introductiekampsvmemos.files.wordpress.com€¦ · Web viewDe organisatie zal duidelijk moeten...

Projectplan OSBc

Introductie week S.V. Memos

Carmen Hendriks2464632LO4B

InhoudInleiding..................................................................................................................................................4

Algemene informatie over het evenement............................................................................................5

Project inhoud........................................................................................................................................9

Korte beschrijving...............................................................................................................................9

Welke activiteiten moeten worden verricht?.....................................................................................9

Gedetailleerd plan..............................................................................................................................9

Sfeerimpressie..................................................................................................................................11

Communicatieplan...............................................................................................................................12

Communicatieplan...........................................................................................................................12

Boodschap....................................................................................................................................12

Doelstelling...................................................................................................................................12

Strategie...........................................................................................................................................14

Risicoanalyse/calamiteitenplan............................................................................................................15

Ongeval op Fontys Sporthogeschool................................................................................................15

Ongeval tijdens de zeskamp op hockeyclub Oranje Rood................................................................15

Ongeval tijdens het moordspel door de stad Eindhoven..................................................................16

Ongeval tijdens het stappen op Stratum..........................................................................................17

Ongeval tijdens evenementen van Purple/Klokgebouw Eindhoven.................................................17

Protocol alcoholwetgeving <18 jaar.................................................................................................17

Brand................................................................................................................................................18

Verzekering......................................................................................................................................18

Bedreigingen voorkomen en oplossen.............................................................................................19

Beheers aspecten KOFTIG....................................................................................................................21

Kwaliteit...........................................................................................................................................21

Kwaliteitseisen van de organisatie...............................................................................................21

Kwaliteitseisen van de papa’s en mama’s....................................................................................21

Waarborging van de kwaliteit van de organisatie........................................................................21

Waarborging van de kwaliteit van de papa's en mama's..............................................................22

Organisatie.......................................................................................................................................22

Commissies...................................................................................................................................22

Organigram...................................................................................................................................23

Facilitaire eisen.................................................................................................................................24

Eisen van de activiteiten...............................................................................................................24

Eisen van de accommodatie.........................................................................................................24

Toelichting eisen...........................................................................................................................24

Facilitair plan....................................................................................................................................25

Tijdsplanning....................................................................................................................................26

Draaiboek.....................................................................................................................................26

Capaciteitsplanning......................................................................................................................26

Tijdsplanning................................................................................................................................26

Informatiesystemen.........................................................................................................................27

Beschrijving systeem distributie en archivering projectinformatie..............................................27

Urendeclaratie..............................................................................................................................27

Geldstromen.....................................................................................................................................27

Bijlagen.................................................................................................................................................28

Route huisartsenpraktijk:.................................................................................................................28

Route ziekenhuis binnendoor...........................................................................................................29

Route ziekenhuis snelweg................................................................................................................30

1ste Infobrief kinderen.......................................................................................................................31

Globale planning introductie Intro the World..................................................................................32

Inleiding Introductie week van S.V. Memos. Tijdens deze week worden de 273 nieuwe studenten van de Fontys sporthogeschool begeleid door 52 oudere jaar studenten. De oudere jaar studenten worden weer begeleid door het bestuur van S.V. Memos. In totaal waren we dit kamp met 9 bestuursleden, waarvan 3 nieuwe bestuursleden die meelopen met dit project als hun eerste daad in het bestuur.

De introductie week is het project wat ik gekozen heb voor OSBc. Deze week speelt zich af in Eindhoven. In deze introductieweek heb ik besloten één hele dag te organiseren. Op deze dag gaan de nieuwe studenten van fontys sporthogeschool een zeskamp beleven bij Oranje Rood op het sportveld, en een moorspel spelen in het centrum van Eindhoven5. Wat centraal staat tijdens het gehele kamp is elkaar op een ludieke manier leren kennen en samenwerken met elkaar. Dit doen ze door elkaar te leren vertrouwen, elkaar te helpen en ondersteunen en elkaar te respecteren.

Algemene informatie over het evenement1. Een globale project beschrijving met daarin de missie en de doelgroepen (minimaal 2

doelgroepen)

Wat er op dinsdag 22 augustus 2017 op het programma staat is een zeskamp en een moordspel. De 25 groepjes worden in het begin in tweeën gesplitst. De helft van de groepen starten met het moordspel in de stad. Hier worden de nieuwe studenten op een ludieke manier uitgedaagd de waarheid bij ouderejaars te achterhalen. Andere helft van de groepen start met de zeskamp op het terrein van Oranje-rood, hier staan verschillende luchtkussens en andere spellen opgesteld waar de verschillende groepen tegen elkaar zullen strijden en met elkaar samen moeten werken. Deze 2 groepen zullen na het middag eten omdraaien.

2. De datum van de realisatie.

Het introductiekamp van S.V. Memos vindt plaats van 21 augustus tot 25 augustus. De dag die ik heb georganiseerd is dinsdag 22 augustus.

3. De opdrachtgever(s).

De opdrachtgevers van dit kamp is FSH en S.V. Memos.

4. De rol van de studenten en een voorlopige communicatielijn.

De rol van mij als student, bestuurslid van S.V. Memos, is het gehele programma van dinsdag organiseren van introductie week van S.V. Memos. Dit houdt in een zeskamp voor de ochtend en de middag en het moordspel voor de ochtend en de middag groep.

Vooraf aan het evenement:

- Vergaderen over de verschillende taken die worden verdeeld onder het bestuur van S.V. Memos.

- Het in elkaar zetten van de zeskamp - Het in elkaar zetten van het moordspel- Inventariseren materiaal- Huur van het materiaal- Kosten van het materiaal - Risico-/veiligheidsanalyse van de locatie en de activiteiten- Communiceren met verschillende stakeholders- Slecht weer-/noodplan

Op de dag van het evenement:

- Ontbijt herberg- Vertrek bij de herberg- Organiseren van het moordspel- Organiseren van de zeskamp- Opvang bij de locatie bij de spijker- Opvang bij de locatie bij oranje-rood- Opbouw van de zeskamp- Organisatie zeskamp ochtend- Organisatie moordspel ochtend- Organisatie middageten

- Organisatie zeskamp middag- Organisatie moordspel middag- Nakijken van de kleedkamers- Organisatie van de luchtkussens ontvangen mee opruimen. - Leerlingen ontvangen voor avond eten bij de spijker

5. De geschatte doorlooptijd (van wanneer tot wanneer lopen de werkzaamheden van het project)

Het werken aan de introductie week van S.V. Memos begon al op 06 maart 2017. Hier werden de eerste stappen gezet in het verdelen van de taken en het promoten voor de papa’s en mama’s de geschatte doorlooptijd duurde tot maandag 28 augustus, dit was de laatste evaluatie datum.

6. De omvang van het aantal uren dat de student aan dit project denkt te gaan werken en een onderbouwing hiervan.

De totale omvang van het aantal uren zal circa 60 uur zijn:

- Vergaderingen 10 uur, 10 x 1 uur- Eerste week van de vakantie voorbereidingen, ma, di, wo, do, van 9.00u tot 17.00u voor 4

dagen lang 32 uur, 4 x 8 uur - Ontwerpen begroting van evenement 2 uur- Het bezichtigen van de locatie voor organisatie e.d. 2 uur- Ontwerpen draaiboek 10 uur- Ontwerpen spelvormen 10 uur- Inventariseren materiaal en huren nieuw materiaal 4 uur - Dag van de realisatie 24 uur met overnachting- Overige taken 2 tot 4 uur

7. De motivatie waarom het evenement een succes wordt.

De eerste reden dat dit kamp een succes wordt is omdat ik al 2x eerder de introductie van S.V. Memos heb mee mogen organiseren en een keer zelf het kamp heb mogen ervaren als nieuwe student van de FSH. De ervaring als student was super leuk, daardoor ben ik ook lid geworden van het bestuur van S.V. Memos. De ervaringen erna om het kamp te organiseren waren ook heel erg leuk. Deze ervaring was wel anders als bestuurslid dit nam stress met zich mee maar wat je terugkrijgt van alle nieuwe studenten is zeker de moeite waard.

