Handreiking Evenementenproces regio Utrecht, 01-12-2014, versie … · 2018. 4. 18. ·...

Handreiking

Evenementenproces

Colofon

© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0

Opdrachtgever

Veiligheidsregio Utrecht

Contactgegevens

Veiligheidsregio Utrecht

Postbus 3154

3502 GD Utrecht

088-8781000

[email protected]

www.vru.nl

www.vrubrandweer.nl

veiligheidsregioutrecht

@vrutrecht

Verantwoording afbeeldingen

• Voorzijde: Mumbai Festival, 2013,

© X-Sense

• 4.2, 4.3, 4.4 en pagina 3: Infographics Handreiking Evenementenproces,

2014, ontwerp; JAAF design,

© Veiligheidsregio Utrecht

• Pagina 6: Radingspoor, 2013,

© Stoomgroep Radingspoor

• Pagina 10: Canicross & Bikejoring, 2014, fotograaf; Kika At Work,

© Canicross Nederland

• Pagina 17 & 41, bovenste foto: Oude Ambachtenmarkt Soest, 2014,

© Stichting Markt Oude Ambachten Soest

• Pagina 20 & 21: Eemmeerloop, 2014, fotograaf; Ries de Beer,

© Trimvereniging Quo Vadis

• Pagina 25 en 38: Sinterklaasintocht Amersfoort, 2013,

© Sint Nicolaas Comité Amersfoort

• Pagina 27: Acht van Maartensdijk, 2014 , fotograaf; Jan Westbroek

© Organisatiecomité ‘Maartensdijkse Acht’

• Pagina 31 en 33: Carnavalsoptocht Hoogland, 2014,

© Carnavalstichting De Eemschumers

• Pagina 29 & 40: Spakenburgse Dagen, 2014,

© Stichting Spakenburgse Evenementen

• Pagina 41, onderste foto: Tuindagen Landgoed Vollenhoven, 2013,

© Landgoed Vollenhoven


Inhoudsopgave

1 Voorwoord 6

2 Inleiding 7

2.1 Aanleiding 7

2.2 Doel regionale handreiking 8

2.3 Begrippen toelichting 9

Grootschalige publieksevenementen 9

Evenementenadvies 9

Regiegroep Evenementen 9

Kerngroep Evenementenexperts 9

Platform Evenementen 9

Maatwerk 10

Multidisciplinair (voor)overleg 10

Multidisciplinair veiligheidsoverleg 10

3 Landelijke Handreiking Evenementenveiligheid en het

inspectierapport 11

3.1 Veiligheid en gezondheidsbescherming bij publieksevenementen moet

verbeteren 11

3.2 Aanbevelingen inspectierapport 11

3.3 Webbased portal met kalenderfunctie 12

3.4 De risicoscan van het evenement 13

3.5 De risicoanalyse van het evenement 13

4 Processchema’s nader beschreven 14

4.1 Doel & werking processchema’s 14

Behandelaanpak 14

Evenementenkalender 15

De processchema’s in het kort 16

Regie 16

Maatwerk 16

Inschakelen Kerngroep Evenementenexperts bij een risicovol C

evenement 17

4.2 Regulier evenement (A) 18

Infographic A evenement 18

A evenement: Stap 1 19



4.3 Aandacht evenement (B) 22

Infographic B evenement 22

B evenement: Stap 1 23




4.4 Risicovol evenement (C) 28

Infographic C evenement 28

C evenement: Stap 1 29



4.5 Multidisciplinair Operationeel Plan Evenementen (MOPE) 33

5 Appendix: Juridische aspecten en aansprakelijkheid 34

5.1 Juridische aspecten 34

Voorwaarden voor vergunningverlening 34

Evenementenbeleid 34

Adviezen algemeen 34

Rechtsgevolg van de vergunningverlening 36

Verantwoordelijkheid voor toezicht en handhaving 37

5.2 Aansprakelijkheid 37

6 Bijlagenoverzicht 39

6.1 Versiebeheer 39

6.2 Brieven Ministerie & Inspectie 39

Brief Ministerie van Veiligheid en Justitie 39

Brief Inspectie Veiligheid en Justitie 39

6.3 Multidisciplinair Operationeel Plan Evenementen (MOPE) 39

6.4 Landelijke analysetool risicoanalyse 39

6.5 Invultips landelijke analysetool risicoanalyse 39

6.6 Stroomschema's 40

Stroomschema A evenement 40

Stroomschema B evenement 40

Stroomschema C evenement 40

6.7 Infographics 40

Infographic evenementen Overkoepelend 40

Infographic A evenement 40

Infographic B evenement 40

Infographic C evenement 40

© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina

6

1 Voorwoord

De regionale Handreiking Evenementenproces voor de regio Utrecht is

opgesteld door een multidisciplinaire projectgroep bestaande uit

vertegenwoordigers van de VRU (brandweer & GHOR), gemeenten en politie.

De handreiking speelt in op de aanbevelingen van het Ministerie van Veiligheid

& Justitie om regionaal een proces te ontwikkelen rondom publieksveiligheid

bij evenementen. Doel is de processen te stroomlijnen en het

adviseringsproces voor de hulpdiensten te concretiseren en verduidelijken.

Deze processen zijn vertaald in regionale processchema’s per behandelaanpak

van een evenement (A, B en C). Deze processen dragen bij aan meer

uniformiteit, integraliteit en aan een kwaliteitsverbetering binnen de regio

Utrecht.

Deze handreiking dient tevens als voorportaal indien overgegaan wordt naar

een ‘webbased portal met kalenderfunctie’.

In dit document wordt eerst ingegaan op de aanleiding voor het starten van

dit project, de verschillende inspectierapporten en wordt het digitale

aanvraag/behandelsysteem uitgelegd. Na deze beschrijvingen volgt de uitleg

van de processchema’s per behandelaanpak van een evenement (A, B of C).


7

SGGV project: Casus

Evenementenvergunning

www.sggv.nl

>Casussen

>Evenementenvergunning

Inspectierapport

http://www.rijksoverheid.nl/doc

umenten-en-

publicaties/rapporten/2012/06/1

6/veiligheid-en-

gezondheidsbescherming-bij-

publieksevenementen-moeten-

verbeteren.html

2 Inleiding

2.1 Aanleiding

De omvang en het aantal evenementen in de regio groeit nog jaarlijks.

Daarbij nemen ook de veiligheidsrisico’s toe. Er kunnen in de praktijk

calamiteiten of incidenten voorkomen. Daar wil de Veiligheidsregio Utrecht

(VRU) zich samen met de politie Midden-Nederland en de gemeenten in deze

regio zich zo goed mogelijk op voorbereiden. Daarom is een regionaal

afgestemd proces rondom evenementen-advisering en uitvoering belangrijk.

Uit de rapportage van de gezamenlijke inspecties van de Inspectie Veiligheid

en Justitie (IVenJ) en de Inspectie Gezondheidszorg (IGZ) (gehouden in

2010/2011), is gebleken dat de gezondheid van evenementenbezoekers op

het moment van uitbrengen van het inspectierapport onvoldoende

gewaarborgd is.

