Informatiebehoefte beheer openbare ruimte bepalen

UITWISSELING VAN GEGEVENS TUSSEN

BEHEER OPENBARE RUIMTE (BOR) EN DE

BASISREGISTRATIE GROOTSCHALIGE

TOPOGRAFIE (BGT)

2

Colofon

Dit document is opgesteld vanuit het project Ondersteuning gemeentelijk gebruik BGT. Dit project

is onderdeel van het VNG/KING programma Digitale Agenda 2020.

Het document bevat handvatten voor het bepalen van de informatiebehoefte voor het beheren van

de openbare ruimte. Dit is één van de hoofdstappen in de aanpak BOR-BGT. De handvatten zijn

vooral bedoeld als uitgangspunt voor gesprekken over de informatiebehoefte en de discussie over

hoe deze ingevuld moet worden.

Het document is gebaseerd op gesprekken met verschillende betrokkenen en is afgestemd met

professionals vanuit zowel het werkveld Geo-informatie als het werkveld Beheer openbare ruimte.

Auteurs : Sandra Leijten en Marcel Rietdijk

Versie : 1.0

Datum : november 2017

Voor de tekstgedeelten over IMBOR (Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte) is gebruik

gemaakt van informatie van CROW.

Heeft u suggesties voor verbeteringen? Geef ze aan ons door!

3

Inhoudsopgave

1 Inleiding 4

2 Uitgangspunten 6 2.1 Gemeenten gebruiken IMBOR 6

2.2 Gemeenten stemmen breed af binnen de eigen organisatie 8

2.3 Gemeenten beperken zich tot de minimaal noodzakelijke gegevens 8

3 Stap 1: Afbakening van het domein 9 3.1 Disciplines 9

3.2 Taken en werkprocessen 10

4 Stap 2: Inventarisatie informatiebehoefte 12 4.1 Geen beheersoftware in gebruik (1) 13

4.2 Geen beheersoftware in gebruik (2) 15

4.3 Beheersoftware in gebruik 16

4.4 Afronden beschrijving informatiebehoefte 18

5 Stap 3: Analyse informatiebehoefte 19 5.1 Analyse in relatie tot taken en werkprocessen 19

5.2 Analyse in relatie tot beheermethodiek 19

6 Stap 4: Vaststellen informatiebehoefte 20

7 Realiseren 21

Bijlage 1 Overzicht van taken en werkprocessen beheer openbare ruimte

4

1 Inleiding

VNG/KING heeft de aanpak BOR - BGT ontwikkeld, waarmee op een gestructureerde wijze

antwoord wordt gegeven op veel vragen die onder gemeenten leven. Zoals de vraag wie

verantwoordelijk is voor de inwinning van bepaalde gegevens. Of wie er bepaalt wanneer een

gegeven gewijzigd mag worden. Maar ook vragen over de activiteiten die moeten worden

uitgevoerd om bestanden op elkaar te laten aansluiten. De aanpak bestaat uit vijf hoofdstappen:

Inrichtingsvariant kiezen;

Informatiebehoefte bepalen;

Processen inrichten;

Bestanden opwerken;

Project inrichten.

Dit document gaat in op de hoofdstap

“informatiebehoefte bepalen”.

De beleidsdoelstellingen en de werkwijze voor het beheren van de openbare ruimte bepalen welke

gegevens een gemeente nodig heeft voor de beheerprocessen. Naast gegevens over de ligging van

de te beheren objecten, gaat het daarbij ook om allerlei gegevens over de eigenschappen van die

objecten. Bijvoorbeeld: welke boomsoort is het? Of wat is het aanlegjaar van een verharde weg? In

deze stap bepaalt de beheerder van de openbare ruimte welke gegevens hij nodig heeft voor zijn

werkzaamheden. Hierbij wordt in principe gebruik gemaakt van het door CROW ontwikkelde

Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte (IMBOR). Door aan te sluiten op de daarin uniform

gedefinieerde en goed op elkaar aansluitende gegevens, wordt het voor een gemeente eenvoudiger

om de verschillende soorten beheer (zoals wegbeheer, groenbeheer) integraal vorm te geven. Ook

wordt het benchmarken van gemeentelijke beheergegevens met andere gemeenten er sterk door

vereenvoudigd. Tenslotte maakt het gebruik van IMBOR hergebruik van beheergegevens in andere

gemeentelijke werkprocessen (zoals de uitvoering van de Omgevingswet) eenvoudiger.

Dit document omschrijft vier stappen om te komen tot een overzicht van de noodzakelijke

gegevens voor het beheren van de openbare ruimte:

Afbakening van het domein;

Inventarisatie informatiebehoefte;

Analyse informatiebehoefte;

Vaststellen informatiebehoefte.

Tenslotte worden enkele handreikingen gegeven voor het organiseren van het beschikbaar komen

van de informatie waarvan is vastgesteld dat daaraan behoefte is.

Enkele opmerkingen over de gebruikte begrippen en benamingen

In dit document worden de benamingen BOR en GEO gebruikt. In de gemeentelijke praktijk

kunnen afdelingen BOR ook bekend staan als bijvoorbeeld stadsbeheer of wijkbeheer. GEO

komt in de gemeentelijke praktijk vaak voor in de vorm van een afdeling Geo-informatie of een

eenheid Landmeten.

Ook de aanduiding van de verschillende gebruikte registraties en software kent in de

gemeentelijke praktijk een grote diversiteit. In dit document is gekozen voor het gebruik van

5

een beperkt aantal begrippen. Gegevens over beheerobjecten worden door de afdeling BOR

met behulp van beheersoftware vastgelegd in een BOR-registratie. GEO legt de gegevens die

het nodig heeft voor de uitvoering van haar werkzaamheden in het kader van de BGT en de

uitwisseling met BOR met behulp van BGT-software vast in een BGT|IMGeo-registratie.