De tweede reden is dat het uit ervaring een leuk kamp is waarbij je de nieuwe studenten van FSH op een sportieve, uitdagende en gezellige manier leert kennen. En waarbij je meer te weten kunt komen over hoe onze school in elkaar zit en aan de papa’s en mama’s kun je verder informatie vragen over wat te verwachten op de FSH.

De laatste reden is dat ik door de jaren bij het bestuur een hoop leuke activiteiten heb georganiseerd en heb meegemaakt om er een leuke, sportieve en gezellige dag van te maken.

8. De motivatie waarom het project voldoet aan de kaders, zodat het project een evenement is.

Het project voldoet aan alle kaders die rondom dit project worden geëist. Het project is onderwijs gerelateerd, het is namelijk een introductiekamp voor de eerste jaar studenten van FSH. Het project is sport gerelateerd, dit is doordat ik een zeskamp heb georganiseerd. Daarnaast is het een groot kamp die we met verschillende bestuursleden organiseren.

Ik maak voor alle groepen een draaiboek maken hierin staat per dag de planning in en waar we hulp nodig hebben van de ouderejaars studenten om mee te helpen opbouwen van een onderdeel. Zo ook voor de zeskamp die ik op dinsdag organiseer. Daarnaast zal ik met verschillende externe organisaties afspraken maken denk hierbij aan de accommodatie, de zaak waar we de luchtkussens van huren, etc.

9. Mogelijke hindernissen en beschrijven hoe je die denkt op te lossen.

- Tijdsdruk. Tijdens het evenement zal ik mogelijk ervaren wanneer een tijdsschema niet uit komt door vertraging of bij een mogelijke technische storing. Hier zal ik dan snel op moeten antwoorden en mijn schema te alle tijden aan moeten kunnen passen.

- Onbekende leerlingenDe leerlingen voor wie ik dit evenement ga organiseren zijn voor mij nog geheel onbekend. Andersom zal dit natuurlijk ook het geval zijn. Hierdoor wordt het voor mij denk ik lastiger om een band met deze leerlingen te scheppen. Vanaf het begin af aan zal ik zoveel mogelijk contact met de leerlingen zoeken. Ik zal me natuurlijk voorstellen en tijdens de realisatie zoveel mogelijk rond lopen en me bij de activiteiten voegen.

- Het weer (overmacht situaties)Natuurlijk weet je nooit of het mooi weer zal zijn op de dag van het evenement. Mooi weer is wel noodzakelijk voor het evenement. Wanneer het slecht weer zal zijn, zal er een plan B aan gereikt moeten worden (slechtweerprogramma).

10. Er wordt een voorlopige risicoanalyse gemaakt.

Er zijn verschillende risico’s die op kunnen spelen tijdens dit evenement:

- Het eerste risico dat zich voor zal doen is het weer. Wanneer het in de week van het evenement regent, zal er een alternatief plan moeten worden opgesteld (slecht weer programma).

- Daarnaast zullen er tijdens z’n dag veel risico’s zijn op blessures. De veiligheid van de leerlingen is erg belangrijk. Hier moet goed over nagedacht worden, en goed op ingespeeld worden. Voor de risicoanalyse van de blessures zal een bezichtiging aan de accommodatie worden gebracht. Belangrijke en opvallende opmerkingen/bezichtigingen zullen worden genoteerd.

- Onvoorziene gebeurtenissen, zoals de stroom die uitvalt, niet genoeg water aanvoer vanuit het gebouw.

11. Samenwerkende/ondersteunende partijen.

De andere bestuursleden zullen mij ondersteunen in het organiseren van alle dagen van het kamp. Daarnaast zal ik in contact komen met verschillende externe bedrijven/organisatie/etc. Denk hierbij aan de accommodatie van het kamp en het bedrijf waar we de T-shirts zullen bestellen.

12. Een voorlopige begroting. Er wordt aangegeven wie financieel verantwoordelijk is

Voor het evenement wat ik ga organiseren (zie hierboven beschreven), ben ik geheel financieel verantwoordelijk. Dit gebeurt natuurlijk wel in overleg met de persoon die gaat over de financiën

van het gehele kamp.

Het budget wat we hebben voor de zeskamp en het moordspel is €1.500,-

Het geld wat we hiervoor hebben apart gehouden zal vooral uitgaan naar de huur van het veld van oranje-rood en naar de huur van de materialen bij ESLevents. http://www.eslevents.nl/

13. Het format van de website wordt aangeleverd in een "wordpress" omgeving.

http://www.eslevents.nl/

Project inhoud Korte beschrijvingHet organiseren van één gehele dag van de introductie week van S.V. Memos bij het organiseren van dit project heb ik gekozen voor een projectmatige aanpak. De introductie week van S.V. Memos is een kamp wat jaarlijks terugkomt, zo ook de zeskamp. Dit jaar ga ik de onderdelen op de zeskamp aanpassen en uitdagender maken voor de nieuwe studenten van de FSH. Ook ga ik me bezighouden met het nieuwe onderdeel ‘het moordspel’ op de dinsdag. Dit doe ik samen met de nieuwe bestuursleden van S.V. Memos. Dit zijn Nikita Rot, Rob Honcoop en Roeland de Rijk. Hier is vooral van belang dat de groepen het spel uitvoeren. Op deze manier leren de nieuwe studenten van FSH Eindhoven beter kennen. Tussen de wisseling van de activiteiten lunchen de groepen apart van elkaar op locatie. Aan het einde van de dag krijgen de studenten de mogelijkheid om te douchen en op te frissen. Wanneer het evenement niet door kan gaan in verband met het weer, wordt er overgegaan op het slechtweerprogramma. Voor elk onderdeel deze dag hebben we een bepaald budget om een activiteit te organiseren. De gehele dag is georganiseerd door mij en is uitbesteed aan andere bestuursleden, de dag wordt aangestuurd door mij. Ik heb de leiding over alle begeleiders en stuurt deze aan. Welke activiteiten moeten worden verricht?Voorafgaand aan het project moet er rekening gehouden worden met verschillende facetten. Denk hierbij aan het verzinnen en uitwerken van verschillende activiteiten, het regelen van alle materialen die nodig zijn bij de activiteiten. Daarnaast is het van belang om de externe bedrijven zoals ESLevents, de Spijker en Oranje-Rood op de hoogte te brengen en te houden van de geplande voorbereidingen. Hierbij is bij Oranje-Rood van belang dat we een EHBOplan hebben en dat wanneer het regent er een alternatief plan is, een slechtweer programma. Dit geldt dan ook voor het programma in de stad. Dan is er nog het programma op de dag zelf, hier moet er gezorgd worden dat de begeleiders op de juiste plek staan op de juiste tijd. Dit doen we doormiddel van een draaiboek te maken voor de dag zelf en voor de verschillende programma’s.

Gedetailleerd plan Tijd Wie Wat Waar07:45-8:00 Joeri, Reinier,

Lianne, Carmen, Rob, Roeland

Vertrekken naar Oranje Rood Van Klokgebouw naar Oranje Rood

08:15-8:30 Carmen ESL komt spullen brengen Oranje Rood

08:30-10:00 Joeri, Reinier, Lianne, Carmen, Rob, Roeland + vrijwilligers

Opbouwen zeskamp Oranje Rood

09:00 Nikita, Krijn, Emily Wekken Klokgebouw

09:15 Nikita, Krijn, Emily Ontbijt Klokgebouw

9:30 Rob, Roeland, Nikita

Verplaatsen naar Spijker Van Oranje Rood naar Spijker

9:45 Emily, Carmen Briefing papa’s en mama’s Klokgebouw

10:00-10:30 Joeri, Reinier + vrijwilligers

Spellen bemannen door vrijwilligers, laatste dingen klaarzetten. Welkomst ochtendgroep, spullen wegleggen etc.