De inspecties hebben het rapport met begeleidende brief, inclusief

aanbevelingen, naar alle Nederlandse gemeenten gestuurd.

Ook zijn Kamervragen gesteld na aanbieding van het rapport door de minister

van Veiligheid en Justitie (VenJ) aan de Tweede kamer. De Tweede Kamer was

van mening dat dit als een huidig maatschappelijk probleem wordt ervaren en

dat het aangepakt moet worden, zowel op landelijk als op regionaal niveau.

Beide brieven zijn als bijlage 6.2 opgenomen.

De aanbevelingen van de minister van VenJ komen onder andere terug in de

in 2011 uitgebrachte Landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV,

2011). Deze handreiking gaat uit van een integrale samenwerking tussen de

verschillende betrokkenen partijen en is in 2012 landelijk vastgesteld door het

Veiligheidsberaad. Als onderdeel van deze landelijke handreiking is er vanuit

het ‘Slim Geregeld Goed Verbonden’ (SGGV) project van het Ministerie van

Economische Zaken een Functioneel Ontwerp ontwikkeld voor een webbased

portal betreffende evenementen advisering met daarin een kalenderfunctie.

De systematiek voldoet aan de aanbevelingen van het ministerie van VenJ en

de beide inspecties.

Het verlenen van een evenementenvergunning op grond van de APV is een

verantwoordelijkheid van de burgemeester van de gemeente waar het

evenement plaatsvindt. De burgemeester is verantwoordelijk voor de

handhaving van de openbare orde, veiligheid en gezondheid bij een

evenement (weigeringsgronden).


8

De uitvoering van ordehandhaving en hulpverlening vallen onder de

verantwoordelijkheid van de politie Midden-Nederland en de VRU (met daarin

vertegenwoordigt de brandweer en de GHOR).

Vanwege de expertise van deze diensten is het van belang dat de

hulpverleningsdiensten ook nadrukkelijk betrokken worden bij de vergunning

verstrekking en een integrale advisering richting gemeenten en organisator.

Vanaf 2010 is er gebruikt gemaakt van de ‘notitie Verdeling van de schaarste

bij samenloop van grote evenementen’, vastgesteld door het algemeen

bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht en het regionale college van de politie.

De notitie had alleen betrekking op grootschalige evenementen met

veiligheidsaandacht of verhoogde veiligheidsaandacht en de bijzondere rol die

de politie Utrecht en de VRU spelen bij advisering hierover aan het bevoegd

gezag. De notitie was toen een eerste aanzet tot regionale afstemming.

2.2 Doel regionale handreiking

Deze regionale Handreiking Evenementenproces heeft als doel de gemeenten

en hulpdiensten te faciliteren bij de uitvoering van alle processen rondom het

verlenen van een evenementenvergunning. Dit document is bedoeld als

handreiking c.q. aanvulling op lokaal evenementenbeleid en zorgt er voor dat

behandelaars zoals de vergunningsmedewerkers en de adviesdiensten de

processen vanaf de aanvraag van een evenement tot en met de evaluatie

eenduidig volgen aan de hand van processchema’s. Ter verduidelijking van de

processchema’s zijn er ook infographics opgesteld die in de bijlagen te vinden

zijn.

De processchema’s per behandelaanpak evenement (A, B of C) zijn leidraad

voor deze handreiking. Per behandelaanpak zijn de processen volledig

beschreven en kan de behandelend ambtenaar of adviesdienst in deze

handreiking zien wat er precies met een bepaalde processtap bedoeld wordt.

De verwachting is dat in de toekomst gebruik gemaakt gaat worden van een

‘webbased portal met kalenderfunctie’. Dit heeft als doel de processen

efficiënt, uniform en multidisciplinair te laten verlopen en het zal zorgen voor

‘regeldrukvermindering’.

De belangrijkste aspecten die in deze handreiking nader worden behandeld

zijn:

• De processchema’s en de uitleg daarvan (A, B en C);

• De functionaliteit en werking van de webbased portal met kalenderfunctie;

• De inzet van de Regiegroep Evenementen en/of de Kerngroep

Evenementenexperts.


9

Bron

Notitie Verdeling van schaarste

bij samenloop van grote

evenementen’, 2010

2.3 Begrippen toelichting Ten behoeve van eenduidigheid worden de volgende begrippen gedefinieerd:

Grootschalige publieksevenementen

Door het bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht is de volgende definitie van

een grootschalig publieksevenement vastgesteld:

Evenementenadvies

Een onderbouwde aanbeveling vanuit de adviseurs (bijv. de hulpverlenings-

diensten (politie, GHOR, brandweer of overige disciplines) om een bepaalde

keuze wel of juist niet te maken, gericht op vervanging van of aanvulling op

standaardvoorwaarden.

Regiegroep Evenementen

De Regiegroep Evenementen bestaat uit vertegenwoordigers vanuit de

gemeenten en de hulpdiensten. De regiegroep houdt regionale en landelijke

ontwikkelingen bij van het evenementenveiligheidsbeleid/proces en is er om

trends te signaleren. Verder zullen zij afstemmen en de samenwerking

stimuleren.

Kerngroep Evenementenexperts

De Kerngroep Evenementenexperts is op aanvraag van gemeenten

beschikbaar voor advisering op dossierniveau bij risicovolle C evenementen.

Zij zijn er voor het ondersteunen van lokale adviseurs (het betreft dus geen

vervanging). Door het kunnen inbrengen van extra expertise wordt voldaan

aan de uitwerking van de landelijke handreiking. De kerngroep is

georganiseerd vanuit de Regiegroep Evenementen.

Platform Evenementen

Het regionale Platform Evenementen is een netwerk van gemeentelijke

behandelaars en adviseurs van hulpdiensten rondom het evenementenproces.

Het platform komt 2 keer per jaar bijeen. Eenmaal per jaar is er ook een

themabijeenkomst waarin onderwerpen gerelateerd aan evenementen,

uitgediept worden.

‘’Een grootschalig (publieks)evenement is elke voor het publiek toegankelijke

activiteit zoals vermaak, herdenkingen, sportmanifestaties, e.d., waar mensen

zich in een bepaald tijdvak in/op een (meestal) begrensde (en eventueel

beperkt) openbaar toegankelijke inrichting of terrein bevinden of bewegen,

waarbij veiligheidsaandacht van de hulpdiensten wordt gevraagd’’


10

Maatwerk

In deze handreiking wordt bedoeld met maatwerk het feit dat ieder evenement

weer ‘anders’ is en dat daar een specifieke, professionele en deskundige kijk

op moet zijn, door en voor iedere (multidisciplinaire) partner.

Multidisciplinair (voor)overleg

Overleg georganiseerd door gemeente en/of evenementenorganisator.

Tijdens dit overleg presenteert de evenementenorganisator zijn plannen

waarover de adviesdiensten een advies geven. De evenementenorganisator

kan vervolgens met de adviezen aan de slag en de planvorming bijstellen.