In een informatiemodel zoals IMGeo en IMBOR worden objecten en attributen onderscheiden.

In dit document is gekozen om voor attributen het binnen BOR meer gebruikelijke begrip

beheerkenmerken te hanteren. Bijvoorbeeld van een beheerobject BOOM worden

beheerkenmerken als boomnummer en soortnaam vastgelegd.

In dit document wordt bedoeld met de beheerder (openbare ruimte), afhankelijk van de

grootte van de organisatie, één medewerker of een afdeling met meerdere medewerkers die

samen het beheer van de openbare ruimte verzorgen.

6

2 Uitgangspunten

Voor het bepalen van de informatiebehoefte van een gemeente voor het beheren van de openbare

ruimte gelden een aantal uitgangspunten:

gemeenten gebruiken IMBOR;

gemeenten stemmen breed af binnen de eigen organisatie;

gemeenten beperken zich tot de minimaal noodzakelijke gegevens.

2.1 Gemeenten gebruiken IMBOR

Het Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte (IMBOR) bevat de afspraken over de benamingen

en definities van de beheergegevens die aan de objecten in de openbare ruimte gekoppeld kunnen

worden. Ook de samenhang tussen die beheergegevens wordt in IMBOR beschreven.

IMBOR wordt door CROW (ondersteund door Geonovum) ontwikkeld en beheerd.

De objecttypen uit de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en het Informatiemodel

Geografie (IMGeo) vormen de basis voor IMBOR.

Figuur 1 – relatie standaarden

Het IMBOR vormt vervolgens de schakel tussen BGT|IMGeo-registratie en de verschillende

beheersystemen van terreineigenaren in Nederland. Door voor de opzet en vulling van die

verschillende beheersystemen gebruik te maken van IMBOR, vindt een verdere uniformering plaats

van begrippen en gegevens die worden vastgelegd ten behoeve van het beheren van de openbare

ruimte. Het gemeentelijk gegevensbeheer kan hierdoor efficiënter worden ingericht.

7

Figuur 2 – de plaats van IMBOR in een beheersysteem (bron: CROW)

De onderdelen van IMBOR worden gefaseerd ontwikkeld. IMBOR gaat de hele openbare ruimte bestrijken, en is gestart met de vakgebieden weg- en groenbeheer. Kijk voor actuele inhoud van het IMBOR op de website van het CROW.

IMBOR versie 1.1.9.8

Figuur 3 – overzicht IMBOR objectgroepen (bron: CROW)

IMBOR is als standaard opgenomen in GEMMA, de landelijke referentiearchitectuur voor gemeenten. GEMMA helpt gemeenten om (ICT-)ontwikkelingen in samenhang aan te sturen. Dat gemeenten IMBOR gebruiken bij het inrichten van beheersystemen voor het beheren van de

Beheersysteem

Inventarisatie:

Hoe ziet het er nu

buiten uit

Inspectie:

Technische en

visuele kwaliteit

Maatregelen

en tarieven

Object-

Informatie

Kwaliteits-

gegevens

Beheer-

gegevens

IMBOR

8

openbare ruimte, is dan ook een belangrijk uitgangspunt voor de aanpak BOR-BGT en daarmee voor het bepalen van de informatiebehoefte beheer openbare ruimte.

2.2 Gemeenten stemmen breed af binnen de eigen organisatie

Een beheerder vanuit een bepaalde beheerdiscipline (zoals wegen, groen of openbare verlichting)

bepaalt zelf zijn informatiebehoefte of heeft deze eerder al bepaald voor zijn werkprocessen. Ook

de beheerders van andere disciplines binnen de gemeente zullen dit doen. Om in de

informatiebehoefte te kunnen voorzien zullen gegevens moeten worden ingewonnen. De

ingewonnen gegevens zullen moeten aansluiten op gegevens die binnen andere disciplines worden

gebruikt.

Het is daarom van groot belang dat al bij het bepalen van de informatiebehoefte afstemming

binnen de eigen organisatie plaatsvindt. Zo wordt eventueel dubbel werk voorkomen en kan de

informatie optimaal worden afgestemd met de gebruikers buiten de eigen afdeling. Dat gemeenten

de informatiebehoefte afstemmen binnen de eigen organisatie is dan ook een uitgangspunt voor

het kunnen bepalen van de informatiebehoefte beheer openbare ruimte.

2.3 Gemeenten beperken zich tot de minimaal noodzakelijke

gegevens

Uitgangspunt binnen de aanpak is dat gemeenten zich bij het bepalen van de informatiebehoefte in

eerste instantie beperken tot de minimaal noodzakelijke set gegevens om de werkprocessen voor

het beheren van de openbare ruimte te ondersteunen. De BOR-gegevens die worden opgenomen in

de beheersystemen, moeten in de toekomst immers ook actueel kunnen worden gehouden. Dit

laatste wordt steeds belangrijker omdat gegevens steeds vaker ook door collega’s op andere

afdelingen zullen worden gebruikt. Deze collega’s moeten dan blind kunnen vertrouwen op de

kwaliteit van deze gegevens voor hun eigen werkprocessen. Beheerders openbare ruimte moeten

zich niet laten verleiden tot het opnemen van gegevens die in de toekomst niet op orde kunnen

worden gehouden. Dat gemeenten de informatiebehoefte beperken tot een set waarvan de

actualiteit en kwaliteit naar de toekomst toe geborgd is, is dan ook een uitgangspunt bij bepalen

van de informatiebehoefte beheer openbare ruimte.

9

3 Stap 1: Afbakening van het domein

De eerste stap die gezet moet worden is het afbakenen van het domein waarvoor de

informatiebehoefte wordt bepaald. Binnen het beheren van de openbare ruimte is immers sprake

van verschillende beheerdisciplines (zoals wegen, groen of openbare verlichting). Afhankelijk van

de situatie en ambitie in een gemeente wordt voor enkele of alle beheerdisciplines bepaald wat de

informatiebehoefte is. Bij een gemeente waar de verschillende beheerdisciplines verdeeld zijn over

meerdere organisatie onderdelen, worden tevens de disciplines toegedeeld aan de respectievelijke

organisatie onderdelen.

