©VH

IC

“in de toekomst is alles beter”

Wie met zijn gezicht naar het verleden staat, staat met zijnrug naar de toekomst

Pagina 2

©VH

IC

› Wanneer gehouden: Information Managing Day, UNA, Curacao op 7 mei

› Waarom: workshop waarin aandacht voor de inrichting van een recordkeeping system naar analogie van een restaurant

› Gegeven voor: twee maal zeventig deelnemers.

Pagina 3

©VH

IC

Ad van Heijst eMIM

› 1953 – 1972 – 1984 – 1994 – 1997 – 1999 – 2009

› Directeur VHIC› Docent Erasmus Universiteit, Information Resources Mgt.

› Fellow researcher Universiteit van Amsterdam, Information

Governance

Pagina 4

©VH

IC

Pagina 5

©VH

IC

Fullservice- overheid centraal- focus vernieuwing verbetering informatiehuishouding

VHIC is zelf een digitaal werkende organisatie

Pagina 6

©VH

IC

Hier iets over digitale handtekening

VHIC correspondeert in principe digitaal. Aan dit bericht kunnen dezelfde rechten worden ontleend als aan elke andere communicatieuiting van VHIC.

Pagina 7

©VH

IC

Pagina 8

©VH

IC

Pagina 9

©VH

IC

Vroeger…..

› Werkmappensysteem› Centrale registratie› Rappellijsten› Uniforme classificatie› Drillen van de junior in vakprincipes› Oude rotten wisten het› Drijven op geheugen van mensen kweekte ontzag

Pagina 10

©VH

IC

Ordenen- het LATCH-principe

› Hou het eenvoudig, gebruik:› Locatie/Plaats› Alfabet› Tijd/chronologie› Categorie “tags”› Hiërarchie

› Wanneer is de laatste keer dat je hebt gekeken naar jouw systeem van ordening?

Pagina 11

©VH

IC

Nu zijn er flexibele kantoren…

Pagina 12

©VH

IC

Pagina 13

©VH

IC

Trend- het nieuwe werken

•Inspiratie:  de mate waarin mensen worden geïnspireerd om het beste uit zichzelf te halen

•Organisatie: de wijze waarop de organisatie is ingericht•Cultuur: de manier waarop mensen binnen de organisatie met elkaar omgaan

•Technologie: de mate waarin technologie ondersteunt

Pagina 14

©VH

IC

Hoe krijg je overzicht?

› En is archiveren nog wel nodig?

› Google zegt: “het opschonen van emailboxen, zoals dat in veel bedrijven periodiek gebeurt, is een overblijfsel uit de vorige eeuw”

› Overzicht leidt tot een bijdrage aan governance

Pagina 15

©VH

IC

Nieuwe media

› Er zijn veel categorieënsociale media: SocialeNetwerken, RSS Feeds, Blogs, Wikis, Podcasting, Widgets & Gadgets.

› Zoekmachines, Social Book Marking Sites; Micro-blogging; video sites; fotosites; presentatiesites, reissites, B2B netwerken.

Pagina 16

©VH

IC

Nieuwe oplossingen- SAAS kantoortoepassingen

› http://docs.google.com en www.google.com/apps/biz is €3,33 pp pmnd

› http://docs.zoho.com is gratis› http://buzzword.acrobat.com is gratis en bèta› http://workspace.officelive.com› http://www.microsoft.com/online/business-

productivity.mspx voor Microsoft BPOS € 12,87 pppmnd› www.bantamlive.com is gratis› www.salesforce.com› www.zoho.com is gratis tot 10 gebruikers, daarna $5

ppmnd of $ 50 ppjr.Offi

ce a

s a

serv

ice

Pagina 17

©VH

IC

Herrie in de keuken

› We gaan de keuken vergelijken met records management

Pagina 18

©VH

IC

Wat doet een goede chefkok om zijn keuken te organiseren?

