E. Goossens T. Janssens J. Gils

Info-books

Toegepaste Informatica

Deel 33a: ERP met Navision, Basis en Financieel 1

HO33a

E. Goossens T. Janssens - J. Gils Navision 109

Hoofdstuk 9 Inkopen boeken en betalen

9.1 Probleemstelling

Nadat de nodige boekhoudkundige en administratieve voorbereidingen getroffen zijn kan het bedrijf een order bij een leverancier plaatsen. Aan een order kan een offerte voorafgaan. Deze offerte kan omgevormd worden naar een order, maar het is ook mogelijk om een order rechtstreeks in te brengen. Het is zelfs moge-lijk om een inkoopfactuur te boeken zonder dat er vooraf een order opgesteld werd. De leverancier zal de bestelling ontvangen en voor de levering van de bestelde goederen instaan. Het bedrijf zal ook een factuur ontvangen. Deze factuur zal meestal via de bank betaald worden, maar het kan ook gaan via de kas.

9.2 Een inkooporder voorbereiden

Vooraleer je een inkooporder kunt plaatsen moet je een aantal instellingen vastleggen. De dagboeksjabloon voor inkomende facturen moet worden opgegeven. De dagboeksjablonen kun je bereiken via ADMINISTRATIE, APPLICATIE-INSTELLINGEN, FINANCIEEL BEHEER, ALGEMEEN, DAGBOEKSJABLONEN. . In de kolom SOORT kun je kiezen tussen ALGEMEEN, VERKOOP, INKOOP, ONTVANGSTEN, BETALINGEN, ACTIVA, IC en FINANCIEEL. Daar kies je INKOOP.

110 Navision E. Goossens T. Janssens J. Gils

Bij SJABLOON, BATCHES kun je eventueel een batch kiezen. Ook ga je een nummerreeks instellen voor het nummeren van documenten die betrekking hebben op geplaatste orders. In de tabel INKOOPINSTELLINGEN kun je opgeven hoe bepaalde aspecten van een inkoop en schulden door het programma moeten worden beheerd. Voordat je met INKOOP gaat werken, geef je hier de nummerreeks op die wordt gebruikt voor leveranciers, inkoopdocumenten, enzovoort. Voor het nummeren van de inkooporders worden bijvoorbeeld twee nummerreeksen ge-bruikt: een nummerreeks voor de ingebrachte maar nog niet geboekte orders en een num-merreeks voor de reeds geboekte orders. Ook geef je hier opties voor bijvoorbeeld de berekening van kortingen en de afronding van factuurbedragen op. Inkoopinstellingen kun je onder andere registreren via INKOOP, INKOOPINSTELLINGEN, tab-blad NUMMERING. Daar vul je de vakken LEVERANCIERSNRS, ORDERNRS, FACTUURNRS en DAGBOEKSJABL.INK.-FAC in. In Cronus Belgi NV ziet dit venster er als volgt uit:

In het veld ORDERNRS vul je de code in voor de nummerreeks die wordt gebruikt voor het toewijzen van nummers aan verstuurde inkooporders. In het veld ONTVANGSTNRS. (GEBOEKT) vul je de code in van een nummerreeks die de ge-boekte ontvangsten de orders die in het magazijn binnenkwamen - bijhoudt.

Opdrachten 1. Maak de volgende nummerreeksen aan: a. I-ONTV+ (Nummering van I-ONTV001 tot I-ONTV999):

OMSCHRIJVING: Geboekte inkoopontvangst (AUTOM. NUMMERING: aanvinken, HANDM. NUMMERING: aanvinken)

E. Goossens T. Janssens - J. Gils Navision 111

b. I-FACT+ (Nummering van IFP001 tot IFP999) OMSCHRIJVING: Geboekte inkoopfactuur (AUTOM. NUMMERING: aanvinken, HANDM. NUMMERING: aanvinken)

c. FDB-INK (Nummering van FDBI001 tot FDBI999) OMSCHRIJVING: Inkoopdagboek (AUTOM. NUMMERING: aanvinken, HANDM. NUMMERING: aanvinken)

