‘IEDEREEN MEE’ - · PDF fileIEDEREEN MEE Inhoud 1. ... • In het oog...

‘IEDEREEN MEE’ –

voorjaar 2014

Informatiesesies naar het

personeel

Welkom.

• Welkom

• Presentatie

• Gelegenheid om vragen te stellen

• Hapje en drankje

IEDEREEN MEE

Inhoud

1. Lopende projecten OCMW

2. Synergie OCMW/ stad: gelijkschakeling arbeidsvoorwaarden,

faciliteiten en voordelen

3. Maatregelen in kader van werkdrukvermindering

4. Personeelstevredenheid

5. Tevredenheidsmetingen bij cliënten

6. Intern communicatieplan

7. Extern communicatieplan

LOPENDE PROJECTEN OCMW

‘IEDEREEN MEE’ – voorjaar 2014


Basis

• OCMW beleidsplan 2014-2019 (reeds toegelicht vorig jaar)

• Financieel meerjarenplan

• Krachtdadig en eigentijds sociaal beleid

• Seniorenzorg en thuiszorg

• Interne keuken


Krachtdadig en eigentijds sociaal beleid

• Uitgangspunt:

• Verschil maken voor de inwoners die op onze dienstverlening aangewezen zijn.

• In het oog springende beleidsinitiatieven:

• Realisatie Welzijnshuis

• Oprichting nieuw Opleidings- en Oriëntatiecentrum

• Opmaak en implementatie van gecoördineerd armoedeplan

• Proactief armoede bestrijden via meer huisbezoeken

• Oprichting van een huurwaarborgfonds

OCMW staat klaar om komende jaren doelgericht en krachtdadig sociaal beleid te voeren!


Welzijnshuis

• Maart 2013: aanvang werken

• September 2013: eerste steen

• 12 november 2014: ingebruikname

• Laagdrempelig aanspreekpuntvoor alle inwoners met welzijnsvragen door bundeling welzijnsdiensten stad en OCMW.

• In combinatie met zelf meer naar mensen stappen viaproactieve huisbezoeken:

• Afspraken met andere organisaties

• Uitbreiding sociale dienst

• Ondersteund door vernieuwd extern communicatiebeleid.




Opleidings- en Oriëntatiecentrum

• OOC: motor voor activering mensen die moeilijk aan werk geraken.

• Mei 2014: bouwwerken gestart in de Nobelspeelmanstraat.

• Klaar in november


Krachtdadig en eigentijds sociaal beleid Lokaal Armoedeplan

• Stad en OCMW, samen met middenveld, bundelen inspanningen op vlak van armoedebestrijding.

• 71 nieuwe acties – bijkomende investering in 2014 van 1,5 miljoen euro

• Acties opgebouwd rond thema’s:

• Dienstverlening

• Kinderarmoede

• Wonen en energie

• Activering

• Gezondheid

• Vrije tijdsparticipatie

• Onderwijs

• Menswaardig inkomen


Seniorenzorg en thuiszorg

Afwerken vorig Zorgstrategisch Plan

• Bouw nieuw WZC met dienstencentrum – Gerda

• Aantal bedden van 75 naar 120

• Bouwvergunning ingediend najaar 2013

• Streefdatum start werken: 2015


Uit het vorig Zorgstrategisch Plan

• Voltooiing WZC Het Lindehof Belsele: verhuis bewoners vanuit

WZC Sint-Katharina eind 2013.




Naar een nieuw Zorgstrategisch Plan

• Bevraging bij 65 +: gebeurd.