› Hij kent zijn producten, alles is de beste kwaliteit› Hij kent zijn hulpmiddelen en weet ermee om te gaan› Hij kent zijn medewerkers en weet ze te motiveren› Hij kent zijn kookboek, dat zit in mijn hoofd› Hij kent zijn procedures› Hij kent zijn klanten, weet wat ze graag willen

Pagina 19

©VH

IC

Hoe doen we dat met records management?

› Wat zijn onze producten› Wat zijn onze hulpmiddelen?› Wie zijn onze medewerkers, wat kunnen en weten zij?› Wat is ons kookboek?› Wat zijn onze procedures?› Wie zijn onze klanten? Wat willen zij eigenlijk?

› Zonder klanten geen restaurant!

Pagina 20

©VH

IC

De praktijk

De casus

Pagina 21

©VH

IC

Uw organisatie en hulpmiddelen

› - u heeft computers› - u heeft mensen, die informatie verwerken› - u heeft een gemeenschappelijke schijf› - mensen hebben emailboxen, van waaruit ze email versturen en waar ze

email in bewaren› - er zijn veel papieren dossiers, de belangrijkste dossiergroepen zijn:

medewerkersdossierscliëntendossiersfinanciële dossierskennismappen. Hierin zitten krantenknipsels over de periode

1950- heden, over verschillende onderwerpen› dossiers over de interne huishouding› Veel dossiers hebben classificatienummers van de Basis-archiefcode. De

series zijn alfabetisch geordend.

Pagina 22

©VH

IC

U wordt gevraagd om anders in te richten. Hoe gaat u dat doen?

› Denk daarbij aan:› - rollen, taken, bevoegdheden en autorisaties van

personen› - in welke systemen gaat u archiveren?› - hoe gaat u de gemeenschappelijke schijf inrichten?› - wat doet u met de emailboxen?› - wat doet u met de papieren dossiers?› - welke instrumenten heeft u nodig en waarom

(bijvoorbeeld: een selectielijst)?

Pagina 23

©VH

IC

En wat is de nieuwe trend?

Pagina 24

©VH

IC

Ons restaurant heet Information Governance

Informatie is hierbij onmisbaar

Rekenschap afleggen

Vlug reagerend

rechtvaardig

meewerkend

Pagina 25

©VH

IC

Information Governance?

› Het scheppen van een klimaat waarin mensen betekenis kunnen geven aan informatie en deze zinvol kunnen delen.

› Waarin informatie helpt om verantwoord bestuur tot stand te brengen

› Waarin organisaties compliant zijn en daardoor getuigen van verantwoord bestuur

› Waarin organisaties goed interacteren met de maatschappelijke omgeving

Pagina 26

©VH

IC

Hoe is ons restaurant georganiseerd?

› Regelgeving› Processen voor elk stadium van de

informatielevenscyclus› Standaarden die gebruikt worden voor het uitvoeren

van een bepaald werkproces› Benoemen van mensen die een bepaald proces

uitvoeren› Hulpmiddelen en technologie, zodat die mensen hun

werk kunnen doen volgens de vereiste standaarden› Audit en controle om te kijken of het ook werkelijk

gebeurt zoals voorgeschreven en overeengekomen

› Dit betekent kwaliteitszorg: een georganiseerde zorgvuldigheid van werken

Pagina 27

©VH

IC

Framework overheid: Informatie op Orde, Baseline Informatiehuishouding

› Verantwoordelijkheden beschreven en belegd› Organisatie, processen, personeel en hulpmiddelen ingericht en

kwalitatief toereikend voor borging duurzaamheid en betrouwbaarheid van informatie

› Standaarden gedefinieerd en in gebruik voor informatiebeheer› Producten, processen, informatie en verantwoordelijkheden qua

prioriteiten geordend› Er is een compleet beheerssysteem› Kwaliteitseisen voor duurzame toegankelijkheid en

betrouwbaarheid worden in acht genomen› Duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid is tot moment van

verwijdering gewaarborgd› Verwijdering gebeurt volgens vastgestelde procedures.

http://www.e-overheid.nl/sites/kennislab/de_baseline/de_baseline.htmlhttp://www.minocw.nl/documenten/Nota-Informatie-op-orde.pdf

