Het doelstellingengesprek

Auteur: Sanne Paulan

Sanne Paulan is als Director LearningDevelopment verantwoordelijk voor het ontwikkelen en afstemmen van maatwerkprogramma's met opdrachtgevers. Ze is sinds 2012 aangesloten bij de Human Mobility Group als senior consultant en trainer. Haar specialismen zijn onder andere account management en persoonlijke ontwikkeling.

2

Inhoud

1. Het doelstellingengesprek

2. Voorbereiding

3. Het gesprek

4. Tips voor jou

5. Structuur van het gesprek

6. Realisatie

7. Vaardigheden

3

Het doelstellingengesprek

Het doelstellingsgesprek staat aan het begin van een doorgaans jaarlijkse cyclus. Het doel van dit gesprek is het verkrijgen van een totaalbeeld aan resultaatafspraken van jouw medewerkers.

4

Voorbereiding

Voorafgaand aan het doelstellingsgesprek geef je een signaal af dat zowel de medewerker als jij gaan nadenken over de afspraken die jullie kunnen gaan maken. Door van tevoren de medewerkers te betrekken bij het formuleren van de afdelingsdoelen, hebben ze daar inzicht in en is het gemakkelijker voor hen om hun individuele doelstellingen daar vanaf te leiden.

Het kan handig zijn om de functiebeschrijving erbij te halen van de medewerker. De functiebeschrijving zal je immers gaan afzetten tegen de resultaatgebieden en doelstellingen. Deze dient dus up-to-date te zijn. Wanneer je competentiegerichte afspraken wilt maken, geef je het competentieprofiel erbij.

5

VoorbereidingLaat medewerkers ook vooraf nadenken over de volgende items:

• Denk na over je laatste beoordeling/prestatieplan. Welke aandachtspunten kwamen toen naar voren?

• Hoe denk je zelf bij te dragen aan het realiseren van de afdeling-/ teamdoelstellingen?

• Welke hindernissen verwacht je hierbij?

• Wat verwacht je van mij om jou te helpen bij het behalen van je resultaten?

• Hoe kunnen we jouw prestaties meten?

6

Om niet voor verrassingen komen te staan, kun je vragen aan de medewerker om zijn idee al van tevoren aan jou te sturen. Je kunt dan eventueel bijsturen. En bereid jezelf natuurlijk goed voor.

Het gesprek

Zowel kwantitatieve als kwalitatieve doelen kun je opnemen. Duidelijk moet zijn op welke KPI’s de medewerker moet halen om een goede performance te leveren. Tijdens het gesprek leg je de resultaat- en gedrag afspraken vast.

Naast de resultaatafspraken, leg je ook de acties, hulpmiddelen en vorm van begeleiding van jouw kant vast in een Plan van Aanpak die logischerwijs leiden tot het realiseren van de doelstellingen.

7

Tips voor jou

Benadruk dat het gaat om het faciliteren van ontwikkeling om resultaten realiseren. Het is geen systeem om af te rekenen;

Maak ze aantrekkelijk en ambitieus;

Zoek niet naar technisch perfecte doelstellingen, dat kan een verlammend effect hebben: richt je vooral op gemeenschappelijk begrip en belang;

Probeer niet het onderste uit de kan te halen, wees reëel.

8

Structuur van het gesprek

1. Small talk;

2. Doel en structuur van het gesprek uitleggen;

3. Inventarisatie resultaat- en gedrag afspraken geformuleerd door de medewerker;

4. Inventarisatie resultaat- en gedrag afspraken geformuleerd door jou;

5. Bepalen gemeenschappelijke resultaat- en gedrag afspraken;

6. Onderhandeling verschillende resultaat- en gedrag afspraken;

7. Afspraken beoordeling en beloning;

8. Formele vastlegging resultaat- en gedrag afspraken;

9. Reactie medewerker op gesprek vragen;

10. Afronding.

9

Realisatie

Belangrijk voor jou is om steeds voor ogen te hebben wat je wilt bereiken met het doelstellingsgesprek.

Vraag jezelf eens echt af wat je naast concrete afspraken nog meer wilt realiseren met dit moment samen met je werknemer. Bijvoorbeeld:

• positieve sfeer van samenwerking;

• medewerker gaat enthousiast de deur uit;

• medewerker weet wat verwachtingen zijn en hoe die in te vullen;

• duidelijke coachafspraken.

10

Vaardigheden

Om dit voor elkaar te krijgen, worden de belangrijkste communicatieve vaardigheden van jou verwacht:

Contactuele en communicatieve vaardigheden

• luisteren;

• vragen stellen;

• observeren;

• feedback geven en ontvangen;

• flexibel in communicatiestijl.

Counseling

• medewerker stimuleren zelf oplossingsgericht te denken.

Uitdagen en confronteren

• duidelijk passende (persoonlijke) doelstellingen kunnen voorhouden om medewerkers nog beter te laten presteren;

• omgaan met bezwaren / negatieve reacties.11

Human Mobility Group

12

Kantoor Utrecht

Maliebaan 45

3581 CD Utrecht

www.humanmobilitygroup.nl

Kantoor Breda

Parkstraat 4

4818 SJ Breda

076-5657286

info@humanmobility.nl

Voor meer informatie over het doelstellingengesprek kunt u contact opnemen met ons projectbureau in Breda.