• Uitwerken van een toekomstvisie voor:

– Site Sinaai

– Site Nieuwkerken

– Stadscentrum – WZC De Plataan en WZC Ter Wilgen

• Zomer 2014: ontwerp geactualiseerd ZSP klaar

• 16 miljoen euro voorzien om investeringen ZSP te financieren



Ontwikkeling site Ter Beke - Sinaai

• Principebeslissing: gebouw vroeger rusthuis wordt overgedragen aan

Sint-Niklase Maatschappij voor Huisvesting

• Gebouw herinrichten tot 18 of 24 sociale appartementen met prioriteit

voor senioren

• Met dienstencentrum uitgebaat door OCMW

• Studie afgerond met

voorstel voor

ontwikkeling site

• Besluitvorming is lopend




Nieuwkerken

• WZC Populierenhof voldoet niet meer aan normen (bouwfysisch, architectonisch

en infrastructureel).

• Economisch: WZC met 120 bedden efficiënter (ipv huidige 80)

• Voorstel:

– grondige renovatie/ uitbreiding;

of

– nieuwbouwproject op nabijgelegen gronden van OCMW.

• + Mogelijkheden bekijken voor bouw bijkomende seniorenwoningen (ism Sint-Niklase Maatschappij voor de Huisvesting).



WZC Plataan en WZC Ter Wilgen

• Gelijkaardige uitdaging voor WZC De Plataan.

• WZC Ter Wilgen: bewoners verhuizen binnen enkele jaren naar

nieuw WZC op Gerdasite.


Thuiszorg

• Uitgebreid aanbod aan thuiszorg

• ‘Dementievriendelijke gemeente’: sterke klemtoon op sensibilisering, zanggroep Cantanos ism WZC, ...

• Stijgende vraag ---> sterke groei thuiszorg

• Thuiszorgontwikkelingen meenemen in nieuw ZSP



Interne keuken – synergie

• Voorjaar 2013: beslist tot verregaande synergie:

• Welzijnsdiensten Welzijnshuis stad en OCMW

• Personeelsdiensten stadhuis

• Aankoopdienst en magazijn non food site Stadswerkplaatsen

• Technische dienst site Stadswerkplaatsen (in een 2e fase)

• Belangrijk: – Voorbereiding

– Aanpassing voor betrokken medewerkers

• Daarom:

• Projectstructuur met stuurgroep en werkgroepen

• Inspraak van betrokken personeelsleden

• Veel aandacht voor overleg en communicatie

• Ondersteuning door extern bureau = Möbius

• Najaar 2014: start diverse verhuisbewegingen

SYNERGIE OCMW - STAD

GELIJKSCHAKELING

ARBEIDSVOORWAARDEN,

FACILITEITEN EN

VOORDELEN


ARBEIDSVOORWAARDEN,

FACILITEITEN EN VOORDELEN

Principe

Medewerkers van OCMW en stad die op

dezelfde plaats/ dienst werken en gelijkaardig

werk doen op gelijke manier behandelen:

• arbeidsvoorwaarden;

• faciliteiten;

• voordelen.

ARBEIDSVOORWAARDEN,


Stap 1: Arbeidsvoorwaarden, faciliteiten en voordelen OCMW en stad: in kaart gebracht.

– Arbeidsvoorwaarden:

• Vb. uurregeling/permanentie, glij- en stamtijden, externe preventie-dienst,…

– Faciliteiten:

• Vb. parkeren, koffie, soep, …

– Verschillende soorten premies: geboorte, huwelijk, anciënniteit, pensioen, …

• Activiteiten voor personeel: Sinterklaasfeest, nieuwjaarsreceptie, personeelsreis, groepsbevorderende activiteiten, …

• Sociale hulpverlening en vertrouwenspersoon: voorschotten, tussenkomsten, …

• Diverse voordelen: sportmogelijkheden, eretekens, personeelskortingen (Dreamland, pretparken, …),…

ARBEIDSVOORWAARDEN,


Stap 2: Overleg syndicale organisaties stad en OCMW

• Bezig

• Voorstellen bekeken als één ‘korf’ in zijn geheel onderhandeld.

• Zoeken naar zo gunstig mogelijke regeling voor iedereen, binnen bestaande budgetten.

