Inspirerende congressen: Een uitdaging!

23 februari 2010

Marga Groot Zwaaftink

Programma

Introductie

Congressen

Feedback

Doorlopend:

Discussie/stellingen

Introductie:

• HHS Maastricht• Euroforum• Ondernemer

Doelstelling:

• Inspirerend voor deelnemers• Volle zaal• Binnen budget• Scoren voor jouw organisatie

(en carrière)

Stelling: Congressen zijn duf, saai!

Fase 1• Communicatie mix• Doel• Financiën

• Congres als onderdeel van communicatiemix

• Impact van ‘live’• Wie willen we zijn:

initiator of volger

Advertentie

DirectMail

TV/radio

Internet

BeurzenPR

Doel van congres:

• Impact• Financieel• Uitstraling

Succesbepalers

Sponsors

LocatieInitiatief-nemer

PCO

Deel-nemers

Congres

Tijdspad project

• Datum congres• Datum uitnodiging

versturen• Datum uitnodiging naar

drukker

Stress: sprekers, adressen, teksten, logo’s sponsors, deelnemerslijst, congresmap

Wie doet wat:Projectteam

• Inhoud

• Marketing

• Sponsoring

• Financiën

• Logistiek

• Projectleider

Fase 2: Inhoud

• Thema bepalen• Inhoud opzetten• Werkvormen

Inhoud

• 6 sprekers op een rij met lunch….

• Thema, subthema’s• Sprekers benaderen• Rol dagvoorzitter

Fase 3:Sponsors/exposanten

• Voor- en nadelen• Doel vaststellen• Financiën• Wie doet wat

Fase 4: Communicatie

• Sprekers• Deelnemers werven• Pers

Middelen voor congres promotie:

• Website email• Post• Sms alert, weblog, Google• Advertenties, bijsluiten in

vakbladen• PR

Fase 5: Logistiek

• Draaiboek• Inkoop• Registratie/facturatie• Deadlines

Media

Transport

Prof.Dagvoorz

Congres-locatie

Catering

Act

Aankleding

Techniek

Drukker

Ontwerper

INKOOP

• Deelnemersregistratie/

communicatie• Visitekaartje• Ambassadeurs• Bevestiging• Factuur• Herinnering

Fase 6:

Congresdag

• Opbouw• Briefing• Dubbel check• Registratie:

• Regulier• On site • Pers• Sprekers

• Dagdraaiboek

Social event:

• Intensiteit voor deelnemers

• Impact op imago congres• Check/dubbel check

Fase 7:

Na afloop

• Evaluatie deelnemers • Evaluatie projectteam• Communicatie

deelnemers/sprekers/pers

• Volgende editie

Stagiair gezocht!

Email: marga@commgres.com

GSM: 06-234 66 473