Hoe veilig organiseren van

schooluitstappen en schoolmanifestaties?

PrevAnt – infodag 2016

Directie & Preventieadviseur

Rodolf Broers

Preventieadviseur Scholengroep 1 en 2

Hoe veilig organiseren van extra muros activiteiten en schoolmanifestaties?

1. Inleiding

2. Extra muros activiteiten

Organisatie bij / door externen

Organisatie door internen

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Controlelijst

3. Organiseren van veilige schoolmanifestaties

Verzekeringen

Aandachtspunten

Belangrijke elementen

Controlelijst

Extra muros activiteiten

Definitie Met extra muros activiteiten worden alle onderwijsactiviteiten bedoeld die plaats vinden buiten een vestigingsplaats van de school waar de leerling is ingeschreven. Voor leerlingenstages gelden afzonderlijke richtlijnen (SO/2015/01) en is onderhavige omzendbrief niet van toepassing.

Extra muros activiteiten kunnen evenwel in twee categorieën worden onderverdeeld. Enerzijds kan het gaan om lessen in een andere school of vormingsinstelling, observatieactiviteiten en bedrijfsbezoeken. Anderzijds zijn extra muros activiteiten ook alle binnen- of buitenlandse schooluitstappen of daaraan gekoppelde activiteiten.

Externe activiteiten

Organisatie

bij / door

externen

Organisatie door

internen

Extra muros Schooluitstappen en aanverwante activiteiten

Veilig organiseren van extra muros activiteiten

Doel

• Het veilig organiseren van extra muros activiteiten

Hulpmiddel

• Hanteren van een checklist

• Deze checklist behandelt de organisatie van extra muros activiteiten met betrekking tot de aspecten VEILIGHEID en PREVENTIE.

Veilig organiseren van extra muros activiteiten

Elk schooljaar gaan 11,8 miljoen kinderen

op schoolreis Is er een probleem?

Is er een risico?

Meisje overleden na ongeval tijdens schoolreisje De vijftienjarige scholiere uit Afferden die dinsdag bij Enkhuizen levensgevaarlijk gewond raakte tijdens een schoolreisje, is vrijdag overleden. Ze stierf in het Academisch Medisch Centrum in Amsterdam aan zwaar hersenletsel.... ANP 17 juni 1995, 00:00 ANPENKHUIZENHet meisje lag sinds het ongeval in coma. Ze had haar hoofd uit het vluchtluik van de dubbeldeks bus gestoken vlak voordat deze onder een spoorwegviaduct reed. Het meisje sloeg met haar hoofd tegen de stalen draagbalken onder het viaduct. Zij werd met zwaar hoofd- en hersenletsel door de trauma-helikopter van de ANWB overgebracht naar het VU-ziekenhuis en later verder vervoerd naar het AMC.

Veilig organiseren van extra muros activiteiten

• Extra muros activiteit = leeractiviteit georganiseerd door de school

• Zorg steeds voor toezicht

• Leerlingen mogen nooit aan hun lot overgelaten worden

• Recht op correcte en goede begeleiding

• Overdracht ouderlijke macht – kind tot 18 jaar.

Veilig organiseren van extra muros activiteiten

Opmerking

• Men dient steeds na te gaan of de activiteit gedekt wordt door de

verzekeringspolis.

• Welke sporten worden aanzien als “gevaarlijke sporten”?

- valschermspringen - basejumpen - gocarting - rafting M.a.w. alle sporten en extra muros activiteiten die een verhoogd risico

inhouden worden NIET verzekerd door de schoolverzekeringspolis (ETHIAS).