Deze kunnen in eventueel volgende overleggen weer besproken worden

Multidisciplinair veiligheidsoverleg

Regulier of ingepland multidisciplinair overleg georganiseerd door de

gemeente. Tijdens dit overleg komen de adviesdiensten voor de laatste keer

vóór het evenement bij elkaar. Doel van het overleg is om na te gaan hoe de

adviezen zijn verwerkt door de evenementenorganisator en om eventuele

afspraken te maken voor vervolgacties. Bij dit overleg kan de

evenementenorganisator ook uitgenodigd worden voor een toelichting op de

bijgestelde plannen. Na dit overleg moet de planvorming definitief en volledig

zijn.


11

Landelijke Handreiking

Evenementenveiligheid

www.infopuntveiligheid.nl

>Actuele dossiers

>Evenement en veiligheid

Inspectierapport

http://www.rijksoverheid.nl/doc

umenten-en-

publicaties/rapporten/2012/06/1

6/veiligheid-en-

gezondheidsbescherming-bij-

publieksevenementen-moeten-

verbeteren.html

3 Landelijke Handreiking Evenementenveiligheid en het

inspectierapport

3.1 Veiligheid en gezondheidsbescherming bij publieksevenementen moet verbeteren

In september 2009 heeft het Portefeuille Overleg Crisisbeheersing (POC),

bestaande uit hulpverleningsdiensten (Raad van Regionaal Commandanten,

Raad van Korpschefs en GHOR Nederland), het Landelijk Overleg Coördinerend

Gemeentesecretarissen en het Veiligheidsberaad opdracht gegeven tot het

ontwikkelen van een landelijke handreiking voor evenementenveiligheid. De

minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) heeft het project

gesubsidieerd. Toen uiteindelijk bleek dat de handreiking zich vooral richtte op

de hulpverleningsdiensten, heeft de minister van VenJ medio 2011 besloten

om een deel op te stellen dat vooral ingaat op de rol van de gemeenten.

Ondertussen deden beide inspecties, IOOV (nu IVenJ) en de IGZ, in

2010/2011 onderzoek en kwam hun rapport in 2012 uit: “Veiligheid en

gezondheidsbescherming bij publieksevenementen moeten verbeteren”.

Belangrijkste aanbevelingen vanuit deze rapportage waren om regionaal beleid

te gaan maken en multidisciplinair te gaan samenwerken. Ook is er naar

aanleiding van deze rapportage een brief gestuurd van het ministerie van VenJ

en de inspecties naar alle gemeenten.

Deze brief is als bijlage toegevoegd aan deze handreiking.

De landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV, 2011) telt vijf delen,

te weten:

• Delen I & II De processen geordend

• Deel III Gemeenten, de regie in handen

• Deel IV Evenement Assistent

• Deel V Risicoprofiel evenement

De HEV gaat uit van een landelijk procesmodel. Dit procesmodel is in deze

handreiking toegespitst op de regio Utrecht.

3.2 Aanbevelingen inspectierapport

De belangrijkste aanbevelingen die gedaan worden vanuit de verschillende

opgeleverde documenten en rapportages rondom evenementenveiligheid zijn:

• Zorg voor meer samenwerking en afstemming in de veiligheidsregio.


12

• Formuleer per veiligheidsregio een eenduidige definitie voor

publieksevenementen, met een indeling in (risico)categorieën.

• Stel een regionale evenementenkalender op met alle evenementen,

niet alleen de grote evenementen.

• Kom tot een regionaal evenementenbeleid.

• Informeer burgers, gemeenteraad en hulpverleningsdiensten actief over

verleende vergunningen en de gestelde voorwaarden.

• Houdt meer toezicht op de verleende vergunningen en handhaaf zo nodig.

• Richt een gezamenlijk kwaliteitssysteem in om het evenementenbeleid te

borgen.

3.3 Webbased portal met kalenderfunctie

Binnen de regio Utrecht is de wens om te gaan werken met een zogenoemde

‘webbased portal met kalenderfunctie’. Dit in de vorm van twee (mogelijk) op

de markt komende systemen: EvenementAssistent of DigiMAK 2.0. Het gaat

om de digitale tool rondom de evenementenaanvragen, die tot doel heeft

uniformiteit en regeldrukvermindering voor alle partners te creëren,

multidisciplinair te werken en het vergunningstraject soepeler laat verlopen.

Ook is het webbased portal te gebruiken door alle partners. De aanvrager

vraagt via het systeem de vergunning aan bij de gemeente. De gemeente

nodigt binnen het digitaal systeem haar adviseurs uit om advies uit te

brengen.

Het webbased portal met kalenderfunctie werkt volgens het Functioneel

Ontwerp dat is opgeleverd door een landelijk project van het Ministerie van

Economische Zaken wat gericht was op regeldrukvermindering (SGGV).

De Stichting EvenementAssistent heeft het Functioneel Ontwerp (de

systematiek) gebruikt om het systeem ‘EvenementAssistent’ te bouwen.

Gelijktijdig kwam er een andere marktpartij, Respond, die een vergelijkbaar

systeem gaat bouwen in de vorm van DigiMAK 2.0 als opvolger van hun

bestaande systeem DigiMAK 1.0). Er komen dus twee systemen beschikbaar

volgens dezelfde systematiek.

De VRU wil een zo hoog mogelijke efficiency winst behalen en pleit daarom

voor één systeem in de regio. Deze mogelijke keuze wordt gemaakt in overleg

met alle partners.

Ontwikkelingen rondom ‘webbased portal met kalenderfunctie’ worden

meegenomen in de periodieke update van deze handreiking.


13

3.4 De risicoscan van het evenement Onmisbaar is het uitvoeren van de risicoscan. Hiermee wordt de behandel-

aanpak van het evenement inzichtelijk gemaakt. A, B of C geeft richting aan

de behandelingsroute van het evenement. De behandelend ambtenaar is

uiteindelijk degene die het voorstel op basis van de scan, argumenten om af te

wijken ed. omzet naar een definitieve keuze.

3.5 De risicoanalyse van het evenement

Belangrijke deelprocessen bij het organiseren van een evenement zijn het

inventariseren en analyseren van risico’s en capaciteiten voor het beïnvloeden

daarvan. Dit is de risicoanalyse van een evenement. Deze risicoanalyse

ondersteunt de integrale advisering. De landelijke analysetool voor het

invullen van de risicoanalyse is als bijlage toegevoegd.

Het opstellen van de risicoanalyse bestaat uit twee delen. Allereerst zijn er

twee werkbladen voor het beoordelen van de waarschijnlijkheid van incident-

scenario’s en het beoordelen van de impactcriteria. Op basis van deze

ingevulde werkbladen volgt er een risicodiagram met de samenvatting van de

risicoanalyse. Vervolgens wordt er een capaciteitsanalyse gemaakt voor het

beoordelen van de te behalen prestaties en de mogelijke impact daarvan op

de bedrijfsvoering van de verschillende belanghebbenden. Hieruit volgt een

capaciteitsdiagram.

Bij het gebruik van deze analysetool moet er duidelijk gemaakt worden of er

gekozen wordt voor een analyse op basis van een 0-meting, op basis van je

huidige planvorming of op basis van een combinatie van deze twee.

