Herinrichten ondersteunende processen het ‘waarom’, ‘wat’ en ‘hoe’

college van bestuur projectgroep ondersteunende processen november 2013

2

3

Wellantcollege

Dit gaat over Wellant Over ons dus. Over hoe wij kleinschalig groen onderwijs kunnen blijven verzorgen. Met behoud van kwaliteit. Ook als we moeten bezuinigen. Wellant = Bijdragen aan een gezonde en leefbare toekomst, door uit te blinken in groen onderwijs.

- van betekenis voor de regio - in een Randstedelijke omgeving

Wellant = Eén organisatie, met 23 vmbo en 11 mbo scholen. We gaan gebruikmaken van die schaalgrootte. Bij het slimmer en effectiever organiseren van de ondersteunende processen. Door meer op eenzelfde manier te gaan werken. Centraal en op locatie. Om zo een belangrijke bijdrage te leveren aan het verlagen van de kosten. Zodat we ons kunnen blijven richten op de kwaliteit van het onderwijs. Wellant = Zorgvuldige aanpak. Met behoud van het goede. Gericht op resultaat. We hebben de koninklijke route van analyseren, overleggen en plannen maken gevolgd. Voorjaar 2012 zijn we daarmee begonnen. ‘Wat’ we gaan doen staat vast. ‘Hoe’ we het gaan doen….. dat is maatwerk. Najaar 2013. De tijd van samen doorpakken en ‘het gaan doen’ is aangebroken.

4

5

Beheersbaar ‘anders gaan werken’ Niet de hele organisatie op z’n kop zetten. Wel de processen aanpakken waar de meeste ‘winst’ te halen valt.

• Leerlingenadministratie => 626.000,= euro • Van Inkoop tot betaling => 417.000,= euro • ICT (technisch beheer en ondersteuning) => 200.000,= euro • Advies en ondersteuningsvragen => 2.141.000,= euro

Uitgangspunten van de nieuwe manier van werken

• Ondersteunen en ontzorgen van het onderwijs. • Binnen Wellantcollege zoveel mogelijk het werk op dezelfde manier

uitvoeren. • De werkzaamheden soepel laten verlopen zodat:

o het werk in 1 keer goed gebeurt o er geen lange wachttijden zijn waarbij er niets gebeurt

6

Leerlingenadministratie

Enkele bevindingen:

Bij een steekproef van 252 dossiers in het mbo waren er 92 niet op orde.

* 65 – 77 mensen (omgerekend naar volledige banen) zijn betrokken bij de leerlingenadministratie. * Op de ene plek wordt een volle baan ingezet voor 75 leerlingendossiers. Op een andere plek wordt een volle baan ingezet voor 500 leerlingendossiers.

30% van de praktijkovereenkomsten in het mbo is incompleet. En het kost 6x zoveel tijd om ze volledig te krijgen.

De documenten die nodig zijn voor de aanmelding zijn vaak niet volledig en/of komen niet tijdig retour. Op 1 oktober is 60% van de leerlingendossiers niet compleet.

7

Leerlingenadministratie Uitkomsten analyse:

- De leerlingenadministratie op het vmbo en mbo kan efficiënter en effectiever worden gedaan.

- Nog niet alle mogelijkheden van het Kern Registratiesysteem Deelnemers (KRD) zijn bekend en worden gebruikt.

- De registratie en administratieve afhandeling van praktijkovereenkomsten (POK’s) kost veel administratieve inspanning.

- Er worden onnodig veel creditnota’s verstuurd. Wat gaan we doen?

- Structuur aanbrengen in de werkzaamheden en dit vastleggen in werkprocessen. - Het centraal verzorgen van de ondersteuning, planning en voorbereiding van de

werkzaamheden. - Training geven in het gebruik van KRD en zorgen voor afstemming en begeleiding. - Het digitaal verzorgen van de afhandeling van bestellingen en betalingen van de extra

voorzieningen en activiteiten. Hoe gaat de implementatie verlopen?

We beginnen bij Wellant vmbo en Wellant mbo in Houten. In overleg met regiodirecteuren wordt bepaald welke scholen volgen. De ervaringen die we bij de pilots opdoen worden meegenomen bij de scholen die volgen. Een projectteam komt de school helpen.

De regiodirecteur geeft aan wie op school de contactpersoon is. Het projectteam bespreekt samen met deze persoon wie op school verder bij het project betrokken moeten worden en hoe de communicatie gaat verlopen. Met betrokkenen worden de nieuwe werkprocessen nader uitgewerkt.