Veilig organiseren van extra muros activiteiten

Toepassingsgebied

• Algemene activiteiten: wandelen, fietsen, mountainbiken, paardrijden, boogschieten, kamperen, (muur)klimmen/rappel, touwinstallaties (parcours/death-ride), speleologie, paintball, …

• Gemotoriseerde activiteiten: karting, 4x4 tochten,

• Activiteiten in de lucht: ballonvaarten, zweefvliegen, parapante, parachutespringen, hang -gliding, delta vliegen, benjispringen,…

• Activiteiten op/in het water: zwemmen, duiken, zeilen, windsurfen, waterski, kano/kajak, rafting, hydro-speed,…

• Bergactiviteiten: wandelen, rotsklimmen, canyonning, alpinisme,…

• Buitenlandse activiteiten: skiën, snowboard, langlaufen,…

Veilig organiseren van extra muros activiteiten

Wetgeving * Welzijnswet van 04/08/1996 en zijn uitvoeringsbesluiten

* Codex / ARAB / AREI / VLAREM I / VLAREM II

* De reglementering van de organisatie van actieve ontspanningsevenementen (KB 25 april 2004, BS 7 mei 2004)

* De reglementering betreffende de verhuring van producten (KB 04 maart 2002)

* De wet van 9 februari 1994 betreffende de veiligheid van de consumenten

* Edulex: extra muros activiteiten: BAO/2001/13 (21/11/2001)

* Ongevallenwetgeving

* Verzekeringspolis

Veilig organiseren van extra muros activiteiten

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Verantwoordelijkheden voor:

Hiërarchische lijn Organiserend personeelslid Begeleiders Deelnemers

Het is de bevoegdheid van de preventieadviseur om advies en ondersteuning te verlenen.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Hiërarchische lijn

• Eindverantwoordelijke voor de organisatie van de extra muros activiteit • Geeft instructies aan begeleiders en deelnemers • Ziet toe op de naleving van de instructies • Stelt de verschillende procedures ter beschikking:

Schoolreglement Noodprocedure Procedure middelenmisbruik …

• Stelt de leidinggevende aan • Organiseert feedback en klasseert de ingevulde checklist in het

preventieregister • Duidt voldoende begeleiders aan

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Organiserend personeelslid

• Gebruikt de checklist

• Zorgt voor de nodige administratieve formaliteiten:

Activiteitenlijst

Deelnemerslijst

Instructies aan de deelnemers

Verwerken van de medische fiches

…

• Legt de ingevulde checklist voor aan de HL

• Organiseert na goedkeuring door de HL de extra muros activiteit

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Begeleiders

• Zorgen voor de nodige administratieve formaliteiten

• Leven de instructies van de HL na

• Bespreken met de deelnemers de instructies

• Kennen de leerlingen

• Spreken de taal van de streek of kunnen zich verstaanbaar maken

• Geven feedback aan de HL

Deelnemers

• Voorzien in de vereiste documenten

• Leven de instructies na

Veilig organiseren van extra muros activiteiten

Hoe pak ik dit aan?

Middelen

• Activiteitenformulier

• Checklist

Uit te voeren door de organisator

SCHOOLMANIFESTATIE / EXTRA MUROS

Activiteit :

Uitgevoerd

door:

Datum :

OK NOK NVT

Algemeen 0 0 0

Is de doelgroep en de locatie op elkaar afgestemd? Leeftijd, type leerling 0 0 0

Is de doelgroep en de activiteiten op elkaar afgestemd? Burgerlijke

aansprakelijkheid 0 0 0

Beschikt de school over een noodprocedure opgesteld door de

interne dienst?

Bijkomend procedure opstellen voor een vermiste deelnemer.

0 0 0

Vergadert het crisisteam op regelmatige basis? 0 0 0

OK NOK NVT

Zijn de begeleiders op de hoogte van de noodprocedures? 0 0 0

Is er een procedure voor dringende medische

opname/interventies? 0 0 0

Is er een procedure middelenmisbruik? bv. alcohol, drugs,… 0 0 0

Worden er vervangactiviteiten voorzien voor lln. die niet kunnen

deelnemen aan een deelactiviteit ter plaatse? 0 0 0

Wordt er voldoende begeleiding voorzien voor deze lln.? 0 0 0

Kunnen de begeleiders zich verstaanbaar maken ter plaatse? In de streektaal of in een