Het maken van een risicoanalyse vergt enige oefening. Het ontwikkelde

hulpmiddel ondersteunt de (integrale) beeld-, oordeel- en besluitvorming over

incidentscenario’s bij het evenement en de daarop af te stemmen maatregelen

en voorzieningen (capaciteiten).

Deze risicoanalyse dient uitgevoerd te worden voor risicovolle evenementen

van klasse C maar eventueel ook bij aandachtevenementen van klasse B.

De risicoanalyse kan zowel mono- alsmede multidisciplinair worden

uitgevoerd. Monodisciplinair door het toetsen van de plannen door de adviseur

per discipline en multidisciplinair door het gezamenlijk uitvoeren van de

risicoanalyse in bijvoorbeeld een voor –of veiligheidsoverleg.

Als bijlage 6.4 is de landelijke analysetool risicoanalyse bijgevoegd en in

bijlage 6.5 staan de invultips.


14

4 Processchema’s nader beschreven

4.1 Doel & werking processchema’s

Deze handreiking is geschreven rondom de opgestelde processchema’s.

Per behandelaanpak evenement (A, B of C) is er een processchema opgesteld.

In deze schema’s staan de stappen omschreven die worden doorlopen vanaf

de aanvraag van een evenement door de organisatie tot en met het houden en

het evalueren van het evenement. In de volgende paragrafen wordt de

behandelaanpak van een evenement met alle processtappen beschreven.

Ieder proces-schema is onder te verdelen in 3 stappen. Ook is er aangegeven

wie er verantwoordelijk is per processtap (in de kleur blauw).

Verantwoordelijkheden kunnen liggen bij de gemeente, politie, brandweer

en/of GHOR, maar ook multidisciplinair (multi).

Deze systematiek is gebaseerd op de landelijke Handreiking

Evenementenveiligheid (HEV) en werkt als volgt:

1. Bepaling risicoklasse

2. Selecteren behandelaanpak

3. Uitvoeren bijbehorend processchema.

Behandelaanpak

De landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV, 2011) gaat uit van de

volgende definities per behandelaanpak:

Regulier evenement (A)

‘Evenement’, waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot

risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of

het milieu en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd

gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.

Aandacht evenement (B)

‘Evenement’, waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor

de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en

maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die

dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.

Risicovol evenement (C)

‘Evenement’, waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot

risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of

het milieu en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd

gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.


15

Bron

Notitie ‘Verdeling van schaarste

bij samenloop van grote

evenementen’, 2010

Evenementenkalender

Om een overzicht te hebben van alle evenementen in de regio stelt de VRU

een evenementenkalender op (conform besluit AB VRU, 2010). Hierin staan

alle evenementen per kalenderjaar vermeld. Er wordt hierbij onderscheid

gemaakt tussen de jaarkalender en de operationele kalender.

Het is de bedoeling dat de jaarkalender, zoals afgesproken in de notitie

‘Verdeling van de schaarste bij samenloop van grote evenementen’, op 1

november van ieder kalenderjaar definitief is. Dit is het ijkmoment. Bijna

negentig procent van de evenementen is jaarlijks terugkerend, daarom is het

mogelijk om een groot deel van de evenementen al aan te leveren voor de

jaarkalender. De jaarkalender stelt de VRU en de politie Midden-Nederland in

staat om tijdig advies te geven over knelpunten in de regionale samenloop van

evenementen en de beschikbaarheid van hulpdiensten.

Vooral knelpunten in capaciteit bij de politie kunnen een risico opleveren bij de

grotere en complexe evenementen. Ook bij veel samenlopende kleinere

evenementen op één datum of locatie kunnen deze knelpunten voorkomen

worden.

De politie en de VRU verwerken de jaarkalender in de operationele kalender.

Deze operationele kalender speelt een rol in de planningsfase en tijdens het

evenementenseizoen. Gemeenten kunnen te allen tijde evenementen melden

bij de VRU. Dit geldt ook voor B of C evenementen die niet op de jaarkalender

staan. Politie Midden-Nederland en VRU garanderen tijdige advisering over een

evenement als dit tenminste 13 weken van tevoren is aangemeld (dit in

verband met de personeelsplanning van de politie die eens per 12 weken

opgesteld wordt). Wordt dit korter dan 13 weken van tevoren aangemeld, dan

is maatwerk vereist.

Met behulp van het ‘webbased portal met kalenderfunctie’ wordt automatisch

een evenementenkalender opgebouwd die ‘up to date’ is en waarin de status

van de aanvraag te zien is (bijvoorbeeld: plaatsing op de kalender/ingediend/

advies gevraagd/in behandeling/vergund/geweigerd).

Bij deze evenementenkalender kan er onderscheid gemaakt worden tussen

een interne en een externe kalender. Een externe kalender is zichtbaar voor

iedereen en een interne kalender kan bijvoorbeeld monodisciplinair zijn met

punten die alleen belangrijk zijn voor de politie, brandweer of GHOR.


16

De processchema’s in het kort

Het begin van de processen bij elke behandelaanpak van een evenement

(A, B of C) is het indienen van een aanvraag door een evenementen-

organisatie. Dit gebeurt in de toekomst via het ‘webbased portal met

kalenderfunctie’. Na de aanvraag start de gemeente de vergunningsprocedure

en wordt er een behandelaanpak gekozen met de gemeente als regievoerder.

De gemeente vraagt vervolgens advies op bij de adviseurs (zoals de hulp-

verleningsdiensten: politie, brandweer en GHOR). Na dit advies volgen er bij

B en C evenementen (voor)overleggen met de organisatie, wat uiteindelijk zal

leiden tot duidelijke, volledige planvorming en een vergunning. De gemeente

ziet toe op de voorbereiding en op de uitvoering van de voorschriften en

voorwaarden. Ook wordt er door de gemeente/toezichthouder/hulpdiensten

vaak een schouw uitgevoerd op de dag van het evenement, waar de

vergunningsvoorwaarden gecontroleerd worden.

De gemeente is verantwoordelijk voor het toezicht/handhaving tijdens het

evenement. Het proces wordt afgesloten met een evaluatie over alle stappen.

Er is sprake van een cyclisch proces. Elke processtap kan zich herhalen als het

resultaat van de processtap nog niet voldoende is. Een voorbeeld hiervan is

dat de organisatie zijn planvorming moet bijstellen en de hulpdiensten

opnieuw (aanvullend) advies moeten geven op deze planvorming.

Het is belangrijk om de organisator van het evenement goed te betrekken bij

deze processtappen.

De stroomschema’s zijn als bijlage 6.6 toegevoegd. Tevens zijn ze digitaal

beschikbaar en kunnen ze worden in/toegepast in een kwaliteitssysteem. Ook

zijn er aanvullende infographics gemaakt, toegevoegd als bijlage 6.7.

Regie

Bij het vergunnen van evenementen is de gemeente altijd de regievoerder.

De regievoerder is degene die eindverantwoordelijk is voor de af te geven

vergunning. De gemeente voert de regie over de processen, organiseert

afspraken en deadlines met de evenementenorganisatie en de hulpdiensten.