Oranje Rood

10:00 Carmen, Krijn, Emily

Kinderen laten vertrekken van Klokgebouw naar Oranje Rood/Spijker.

Vanuit Klokgebouw

10:15 Rob, Roeland, Nikita, Krijn

Start levend cluedo Spijker

10.30 Carmen Aankomst Spijker met muziek, wijzen waar ze stroom kunnen vinden

Oranje Rood

10:30-10:45 Carmen, Joeri + vrijwilligers

Aankomst eerstejaars studenten op zeskamp

Oranje Rood


Start zeskamp deel één Oranje Rood


Ronde 1 zeskamp ochtendgroepen 1 t/m 12

Oranje Rood

13.00-13.30 Rob, Nikita, Roeland, Krijn, Emily

Lunch Spijker Spijker

13.30-13.45 Rob, Nikita, Roeland, Krijn, Emily

Groepen wegsturen van Spijker naar Oranje Rood

Van Spijker naar Oranje Rood


Douchen omkleden groepen 1 t/m 12 Oranje Rood

13.45-14.00 Carmen, Joeri + vrijwilligers

Omkleden groepen 13t/m 25 Oranje Rood

14.00-16.25 Carmen, Joeri + vrijwilligers

Start zeskamp deel twee Oranje Rood

14:00-14:20 Carmen Lunch FSH groepen 1 t/m 12 FSH

14:20-14:30 Carmen Weg sturen groepen 1 t/m 12 van de zeskamp naar de Spijker

Oranje Rood

16.25-17.15 Carmen Omkleden groepen 13t/m 25Kleedkamers controleren!!

FSH

16.25-17.15 Carmen + vrijwilligers

Opruimen Oranje Rood

17.00-17.30 Emily, Krijn Opstarten eten Spijker Spijker

17.15-17.30 Reinier Wegsturen groepen 13 t/m25 naar Spijker

Van FSH naar Spijker

17:15-17:30 Carmen ESL komt spullen halen Ook afsluiten Oranje Rood

Oranje Rood

17:30-18.00 Carmen, Joeri + vrijwilligers

Zelf doucheNaar de Spijker

Van Oranje Rood naar Spijker

18:00-20:00 Gehele bestuur BBQ Spijker, bbq mannen gevraagd Spijker

SfeerimpressieDe introductie van S.V. Memos is opgenomen in het jaarplan van school. Elke student is dus op de hoogte van de introductie en wordt gestimuleerd hier aan deel te nemen. S.V. Memos zal vanaf het begin van het proces de studenten warm maken voor het evenement.

Tijdens de introductie zal alles in het thema staan van de verschillende landen van de wereld. Het bestuur zal kleding en accessoires in het teken van het thema dragen. Ook de muziek van de introdans in gebaseerd op het thema. Er wordt van de groepen verwacht dat ze het thema uitstralen (aan de hand van accessoires, etc.).

Tijdens de introductie zijn er meerdere camera’s (waaronder GoPro’s) aanwezig waarmee de bestuursleden of vrijwilligers foto’s en filmpjes maken. Van al dit beeldmateriaal zal er een aftermovie gemaakt worden en gepubliceerd worden op de site en Facebook van S.V. Memos (post exposure). Sfeer wordt dus ook gecreëerd door middel van het internet. Er zal een Facebook-pagina aangemaakt worden waar filmpjes en foto's te zien zijn om studenten te enthousiasmeren. Tevens is er een internetsite speciaal voor de introductie aangemaakt, waarop studenten informatie kunnen vinden over de gehele week.

CommunicatieplanIn dit hoofdstuk zal het communicatie en sponsorplan worden omschreven. In het communicatieplan wordt omschreven hoe het evenement wordt gerealiseerd. Denk hierbij ook aan hoe de doelgroep en bedrijven die worden bereikt. Daarnaast zal in dit hoofdstuk terugkomen hoe de organisatie aan hun sponsoren komen. Vanuit school zal er €5000,- aan sponsorgeld binnen moeten komen, en tevens is de betaling van de papa’s en mama’s gedekt. Hoe de organisatie dit gaat aanpakken is terug te lezen in het sponsorplan.

CommunicatieplanOm de juiste mensen op de juiste manier te benaderen is er een communicatieplan opgesteld. Hierin wordt nagegaan hoe de verschillende communicatiedoelgroepen benaderd zullen worden. Hieronder volgt een korte samenvatting van het communicatieplan.

BoodschapWat gaan we vertellen en aan wie?

1. Fontys sporthogeschool eerstejaars studenten - Promoten om mee te doen aan de introductie van 2017- Informeren over de verwachtingen gedurende de week, het programma en het thema.2. Bedrijven- Meewerken aan de introductie door het leveren van materiaal, activiteiten, etenswaren, etc.3. Purple en papa’s en mama’s- Informeren over de verwachtingen gedurende de week, het programma en het thema.4. Projectleden- Taken verdelen en controleren. Taken die betrekking hebben met voorbereiding en

uitvoering5. Fontys Sporthogeschool- Betrokken bij de voorbereiding, realisatie en evaluatie van de introductie.- FSH regelt de betaling aan de papa’s en mama’s.- Subsidieverstrekker. - Gebruik accommodatie Fontys Sporthogeschool.

Doelstelling1. Fontys sporthogeschool eerstejaars studenten - Eerstejaars studenten met elkaar in contact laten komen, ter bevordering van de komende

studiejaren.- Eerstejaars studenten kennis laten maken met hun studiestad Eindhoven.- Eerstejaars studenten kennis te laten maken met het studentenleven.- Zoveel mogelijk studenten zicht laten aanmelden voor Intro the World.

Deze doelstellingen zijn uiteindelijk allemaal gebaseerd op het bevorderen en het plezierig maken van de studietijd waar de eerstejaars een start aan gaan maken. “Een goed begin is het halve werk”.

2. Bedrijven- Benaderen om mee te werken aan de introductie door het leveren van materiaal,

activiteiten, etenswaren, etc.3. Purple en papa’s en mama’s- Informeren over de verwachtingen gedurende de week, het programma en het thema.4. Projectleden- Informeren over te taken die vervult moeten worden in de voorbereiding en tijdens de

activiteit5. Fontys Sporthogeschool

- Informeren over de vorderingen en eventuele problemen bespreken.- Vastleggen van accommodatie (zalen, kleedkamers, etc.).- Informatie over de papa’s en mama’s aanleveren.

Hoe gaan we dit vertellen?1. Fontys sporthogeschool eerstejaars studenten - Allereerst krijgen de studenten via Fontys Sporthogeschool een link zodat ze bij de digitale

informatiebrief kunnen komen van de introductie van MEMOS. Hier kunnen de studenten lezen wat de introductie inhoudt en worden ze doorgestuurd naar de site.

- Het meest gebruikte communicatiemiddel zal de website zijn. Op de site https://www.studieverenigingmemos.nl/ zal alle informatie te vinden zijn die de studenten moeten weten en hier kunnen de studenten zichzelf aanmelden.

- Daarnaast gaan we met het bestuur van MEMOS een aantal dagen promoten op Fontys Sporthogeschool wanneer eerstejaars studenten op school aanwezig zijn voor o.a. het passen van kleding bij Hooghuys.

- Ten slotte krijgen de aangemelde studenten via de mail nog belangrijke informatie toegestuurd voorafgaand aan de introductie.

