Hoe beginnen we er aan? - Homepagina | Stad Gent...Presentatie voor de ouders ... De steile opmars...
Transcript of Hoe beginnen we er aan? - Homepagina | Stad Gent...Presentatie voor de ouders ... De steile opmars...
Hoe beginnen we er aan?
Korte interactieve bevraging
Praktijkvoorbeeld (Pieter vertelt…)
Waarom een (jeugdsport)beleidsplan?
Wat is een jeugdsportbeleidsplan?
Hoe beginnen we er aan?
Fasen en tijdsindeling
Een mogelijke aanpak… (expert – beginner)
Clubondersteuning bij het opstellen van een JSPB
1. 2.
89%
11%
1. Akkoord
2. Niet akkoord
Beleidsplan, hoe begin ik
eraan? Beleidsplan?
1. 2.
89%
11%
1. Akkoord
2. Niet akkoord
Dit is ons plan voor de komende 20 jaar
1. 2.
33%
67%
1. Akkoord
2. Niet akkoord
1. 2. 3.
11%
22%
67%
1. Ja
2. Neen
3. Geen idee
1. 2. 3.
78%
11%11%
1. Ja (vb het staat op de website)
2. Nee, het is een ‘intern’ document
3. Geen idee
1. 2. 3.
33%
0%
67%
1. Door de voorzitter, door de jeugdsportcoördinator of iemand anders, het is het werk van één man
2. Door een ‘werkgroep’
3. Geen idee hoe dit tot stand is gekomen
1. 2. 3.
44%
22%
33%
1. Het staat mooi maar wordt eigenlijk niet echt gebruikt
2. Het is een werkinstrument waar regelmatig wordt naar teruggekoppeld tijdens bestuursvergaderingen
3. Geen idee
Pieter Coucke (Ghent Rugby Football club)
Gent Rugby Football Club vzw
Pieter Coucke [email protected] +32 486/91.33.15 Voor Sportdienst Stad
Gent 3 juni 2013
Voorwoord & Context
Waarom een beleidsplan
Methodologie, of hoe werd het beleidsplan opgemaakt
Beleidsplan stap per stap bij Gent RFC
Wat na het beleidsplan
Gent Rugby
Football
Club
Nationale
Sevens
Rugby Team
14 jaar
jeugd
4 jaar
voorzitter
Vlaamse
Rugby Bond
Nationale
Jeugd-
commissie
Trainer B
Jeugdsport-
coördinator
(bijna)
Strategisch
Consultant
bij Gartner
17 12 12 12 12 6
14 21 24
31 32 28 20
12 17 7
15
7 5 14
24 22
23
35 32
24
20
19 12 34
42
4 12 10
5
22 21
23 19
20
11 23 30
31
26
4
7
10 15
17
11
19
26 21 23
22
25
5
3
11 8
14
14 14
15 20 17
11
20
2
1
7
4
7 13
11 8 11
10
11
2
8
10 4
1 5 4
7
15
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
17 12 12 23 29 39 55 87 100 132 125 122 104 108 114 122 154
96-97 97-98 98-99
(*)
99-00 00-01 01-02 02-03 03-04 04-05 05-06 06-07 07-08
(**)
08-09 09-10
(***)
10-11 11-12 12-13
Aanta
l licenti
es p
er
team
(*) pas officiële cijfers vanaf 98-99
(**) vanaf seizoen 07-08 waren er maar 2 jaar junioren ipv 3 jaar ervoor
(***) gezakt tot 75 jeugdspelers in september 2009 ...
Evolutie van het aantal jeugdspelers op het einde van het seizoen
Mini-Bikkels (U7)
Super-Bikkels (U9)
Bikkels (U11)
Benjamins (U13)
Miniemen (U15)
Kadetten (U17)
Junioren (U19)
Voorwoord & Context
Waarom een beleidsplan
Methodologie, of hoe werd het beleidsplan opgemaakt
Beleidsplan stap per stap bij Gent RFC
Wat na het beleidsplan
Gent RFC heeft meerdere doelstellingen:
Subsidies
◦ Ons eerste ‘Beleidsplan’ ;-)
Verbetering van de clubwerking
◦ Sportieve doelstellingen
◦ Sociale doelstellingen
◦ Financiële doelstellingen
Efficienter werken
◦ Discussies vermijden door op voorhand de beslissing vast te leggen
Problemen wegwerken
◦ Correcte mentaliteit, gedrag en afspraken vastleggen
Een nieuwe situatie steunen
◦ Wankel evenwicht ondersteunen met duidelijke richtlijnen
Communicatie
◦ Brochure voor nieuwe leden
◦ Presentatie voor de ouders
Voorwoord & Context
Waarom een beleidsplan
Methodologie, of hoe werd het beleidsplan opgemaakt
Beleidsplan stap per stap bij Gent RFC
Wat na het beleidsplan
missie
huidig beleid
interne analyse externe analyse
alternatief beleid
definit ief beleid
uitvoering
Huidige Situatie
•Waar zijn we
nu?