• Toekomst Sociale diensten personeel stad en OCMW:nauwe samenwerking vanuit een gemeenschappelijke personeelsdienst

MAATREGELEN

IN KADER VAN

WERKDRUKVERMINDERING



• Laatste wijziging personeelsformatie (november 2013): maatregelen genomen voor werkdrukvermindering.

• Sneller aanwerven/vervangen

• Delegatie personeelsaanstellingen naar secretaris

• Vereenvoudigen proces personeelsaanstellingen

• Werking pool/mobiele equipe

• Belangrijk! Terugdringen van absenteïsme via aanwezigheidsbeleid.


Delegatie personeelsaanstellingen naar secretaris

• 2013: aanstellingsbevoegdheid gedelegeerd naar Vast Bureau

• 2014: delegatie naar secretaris: Aanstellingen/vervangingen: nu wekelijks, vroeger maandelijks.

• Ook ontslag- en tuchtbevoegdheid gedelegeerd aan secretaris.

• Uitzondering:– wettelijke graden, leden MT en personeelsleden waarvan secretaris

rechtstreekse leidinggevende is.

• Afstemming met de stad in kader van synergie: personeelsaanstellingen door adjunct-secretaris.


Vereenvoudiging proces personeelsbeslissingen

• Bestaand proces grondig geanalyseerd en bijgestuurd

• Belangrijke elementen:

• Coördinatie voortaan vanuit werving en selectie

• Alle personeelsinformatie: digitaal gecentraliseerd in CIPAL via toepassing ‘bezettingen’.

• Verouderde sjablonen (grotendeels) afgeschaft


Pool/ mobiele equipe

• Equipe medewerkers die niet verbonden zijn aan 1 WZC.

• Doelstelling:

– Onmiddellijke vervanging afwezige personeelsleden voor beperkte duur

– Vermijden uurroosterwijzigingen

– Verminderen werklast

• Niet gebruikt voor langdurige vervangingen.



• Ruime inzetbaarheid, polvalentie en flexibiliteit.

• Gerichte werving (intern/ extern) noodzakelijk.

• Beperkte start om medewerkers vertrouwd te maken met pool.

• Aantallen:

• 6,5 FTE verzorgende;

• 4 FTE verpleegkundige;

• 3 FTE hoteldienst;

• 1 FTE kok;

• 1,5 FTE keukenhulp.



• Medewerkers met vast uurrooster, ingezet in diverse diensten seniorenzorg.

• Verpleging/ verzorging:

• Weekdagen (verzorging ook op zaterdagen).

• Voornamelijk in voormiddag (piekmomenten).

• Late diensten overgenomen door vaste medewerkers van de ‘bovenbouw’.

• Hoteldienst, koks en keukenhulpen:

• Weekdagen

• Voor- en namiddag



• Vraag: enkel door dagelijks verantwoordelijke of hoofdverpleegkundige.

• Toewijzingsprioriteiten:

• Onmiddellijke vervanging onvoorziene afwezigheden (ziekte, dwingende reden,…) tot max. 5 dagen.

• Onmiddellijke vervanging geplande afwezigheden korte duur tot max. 5 dagen.

• Buitengewone vermeerdering werklast.

• 2 aanvragen met zelfde prioriteit?

Keuze bepaald op basis van vastgelegde indicatoren.



• Medewerkers toegewezen aan ‘moederafdeling’ met telkens verantwoordelijke.• Beslist over dagdagelijkse werking en praktische zaken zoals uurrooster, badge,

functionerings- en evaluatiegesprekken, werkoverleg, …

• Verantwoordelijken:

• Verpleging/ verzorging: dagelijks verantwoordelijke WZC Ter Wilgen.

• Hoteldienst: coördinator hoteldienst.

• Koks en keukenhulpen: hoofd voedingsdienst.

• Werking pool: 2-maandelijkse opvolging



• Alvorens opstarten mobiele equipe, aantal voorafgaande acties.

• Doelstellingen:

• Functies huidige pool ‘vrij’ krijgen.