door de bevolking begrepen

taal 0 0 0

Is er een te volgen procedure “vertrek bij slechte

weersomstandigheden”? 0 0 0

Documenten 0 0 0

Is er een deelnemerslijst? 0 0 0

Is er een procedure voor effectieve deelname? Aangepaste deelnemerslijst

aan school te bezorgen

vóór het vertrek. 0 0 0

Zijn er afspraken gemaakt i.v.m. het meebrengen en verzamelen

van identiteitskaarten? 0 0 0

OK NOK NVT

Zijn er afspraken gemaakt i.v.m. het meebrengen en verzamelen

van SIS-kaarten? 0 0 0

Beschikken de deelnemers over een verplicht reisvisum? 0 0 0

Wordt er voor buitenlandse reizen een ondertekende toelating

door de ouders voorzien? 0 0 0

Wordt de medische fiche ingevuld ? Medicijnen, allergieën,

epilepsie,… 0 0 0

Is er een activiteitenprogramma? 0 0 0

Is er een procedure voor plaatselijke uitstappen? Verantwoordelijken

verblijfplaats verwittigen

van de geplande activiteiten 0 0 0

Zijn er instructies voor de deelnemers? Gedrag, geld, waardevolle

voorwerpen, kledij,

opvolging lokale instructies,

externen, gebruik vrije tijd,

enz… 0 0 0

E.H.B.O. 0 0 0

Is er een volledig uitgeruste E.H.B.O.-koffer? 0 0 0

Is minimum één van de begeleiders hulpverlener? 0 0 0

Zal de hulpverlener over de medische fiches beschikken? 0 0 0

OK NOK NVT

Worden medicijnen uitsluitend verstrekt door de

hulpverlener?

Is er een registratie? 0 0 0

Geeft de hulpverlener instructies aan de deelnemers

betreffende:

• blootstelling aan zonnestraling (kledij, zonnebril, pet,

zonnecrème, uitdroging (drank), insectenbeten

(insectenwerend crème)

• verwondingen aan voeten (wandelingen)

• onderkoeling (kledij) 0 0 0

Worden de inentingsformaliteiten nageleefd? 0 0 0

Voeding 0 0 0

Kunnen meegebrachte lunchpakketten gekoeld (max. 6°C)

worden? 0 0 0

Kan de voeding ter plaatse afgestemd worden op de noden van

de deelnemers? Diabetes, glutenvrij,

vegetariër, kosjer, halal,

enz… 0 0 0

Begeleiding 0 0 0

Wordt er door de HL een leidinggevende aangeduid? 0 0 0

OK NOK NVT

Is er voldoende begeleiding om veilig toezicht te houden? 0 0 0

Geeft de HL instructies aan de begeleiders? Schoolreglement en / of

afgestemd op de specifieke

activiteit 0 0 0

Zijn de instructies door de begeleiders begrepen? Vergaderen vóór vertrek en

de instructies bespreken. 0 0 0

Worden de begeleiders in het bezit gesteld van een GSM toestel

en een lijst met noodnummers? 0 0 0

Kennen de begeleiders de lln.? Probleemjongeren 0 0 0

Bestelprocedure 0 0 0

Is er een bijlage “bijkomende veiligheidseisen” bij de bestelbon? 0 0 0

Feedback aan de HL 0 0 0

Zal de HL dagelijks ingelicht worden over het verloop van de

activiteiten? 0 0 0

Zal er na de activiteit een evaluatie en bijsturing voorzien

worden?

Debriefing + aanpassen

checklist. 0 0 0

Veilig organiseren van extra muros activiteiten

Alle voorzorgen zijn genomen vóór de aanvang van de

activiteit en toch gebeurt er een ongeval ter

plaatse

NOODPROCEDURE CRISISCOMMUNICATIE

Noodprocedures en crisiscommunicatie

• Arbeidsongeval

• Technisch ongeval

• Schoolongeval

• Brand / explosie

• Bomalarm

• Ernstig incident of ongeval op een speelterrein

• Ongeval tijdens het leerlingenvervoer of op reis

• Ernstig ongeval in de omgeving

• Voedselvergiftiging

• Vermiste deelnemer

• …

Veilig organiseren van extra muros activiteiten

Bus ongeval Sierre

EVACUATIEOEFENING 19 MAART 2015

OPERATIE ZEGEL

indrukken

Veilig organiseren van schoolmanifestaties (intern)

