HANDREIKING INTERNE BESLUITVORMING - SIVON€¦ · 4. Overgang van onderneming 3 5. Te nemen...

oktober 2017

HANDREIKING INTERNE BESLUITVORMING

ten behoeve van deelname aan SIVON

2

Inhoudsopgave

1. Aanleiding 3

2. Medezeggenschapsraad: MR of GMR 3

3. Raad van Toezicht 3

4. Overgang van onderneming 3

5. Te nemen stappen 4

Bijlage 1: Voorbeeldteksten voor advies/instemming van MR 6

- Algemene teksten (onderwerp, inleiding, probleemschets) 6 - Advies/instemming bij het mede oprichten (en lid worden) 10

van de coöperatie - Advies/instemming lid worden van de coöperatie 14 - Advies/instemming voor het afnemen van diensten van de coöperatie 18

Bijlage 2: Voorbeeldteksten voor informeren / goedkeuring vragen

van Raad van Toezicht 21

- Algemene teksten (onderwerp, inleiding, probleemschets) 21 - Informeren/vraag om goedkeuring bij het mede oprichten (en lid worden)

van de coöperatie 26 - Informeren/vraag om goedkeuring bij lid worden van de coöperatie 30 - Informeren/vraag om goedkeuring voor het afnemen van diensten

van de coöperatie 34

Bijlage 3: Memo Overgang van Onderneming (apart bestand)

Bijlage 4: Powerpoint met ondersteunende uitleg coöperatie (apart bestand)

3

Handreiking interne besluitvorming

1. Aanleiding Als u lid wilt worden van de inkoopcoöperatie en diensten van de coöperatie af gaat nemen, moet u daarover een besluit nemen in uw bestuur. De beslissing kan impact hebben op verschillende onderdelen van uw organisatie en de wijze waarop u uw bedrijfsvoering hebt ingericht. Dat betekent dat het bestuur bij een beslissing over lidmaatschap waarschijnlijk ook te maken heeft met de Medezeggenschapsraad, de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (indien van toepassing) en de Raad van Toezicht. Hieronder gaan we in op de rol van de MR en de Raad van Toezicht, en op het risico van Overgang van Onderneming (dat in de meeste gevallen overigens niet optreedt). Daarna worden de verschillende stappen die de besturen moeten nemen toegelicht. In de bijlage treft u voorbeeldadviesaanvragen voor de MR aan, en een voorbeeldtekst voor het informeren van de Raad van Toezicht.

2. Medezeggenschapsraad: MR en GMR Het schoolbestuur dient op grond van art. 8 lid 2 sub a en d van de Wet Medezeggenschap op Scholen de MR te informeren over de voorgenomen deelname. Alleen informeren is echter niet genoeg. Het schoolbestuur dient in de meeste gevallen vooraf advies te vragen aan de MR op grond van art. 11 lid 1 sub f van de Wet Medezeggenschap op Scholen. Daarin staat namelijk dat de MR in de gelegenheid moet worden gesteld advies te geven over de vaststelling of wijziging van het beleid met betrekking tot de organisatie van de school.

Wanneer de voorgenomen deelname wijzigingen op personeelsvlak met zich meebrengt (bijv. als de school een ict-coördinator of inkoper in dienst heeft waarvan de functie of inkleding van de functie wijzigt) dan dient het personeelsdeel van de MR in te stemmen met de wijziging in personele bezetting op grond van art. 12 lid 1 sub b en mogelijk op grond van sub d van de Wet Medezeggenschap op Scholen. Of er sprake is van zo’n wijziging hangt af van de manier waarop het bestuur de huidige bedrijfsvoering en ict- en inkoopgerelateerde functies heeft ingericht. Afhankelijk van de diensten die u afneemt, kan lidmaatschap gevolgen hebben voor de invulling van de huidige functies en veranderingen in de mate van centralisatie van ict.

3. Raad van Toezicht Daarnaast moet ook de Raad van Toezicht van de onderwijsinstelling geïnformeerd worden. De RvT gaat over doelmatige en rechtmatige besteding van middelen. De informatie moet de RvT in staat stellen haar controletaak uit te oefenen. De wet op Primair Onderwijs (Art 17 c lid 1 sub b en c) en de wet op Voortgezet Onderwijs (Art. 24 e1 lid 1 sub b en c) is hier van toepassing.

4. Overgang van Onderneming

4

In sommige gevallen kwalificeert een overdracht van ict-activiteiten als een overgang van onderneming ("OvO"). Dat is het geval wanneer een bedrijf één of meer bedrijfsactiviteiten uit wil besteden aan een dienstverlenende onderneming (in dit geval de inkoopcoöperatie), zodat het bedrijf zich kan richten op zijn ‘core business’ om daarmee bijvoorbeeld een kostenbesparing of kwaliteitsverbetering te realiseren.

Overgang van onderneming is een juridische situatie, die rechten en plichten voor zowel de organisatie die uitbesteed kan betekenen, als voor de organisatie die de activiteiten overneemt. Het is daarom van belang te onderzoeken of er in het geval van de toekomstige inkooporganisatie sprake kan zijn van OvO.

Uit de juridische analyses blijkt dat in het geval van de inkoopcoöperatie niet snel sprake is van OvO wanneer het personeel niet mee overgaat en hetzelfde geldt voor de hardware (machines, wifi-adapters, bedrading, etc.). Er is dus weinig risico op OvO zo lang de inkoopcoöperatie geen personeel overneemt van onderwijsinstellingen en geen hardware waarvan leveranciers aangeven dat het goedkoper is te vervangen dan over te nemen. Wanneer in voorkomende gevallen wel personeel overgaat, is het van belang dat deze een breed palet aan activiteiten verricht en niet specifiek werkzaam is in de dienstverlening aan de onderwijsinstelling waar hij/zij vandaan komt. Een uitgebreider advies is opgesteld en als bijlage aan dit document toegevoegd.

Met dit advies in de hand is het risico te beoordelen of OvO wel of niet optreedt. Uiteindelijk is het de specifieke situatie per onderwijsinstelling die bepalend is of er wel of niet OvO optreedt. Mocht een schoolbestuur willen toetreden en van de diensten gebruik willen maken, dan kan aan de hand van dit advies worden ingeschat hoe waarschijnlijk het is dat OvO optreedt. Lijkt dit heel waarschijnlijk dan moet de specifieke situatie verder worden onderzocht.

5. Te nemen stappen

i. Analyse van de situatie: a. Is er sprake van wijzigingen op personeel vlak? Indien ja, dan moet u aan het

personeelsdeel van de MR instemming vragen. De MR moet sowieso in de gelegenheid worden gesteld advies uit te brengen.

b. Is er sprake van Overgang van Onderneming? Dit zal overigens niet vaak het geval zijn.

In bijlage 3 treft u de memo aan die handelt over Overgang van Onderneming. Met dit advies in de hand kunt u bepalen of daar voor uw bestuur sprake van is. In de meeste gevallen zal dat niet het geval zijn.

ii. Vragen van advies en in sommige gevallen instemming aan de MR U moet een voorstel ter advies, en in enkele gevallen ter instemming, voorleggen aan de MR. De MR heeft volgens de meeste reglementen zes weken om te reageren.

