IN 10 STAPPEN NAAR EEN MILIEUMANAGEMENTSYSTEEM ... Organiseer een workshop voor ... dient...

Click here to load reader

  • date post

    26-Jul-2020
  • Category

    Documents

  • view

    0
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of IN 10 STAPPEN NAAR EEN MILIEUMANAGEMENTSYSTEEM ... Organiseer een workshop voor ... dient...

  • SAFER, SMARTER, GREENER

    IN 10 STAPPEN NAAR EEN MILIEUMANAGEMENTSYSTEEM

    In de vorige eeuw leerden milieuproblemen ons, dat bedrijfs- activiteiten in wisselwerking staan met het milieu en kunnen leiden tot grote milieueffecten. Plaatsnamen als Lekkerkerk, Basel, Seveso, Bhopal en Enschede zijn onlosmakelijk verbonden met de milieurampen die daar plaatsvonden. Maar ook op kleinere schaal dringt het besef door, dat elke verbruikte liter olie een wissel trekt op de toekomst van onze achterkleinkinderen. Helaas valt de tijdsschaal van enkele menselijke generaties in het niet bij het natuurlijke ontstaansproces van essentiële grondstoffen: eens komt de bodem van de put in zicht.

    Milieumanagement Ook in het bedrijfsleven komt de omgang met het milieu, milieumanagement” steeds hoger op de directieagenda. Bedrijven willen vanuit hun maatschappelijke verantwoordelijkheid of vanuit marketingoverwegingen het milieu zoveel mogelijk

    ontzien. Toeleveranciers sluiten daarop aan met het ontwikkelen van milieuvriendelijke technieken en producten. Overheden nemen milieu-managementsystemen of elementen daarvan op in milieuvergunningen. Een milieumanagementsysteem of zelfs aantoonbare verbetering van de milieuperformance wordt steeds vaker opgenomen als criterium bij de selectie van leveranciers.

    Kortom: een actief milieubeleid en effectief milieumanagement worden voor een organisatie steeds belangrijker om op de middenlange termijn te overleven.

    Helaas is de ISO 14001 op zichzelf geen oplossing voor de uitdagingen op milieugebied die op ons af komen. Wel kan de ISO 14001 als hulpmiddel gebruikt worden om milieu binnen onze organisatie de aandacht te geven, die het zou moeten krijgen.De ISO 14001 sluit daarbij aan bij andere systemen en normen, zoals de ISO 9001 voor kwaliteitsmanagement.

    In deze whitepaper leest u meer over de invoering van een milieumanagementsysteem. Welke stappen moet u nemen, maar ook welke valkuilen u tegen kunt komen.

    BUSINESS ASSURANCE

  • Wie al een werkend kwaliteitssysteem heeft, zal zien dat de ISO 14001 niet veel additionele eisen stelt, maar wel enkele kritische elementen aangeeft. Deze kritische elementen kunnen na ontwikkeling goed in het reeds bestaande systeem worden opgenomen, zodat een geïntegreerd systeem ontstaat. Zo kunnen bestaande procedures voor documentenbeheer, registratiebeheer, interne audits, directie- beoordeling en introductie, training en opleiding van mede- werkers met beperkte aanpassingen ‘ISO 14001-conform’ gemaakt worden.

    Opzetten van het systeem Hieronder volgt een eenvoudig stappenplan voor het invoeren van een milieumanagementsysteem. Daarin worden de meest voorkomende valkuilen genoemd plus een oplossing om die te omzeilen. Let op: de hieronder genoemde stappen zijn geen discrete achtereenvolgende stappen, maar eerder overlappende activiteitenblokken in een planningschema.

    Stap 1. Bestudeer de ISO 14001 Valkuil: Soms begint een organisatie met het invoeren van een milieu-managementsysteem zonder een duidelijk begrip van wat de norm eigen eist. De norm wordt dan gezien als een soort checklist met eisen, die men moet aflopen om het systeem op te zetten. Deze aanpak bergt het reële gevaar in zich, dat veel tijd besteed wordt aan het schrijven van allerlei documentatie, die de ISO 14001 in principe niet vereist, terwijl essentiële normeisen onvoldoende worden ingevuld. Ook kan een verzameling losse activiteiten en documenten ontstaan, die geen systeem vormen, omdat de samenhang ontbreekt.

    Lees niet alleen de norm goed, maar ook andere documentatie, zoals te vinden op www.sccm.nl om de essentie van effectief milieumanagement te begrijpen.

    DNV GL biedt een ééndaagse cursus die niet alleen uitgebreid ingaat op de eisen van de ISO 14001 maar ook de belangrijke uitgangspunten van deze norm behandelt. Voor meer informatie over inhoud en data: neem contact op met rotterdam.training@dnvgl.com

    Stap 2. Stel een plan op Valkuil: Soms start men met het ontwikkelen van een milieumanagementsysteem, zonder dat er is nagedacht over de belangrijkste stappen, fasering en betrokkenen. Daardoor kost de invoering onnodig veel tijd. Stel een globaal plan op voor ontwikkeling en uitvoering met mijlpalen en de daarbij behorende concrete output. Bedenk dat activiteiten ook parallel aan elkaar kunnen lopen, indien meerdere personen bij de ontwikkeling van systeemelementen betrokken worden. De verantwoordelijkheden dienen dan wel tijdig gedelegeerd worden. Plan daarom tijdige informatie- en trainingsessies voor betrokkenen. DNV GL biedt een tweedaagse cursus aan, die ingaat op de belangrijkste onderwerpen voor het ontwikkelen en opzetten van een milieumanagementsysteem conform de eisen van de ISO 14001. Daarbij wordt ook aandacht besteed aan integratie in een

    bestaand systeem (bijvoorbeeld voor kwaliteit) en het opzetten van een goed plan.Voor meer informatie over inhoud en data: neem contact op met rotterdam.training@dnvgl.com.