Veilig organiseren van schoolmanifestaties (intern)

Alle activiteiten op het schooldomein georganiseerd door derden vallen niet onder deze procedure

Veilig organiseren van schoolmanifestaties (intern)

Interne activiteiten georganiseerd binnen de schoolmuren

Intra muros activiteiten • Chrysostomos / honderddagenfeest

• Pedagogische studiedag

• Sportactiviteit

• Toneelvoorstelling

Naschoolse activiteiten • Eetdag

• Fuif

• Open-deur

• Oudercontact

• Proclamatie

• Schoolfeest (bv. Stressfactor)

Basisregel

Voor een manifestatie of activiteit in een ruimte die daarvoor bestemd is, stellen zich doorgaans weinig problemen; anders is dit wanneer iets georganiseerd wordt in een ruimte die daarvoor niet bestemd en/of uitgerust is.

Wat kan er fout gaan?

Concentratie van veel volk op 1 plaats

Niet vertrouwd zijn met de omgeving

Paniek bij stroomuitval

Agressie

Plotse ernstige ziekte

Storm - windhoos

Brand

Voedselvergiftiging

…

Wat kan er fout gaan?

Verzekeringen

1. Welke risico’s zijn gedekt in bestaande polissen?

2. Welke risico’s moeten nog verzekerd worden?

bv. medewerkers, ouders, sympathisanten, …

Aansprakelijkheid van HL en organisatoren

• Organisator staat in voor het goed verloop

• Schadelijders zullen zich tot de school wenden

• Verschillende verzekeringen zijn van toepassing

Verzekeringen

A. Wettelijk verplichte verzekeringen

1. Arbeidsongevallen verzekering 2. Objectieve aansprakelijkheid bij brand & ontploffing

B. Noodzakelijke verzekeringen

1. Burgerlijke aansprakelijkheid = schade aan derde door fout 2. Brand en aanverwante risico’s (storm, water, glas)

C. Nuttige verzekeringen

1. Lichamelijke ongevallen = medische oplegkosten (lln en lkr OK) (in orde brengen voor voor derden, vrijwilligers) 2. Contractuele aansprakelijkheid (schade aan gehuurd goed)

3. Alle risico’s (dure dingen)

D. Schoolverzekering

1. Lichamelijke ongevallen (enkel indien georganiseerd door directie en mits toezicht door leerkrachten)

2. Burgerlijke aansprakelijkheid (tijdens schoolactiviteit - foutief handelen met schade aan derden) Tussenkomst: schade aan slachtoffer, advocaat en gerechtskosten Aansprakelijkheid uit onrechtmatige daad (BW art 1382 – 1386bis) Toezichthouder – niet kunnen verhinderen Organisator - nalatigheid, rekening houden met aantal en leeftijd van kinderen, vertrouwd met de situatie Bewaarder terrein – los of verankerd meubilair, terrein zelf, bomen op terrein

Veilig

Goed organiseren van schoolmanifestaties slaat ook op

• Volksgezondheid (voedselveiligheid, klimaat, douches…)

• Leefmilieu (afvalbeheer, lawaaihinder…)

• Openbare orde en veiligheid (bv. volksmassa, parking, toegang, …)

• Economische zaken (productaansprakelijkheid, ter beschikking stellen van diensten en

goederen; zelfs indien gratis)

Aandachtspunten

• Planning en management

• Locatie

• Brandveiligheid

• Noodplanning

• Communicatie – omroepinstallatie (geschikte hulpmiddelen – walkie-talkie)

• Beheersing van de massa

• Organisatie van het vervoer

• Structuren

• Afscheidingen

Belangrijke elementen

• Elektrische installaties en verlichting (keuring, overbelasting, …)

• Huren en leasen van machines, toestellen en installaties (gebruiksaanwijzingen, attesten,

keuring, …)

• Voeding, drank en water (HACCP normen, …)

• Verkoop van producten en goederen (productaansprakelijkheid)