Bijlage 1 bevat voorbeelden van de aan de MR voor te leggen voorstellen ter advies voor oprichting, lid worden of af te nemen diensten. Bijlage 4 bevat een powerpoint die uitlegt

5

waar de coöperatie voor staat. U kunt deze powerpoint gebruiken bij het onderbouwen van uw advies.

iii. Informeren/vragen om goedkeuring van de Raad van Toezicht Wanneer en hoe u uw Raad van Toezicht informeert hangt af van de gangbare procedures in uw bestuur. De Raad van Toezicht dient voorafgaand aan de deelname geïnformeerd te zijn. Afhankelijk van de afspraken en reglementen in uw bestuur kan het voorkomen dat de Raad van Toezicht ook goedkeuring moet geven. Bijlage 2 bevat voorbeeldteksten van het aan de Raad van Toezicht voor te leggen voornemen.

6

Bijlage 1: Advies/instemming van de MR

In deze bijlage staan voorbeeldteksten als u advies/instemming moet vragen aan uw MR over de volgende onderwerpen:

● U wilt de inkoopcoöperatie (mede) oprichten en u wilt lid worden van de coöperatie ● U wilt lid wil worden van de inkoopcoöperatie ● U wilt diensten afnemen bij de inkoopcoöperatie Allereerst presenteren we de teksten die u bij alle situaties kunt gebruiken. Daarna zijn er per situatie een aantal specifieke teksten opgenomen. Onderstaande teksten over onderwerp en inleiding kunt u voor alle situaties gebruiken.

Onderwerp

Adviesaanvraag op grond van artikel 11 lid 1 sub f van de Wet Medezeggenschap op Scholen:

● Advies over een voorgenomen besluit van bestuurder met betrekking tot de vaststelling of wijziging van het beleid met betrekking tot de organisatie van de school

En, indien het voorgenomen besluit leidt tot wijziging in de personele bezetting:

Instemmingsaanvraag aan het personeelsdeel van de medezeggenschapsraad op grond van artikel 12 lid 1 sub b en mogelijk lid d van de Wet Medezeggenschap op Scholen:

● Instemming over een voorgenomen besluit van bestuurder die wijziging in de samenstelling van de formatie met zich meebrengt

Inleiding

Probleemschets

Onze toepassingen voor bedrijfsvoering, het volgen van leerlingen en het geven van onderwijs met behulp van ict moeten goed en veilig beschikbaar zijn, zodat tijdens lessen en toetsen toepassingen niet uitvallen, we veilig met elkaar en met ouders kunnen communiceren en onze gegevens goed beschermd zijn tegen aanvallen van buitenaf. Kortom: de ict-infrastructuur moet goed geregeld zijn, zodat toepassingen en digitale toetsen probleemloos werken en dit uiteraard tegen een goede prijs-kwaliteitverhouding. Ontwikkelingen op dit vlak gaan snel en vergen steeds meer van de kennis en expertise van ons. We weten dat we die expertise nooit allemaal zelf in huis kunnen hebben. Ook al hebben we het nu misschien goed geregeld, door de snelle ontwikkelingen en onze grotere afhankelijkheid van ict weten we dat we dit alleen niet kunnen organiseren. Daarnaast kunnen we door onze vraag te bundelen met zoveel mogelijk schoolbesturen een beter aanbod tegen een betere prijs-kwaliteitverhouding verwerven. Samen staan we sterker en kunnen we commerciële aanbieders een beter passend aanbod laten doen. Samen kunnen we ook zorgen voor betere beveiliging, expertise en kennisdeling.

Waarom een coöperatie

7

Daarom hebben 24 schoolbesturen hun krachten gebundeld. Zij hebben onderzocht hoe we het beste kunnen samenwerken in de inkoop van ict-producten en diensten. Daarbij hebben zij ook gekeken naar hoe dit in het hoger onderwijs en het mbo is ingericht. De ervaringen daar laten zien dat vraagbundeling in de inkoop en organisatie van ict-producten gunstig uitpakt op een stabiel aanbod, dat blijvend geïnnoveerd wordt en tegen een goede prijs-kwaliteitverhouding. De coöperatieve vereniging SURF en haar werkmaatschappij SURFnet bundelen de vraag van instellingen en regelen voor hen de diensten.

Uitgebreide juridische analyses door juristen van Van Doorne en een onderzoek naar de behoefte van besturen zijn uitgevoerd. Uit deze analyse blijkt dat een coöperatie de meest geschikte vorm is voor de inkoopsamenwerking. De redenen daarvoor zijn enerzijds juridisch van aard (als schoolbesturen gezamenlijk inkopen, moeten ze doorslaggevende invloed hebben op de producten en diensten die ze inkopen en de organisatie die dat doet) en anderzijds praktisch van aard (met een stabiele structuur waarin we samenwerken is het makkelijker om te kijken of en welke ict-diensten we willen inkopen, kennis uit te wisselen over de inkoop van deze diensten en ontwikkelingen op de markt en innovatie van diensten te organiseren).

<<Naam bestuur>> wil hiervan graag profiteren, zodat de leerlingen van <<naam bestuur>> zonder belemmeringen toegang hebben tot eigentijds onderwijs, nu en in de toekomst.

Naast de 24 besturen in de startgroep zijn meer dan 100 andere besturen in po en vo geïnteresseerd in deelname, die in totaal meer dan 25% van het aantal leerlingen in po en vo bestrijken.

Visie en missie van de coöperatie

De visie van de coöperatie is dat alle schoolbesturen in Nederland hun onderwijsambities beter kunnen realiseren doordat zij bouwen op een hoogwaardige, toekomstbestendige en voor onderwijsdoeleinden geschikte ict-infrastructuur en op overige (ict-)producten en diensten tegen een optimale prijs-kwaliteitverhouding. Deze visie vertaalt zich in de volgende missie: ● De inkoopcoöperatie zorgt ervoor dat leerlingen, leraren en overig onderwijspersoneel

onder gunstige voorwaarden kunnen beschikken over adequate (ict-)voorzieningen voor onderwijs en talentontwikkeling, in nationale en internationale samenwerking.

● De coöperatie ontwikkelt, innoveert en exploiteert daarom samen met schoolbesturen een stabiele ict-infrastructuur en organiseert vraagbundeling, samenwerking en kennisuitwisseling voor de aangesloten schoolbesturen.

● Doordat kennis en expertise beter wordt georganiseerd, doordat tijd en geld beschikbaar komt bij scholen en doordat de markt beter wordt bevraagd ontstaat er ruimte voor innovatie. De toegevoegde waarde voor gebruikers staat daarbij centraal.

Strategie van de coöperatie

Hoe doet de coöperatie dit? De strategie van de coöperatie is gericht op de volgende uitgangspunten:

● van en voor schoolbesturen, massa aan de vraagzijde: De coöperatie is van en voor schoolbesturen in het primair en voortgezet onderwijs. Besturen willen een zo groot mogelijk deel van het po- en vo-veld aan zich binden.

8

● meerwaarde van de samenwerking optimaal benutten: Besturen organiseren gezamenlijk hun vraag naar en innovatie van ict-diensten, en kopen deze gezamenlijk in. Ze kiezen daarin voor verregaande samenwerking door het zelf organiseren van diensten waar dat nodig is.