    Stap 3. Stel een milieubeleid op Valkuil 3: Vaak kiest de directie voor het invoeren van een milieumanagementsysteem, zonder een heldere visie op het grotere doel. Wat willen we als organisatie met milieu en milieumanagement bereiken? Als die vraag niet beantwoord wordt, ontstaat een systeem dat vooral op de norm en niet op de organisatie gericht is. Een gemiste kans voor een doelgericht systeem met meerwaarde van de organisatie, haar klanten en andere belanghebbenden. De norm vereist in ieder geval het managen van de naleving van milieu-eisen (bijvoorbeeld uit wetgeving, milieuvergunning en contracten). Daarnaast vereist de norm het beheersen van de relevante milieu- aspecten van de organisatie, zodanig dat ook verbeteringen worden gerealiseerd op milieugebied. De norm schrijft echter geen methode voor en geen speerpunten. Juist daar kan de organisatie zelf meerwaarde en marktwaarde creëren. Organiseer een workshop voor de directie en beantwoord daarin vragen als:

    ■ welke activiteiten moet ons milieusysteem omvatten (de scope)? ■ wie zijn onze belanghebbenden op milieugebied? ■ wat willen zij dat wij doen? ■ wat willen onze klanten en kunnen we hun helpen hun

    milieuperformance te verbeteren? ■ welke speerpunten kiezen we en hoe communiceren we die naar onze belanghebbenden?

    De antwoorden op deze vragen vormen samen met de eisen uit de ISO 14001 de input voor het milieubeleid en de kaders voor het systeem. Tevens wordt tijdens de workshop het plan voor het ontwikkelen en invoeren van het milieumanagementsysteem besproken en vastgesteld.

    Stap 4. Definieer milieu voor uw organisatie Valkuil 4: Het is een misverstand, dat het opzetten van een milieumanagementsysteem veel tijd vraagt voor het schrijven van documenten, zoals hoofdstukken van het handboek, procedures en werkinstructies.

    De ISO 14001 vraagt niet een groot aantal, maar wel enkele zeer belangrijke documenten, waaronder vooral ook registraties. Hiertoe behoort onder andere het vastleggen van de milieu aspecten die relevant zijn voor de organisatie. Van de belangrijke milieu-aspecten dient aantoonbaar te zijn, hoe ze beheerst en gemonitored worden. Het opzetten van een effectief systeem start met het beantwoorden

  • van en aantal essentiële vragen. Bijvoorbeeld: Welke milieuaspecten zijn verbonden aan onze bedrijfsactiviteiten, onze producten en/of diensten? Welke ‘milieunood-situaties’ zijn denkbaar? Hoe controleren we beheersing van de relevante milieuaspecten? Welke informatie wordt hierover naar management gerapporteerd?Naast de milieu- aspecten zijn de wettelijke en overige milieueisen voor de organisatie van belang. Welke wetgeving is van belang en wat staat er concreet in? Wat staat er in onze vergunningen? Hoe hebben we naleving van deze eisen geregeld? Hoe controleren we de naleving van deze eisen? Welke informatie wordt hierover naar het management gerapporteerd?

    Zorg ervoor dat iedereen binnen de organisatie de voor hem/ haar relevante kennis over deze onderwerpen krijgt door middel van inwerktrajecten, informatiesessies en trainingen.

    Stap 5. Voer een GAP analyse uit Valkuil 5: Soms onderschat men, dat milieu al de nodige aandacht heeft gehad binnen de organisatie en dat er al veel geregeld is. Vaak weet men ook niet welke activiteiten nu al aan de ISO 14001 voldoen en waar de belangrijkste afwijkingen zijn.Begin met het in kaart brengen van wat er al geregeld is binnen de organisatie, welke documenten er zijn en welke registraties er worden bijgehouden. Laat een Gap-analyse uitvoeren t.o.v. de ISO 14001. Daarmee wordt duidelijk waar zich nog tekortkomingen bevinden.

    Laat DNV GL tijdig een Quick Scan Gapanalyse uitvoeren. Neem hiervoor contact op via certificatie@dnvgl.com.

    Stap 6. Ontwikkel de vereist e syst eemelementen Valkuil 6: Het ontwikkelen van een systeemelement bestaat uit meer dan het vervangen van het woord ‘kwaliteit’ door “kwaliteit en milieu” in documenten. Bekijk goed hoe milieuzaken het best geregeld kunnen worden. Neem daarbij de registers van belangrijke milieu- aspecten en relevante wet- en regelgeving als vertrekpunt.

    Sluit aan bij reeds goed lopende activiteiten en probeer milieu zoveel mogelijk te integreren in de bestaande activiteiten. Stel vast hoe bijvoorbeeld de interne en externe communicatie plaatsvindt, hoe de milieu/milieusysteem-performance beoordeeld wordt en hoe de taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn geregeld. Betrek proceseigenaren en uitvoerenden in een vroeg stadium bij de ontwikkeling.Als het goed is, zijn de medewerkers al in een vroeg stadium in het project betrokken. Liefst zo vroeg, dat zij zelf aan de opzet hebben meegewerkt en dus