Deze opereren vervolgens vanuit hun eigen werkprocessen.

Maatwerk

Ieder evenement is weer maatwerk. Hiermee bedoelen we dat ieder

evenement weer andere aandacht vraagt en andere risico’s met zich

meebrengt. Hier moeten de multidisciplinaire partners op inspelen.

Goede communicatie tussen alle partners is hierbij erg belangrijk.

Ook kunnen bij een bepaald evenement bijvoorbeeld andere betrokkenen om

advies of toezicht worden gevraagd. Een voorbeeld hiervan is Rijkswaterstaat,

een grondeigenaar of het recreatieschap.


17

Inschakelen Kerngroep Evenementenexperts bij een risicovol C

evenement

De gemeente heeft bij een risicovol C evenement de mogelijkheid om de

Kerngroep Evenementenexperts in te schakelen. Dit kan de gemeente doen als

het evenement een hoge mate van complexiteit met zich meebrengt of als de

gemeente minder ervaring heeft met het behandelen van (eenmalige)

grootschalige en risicovolle evenementen. De Kerngroep Evenementenexperts,

met daarin experts van alle adviesdiensten, werkt mee met de lokale

behandelaars aan een integraal advies.

Door het inschakelen van de Kerngroep Evenementenexperts zorg je er voor

dat er met voldoende expertise gekeken wordt naar het evenement.

De invulling van deze kerngroep wordt per evenement bekeken.

De Regiegroep Evenementen ondersteund op maatwerkbasis de samenstelling

van de Kerngroep Evenementenexperts.

Om de capaciteit van de kerngroep zo effectief mogelijk in te zetten, moeten

risicovolle C evenementen tijdig worden aangekondigd op de

evenementenkalender. In verband met de politieroosters, moet er uitgegaan

worden van tenminste 13 weken.

De Kerngroep Evenementenexperts is in te schakelen via:

[email protected]


18

4.2 Regulier evenement (A)

Infographic A evenement


19

A evenement: Stap 1

• Evenementenorganisatie vraagt een evenement aan via het ‘webbased

portal met kalenderfunctie’.

o Organisator evenement

• Evenementenorganisatie krijgt meteen te zien wat er ingediend moet

worden, bijvoorbeeld: veiligheidsplan, verkeersplan, plattegrond, etc..


• Aanvraag komt binnen bij gemeente via het ‘webbased portal met

kalenderfunctie’.

o Gemeente

• Aanvraag wordt direct gekoppeld aan de evenementenkalender.

o Gemeente

• Aanvullende vragen en/of knelpunten worden in het ‘webbased portal met

kalenderfunctie’ ingevuld door de behandelend ambtenaar.

o Gemeente

• Uit de aanvullende vragen/knelpunten komt automatisch een voorstel voor

de behandelaanpak rollen: A.

o Gemeente

• De behandelend ambtenaar accordeert de geadviseerde behandelaanpak

of wijzigt deze naar een andere categorie. Bij toekenning van een andere

categorie wordt verder gegaan bij de volgende stap van die categorie.

o Gemeente

• De behandelend ambtenaar stuurt de aanvraag en planvorming via het

dossier in het ‘webbased portal met kalenderfunctie’ door naar de

adviseurs.

o Gemeente

Let op!

� De Risicoscan wordt automatisch meegenomen in het ‘webbased portal

met kalenderfunctie’

� Het blijft maatwerk. Aanvullende vragen kunnen uitmaken of het een A, B

of C behandelaanpak wordt.


20

A evenement: Stap 2

• Adviseurs ontvangen aanvraag en planvorming via ‘webbased portal met

kalenderfunctie’.

o Multi

• Iedere adviseur toetst de aanvraag en planvorming binnen eigen

vakgebied.

o Mono

• Elke discipline toetst of het evenement vooruit kan met een standaard

advies of met een maatadvies. Is er een maatadvies nodig, dan wordt

deze door de betreffende adviseur aangeleverd aan de gemeente. Is er

geen maatadvies nodig, dan hoeft er niet gereageerd te worden en wordt

het standaard advies gebruikt. Deze adviestekst is standaard aanwezig bij

de gemeente.

o Mono

• Bij akkoord van de hulpdiensten gaan de adviesteksten naar de

behandelend ambtenaar van de gemeente voor een laatste toetsing.

Bij geen akkoord opnieuw toetsen/opnieuw een risicoscan.

o Multi


21

A evenement: Stap 3

• De gemeente toetst voor de laatste keer de plannen van de organisatie in

relatie tot de gegeven adviezen/standaard voorschriften.

o Gemeente

• De vergunning wordt opgesteld, verleend en gepubliceerd door de

gemeente.

o Gemeente

• Een kopie van de vergunning wordt door de gemeente beschikbaar gesteld

aan de adviseurs, via het ‘webbased portal met kalenderfunctie’.

o Gemeente

• Het evenement vindt plaats.

• Bij geen klachten en/of signalen wordt het dossier gesloten en zijn er

verder geen vervolgacties.

o Gemeente

• Als er wel klachten en/of signalen zijn wordt er geëvalueerd en kunnen er

eventuele sancties volgen.

o Multi

Let op!

� De gemeente is en blijft verantwoordelijk voor het toezicht en het naleven

van de vergunningsvoorwaarden.

� Het is een cyclisch proces. Al de genoemde stappen (1 t/m 3) kunnen zich

herhalen.


22

4.3 Aandacht evenement (B)

Infographic B evenement


23

B evenement: Stap 1




• Evenementenorganisatie krijgt meteen te zien wat er ingediend moet

worden: veiligheidsplan, verkeersplan, plattegrond, etc..



kalenderfunctie’.

o Gemeente


o Gemeente



o Gemeente


de behandelaanpak rollen: B.

o Gemeente




o Gemeente



adviseurs.

o Gemeente

Let op!






24

B evenement: Stap 2

• Adviseurs ontvangen aanvraag en planvorming via het ‘webbased portal

met kalenderfunctie’.

o Multi

• Iedere adviseur voert een risicoanalyse uit en beoordeelt de aanvraag/

planvorming. De risicoanalyse kan ook gezamenlijk worden beoordeeld.

o Mono/Multi

• Er wordt een multidisciplinair vooroverleg gepland door de gemeente of

organisatie.

o Gemeente / Organisator Evenement

• Multidisciplinair vooroverleg: In dit overleg zijn naast de gemeente en

organisatie alle adviseurs vertegenwoordigd. In dit overleg licht de

organisatie zijn plannen toe en geven de adviseurs hun voorlopige

advies/gedachten op de aanvraag aan de organisatie. De organisatie kan

dan aan de slag met de verkregen informatie (bijstelling

aanvraag/indienen definitieve aanvraag/bijstellen planvorming).

o Organisator Evenement

• Opstellen en delen advies binnen het ‘webbased portal met kalender-

functie’ door de gemeente.

o Gemeente


functie’ door de politie.

o Politie


functie’ door de GHOR.

o GHOR


functie’ door de brandweer.

o Brandweer

• De behandelend ambtenaar zet de adviezen door richting de organisatie.

o Gemeente

• De organisatie verwerkt de adviezen en stelt zijn planvorming bij.