2. Bedrijven- Doormiddel van contact via projectleden. Projectleden zullen mensen en bedrijven moeten

gaan benaderen via de mail of telefoon. 3. Purple en papa’s en mama’s- De communicatie met Purple zal via onze contactpersoon Myrthe Tijhuis verlopen. Op deze

manier gaat de informatie via één lijn naar Purple. - Allereerst krijgen de papa’s en mama’s informatie van ons via de schermen op Fontys

Sporthogeschool en via de facebook.- Ook kunnen de papa’s en mama’s informatie krijgen via de site

https://www.studieverenigingmemos.nl/ - Daarnaast krijgen de papa’s en mama’s door ons via de mail meer informatie.- Tijdens de introductie maken wij gebruik van een whatsappgroep met alle bestuursleden en

papa’s en mama’s. Zo kunnen we op een snelle manier belangrijker informatie verspreiden.- Ten slotte organiseren wij twee informatiebijeenkomsten voor de papa’s en mama’s in de

collegezaal op Fontys Sporthogeschool.4. Projectleden- Projectleden worden via de telefoon, mail en tijdens vergaderingen op de hoogte gehouden

van ontwikkelingen. We gebruiken hiervoor een whatsappgroep met het gehele bestuur.5. Fontys Sporthogeschool- Contactpersonen Matty van Est en Dianne van Vredendaal worden via maandelijkse

overleggen op de hoogte gehouden over de vorderingen.- Bij vragen – van beide kanten – wordt er contact opgenomen via mail of telefoon.

https://www.studieverenigingmemos.nl/


Strategie

Communicatiedoelgroep Communicatiedoelstelling Communicatieboodschap

a. ProductdoelgroepFontys Sporthogeschool eerstejaars

- Eerstejaars studenten met elkaar in contact laten komen, ter bevordering van de komende studiejaren.- Eerstejaars studenten kennis laten maken met hun studiestad Eindhoven. - Eerstejaars studenten kennis te laten maken met het studentenleven.- Zoveel mogelijk studenten zicht laten aanmelden voor Intro the World.

Promoten om mee te doen aan Intro the World.

Informeren over de verwachtingen gedurende de week, het programma en het thema.

b. Fondsenwervings- doelgroep- Bedrijven

Benaderen om mee te werken aan de introductie door het leveren van materiaal, activiteiten, etenswaren, etc.

Meewerken aan de introductie door het leveren van materiaal, activiteiten, etenswaren, etc.

c. Overige partijen- Purple en papa’s en mama’s

Informeren over de verwachtingen gedurende de week, het programma en het thema.

- Informeren over de verwachtingen gedurende de week, het programma en het thema.

d. Projectleden Informeren over te taken die vervult moeten worden in de voorbereiding en tijdens de activiteit

- Taken verdelen en controleren. - Taken die betrekking hebben met voorbereiding en uitvoering

e. Fontys Sporthogeschool Informeren over de vorderingen en eventuele problemen bespreken.Vastleggen van accommodatie (zalen, kleedkamers, etc.).Informatie over de papa’s en mama’s aanleveren.

- Betrokken bij de voorbereiding, realisatie en evaluatie van de introductie.- FSH regelt de betaling aan de papa’s en mama’s.- Gebruik accommodatie Fontys Sporthogeschool.

Risicoanalyse/calamiteitenplanOngeval op Fontys Sporthogeschool Zie calamiteitenplan Fontys Sporthogeschool Ongeval tijdens de zeskamp op hockeyclub Oranje RoodDe volgende ongevallen kunnen gebeuren tijdens de zeskamp, bijvoorbeeld:

- Verzwikkingen, kneuzingen- Wonden (open wond, schaafwonden)- Hersenschudding, val op hoofd- Zonnesteek- Flauwvallen, buiten bewust zijn

Er dient als volgt gehandeld te worden:

- Persoon wordt indien mogelijk (verzwikkingen, kneuzingen, wonden, etc.) begeleidt door de spelleider of de groepsbegeleider naar de EHBO post.

o EHBO post, inclusief complete EHBO koffer is aanwezig tijdens de zeskampo Locatie EHBO post: picknicktafels voor het clubhuiso EHBO personen: Joeri Dorrestein (hoofd zeskamp) & Reinier Wouters

- Persoon is niet in staat zelf naar de EHBO post te komen (hersenschudding, val op hoofd, flauwvallen, buiten bewust zijn, etc.). Persoon wordt in een veilige situatie bewaakt en door iemand anders wordt hulp gehaald bij de EHBO post.

o EHBO personen bekijken de situatie en beslissen welke stappen er ondernomen moeten worden.

o Huisartsenpraktijk: L.H.A.M. Vehmeijer BVAalsterweg 183 5644 RA Eindhoven040-2112935

o Ziekenhuis: maxima medisch centrumDe Run 46005504 DB Veldhoven040 888 8000

o Projectleiders Emily of Carmen worden geïnformeerd Mob Emily: 06 81833725 Mob Carmen: 06 57731129

Ongeval tijdens het moordspel door de stad Eindhoven De volgende ongevallen kunnen gebeuren tijdens het moordspel, bijvoorbeeld:

- Verzwikkingen, kneuzingen- Wonden (open wond, schaafwonden)- Ongeluk in het verkeer - Hersenschudding, val op hoofd- Zonnesteek- Lekke band - Weg kwijt - Flauwvallen, buiten bewust zijn


- Persoon wordt door groepsleiders ter plekke verzorgd (verzwikkingen, kneuzingen, wonden, lekker band, flauw vallen etc.).

o Begeleider heeft ten alle tijden een mobiele telefoon op zak waarmee hulp ingeschakeld kan worden en waarmee de weg kan worden gezocht

o Studenten en begeleider zijn in bezit van een bandenplaksetje o Begeleider is in bezit van een EHBOpakket.

- Begeleider is niet in staat om de persoon ter plekke te verzorgen (hersenschudding, val op hoofd, flauwvallen, buiten bewust zijn, ernstige ongeluk in het verkeer etc.). Persoon wordt in een veilige situatie bewaakt en door iemand anders wordt hulp ingeschakeld. Afhankelijk van de situatie worden de projectleiders of de eerste hulp ingeschakeld.




o Projectleiders Emily en Carmen worden geïnformeerd Mob Emily: 06 81833725 Mob Carmen: 06 57731129

Ongeval tijdens het stappen op Stratum De volgende ongevallen kunnen gebeuren tijdens het stappen op Stratum, bijvoorbeeld:

- Dronkenschap- Verwondingen- Ongeluk in het verkeer - Groepje kwijt - Persoonlijke eigendommen gestolen (telefoon, portemonnee, fototoestel etc.)


- Persoon wordt door groepsleiders ter plekke verzorgd en geholpen o Begeleider heeft ten alle tijden een mobiele telefoon op zak waarmee hulp

ingeschakeld kan worden o Bestuursleden zijn herkenbaar in een donkerrood kleur introductieshirt. Dit als

centraal aanspreekpunt. Daarnaast zijn de papa’s en mama’s gekleed in een donker oranje kleur shirt. Op deze manier weten de kinderen altijd bij wie ze terecht kunnen.

Papa of mama of bestuurslid belt aanspreekpunt Emily of Carmen (mob Emily: 06 81833725 / Mob. Carmen: 06 57731129) Iedere avond zijn er minimaal 2 personen nuchter zodat die studenten kunnen vervoeren met de auto.

- EHBO personen bekijken de situatie en beslissen welke stappen er ondernomen moeten worden.




o Projectleiders Emily of Carmen worden geïnformeerd Mob Emily: 06 81833725 Mob Carmen: 06 57731129

Ongeval tijdens evenementen van Purple/Klokgebouw EindhovenAls er een ongeval gebeurt om of in klokgebouw/tijdens het programma van Purple dan is dit de verantwoordelijkheid van Purple. Purple heeft een ontruimingsplan en veiligheidsmaatregelen getroffen om ongelukken te voorkomen. De vereniging, als SV MEMOS zijnde, vallen tijdens het introductie gedeelte van Purple onder de verantwoordelijkheid van Purple. Het bestuur van MEMOS zal altijd als aanspreekpunt dienen voor de papa’s, mama’s en kinderen en zullen waar zij kunnen de eerstelijnszorg uitvoeren.

