11

HKZ

Inhoud

2

Stap Onderwerp

1 Onderwerpen van de norm

2 De waarde van het HKZ certificaat

3 Het onderhoud na invoering van het systeem

4 Het stappenplan om te komen tot een certificeerbaar systeem

5 Certificatieproces

3

Stap 1. Achtergronden bij de norm

Waarom denken in processen?

• Patiëntgerichtheid/cliëntgerichtheid• Kostenreductie• Beheersing van kwaliteit• Veiligheid• Samenhang, opheffing afdelingsmuren• Inzicht en overzicht in prestaties• Kader voor vereiste input en beleid• Kader voor (stuur)informatievoorziening

4

Patiëntgerichtheid

Intake Uitvoeren Evalueren

• In één keer goed is het snelst• In één keer goed is het goedkoopst• In één keer goed is het best• In één keer goed is het veiligst

Vensters om door te kijken

HKZModel

OrganisatiePraktijk

OntwerpBlauwdruk

vragen

voorbeelden

Hulpmiddel

vragen

voorbeelden

Vensters om door te kijken

HKZModel

OrganisatiePraktijk

OntwerpBlauwdruk

Referentie

Checklist:Wat maakt een organisatie een

duurzamecliëntgerichtheidresultaatgerichte

efficiënteflexibele

organisatie?

DNAWerkelijkheid

Vensters om door te kijken

HKZModel

OrganisatiePraktijk

OntwerpBlauwdruk

Referentie

visie/missiedoelen

normen/waardenkennis/ervaring

beleidQ-handboekreglementenrichtlijnenwetgevingcontracten

automatisering

DNAWerkelijkheid

Vensters om door te kijken

INKModel

OrganisatiePraktijk

OntwerpBlauwdruk

Referentie

dagelijksepraktijk

DNAWerkelijkheid

10

Wee de juristen, die menen dat besturen hetzelfde is als wetstoepassing

Kwaliteit gaat over prestaties,

niet over administraties

HKZ is een managementsysteem

• U bepaalt het nut en de noodzaak.

• U bepaalt de vorm van de onderdelen.

• De beheersbaarheid van processen is een doel.

• Continue verbetering is een doel.

• U bent zelf in control!

• Een managementsysteem is een manier van besturen van een organisatie.

13

Stap 2. De waarde van het certificaat

De voordelen - intern

1. Beheersing van processen en diensten

2. Reductie van kosten

3. Verbetering van de kwaliteit

4. Verkorting van de doorlooptijd

5. Externe waarde naar zorgkantoor en patiënten

6. Bewustwording personeel, eigenaarschap

7. Flexibele organisatie: aanpassen aan de wens van de cliënt

8. Doorgroeien naar TQM, Operational Excellence

De voordelen - extern

1. Cliënten willen op tijd en juist geholpen worden. Zij selecteren op betrouwbaarheid.

2. Daarom wordt HKZ in aanbestedingen gevraagd. Men zoekt betrouwbare zorgleveranciers.

3. Zorgleveranciers, die hun processen beheersen, flexibel zijn en de kosten kunnen verlagen.

4. Zorgautoriteiten stellen hele hoge eisen aan die beheersing. HKZ is dan een goede start.

16

Stap 3. Het onderhoud na invoering

Dagelijks werk

• Managementinformatie verzamelen en beoordelen

• Procedures uitvoeren en beheersen

• Metingen doen en analyses maken

• Functioneringsgesprekken voeren

• Klachten/afwijkingen verwerken

• Verbeteringen doorvoeren

• Bedrijfsvoering evalueren (directiebeoordeling)

• Audits uitvoeren

Dagelijks werk

Wat u nu ook al doet en wellicht met meer structuur of discipline of richting.

HKZ is niet extra: U doet het al goed, of u kunt de wijze van managen vervolmaken.

19

Stap 4. Stappen tot certificatie

Stappenplan

Naar de site:

http://www.patagonia-bv.com/page/97/iso-certificaat.html

1. Nulmeting.

2. Managementsysteem ontwikkelen conform HKZ.

3. Implementeren van het systeem.

4. Uitvoeren audit en directiebeoordeling (review).

5. Certificatie audit aanvragen.

Implementatie van het systeem

De eisen zijn:

• Volledigheid documentatie –1. plannen

• Processen werkend in de praktijk –2. beheersen

• Resultaten meten, analyseren en verbeteren – 3. verbeteren

Voldoen aan certificeringseisen

Minimaal voldoen aan:

• Managementsysteem ontworpen bij organisatie

• Managementsysteem werkend in de praktijk• Beleid bij medewerkers bekend• Functie inhoud bekend bij medewerkers• Processen toegepast• Continue verbetering

Voldoen aan certificeringseisen

• Verplichte registraties aanwezig en beheerst• Uitvoeren interne audits• Uitvoeren directiebeoordeling en registreren• Aantoonbaar maken van PDCA cyclus • Risicomanagement• Communicatie met stakeholders

24

Stap 5. De certificatieprocedure

Het certificatie traject

Certificerende Instelling voert uit:• Documentatiebeoordeling:

Beoordelen of de (verplichte) documentatie aanwezig is

• Audits op de werkplek:

‘Toetsing’ van processen en eisen van de norm in de praktijk.

• Opstellen rapportage:

Non-conformities, observaties & tips

Het certificatie traject

Uit te voeren acties door de organisatie:• Eventueel afhandelen non-conformities

o Verschil tussen minor en majoro Afhandelingtermijn

• Observaties of tips ter verbetering

• Ontvangst certificaat

Het certificatie traject

• Na opzet van het systeem er verder mee werken, analyseren, evalueren en verbeteren.

• Certificaat is 3 jaar geldig, tenzij in tussentijdse audits grote tekortkomingen worden geconstateerd.

• Na 3 jaar opnieuw certificeren.

Is het dan af?

Nooit!Beheersing en verbetering zijn continue processen. Als u dat

niet doet, doen anderen het wel.

Dank voor uw tijd en aandacht

We kunnen u helpen met:

implementatie, advies, opleidingen en audits

ISO 9001, HKZ, INK, Six Sigma, Lean, Kaizen

www.patagonia-bv.comwww.patagonia-opleidingen.comwww.patagonia-zorg.com

Jumping to a higher level

Patagonia Consultants B.V.