● beginnen aan de basis, van daaruit opbouwen van diensten op basis van behoefte van schoolbesturen: Besturen richten zich in principe op alle ict-producten en -diensten, maar kiezen een opbouw in het daadwerkelijk inkopen van deze categorieën.

● aansluiten bij verschillende beginsituaties en behoeften: Besturen willen meerwaarde bieden voor alle beginsituaties van besturen die lid worden. Schoolbesturen kennen verschillende beginsituaties, zowel door de manier waarop ze hun huidige diensten hebben ingekocht als de manier waarop ze binnen het schoolbestuur hun ict-inkoop en beheer hebben georganiseerd. Van decentrale inkoop en keuzes tot centraal georganiseerde (inkoop van) ict-diensten tot het volledig in eigendom hebben van ict-infrastructuur. De coöperatie wil voor elk van deze uitgangssituaties een aantrekkelijk aanbod en ondersteuning realiseren. Daarom wordt per dienst gekeken hoe deze zo aangeboden kan worden dat er meerwaarde is voor een zo groot mogelijke groep, wordt samen met schoolbesturen gekeken hoe het aanbod wordt vormgegeven (keuzes/menukaart) en kunnen schoolbesturen kiezen om op of af te schalen. Omdat schoolbesturen in sommige gevallen contracten hebben per locatie, krijgt elk schoolbestuur de mogelijkheid om een eigen migratiepad vorm te geven al dan niet met optionele ondersteuning.

● ontzorgen enerzijds en ruimte voor innovatie anderzijds: Schoolbesturen willen dat ze zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan die zaken die wat verder van het primaire proces liggen en ze willen de innovatiekracht op ict op één plaats organiseren. De coöperatie voorziet in beide. Welke diensten?

De startgroep heeft besloten dat de coöperatie zich in brede zin richt op de inkoop van ict-producten en diensten; van de toegang tot internet, wifi in de school en het interne netwerk, beveiligingsdiensten tot devices, software en digitale leermiddelen.

Bij lidmaatschap heeft een bestuur automatisch toegang tot de kennis- en leergemeenschap van de coöperatie. Dat betekent dat <<naam bestuur>> toegang heeft tot een basispakket. waarin de volgende diensten voorzien:

1. Leren en professionaliseren

De coöperatie organiseert hiervoor:

● themabijeenkomsten en workshops ● special Interest Groups 2. Adviseren

<<naam bestuur>> wordt ondersteund bij keuzes die <<naam bestuur>> moet maken om (innovatie)beleid en investeringsplannen vast te stellen op het gebied van ict door:

● advisering van besturen tijdens bijeenkomsten ● tools en kennisproducten 3. Benchmarking

Goed inzicht in de markt helpt <<naam bestuur>> om een goed geïnformeerde keuze te maken die aansluit bij de wensen van een schoolbestuur. Bovendien is <<naam bestuur>> op die manier zo een goed geïnformeerde onderhandelingspartner, zodat <<naam bestuur>>

9

een aanbod voor een goede prijs-kwaliteit kan verkrijgen. We helpen <<naam bestuur>> een goed inzicht in de markt te verkrijgen door:

● jaarlijkse marktscans ● het bekend maken van alle prijzen en tarieven die uit aanbestedingen van de

inkoopcoöperatie zelf zijn gekomen. De coöperatie SIVON start met aanbestedingen voor de toegang tot internet, wifi en intern netwerk en beveiligingsdiensten. Besturen hebben gezamenlijk hun wensen en eisen uitgewerkt en deze getoetst in een marktconsultatie. De resultaten hiervan waren positief. De uitgevoerde marktconsultatie richtte zich specifiek op de productcategorieën externe connectiviteit, interne netwerkinfrastructuur en bijbehorende informatiebeveiligingsdiensten. De aanbestedingen worden op dit moment voorbereid met schoolbesturen die deze diensten in de komende drie jaar verwachten af te gaan nemen.

Met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moeten schoolbesturen hun informatie- en privacybeleid op orde hebben en beschikken over een functionaris gegevensbescherming. De coöperatie onderzoekt of deze functionaris gegevensbescherming collectief georganiseerd kan worden voor de hele PO en VO-sector. U zou de functionaris gegevensbescherming dan als een dienst (as-a-service) van de coöperatie kunnen afnemen. De coöperatie sluit daarmee aan op de kennisdeling, handreikingen en bewustwordingscampagne die de raden en Kennisnet aanbieden om de ontwikkeling en implementatie van het IBP-beleid van besturen te ondersteunen.

Verkenningen op het gebied van andere ict-productcategorieën zoals devices, cloud, software en digitaal leermateriaal worden bovendien uitgevoerd. Daarnaast wordt verkend welke vorm van ondersteuning aansluit bij de behoefte van schoolbesturen en welke andere knelpunten in de markt aangepakt zouden kunnen worden op het gebied van ict en digitale leermiddelen. Ook dit biedt kansen voor <<naam bestuur>>.

10

1. Advies/instemming bij het mede oprichten (en lid worden) van de coöperatie

Adviesaanvraag/instemmingsaanvraag bij MR

<<Naam bestuur>> wil op grond van artikel 11 lid 1 sub f van de Wet Medezeggenschap op Scholen het volgende voorgenomen besluit ter advies voorleggen aan de MR:

● <<Naam bestuur>> is voornemens een coöperatie mede op te richten met de in de inleiding beschreven uitgangspunten en doelen.


<<Naam bestuur>> wil op grond van artikel 12 lid 1 sub b en d van de Wet Medezeggenschap op Scholen het volgende voorgenomen besluit ter instemming voorleggen aan het personeelsdeel van de MR:


De statuten en reglementen van de op te richten coöperatie zijn als bijlage toegevoegd.

Bestuur dient reglementen en statuten in de bijlage toe te voegen.

Lidmaatschap van de coöperatie biedt <<naam bestuur>> toegang tot kennis en ervaring van andere besturen en stelt <<naam bestuur>> in staat om samen met andere besturen op te trekken en gemeenschappelijk de markt te benaderen, ten einde ict-dienstverlening te verkrijgen voor een bij het onderwijs van <<naam bestuur>> passende prijs-kwaliteitverhouding.

Belangrijke overweging daarbij is dat ontwikkelingen in het onderwijs snel gaan, en dat het voor <<naam bestuur>> een tijdrovende en arbeidsintensieve taak is om deze ontwikkelingen te volgen, en hun invloed op het onderwijs en de betekenis voor de inkoop en onderhoud van ict te bepalen. Toegang tot kennis en diensten van de coöperatie stelt <<naam bestuur>> in staat om leerlingen en docenten nu en in de toekomst toegang tot bij <<naam bestuur>> passende ict-voorzieningen te bieden, teneinde adequaat onderwijs te verzorgen.

<<Naam bestuur>> maakt deel uit van de startgroep van 24 besturen en heeft daarin een actieve rol binnen de agendacommissie. Daarom is het bestuur voornemens de coöperatie mede op te richten, omdat het bestuur van mening is dat deze wijze van structurele vraagbundeling het po en vo in staat stelt een beter aanbod uit de markt te halen, en <<naam bestuur>> laat profiteren van de kennis aanwezig in de coöperatie, het aanbod dat de coöperatie uit de markt haalt en de diensten die de coöperatie aanbiedt.

