Het Nieuwe Beoordelen: Feedback!

Voorwoord

Bij LTP weten we dat mensen het succes van een team of organisatie bepalen. En we weten dat die mensen niet meer op dezelfde manier beoordeeld willen worden als pakweg 10 jaar geleden. De wereld van werken is veranderd. Doelen worden continu bijgesteld, hiërarchie verdwijnt, netwerken van teams ontstaan en informatie is 24/7 en voor iedereen beschikbaar. Onderzoeken genoeg die uitwijzen dat een jaarlijks beoordelingsgesprek niet meer van deze tijd is. Waarom een heel jaar terugkijken terwijl je jouw talent in de toekomst wilt inzetten? Tijd voor het echte gesprek: over jouw ontwikkeling. Daartoe moet eerst beoordelen losgekoppeld worden van belonen. Daarom dit boekje over Het Nieuwe Beoordelen: You Grow, We Grow! We hopen dat je het met veel interesse zal lezen en dat het van toegevoegde waarde is voor jou, voor je team en voor je organisatie.

Jan Kwint Algemeen directeur LTP J.Kwint@ltp.nl

Inhoud 1. Waarom is het nodig?

2. Waarom moet het anders?

3. Hoe dan wel?

4. Wat zijn de psychologische valkuilen?

5. Feedback app van LTP: Persona.fit

6. Over LTP

Bij een beoordelings-

gesprek maakt het te

vellen oordeel een écht

gesprek onmogelijk!

1. Waarom is het nodig?

Technologische ontwikkelingen hebben als gevolg dat organisaties wendbaar - agile - moeten reageren en anticiperen.

Kennis en informatie zijn geen machtsfactor meer voorbehouden aan de bedrijfstop. Door de digitale revolutie is informatie direct en voor iedereen beschikbaar.

Er ontstaan andere vormen van samenwerking: van hiërarchie naar netwerken van teams, van functies en competenties naar rollen, van silo’s naar multidisciplinaire samenwerking.

Dit betekent ook een andere rol voor de leidinggevende: van teamcontroleur naar teamsamensteller, teamcoach, facilitator en cultuurbrenger.

In 2020 zal 35% van de beroepsbevolking bestaan uit millennials. Zij willen continu weten hoe zij het doen. Zij willen vooruit en direct horen hoe zij presteren. Bovendien willen zij graag aandacht voor waarden en zingeving in hun werk.

De klassieke Performance Cyclus van twee keer per jaar een gesprek en een oordeel in een getal sluit niet meer aan.

2. Waarom moet het anders?

Uit onderzoek blijkt dat de huidige invulling van Performance Management vooral leidt tot frustratie: Het kost een manager veel tijd. Medewerkers raken eerder teleurgesteld dan gemotiveerd. De HR-manager heeft niet de beschikking over accurate beoordelings-informatie. En volgens CEO’s leidt het niet tot meer betrokkenheid of betere prestaties; het is ineffectief. Bovendien laat onderzoek zien dat: Intrinsieke motivatie leidt tot betere kwaliteit en

kwantiteit van prestaties. Beloningen leiden tot meer kwantiteit van de

prestaties, NIET tot meer kwaliteit van prestaties. Wat wij kunnen leren van best practices. Wat leidt tot motivatie om te verbeteren?

Haal ‘performance’ en ‘groei’ uit elkaar.

Sterke punten benadering leidt tot positieve emoties, meer zelfvertrouwen en authenticiteit. Dit zorgt voor: meer bevlogenheid, betere prestaties, meer innovatief gedrag, proactief gedrag en een lager ziekteverzuim.

Goede ontwikkelgesprekken: rechtvaardig, nuttig en moeten gevoel van tevredenheid geven.

3. Hoe dan wel? Een nieuwe manier van beoordelen vraagt echt een andere mindset: 1. Vertrouwen in plaats van controle

2. Vooruitkijken (potentieel) in plaats van achteruit kijken (performance)

3. Medewerker heeft zelf de regie

4. Hybride, toekomstgerichte benadering: Performance én Growth

5. Zorg voor persoonlijke, informele Check-ins Check-ins zijn frequente, korte gesprekken die focussen op dynamische doelen én op ontwikkeling. Doelen (KPI’s) voor een jaar vaststellen, zoals we dat voorheen deden, is niet meer realistisch. Tegelijkertijd geeft juist het werken aan doelen mensen energie en maakt dat ze groeien; dat zij zichzelf en anderen verbazen. Bovendien geeft het de nodige focus. Naast individuele doelen, zijn er ook teamdoelen.

6. Geef aandacht aan purpose, betekenis. Sluiten de waarden van de medewerkers nog aan bij de organisatie en is er nog steeds een match met waar de organisatie voor staat? Dit is zeker voor millennials en de ‘nieuwe organisatie’ erg belangrijk.

7. Feedback als motor Door feedback te geven en te ontvangen wordt op een natuurlijke manier groei gestimuleerd. Het is daarmee een van de meest effectieve aanjagers voor ontwikkeling. De kunst is om dit op een natuurlijke wijze te integreren in de dagelijkse praktijk.