Protocol alcoholwetgeving <18 jaarVanaf 1 januari 2014 is er een nieuwe wet en mag er alleen alcohol worden verkocht aan jongeren vanaf 18 jaar. Dit geldt voor alle soorten alcohol: sterke drank, maar ook voor bijvoorbeeld bier, wijn of mixdrankjes. Er verandert nog meer. Jongeren onder de 18 mogen geen alcohol bij zich hebben in openbare ruimtes (op straat, in parken, op evenementen, in cafés enzovoort). Als ze toch alcohol bij

zich hebben, riskeren ze een boete. Ze kunnen deze boete ook krijgen als een blikje of een fles nog dicht is. (Trimbos-instituut; STIVORO)

Memos zal ook dit jaar rekening moeten houden met alcohol in combinatie met studenten die nog geen 18 jaar zijn. Dit zal Memos op de volgende manieren doen:

- Studenten die 18+ zijn krijgen een groen SV Memos bandje met 18+ erop. Studenten die nog geen 18 zijn, krijgen een rood bandje. De studenten krijgen het bandje aan het begin van de week, bij vertoon van ID. Mocht iemand z’n bandje verliezen, dan kan een nieuw bandje gehaald worden bij Emily/Carmen (projectleiders) Dit alleen op vertoon van ID.

- De papa’s en mama’s zullen geïnstrueerd worden over de wetgeving omtrent alcoholgebruik onder 18 jaar. Wordt iemand binnen zijn/haar groepje betrapt op het gebruik van alcohol, dan wordt de papa/mama hierop aangesproken. Ook wordt dit opgeschreven en naderhand overlegd aan Matty en Dianne. Zij bepalen of de betreffende papa/mama uitbetaald krijgt of niet.

- Tijdens activiteiten waar alcohol aanwezig is (kroegentocht, BBQ, etc.) zullen de bestuursleden letten op alcoholgebruik. Dit wordt in eerste instantie gedaan door het kijken naar de polsbandjes. Heeft het bestuurslid het vermoeden dat het kind geen 18 is maar draagt hij/zij wel een polsbandje, dan mag het bestuurslid om ID vragen. Blijkt dat het kind geen 18 is, dan wordt de papa/mama hierop aangesproken en gevraagd hoe het kind aan een polsbandje komt. Ook dit wordt opgeschreven en naderhand overlegd met Matty en Dianne. Zij bepalen wederom of de betreffende papa/mama uitbetaald krijgt of niet.

- Daarnaast tekent elke papa & mama een alcoholconvenant en bevestigd hiermee kennisgenomen te hebben van de regels omtrent alcoholgebruik (klik hier)

- Elke intro kind tekent een alcoholconvenant en bevestigd hiermee kennisgenomen te hebben van de regels omtrent alcoholgebruik (klik hier)

BrandBel 112 als het gaat om een grote brand. Dus als jij vind dat de brand groot is bel je direct! Schreeuw zo hard als je kan BRAND, BRAND, BRAND en zorg dat iedereen weet dat er iets aan de hand is.

- Verzamel op de afgesproken verzamelplek.- Hoofdverantwoordelijke zorgt dat iedereen van de risicoplek weg is.- Papa’s en mama’s checken of iedereen op de verzamelplek aanwezig is.

Bij een kleine brand wordt een van de hoofdverantwoordelijke ingelicht. Hoofdverantwoordelijke gaat met een brandblusser naar de aangewezen plek en probeert de brand te blussen.

VerzekeringDe introductie is in opdracht van Fontys Sporthogeschool georganiseerd. Dit wil zeggen dat dit van bovenaf wordt aangestuurd door de directie. Fontys is hoofd- en eindverantwoordelijk voor de introductie. Tijdens het introductie gedeelte van Purple is de organisatie van Purple hoofdverantwoordelijk en dus verzekerd voor alle ongevallen die zouden kunnen gebeuren. Op deze manier is SV MEMOS niet aansprakelijk voor ongelukken.

Bedreigingen voorkomen en oplossen

Wat Hoe te voorkomen/oplossenDe studenten komen te laat voor de opening Van tevoren de tijden goed te communiceren.

Er is in de planning al rekening gehouden dat er studenten te laat kunnen komen (trein gemist, fiets vergeten etc.). Te laat komende studenten opbellen en vragen waar ze blijven.

De betaling loopt niet volgens plan (pinautomaat werkt niet, lange rij etc.)

Van tevoren een duidelijke indeling maken met taken en dit organisatorisch goed uitdenken. Studenten van elkaar geld laten lenen en dit ’s avonds aan elkaar terugbetalen. Wanneer er grote bedragen in de kas zitten, i.v.m. de veiligheid tijdelijk bij de receptie leggen.

Studenten hebben geen fiets bij Van tevoren duidelijk communiceren dat een fiets essentieel is tijdens de intro. Opties aandragen voor het lenen van een fiets van kennis/vriend(in) of OV-fiets. Studenten die geen fietsen bij hebben, kunnen eventueel bij studenten uit hun groepje achterop.

De weersomstandigheden zijn slecht (onweer/regen etc.)

Het slechtweerplan wordt ingeschakeld. Hiervoor zijn zalen gereserveerd op FSH.

ESL (luchtkussenverhuur) komt niet opdagen. Duidelijk afspraken maken over tijd en locatie. Afspraken op papier zetten. Bij afwezigheid wordt de contactpersoon gebeld.

Eigenaar van Oranje Rood de hockeyclub is niet tijdig aanwezig.

Duidelijke afspraken vooraf met deze eigenaar op papier zetten. Wanneer hij niet tijdig aanwezig is, wordt hij gebeld.

Studenten die komen helpen tijdens de zeskamp zijn niet op tijd aanwezig.

Vooraf duidelijke afspraken maken met deze studenten en deze op papier zetten. Wanneer zij niet op tijd aanwezig zijn worden deze studenten gebeld. Hun taken worden overgenomen door papa’s en mama’s (groepsbegeleiders).

ESL (luchtkussens) zijn niet op tijd opgebouwd. Vooraf extra veel tijd en studenten inplannen voor deze opbouw. Wanneer we merken dat dit niet op tijd gaat lukken, extra papa’s en mama’s inschakelen om te komen helpen.

ESL (luchtkussens) werken niet, er is niet genoeg stroom, water, etc.

Vooraf wordt met de hockeyclub afgesproken om hier naar te kijken om onzekerheden te voorkomen. Wanneer dit fout gaat wordt er ter plekke een oplossing bedacht in overleg met de hockeyclub. Dit zal inhouden dat er naar de stroom gekeken gaat worden, er eventueel extra haspels gehaald gaan worden op FSH, bij het indoorsportcentrum. Wanneer er problemen optreden met het water, zullen extra mensen ingeschakeld worden om water te sjouwen.

Er is te weinig eten voor het aantal personen dat er rondlopen op de hockeyclub.

Er wordt vroegtijdig en duidelijk gecommuniceerd met de hockeyclub over het

aantal eters. Als er te weinig eten is, wordt dit ter plekke opgelost met de hockeyclub. Een alternatief: tosti’s, broodje frikadel en broodje kroket.

Het weg starten van de groepjes van het spel in de stad verloopt onrustig.

In de planning rekening houden met 3 bestuursleden op deze taak om de groepen onder controle te houden en het weg starten soepel te laten verlopen. Wanneer dit niet soepel verloopt, worden de projectleiders op de hoogte gebracht en ingeschakeld.

Het opruimen van de zeskamp loopt ongestructureerd en duurt lang.

Vooraf een goede planning maken welke personen mee helpen tijdens het opbouwen/afbouwen. De groepsbegeleiders inschakelen mee op te ruimen en op te bouwen. Wanneer dit niet wordt nageleefd, kunnen er begeleiders/studenten gevraagd worden om alsnog mee te helpen.