2. Stel een dagboeksjabloon voor inkopen als volgt in: NAAM: FDB-INK OMSCHRIJVING: Inkoop SOORT: Inkoop NR.-REEKS: FDB-INK DOCUMENTNR.-REEKS: I-FAC+ BRONCODE: INKDAGB

3. Doe de nodige inkoopinstellingen om een inkooporder te kunnen plaatsen. Tabblad NUMMERING: LEVERANCIERSNRS: LEV ORDERNRS: I-ORD DAGBOEKSJABL. INK.-FAC: Inkoop FACTUURNRS: I-FACT ONTVANGSTNRS. (GEBOEKT): I-ONTV+

9.3 Een inkooporder maken, factureren en boeken

Aan het plaatsen van een order kan een offerte voorafgaan. Deze offerte kan dan geconver-teerd worden naar een order. Wij opteren hier voor het rechtstreeks invoeren van een order. Dit doe je via INKOOP, ORDERVERWERKING, ORDERS. Het venster INKOOPORDER (zie verder) heeft de volgende tabbladen: ALGEMEEN, FACTURERING, VERZENDING, BUITENLANDSE HANDEL en E-COMMERCE. Om een nieuwe inkooporder aan te maken zet je de muiswijzer in het veld NR en druk je op de functietoets F3: een (nieuw) ordernummer verschijnt. Selecteer daarna het ORDERLEVERANCIERSNUMMER. Vul het factuurnummer van de leverancier in. Kies in het subformulier in het veld SOORT de optie ARTIKEL. (De andere mogelijkheden zijn GROOTBOEKREKENING, VAST ACTIVUM en TOESLAG (ARTIKEL). ) Kies een artikel en vul het aantal artikelen dat besteld wordt in het subformulier in. Je kunt verschillende artikelen op opeenvolgende regels inbrengen. Klik op de knop BOEKEN als alle artikelen ingebracht zijn en kies CONTROLELIJST Klik op de knop VOORBEELD om te zien of alles in orde is. Wanneer gegevens ontbreken, dan wordt dit gemeld in het voorbeeld (na Let op!). Omdat je niet altijd de geleverde goederen gelijktijdig met de factuur ontvangt kan het boe-ken van een order in twee stappen gebeuren: ontvangen en factureren. Gebeurt dit wel gelijktijdig, dan kun je de twee stappen samen boeken.

112 Navision E. Goossens T. Janssens J. Gils

Na de eerste stap registreert Navision een geboekte ontvangst, na de tweede stap een ge-boekte factuur. (Je kunt ook factureren zonder een order: INKOOP, FACTUREN.)

Keer terug naar de inkooporder, klik op de knop BOEKEN, kies ONTVANGEN en klik op OK. In de lijst van de geboekte inkoopfacturen is deze factuur nog niet opgenomen. Je kunt dit controle-ren via INKOOP, HISTORIE, GEBOEKTE FACTUREN, knop FACTUUR, OVERZICHT.

Keer terug naar de inkooporder, klik op de knop BOEKEN, vink FACTUREREN aan en klik op OK. De order wordt automatisch via het inkoopdagboek geboekt. Controleer opnieuw of de order in de lijst van de orders opgenomen werd. De grootboekrekeningen 604 AANKOPEN VAN HANDELSGOEDEREN, 440 LEVERANCIERS en 4985 BTW OP AANKOPEN werden automatisch aangepast. Je kunt dit controleren in het rekeningschema.

E. Goossens T. Janssens - J. Gils Navision 113

Opdrachten 4. Het feit dat de grootboekrekeningen 604, 440 en 4985 bij het factureren van een order

aangepast worden heeft te maken met de instellingen betreffende boekingsgroepen. Hoe weet Navision welke rekeningen moeten worden gedebiteerd/gecrediteerd bij een inkoop? Waar wordt dit verband gelegd? (In welke tabellen?) Als je de tabel gevonden hebt, zet dan de muiswijzer bij het rekeningnummer in kwes-tie en klik op F1.

a. In welke tabel vind je grootboekrekening 604 terug?

b. In welke tabel vind je grootboekrekening 4985 terug?

c. Bij welke boekingsgroep vind je grootboekrekening 440 terug?