Vervolgens moet per discipline worden geïnventariseerd voor welke (deels wettelijke) taken en

werkprocessen de informatiebehoefte zal worden bepaald. Deze afbakening resulteert in een

binnen de organisatie gedragen eerste beeld van taken/werkprocessen per discipline waarvoor de

informatiebehoefte zal worden vastgelegd.

Als deze stap is afgerond, dan heeft u een overzicht van taken/werkprocessen per discipline

waarvoor u informatiebehoefte wil gaan bepalen.

3.1 Disciplines

Voor de afbakening van de beheerdisciplines waarvoor de informatiebehoefte zal worden bepaald,

kan een medewerker beheer openbare ruimte van een gemeente zich de volgende vraag stellen:

Voor welke disciplines binnen het beheren van de openbare ruimte is mijn organisatieonderdeel

verantwoordelijk en wil ik de informatiebehoefte voor bepalen?

Aan de hand van het antwoord op deze vraag kan vervolgens worden nagegaan welke IMBOR

vakgebieden bij deze disciplines behoren en in welke mate deze IMBOR vakgebieden zijn

vrijgegeven. Deze informatie is nodig voor de volgende stap in de aanpak voor het bepalen van de

informatiebehoefte. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van de volgende tabel:

IMBOR vakgebieden: Beheerdiscipline Organisatie-onderdeel:

Wegen

Groen, Bomen en Terreinen

Rioleringen i.s.m. GWSW

Faunavoorzieningen

Spelen

Civiele constructies

Borden

Meubilair

Sport

Tunnels

Water

Verkeer

Verlichting

Anders…

Figuur 4 – tabel IMBOR vakgebieden i.r.t. beheerdisciplines en organisatie onderdelen gemeente

10

3.2 Taken en werkprocessen

Nu de disciplines waarvoor de informatiebehoefte bepaald gaat worden bekend zijn, kunnen per discipline de taken en werkprocessen geïnventariseerd worden. Een deel van deze werkprocessen vloeit voort uit wettelijke taken. Het is belangrijk dat in ieder geval in de minimaal benodigde informatie voor het uitvoeren van deze wettelijke taken wordt voorzien.

Het verschilt per gemeente welke wettelijke taken en bijbehorende werkprocessen zijn weggelegd

bij beheer openbare ruimte. Daarom is in bijlage 1 (Overzicht van taken en werkprocessen beheer

openbare ruimte) een algemeen overzicht van taken en werkprocessen beheer openbare ruimte

opgenomen dat u zelf kunt wijzigen en aanvullen voor de situatie in uw eigen gemeente.

Om te kunnen toetsen of het overzicht voor uw situatie compleet is, zijn in onderstaand kader de

belangrijkste voor gemeenten geldende wet- en regelgeving en normeringen in het kader van het

beheer van de openbare ruimte vermeld. Ook voor de taken voortvloeiende uit wet- en regelgeving

en normeringen geldt dat het per gemeente kan verschillen waar de verantwoordelijkheid binnen

de gemeente is belegd. Met de onderstaande lijst kunt u toetsen of wet- en regelgeving en

normeringen die onder de verantwoordelijkheid van uw organisatieonderdeel vallen, leiden tot een

taak/werkproces in het opgestelde overzicht.

Wet- en regelgeving en normeringen in het kader van beheer openbare ruimte: Wegen (en wegmeubilair): - Wegenwet en wegenverkeerswet - Convenant Duurzaam Veilig - Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990 (RVV 1990) - Besluit administratieve bepalingen inzake het wegverkeer (BABW) - NBD Richtlijn bewegwijzering (voorheen de ANWB borden) - NEN-EN 12899 (technische aspecten van bebording) Groen en speelvoorzieningen: - Richtlijn Boom VeiligheidsControle (BVC) (inspectie, minimale registratie om te voldoen aan

zorgplicht) - Attractiebesluit (inspectie, warenwetbesluit Attractie- en speeltoestellen) - Flora en faunawet (zorgplicht bij uitvoering van projecten in de openbare ruimte; gedragscode) Water en riolering: - Wet milieubeheer (aanleg en beheer van rioleringen) - Wet informatie-uitwisseling en ondergrondse netten (verplichting van netbeheerder tot

verstrekken van bepaalde minimum-informatie) - Wet verontreiniging oppervlaktewater (beschermende maatregelen om verontreiniging tegen

te gaan) - Waterwet (regelt het beheer van oppervlaktewater en grondwater, en verbetert ook de

samenhang tussen waterbeleid en ruimtelijke ordening) - Nationaal Bestuursakkoord Water (vasthouden, bergen en afvoeren van water) - Europese Kaderrichtlijn Water (aanwezigheid chemische stoffen en ecologische kwaliteit van

water) - Keur en peilbesluiten (van waterschap) (onderhoud van watergangen en oevers) Civieltechnische kunstwerken: - NEN 2767 Conditiebepaling kunstwerken/gebouwen (inspectie) - NEN 3140 E&W-installaties (inspectie)

11

Algemeen: - Gemeentewet (artikel 212, financiële beleid) - Besluit Begroten en Verantwoorden provincies en gemeenten (BBV) - Klimaatakkoord (100% duurzaam inkopen) - NEN 1814 Toegankelijkheid gehandicapten - Arbeidsomstandighedenwet (ARBO)

Toekomst:

- Omgevingswet (vervangt een aantal van bovenstaande wetten)

Figuur 5 – overzicht van wet- en regelgeving en normeringen in het kader van beheer openbare ruimte

Algemeen uitgangspunt bij wet- en regelgeving is de zorgplicht voor het handhaven en bevorderen

van de veiligheid in de openbare ruimte. Een gemeente dient dit te kunnen aantonen. Onvoldoende

bewijs kan leiden tot aansprakelijkheidstelling en toekenning van schadevergoedingen. Het is dus

van groot belang om de informatievoorziening voor het beheren van de openbare ruimte minimaal

af te stemmen op de wettelijke verplichtingen, zodat de gemeente ten allen tijde aan haar

zorgplicht kan voldoen.

