alle barrières en maak de afstand zo klein mogelijk. Zorg, zo mogelijk, dat je naar je publiek toe kunt lopen. Plan deze momenten.

Hoe breek ik het ijs?Om te beginnen: welk ijs?. De meeste mensen die een presentatie bijwonen zijn aanvankelijk vol goede wil en willen best naar jou luisteren! Zij kennen je verhaal niet en zitten er meestal niet voor niets. Als het goed is heb je voor de presentatie al een beetje contact kunnen leggen. Misschien kun je daar nu gebruik van maken. Vertel wat een opmerking van iemand met jou deed. Vertel iets wat jou op weg naar de presenta-tie te binnen schoot. Vraag iets aan je publiek.

Wat doe ik bij een black-out? Ook na een goede voorbereiding kan het gebeuren: tijdens je presentatie voel je stress en je hoort hoe die doorklinkt in je stem. Je publiek merkt daar min-der van dan jijzelf. Dat is alvast iets. Maar jij wilt er natuurlijk van af. Zo ga je snel opkomende angst te lijf: Blaas je angst wegAngst zorgt ervoor dat je snel en oppervlakkig adem-haalt. Die ‘sensatie’ leidt een angstig gevoel enzo-voort. Dit helpt:• Inhaleer door je neus• Houd je adem een paar seconden in• Laat je adem langzaam tussen je lippen ont-

snappen• Herhaal deze stappen minimaal vijf keer.