Toekomstige
Situatie
•Waar willen we
naartoe?
Roadmap
•Hoe gaan we
daar geraken?
Develop Target
Architecture Plan
Develop Target Service Delivery Model
4 Solutions
Strategy
Delivery
Strategy
Summarize
Strategic Business Direction
Develop Direction
Develop Managem
ent & Governanc
e Processes
Develop Migration Approach
& Roadmap
1 6 7 2 Conduct Assessme
nt and Gap
Analysis
3 8 Develop
Communications Plan and Obtain Broad Consensus
5
Business Strategy
Technology
Trends
Aspirations &
Goals Where to play How to win
What
capabilities to
build
What
management
systems to
operate Unique
Selling
Position
Define
Target
Market
Benefits of
your
services
How to
position
Define
methods
•Geschreven door 1 persoon
•Werd als nutteloos aanzien, maar
wel een eerste aanzet tot formeler
werken
Versie 1: voor
subsidies
•Veel vergaderen
•Nog meer vergaderen
•Nooit resultaat
•Afkeer van beleidsplannen
Versie 2:
onbekende reden •Geschreven door 1 bestuurslid op
basis van analyses
•Met input van de RVB
•Goedgekeurd door de AV
•Gecommuniceerd naar spelers en
ouders
Versie 3:
doelstellingen
•Met input van veel leden en kern-
vrijwilligers
•Gedragen door de leden
Versie X
Methodologie tot nu toe
◦ Niet altijd even formeel
◦ Niet altijd evenveel input van diverse partijen
◦ Niet altijd met evenveel consensus
De grote problematiek
◦ Een beleidsplan maken is gemakkelijk, het succesvol uitvoeren en doen aanvaarden iets minder
Voorwoord & Context
Waarom een beleidsplan
Methodologie, of hoe werd het beleidsplan opgemaakt
Beleidsplan stap per stap bij Gent RFC
◦ Huidige Situatie
◦ Toekomstige Situatie
◦ Roadmap
Wat na het beleidsplan
Uitgaven per speler: 278€ + 1.656€ = 1.934€ Meten is weten
Evolutie aantal jeugdspelers
Retentie spelers
◦ Hoeveel spelers die in jaar X speelden, spelen nog in jaar X+4?
◦ Hoeveel spelers die in jaar X+4 speelden, spelen nog in jaar X+8?
Retentie vrijwilligers
◦ Enorm verloop in bestuursleden en trainers
€ 54 € 72
€ 60
€ 40 € 32
€ 20
€ 1.656
Huur terreinen
Huur clubhuis
Rugbymateriaal
Licentie
€ 84
€ 48
€ 85 € 40 € 28
€ 16
€ 1.656
Subsidies
Inkomsten bar
Lidgeld
Paastoernooi
Kalender
Sponsoring
Vrijwilligerswerk
1712 12 12 12
614
21 2431 32 28
2012
177
15
7 5 14
2422
23
35 32
24
20
19 12 34
42
4 12 10
5
2221
2319
20
1123 30
31
26
4
7
1015
17
11
19
26 2123
22
25
5
3
11
8
14
1414
15 2017
11
20
2
1
7
4
7 13
11 811
10
11
2
8
10 4
1 5
4
7
15
17 12 12 23 29 39 55 87 100 132 125 122 104 108 114 122 154
96-97 97-98 98-99 (*) 99-00 00-01 01-02 02-03 03-04 04-05 05-06 06-07 07-08 (**) 08-09 09-10 (***)
10-11 11-12 12-13
Echter ook kijken buiten de sportclub naar algemene trends
◦ Signalen van dalend aantal clubs in andere sporten
◦ Vergrijzing/vermindering van de vrijwilligers
◦ Rugbyclubs zonder goede jeugdwerking verdwijnen
◦ ‘job-hoppen’ bij jeugdleden en sporters, of willen meer flexibiliteit
◦ Groter aanbod van diverse activiteiten
◦ Andere ingesteldheid ouders
Een SWOT analyse en Porter Five Forces hebben we niet formeel gebruikt
Sterkte Zwakte
Gent is een grote stad. Geen enkele rugbyclub in België heeft in principe een dergelijk grote visvijver (grotere steden tellen meer clubs) -> rekruteringsacties in samenwerking met scholen kan dit optimaliseren
De investering van de laatste jaren in de sociale waarden en normen heeft ons een voorsprong gegeven op andere (rugby)clubs -> de club dient hier blijven op te hameren om zijn leden aan zich te binden en te leren zich in te zetten voor de club