12

4 Stap 2: Inventarisatie informatiebehoefte

Nadat in stap 1 is afgebakend voor welke disciplines en taken de informatiebehoefte zal worden

vastgesteld, kan in deze stap per discipline de daadwerkelijke behoefte aan informatie worden

bepaald. Vastgesteld moet worden welke informatie, concreet welke objecten en welke

beheerkenmerken nodig zijn voor het beheren van de openbare ruimte en het kunnen voldoen aan

de wettelijke verplichtingen. Als startpunt hiervoor zijn de eerder genoemde landelijke standaarden

BGT|IMGeo en IMBOR beschikbaar.

De basis voor het vastleggen van de informatie over het beheren van de openbare ruimte is

gelegen in de BGT. Iedere gemeente heeft in de afgelopen jaren een BGT opgebouwd voor haar

grondgebied. Veel gemeenten hebben tijdens het opbouwen van de BGT ervoor gekozen om de

wettelijk verplichte BGT uit te breiden met (optionele) plus- en beheertopografie (IMGeo). IMGeo

bevat veel bruikbare topografie voor het beheren van de openbare ruimte.

Figuur 6 – relatie standaarden

Voor het bepalen van de informatiebehoefte zijn de beheerobjecten uit de IMBOR-standaard (de

rode laag uit figuur 6) het vertrekpunt. Eerst zal bepaald moeten worden welke objecten uit deze

IMBOR-standaard worden opgenomen. Hierna kunnen bij deze objecten de beheerkenmerken

worden bepaald waaraan de gemeente behoefte heeft. IMBOR maakt hierbij één-op-één gebruik

van de objecten zoals deze in de standaard BGT|IMGeo zijn gedefinieerd. BGT|IMGeo levert dus de

geometrie die met de beheerkenmerken vanuit IMBOR worden verrijkt met beheerinformatie.

Figuur 7 – Beheerobject in BGT|IMGeo en IMBOR

BGT (IMBGT)

Plustopografie (IMGEO)

Informatiemodel Beheer Openbare Ruimte

(IMBOR)

13

De concrete aanpak voor het bepalen van de informatiebehoefte is afhankelijk van de

uitgangssituatie in de gemeente. Wanneer voor uw gemeente geldt dat:

in de bestaande situatie er geen beheersoftware in gebruik is èn u wilt gebruik maken van

bestaande praktijk bij andere gemeenten, dan volgt u de aanpak in paragraaf 4.1

in de bestaande situatie er geen beheersoftware in gebruik is èn u wilt de informatiebehoefte

afstemmen op uw eigen situatie, dan volgt u de aanpak in paragraaf 4.2

in de bestaande situatie er al wel beheersoftware in gebruik is, dan volgt u de aanpak in

paragraaf 4.3.

Als deze stap is afgerond, dan is er per beheerdiscipline een eerste concept overzicht beschikbaar

van objecten en bijbehorende beheerkenmerken, die bovendien zijn afgestemd op landelijke

standaarden. Ook zijn de eisen die er worden gesteld aan de actualiteit, nauwkeurigheid en

volledigheid van deze informatie beschreven.

4.1 Geen beheersoftware in gebruik (1)

Heeft u nog geen beheersoftware in gebruik? Of maakt u nu geen gebruik van uw beheersoftware?

En wilt u gebruik maken van de bestaande praktijk bij andere gemeenten, dan komt u met deze

aanpak eenvoudig en snel tot een eerste set informatie, nodig voor het beheren van de openbare

ruimte.

Gebruik het overzicht inhoud BGT-IMGeo.xlsx. De aanpak bestaat uit de volgende onderdelen:

Inventariseren van bestaande inhoud BGT|IMGeo-registratie;

Aanvullen met plus- en beheertopografie;

Vertalen naar IMBOR-object benaming;

Aanvullen met IMBOR-beheerkenmerken;

Vastleggen van de informatie behoefte.

Inventariseren van bestaande inhoud BGT|IMGeo-registratie.

Ga na wat in uw gemeente is opgenomen in de BGT|IMGeo-registratie. Uw collega’s van de

afdeling GEO hebben deze informatie beschikbaar.

Geef in het overzicht inhoud BGT-IMGeo.xlsx aan in de kolom BGT classificatie (verplicht) welke

objecten uit de BGT daadwerkelijk voorkomen in uw gemeente. Wellicht is er ook al (optionele)

plus- en beheertopografie opgenomen in de BGT|IMGeo-registratie. Geef dit aan op het overzicht

in de kolom Plus classificatie (optioneel).

Deze informatie geeft u inzicht in wat reeds beschikbaar is en waar u in uw werkprocessen direct

gebruik van kunt maken. Objecten die nu nog niet in de BGT|IMGeo-registratie aanwezig zijn maar

u wel nodig heeft voor uw beheer werkprocessen, zullen moeten worden ingewonnen.

Aanvullen met een set aan plus- en beheertopografie.

Breid de lijst met bestaande inhoud BGT|IMGeo-registratie uit met objecten die nu door veel

gemeenten zijn opgenomen in de huidige beheerdatabases. Zorg dat er in de lijst onderscheid

zichtbaar blijft tussen wat er in de bestaande BGT|IMGeo-registratie in uw gemeente is opgenomen

en de aanvullende set aan plus- en beheertopografie. Maak bijv. gebruik van x en v of gebruik

kleuren om het verschil aan te geven.