Gevolgen

11

Waar committeert <<naam bestuur>> zich aan?

Leden van de coöperatie kunnen alleen organisaties/rechtspersonen zijn die als kernactiviteit het verzorgen van publiek bekostigd primair, speciaal en/of voortgezet onderwijs hebben, dan wel het leveren van een substantiële bijdrage daaraan, en die kwalificeren als aanbestedende dienst in de zin van de Aanbestedingswet 2012. <<naam bestuur>> voldoet aan deze eisen.

De aanvraag te worden toegelaten tot de coöperatie moet schriftelijk worden gericht aan het bestuur van de coöperatie. Als <<naam bestuur>> niet langer aan de vereisten voldoet als omschreven, moet het <<naam bestuur>> de coöperatie hiervan meteen in kennis stellen. De opzegtermijn voor de coöperatie is dan 6 maanden.

Als <<naam bestuur>> zich weer wil terugtrekken uit de coöperatie is de opzegtermijn 1 jaar. <<Naam bestuur>> treft dan een regeling met de coöperatie voor de financiële gevolgen. Dit kan inhouden dat <<naam bestuur>> de coöperatie dient te compenseren voor de eventuele nadelige financiële gevolgen die optreden voor de coöperatie en/of een ander lid als gevolg van de beëindiging van dat lidmaatschap (uittredingsregeling). Deze beëindigingsregeling wordt nader uitgewerkt in de ledenovereenkomst.

<<naam bestuur>> heeft inspraak in de coöperatie doordat zij vertegenwoordigd is in de ledenraad. De ledenraad bestaat uit vier kamers: - Primair Onderwijs Groot - Voortgezet Onderwijs Groot - Combinatie (combinatiebesturen) - Klein (gecombineerd lidmaatschap kleinere besturen). De leden van de Kamer Klein vertegenwoordigen alle kleinere leden en eenpitters.

De indeling van de leden in categorieën en vervolgens kamers vindt plaats op basis van objectieve criteria, namelijk het aantal leerlingen en het aantal instellingen per bestuur (BRIN-nummers) en (sub-BRIN-nummers) per teldatum voor de reguliere bekostiging.Om te bepalen wat een groot bestuur, een klein bestuur of combinatiebestuur is worden de criteria van de raden gevolgd. Dat komt neer op het volgende:

● PO: 1000 leerlingen of minder is een klein bestuur ● VO: 3500 leerlingen of minder is een klein bestuur

<<Naam bestuur>> zou behoren tot de Kamer xxx. De ledenraad wordt gekozen door de leden.

Lidmaatschap geeft <<naam bestuur>> toegang tot het basispakket van de coöperatie. In het basispakket zijn de volgende diensten voorzien:


Door deze dienst kunt <<naam bestuur>> expertise opdoen en ervaringen en kennis uitwisselen. Voorbeelden van thema’s die aan de orde zouden kunnen komen zijn marktoriëntatie, juridische valkuilen en effectiever organiseren van het inkoopproces rondom ict. De coöperatie organiseert hiervoor:


12

<<naam bestuur>> wordt ondersteund bij keuzes die <<naam bestuur>> moet maken om (innovatie)beleid en investeringsplannen vast te stellen op het gebied van ict. Dat doen we door gesprekken op maat en het aanbieden van producten. We bieden het volgende aan:


Goed inzicht in de markt helpt <<naam bestuur>> om een goed geïnformeerde keuze te maken die aansluit bij de wensen van een schoolbestuur. Bovendien is <<naam bestuur>> op die manier zo een goed geïnformeerde onderhandelingspartner, zodat <<naam bestuur>> een aanbod voor een goede prijs-kwaliteit kan verkrijgen. We helpen <<naam bestuur>> een goed inzicht in de markt te verkrijgen door:


inkoopcoöperatie zelf zijn gekomen. Daarnaast kan <<naam bestuur>> diensten op het gebied van ict gaan afnemen, zoals externe connectiviteit, internettoegang en wifi-as-a-service. Hiervoor zal een separate adviesaanvraag en indien nodig instemmingsaanvraag ingediend worden bij de MR.

Rechten en plichten van het lidmaatschap zijn vastgelegd in de ledenovereenkomst. De ledenovereenkomst wordt met enige regelmaat aangepast, omdat deze moet passen bij de actualiteit.

Wat kost deelname?

De jaarlijkse lidmaatschapsfee bedraagt: - voor besturen met 1000 leerlingen of minder: €1000 per jaar. - voor besturen met meer dan 1000 leerlingen: €2800 per jaar.

Wat is het gevolg voor de bedrijfsvoering?

Hier toelichten hoe oprichting en lidmaatschap de volgende onderwerpen beïnvloedt:

● specifieke organisatie van uw bestuur en uw meerjarig beleidsplan en financieel plan, voor zover dat nu mogelijk is.

De precieze kosten en baten van afname van diensten zijn op dit moment nog niet te kwantificeren, omdat deze ook af zullen hangen van de af te nemen diensten bij de coöperatie. Zodra hierover meer bekend is, zal dit als aanvulling op deze adviesaanvraag voorgelegd worden aan de MR.

Wat zijn personele gevolgen?


● De personele gevolgen (invulling van de functies, aantal formatieplaatsen, etc.) voor zover dat nu mogelijk is.

Wat is het gevolg voor de leerlingen?

13

<<Naam bestuur>> zal door participatie in de coöperatie meer tijd en geld kunnen vrijmaken om zich te richten op het primaire onderwijsproces. Dat komt het onderwijs aan de leerlingen ten goede.

Planning

Het streven is de coöperatie in december op te richten. Vanaf dat moment is <<naam bestuur>> ook lid van de coöperatie.

Verzoek

Om bovenstaande streefdatum overeengekomen met andere besturen niet te frustreren, stelt bestuurder het zeer op prijs wanneer de MR zo snel als mogelijk op grond van de WMS over het bovenstaande schriftelijk advies uitbrengt.

En, indien het voorgenomen besluit leidt tot wijziging in de personele bezetting

Om bovenstaande streefdatum overeengekomen met andere besturen niet te frustreren, stelt bestuurder het zeer op prijs wanneer het personeelsdeel van de MR zo snel als mogelijk op grond van de WMS over het bovenstaande de bestuurder schriftelijk informeert over haar besluit (met toelichting) betreffende de instemmingsaanvraag.

14

2. Advies/instemming lid worden van de coöperatie



● <<Naam bestuur>> is voornemens lid te worden van een coöperatie met de in de inleiding beschreven uitgangspunten en doelen


<<Naam bestuur>> wil op grond van artikel van artikel 12 lid 1 sub b en d van de Wet Medezeggenschap op Scholen het volgende voorgenomen besluit ter instemming voorleggen aan het personeelsdeel van de MR:


De statuten en reglementen van coöperatie zijn als bijlage toegevoegd.


Lidmaatschap van de coöperatie biedt <<naam bestuur>> toegang tot kennis en ervaringen van andere besturen en stelt <<naam bestuur>> in staat om samen met andere besturen op te trekken en gemeenschappelijk te markt de benaderen, ten einde ict-dienstverlening te verkrijgen voor een bij het onderwijs van <<naam bestuur>> passende prijs-kwaliteitverhouding.


