Gesprekken voeren met medewerkers

HRwijs inspiratiesessie, 17 september 2015

Lisa Coppin, Groeiinzicht Comm.V.

‘Gesprekken met medewerkers voeren...’

• Doen we meerdere keren per dag • Kunnen we allemaal Terug naar huis? Vragen en verwachtingen?

Onze focus vandaag: • Formele gesprekken met medewerkers gericht op

verbetering van de samenwerking • Gespreksvaardigheden: ervaren en doen

Welke gesprekken bestaan er?

• Sollicitatiegesprek • Functioneringsgesprek (groei- of ontwikkelgesprek,

samenwerkingsgesprek,...) • POP gesprek (persoonlijk ontwikkelingsplan) • Evaluatiegesprek • Loopbaangesprek • Feedbackgesprek / bijsturingsgesprek • Exitgesprek • Verzuimgesprek • Talentgesprek • ...

Agenda

• Stellingenspel • Functionerings-, ontwikkel- of groeigesprek:

– Definitie – Verschil met evaluatiegesprek – Tips & tricks – Opbouw en inhoud

• Ingrediënten van een goed gesprek • Heet hangijzer: feedback geven Ervaren en oefenen!

Stellingen

• Een functioneringsgesprek is gewoon een goede babbel. Als je dat al een paar keer hebt gedaan, hoef je het niet meer voor te bereiden.

• Een evaluatiegesprek heeft enkel zin als je medewerkers ook financieel kan belonen.

• Feedback spaar je best op om te geven op een geschikt moment, bijvoorbeeld tijdens een functioneringsgesprek.

• In de ideale organisatie zijn formele gesprekken met medewerkers overbodig.

Functionerings- of groeigesprek Wat? Dialoog (tweezijdig en open gesprek) over het functioneren van de medewerker én de leidinggevende. Ook de samenwerking in het team en het organisatiebeleid kan aan bod komen.

Doel? medewerker motiveren en tot verbetering komen van de werkinhoud, ontwikkelmogelijkheden, werkvreugde en samenwerking met de medewerker.

Nagaan of de ontwikkeling van de medewerker parallel loopt met de ontwikkelingen van het werk.

Wie? Direct leidinggevende en medewerker

Wanneer? Jaarlijks

Functionerings- versus evaluatiegesprek Functioneringsgesprek Evaluatiegesprek

Gericht op verbeteren van functioneren, motivatie en samenwerking

Bekrachtigen of bijsturen van gedrag

Gaat over het heden en de nabije toekomst Blikt terug naar het verleden

Gaat over het functioneren en samenwerking van medewerker, team en leidinggevende

Beoordeelt het functioneren en evalueert het behalen van doelstellingen eigen aan de

functie

Tweezijdig: dialoog tussen medewerker en leidinggevende

Eenrichtingsverkeer van leidinggevende naar medewerker

Medewerker heeft actieve inbreng, stelt zich kwetsbaar op, geeft aan wat eigen

ontwikkeldoelen zijn

Medewerker ‘ondergaat’, kan uiteraard reageren en verduidelijking geven maar neemt

zelf geen actie

Gelijkwaardigheid van de gesprekspartners Machtsverhouding

Samen exploreren van nieuwe mogelijkheden Leidinggevende stelt oplossingen voor, doet

suggesties

Wat met evaluatiegesprekken?

Afschaffen die handel!? Hoe dan bijsturen?

Alle dagen op de werkvloer...

Wat met cyclus planning – opvolging – evaluatiegesprek?

Doelstellingen? Individueel of op team- of afdelingsniveau

Ingrediënten van een goed gesprek

• Wat zijn de ingrediënten van een goed gesprek tussen leidinggevende en medewerker?

• Verken dit samen met je buurman/vrouw

Regels voor het gesprek

• Het is geen dialoog; je praat en luistert om beurt.

• Luisteraars kunnen wel vragen stellen:

– Wees een OEN (Open, Eerlijk en Nieuwsgierig)

– Doe aan LSD (Luisteren, Samenvatten, Doorvragen)

– Laat OMA thuis (Oordelen, meningen, advies)

• Op het einde van elke ronde vat de luisteraar samen welke ingrediënten in het verhaal zaten.

• Geluidssignaal geeft aan wanneer er gewisseld wordt (2x 8 min + 2 min).

Opbouw van een ontwikkelgesprek

• Voorbereiding: medewerker én leidinggevende

• Inleiding: doelstellingen

• Kern: – Wederzijdse feedback

– Ontwikkelmogelijk-

heden

• Afsluiting: afspraken,

verslag, opvolging

Voorbeeld eenvoudig POP

Ontwikkelingsdoel Ontwikkelingsactiviteit Gewenst resultaat Planning Nodige ondersteuningOpvolging

1. Klantgericht werken Zes keer een donderdagmiddag

meewerken op de servicebalie

onder supervisie van Marina.

. Inzicht: welke benadering levert

tevreden klanten op?

. Ervaring: hoe doe je dat?

15 maart tot 1 mei 24 werkuren supervisie van

Marina

evaluatiegesprek met

Marina en

terugkoppeling

2. Excel Cursus volgen om het programma

excel onder de knie te krijgen.

Voldoende beheersing van het

programma om de voorkomende

werkzaamheden zelfstandig te

verrichten.

Voor 31 december afgerond Externe cursus van 10 lessen,

onder werktijd te volgen.

3. Leidinggeven als teamleider Zelfstudiepakket Praktisch

Management doorlopen.

. Basiskennis en elementaire

vaardigheden op het gebied van

leidinggeven.

. In staat om operationeel leiding

te geven aan een team van 5

medewerkers op MBO-niveau.

Dit jaar zelfstudie. Volgend jaar

een stage-opdracht en

praktijkervaring.

. Zelfstudiepakket Praktisch

Management.

. Stage-opdracht met

tweewekelijks een uur

begeleiding van Harrie.

4. … … … … …

Ondertekening

medewerker: Leidinggevende: Datum:

Tips & Tricks • Een goede voorbereiding is het halve werk

• De opvolging is de andere helft

• Neem het competentieprofiel erbij (als er één is)

• Heb voldoende aandacht voor positieve zaken en kansen en maak ook die concreet

• Trek conclusies uit terugkerende antwoorden

• Deel je bevindingen met je medewerkers

• Overweeg ook alternatieven: bv. groepsgesprek

Inhoud: een voorbeeld

Stel vragen en geef feedback over elke verdieping Nu en in de nabije toekomst... Maak afspraken over acties

Heet hangijzer: feedback geven

Communicatie voor beginners

6 V’s vermijden

• Verzet

• Verdediging

• Vechten

• Vluchten: letterlijk of in zichzelf (Verstijven)

• Verdriet

Feedback geven: hoe?

Waarneming, feiten : ik stel vast,

mijn indruk van de realiteit is, ik

heb gemerkt dat…

Effect : op mij , de persoon,

de situatie…

gevolg/gevoel/gedacht

Behoefte : wat ik nodig heb

of wat dat de situatie nodig

heeft (is geen oplossing)

Mijn verzoek : wat kunnen

we afspreken?

(Vooraf : wat is mijn intentie? Waarom

geef ik de feedback?)

Bedankt! Lisa Coppin Groeiinzicht Comm. V. lisa.coppin@groeiinzicht.be 0486/48 38 27 www.groeiinzicht.be