De groepjes zijn de weg kwijt op weg naar de Spijker

Door de begeleiders een routebeschrijving mee te geven, moet dit voorkomen kunnen worden. Indien deze beschrijving niet voldoende is, kan er gebeld worden naar de projectleiding.

Het klaarleggen van de slaapspullen duurt erg lang. Het is onoverzichtelijk.

De bestuursleden zijn er om dit geheel aan te sturen. Wanneer dit te lang duurt worden groepjes die al klaar zijn, beloond door al naar de stad te gaan.

Een student raakt zijn groepsbegeleider en groepje kwijt op Stratum tijdens de stapavond.

Van tevoren zijn de telefoonnummers uitgewisseld van de groepsbegeleiders en van de hoofdorganisatie. Wanneer ze elkaar kwijt zijn, kan er gebeld worden naar de verschillende nummers. Ook zijn de bestuursleden en de rest van de groepsbegeleiders te herkennen aan een bepaald kleur shirt. Dit kan ook helpen om elkaar terug te vinden.

Studenten zijn niet op tijd in het Klokgebouw. Door duidelijk tijdsafspraken te maken, zorgen we ervoor dat alle groepjes op tijd in het Klokgebouw zijn. Als dit niet wordt nageleefd, zullen de groepsbegeleiders en bestuursleden hier druk achter zetten en ze z.s.m. naar het Klokgebouw brengen.

De studenten ruimen de ontbijt/lunchpakketjes niet op en heel het terrein wordt een grote vuilnisbelt.

De groepsbegeleiders komen de lunch/ontbijtboxen halen en moeten deze ook terug komen brengen bij het bestuur. Wanneer dit niet gebeurd, zullen de groepjes niet starten met de activiteit en zullen ze hierop aangesproken worden.

Beheers aspecten KOFTIGKOFTIG staat voor: Kwaliteit, Organisatie, Faciliteiten, Tijd, Informatie en Geld. Deze punten hebben allemaal betrekking tot het evenement en zullen stapsgewijs uitgelegd worden.

KwaliteitOm de kwaliteit te behalen moeten er kwaliteitseisen opgesteld worden. Hieronder worden de kwaliteitseisen aangegeven van Intro the World.

Kwaliteitseisen van de organisatieOm de kwaliteit te waarborgen binnen de organisatie zorgt S.V. Memos ervoor dat:

- S.V. Memos is goed bereikbaar via email of social media (antwoord binnen 24 uur);- De organisatie van de introductie legt verantwoording af aan de opdrachtgever Fontys Sport

Hogeschool- De organisatie reageert snel op vragen van sponsoren, deelnemers en vrijwilligers;- De organisatie geeft voldoende en duidelijk informatie over het evenement;- De organisatie zorgt voor alle benodigdheden die nodig zijn voor het evenement;- De organisatie moet voldoende voorbereid zijn op het evenement;- De organisatie zorgt voor een draaiboek voor zowel deelnemers, vrijwilligers als voor de

projectleden;- De organisatie reageert snel op veranderingen/incidenten tijdens het evenement.

Kwaliteitseisen van de papa’s en mama’sPapa’s en mama’s spelen een belangrijke rol binnen het evenement. Deze staan het dichts bij de kinderen en kunnen het beste de kwaliteit van het evenement bewaken. De volgende kwaliteitseisen zijn opgesteld:

- De papa's en mama's zorgen ervoor dat deze bekend zijn in Eindhoven en de deelnemers wegwijs door Eindhoven kunnen maken;

- De papa's en mama's zorgen voor sfeer binnen hun groep, de kinderen moeten het naar hun zin hebben;

- De papa's en mama's zijn het eerste aanspreekpunt voor de kinderen. Deze kunnen de vragen die deze stellen beantwoorden;

- De papa’s en mama’s zijn beschikbaar voor alle activiteiten die plaatsvinden tijdens de introductie;

- De papa's en mama's dragen verantwoordelijkheid over de kinderen. Hierbij wordt er gedacht aan alcohol gebruik en veiligheid. Wij zullen hier extra streng op zijn.

- De papa's en mama's zijn de gehele week van de introductie beschikbaar. Dit geldt van maandag 21 augustus tot en met vrijdag 25 augustus. Ook worden zij geacht aanwezig te zijn bij de informatiebijeenkomsten.

Waarborging van de kwaliteit van de organisatieOm te zorgen dat de kwaliteit binnen de organisatie goed verloopt is er afgesproken dat er iedere week vergaderd wordt over het evenement. Alle ontwikkelingen zullen vervolgens op mail gezet worden en gestuurd naar alle projectleden. Daarnaast zal er geregeld contact op genomen worden met de contactpersoon van de opdrachtgever. Dit om de ontwikkeling van het evenement goed te bespreken. Daarnaast wil de organisatie dat deze goed bereikbaar zijn voor deelnemers en vrijwilligers. Om dit te realiseren zal er door de organisatie een gezamenlijke mail komen waar deelnemers en vrijwilligers vragen naar toe kunnen sturen. Deze mailtjes moeten binnen 24 uur beantwoord worden door een iemand van de organisatie.

Waarborging van de kwaliteit van de papa's en mama'sDe organisatie zal duidelijk moeten communiceren naar de papa's en mama's met de juiste informatie over het evenement. Het is van groot belang dat dit goed wordt gedaan. Zodra dit goed wordt gedaan zal het ervoor zorgen dat deze een duidelijk en helder beeld hebben wat er van hun verwacht wordt. Papa's en mama's zijn namelijk de belangrijkste schakel tussen de kinderen en de organisatie. Deze verantwoordelijkheid moet bij de papa's en mama's duidelijk zijn. Er zal daarom een selectie gemaakt worden van de aanmelding als papa of mama. Deze selectie zal gedaan worden door leden van het bestuur. Door middel van deze selectie ronde wil de organisatie hiervoor de kwaliteit bewaken. Daarnaast zullen er bijeenkomsten gepland worden met de papa's en mama's om informatie te geven over het evenement zodat ze weten wat er te wachten staat en wat er van hen verwacht wordt. Organisatie Hieronder wordt er uitgebreid verteld wat bij welke commissie hoort. Commissies Om duidelijkheid te krijgen binnen de organisatie is er een taakverdeling gemaakt op basis van verschillende commissies. Elke commissie bedraagt 1, 2 of 3 bestuursleden die de bijbehorende taken gaan regelen. De organisatie kan dan zien wie verantwoordelijk is voor welke taak.

Commissie thema en PRIntrodans makenAankleding m.b.t. het thema bedenken/ uitvoerenPromotie van de introweek (papa’s en mama’s)Promotie van de afterparty

Commissie logistiek Busje regelen voor vervoer van slaapspullen naar het Klokgebouw en voor materiaal naar de zeskamp locatie.Routes en plan maken voor de fietstocht en vervoer met de auto naar het Klokgebouw/naar de stad.

Commissie eten en drinken Bij Albert Heijn/Plus/Aldi/etc. kijken naar sponsormogelijkheden (sponsoren van eten, drinken, geld, etc.)

