Handleiding U-Time Eindgebruiker
-
Upload
stephane-de-craecker -
Category
Documents
-
view
274 -
download
0
description
Transcript of Handleiding U-Time Eindgebruiker
Versie: 1.0 Cosmo Time Datum: 14/04/2009 website: www.cosmotime.be Status: Final Helpdesk: (0903 02733)
U-Time
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 2 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
INH
OU
DSTA
BEL
INHOUDSTABEL
INHOUDSTABEL ........................................................................................................................... 2
LIJST VAN FIGUREN ...................................................................................................................... 4
AANMELDEN BIJ U-TIME WEB ...................................................................................................... 6
BEGINSCHERM ............................................................................................................................. 7
OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD UW REKENING ............................... 9
BOEKINGEN ............................................................................................................................... 10
................................................................................................................................. 10
Opmerking ................................................................................................................................ 12
................................................................................................................................. 13
Opmerking ................................................................................................................................ 14
Raadpleging van de boekingen van deze week ...................................................... 15
Raadpleging van de ‘afwezigheid’ - tellers ............................................................. 15
................................................................................................................................. 16
................................................................................................................................. 16
Raadpleging van de jobs van deze week........................................................................................... 17
AFWEZIGHEID ............................................................................................................................ 18
Keuze van de datum van de afwezigheid.......................................................................................... 18
Voor één dag ................................................................................................................................. 18
Voor een periode .......................................................................................................................... 19
Opmerking ................................................................................................................................ 19
Periode in de dag van de afwezigheid .............................................................................................. 20
Reden van afwezigheid ..................................................................................................................... 22
Aanvraag afwezigheid verzenden. .................................................................................................... 23
Aanvraag aanwezigheden consulteren. ............................................................................................ 24
Aanvraag afwezigheid annuleren. .................................................................................................... 25
Opmerking ................................................................................................................................ 25
Behandelde afwezigheidsaanvragen ................................................................................................ 26
Opmerking ................................................................................................................................ 27
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 3 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
INH
OU
DSTA
BEL
RAPPORTEN ............................................................................................................................... 28
Default............................................................................................................................................... 30
PDF .................................................................................................................................................... 30
Opmerking: ............................................................................................................................... 31
HTML ................................................................................................................................................. 31
XML ................................................................................................................................................... 31
CSV .................................................................................................................................................... 32
HISTORIEK ................................................................................................................................. 33
Rectificatie ........................................................................................................................................ 34
Behandelde vraag voor rectificatie ................................................................................................... 35
Opmerking ................................................................................................................................ 36
KALENDER ................................................................................................................................. 37
AANWEZIGEN ............................................................................................................................ 39
PROFIEL ..................................................................................................................................... 40
Wachtwoord ..................................................................................................................................... 40
Taal .................................................................................................................................................... 41
INDEX ........................................................................................................................................ 42
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 4 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
LIJST VA
N FIG
UR
EN
LIJST VAN FIGUREN
FIGUUR 1 BEGINSCHERM GEBUIKER ................................................................................................................................ 7
FIGUUR 2 WELKOMINFORMATIE VERDWIJNT ..................................................................................................................... 7
FIGUUR 3 BEGINSCHERM MET BIJKOMENDE OPTIES ............................................................................................................ 8
FIGUUR 4 INKLOKKEN ................................................................................................................................................. 11
FIGUUR 5 UITKLOKKEN ............................................................................................................................................... 11
FIGUUR 6 ONTKOPPELING SERVER, TOEGESTANE TIJD OVERSCHREDEN .................................................................................. 12
FIGUUR 7 IDENTIEKE BOEKING IN/UIT........................................................................................................................... 12
FIGUUR 8 OP DIENSTREIS ............................................................................................................................................ 13
FIGUUR 9 TERUG VAN DIENSTREIS ................................................................................................................................. 14
FIGUUR 10 IDENTIEKE BOEKING DIENSTREIS .................................................................................................................... 14
FIGUUR 11 CONSULTATIE BOEKINGEN HUIDIGE WEEK ....................................................................................................... 15