Met betrokkenen (locaal en centraal) wordt een stappenplan opgesteld voor het 'anders gaan werken'. Passend bij het ritme van de school. De betrokken medewerkers krijgen o.a. KRD training en worden begeleid en ondersteund in het 'anders gaan werken' Dat is maatwerk, want elke school is anders.

Pas als de nieuwe werkwijze is geborgd gaan we 'over'.

Start implementatie

Implementatie op alle scholen gereed

Oktober 2013 Oktober 2014

8

Van Inkoop tot betaling

Enkele bevindingen:

* Meer dan 500 medewerkers zijn betrokken bij het inkoopproces. * Zij besteden in totaal ‘de tijd’ van 35 volledige banen aan inkoop.

* de afhandeling van 1 factuur kost 30 euro. * het aanmaken van 1 crediteur kost 70 euro.

45% van de crediteuren stuurt maar 1 factuur per jaar.

23% van het aantal crediteuren zorgt voor 80% van de facturen.

9

Van Inkoop tot betaling

Uitkomsten analyse: - Veel facturen hebben een beperkte inkoopwaarde. - Veel nieuwe crediteuren kosten veel verwerkingstijd. - Er zijn tijdrovende kashandelingen, overbodige goedkeuringen en dubbele boekhoudingen. - Er wordt weinig gebruikgemaakt van werkinstructies. - De Wellant Web Winkel kan voor meer inkoopartikelen worden gebruikt. - Er wordt versnipperd ingekocht, veel verschillende producten. - Er wordt onvoldoende gebruikgemaakt van de schaalgrootte van Wellant (inkoopvoordeel).

Wat gaan we doen?

- Leveranciers actief benaderen voor het bundelen van facturen. - Invoeren van voorkeursleveranciers met minimale bestelhoeveelheden en aantal

bestellingen. - Voorkomen van overbodige activiteiten door te instrueren op procedures, de kortste weg te

gebruiken en een centraal factuuradres in te voeren. - Het opstellen van een jaarplan op basis waarvan de inkoopwaarde kan worden gebundeld en

een lagere inkoopprijs kan worden bedongen. Hoe gaat de implementatie verlopen?

We beginnen in Aalsmeer bij de Groenstrook en de Westplas Mavo. In overleg met regiodirecteuren wordt bepaald welke scholen volgen. De ervaringen die we opdoen worden meegenomen bij scholen die volgen. Wellant Web Winkel en E-synergy aanpassen. Een projectteam komt de school helpen.

De regiodirecteur geeft aan wie op school contactpersoon is. Het projectteam bespreekt samen deze persoon wie verder bij het project bertrokken moeten worden en hoe de communicatie gaat verlopen. Met betrokkenen (op school en centraal) wordt een stappenplan opgesteld om over te gaan van de ene werkwijze naar de andere.

De betrokken medewerkers (locaal en centraal) worden begeleid en ondersteund in het 'anders gaan werken'. Dat is maatwerk, want elke school is anders.

Pas als de nieuwe werkwijze is geborgd gaan we 'over'.

Start implementatie

Implementatie op alle scholen gereed

Oktober 2013 April 2014

10

ICT (technisch beheer en onderhoud)

Enkele bevindingen:

Doorlooptijd van meldingen varieert van 0 – 200 dagen.

80% van de ingediende meldingen is onvolledig.

75% van de wijzigingen gaat niet in 1x goed door beoordelingsproces.

11

ICT (technisch beheer en onderhoud) Uitkomsten analyse:

- Grote diversiteit in opzet en uitvoering van ICT coördinatie op locatie. Dit werkt niet efficiënt en effectief.

- Meldingen- en wijzigingenbeheer wordt niet efficiënt en effectief uitgevoerd. - Voortgangsbewaking op meldingen en wijzigingen ontbreekt.

Wat gaan we doen?

- Eenheid brengen in de ICT werkzaamheden op de scholen en over de scholen heen. - Vergroten zichtbaarheid ICT medewerkers op de scholen. - Inrichting en uitvoering van sturing en coördinatie op meldingen- en wijzigingenbeheer. - Sturing geven aan het proces van juiste informatie leveren bij een melding. - Een standaard werkwijze doorvoeren voor invoeren wijzigingen.

Hoe gaat de implementatie verlopen?