14

Loop de lijst nog eens kritisch na en breid indien gewenst nog uit met enkele objecten die specifiek

voor beheer van de openbare ruimte in uw gemeente onmisbaar zijn.

Vul de lijst BGT|IMGeo-objecten aan met de volgende objecten:

Vertalen naar IMBOR-object benaming.

U heeft nu uw informatiebehoefte op het niveau van BGT|IMGeo in kaart gebracht. Aan deze

objecten is één op één een IMBOR-object te koppelen. Afhankelijk van de IMBOR-vakgebieden

(stap 1) waar voor u de informatiebehoefte bepaald, heeft u informatie uit de BGT|IMGeo-

registratie nodig. Markeer deze objecten in de lijst en vertaal de BGT|IMGeo-object benaming naar

IMBOR-object benaming.

Object (opdelend) BGT classificatie Plus classificatie

Wegdeel rijbaan regionale weg verkeersdrempel

rijbaan lokale weg verkeersdrempel

diverse objecten: Fysiek voorkomen:

- Wegdeel gesloten verharding asfalt

- Ondersteunend wegdeel cementbeton

- Onbegroeid terreindeel open verharding betonstraatstenen

- Begroeid terreindeel gebakken klinkers

tegels

sierbestrating

beton element

half verhard grasklinkers

schelpen

puin

grind

gravel

onverhard boomschors

zand

groenvoorziening bosplantsoen

gras- en kruidachtigen

planten

struikrozen

heesters

bodembedekkers

Object (inrichtend) BGT classificatie Plus classificatie

Bak Niet-BGT afvalbak

Niet-BGT bloembak

Paal Niet-BGT lichtmast

Put Niet-BGT inspectie/rioolput

Straatmeubilair Niet-BGT lichtpunt

Niet-BGT speelvoorziening

Vegetatieobject Niet-BGT boom

Niet-BGT haag

Kunstwerkdeel Niet-BGT keermuur

Niet-BGT overkluizing

Niet-BGT duiker

Weginrichtings-element Niet-BGT molgoot

15

Maak hiervoor gebruik van de overzichten op de CROW website. U kunt kiezen uit twee wegen:

Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR

Kies in menu voor bijlage 1 ‘tabel Ordening en presentatie van de beheerinformatie’

Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site

Kies in de Accesdatabase voor ‘match IMBOR-IMGeo’

Aanvullen met IMBOR-beheerkenmerken.

Geef per IMBOR-object aan welke beheerkenmerken u nodig heeft voor het beheren van de

openbare ruimte. Welke beheerkenmerken u opneemt bij de verschillende IMBOR objecten is

afhankelijk van de situatie in uw gemeente en wordt bepaald door onder meer de gevolgde

werkprocessen, stedelijkheidsgraad, risico-acceptatie, enz.

Voor het inventariseren van op te nemen beheerkenmerken per IMBOR object zijn bij het CROW op

de website overzichten beschikbaar. U kunt kiezen uit twee wegen:

Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR

Kies in menu voor ‘tabellen objectgegevensbeheer’

Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site

Kies in de Accesdatabase voor ‘attributen per IMBOR objecttype’

Vastleggen van de informatiebehoefte.

Leg de verzamelde gegevens (=uw informatiebehoefte) vast in een overzicht per discipline.

Beschrijf per beheerobject welke beheerkenmerken moeten worden vastgelegd.

4.2 Geen beheersoftware in gebruik (2)

Heeft u nog geen beheersoftware in gebruik? Of maakt u nu geen gebruik van uw beheersoftware?

Met deze aanpak stemt u uw informatiebehoefte voor het beheren van de openbare ruimte

specifiek af op de situatie in uw eigen gemeente. De aanpak bestaat uit de volgende onderdelen:

Inventariseren van bestaande inhoud BGT|IMGeo-registratie;

Selecteren van IMBOR-objecten;

Aanvullen met IMBOR-beheerkenmerken;

Vastleggen van de informatiebehoefte.

Inventariseren van bestaande inhoud BGT|IMGeo-registratie.

Ga na wat in uw gemeente is opgenomen in de BGT|IMGeo-registratie. Uw collega’s van de

afdeling GEO hebben deze informatie beschikbaar.

Geef in het overzicht inhoud BGT-IMGeo.xlsx aan in de kolom BGT classificatie (verplicht) welke

objecten uit de BGT daadwerkelijk voorkomen in uw gemeente. Wellicht is er ook al (optionele)

plus- en beheertopografie opgenomen in de BGT|IMGeo-registratie. Geef dit aan op het overzicht

in de kolom Plus classificatie (optioneel).

Deze informatie geeft u inzicht in wat reeds beschikbaar is en waar u in uw werkprocessen direct

gebruik van kunt maken. Objecten die nu nog niet in de BGT|IMGeo-registratie aanwezig zijn maar

u wel nodig heeft voor uw beheer werkprocessen, zullen moeten worden ingewonnen.

16

Selecteren van IMBOR-objecten.

Selecteer per IMBOR-vakgebied (stap 1) in IMBOR de objecten (IMBOR Objecttypen) die u nodig

heeft voor het beheren van de openbare ruimte. Kies indien gewenst voor een verdere detaillering

d.m.v. TypeObject en PlusTypeObject.

Maak hiervoor gebruik van de overzichten op de CROW website. U kunt kiezen uit twee wegen:

Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR

Kies in menu voor bijlage 1 ‘tabel Ordening en presentatie van de beheerinformatie’

Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site

Kies in de Accesdatabase voor ‘match IMBOR-IMGeo’

In IMBOR is de koppeling gelegd tussen IMBOR-objecten en de BGT|IMGeo objecten. Door te

vergelijken met het overzicht inhoud BGT-IMGeo.xlsx ziet u of uw keuze gevolgen heeft voor de

inwinning van geometrie.