De inzet van een app als hulpmiddel maakt feedback ‘a way of life’: • Het leidt tot een cultuur van continu leren. • Het versterkt de onderlinge betrokkenheid. • Het inzicht uit de feedback helpt bij het

anticiperen op mogelijke problemen. • Het zorgt voor focus: waar is ontwikkeling

gewenst, en waar niet? • Door het inzetten van een feedback app worden

waardevolle data verzameld. 8. Gebruik het team om elkaar beter te maken:

You Grow, We Grow

9. Zet data in om op team-, afdelings- en organisatieniveau inzicht te krijgen in de feedback cultuur

10. Houd het simpel

Op basis van deze 10 uitgangspunten heeft LTP de volgende pijlers gedefinieerd van Het Nieuwe Beoordelen:

Doelen top of mind

• Frequente korte gesprekken over verwachtingen, doelen en prioriteiten

• Informatie-uitwisseling en ondersteuning: “Wat heb je nodig”

Groei mindset, continu leren

• Korte gesprekken over verzamelde feedback en ontwikkelacties, ervaren progress

• Concretisering en ondersteuning

TEAM: You Grow. We Grow. • Feedback culture

implementeren • Van elkaar leren • Teamanalyses en

Team check-ins

Doelen top of mind

• Frequente, korte gesprekken over verwachtingen, doelen en prioriteiten.

• Informatie-uitwisseling en ondersteuning: ‘Wat heb je nodig’

Betekenisgeving Wat drijft en bindt iemand, hoe sluit dat aan bij de waarden van de organisatie.

Groei Mindset, Continu leren

• Korte gesprekken over verzamelde feedback en ontwikkelacties, de ervaren progress

• Concretisering en ondersteuning

Feedback as a way of life

Uit onderzoek van de Harvard Business School (Amable & Kramer, 2011) blijkt dat – naast autonomie en zingeving – vooruitgang boeken (progress) als een van de meest stimulerende factoren wordt ervaren in het werk. In dit onderzoek gaven medewerkers aan de hand van dagboeknotities aan wat zij als een goede werkdag typeerden. Progressie in het werk werd het meest vermeld, met als extra element dat het werk betekenisvol moest zijn. In dit kader is feedback een onmisbaar hulpmiddel. Want hoe weet je of je vooruitgang boekt in de rol die je wilt vervullen, als je geen feedback krijgt? Door feedback te geven en te ontvangen, wordt op een natuurlijke manier groei gestimuleerd. Het is daarmee een van de meest effectieve aanjagers voor ontwikkeling. De kunst is om dit op een natuurlijke wijze te integreren in de dagelijkse praktijk. Bewaar het niet voor een gesprek dat 1 of 2 x per jaar plaatsvindt.

4. Wat zijn de psychologische valkuilen?

Groupthink. Het risico is aanwezig dat - in een niet gezond team - een persoon onvoldoende aansluiting vindt en daardoor slechter wordt beoordeeld in de feedback. Dit fenomeen is echter ook sterk aanwezig bij de klassieke manier van beoordelen. Nu kan iemand in ieder geval via feedback een grotere, bredere groep mensen vragen naar hun oordeel over het functioneren.

Bias, vooringenomenheid en exclusie blijven op de loer liggen, maar zeker niet meer dan bij de oude wijze van beoordelen. Door de check-ins ontstaat een persoon-lijker contact en meer zicht op hoe het écht met iemand gaat. Daarnaast zorgt feedback van meerdere partijen en check-ins op basis van die feedback voor een objectiverend, corrigerend effect. De stap van beoordelen naar belonen vraagt een andere invulling, dat is niet zomaar geregeld. Duidelijk is in ieder geval dat in de klassieke manier waarin 1 x per jaar over belonen gesproken wordt, het echte gesprek in de knel komt. Een interessante ontwikkeling is om niet aan het eind van het jaar een bonus te geven, maar gedurende het jaar, bijvoorbeeld na een goed afgerond project of een uitzonderlijke prestatie. Dan is heel duidelijk wat tot de extra beloning geleid heeft, wat de motivatie ten goede komt. Daarnaast geldt dat mensen gemotiveerd worden door andere soorten beloningen. In de nieuwe opzet kan een leidinggevende door de check-ins veel beter inschatten wat voor beloning voor extra motivatie en prestatie zorgt: geld, opleiding, een coach, een uitdagend nieuw project, iets maatschappelijks, …

5. Feedback App van LTP: Persona.fit

Medewerkers ontwikkelen zich het beste in een cultuur waarin zij open hun meningen kunnen delen en constructieve feedback ontvangen én geven. Wat levert feedback op: • Continu leren • Versterken van betrokkenheid • Anticiperen op mogelijke problemen • Vergroten focus • Data Feedback experts, psychologen, data scientists en app developers van LTP hebben Persona.fit ontwikkeld. Persona.fit is de Feedback App voor (zelf)ontwikkeling en een andere manier van beoordelen van individuen, teams en organisaties. Het doel van Persona.fit is om een open feedbackcultuur binnen teams te creëren op een laagdrempelige, moderne en ‘fun’ manier. Door de kleuren van de verschillende rollen creëert Persona.Fit een feedbacktaal die snel wordt opgepikt. En door de 3 niveaus van feedback wordt geleidelijke en succesvolle introductie van feedback gewaarborgd.

6. Over LTP LTP is een van de meest vooraanstaande psychologische adviesbureaus van Nederland. Al ruim 90 jaar leggen wij de nadruk op innovatie en kwaliteit in assessments en ontwikkeling. Dat onze aanpak gewaardeerd wordt door onze klanten, blijkt o.a. uit onze Cedeo-erkenning met een score van 96,7 %. Bij LTP weten we dat mensen het succes van een organisatie bepalen. En wij geloven in de kracht van verandering. De kracht om jezelf te vernieuwen zit in ons allemaal. Veranderkracht noemen wij dat. En die hoef je alleen maar te herkennen, aan te boren en door te ontwikkelen. Ondersteund door innovatieve tools helpen wij sinds 1927 mensen, teams en organisaties zichzelf opnieuw uit te vinden. Want als je kunt veranderen, kun je alles… Verder praten over Het Nieuwe Beoordelen en Feedback? Of heb je een andere vraag? Bel 020-3050400 of vul het contactformulier in op LTP.nl

Ontdek meer op onze websites: • LTP • Persona.fit • Executive Services • TestNed • LTP Science