Gevolgen


Leden van de coöperatie kunnen alleen organisaties/rechtspersonen zijn die als kernactiviteit het verzorgen van publiek bekostigd primair, speciaal en/of voortgezet onderwijs hebben, dan wel het leveren van een substantiële bijdrage daaraan, en die kwalificeren als aanbestedende dienst in de zin van de Aanbestedingswet 2012. <<Naam bestuur>> voldoet aan deze eisen.


15


<<Naam bestuur>> heeft inspraak in de coöperatie doordat zij vertegenwoordigd is in de ledenraad. De ledenraad bestaat uit vier kamers: - Primair Onderwijs Groot - Voortgezet Onderwijs Groot - Combinatie (combinatiebesturen) - Klein (gecombineerd lidmaatschap kleinere besturen). De leden van de Kamer Klein vertegenwoordigen alle kleinere leden en eenpitters.

De indeling van de leden in categorieën en vervolgens kamers vindt plaats op basis van objectieve criteria, namelijk het aantal leerlingen en het aantal instellingen per bestuur (BRIN-nummers) en (sub-BRIN-nummers) per teldatum voor de reguliere bekostiging. Om te bepalen wat een groot bestuur, een klein bestuur of combinatiebestuur is worden de criteria van de raden gevolgd. Dat komt neer op het volgende:










16


inkoopcoöperatie zelf zijn gekomen.

Ook kan het lid deelnemen aan regelmatig georganiseerde lidmaatschapsdagen. Daarnaast kan <<naam bestuur>> diensten op het gebied van ict gaan afnemen, zoals externe connectiviteit, internettoegang en wifi-as-a-service. Hiervoor zal een separate adviesaanvraag en indien nodig instemmingsaanvraag ingediend worden bij de MR.

Rechten en plichten van het lidmaatschap vastgelegd in de ledenovereenkomst (bijlage xx)

De ledenovereenkomst wordt met enige regelmaat aangepast, omdat deze moet passen bij de actualiteit.

Bestuur dient modelledenovereenkomst toe te voegen in de bijlage.

Wat kost deelname?





De precieze kosten en baten van afname van diensten zijn op dit moment echter nog niet te kwantificeren, omdat deze ook af zullen hangen van de af te nemen diensten bij de coöperatie. Zodra hierover meer bekend is, zal dit als aanvulling op deze adviesaanvraag voorgelegd worden aan de MR.





<<Naam bestuur>> zal door participatie in de coöperatie meer tijd en geld kunnen vrijmaken om zich te richten op het primaire onderwijsproces. Dat komt het onderwijs aan leerlingen ten goede.

Planning

Het streven is de coöperatie in december op te richten. Vanaf dat moment wil <<naam bestuur>> lid worden van de coöperatie.

17

Verzoek




18

3. Advies/instemming voor het afnemen van diensten van de coöperatie



● <<Naam bestuur>> is voornemens om diensten van de coöperatie af te nemen op het gebied van: 1. Externe connectiviteit (het netwerk dat schoollocaties met elkaar verbindt en de

internettoegang, anti-DDoS, firewalldiensten, vaste telefonie en colocatie/data center diensten om uw servers te centraliseren)

2. Wifi en eventueel het interne vaste netwerk in de schoollocaties

Bestuur dient alleen die diensten in te vullen die zij wil afnemen.


<<Naam bestuur>> wil op grond van artikel 12 lid 1 sub b en d van de Wet Medezeggenschap op Scholen het volgende voorgenomen besluit ter instemming voorleggen aan het personeelsdeel van de MR:





Belangrijke overweging daarbij is dat ontwikkelingen in het onderwijs snel gaan, en dat het voor <<naam bestuur>> een tijdrovende en arbeidsintensieve taak is om deze ontwikkelingen te volgen, en hun invloed op het onderwijs en de betekenis voor de inkoop en onderhoud van ict te bepalen. Toegang diensten van de coöperatie stelt <<naam bestuur>> in staat om leerlingen en docenten nu en in de toekomst toegang tot bij <<naam bestuur>> passende ict-voorzieningen te bieden, teneinde adequaat onderwijs te verzorgen.

De ict-voorzieningen van de coöperatie worden aangeboden volgens een ‘as-a-service’ concept. Dat betekent dat <<naam bestuur>> een volledig verzorgde dienst af zal nemen inclusief apparatuur, onderhoud, beheer en advies. Ontzorging van <<naam bestuur>> is hierdoor maximaal. De coöperatie koopt namens hen in middels een inbestedingsconstructie en contracteert hiertoe marktpartijen. <<Naam bestuur>> heeft toegang tot een vast aanspreekpunt in de coöperatie, dat zorg draagt voor het servicemanagement.

De aanbestedingen worden momenteel uitgewerkt. <<Naam bestuur>> wil meedoen aan de aanbestedingen en bij een geslaagde aanbesteding diensten afnemen van de coöperatie.

19

Gevolgen

Waar committeert <<naam bestuur>> zich aan en wat kost de dienst?

<<Naam bestuur>> neemt de dienst af als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

● De prijs is acceptabel voor de school (concrete bedragen worden van tevoren vastgelegd, de MR wordt hier in een later stadium verder over geïnformeerd als aanvulling op deze adviesaanvraag).

● De geboden dienstverlening past bij de wensen en behoeften van de school (concrete invulling wordt van tevoren vastgelegd, de MR wordt hier in een later stadium verder over geïnformeerd als aanvulling op deze aanvraag)


Hier toelichten hoe afname van diensten de volgende onderwerpen beïnvloedt:







<<Naam bestuur>> zal door participatie in de coöperatie meer tijd en geld kunnen vrijmaken om zich te richten op het primaire onderwijsproces. Dat komt het onderwijs van leerlingen ten goede. Door de dienst af te nemen hebben leerlingen toegang tot de volgende voorzieningen:

● Specificeren door bestuur, is afhankelijk van de dienst.

Planning

Het streven is om de aanbestedingen per januari 2018 in de markt te zetten.

Verzoek



20


21

Bijlage 2: Informeren van / goedkeuring vragen aan

Raad van Toezicht

In deze bijlage staan voorbeeldteksten als u uw Raad van Toezicht wilt informeren of als u goedkeuring wilt vragen aan de Raad van toezicht over de volgende onderwerpen:

● U wilt de inkoopcoöperatie (mede) oprichten en u wilt lid worden van de coöperatie ● U wilt lid wil worden van de inkoopcoöperatie ● U wilt diensten afnemen bij de inkoopcoöperatie

Allereerst presenteren we de teksten die u bij alle situaties kunt gebruiken. Daarna zijn er per situatie een aantal specifieke teksten opgenomen. Onderstaande teksten over onderwerp en inleiding kunt u voor alle situaties gebruiken.

Onderwerp

Bij informeren Raad van Toezicht:

Informeren van Raad van Toezicht op grond van artikel 17c lid 1 sub b en c van de Wet PO of artikel 24 e lid 1 sub b en c van de Wet VO

● Informeren Raad van Toezicht over doelmatige en rechtmatige besteding middelen, zodat de Raad van Toezicht in staat is haar controletaak uit te oefenen.