Aanvullen met IMBOR-beheerkenmerken.

Geef per IMBOR-object aan welke beheerkenmerken u nodig heeft voor het beheren van de

openbare ruimte. Welke beheerkenmerken u opneemt bij de verschillende IMBOR objecten is

afhankelijk van de situatie in uw gemeente en wordt bepaald door onder meer de gevolgde

werkprocessen, stedelijkheidsgraad, risico-acceptatie, enz.

Voor het inventariseren van op te nemen beheerkenmerken per IMBOR object zijn bij het CROW op

de website overzichten beschikbaar. U kunt kiezen uit twee wegen:

Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR

Kies in menu voor ‘tabellen objectgegevensbeheer’

Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site

Kies in de Accesdatabase voor ‘attributen per IMBOR objecttype’

Vastleggen van de informatiebehoefte.

Leg de verzamelde gegevens (=uw informatiebehoefte) vast in een overzicht per discipline.

Beschrijf per beheerobject welke beheerkenmerken moeten worden vastgelegd.

4.3 Beheersoftware in gebruik

Heeft u één of meerdere beheerpakketten in gebruik? En bieden deze een basis voor gebruik in de

toekomst? Dan vertaalt u de gebruikte gegevens naar de landelijke standaarden. Uw leverancier

kan u hierbij helpen. De aanpak bestaat uit de volgende onderdelen:

Inventariseren van bestaande inhoud BGT|IMGeo-registratie;

Inventariseren van de objecten en beheerkenmerken die in uw beheersoftware worden

gebruikt;

Synchroniseren met IMBOR en BGT|IMGeo;

Aanvullen met andere (analoge) bronnen;

Vastleggen van de informatiebehoefte.

Inventariseren van bestaande inhoud BGT|IMGeo-registratie.

Ga na wat in uw gemeente is opgenomen in de BGT|IMGeo-registratie. Uw collega’s van de

afdeling GEO hebben deze informatie beschikbaar.

17

Geef in het overzicht inhoud BGT-IMGeo.xlsx aan in de kolom BGT classificatie (verplicht) welke

objecten uit de BGT daadwerkelijk voorkomen in uw gemeente. Wellicht is er ook al (optionele)

plus- en beheertopografie opgenomen in de BGT|IMGeo-registratie. Geef dit aan op het overzicht

in de kolom Plus classificatie (optioneel).

Deze informatie geeft u inzicht in wat reeds beschikbaar is en waar u in uw werkprocessen direct

gebruik van kunt maken. Objecten die nu nog niet in de BGT|IMGeo-registratie aanwezig zijn maar

u wel nodig heeft voor uw beheer werkprocessen, zullen moeten worden ingewonnen.

Inventariseren van de objecten en beheerkenmerken die in uw beheersoftware worden

gebruikt

Laat een uitdraai maken van alle objecten die door de beheersoftware gebruikt worden en geef aan

welke beheerkenmerken worden bijgehouden van deze objecten. Als er definities beschikbaar zijn

van objecten en beheerkenmerken deze meenemen, dit helpt u bij de synchronisatieslag met

IMBOR.

Synchroniseren met IMBOR en BGT|IMGeo

Synchroniseer de lijst met objecten en beheerkenmerken die in uw beheersoftware worden

gebruikt met de landelijke standaarden BGT|IMGeo en IMBOR. Vertaal de gebruikte objecten naar

een object uit IMBOR (ObjecttypeGroep, Objecttype, TypeObject, PlusTypeObject) en de

beheerkenmerken naar kenmerken uit het IMBOR (naamgeving, geometrietype, domeinwaarden).

Voor het vertalen van de beheerobjecten naar een object uit IMBOR is bij het CROW op de website

een overzicht beschikbaar. U kunt kiezen uit twee wegen:

Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR

Kies in menu voor bijlage 1 ‘tabel Ordening en presentatie van de beheerinformatie’

Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site

Kies in de Accesdatabase voor ‘match IMBOR-IMGeo’

Voor het vertalen van op te nemen beheerkenmerken per IMBOR object zijn bij het CROW op de

website overzichten beschikbaar. U kunt kiezen uit twee wegen:

Via de CROW-kennisbankmodule IMBOR

Kies in menu voor ‘tabellen objectgegevensbeheer’

Via de IMBOR-catalogus op de CROW-site

Kies in de Accesdatabase voor ‘attributen per IMBOR objecttype’

Aanvullen met andere (analoge) bronnen

Ga na welke andere informatie de afdeling beheer openbare ruimte nu ook ter beschikking heeft?

Denk aan excel-lijsten, kaartenbakken, etc. Welke van deze gegevens hiervan gebruikt u nu ook

voor uw dagelijks werk? Beoordeel of deze gegevens toegevoegd moeten worden aan het overzicht

van objecten en beheerkenmerken.

Vastleggen van de informatiebehoefte

Leg de verzamelde gegevens (=uw informatiebehoefte) vast in een overzicht per discipline.

Beschrijf per beheerobject welke beheerkenmerken moeten worden vastgelegd.

18

4.4 Afronden beschrijving informatiebehoefte

In zowel het geval dat u op dit moment al beheersoftware gebruikt als in het geval dat dit niet zo

is, wordt tenslotte per object en per beheerkenmerk geïnventariseerd wat de benodigde actualiteit,

nauwkeurigheid en volledigheid van deze informatie moet zijn.

Actualiteit

Ga na hoe vaak u een bepaald gegeven (object en beheerkenmerk) gebruikt.

(dagelijks), wekelijks, maandelijks, (kwartaal), halfjaarlijks, jaarlijks, tweejaarlijks, incidenteel

bij calamiteiten, …

Leidt hieruit af wat de benodigde actualiteit van een gegeven is. Geef ook aan of een gegeven voor

een bepaalde datum actueel moet zijn (bijvoorbeeld in verband met bestekken). Maak een

onderscheid tussen actualiteit van objecten en actualiteit van beheerkenmerken.