Commissie dinsdag zeskamp (locatie: EMHC)Draaiboek (tijdschema, plattegrond, materiaallijst, taakverdeling, etc.)Afstemming met de fotospeurtochtSpringkussens regelen ESLActiviteiten bedenken

Commissie dinsdag MoordspelLocatie: Centrum EindhovenVerhaallijn bedenkenDraaiboek (tijdschema, plattegronden, materiaallijst, taakverdeling, etc.)Afstemming met zeskamp

Commissie foto en videoHuren/regelen van fototoestellen en camera’sFoto en videomateriaal maken gedurende de gehele intro/taken verdelenFoto’s en video’s na de intro op de site/Facebook plaatsen

Commissie sponsoring Sponsoren zoeken voor de introductieAfter-party regelen bij Café SpijkerShirts regelen voor de papa’s en mama’s, kinderen en bestuur

Commissie slecht weer planDraaiboek dinsdag

Commissie financiën BegrotingControle uitgaven en inkomstenRegeling betaling kinderenRegeling uitbetaling papa’s en mama’s (na overleg met Fontys en Purple)

OrganigramOm Intro the World goed op de kaart te brengen is er een organigram gemaakt. Hier is te zien hoe het evenement in elkaar steekt en welke partijen er allemaal bij betrokken zijn. Daarnaast zullen er verschillende taken nog extra worden gedaan door projectleden. Deze taken kunnen losstaan van wat er in het organigram staat. Het evenement werkt vanuit drie projecthoofden. Deze zijn verantwoordelijk voor het evenement. Onder deze staan de projectleden. Deze hebben ieder een verantwoordelijke taak. De projectleden zijn hier alleen verantwoordelijk voor maar mogen ook ingezet worden bij andere activiteiten.Daaronder vallen de papa's en mama's. Deze zijn verantwoordelijk voor het begeleiden van de groepjes, maar staan onder toezicht van het bestuur. Deze moeten de papa's en mama's goed instrueren wat er van hun wordt verwacht. Dit kan zowel bij een activiteit zijn als tijdens het Purple programma.

HoofdverantwoordelijkeEmily & Carmen

Fontys Sporthogeschool Matty & Dianne Bestuur

Papa's en mama's

Kinderen

Purple

Myrthe Tijhuis

Facilitaire eisenOm alle activiteiten te kunnen doen zullen de activiteiten moeten voldoen aan een aantal eisen. Daarnaast zullen er ook eisen gesteld moeten worden aan accommodatie. Deze moeten namelijk in staat zijn om de hoeveelheid deelnemers aan te kunnen. Om een duidelijk beeld te geven aan deze eisen volgt hieronder een opsomming wat de projecthoofden hebben gesteld aan zowel de activiteiten als de accommodatie.

Eisen van de activiteitenDe activiteiten moeten voldoen aan de volgende eisen:Het moet aansluiten bij de doelgroep.Het moet bij de opleiding passen (sport gerelateerd)Het kennis maken met de stad Eindhoven moet erin verwerkt zijn. Het moet veilig en verantwoord zijn. De kans op ongelukken of problemen moeten uitgesloten worden. De studenten moeten een binding krijgen met elkaar door middel van de activiteiten. Activiteiten moeten veilig zijn.

Eisen van de accommodatieDe accommodatie moeten voldoen aan de volgende eisenDe accommodaties moeten een grote groep van +/- 325 studenten aankunnen De accommodaties moeten gelegen zijn in Eindhoven in de buurt van de Genneper parken.De accommodatie moet beschikbaar zijn van 21 tot en met 25 augustus 2017De accommodatie heeft de beschikking van water en elektriciteit. Het heeft ook een bar ter beschikking om eten en drinken te kopen.De accommodatie heeft de beschikking van sanitair en overnachting. Dit het liefst met bewaking.

Toelichting eisenDe activiteiten moeten voldoen aan de eisen om ervoor te zorgen dat het evenement een groot succes wordt. De eisen die gesteld zijn voor de activiteiten heeft te maken met het bereiken van onze doelstellingen. De doelstellingen van het evenement staan omschreven in hoofdstuk 1. De projecthoofden vinden het belangrijk dat de activiteiten aansluiten bij de doelgroep. Dit omdat MEMOS studenten op deze manier probeert te werven.

De eisen die gesteld zijn aan de accommodatie heeft te maken dat er verwacht wordt dat een grote groep deelneemt aan de introductieweek. De accommodatie die dan ter beschikking wordt gesteld moet hier dan wel aan voldoen. Omdat de opleiding gelegen is in de Genneper Parken is het handigste om de accommodatie in de buurt van de opleiding te houden. Er zal ook gebruik worden gemaakt van luchtkussens en waterspellen. Hierdoor moet de accommodatie beschikken over water en elektriciteit.

Facilitair planIn het facilitair plan zal worden omschreven hoe Studievereniging MEMOS aan alle facilitaire behoefte zal voldoen.

AccommodatieDe accommodatie die voor het evenement wordt gebruikt zijn de velden van hockeyvereniging Oranje-Rood. Deze accommodatie heeft de beschikking over twee kunstgrasvelden. Op de kunstgrasvelden kan de zeskamp plaatsvinden. Er is hier de beschikking over elektriciteit en water. Omdat dit semi-velden zijn kunnen we gebruiken maken van groene zeep zonder dat dit het veld aantast

ZeskampDe activiteit zeskamp zal plaatsvinden op het kunstgrasveld van de hockeyclub Oranje Rood. Voor de zeskamp zullen er ook materialen geregeld moeten worden. Deze materialen zullen geregeld worden bij ESL. Dit is een bedrijf die luchtkussens en andere zeskamp materialen verhuurt. Hier heeft Studievereniging MEMOS vorig jaar tijdens de introductie en tijdens de Interacademiale 2013 en voorgaande introducties al mee samengewerkt.

MoordspelOmdat er dit jaar vanuit Purple op woensdag een soort fotospeurtocht gehouden wordt willen wij dit niet doen. Wij hebben er voor gekozen om het spel levend cluedo te spelen. Alle groepen gaan apart van elkaar op zoek naar een persoon (papa of mama) die ze wat meer kan vertellen van het verhaal. Het is de bedoeling dat de groepjes het spel uitspelen en er zo achter komen wie de dader is.

EHBOTijdens het evenement moet er EHBO aanwezig zijn. Alle projectleden en begeleiders zijn in bezit van een EHBO diploma. De EHBO koffer is altijd aanwezig bij het bestuurs gedeelte van de slaapplek. Tijdens de zeskamp is er een EHBO post aanwezig.

SlaapplaatsenDe studenten, alle papa’s en mama’s en de bestuursleden slapen de gehele introductie in het Klokgebouw. De organisatie van de Intro the World heeft ervoor gekozen om de studenten van Fontys Sporthogeschool allemaal bij elkaar in een zaal te laten slapen. Er zijn voldoende facilitaire voorzieningen en er is continue bewaking aanwezig.

EtenEr zal voor zowel de kinderen als de papa’s en mama’s eten geregeld moeten worden.

Iedere dag ontbijten wij bij het Klokgebouw. Wij hebben onze voorkeur aan Purple door moeten geven en zij regelen via First Vision (cateringbedrijf) ons ontbijt. De lunch en het avondeten nuttigen wij iedere dag bij de Spijker, behalve op donderdag. Dan is het voor de studenten zelf om bij het Purple festival wat te eten. Hier zullen genoeg en verschillende etenskramen staan.

TijdsplanningIn deze paragraaf zal de tijdsplanning uitgelegd worden. Niet alleen van de voorbereiding voor het evenement. Hier zullen ook de draaiboeken van zowel de organisatie, de papa's en mama's als het deelnemers-draaiboek worden toegelicht. De complete draaiboeken zijn te vinden in de bijlagen.

DraaiboekEr zullen voor dit evenement draaiboeken gemaakt moeten worden. De draaiboeken van de projectleden zullen voornamelijk op het controleren en het organiseren van het klaarzetten, begeleiden en opruimen van activiteiten. Deze draaiboeken vindt u in de bijlagen.

Naar de projectleden zal er ook voor de papa's en mama's een draaiboek gemaakt worden. In dit product zal het verder worden genoemd als de Bijbel. In een Bijbel staan alle dingen wanneer welke persoon waar wordt verwacht en zijn taakomschrijving. Ze volgen het programma en zorgen ervoor dat het groepje compleet en op tijd verschijnt bij het onderdeel. Een voorbeeld van zo’n draaiboekje vindt u, wederom, in de bijlagen.

Voor de deelnemende studenten zal een globaal draaiboek op de site verschijnen. De deelnemers kunnen dan zien wat voor activiteiten en zullen plaatsvinden gedurende introductie.

CapaciteitsplanningTijdens het evenement is er een centrale locatie. Deze locatie is het Klokgebouw.