Of

Bij goedkeuring vragen Raad van Toezicht:

Vragen van goedkeuring van Raad van Toezicht op grond van <<invoegen betreffende artikelen/regelingen van bestuur>>

● Informeren Raad van Toezicht over <<invoegen doel/onderwerp regeling waarnaar u verwijst>>.

Inleiding

Probleemschets

Onze toepassingen voor bedrijfsvoering, het volgen van leerlingen en het geven van onderwijs met behulp van ict moeten goed en veilig beschikbaar zijn, zodat tijdens lessen en toetsen toepassingen niet uitvallen, we veilig met elkaar en met ouders kunnen communiceren en onze gegevens goed beschermd zijn tegen aanvallen van buitenaf. Kortom: de ict-infrastructuur moet goed geregeld zijn, zodat toepassingen en digitale toetsen probleemloos werken en dit uiteraard tegen een goede prijs-kwaliteitverhouding. Ontwikkelingen op dit vlak gaan snel en vergen steeds meer van de kennis en expertise van ons. We weten dat we die expertise nooit allemaal zelf in huis kunnen hebben. Ook al hebben we het nu misschien goed geregeld, door de snelle ontwikkelingen en onze grotere afhankelijkheid van ict weten we dat we dit alleen niet kunnen organiseren. Daarnaast kunnen we door onze vraag te bundelen met zoveel mogelijk schoolbesturen een beter

22

aanbod tegen een betere prijs-kwaliteitverhouding verwerven. Samen staan we sterker en kunnen we commerciële aanbieders een beter passend aanbod laten doen. Samen kunnen we ook zorgen voor betere beveiliging, expertise en kennisdeling.

Waarom een coöperatie

Daarom hebben 24 schoolbesturen hun krachten gebundeld. Zij hebben onderzocht hoe we het beste kunnen samenwerken in de inkoop van ict-producten en diensten. Daarbij hebben zij ook gekeken naar hoe dit in het hoger onderwijs en het mbo is ingericht. De ervaringen daar laten zien dat vraagbundeling in de inkoop en organisatie van ict-producten gunstig uitpakt op een stabiel aanbod, dat blijvend geïnnoveerd wordt en tegen een goede prijs-kwaliteitverhouding. De coöperatieve vereniging SURF en haar werkmaatschappij SURFnet bundelen de vraag van instellingen en regelen voor hen de diensten.

Uitgebreide juridische analyses door juristen van Van Doorne en een onderzoek naar de behoefte van besturen zijn uitgevoerd. Uit deze analyse blijkt dat een coöperatie de meest geschikte vorm is voor de inkoopsamenwerking. De redenen daarvoor zijn enerzijds juridisch van aard (als schoolbesturen gezamenlijk inkopen, moeten ze doorslaggevende invloed hebben op de producten en diensten die ze inkopen en de organisatie die dat doet) en anderzijds praktisch van aard (met een stabiele structuur waarin we samenwerken is het makkelijker om te kijken of en welke ict-diensten we willen inkopen, kennis uit te wisselen over de inkoop van deze diensten en ontwikkelingen op de markt en innovatie van diensten te organiseren).

<<Naam bestuur>> wil hier graag van profiteren, zodat de leerlingen van <<naam bestuur>> zonder belemmeringen toegang hebben tot eigentijds onderwijs, nu en in de toekomst.

Naast de 24 besturen in de startgroep zijn meer dan 100 andere besturen in po en vo geïnteresseerd in deelname, die in totaal meer dan 25% van het aantal leerlingen in po en vo bestrijken.

Visie en missie van de coöperatie

De visie van de coöperatie is dat alle schoolbesturen in Nederland hun onderwijsambities beter kunnen realiseren doordat zij bouwen op een hoogwaardige, toekomstbestendige en voor onderwijsdoeleinden geschikte ict-infrastructuur en op overige (ict)-producten en diensten tegen een optimale prijs-kwaliteitverhouding. Deze visie vertaalt zich in de volgende missie: ● De inkoopcoöperatie zorgt ervoor dat leerlingen, leraren en overig onderwijspersoneel

onder gunstige voorwaarden kunnen beschikken over adequate ((ict-)voorzieningen voor onderwijs en talentontwikkeling, in nationale en internationale samenwerking.

● De coöperatie ontwikkelt, innoveert en exploiteert daarom samen met schoolbesturen een stabiele ict-infrastructuur en organiseert vraagbundeling, samenwerking en kennisuitwisseling voor de aangesloten schoolbesturen.

● Doordat kennis en expertise beter wordt georganiseerd, doordat tijd en geld beschikbaar komt bij scholen en doordat de markt beter wordt bevraagd ontstaat er ruimte voor innovatie. De toegevoegde waarde voor gebruikers staat daarbij centraal.

23

Strategie van de coöperatie

Hoe doet de coöperatie dit? De strategie van de coöperatie is op de volgende uitgangspunten:

● van en voor schoolbesturen, massa aan de vraagzijde: De coöperatie is van en voor schoolbesturen in het primair en voortgezet onderwijs. Besturen willen een zo groot mogelijk deel van het po- en vo-veld aan zich binden.

● meerwaarde van de samenwerking optimaal benutten: Besturen organiseren gezamenlijk hun vraag naar en innovatie van ict-diensten, en kopen deze gezamenlijk in. Ze kiezen daarin voor verregaande samenwerking door het zelf organiseren van diensten waar dat nodig is.

● beginnen aan de basis, van daaruit opbouwen van diensten op basis van behoefte van schoolbesturen: Besturen richten zich in principe op alle ict-producten en -diensten, maar kiezen een opbouw in het daadwerkelijk inkopen van deze categorieën.

● aansluiten bij verschillende beginsituaties en behoeften: Besturen willen meerwaarde bieden voor alle beginsituaties van besturen die lid worden. Schoolbesturen kennen verschillende beginsituaties, zowel door de manier waarop ze hun huidige diensten hebben ingekocht als de manier waarop ze binnen het schoolbestuur hun ict-inkoop en beheer hebben georganiseerd. Van decentrale inkoop en keuzes tot centraal georganiseerde (inkoop van) ict-diensten tot het volledig in eigendom hebben van ict-infrastructuur. De coöperatie wil voor elk van deze uitgangssituaties een aantrekkelijk aanbod en ondersteuning realiseren. Daarom wordt per dienst gekeken hoe deze zo aangeboden kan worden dat er meerwaarde is voor een zo groot mogelijke groep, wordt samen met schoolbesturen gekeken hoe het aanbod wordt vormgegeven (keuzes/menukaart) en kunnen schoolbesturen kiezen om op of af te schalen. Omdat schoolbesturen in sommige gevallen contracten hebben per locatie, krijgt elk schoolbestuur de mogelijkheid om een eigen migratiepad vorm te geven al dan niet met optionele ondersteuning.

● Ontzorgen enerzijds en ruimte voor innovatie anderzijds:Schoolbesturen willen dat ze zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan die zaken die wat verder van het primaire proces liggen en ze willen de innovatiekracht op ict op één plaats organiseren. De coöperatie voorziet in beide.

Welke diensten?

De startgroep heeft besloten dat de coöperatie zich in brede zin richt op de inkoop van ict-producten en diensten. Van de toegang tot internet, wifi in de school en het interne netwerk, beveiligingsdiensten tot devices, software en digitale leermiddelen.