Nauwkeurigheid

Ga na wat de benodigde nauwkeurigheid van een gegeven (object en beheerkenmerk) is voor uw

werkproces.

Volledigheid

Geef per object aan of er behoefte is om het gebiedsdekkend op te nemen. Of bijvoorbeeld alleen

binnen de bebouwde kom, daarbuiten of in het centrum.

Deze eisen ten aanzien van de actualiteit, nauwkeurigheid en volledigheid voegt u toe aan het

eerder opgestelde overzicht waarin de informatiebehoefte is opgenomen.

19

5 Stap 3: Analyse informatiebehoefte

Na de eerste inventarisatie van de informatiebehoefte zal kritisch beoordeeld moeten worden of

alle objecten en beheerkenmerken op het overzicht daadwerkelijk nodig zijn voor het uitvoeren van

de beheerprocessen. Aan zowel het opbouwen als bijhouden van gegevens zijn immers kosten

verbonden. Daarnaast hebben gegevens die nooit worden gebruikt geen gebruikswaarde, omdat er

geen controles plaatsvinden op actualiteit en juistheid ervan. Toekomstig hergebruik van deze

gegevens door anderen zou dan tot verkeerde conclusies kunnen leiden.

De analyse van de informatiebehoefte bestaat uit het leggen van een koppeling tussen de

op de overzichten opgenomen objecten en beheerkenmerken (stap 2) en de geïnventariseerde

taken en werkprocessen (stap 1). Daarnaast een analyse van de opgenomen objecten en

beheerkenmerken in relatie tot de gebruikte beheermethodiek. Daarmee ontstaat een beschreven

informatiebehoefte die één op één is gekoppeld aan de beheerprocessen en getoetst is aan de door

de gemeente gebruikte beheermethodiek. Het resultaat van deze stap is een overzicht van de

informatiebehoefte, uitgewerkt in objecten en bijbehorende beheerkenmerken en afgestemd op de

landelijke standaarden.

5.1 Analyse in relatie tot taken en werkprocessen

Ga voor de analyse van de informatiebehoefte kritisch na of genoemde objecten en

beheerkenmerken echt nodig zijn voor de uitvoering van het beheerproces voor de openbare

ruimte. Ga na welke taken en werkprocessen uit het overzicht van stap 1 ondersteund worden door

de objecten en beheerkenmerken verzameld in stap 2.

Het beste resultaat wordt verkregen door hiervoor een collega van een andere afdeling of een

externe adviseur te vragen om de rol van ‘advocaat van de duivel’ te spelen om zodoende echt

kritisch te beoordelen of gegevens nodig zijn voor uitvoering van taken en werkprocessen.

Als aanvulling hierop kan ook de techniek ingezet worden. Er kan bijvoorbeeld worden

gecontroleerd of in de huidige beheersoftware de gegevens in de afgelopen periode daadwerkelijk

ingezien of gebruikt zijn.

Blijven er objecten en beheerkenmerken over die niet aan een werkproces te koppelen zijn?

Objecten en beheerkenmerken die in de afgelopen periode niet gebruikt zijn? Dit zijn dan mogelijk

objecten en beheerkenmerken die niet tot de informatiebehoefte behoren en waarschijnlijk uit het

overzicht verwijderd kunnen worden.

Ook andersom is het goed om te kijken of er voor het uitvoeren van taken/werkprocessen objecten

en beheerkenmerken benodigd zijn die nog niet op de lijst staan. Voeg deze dan toe. Zorg hierbij

voor synchronisatie met standaarden en inventariseer aanvullend de voor deze gegevens geldende

eisen ten aanzien van actualiteit, nauwkeurigheid en volledigheid.

5.2 Analyse in relatie tot beheermethodiek

Tot slot kunt u, op een zelfde wijze als hierboven beschreven, toetsen of de objecten en

beheerkenmerken matchen met de door de gemeente gebruikte beheermethodiek (integraal

beheer, risicogestuurd beheer, gebiedsgericht beheer, assetmanagement). Leidt de gebruikte

beheermethodiek wellicht tot een nog niet eerder benoemde informatiebehoefte.

20

6 Stap 4: Vaststellen informatiebehoefte

In voorgaande stappen is per discipline de informatiebehoefte samengesteld en uitgewerkt in een

overzicht met objecten en beheerkenmerken. Tevens is er een analyse en beoordeling uitgevoerd

op gebruik, kwaliteit en nut en noodzaak van de opgestelde informatiebehoefte. Het is goed om dit

als laatste stap te laten vaststellen in het MT, voordat u gaat starten met de opbouw van de

bestanden.

21

7 Realiseren

Nu er een vastgesteld overzicht is van de

informatiebehoefte, is de volgende stap het

daadwerkelijk verzamelen, inwinnen van de benodigde

informatie. In de aanpak BOR-BGT is dit weergegeven

in de stap “bestanden opwerken”.

Hieronder zijn nog enkele aandachtspunten voor het opwerken van de bestanden opgenomen, die

voortvloeien uit hetgeen eerder is beschreven in dit document.

Informatiebehoefte van andere organisatie onderdelen

In dit document ligt de focus op de informatiebehoefte van beheer openbare ruimte. GEO is

onafhankelijk van de gekozen inrichtingsvariant aan zet om te beoordelen of de inhoud van het

BGT|IMGeo-registratie van de gemeente voldoet aan de informatiebehoefte van de gehele

gemeente. GEO zal de BGT|IMGeo-registratie daarop in overleg met de verschillende betrokken

gebruikers zo nodig aanpassen.