De mondiale opmars van rugby: het WK Rugby is
het 3e grootste sportevent in de wereld en de Internationale Rugby Bond is niet bang om de sport te vernieuwen en te steunen -> Gent RFC wil hier ook een rol in gaan spelen, om aldus tot een win-win situatie te komen
De steile opmars van het Belgische Rugby en de daarbij horende media aandacht: op 8 jaar van de 55e naar de 21e plaats op de wereldranglijst en op 5 jaar tijd van 5.000 naar 10.000 spelers -> Gent RFC onderhoudt goede perscontacten
De hoge kosten om rugby te beoefenen in Gent -> subsidies voor de verschillende facetten van de werking en verstandig aankoopbeleid kunnen dit min of meer neutraliseren
Gent is met ruim 600 sportclubs te groot om op te vallen als sportclub en publiek te trekken -> De club kan zich differentiëren dankzij de waarden en normen
Gent RFC heeft te weinig ex-spelers die hun schouders willen zetten onder de clubwerking -> Er dient werk gemaakt te worden van de retentie van spelers na hun spelers-carrière
De huidige wegwerp mentaliteit van (te) veel mensen met gebrek aan committment en sociale waarden, nodig om rugby te spelen -> Gent RFC kan hier een opvoedkundige rol in spelen
Opportuniteit
Bedreiging
Voorwoord & Context
Waarom een beleidsplan
Methodologie, of hoe werd het beleidsplan opgemaakt
Beleidsplan stap per stap bij Gent RFC
◦ Huidige Situatie
◦ Toekomstige Situatie
◦ Roadmap
Wat na het beleidsplan
Visie & Missie Bestaansreden
Rugbyspirit
◦ GRFC wil opnieuw de referentie worden op gebied van rugbyspirit, geroemd worden om haar sociale voeling, respect, fair-play en gedrag.
School van het leven
◦ GRFC wil zijn (jeugd)spelers de originele rugbywaarden meegeven, en aldus terug een school voor het leven worden.
Topclub
◦ GRFC wil opnieuw een Belgische topclub worden op sportief gebied, haar plaats terugeisen in eerste divisie, en hofleverancier worden van de nationale (jeugd)ploegen.
Differentiator
◦ GRFC gelooft dat het ultieme verschil kan gemaakt worden door de focus op de rugbywaarden. Wanneer een club/team zich inzet voor elkaar, volgen de sportieve en sociale resultaten vanzelf.
Vrijwilligers en respect
◦ GRFC wil respect en verdraagzaamheid voor elke vrijwilliger in en rond de club, en streeft ernaar dat elk lid/ouder (af en toe) voor een klein taakje vrijwilliger wordt en aldus de vaste vrijwilligers waardeert.
Financieel
◦ Dit alles met een gezonde financiële basis, om rugby betaalbaar aan te bieden aan de leden.
Gent RFC wil de rugbysport promoten in Gent en omgeving, evenals de waarden en normen verbonden aan rugby
Het lijkt Gent RFC zinloos om tijd, geld en moeite in de jeugdwerking te laten steken door de vele vrijwilligers als de club er niet achter zou staan. De club wil dan ook de inspanningen van zijn vrijwilligers eerbiedigen en terug een topclub worden, en is ook bereid er de nodige investeringen en opofferingen voor te maken
Rugby
Financieel Sociaal
Beste
jeugd-
werking
van België
Meer
jeugd-
spelers
Recrute-
ring Retentie
Kinderen
ex-
spelers
Beter
sport-
technisch
e werking
Meer
gediplo-
meerde
trainers
Gast-
trainers Leerplan
Betere
mentalitei
t
Nadruk
op sociale
aspecten
Leren iets
terug-
geven
Betrokken
-heid
ouders
Minto Tree
Om dit te bereiken... ... dien je deze 3 zaken te
doen!
Welke leden hebben we nodig? Wat willen onze leden/ouders?