Voor de slaapplaats zijn voldoende stapelbedden opgezet zodat iedere student een goede nachtrust heeft.

TijdsplanningIn de tijdsplanning wordt weergegeven wanneer welke opdracht af wordt gemaakt. Dit om te zorgen dat het evenement kan plaatsvinden. De tijdsplanning word gecontroleerd door de organisatie van Intro the World, Emily Boomaars & Carmen Hendriks. Zij controleren dat alles op tijd (!) geregeld is voorafgaand aan de introductie.

InformatiesystemenIn deze paragraaf worden de verschillende informatiesystemen omschreven en toegelicht. Informatiesystemen houden in hoe Studieverenging MEMOS gaat zorgen dat de informatie binnen komt bij zowel de doelgroep als de papa’s en mama's. Maar ook zal er uitgelegd worden welke informatiesystemen er tijdens het evenement worden gebruikt.

Beschrijving systeem distributie en archivering projectinformatieDe doelgroep zal door middel van het internet (mail en site) geïnformeerd worden. Dit zal door middel van verschillende vormen gedaan worden. Zo zal er een site gemaakt worden https://www.studieverenigingmemos.nl/ waar alle informatie te vinden zal zijn. Daarnaast zal er door social media (facebook en twitter) de doelgroep geënthousiasmeerd worden.

Daarnaast krijgen alle nieuwe eerstejaars studenten een brief thuis toegestuurd met daarop informatie over het nieuwe schooljaar. Hier komt ook informatie gaande de introductie in. Deze infobrief kunt u terugvinden in de bijlagen.

In de weken voor de zomervakantie vinden er pasdagen voor alle nieuwe studenten plaats. Tijdens deze weken worden de nieuwe studenten warm gemaakt voor de introductie. Er zal een stand staan met daar informatie, folders, foto’s en filmpjes van de introductie. De bestuursleden en papa’s en mama’s praten met de studenten en proberen inschrijvingen voor de introductie te regelen.

Tijdens het evenement zal er veel gebruik worden gemaakt van film en foto materiaal. De papa's en mama's hebben eigen telefoons mee waar deze mee kunnen filmen tijdens de introductie. Daarnaast zijn er verschillende camera’s en go-pro’s gehuurd om foto’s en filmpjes te maken door het bestuur gedurende de introductie. Ook zal er na het evenement worden gevraagd aan de deelnemers of deze nog filmpjes/foto's hebben van het evenement. Deze worden uiteindelijk gepubliceerd op zowel website van MEMOS, Bacebook als YouTube en Instagram.

UrendeclaratieDe papa’s en mama’s krijgen voor de hele week betaald vanuit Fontys Sporthogeschool. Na de introductie geven de projectleiders aan de persoon van de financiën door wie er papa of mama zijn geweest. De papa’s en mama’s vullen dan een declaratieformulier in en sturen dit terug naar Fontys. SV Memos hoeft hier verder niks meer voor te doen, Fontys handelt dit verder af.

GeldstromenIn deze paragraaf zullen de kosten die gemaakt worden tijdens het evenement besproken worden. Alles wat gedaan moet worden zal betaald moeten worden door MEMOS in samenwerking met Fontys Sporthogeschool. Om hierover een duidelijker beeld te geven is er een begroting gemaakt.


BijlagenRoute huisartsenpraktijk:

Route ziekenhuis binnendoor

Route ziekenhuis snelweg

1ste Infobrief kinderen

Beste toekomstige studenten,Wij zijn MEMOS, dé studievereniging van de Fontys Sporthogeschool.

Wij organiseren ieder jaar vele feestjes en toernooien en zorgen voor vele kortingen en acties voor onze leden. Voor een klein bedrag per studiejaar kun je al lid worden en profiteer je van al onze acties en kortingen. Als hoogtepunten organiseren wij ieder jaar een toffe introductie en het

kerstgala. Samengevat een heleboel gezelligheid, alles wat je studententijd helemaal compleet maakt!

De introductie zal plaatsvinden van 21 augustus tot en met 25 augustus 2017. Tijdens deze week staat kennismaking en gezelligheid centraal. Samen met je (intro) mama/papa en andere eerstejaars studenten vorm je een introgroepje.

Tijdens deze dagen staan een hoop leuke activiteiten en feestjes op het programma. Dit is de ideale manier om je medestudenten, de stad Eindhoven en Studievereniging MEMOS te leren kennen.

Op maandag zullen jullie mee doen met de introductie van Fontys Sporthogeschool. Die middag zien jullie ons al bij de binnenkomst en tijdens het dansen.Dinsdag hebben wij voor jullie een sportactiviteit vlakbij het schoolgebouw en een levend bordspel in de binnenstad van Eindhoven.Op woensdagmiddag sluiten wij aan bij de introductie van Purple, zij organiseren 2 introductiedagen voor alle nieuwe eerstejaars studenten van alle Fontys opleidingen in Eindhoven. Op vrijdag mogen jullie weer lekker naar huis, nadat we hebben afgesloten met ons introdansje. Jullie kunnen aan jullie ouders/verzorgers doorgeven

dat jullie vanaf 11:00 uur bij het klokgebouw in het Eindhoven opgehaald kunnen worden.

Globale planning introductie Intro the World

Maandag 21 augustus* 09:30: aankomst SK, bagage naar zaal 5* 10:30: inruimen bagage SK* 11:00: aankomst ALO, bagage naar zaal 5* 12:00: inruimen bagage ALO* 12:30: aanleren dans ALO in zaal 4* 13:00: lossen bagage bij Klokgebouw* 15:30: aanleren dans SK in zaal 4* 16:30: start programma Memos in zaal 4* 17:00: verplaatsen naar klokgebouw per aantal groepen* 18:30: briefing papa’s en mama’s* 18:45: vertrekken naar de Spijker* 19:00: eten bij de Spijker* 20:00: feest spijker* 23:30: tussentijdse groep vertrekt o.b.v. bestuur naar Klokgebouw* 02:00: terug naar Klokgebouw

Dinsdag 22 augustus(Zorg voor kleren/schoenen voor de 6-kamp in je dag-rugzak!)* 08:30: opstaan en dansje* 09:15: ontbijt * 09:45: briefing papa’s en mama’s * 10:00: vertrek naar OR/binnenstad* 11:00: eerste ronde zeskamp/binnenstad* 13:00: lunch* 14:00: wissel OR/binnenstad* 14:30: tweede ronde zeskamp/binnenstad* 18:00: avondeten Spijker * 20:00: feest spijker* 23:30: tussentijdse groep vertrekt o.b.v. bestuur naar Klokgebouw* 02:00: terug naar Klokgebouw

Woensdag 23 augustus* 09:30: ontbijt en klaarmaken* 10:15: briefing papa’s en mama’s

* 11:00: Citygame* 12:30: Spijker en lunch* 14:00: Effenaar* 15:00: stadhuisplein* 16:00: stadhuisplein en eten bij Spijker* 21:30: verplaatsing naar de Spijker/opfrissen Klokgebouw* 23:30: tussentijdse groep vertrekt o.b.v. bestuur naar Klokgebouw* 02:00: terug naar het klokgebouw

Donderdag 24 augustus* 10:00: opstaan* 10:30: ontbijt * 12:00: Klaarmaken voor festival* 12:45: vertrekken naar festival* 13:00: Purple Festival * 22:15: einde festival Purple * 22:45: verplaatsen naar Spijker* 00:30: tussentijdse groep vertrekt o.b.v. bestuur naar Klokgebouw* 02:00: terug naar klokgebouw Vrijdag 25 augustus* 10:00: wekken en dansje* 10:30: ontbijt * 11:00: opruimen spullen

introductiekampsvmemos.files.wordpress.com€¦ · Web viewDe organisatie zal duidelijk moeten...

Documents

Transcript of introductiekampsvmemos.files.wordpress.com€¦ · Web viewDe organisatie zal duidelijk moeten...