FIGUUR 12 OVERZICHT 'AFWEZIGHEID' - TELLERS ............................................................................................................. 15
FIGUUR 13 EEN JOB BEGINNEN .................................................................................................................................... 16
FIGUUR 14 LOPENDE JOB ............................................................................................................................................ 16
FIGUUR 15 DE LOPENDE JOB STOPPEN ........................................................................................................................... 16
FIGUUR 16 DE LAATSTE JOB HERNEMEN ......................................................................................................................... 17
FIGUUR 17 OVERZICHT JOBS VAN DEZE WEEK .................................................................................................................. 17
FIGUUR 18 STANDAARDSCHERM AFWEZIGHEID ............................................................................................................... 18
FIGUUR 19 AFWEZIGHEID ÉÉN DAG ............................................................................................................................... 18
FIGUUR 20 KEUZE VAN DE DATUM ................................................................................................................................ 19
FIGUUR 21 AFWEZIGHEID VOOR EEN PERIODE ................................................................................................................. 19
FIGUUR 22 AFWEZIGHEID VOOR EEN PERIODE, NIET VOLGENS UURROOSTER .......................................................................... 20
FIGUUR 23 VOLLEDIGE DAG AFWEZIGHEID ...................................................................................................................... 20
FIGUUR 24 AFWEZIGHEID VOORMIDDAG OF NAMIDDAG.................................................................................................... 21
FIGUUR 25 AFWEZIGHEID EXTRA .................................................................................................................................. 21
FIGUUR 26 ZONE REDEN VAN AFWEZIGHEID ................................................................................................................... 22
FIGUUR 27 REDEN AFWEZIGHEID .................................................................................................................................. 22
FIGUUR 28 AFWEZIGHEID VERZENDEN / CONSULTEREN ..................................................................................................... 23
FIGUUR 29 AANVRAAG VOOR AFWEZIGHEID IS VERZONDEN ............................................................................................... 23
FIGUUR 30 CONSULTATIE OVERZICHT AANGEVRAAGDE AFWEZIGHEDEN ................................................................................ 24
FIGUUR 31 DETAIL AANGEVRAAGDE AFWEZIGHEID ........................................................................................................... 24
FIGUUR 32 AANVRAAG VOOR AFWEZIGHEID ANNULEREN .................................................................................................. 25
FIGUUR 33 AANVRAAG AFWEZIGHEID NIET GEREGISTREERD ............................................................................................... 25
FIGUUR 34 NIEUWE BERICHTEN ................................................................................................................................... 26
FIGUUR 35 AFWEZIGHEIDSAANVRAAG AANVAARD ........................................................................................................... 26
FIGUUR 36 AFWEZIGHEIDSAANVRAAG GEWEIGERD .......................................................................................................... 27
FIGUUR 37 OVERZICHT AANVRAAG RAPPORTEN ............................................................................................................... 28
FIGUUR 38 KEUZE DATUM RAPPORTEN .......................................................................................................................... 29
FIGUUR 39 SOORTEN RAPPORTEN ................................................................................................................................. 29
FIGUUR 40 FORMAAT VAN HET RAPPORT ....................................................................................................................... 29
FIGUUR 41 RAPPORT BOEKING ONDER DEFAULT FORMAAT ............................................................................................... 30
FIGUUR 42 RAPPORT BOEKING IN PDF FORMAAT ............................................................................................................ 30
FIGUUR 43 ACROBAT READER DOWNLOADEN ................................................................................................................. 31
FIGUUR 44 RAPPORT ALLE JOBS VAN DE MAAND IN HTML FORMAAT.................................................................................. 31
FIGUUR 45 RAPPORT BOEKING IN XML FORMAAT GEOPEND IN EXCEL ................................................................................. 31
FIGUUR 46 RAPPORT ALLE JOBS VAN DE MAAND IN CSV FORMAAT GEOPEND IN EXCEL ........................................................... 32
FIGUUR 47 AANVRAAG RAPPORT BEVESTIGEN ................................................................................................................. 32
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 5 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
LIJST VA
N FIG
UR
EN
FIGUUR 48 OVERZICHT HISTORIEK ................................................................................................................................ 33
FIGUUR 49 KEUZE VAN DE DATUM VOOR DE HISTORIEK ..................................................................................................... 33
FIGUUR 50 OVERZICHT HISTORIEK MET DETAIL VAN DE DAG ............................................................................................... 34
FIGUUR 51 VERGETELHEID VAN BOEKING ....................................................................................................................... 34
FIGUUR 52 OVERZICHT HISTORIEK NA RECTIFICATIE .......................................................................................................... 35
FIGUUR 53 NIEUWE BERICHTEN ................................................................................................................................... 35
FIGUUR 54 RECTIFICATIE AANVAARD ............................................................................................................................. 36
FIGUUR 55 RECTIFICATIE GEWEIGERD ............................................................................................................................ 36
FIGUUR 56 OVERZICHT KALENDER ................................................................................................................................ 37
FIGUUR 57 AANVRAAG AFWEZIGHEID VANUIT DE KALENDER .............................................................................................. 37
FIGUUR 58 KALENDER VOLGEND JAAR ........................................................................................................................... 38
FIGUUR 59 OVERZICHT AANWEZIGEN ............................................................................................................................ 39
FIGUUR 60 OVERZICHT FUNCTIES PROFIEL ...................................................................................................................... 40
FIGUUR 61 WACHTWOORD WIJZIGEN............................................................................................................................ 40
FIGUUR 62 BEVESTIGING WIJZIGING WACHTWOORD ......................................................................................................... 41
FIGUUR 63 WIJZIGING TAAL ........................................................................................................................................ 41
FIGUUR 64 TAAL VAN HET SCHERM IS GEWIJZIGD ............................................................................................................. 41
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 6 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
AA
NM
ELDEN
BIJ U
-TIME W
EB
AANMELDEN BIJ U-TIME WEB
U hebt een toegang als “Eindgebruiker (simple user)” gekregen tot de applicatie U-Time Web.