Voorwoord & Context
Waarom een beleidsplan
Methodologie, of hoe werd het beleidsplan opgemaakt
Beleidsplan stap per stap bij Gent RFC
◦ Huidige Situatie
◦ Toekomstige Situatie
◦ Roadmap
Wat na het beleidsplan
Legende: - Zo goed als zeker dit seizoen - Mogelijk reeds dit seizoen - Minder kans dat dit item volgend seizoen reeds kan ingevoerd worden - Enkel van toepassing voor jeugd
Aangezien we als rugbyclub willen evolueren, groeperen we de voorstellen en volgende stappen in 2 grote groepen: - sportief: puur sportieve voorstellen en verbeteringen - sociaal: voorstellen ter verbetering van het sociale aspect van de club, gegroepeerd volgens het charter van de Internationale Rugby Board.
Rugby Sociaal Rugby Sportief
Meer trainers 2 ervaren coaches per 2 teams 1 hoofdtrainer en 1 of 2 hulptrainers per team 2 ouders als assistent-trainer per team Vanzelfsprekend maken dat U19-spelers trainer
worden Betere trainers
Elke coach, (assistent-)trainer: diploma en bijscholen
Ervaren coaches niet te hard belasten, om hen zo langer te kunnen houden
Betere trainingen Een bij voorkeur externe sporttechnisch directeur
ter coördinatie jeugdtrainers. Verbetering leerplan.
Meer trainingen 2e training op vrijdagavond voor U7 tem U15
indien geen toernooi dat weekend (18u tot 19u30).
Betere wedstrijden Meer wedstrijden tegen buitenlandse teams Toernooien in Noord-Frankrijk spelen
Ouders voor extrasportieve zaken Trainers en andere vrijwilligers ontlasten Noteren van aanwezigheden Truitjes terugbrengen naar wasserij Water en EHBO meenemen op wedstrijden
Compensatie voor coaches/trainers Een training-outfit, geen lidgeld, extraatjes, …
Verwittigen via email indien belet Aanwezigheden bijhouden van spelers is een
sleutel tot succes, zowel naar clubgevoel als retentie.
Respect voor de trainer die er wél is en werkt voor u.
Aangezien verwittigde aanwezigheden automatisch verwerkt worden, gelieve deze per email te melden ipv sms/mondeling.
Verhoging lidgeld €175 volwassenen, €150 jeugd. €25 korting (of
gratis outfit?) indien op tijd met alle administratie. Vanaf 2012 per seizoen, dus eind 2011 voor half
jaar (€100 en €75). GRFC niet meer als goedkope babysit laten
gebruiken. Meer middelen voor betere werking: audit toonde
aan dat we veel te weinig vragen. Echter wel sociaal tarief voor wie iets meer
financiële pech kende. Respect voor iedereen hoog in het vaandel dragen
Medespelers Tegenstander Scheidsrechter Trainers, begeleiders, vrijwilligers Personeel De Blaarmeersen Beseffen dat de club draait op vrijwilligerswerk
Team- en club-spirit is belangrijk Wie iemand uitsluit, sluit zichzelf uit de club.
Voorwoord & Context
Waarom een beleidsplan
Methodologie, of hoe werd het beleidsplan opgemaakt
Beleidsplan stap per stap bij Gent RFC
Wat na het beleidsplan
GRFC ondergaat momenteel heel wat veranderingen, en we beseffen dat dit niet voor alle leden even evident is.
We proberen de belangen voor de leden niet uit het oog te verliezen.
We proberen zo open mogelijk te communiceren, en de redenen en voordelen van elke beslissing te verduidelijken.
We proberen zoveel mogelijk leden hierin te betrekken en een positieve rol te laten spelen.
We proberen met oeverloos geduld en met zachte hand onze leden te begeleiden in dit proces.
Change Management
Gent Rugby is zich bewust van dit moeizaam proces, en stelt alles in het werk om dit toch zo vlot mogelijk te laten verlopen met zo weinig mogelijk last voor onze leden. Wij beseffen echter ook dat we geen professionals zijn in change management, en excuseren ons voor enig ongemak of misverstand dat hierdoor kan optreden.
Late majority 34%
Laggards 16%
Early majority 34%
Innova-tors 2,5%
Early adop-ters
13,5%
Veranderingen
Updaten en hernieuwen
◦ Elk jaar een ‘refresh’ nodig
Change Management
◦ Communicatie naar ouders toe
◦ Redenen tot beleidsplan duidelijk communiceren
◦ Inbreng van meer leden
◦ Draagvlak creëren door de kern-vrijwilligers te laten meewerken aan het beleidsplan
◦ Nieuwe leden passen zich het gemakkelijkste aan
Echter
◦ Wie wil daadwerkelijk tijd steken in het uitwerken van een beleidsplan?
