Delen is weten

Welkom

1

De 3Ds Beheerst gebudgetteerd

Workshop Planning & ControlProvincie Noord-Brabant

‘s-Hertogenbosch,17 februari 2014David Zijlmans

Gemeenten van de toekomst

Presentatie

 • De stand van zaken

• Planning & Control: 10 mijlpalen en de handreiking

• De financiën

• Bekostiging

• Planning & control cyclus 

Gemeenten van de toekomst3

Hoe verhoudt (concern)financiën zich tot de transities?

• Houding varieert van “afwachtend kijken” tot “actief participeren”, afhankelijk van o.a. de visie op de verhouding tussen:

• concern en beleidssector• gemeente en regionale samenwerking

• Waar financiën deelneemt aan het voorbereidingsproces zijn de gemeenten het verst gevorderd.

• Koppeling beleid en financiën cruciaal, maar moet nog van ver komen

Best practice in Noord-Brabant?

Gemeenten van de toekomst4

Hoe verhoudt concernfinanciën zich tot de “transities”? (2)

Gemeenten richt(t)en werkgroep bedrijfsvoering in:• Inrichting Planning en Control• Financieel kader • Inkoopkader• Informatievoorziening en automatisering• Organisatie inrichting / apparaatskosten• Archivering en contractenbeheer• Scholing en training

Betrokken disciplines:• P&C / Financiën• Inkoop en aanbesteding• ICT• Personeel en organisatie• AO/IC

Gemeenten van de toekomst5

Planning & Control: 10 mijlpalen

• Beleid is vastgesteld.• Processen zijn vastgesteld.• Rollen, taken, bevoegdheden

en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd en operationeel.

• Samenwerking met (regio)gemeenten is vastgelegd.

• Samenwerking met ketenpartners is vastgelegd.

• Opdrachtgeverschap richting aanbieders is vastgelegd en opdrachten zijn verstrekt.

• Doelgroepen en benodigde maatregelen zijn in beeld.

• Kosten en opbrengsten zijn in beeld.

• Informatievoorziening is operationeel.

• Kortom: planning & control is een goede basis voor de realisatiefase.

Gemeenten van de toekomst6 Zeeland, 13 februari 2014

De financiën

Gemeenten van de toekomst7

Exploitatiebegroting

Gemeenten van de toekomst8 Zeeland, 13 februari 2014

Programmabegroting individuele gemeentenhoofdstuk Sociaal Domein

UitgavenDeelfonds Sociaal DomeinEigen gemeentelijke middelen (GF)

Inkomsten

Jeugdzorg

Huishoudelijke zorg

Participatie

Begeleiding ondersteuning,Verzorging

Eigen Bijdrage

Eigen gemeentelijke middelen participatiewet en WMO

Uitgaven

Inkoop

Wijkteams

Subsidies

Uitvoeringskosten:• Personeelskosten• Organisatiekosten• Communicatie• Huisvestingskosten• Opleiding en training• ICT• Innovatiekosten(Overhead)

Gemeenten van de toekomst9

Raming historische kosten

aandachtspunten:• meest cliënten gebruiken één voorziening, sommige gebruiken vele (zie figuur)• informatiebronnen kunnen elkaar tegenspreken; ga dus niet over een nacht ijs• informatie over 2014 pas ver in 2015 of zelfs 2016 bekend

Bron: Panteia

Mogelijke bronnen:

• Eigen begroting / rekening en registraties

• Aanbieders

• Registraties:• www.vektis.nl• www.cak.nl• www.ciz.nl

Gemeenten van de toekomst10

Sociaal deelfonds (1)

‘Balans tussen bieden van beleidsvrijheid en waarborgen voor een succesvolle uitvoering’

Reikwijdte: Jeugdwet Participatiewet (uitgezonderd inkomensdeel) WMO

Bestedingsvoorwaarden gedurende 3 jaar:– Oormerking– Financieel risico voor de gemeente– IV-3– Onderbesteding aanleiding voor nader onderzoek

Gemeenten van de toekomst11

Sociaal deelfonds (2)

Aandachtspunten:

• Oormerking / verantwoordelijk voor tekort

• Bestaande WMO en participatiemiddelen

• ‘Regeling zonder meer’: begroten en verantwoorden geheel via P&C cyclus individuele gemeenten

(rechtmatigheidstoets onderdeel van goedkeurende verklaring eigen jaarrekening)