U gaat naar de site: https://utime.cosmotime.be
U vult de ID Code en het wachtwoord in dat u gekregen hebt van Cosmo Time.
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 7 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
BEG
INSC
HER
M
BEGINSCHERM
Nadat u uw ID Code en uw Wachtwoord heeft ingegeven komt u in het beginscherm van de
tijdsregistratie.
Dit scherm ziet er verschillend uit naargelang uw functie en toelatingen binnen het systeem van de
tijdsregistratie.
In het onderstaande voorbeeld ziet u een scherm waar u als Gebruiker aangelogd bent, uw functie
en ID code staan vermeld bij de welkom informatie ( ).
U kunt alleen gegevens inbrengen/consulteren/rapporteren… voor eigen rekening.
Figuur 1 Beginscherm Gebuiker
De welkom informatie verdwijnt zodra u op een knop klikt
Figuur 2 Welkominformatie verdwijnt
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 8 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
BEG
INSC
HER
M
Er zijn een aantal optionele mogelijkheden die, indien de administrator deze voor u voorzien heeft,
bijkomende knoppen beschikbaar stellen:
Dienstreis ( )
Jobs ( )
Figuur 3 Beginscherm met bijkomende opties
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 9 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
OV
ERZIC
HT V
AN
DE B
ESCH
IKB
AR
E FUN
CTIES IN
HET TA
BB
LAD
UW
REK
ENIN
G
OVERZICHT VAN DE BESCHIKBARE FUNCTIES IN HET TABBLAD UW
REKENING
Boekingen – Afwezigheid – Rapporten – Historiek – Kalender – Aanwezigen – Profiel
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 10 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
BO
EKIN
GEN
BOEKINGEN
Onderstaande tabel geeft een overzicht van de beschikbare knoppen voor de functie “Boekingen”.
Registratie van aankomst en vertrek.
Registratie van vertrek en terugkeer van een dienstreis.
Raadpleging van de boekingen van de huidige week.
Raadpleging van de ‘afwezigheid’- tellers.
Met een nieuwe job beginnen.
Deze knop is niet beschikbaar als u als afwezig geregistreerd staat.
De laatste job hernemen.
Deze knop is niet beschikbaar als u als afwezig geregistreerd staat. Deze knop is niet beschikbaar indien u nog nooit een job gestart hebt.
De lopende job stoppen
Consultatie van de jobs van de huidige week
Als u op deze knop klikt, wijzigt u uw status van afwezig naar aanwezig en omgekeerd.
Wanneer u in- of uitklokt, krijgt u de bevestiging van het tijdstip en de aard van de registratie. U
krijgt eveneens het dagsaldo en het totale saldo.
U kunt uw huidige status aflezen rechts bovenaan het scherm onder info
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 11 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
BO
EKIN
GEN
Figuur 4 Inklokken
Figuur 5 Uitklokken
Merk op dat er steeds een voorziene tijdstip voor het einde van de sessie weergegeven wordt ( ).
Dit betekent dat de verbinding met de server uit veiligheidsoverwegingen automatisch zal
afgebroken worden indien u voor het vermelde tijdstip geen andere handelingen via U-Time Web
uitvoert. U kan zelf ook van de server afloggen door te klikken op . Uw status wijzigt
hierdoor niet. Wil u terug in- of uitklokken, dan dient u zich via de server opnieuw aan te melden.
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 12 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
BO
EKIN
GEN
In onderstaande figuur ziet u het scherm dat u krijgt wanneer u automatisch afgemeld wordt van de
server.