Werven en benoemen ICT Regiobeheerders. ICT Coördinatietaken op school worden overgedragen aan ICT Regiobeheerder. De regiodirecteur geeft aan wie op school contactpersoon is om dit te begeleiden. Een projectteam komt de school hierbij helpen.

Het projectteam stelt samen met betrokkenen een stappenplan op om nieuwe werkwijze in te voeren. Passend bij de school. In overleg wordt besproken hoe de communicatie hierover het beste kan plaatsvinden.

Betrokkenen (locaal, regionaal en centraal) worden begeleid en ondersteund in het 'anders gaan werken'. Dat is maatwerk, want elke school en regio is anders.

Pas als de nieuwe werkwijze is geborgd gaan we 'over'.

Start implementatie

Implementatie binnen alle regio’s gereed

Oktober 2013 April 2014

12

Advies en ondersteuningsvragen

Enkele bevindingen:

46% van de medewerkers kan specifieke informatie over de dienstverlening van de centrale ondersteunende diensten niet op intranet vinden.

22% van de medewerkers weet niet welke afdeling of unit benaderd moet worden bij een vraag.

45% van de regiodirecteuren/teamleiders lost het zelf op terwijl dit door de centrale ondersteunende diensten gedaan had kunnen worden. 17% van de regiodirecteuren/teamleiders geeft aan op locatie zelfstandig advies in te huren terwijl dit ook door de centrale ondersteunende diensten geleverd had kunnen worden.

13

Advies en ondersteuningsvragen Uitkomsten analyse:

- We kunnen onvoldoende toetsen of de adviezen in lijn zijn met de strategie. - We kunnen onvoldoende toetsen of de adviezen voldoen aan wet- en regelgeving. - Er is geen eenduidige werkwijze voor het geven van adviezen en de communicatie daarover. - Adviezen worden niet onderling afgestemd tussen units van de centrale ondersteunende

diensten. - Scholen huren externen in voor advies of lossen het zelf op.

Wat gaan we doen?

- Adviesvragen vooraf toetsen aan strategie en externe ontwikkelingen. - Alleen strikt noodzakelijke adviesvraagstukken in behandeling nemen. - Adviezen toewijzen aan de meest geschikte adviseur. - Adviseur en opdrachtgever maken vooraf afspraken over ‘wat’, ‘hoe’ en ‘wanneer’ er

geleverd moet worden. - Sturing op resultaat en gepland aantal uren. - Hanteren van standaard aanpak in adviesproces. - Extern uitbesteden of zelf oplossen van adviesvragen door scholen/regio’s minimaliseren.

Hoe gaat de implementatie verlopen?

We beginnen bij het Projectbureau, daarna volgt HRM. Unitdirecteuren geven aan welke adviesteams volgen. Op de scholen starten we in overleg met regiodirecteuren eerste kwartaal 2014. Projectteam zorgt voor begeleiding.

Projectteam ondersteunt bij het gezamenlijk (regio's, cvb en adviesteams) concretiseren van de nieuwe werkwijze. Smart criteria en doelen formuleren en verwachtingen managen.

Betrokken medewerkers (in de regio en centraal) worden begeleid en ondersteund in het 'anders gaan werken'. Dat is maatwerk, want elk adviesproces is anders.

Pas als de nieuwe werkwijze is geborgd gaan we 'over'.

Start implementatie

Implementatie Wellantbreed gereed

Oktober 2013 Juni 2014

14

Zo houden we je op de hoogte: Reorganisatie nieuwsbrief

- Voor informatie op hoofdlijnen. - Verschijnt op intranet. - Vanaf november, elke twee weken. - En als het nodig is komt er een extra editie.

Informatie van regiodirecteur/unitdirecteur en teamleiders

- Wanneer de implementatie van het ‘anders gaan werken’ op jouw school of binnen jouw unit gaat plaatsvinden, hoor je dit van jouw leidinggevende.

Persoonlijk gesprek

- Wanneer de veranderingen direct invloed hebben op jouw werkzaamheden, dan word je daarover geïnformeerd door jouw leidinggevende.

Vragen? Stel ze aan jouw leidinggevende of stuur een mail naar HRM hrm@wellant.nl. Bellen kan ook: 030-6345122. Alle vragen worden vertrouwelijk in behandeling genomen. Je krijgt dan zo snel mogelijk antwoord van een van onze adviseurs.

Op intranet, onder Onderwijs en Organisatie -> HRM -> kopje Reorganisatie, kun je alle berichten nalezen die op intranet geplaatst zijn over de reorganisatie.