• Multidisciplinair veiligheidsoverleg: In dit overleg zijn naast de gemeente

alle adviseurs vertegenwoordigd. In dit overleg komen de adviseurs voor

de laatste keer voor het evenement bij elkaar. Tijdens dit overleg wordt

gesproken over hoe de adviezen verwerkt zijn door de evenementen-

organisator. Verder worden er eventuele afspraken gemaakt voor een

schouw en/of er gebruik gemaakt gaat worden van het Multidisciplinair

Operationeel Plan Evenementen (MOPE). De organisator kan tijdens dit

overleg ook toelichting komen geven op de bijgestelde plannen.

o Multi


25

• De evenementenorganisator stelt voor de laatste keer de plannen bij en

zet de puntjes op de ‘i’.


Let op!

� Het evenement blijft maatwerk.

� Is de planvorming na het multidisciplinair vooroverleg al volledig en van

voldoende kwaliteit (denk aan verwerking van opmerkingen uit overleg in

planvorming door de organisator van het evenement etc.) kan er

gezamenlijk besloten worden om het multidisciplinair veiligheidsoverleg te

schrappen.


26

B evenement: Stap 3

• De gemeente toetst voor de laatste keer de aanvraag en de planvorming

in relatie tot de gegeven adviezen en de gehouden overleggen tussen

diezelfde gemeente, de organisatie en de hulpdiensten.

o Gemeente

• Als de plannen niet volledig zijn, wordt de aanvraag afgewezen.

Er zal opnieuw een overleg gepland worden door de gemeente met de

organisatie en de adviseurs om nogmaals de adviezen door te nemen en

de plannen aan te passen.

o Multi

• Als de plannen van de organisatie goedgekeurd zijn, kan de vergunning

verleend worden.

o Gemeente


gemeente.

o Gemeente



o Gemeente


• Eventuele schouw door de adviseurs/hulpdiensten voor of tijdens het

evenement. Dit kan op een multidisciplinaire gezamenlijke manier

gebeuren maar een adviseur/hulpdienst kan ook individueel- en dus op

een mono manier gaan schouwen bij een evenement. De hulpdiensten

controleren tijdens de schouw of de gemaakte afspraken en maatregelen

met de organisator worden nageleefd.

o Mono of Multi

• Na het evenement wordt er multidisciplinair geëvalueerd. Afhankelijk van

hoe het evenement is verlopen kan een overleg worden gepland. Bij een

goed verlopen evenement kan er per adviseur/hulpdienst een evaluatie in

het dossier in het ‘webbased portal met kalenderfunctie’ worden gezet.

o Multi

• Tijdens deze evaluatie worden meteen verbeterpunten opgesteld in de

vorm van een verbeterplan.

o Multi

Let op!



� De multidisciplinaire schouw wordt vaak tijdens de overlegmomenten al

gepland.


27


herhalen.


28

4.4 Risicovol evenement (C)

Infographic C evenement


29

C evenement: Stap 1




• Evenementenorganisatie krijgt meteen te zien wat ingediend moet

worden: veiligheidsplan, verkeersplan, plattegrond, etc..



kalenderfunctie’.

o Gemeente


o Gemeente



o Gemeente


de behandelaanpak rollen: C.

o Gemeente




o Gemeente



adviseurs.

o Gemeente

Let op!






30

Kerngroep

Evenementenexperts

Kerngroep Evenementen-

experts, met daarin experts van

alle adviesdiensten, kan

gevraagd worden mee te werken

aan een integraal advies.

Door het inschakelen van deze

groep zorg je er voor dat er met

veel expertise gekeken wordt

naar het evenement. De

invulling van deze kerngroep

wordt per evenement bekeken.

Er wordt goed gekeken naar

welke experts bijvoorbeeld veel

weten over een bepaald

evenementenonderwerp.

C evenement: Stap 2

• Adviseurs ontvangen aanvraag en planvorming via ‘webbased portal met

kalenderfunctie’.

o Multi

• Gemeente heeft de mogelijkheid om de Kerngroep Evenementenexperts in

te schakelen.

o Gemeente

• Bij het niet inschakelen van de Kerngroep Evenementenexperts voert

iedere adviseur een risicoanalyse uit en beoordeelt de aanvraag/

planvorming. De risicoanalyse kan ook op een multidisciplinaire manier

plaatsvinden.

o Mono/Multi

• Er wordt een multidisciplinair vooroverleg gepland door de gemeente of

organisatie.

o Gemeente / Organisator Evenement

• Multidisciplinair vooroverleg: In dit overleg zijn naast de gemeente en

organisatie alle adviseurs vertegenwoordigd. In dit overleg licht de

organisatie zijn plannen toe en geven de adviseurs hun voorlopige

advies/gedachten op de aanvraag aan de organisatie. De organisatie kan

dan aan de slag met de verkregen informatie (bijstelling

aanvraag/indienen definitieve aanvraag/bijstellen planvorming).

o Organisator Evenement


functie’ door de gemeente.

o Gemeente


functie’ door de politie.

o Politie

• ▪ Opstellen en delen advies binnen het ‘webbased portal met kalender-

functie’ door de GHOR.

o GHOR

• Opstellen en delen advies binnen het ‘webbased portal met

kalenderfunctie’ door de brandweer.

o Brandweer

• De behandelend ambtenaar zet de adviezen door richting de organisatie.

o Gemeente

• De organisatie verwerkt de adviezen en stelt zijn planvorming bij.


• Multidisciplinair veiligheidsoverleg: In dit overleg zijn naast de gemeente

alle adviseurs vertegenwoordigd. In dit overleg komen de adviseurs voor

de laatste keer voor het evenement bij elkaar. Tijdens dit overleg wordt

gesproken over hoe de adviezen verwerkt zijn door de evenementen-


31

organisator. Verder worden eventuele afspraken gemaakt voor een schouw

en/of er gebruik gemaakt gaat worden van het Multidisciplinair

Operationeel Plan Evenementen (MOPE). De organisator kan tijdens dit

overleg ook toelichting komen geven op de bijgestelde plannen.

o Multi

• De adviezen worden op een multidisciplinaire manier gedeeld.

o Multi

• De evenementenorganisator stelt voor de laatste keer de plannen bij en

zet de puntjes op de ‘i’.


Let op!

� Bij behandelaanpak C-evenement vindt er altijd een multidisciplinair voor

–en veiligheidsoverleg plaats.

� Bij een C-evenement raden wij aan een afspraak te maken voor een

multidisciplinaire schouw.

� Uitleg over de Kerngroep Evenementenexperts staat in paragraaf 4.1.


32

C evenement: Stap 3

• De gemeente toetst voor de laatste keer de aanvraag en de planvorming

in relatie tot de gegeven adviezen en de gehouden overleggen tussen

diezelfde gemeente, de organisatie en de hulpdiensten.

o Gemeente

• Als de plannen niet volledig zijn, wordt de aanvraag afgewezen.