Gemeenten van de toekomst12

Doorrekening van de beleidsnotaOnder gegeven omstandigheden is omvang van die kosten erg onzeker. De marges van onzekerheid kunnen worden verkleind door een combinatie van invalshoeken:a. Inventarisatie van ‘historische’ kosten tot 2015b. Budgetramingen (eerst ‘historisch’, dan nieuw verdeelmodel)c. Besparingspotentieel van de lokale beleidsnota In een formule weergegeven: a – b = c

De combinatie van deze drie invalshoeken geeft zicht op:• de materiële en maatschappelijke opgave• de financieel kritieke onderdelen van de transitie

Gemeenten van de toekomst13

Simulatie financiële consequenties nieuw beleid (3)

Het getalsvoorbeeld leert dat de financieel kritieke onderdelen van de transitie zijn:

1. prijs van de zorg (P omlaag)2. toegang tot de zorg door de wijkteams (Q omlaag)

• Minder verwijzingen tweede lijn• Minder dure zorg

3. zorginnovatie door integratie van de 3 domeinen (goedkopere P*Q combinaties)4. Beperking uitvoeringskosten

Dit zijn de “knoppen” waaraan we kunnen draaien

Reken deze interventies uit de beleidsnota door en bepaal of zo het noodzakelijke resultaat wordt behaald.

Gemeenten van de toekomst16

Bekostiging

Gemeenten van de toekomst17

Bekostiging, een voorbeeld in de jeugdzorg

Relevantie bekostiging:– Mogelijkheid om sturing te geven

aan de uitvoering door inbouwen gedragsprikkels (voorbeelden P en Q).

– In relatie brengen met kenmerken hulpverlening, kwaliteit, innovatie en servicenormen.

– Vaak een combinatie van verschillende bekostigingsmodellen.

– Andere sturingsmogelijkheden: toegang (soms scheiding tussen toegang en uitvoering), volume, budgetbeheersing en capaciteitsafspraken.

Kenmerken hulpverlening:– Beschikbaarheid.– Individuele zorgtrajecten.– Crisishulpverlening.– Groepsgewijs.– Ambulant of residentieel.– Beschikbaarheid capaciteit of

gebruikte capaciteit.

Gemeenten van de toekomst20 Zeeland, 13 februari 2014

Planning & control cyclus

Gemeenten van de toekomst21

Hoe richten we de P&C cyclus in? (1)Vorm van P&C-rapportages:• dikker door extra 3 D-onderdelen?• dunner door niet-schriftelijke vormen van rapportage?Maar toch vooral frequenter voor de kritieke 3 D-onderdelen! Inhoud van P&C-rapportages:• zó dat alle geledingen - van uitvoerders tot bestuurders - op hun

verantwoordelijkheden afgestemde informatie krijgen.• zó dat de administratieve lasten niet de pan uit rijzen. Proces van P&C:• inrichting van het interne, gemeentelijke proces• inrichting van proces met regiogemeenten, zorgaanbieders en anderen • afstemming van interne klassieke control en externe ‘netwerk-control’ Vorm, inhoud en proces vereisen dat de administratie en de informatiesystemen van gemeenten, zorgaanbieders en andere partijen goed op elkaar zijn afgestemd.

Gemeenten van de toekomst22

Hoe richten we de P&C cyclus in? (2)

EXTERN

INTERN

HARD CONTROL SOFT CONTROL

• Regels en procedures• Autorisatie• Begroting / jaarrekening• Managementrapportages• Bestuurlijke rapportages• Etc.

• Contracteren• Prikkels• Inkoopprocedures en regels• Verantwoorden en

rapporteren• Afrekenen

• Communiceren• Samenwerking met externe

controllers (netwerk-control)• Stimuleren en faciliteren• Visitatie• Aanspreken

• Leiderschap en voorbeeldgedrag• Motiveren en waarderen• Communiceren en informeren• Stimuleren en faciliteren• Adviseren

Gemeenten van de toekomst23

Samenvattend1) Bepaal uw positie t.o.v. de drie D’s: zorg dat u aan tafel zit!

2) Ga na of de projectorganisatie geëquipeerd is voor alle PIOFA-aspecten van de transities.

3) Maak ramingen van a) de historische kosten b) het toekomstig budgetc) de toekomstige kosten en baten op basis van de beleidsnota’s

Herhaal dit regelmatig op basis van nieuwe informatie

4) Besteedt expliciet aandacht aan de gewenste werking van de prikkels bij de vormgeving van de bekostigingsmodellen. Vertrouw niet alleen op de harde prikkels, bouw ook ‘soft’ control in.

5) Richt de P&C-cyclus zo in dat hij past bij de omvang, onzekerheid en dynamiek van de 3 D’s

Gemeenten van de toekomst24