● themabijeenkomsten en workshops ● special Interest Groups

2. Adviseren

24


● advisering van besturen tijdens bijeenkomsten ● tools en kennisproducten

3. Benchmarking



inkoopcoöperatie zelf zijn gekomen.

De coöperatie start met aanbestedingen voor de toegang tot internet, wifi en intern netwerk en beveiligingsdiensten. Besturen hebben gezamenlijk hun wensen en eisen uitgewerkt en deze getoetst in een marktconsultatie. De resultaten hiervan waren positief. De uitgevoerde marktconsultatie richtte zich specifiek op de productcategorieën externe connectiviteit, interne netwerkinfrastructuur en bijbehorende informatiebeveiligingsdiensten. De aanbestedingen worden op dit moment voorbereid met schoolbesturen die deze diensten in de komende 3 jaar verwachten af te gaan nemen.

Met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moeten schoolbesturen hun informatie- en privacybeleid op orde hebben en beschikken over een functionaris gegevensbescherming. De coöperatie onderzoekt of deze functionaris gegevensbescherming collectief georganiseerd kan worden voor de hele PO en VO-sector. U zou de functionaris gegevensbescherming dan als een dienst (as-a-service) van de coöperatie kunnen afnemen. De coöperatie sluit daarmee aan op de kennisdeling, handreikingen en bewustwordingscampagne die de raden en Kennisnet aanbieden om de ontwikkeling en implementatie van het IBP-beleid van besturen te ondersteunen.

Verkenningen op het gebied van andere ict productcategorieën zoals devices, cloud, software en digitaal leermateriaal worden bovendien uitgevoerd. Daarnaast wordt verkend welke vorm van ondersteuning aansluit bij de behoefte van schoolbesturen en welke andere knelpunten in de markt aangepakt zouden kunnen worden op het gebied van ict en digitale leermiddelen. Ook dit biedt kansen voor <<naam bestuur>>.

25

1. Informeren van / goedkeuring vragen aan Raad van Toezicht bij het mede oprichten (en lid worden) van de coöperatie

Informeren van / goedkeuring vragen aan Raad van Toezicht

Bij informeren:

<<Naam bestuur>> wil op grond van artikel 17c lid 1 sub b en c van de Wet PO of artikel 24 e lid 1 sub b en c van de Wet VO het volgende voorgenomen besluit ter kennisneming en reflectie voorleggen aan de Raad van Toezicht:

● <<Naam bestuur>> is voornemens een coöperatie mede op te richten met de in de inleiding beschreven uitgangspunten en doelen

Of

Bij vraag om goedkeuring:

<<Naam bestuur>> wil op grond van artikel <<invoegen betreffende artikelen/regelingen van bestuur het volgende voorgenomen besluit ter goedkeuring voorleggen aan de Raad van Toezicht:


De statuten en reglementen van de op te richten coöperatie zijn als bijlage toegevoegd.




<<Naam bestuur>> maakt deel uit van de startgroep van 24 besturen en heeft daarin een actieve rol binnen de agendacommissie. Daarom is het bestuur voornemens de coöperatie mede op te richten, omdat het bestuur van mening is dat deze wijze van structurele vraagbundeling het po en vo in staat stelt een beter aanbod uit de markt te halen, en <<naam bestuur>> laat profiteren van de kennis aanwezig in de coöperatie, het aanbod dat de coöperatie uit de markt haalt en de diensten die de coöperatie aanbiedt.

26

Gevolgen


Leden van de coöperatie kunnen alleen organisaties/rechtspersonen zijn die als kernactiviteit het verzorgen van publiek bekostigd primair, speciaal en/of voortgezet onderwijs hebben, dan wel het leveren van een substantiële bijdrage daaraan, en die kwalificeren als aanbestedende dienst in de zin van de Aanbestedingswet 2012. <<naam bestuur>> voldoet aan deze eisen.



<<naam bestuur>> heeft inspraak in de coöperatie doordat zij vertegenwoordigd is in de ledenraad. De ledenraad bestaat uit vier kamers: - Primair Onderwijs Groot - Voortgezet Onderwijs Groot - Combinatie (combinatiebesturen) - Klein (gecombineerd lidmaatschap kleinere besturen). De leden van de Kamer Klein vertegenwoordigen alle kleinere leden en eenpitters.

De indeling van de leden in categorieën en vervolgens kamers vindt plaats op basis van objectieve criteria, namelijk het aantal leerlingen en het aantal instellingen per bestuur (BRIN-nummers) en (sub-BRIN-nummers) per teldatum voor de reguliere bekostiging. Om te bepalen wat een groot bestuur, een klein bestuur of combinatiebestuur is worden de criteria van de raden gevolgd. Dat komt neer op het volgende:







27





inkoopcoöperatie zelf zijn gekomen. Ook kan het lid deelnemen aan regelmatig georganiseerde lidmaatschapsdagen. Daarnaast kan <<naam bestuur>> diensten op het gebied van ict gaan afnemen, zoals externe connectiviteit, internettoegang en wifi-as-a-service. Hiervoor zal een separate adviesaanvraag en indien nodig instemmingsaanvraag ingediend worden bij de MR.

Rechten en plichten van het lidmaatschap vastgelegd in de ledenovereenkomst zijn de


Wat kost deelname?










28

<<Naam bestuur>> zal door participatie in de coöperatie meer tijd en geld kunnen vrijmaken om zich te richten op het primaire onderwijsproces. Dat komt het onderwijs aan de leerlingen ten goede.

Planning

Het streven is de coöperatie in december op te richten. Vanaf dat moment is <<naam bestuur>> ook lid van de coöperatie.

Verzoek

Bij informeren:

Om bovenstaande streefdatum overeengekomen met andere besturen niet te frustreren, stelt bestuurder het zeer op prijs wanneer de Raad van Toezicht zo snel als mogelijk haar reflectie over het voorgenomen besluit aan de bestuurder meedeelt.


Om bovenstaande streefdatum overeengekomen met andere besturen niet te frustreren, stelt bestuurder het zeer op prijs wanneer de Raad van Toezicht zo snel als mogelijk op grond van <<invoegen artikel/regeling>> over het bovenstaande de bestuurder schriftelijk informeert over haar besluit (met toelichting) betreffende de vraag om goedkeuring.

29

2. Informeren van / goedkeuring vragen aan Raad van Toezicht bij lid worden van de coöperatie

Informeren van / goedkeuring vragen aan Raad van Toezicht Bij informeren: <<Naam bestuur>> wil op grond van artikel 17c lid 1 sub b en c van de Wet PO of artikel 24 e lid 1 sub b en c van de Wet VO het volgende voorgenomen besluit ter kennisneming en reflectie voorleggen aan de Raad van Toezicht: ● <<Naam bestuur>> is voornemens lid te worden van een coöperatie met de in de

inleiding beschreven uitgangspunten en doelen Of

Bij vraag om goedkeuring: <<Naam bestuur>> wil op grond van artikel <<invoegen betreffende artikelen/regelingen van bestuur het volgende voorgenomen besluit ter goedkeuring voorleggen aan de Raad van Toezicht: ● <<Naam bestuur>> is voornemens lid te worden van een coöperatie met de in de

inleiding beschreven uitgangspunten en doelen.

