EVENT DRAAIBOEKConference Center High Tech Campus voorziet u graag in een draaiboek voor uw event. Met dit voorbeeld draaiboek zorgt u ervoor dat uw evenement op de dag zelf voorspoedig verloopt. Het draaiboek is een planning voor uw event, met nauwkeurige tijdstippen waarop werkzaamheden moeten worden verricht en door wie.

Het evenementendraaiboek is opgebouwd uit de onderdelen die op de dag van het evenement zullen plaatsvinden. U plaats de belangrijkste contactinformatie in het draaiboek en alle handelingen per persoon. Bovendien bevat het draaiboek een overzicht van alle mee te nemen materialen. Voor het gemak hebben wij alvast ook een bijlage toegevoegd met plattegronden van onze locatie. U kunt voor dit laatste uiteraard verwijzen naar het programmaboekje, als u dat produceert. Naast uw eigen draaiboek voorzien wij u ook van een compleet overzicht van waar u aan moet denken als u een evenement bij ons organiseert. Dit is bijzonder handig om te gebruiken naast uw eigen draaiboek om zo ook een uitgebreide checklist voor de planning van uw evenement te hebben.

Het draaiboek is als volgt opgebouwd:

1. Algemene informatie event2. Contactgegevens3. Informatie materialen4. Draaiboek opening5. Draaiboek dagactiviteiten6. Draaiboek sluiting7. Bijlage: plattegronden Conference Center High Tech Campus

Het draaiboek bevat altijd de onderdelen Wanneer, Waar, Wat en Wie:

- Wanneer: hier wordt de tijd neergezet van activiteiten, op chronologische volgorde. Zet belangrijke deadlines dikgedrukt / in het rood

- Waar: hier wordt de locatie neergezet waar een activiteit plaatsvindt en / of waar een persoon aanwezig moet zijn

- Wat: hier staat een uitgebreide omschrijving van de activiteiten die gedurende de dag zullen plaatsvinden en belangrijke opmerkingen

- Wie: hier worden de namen neergezet van de personen die de taak moeten volbrengen

1. Algemene informatieNaam evenement

Aantal deelnemers

Datum

Tijd

Locatie

Partners

2. ContactgegevensTelefoonnummer Wie Wat Wanneer

Personeel

- Externe organisaties opvangen en briefen (standhouders, leveranciers, etc.)

- Productie regelen- Tijd in de gaten houden

00:00 - 00:00

- Centrale aanspreekpunt- Personeel opvangen en briefen

00:00 - 00:00

- Algemene opbouw- Sprekers en PR opvangen en briefen- Goodiebags uitdelen- Uitdelen evaluatie formulieren

00:00 - 00:00

Sprekers

- Dagvoorzitter 00:00 - 00:00

- Spreker Workshop 1: Naam workshop 00:00 - 00:00

Extern

- Registratie van 00:00 – 00:00 en van 00:00 – 00:00

00:00 - 00:00

- Hostesses van 00:00 – 00:00 en van 00:00 – 00:00

00:00 - 00:00

- Fotograaf: zaal 1 00:00 - 00:00

3. Informatie materialenWanneer Waar Wat Wie

09:00 Zaal 1 Interieur- Gewenste zaalopstelling (aantal tafels / stoelen)Apparatuur- Additioneel benodigde AV- Microfoons, beamers, schermen, laptopPromotie- Bv. 200 x flyers- Bv. 300 x pennenDecoratie- Bv. 10 x bloemen

- Bv. 20 x ballonnenRegistratie- Bv. 1 x registratie- en debiteurenlijst- Bv. 1 x laptop voor NAW-gegevensDocumenten- Bv. Calamiteitenplan- Bv. 30 x draaiboekAwards en presentjes- Bv. 1 x goodiebag- Bv. 1 x cheque spreker / personeel

10:00 Zaal 2 Catering lunch en borrel

4. Draaiboek openingWanneer Waar Wat Wie

07.00 Binnenkomst organisatie08:00 – 10:00 Ontvangsthal Algemene opbouw

Denk aan bewegwijzering, programmaboekje en badges neerleggen, kamers sprekers, decoratie, promotiemateriaal etc.

08:00 – 09:00 Entree Conference Center Verwelkomen en uitdelen draaiboek personeel 08:00 – 09:00 Entree Conference Center Verwelkomen en uitdelen draaiboek externe

organisaties Denk aan leveranciers, standhouders etc.

09:00 Zaal 1 Lijst materialen zaal 1 afgevinkt09:00 – 10:00 Entree Conference Center Registratie sprekers

Denk aan uitdelen draaiboek, begeleiden naar zaal etc.

10:00 – 11:00 Entree Conference Center Registratie gastenDenk aan laatste briefing registratie, ticketsysteem opzetten, debiteurenregeling, NAW-gegevens etc.

10:00 – 11:00 Garderobe Garderobe begeleiding11:00 Entree Conference Center Check totale hoeveelheid gasten en aankondigen

Workshop 1

5. Draaiboek dagactiviteitenWanneer Waar Wat Wie

10:45 – 11:00 Zaal 1 - Klaarzetten presentatie Workshop 1; vers water voor spreker neerzetten

11:05 – 11:15 Zaal 1 - Introductie Workshop 1

11:15 – 12:00 Zaal 1 - Workshop 1: Naam workshop

12:00 – 13:00 Lunchruimte - Lunch … gasten

12:00 – 13:00 Zaal 1 - Opruimen zaal 1

12:30 – 13:00 Zaal 2 - Interview afnemen

6. Draaiboek sluitingWanneer Waar Wat Wie

16:00 – 16:30 - Goodiebags klaarzetten bij uitgang

16:45 – 17:00 Zaal 1 - Boeket overhandigen aan spreker

17:00 – 18:00 Zaal 1 - Borrel

17:00 – 18:00 Zaal 1 - Goodiebags overhandigen aan vertrekkende gasten

18:00 – 19:00 Zaal 1 - Opruimen materiaal (lijst materialen zaal 1 afgevinkt)

7. Bijlage: plattegrond Conference Center High Tech Campus

Zeeman Lorentz Debye Minder- valide Toilet

Lift

Toiletten

Auditorium Einstein

Cloakroom

Zernike

Scale: = ± 1 m2.

Pilaar CateringbuffetNooduitgang Statafel (70x200x112 cm)

Trap naar de eerste verdieping Poster Unit (posterpaneel 122x122 cm)LCD Unit

Entrance

Auditorium Planck Bohr Raman

VideLift The Lounge

Toiletten

Ernst Curie

Cateringbuffet Scale: = ± 1 m2.Statafel (70x200x112 cm)

Trap naar de begane grondPoster Unit (posterpaneel 122x122 cm)LCD Unit

Lamp (niet verplaatsbaar)

Locker

s