• Vereenvoudigen contracten waardoor invulling personeel eenvoudiger en sneller kan verlopen.

• Betere en stabielere contracten geven.

• Acties:

• Optrekken verzorgenden residentiële seniorenzorg van D naar C.

• Uitbreiding deeltijdse statutairen (voor degenen die wensen),

mits voorwaarden.

• Selectieprocedures ‘interne mobiliteit’ voor

functie verzorgende statutair en contractueel onbepaalde duur.

PERSONEELSTEVREDENHEID



Meting 2009-2010

• Kwantitatief: meting 2009

• Kwalitatief: werkgroepen 2010

• Actieplan MT: 12 actiepunten.

Nieuwe meting 2014-2015

• Kwantitatief luik: meting 2014

• Kwalitatief luik: werkgroepen 2015


Kwantitatief luik - meting 2009

• Oktober/ november 2009 door externe preventiedienst Securex(Zebrazone): ‘Wel in je vel – jouw mening telt’.

• Globale tevredenheidscore: 6,47/10.

• In lijn met benchmark ‘overheid’: 6,61/ 10.

• Lager dan benchmark ‘privé-bedrijven’: 6,76/10.

• Gelijktijdig ook RIE (risico inventarisatie en evaluatie): 6,6/10.

• Wettelijke verplichting.

• 4 specifieke stressgebieden: arbeidsinhoud, arbeidsomstandigheden, arbeidsvoorwaarden

en arbeidsverhoudingen.

• Participatiegraad 49,61% - 446 respondenten op 899.


Kwalitatief luik: werkgroepen mei/ juni 2010

• Diepgaander onderzoek naar aandachtspunten uit meting –

Waarom was personeel minder tevreden over bepaalde zaken?

• Onder begeleiding van Zebrazone: 8 werkgroepen met personeelsleden uit verschillende departementen/ disciplines:

• uitdiepen knelpunten;

• uitwerken verbetervoorstellen.


Actieplan MT: 12 actiepunten

• Op basis van voorstellen uit 8 werkgroepen.

• Selectie op basis van:

• Haalbaarheid (budget, wettelijke bepalingen, middelen,…).

• Impact actie op algemene tevredenheid en dienstverlening

• Effect actie op korte en middellange termijn.

• Goedgekeurd door BC Personeelsbeleid en Organisatie 17 januari 2011.

• Besproken met vakbonden.


Stand van zaken uitvoering actieplan

1. Opmaak van een aangepast intern communicatieplan

• Onder begeleiding van Communicado Int.

• Goedgekeurd door Raad 25 april 2013.

= gecommuniceerd via personeelsblad.

• Telkens actiepunt in werking treedt: communicatie via Nieuwsflits met campagnelogo.

• Acties: nieuw intranet, maandelijkse nieuwsflits, nieuw personeelsmagazine ‘Dialoog’, werkoverleg (met communicatieparagraaf), mededelingenborden,…

• Regelmatig opvolging en evaluatie

=> tot 20 juni 2014: eerste monitor interne communicatie bij personeel



2. Uitwerken van gericht aanwezigheidsbeleid

• Ondersteuning van SD Worx in 2013

• Belangrijkste elementen:• Investeren in aangename werkomgeving

• Duidelijke regels en afspraken bij (opvolging) ziekte

• Verzuimgesprekken

• Opvolging aanwezigheidscijfers

• Promoten gratis griepvaccinatie



3. Samenwerking tussen cliëntgerichte en ondersteunende diensten verbeteren

• Diverse structurele overlegmomenten gecreëerd

• Installatie helpdesk dienst personeelszaken voor medewerkers met vragen



4. Ondersteuning leidinggevenden via geïndividualiseerd vormingstraject

• In 2013: vormingsplan voor leidinggevenden uitgewerkt met extra aandacht voor coaching, feedback geven, goede evaluatiegesprekken voeren,…

• Bij opmaak plan uitgegaan van individuele behoeften.