Er zal opnieuw een overleg gepland worden door de gemeente met de

organisatie en de adviseurs om nogmaals de adviezen door te nemen en

de plannen aan te passen.

o Multi

• Als de plannen van de organisatie goedgekeurd zijn, kan de vergunning

verleend worden.

o Gemeente


gemeente.

o Gemeente



o Gemeente


• Schouw door de hulp/adviesdiensten voor of tijdens het evenement.

Advies is om dit op een multidisciplinaire manier te doen en hier afspraken

over te maken in het gevoerde laatste veiligheidsoverleg voor het

evenement. De hulpdiensten controleren tijdens de schouw of de

gemaakte afspraken en maatregelen met de organisator worden

nageleefd.

o Multi

• Na het evenement wordt multidisciplinair geëvalueerd. Voorkeur is om dit

een aantal weken na het evenement te doen. De evaluatiepunten worden

in het dossier in ‘webbased portal met kalenderfunctie’ gezet.

o Multi

• Tijdens deze evaluatie worden meteen verbeterpunten opgesteld in de

vorm van een verbeterplan.

o Multi

Let op!



� Advies is om multidisciplinair te gaan schouwen bij een C-evenement.


herhalen.


33

4.5 Multidisciplinair Operationeel Plan Evenementen (MOPE)

Het Multidisciplinair Operationeel Plan Evenementen (MOPE) is extra

toegevoegd aan deze handreiking. Dit MOPE is bedoeld voor alle multi-

disciplinaire partners en heeft als doel de veiligheids- en calamiteitenplannen

samen te vatten tot één plan voor alle diensten voor op de dag van het

evenement zelf. Dit is ook ter voorkoming van het doorbladeren van

omvangrijke draaiboeken.

In het MOPE staat naast de algemene gegevens van het evenement informatie

over de aanwezige diensten en personen, de aanwezigen en tijden van het

veiligheidsoverleg, de schouw, hoe de alarmering en opschaling verloopt en

een volledige namen -en telefoonlijst van de betrokkenen bij het evenement.

Het is in de vooroverleggen overeen te komen door alle diensten of er een

MOPE wordt opgesteld of niet. Het moet dus echt gezien worden als een

handig extra hulpmiddel.

Het MOPE is opgenomen als bijlage 6.3.


34

5 Appendix: Juridische aspecten en aansprakelijkheid

5.1 Juridische aspecten

In deze paragraaf wordt kort ingegaan op de juridische aspecten van het

evenementenproces en de aansprakelijkheid.

Voorwaarden voor vergunningverlening

De vergunningverlening voor het houden van een evenement valt onder het

bestuursrecht. Het is verboden een evenement te houden op de openbare weg

zonder vergunning of melding. De vergunning wordt verleend of geweigerd op

grond van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV).

De burgemeester is primair verantwoordelijk voor de openbare orde, openbare

veiligheid en de volksgezondheid van alle inwoners.

Bij de vergunningverlening voor een groot evenement moet rekening

gehouden worden met de risico’s en met de eventuele overlast voor de rest

van de inwoners.

De vergunning wordt bijna altijd verleend onder voorwaarden, die zijn

toegesneden op het evenement. Een vergunning is geschikt om maatwerk te

leveren. Bij een melding, bij een klein evenement, kunnen algemene regels

voldoende zijn.

Evenementenbeleid

Het vaststellen van gemeentelijk of regionaal evenementenbeleid geeft de

gemeenteraad de mogelijkheid om mee te denken en het bestuur te

controleren. Er kunnen keuzes gemaakt worden door bepaalde terreinen aan

te wijzen en andere plekken uit te sluiten. De evenementenkalender kan een

maximum aangeven en er kan rekening gehouden worden met plaatselijke

gewoonten en gebruiken. Het beleid heeft een belangrijke juridische status,

maar mag niet in strijd zijn met wettelijke regelgeving en algemene

beginselen van behoorlijk bestuur. Het evenementenbeleid kan bepaalde

aanvragen die niet gewenst zijn voorkomen, bijvoorbeeld door een limiet te

stellen aan het aantal evenementen, waarbij veel geluidoverlast is.

Adviezen algemeen

De burgemeester vraagt voor de vergunningverlening specialisten om advies,

de belangrijkste adviseurs worden hieronder besproken.

Van belang bij de aanvraag is om al direct te kijken of er plaatselijk of

regionaal genoeg hulpdiensten beschikbaar zijn om de openbare orde,

openbare veiligheid en gezondheid te kunnen waarborgen, want zonder die

waarborg kan geen vergunning verleend worden.


35

De burgemeester zal de adviezen van bijvoorbeeld de brandweer, politie en

milieudienst (ODRU/RUD) over het algemeen overnemen, als voorwaarden in

de vergunning.

De burgemeester is echter niet wettelijk verplicht het advies op te volgen.

Er kunnen verschillende redenen zijn om het advies niet op te volgen. Vaak

gaat daar een belangenafweging aan vooraf, waarbij ook politieke motieven

mee kunnen spelen. Voor de interne verhoudingen met de adviseurs is het

gewenst dat de burgemeester goed onderbouwt hoe de belangenafweging tot

stand gekomen is en waarom bepaalde adviezen niet opgevolgd worden.

Advies Brandweer

Vanaf januari 2014 bestaat er landelijk gezien geen lokale brandweer meer.

Over het algemeen vraagt de gemeente advies aan de brandweer op het

gebied van brandveiligheid bij een evenement. Dit advies is niet verplicht,

maar meestal is in een overeenkomt vastgelegd dat de brandweer de

advisering verzorgt.

Evenementenadvisering is een APV zaak (openbare orde), brandveiligheid

wordt geregeld via het BBV en later via het AMvB.

De brandveiligheid bij evenementen is niet geregeld in de APV maar in de

Brandbeveiligingsverordening (BBV) van de gemeente. De BBV regelt de

brandveiligheid voor al die situaties die geen betrekking hebben op

bouwwerken. Als het om de brandveiligheid gaat in een grote tent of op een

kampeerterrein dan is volgens de verordening een gebruiksvergunning vereist.

Er kan ook sprake zijn van een meldingsplicht. De gebruiksvergunning wordt

verleend door het college van B&W en wordt naast de

evenementenvergunning verleend.

Om veilig te kunnen vluchten bij brand, toetst de brandweer hoeveel personen

er mogen worden toegelaten bij een evenement. Dit aantal wordt in de

gebruiksvergunning opgenomen. De BBV kan per gemeente verschillen.

Aan deze diversiteit zal binnenkort een einde komen. In de wet Veiligheids-

regio staat de opdracht een AMVB over dit onderwerp te maken die uniform is

en de BBV vervangt.

Naar verwachting zal de bedoelde ‘AMVB overige plaatsen’ in januari 2015 in

werking treden. Als volgens de AMVB een gebruiksvergunning nodig is dan

staat deze ook los van de evenementenvergunning. In een groot aantal

gevallen is een melding voldoende.

Advies Politie

De politie heeft volgens de Politiewet de taak om de openbare orde te

handhaven en geeft daar ook advies over.