5. Een aantal controles uitvoeren

a. Controleer eerst of in alle nummerreeksen de automatische en handmatige nummering aangevinkt staan. Vink ze beide aan waar dat nog niet gebeurd is.

b. Ga na of bij alle leveranciers in het tabblad FACTURERING de bedrijfsboekingsgroep, de BTW-boekingsgroep en de leveranciersboekingsgroep ingevuld zijn. (Overal: BINNENLAND) Kijk ook na of het veld INCLUSIEF BTW aangevinkt is en verwijder zo nodig het vinkje.

c. Zorg er voor dat in alle artikelkaarten, tabblad FACTURERING de voorraadboekings-groep V1 ingevuld wordt.

6. Plaats een order van 5 Thonetstoelen (aankoopprijs: 100 euro, in te vullen in het veld DIRECTE KOSTPRIJS EXCL. BTW) bij leverancier Ludo Jansen: Tabblad ALGEMEEN: NR.: I-ORD001 ORDERLEVERANCIERSNR.: L001 FACTUURNR. LEVERANCIER: LJ2005123

a. Controleer voor je de order boekt of alles in orde is via de controlelijst en het voor-beeld en vul eventueel ontbrekende gegevens aan.

b. Boek de order in twee stappen (eerst ontvangen, daarna factureren). Kijk na de eerste stap na of de order ingeschreven werd bij de geboekte ontvangsten (INKOOP, HISTORIE, GEBOEKTE ONTVANGSTEN, knop ONTVANGST, OVERZICHT) en bij de geboekte facturen (INKOOP, HISTORIE, GEBOEKTE FACTUREN).

c. Doe dezelfde controle na de tweede stap. (Knop FACTUUR, OVERZICHT in het venster GEBOEKTE INKOOPFACTUUR)

d. Controleer in het rekeningschema ook of de grootboekrekeningen 604, 440 en 4985 aangepast werden na de eerste stap en na de tweede stap. Hoe zie je dat een bepaalde rekening gecrediteerd werd?

114 Navision E. Goossens T. Janssens J. Gils

e. Controleer of het veld VOORRAAD in de artikelkaart van het artikel Thonetstoel (aan-koopprijs: 100 euro) aangepast werd.

7. Plaats een order van 10 ladekasten en 8 bureaus (aankoopprijzen resp. 160 en 55 euro, in te vullen in het veld DIRECTE KOSTPRIJS EXCL. BTW) bij Cederland bvba, factuur-nummer leverancier: CL2004345

a. Controleer voor je de order boekt of alles in orde is via de controlelijst en het voor-beeld.

b. Wat staat er voor je de ontvangst van de order boekt in het subformulier van het ven-ster INKOOPORDER in de velden TE ONTVANGEN AANTAL en ONTVANGEN AANTAL?

c. Wat staat er in deze velden na het boeken van de ontvangst?

d. Wat staat er in de velden TE FACTUREREN AANTAL en GEBOEKT AANTAL na de eerste stap?

e. Doe de tweede stap uitvoeren zodat de order verdwijnt. (Het is mogelijk dat een order gedeeltelijk gefactureerd wordt. De order blijft dan be-staan tot de facturatie volledig is. De waarden in de velden TE FACTUREREN AANTAL en GEBOEKT AANTAL komen dan overeen met wat nog moet gefactureerd en geboekt wor-den.)

f. Controleer in het rekeningschema ook of de grootboekrekeningen 604, 440 en 4985 aangepast werden na de tweede stap.

g. Controleer of het veld VOORRAAD in de artikelkaart van de artikelen aangepast werd. h. Ga via het rekeningschema na welke posten geleid hebben tot het bedrag BTW op

aankopen in de optie POSTEN. i. Bekijk de kaart van de geboekte inkoopfactuur en de I