5. Meer informatie over loonbeleid en personeelsgerelateerde materies (RPR)

• Bij wijzigingen RPR: schriftelijke informatie aan personeel gegeven.

• Voor bepaalde personeelsgroepen (keukens,

hoteldienst, thuiszorg,…): informatiesessies



6. Toepassing versnelde selectieprocedures

• In 2013: aanstellingsbevoegdheid naar Vast Bureau.

• In 2014: aanstellingsbevoegdheid naar secretaris - wekelijkse aanstellingen.

7. Medewerkers dichter bij elkaar brengen

• Jaarlijks budget voor groepsvormende activiteiten (10 euro per personeelslid).

• In 2013: 22 activiteiten.



8. Aanpassing organisatie/structuur hoteldienst

• Vanaf 2012: functie ploegverantwoordelijke hoteldienst voorzien in elke WZC– Naast leidinggevende taken ook uitvoerende taken.

9. Andere organisatie werkposten thuiszorg

• Vanaf 2014: nieuw forfaitair systeem vervoerskosten.

• Problematiek vele verplaatsingen en verschillende werkposten: oorsprong in wetgeving (aanbieden van kleinere urenpakketten).

• Belang en reden toegelicht aan medewerkers.



10. Aanpassen accommodatie spreekruimten sociale dienst

• ‘thin cliënt’ in elke spreekruimte

• Telefoon in spreekplaatsen: 10 gsm’s voor collectief gebruik in afwachting van verhuis Welzijnshuis

• Afspraken over telefoons cliënten bij afwezigheid MA: op punt gezet.

11. Duidelijke rol- en taakafbakening maatschappelijk assistenten sociale dienst

• Uitwerking kwaliteitsproject sociale dienst.

• Taken MA’s duidelijk vastgelegd. Ook taakafbakening tussen verschillende teams en administratie.

• Afspraken met baliemedewerkers rond beheer agenda’s MA’s.



12. Acties rond invoering van nieuwe centrale keuken

• Nieuwe centrale keuken in gebruik sinds september 2012.

• Systeem van ontkoppeld koken: gefaseerd ingevoerd.

• Personeel: mee kiezen plaats van tewerkstelling.

• Voorbereidingen bezig decentrale keuken WZC De Plataan

• Uurroosters aangepast in centrale keuken als decentrale keukens.

• In decentrale keukens: overal zelfde uurregelingen

• Afwezigheden/verloven: opgevangen via pool.

• Alle veranderingen: uitgebreid besproken via personeelsvergaderingen.


Meting 2014-2015

• Kwantitatief luik: september/ oktober 2014. • Door huidige externe preventiedienst Provikmo.

• Digitaal via online vragenlijst.

• Enquête kan ook op werkvloer worden ingevuld.

• Begeleidingssessies door Provikmo voor invullen van enquête.

• Kwalitatief luik: voorjaar 2015.• 8 werkgroepen uit diverse departementen/ disciplines.

• Ingaan op resultaten meting:

• verder uitdiepen knelpunten;

• uitwerken verbetervoorstellen.

• Op basis van voorstellen zal MT nieuw actieplan opmaken.

TEVREDENHEIDSMETINGEN

CLIËNTEN


TEVREDENHEIDSMETINGEN CLIËNTEN

• Bevraging cliënten in samenwerking met de Plantijn Hogeschool

Vrij hoge gemiddelde scores algemene tevredenheid cliënten:

– Cliënten Sociale Dienst: 7,9/10

– Bewoners WZC: 8/10

– Cliënten thuiszorg: 8,85/10

– Cliënten poetsdienst: 8,5/10

Ook belangrijke aandachtsgebieden en verbeterpunten!

• Toekomst:

– Regelmatig bevraging herhalen

– Binnen enkele jaren.

INTERN

COMMUNICATIEBELEIDSPLAN


INTERN


• Opgemaakt met begeleiding van Communicado Int. geleid door Prof. em. dr. Jos Huypens.

• Goedgekeurd door de OCMW-raad: 25.04.2013.