• Attracties (bv. springkasteel, trampoline, veiligheidsvoorzieningen,…)

• Sanitaire installaties (voldoende en netheid, …)

• Beheer van afval (sorteren, voldoende, …)

• Geluid, lawaai en trillingen (bv. aantal decibels, …)

• Vuurwerk (enkel door professionals, aanvraag, …)

• Kampeerfaciliteiten (aanvraag en organisatie, …)

Belangrijke elementen

• Voorzieningen voor mindervaliden

• Eerste hulp (Rood Kruis, EHBO post, …)

• Auteursrecht SABAM

• Accijnzen (alcoholische dranken vanaf 6°)

Belangrijke elementen

• Toegankelijkheid domein en gebouwen voor hulpdiensten

• Evacuatieplan – verzamelplaats – noodprocedures

• Richtlijnen bij evacuatie en interventie - Voor verantwoordelijken: aanmaken van kaartjes met hulpnummers en richtlijnen - Hulpverleners aanwezig (EHBO koffer, draagberrie, …)

• Plaats noodtelefoons kenbaar maken! - Samenstelling brandbestrijdingsdienst - kennis blustechnieken en redding van personen - brandbestrijdingsmiddelen ter beschikking stellen (kledij, zaklampen, …)

• Noodtelefoon: tekst voor melding aan hulpdiensten

• Controle/toezicht aanwezigen op de activiteit

Evacuatieplan – verzamelplaats Noodprocedures

• Evacuatiewegen voorzien en vrijhouden

• Doorgangen voldoende breed naargelang het aantal te evacueren personen

• Opstelling meubilaire rekening houdende met evacuatiewegen en doorgangen!

• Werkzones en doorgangen voorzien aan tapinstallatie, buffet, disco -bar en ander werkposten

Richtlijnen bij evacuatie en interventie

• Correcte pictogrammen aanbrengen (in functie van de activiteit)

• Controle op goede werking van de brandalarminstallatie

• Synoptisch bord bereikbaar en werking gekend

• Aanduiden van de brandmelders met pictogram en plaats kenbaar maken aan verantwoordelijken.

• Bijkomende pictogrammen, reddingtekens

• Controle van veiligheidsverlichting

• Controle van sluiting compartimenterende deuren

• Trappen, gangen en hallen volledig vrij (geen obstakels, geen voorwerpen en brandbare

materialen!)

• Controle rookkoepel in traphal

• Eventueel bijkomende blusmiddelen

Wetgeving en aandachtspunten

• Brandveiligheid

• Elektrische installaties - AREI

• Tijdelijke of mobiele bouwplaatsen - veiligheidscoördinatie (opbouw podium, verlichting, geluidsinstallatie, …)

• Werken met derden (inrichting en opbouw)

• Werken op hoogte (aanbrengen spots, feesttent, …)

• Intern transport (aan- en afvoer materialen, opbouw, …)

• Noodplanning uit te werken (aanduiden van verantwoordelijkheden)

• Gevaarlijke stoffen en preparaten (opslag, gebruik, …)

Milieu - aspecten

• Afvalbeheer - Vaste stoffen

- Afvalwater

• Duurzame ontwikkeling

- Wegwerpverpakking

• Geluid, lawaai en trillingen maximum geluidsniveau op muziekactiviteiten

categorie 1 geluidsniveau < 85 dB(A)

categorie 2 geluidsniveau < 95 dB(A) -> geluidsniveau continu zichtbaar voor exploitant

categorie 3 geluidsniveau < 100 dB(A) -> geluidsniveau continu zichtbaar

gehoorbescherming kosteloos ter beschikking

opmaken geluidsplan

akoestisch onderzoek verplicht

Amai mijn oren!

Volksgezondheid

• Legionella

- Douches

• Voedselveiligheid (HACCP normen) - Aanvoer van voedingsstoffen (traceerbaarheid)

- Bereiding van voedingsmiddelen (temperaturen, afscherming, …)

- Bewaring van voedingsmiddelen (temperaturen en opslag, …)

- Verdeling van voedingsmiddelen (temperatuur en transport, …)

Vragen?