Een definitie van openbare orde is ‘de geaccepteerde rust en veiligheid op een

bepaald tijdstip op een bepaalde plaats’. Bij de handhaving van de openbare


36

orde in de gemeente staat de politie onder gezag van de burgemeester. De

politie is ook bevoegd voor de strafrechtelijke handhaving en valt dan onder

de officier van justitie. Daarom is het zeer belangrijk een groot evenement in

het driehoeksoverleg (burgemeester, politie en officier van justitie) te

behandelen.

Advies GHOR

De adviestaak van de GHOR aan gemeenten bij (risicovolle) evenementen is

afgeleid van de taak van de GHOR binnen de rampenbestrijding en

crisesbestrijding. Bij rampen is de GHOR verantwoordelijk voor de advisering

over en de coördinatie van de geneeskundige hulpverlening. De gemeente is

niet wettelijk verplicht een advies aan de GHOR te vragen. Echter de Inspectie

Gezondheidszorg (IGZ) heeft samen met de Inspectie Openbare Orde en

Veiligheid in 2008 geconstateerd dat de Gezondheidsbescherming bij

publieksevenementen onvoldoende gewaarborgd is. Daarbij is de adviesfunctie

van de GHOR onderzocht en zijn aanbevelingen gedaan. Gemeenten worden

aangesproken om advies te vragen bij de GHOR en de adviezen te verwerken

in de vergunningaanvraag.

Het GHOR-advies moet onderdeel gaan worden van integrale advisering door

de hulpverleningsdiensten in de regio. Politie, brandweer en GHOR moeten een

integraal advies uitbrengen.

Integrale advisering

Bij een groot evenement heeft integrale advisering meerwaarde, omdat er

vooraf door de adviseurs een professionele belangenafweging kan

plaatsvinden, waarbij risico’s aan het licht kunnen komen die bij bundeling van

adviezen niet ontdekt zouden zijn.

Uiteraard geldt bij een integraal advies ook dat de onderbouwing en kwaliteit

goed moeten zijn

Rechtsgevolg van de vergunningverlening

Een evenementenvergunning wordt verleend voor aanvragen waarvoor geen

weigeringsgrond is opgenomen in de APV of het beleid. De gemeente mag een

vergunning niet zomaar weigeren, de belangrijkste gronden zijn de openbare

orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en het milieu. Bij een

onterechte weigering kan de gemeente aansprakelijk gesteld worden voor de

schade.

Pas als de vergunning (het besluit) verleend is, treedt het bestuursrecht in

werking. Een besluit, zoals het verlenen van een bouwvergunning of een

evenementenvergunning, heeft geen rechtskracht voordat het is

bekendgemaakt.


37

De gemeente heeft de verplichting het besluit publiek bekend te maken in een

huis-aan-huisblad of op een andere geschikte wijze en moet het besluit ter

inzage leggen.

Na publicatie kunnen ook derden bezwaar maken tegen de vergunning.

Omwonenden kunnen bijvoorbeeld bezwaar maken tegen de (geluid)overlast

van een evenement. Deze belanghebbenden kunnen ook een voorlopige

voorziening vragen om het evenement tegen te houden.

Een voorlopige voorziening is te vergelijken met een kort geding, maar dan als

het gaat om een overheidsbesluit. De rechtbank behandelt de voorlopige

voorziening alleen als er sprake is van een groot en spoedeisend belang.

Als dat niet het geval is, wordt de veel tragere procedure van bezwaar en

beroep gevolgd. Het is logisch dat juist bij evenementen relatief vaak een

voorlopige voorziening bij de bestuursrechter wordt gevraagd.

Als de organisator wel een vergunning krijgt, maar het niet eens is met de

voorwaarden, kan hij ook een voorlopige voorziening vragen.

Een voorbeeld daarvan is als de organisator voor 35.000 bezoekers

toestemming heeft gevraagd en in de voorwaarden staat dat er maar 20.000

mogen komen. De organisator heeft dan een economisch belang en er is haast

geboden, want bij het volgen van de tragere bezwaarprocedure zou het

evenement al voorbij zijn voor zijn zaak behandeld is.

Verantwoordelijkheid voor toezicht en handhaving

De gemeente die regels mag vastleggen in de APV, is ook verantwoordelijk

voor het toezicht op en de handhaving van deze regels.

De organisator moet zich aan de voorwaarden van de evenementenvergunning

houden, maar de burgemeester is verantwoordelijk dat de voorwaarden van

de vergunning ook nageleefd worden. De burgemeester moet hierop toezien

en zo nodig handhaven.

5.2 Aansprakelijkheid

Ondanks alle afspraken en procedures, kunnen er zaken mis gaan tijdens een

evenement en gaat het aansprakelijkheidsvraagstuk een rol spelen.

Omdat dit document een procesbeschrijving is, wordt hier niet uitgebreid op

ingegaan.

De organisator moet de vergunningsvoorwaarden naleven. Verder is hij

aansprakelijk bij het niet nakomen van de door hem gesloten overeenkomsten

of contracten en vergunningen. Hij is wettelijk aansprakelijk voor het handelen

van zijn ondergeschikten. Hij kan aansprakelijk zijn voor een onrechtmatige

daad door onvoldoende maatregelen te nemen om de schade te voorkomen.


38

De organisator kan strafrechtelijk aansprakelijk zijn voor het opzettelijk

veroorzaken van milieuschade.

De burgemeester kan, door bijvoorbeeld een vergunning te weigeren die

achteraf verleend had moeten worden, voor de schade aansprakelijk zijn.

Of de burgemeester verleent een vergunning die achteraf geweigerd had

moeten worden, zoals in Duisburg. Voor de mate van aansprakelijkheid is het

erg belangrijk of de procedures zorgvuldig doorlopen zijn en of de adviezen

van de specialisten al dan niet gemotiveerd zijn overgenomen.


39

6 Bijlagenoverzicht

6.1 Versiebeheer

Versie: Status: Datum: Beschrijving: Opsteller:

0.1 Concept 29-08-2013 Concept 0.1 Bram Jacobs

0.2 Concept 17-09-2013 Concept 0.2 Frank van Wijk

0.3 Concept 16-01-2014 Concept 0.3 Yuri Stuijvenberg





Bram Jacobs

1.0 Eindconcept 01-12-2014 Eindconcept 1.0 Frank van Wijk

Bram Jacobs

6.2 Brieven Ministerie & Inspectie

Brief Ministerie van Veiligheid en Justitie

Brief Inspectie Veiligheid en Justitie

Los document.

6.3 Multidisciplinair Operationeel Plan Evenementen (MOPE)

Los document.

6.4 Landelijke analysetool risicoanalyse

Los document.

6.5 Invultips landelijke analysetool risicoanalyse

Los document.


40

6.6 Stroomschema's

Stroomschema A evenement

Stroomschema B evenement

Stroomschema C evenement

Los document.

6.7 Infographics

Infographic evenementen Overkoepelend

Infographic A evenement

Infographic B evenement

Infographic C evenement

Los document.


41

Handreiking Evenementenproces regio Utrecht, 01-12-2014, versie … · 2018. 4. 18. ·...

Documents

Transcript of Handreiking Evenementenproces regio Utrecht, 01-12-2014, versie … · 2018. 4. 18. ·...