INTERN


Actiepunten

• Communicatieparagraaf

• Afspraken en sturing vanuit MT

• Ingeschreven in werkingsregels werkoverleg: februari 2014

• Interne mededelingenborden personeel

• In werking sinds april 2013

• Nieuwsflits

• Maandelijkse nieuwsbrief (papier én elektronisch) met beleidsinfo/P&O-info sinds juni 2013

INTERN


Actiepunten

• Netetiquette

• Praktische gids voor e-mailgebruik en 10 praktische tips.

• Zie intranet bij diensten, communicatie.

• Regelmatig tips op homepagina intranet.

• Intranet

– Bevraging informatiebehoeften bij medewerkers: voorjaar 2013.

– Lastenboek uitgeschreven (in synergie met de stad): november 2013.

– Toewijzing nieuw intranet – firma Uniway: april 2014.

– Uitwerking: mei-eind 2014.

– Lancering nieuw intranet: begin 2015.

INTERN


Stand van zaken

• Werkoverleg

• Nieuwe werkwijze ingevoerd in diensten: februari 2014

• Minimaal 2-3 x werkoverleg/jaar op elke dienst!

• Jaarlijkse evaluatie via stafmedewerkers of visitatiemethode: wordt nog uitgewerkt.

• Toegankelijk schrijven

• Opleiding ‘toegankelijk schrijven’ ism Wablieft VZW: december -januari 2014.

• Opleiding ‘kwalitatieve ontwerpbeslissingen maken’ ism Wablieft VZW: januari 2014.

• Digitale tool om teksten te scannen op leesbaarheid: nog in uitvoering.

INTERN


Stand van zaken

• Personeelsmagazine

• Nieuw concept met uitgebreid redactieteam(vertegenwoordiging uit elk departement!)

• 3 nummers per jaar.

• Eerste nummer ‘Dialoog’: eind maart 2014.

• Volgend nummer ‘Dialoog’: begin september 2014.

• Telefonische communicatie/-gebruik

• Bereikbaarheid diensthoofden thuiszorg: verbeteringen geïnstalleerd.

• Telefoonpolicy uitgewerkt en gecommuniceerd via Nieuwsflits.

• Uitwerking profielen bereikbaarheid/klantvriendelijk onthaal op diensten.

• Opleiding telefonieverantwoordelijkengepland in juni 2014

INTERN


Opvolging en evaluatie

• Medewerkers worden hierbij betrokken.

• Monitor interne communicatie = 3 jaarlijkse korte bevraging bij

medewerkers: mei-juni 2014 via intranet in te vullen of op papier

indien geen toegang tot computer.

• 1e bevraging= gelanceerd.

Geef uw mening tot 20 juni 2014 via intranet of op

papier.

• Gebruikersjury/ reflectiegroep:

– 1ste bijeenkomst: 23 juni 2014.

Extern communicatieplan

• Opmaak in begeleiding met DenS Communicatie

• Focus:

– Imago

– Alle inwoners beter informeren

– Meest kwetsbare doelgroepen beter bereiken

– Toegankelijke én heldere informatie

– Ruime betrokkenheid intern en extern (kerngroep, stuurgroep) gedragenheid!

• Analyse huidige kanalen en noden bij diverse doelgroepen: 10-tal focusgroepen (waaronder focusgroep medewerkers) en bevraging ‘Onbekend

is Onbemind’ bij inwoners Sint-Niklaas van 15 mei – 5 juni 2014 via

www.ocmwsintniklaas.be.

• Doelgroepen, strategie, communicatiemix en acties: juni-september

• Plan klaar in oktober 2014

http://www.ocmwsintniklaas.be/

‘IEDEREEN MEE’ - · PDF fileIEDEREEN MEE Inhoud 1. ... • In het oog...

Documents

Transcript of ‘IEDEREEN MEE’ - · PDF fileIEDEREEN MEE Inhoud 1. ... • In het oog...