Pagina 28

©VH

IC

Daarvoor acht actielijnen

1. Digitalisering en een baseline2. Audit, control, toezicht opnieuw inrichten3. Samenwerking en kennisopbouw, nieuwe opleidingen4. Versoepeling vervangingseisen papier naar digitaal5. Nieuwe aanpak selectietechnieken6. Bewerking van papieren en digitaal archief7. Duurzaam beheer en behoud8. Herziening wet- en regelgeving

Pagina 29

©VH

IC

Information governance omvat:

› opslag van de informatie, bewaring› privacyregeling› business continuïteit en disaster resource planning› records management› informatiebeveiliging› transactie- en contractenbeheer› integratie van applicaties› inrichting van systemen en management daarvan

Pagina 30

©VH

IC

Hoe kunnen we dit organiseren?

› Denken vanuit de totale informatiehuishouding› Inventariseer platforms, software, informatiebronnen› Analyseer platforms, software, informatiebronnen› Organiseer platforms, software, informatiebronnen › Train iedereen in de organisatie in het gebruik van

informatie en –systemen› Zorg voor bewustwording van zorg voor goede

informatie en verantwoordingsplicht

Pagina 31

©VH

IC

Voorlopig vanuit drie niveaus

› Recordsmanager/recordscoördinator› Recordsbeheerder› Informatiebeheerder/databeheerder

Pagina 32

©VH

IC

Information Governance vs. Recordsmanagement

› Recordsmanagement- het vastleggen van verantwoordelijkheden en procedures met als doel het kunnen waarborgen en handhaven van de beschikbaarheid en integriteit van informatie, ongeacht de drager, ontstaan als gevolg van de (officiële) handelingen/ transacties van een organisatie, zolang zij van waarde zijn.

›Recordsmanagement strekt zich uit over de gehele organisatie; alle medewerkers in de organisatie zijn hierbij betrokken. Vooral in de digitale omgeving, waarin documenten in digitale vorm worden opgemaakt, ontvangen en verspreid.

› Start een bewaar- en vernietigingsbeleid en zorg voor éénarchiefopslagplaats, ‘integrated content archive’.

Pagina 33

©VH

IC

Hoe reduceer ik ruimte en hou ik toch zekerheid

Pagina 34

©VH

IC

› We zijn allemaal voor vooruitgang, mits die geen veranderingen meebrengt."

Pagina 35

©VH

IC

Transformatie van de informatiespecialist

Veranderende scope:› Van harde informatie naar sociale bronnen› Van object naar proces› Van overhead naar business› Van adviseur naar coach

› Nieuwe competenties:› Tools & Trics› Inleven in afnemer› Coaching

› Er zal veel informatie kwijt raken en overtollig aanwezig blijven- taken voor Superman Selecteur 2.0

Pagina 36

©VH

IC

Persoonlijk kennismanagement

Persoonlijk Kennismanagement- vertalen in opleidingsmanagement› Principes, concepten, disciplines and gereedschappen om

persoonlijke én bedrijfsdoelen te bereiken › Individueel perspectief op kennismanagement› Verantwoordelijkheid nemen voor wat je weet, wie je kent

- en wat zij weten!› Kenmerken

› ‘Emerging’ onderwerp› Interdisciplinair› Wel in VS, (nog) niet in NL

› Tight and Loosely organized

Pagina 37

©VH

IC

PIM- persoonlijk infomanagement (pull)

› Getting Things Done› Houd je postvak en hoofd leeg met de

volgende stappen:› Verzamelen› Verwerken› Organiseren› Nakijken› Doen

› Hipster PDA (hPDA)

Pagina 38

©VH

IC

…Tot slot…

‐38‐

“Making your mark on the world is hard. If it were easy, everybody would do it. But it'snot.

It takes patience, it takes commitment, and itcomes with plenty of failure along the way.

The real test is not whether you avoid thisfailure, because you won't.

It's whether you let it harden or shame you intoinaction, or whether you learn from it; whetheryou choose to persevere.”