Steekproef kwaliteit reeds aanwezige gegevens

In de situatie dat gegevens overgenomen gaan worden uit bestaande (beheer)registraties is het

goed om een oordeel te vellen over de kwaliteit van deze objecten en beheerkenmerken voordat

begonnen wordt met het omzetten van deze gegevens naar IMBOR terminologie.

Voer hiertoe een steekproef uit naar de kwaliteit (actualiteit, volledigheid, compleetheid) van de

beschikbare gegevens. Beoordeel of de gegevens uit de huidige beheersoftware kunnen worden

hergebruikt of dat het wellicht efficiënter is om gegevens helemaal opnieuw in te winnen.

Uitwisseling via horizontaal berichtenverkeer

Gegevens over beheerobjecten worden door de afdeling BOR met behulp van beheersoftware

vastgelegd in een BOR-registratie. In het horizontale berichtenverkeer tussen BOR en GEO worden

alleen de BGT|IMGeo-objecten uitgewisseld, de IMBOR-beheerkenmerken (zoals bijvoorbeeld

boomnummer en soortnaam) worden niet uitgewisseld.

Om de BGT|IMGeo-registratie beter te laten aansluiten bij het werkproces beheer openbare ruimte

is er geen aggregatieverplichting opgelegd. Dit wil zeggen dat als de beheerder openbare ruimte

BGT|IMGeo-objecten verder wil detailleren m.b.v. IMBOR, hij deze kan uitwisselen met GEO als

aan elkaar grenzende BGT|IMGEO-objecten met gelijke kenmerken op BGT-niveau.

Het is belangrijk om hierover duidelijke afspraken te maken binnengemeentelijk tussen BOR en

GEO, maar ook door GEO, buiten gemeentelijk, met de andere bronhouders.

Mutatiegevoelige beheergegevens

Als beheergegevens alleen op bepaalde momenten beschikbaar moeten zijn, bijv. voor het maken

van een bestek, en wellicht tussentijds veel muteren, kan dit een reden zijn om deze gegevens ad

hoc in te winnen en niet continue te willen beheren. Beoordeel op basis van de mutatiegraad van

gegevens in relatie tot het gebruik van deze gegevens of deze gegevens als beheerobjecten in de

beheersoftware beheerd moeten worden. Toets voordat deze beslissing genomen wordt of er

22

andere organisatie onderdelen zijn binnen de gemeente die deze informatie wel nodig hebben voor

uitvoering van hun werkprocessen.

Fasering

Het invoeren van een nieuw “onbekend” informatiemodel IMBOR en een nieuwe manier van werken

voor de beheerders openbare ruimte vergt veel van de organisatie. De verandercapaciteit van een

organisatie is over het algemeen beperkt. Zorg voor voldoende fasering tijdens het opwerken van

bestanden.

23

Bijlage 1 Overzicht van taken en werkprocessen

beheer openbare ruimte

Taak Ja/Nee?

wegen

groen, bomen en terreinen rioleringen i.s.m. GWSWfaunavoorzieningenspelen

civiele constructies

borden

meubilair

sport

tunnels

water

verkeer

verlichting

…

Overzic

ht

van

taken

en

werkp

rocessen

op

en

bare r

uim

te:

Uit

voerin

g:

- p

eri

odie

k o

nderh

oud /

onderh

oudsw

erk

zaam

heden

- r

ealisatie (

reconstr

ucties e

n n

ieuw

e w

erk

en)

- a

fhandeling v

an k

lachte

n e

n m

eld

ingen

Bele

id e

n v

oorb

ereid

ing

:

Bele

idsvorm

ing

- form

ule

ren b

ele

id

- a

dvis

eri

ng B

&W

Inspectie e

n m

onitori

ng

- I

nspecties

- M

onitore

n/s

chouw

en

Pla

nnin

g e

n b

egro

ting

- o

pste

llen v

an m

eerj

are

npla

nnin

g

- o

pste

llen b

eheer-

en o

nderh

oudspla

nnen,

GR

P

- o

pste

llen jaarb

egro

ting

(

jaarr

ekenin

g,

kadern

ota

, voorj

aars

nota

, pro

ductb

egro

ting)

Voorb

ere

idin

g,

adm

inis

tratie &

toezic

ht

(VAT)

- v

oorb

ere

idin

g r

econstr

ucties e

n n

ieuw

e w

erk

en

(

opste

llen k

oste

nra

min

gen,

werk

pla

nnen,

beste

kken e

n b

este

kste

kenin

gen)

- t

oezic

ht

reconstr

ucties e

n n

ieuw

e w

erk

en

(

dir

ectievoeri

ng,

toezic

ht,

nacalc

ula

tie,

ople

veri

ng e

n o

verd

racht)

- v

oorb

ere

idin

g o

p u

itvoeri

ng b

eheer

en o

nderh

oud

(

opste

llen k

oste

nra

min

gen,

werk

pla

nnen,

beste

kken e

n b

este

kste

kenin

gen)

- t

oezic

ht

op u

itvoeri

ng b

eheer

en o

nderh

oud

(

dir

ectievoeri

ng,

toezic

ht,

nacalc

ula

tie,

ople

veri

ng e

n o

verd

racht)

Pro

jectm

anagem

ent

en c

oörd

inatie

- form

ule

ren p

roje

ctv

oors

tellen (

initia

tief,

definitie

en o

ntw

erp

)

- r

isic

om

anagem

ent

…. -

….

- …

Fysie

ke a

ctiviteiten in d

e o

penbare

ruim

te v

oor

onderh

oud,

verb

ete

ring,

toevoegin

g o

f

wijzig

ingen a

an d

e o

penbare

ruim

te.

24

KWALITEITSINSTITUUT

NEDERLANDSE GEMEENTEN

NASSAULAAN 12 2514 JS DEN HAAG POSTBUS 30435 2500 GK DEN HAAG

T 070 373 80 08 F 070 363 56 82 INFO@KINGGEMEENTEN.NL WWW.KINGGEMEENTEN.NL