◦ Komen we wel tot het juiste beleidsplan als er zoveel mensen aan meewerken?
Pieter Coucke Voorzitter en jeugdverantwoordelijke Gent Rugby Football Club [email protected] +32 486/91.33.15
Een beschrijving van… … waar de vereniging/club voor (be)staat
… hoe de werking er nu voor staat
… gegevens over de omgeving nu en morgen
en een afbakening van … …wat men wil bereiken in een bepaalde periode
…wat men concreet gaat doen
…hoe men dat gaat evalueren
en waakt over de haalbaarheid (mensen en middelen)
Algemeen
beleidsplan
Jeugdsport
beleidsplan
Communicatie
plan
Sponsorplan Enz….
Het jeugdsportbeleidsplan is een onderdeel van een algemeen beleidsplan, de inhoud van. Het jeugdsportbeleidsplan moet in overeenstemming zijn met de missie en de visie van het algemeen beleidsplan!
Liefst niet door één man of vrouw (indien toch werken met klankbordgroep anders nooit draagvlak)
Top-down (gaat snel – draagvlak? – onder tijdsdruk)
Bottem-up
(tijdrovend maar creëert draagvlak)
Ideaal: werkgroep met mandaat van ‘bestuur’ (verschillende belangengroepen vertegenwoordigt)
Stap 1
•Waarom een jeugdsportbeleidsplan (argumenten)
•Creëren van draagvlak
Stap 2
•Samenstellen van een werkgroep
•Opstellen of eventueel herzien van missie en visie
Stap 3
•Verzamelen van informatie en gegevens
•Intern en extern
Stap 4
•Analyse van de gegevens
•Sterktes – zwaktes – kansen – bedreigingen
Stap 5
•Formuleren van doelstellingen
•Opstellen van indicatoren
Stap 6 •Doelstellingen vertalen naar acties
Stap 7
•Afronden
•Publicatie / presentatie
Stap 1: waarom een JSBP?
Gestructureerd richtsnoer ◦ Helpt om gestructureerd en planmatig te kiezen
Effectief gebruik van middelen ◦ Kan helpen om de beschikbare middelen op de juiste
dingen in te zetten
Betere samenhang tussen verschillende activiteiten ◦ Als men veel activiteiten organiseert, kan je soms de weg
kwijt raken. Een JSBP kan helpen om de samenhang en het belang van de verschillende activiteiten te bewaken
Zorgt voor ◦ Kwaliteitsbeheersing ◦ kwaliteitsverbetering
Maand 0
Stap 2a: samenstellen werkgroep
Leden van de werkgroep ◦ Vertegenwoordiger uit bestuur
◦ Vertegenwoordiger jeugdcomissie
◦ Jeugdtrainer(s)
◦ Jeugdleden
◦ Ouders van jeugdleden
Werkgroep niet te groot 7 tot 8 leden is ideaal
Taakverdeling en tijdsinvestering
Maand 1
Stap 2b: missie/ visie
Maand 2
Stap 3: verzamelen van informatie
Maand 3-4
Stap 4: verwerking van gegevens
Maand 5
Stap 5: doelstellingen
Doelstellingen bepalen bepalen
Maand 6-7
Stap 6: acties
Maand 7
Stap 7: publicatie/ presentatie
Maand 8
En dan begint het pas….
• Wat bouwen we verder uit ?
• Wat laten we vallen ?
• Welke nieuwigheden nemen we op ?
beleidsperiode
Men is niet overtuigd van het nut van een beleidsplan (dan wordt het bijna onmogelijk)
Besef: verandering roept weerstand op Ouder bestuur – tradities kunnen een rem
zijn Algemeen belang loopt niet altijd gelijk met
het individueel belang van het lid Tijdsinvestering (ga niet te snel… maar ook
niet te traag) Beter ietsje trager met inspraak
http://www.jeugdsportnetkdr.be/artikel/beleidsplan-opstellen-1
http://www.vlaamsesportfederatie.be/nl/verbeter-je-werking/beleidsplanning/procesmatige-ondersteuning_475.aspx
EXPERT INSTAP
Als coach begeleiden we: ◦ de ‘werkgroep’ tijdens het
proces
◦ de JSC of JV die het proces zal leiden
De club schrijft zijn eigen beleidsplan
Wegwijzen naar ‘bruikbare en nuttige tools’