De statuten en reglementen van coöperatie zijn als bijlage toegevoegd.




Gevolgen


Leden van de coöperatie kunnen alleen organisaties/rechtspersonen zijn die als kernactiviteit het verzorgen van publiek bekostigd primair, speciaal en/of voortgezet onderwijs hebben, dan wel het leveren van een substantiële bijdrage daaraan, en die kwalificeren als aanbestedende dienst in de zin van de Aanbestedingswet 2012. <<Naam bestuur>> voldoet aan deze eisen.

30



<<Naam bestuur>> heeft inspraak in de coöperatie doordat zij vertegenwoordigd is in de ledenraad. De ledenraad bestaat uit vier kamers: - Primair Onderwijs Groot - Voortgezet Onderwijs Groot - Combinatie (combinatiebesturen) - Klein (gecombineerd lidmaatschap kleinere besturen). De leden van de Kamer Klein vertegenwoordigen alle kleinere leden en eenpitters.

De indeling van de leden in categorieën en vervolgens kamers vindt plaats op basis van objectieve criteria, namelijk het aantal leerlingen en het aantal instellingen per bestuur (BRIN-nummers) en (sub–BRIN-nummers) per teldatum voor de reguliere bekostiging. Om te bepalen wat een groot bestuur, een klein bestuur of combinatiebestuur is worden de criteria van de raden gevolgd. Dat komt neer op het volgende:






● themabijeenkomsten en workshops ● special Interest Groups

2. Adviseren


● advisering van besturen tijdens bijeenkomsten ● tools en kennisproducten

3. Benchmarking


● jaarlijkse marktscans

31

● het bekend maken van alle prijzen en tarieven die uit aanbestedingen van de inkoopcoöperatie zelf zijn gekomen.

Ook kan het lid deelnemen aan regelmatig georganiseerde lidmaatschapsdagen. Daarnaast kan <<naam bestuur>> diensten op het gebied van ict gaan afnemen, zoals externe connectiviteit, internettoegang en wifi-as-a-service. Hiervoor zal een separate adviesaanvraag en indien nodig instemmingsaanvraag ingediend worden bij de MR.

Rechten en plichten van het lidmaatschap vastgelegd in de ledenovereenkomst (bijlage xx)


Bestuur dient modelledenovereenkomst toe te voegen in de bijlage.

Wat kost deelname?










<<Naam bestuur>> zal door participatie in de coöperatie meer tijd en geld kunnen vrijmaken om zich te richten op het primaire onderwijsproces. Dat komt het onderwijs aan leerlingen ten goede.

Planning

Het streven is de coöperatie in december op te richten. Vanaf dat moment wil <<naam bestuur>> lid worden van de coöperatie.

Verzoek

32

Bij informeren:



Om bovenstaande streefdatum overeengekomen met andere besturen niet te frustreren, stelt bestuurder het zeer op prijs wanneer de Raad van Toezicht zo snel als mogelijk op grond van <<invoegen artikel/regeling>> over het bovenstaande de bestuurder schriftelijk informeert over haar besluit (met toelichting) betreffende de vraag om goedkeuring.

33

3. Advies/instemming voor het afnemen van diensten van de coöperatie

Informeren van/goedkeuring vragen aan Raad van Toezicht Bij informeren: <<Naam bestuur>> wil op grond van artikel 17c lid 1 sub b en c van de Wet PO of artikel 24 e lid 1 sub b en c van de Wet VO het volgende voorgenomen besluit ter kennisneming en reflectie voorleggen aan de Raad van Toezicht: ● <<Naam bestuur>> is voornemens om diensten van de coöperatie af te nemen op het

gebied van: 1. Externe connectiviteit (het netwerk dat schoollocaties met elkaar verbindt en de




Of


<<Naam bestuur>> wil op grond van artikel <<invoegen betreffende artikelen/regelingen van bestuur het volgende voorgenomen besluit ter goedkeuring voorleggen aan de Raad van Toezicht:



2. Wifi en eventueel het interne vaste netwerk in de schoollocaties Bestuur dient alleen die diensten in te vullen die zij wil afnemen.

Belangrijke overweging daarbij is dat ontwikkelingen in het onderwijs snel gaan, en dat het voor <<naam bestuur>> een tijdrovende en arbeidsintensieve taak is om deze ontwikkelingen te volgen, en hun invloed op het onderwijs en de betekenis voor de inkoop en onderhoud van ict te bepalen. Toegang diensten van de coöperatie stelt <<naam bestuur>> in staat om leerlingen en docenten nu en in de toekomst toegang tot bij <<naam bestuur>> passende ict-voorzieningen te bieden, teneinde adequaat onderwijs te verzorgen.

De ict-voorzieningen van de coöperatie worden aangeboden volgens een ‘as-a-service’ concept. Dat betekent dat <<naam bestuur>> een volledig verzorgde dienst af zal nemen inclusief apparatuur, onderhoud, beheer en advies. Ontzorging van <<naam bestuur>> is hierdoor maximaal.

De coöperatie koopt namens hen in middels een inbestedingsconstructie en contracteert hiertoe marktpartijen. <<Naam bestuur>> heeft toegang tot een vast aanspreekpunt in de coöperatie, dat zorg draagt voor het servicemanagement.

34

De aanbestedingen worden momenteel uitgewerkt. <<Naam bestuur>> wil meedoen aan de aanbestedingen en bij een geslaagde aanbesteding diensten afnemen van de coöperatie.

Gevolgen

Waar committeert <<naam bestuur>> zich aan en wat kost de dienst?

<<Naam bestuur>> neemt de dienst af als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

● De prijs is acceptabel voor de school (concrete bedragen worden van tevoren vastgelegd; de Raad van Toezicht wordt hier in een later stadium verder over geïnformeerd als aanvulling op deze adviesaanvraag).

● De geboden dienstverlening past bij de wensen en behoeften van de school (concrete invulling wordt van tevoren vastgelegd; de Raad van Toezicht wordt hier in een later stadium verder over geïnformeerd als aanvulling op deze aanvraag).









<<Naam bestuur>> zal door participatie in de coöperatie meer tijd en geld kunnen vrijmaken om zich te richten op het primaire onderwijsproces. Dat komt het onderwijs van leerlingen ten goede. Door de dienst af te nemen hebben leerlingen toegang tot de volgende voorzieningen:

● Specificeren door bestuur, is afhankelijk van de dienst.

Planning

Het streven is om de aanbestedingen per januari 2018 in de markt te zetten.

35

Verzoek

Bij informeren:



Om bovenstaande streefdatum overeengekomen met andere besturen niet te frustreren, stelt bestuurder het zeer op prijs wanneer de ondernemingsraad zo snel als mogelijk op grond van <<invoegen artikel/regeling>> over het bovenstaande de bestuurder schriftelijk informeert over haar besluit (met toelichting) betreffende de vraag om goedkeuring.

HANDREIKING INTERNE BESLUITVORMING - SIVON€¦ · 4. Overgang van onderneming 3 5. Te nemen...

Documents

Transcript of HANDREIKING INTERNE BESLUITVORMING - SIVON€¦ · 4. Overgang van onderneming 3 5. Te nemen...