Figuur 6 Ontkoppeling server, toegestane tijd overschreden
Opmerking
Indien u niet voldoende tijd laat tussen in- en uitklokken, krijgt u onderstaande melding. Dit is tevens
een beveiliging indien u vb al ingeklokt heeft en u zou verkeerdelijk een tweede keer op
klikken, dan wordt dit niet als uitklokken geïnterpreteerd, u krijgt een melding dat de boeking
identiek is aan de vorige en uw boeking wordt niet in rekening gebracht. U krijgt dezelfde
foutmelding indien u twee maal na elkaar wil uitklokken, ook deze boeking wordt niet in rekening
gebracht.
Figuur 7 Identieke boeking IN/UIT
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 13 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
BO
EKIN
GEN
U kunt aanduiden dat u op dienstreis bent, door te klikken op de knop
U krijgt de bevestiging van het tijdstip en de aard van de registratie. U krijgt eveneens het dagsaldo
en het totale saldo.
Rechts bovenaan het scherm onder Info kunt u uw status aflezen.
Figuur 8 Op dienstreis
Door nogmaals te klikken op de knop geeft u aan dat u terug bent van dienstreis, uw
status is dan terug zoals vóór de dienstreis.
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 14 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
BO
EKIN
GEN
Figuur 9 Terug van dienstreis
Opmerking
Indien u niet voldoende tijd laat tussen het vertrek op dienstreis en de terugkomst van dienstreis,
krijgt u onderstaande melding. Dit is tevens een beveiliging indien u vb al aangeduid heeft dat u op
dienstreis vertrekt en u zou verkeerdelijk een tweede keer op klikken, dan wordt dit niet
als een terugkomst van dienstreis geïnterpreteerd, u krijgt een melding dat de boeking identiek is
aan de vorige en uw boeking wordt niet in rekening gebracht. U krijgt dezelfde foutmelding indien u
twee maal na elkaar wil aanduiden dat u terugkomt van dienstreis, ook deze boeking wordt niet in
rekening gebracht.
Figuur 10 Identieke boeking dienstreis
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 15 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
BO
EKIN
GEN
Raadpleging van de boekingen van deze week
Wanneer u op de knop Consultatie voor de raadpleging van de boekingen van deze week klikt, krijgt
u een overzicht van de de boekingen die u gedurende de lopende week deed:
U ziet hoe laat u in- of uitklokte
U ziet het saldo per dag.
Het saldo toont de tijd die u deze dag nog moet werken om uw aantal geplande uren te
presteren.
U ziet het totale saldo.
Het saldo maakt de som van alle vorige dagsaldo’s, dit geeft dus steeds een up-to-date
situatie weer van de te presteren uren om op 0 te komen.
Figuur 11 Consultatie boekingen huidige week
Raadpleging van de ‘afwezigheid’ - tellers
Wanneer u op de knop Consultatie voor de raadpleging van de van de ‘afwezigheid’ – tellers klikt,
krijgt u een overzicht van uw afwezigheden. U ziet de registratie van de afwezigheid voor de huidige
dag en het totaal van uw afwezigheden zoals momenteel geregistreerd tot het einde van het jaar.
Figuur 12 Overzicht 'afwezigheid' - tellers
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 16 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
BO
EKIN
GEN
Indien u op de knop Start klikt, dan kunt u aanduiden aan welke job u gaat werken.
U dient een contract en een activiteit aan te duiden. Beide zijn keuzelijsten. Indien gewenst kan u
ook commentaar toevoegen. Vervolgens klikt op de knop .
Figuur 13 Een job beginnen
U krijgt dan de informatie dat u een lopende job hebt met vermelding van het contract en de
activiteit.
Figuur 14 Lopende job
Door op deze knop te klikken, stopt u de tijdsregistratie voor de lopende job.
U krijgt de informatie ivm contract en activiteit voor de lopende job, vervolgens klikt u op de knop
.
Figuur 15 De lopende job stoppen
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 17 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
BO
EKIN
GEN
Wanneer u stopt met een job wordt de knop Stop vervangen door de knop . Door op deze
knop te klikken herneemt u de laatste job. De gegevens ivm contract en activiteit worden
weergegeven. U hoeft dan geen contract of activiteit aan te duiden, de gegevens van de laatste job
worden automatisch geregistreerd wanneer u vervolgens klikt op de knop .
Figuur 16 De laatste job hernemen
Raadpleging van de jobs van deze week
Wanneer u klikt op de knop Consultatie van de jobs van deze week, krijgt u een overzicht van de jobs
waaraan u de laatste week werkte.
U krijgt volgende informatie
Begin- en eindtijd
Datum
Contract
Activiteit
Duurtijd
Totale tijd
Eventuele commentaar
Figuur 17 Overzicht jobs van deze week
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 18 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
AFW
EZIGH
EID
AFWEZIGHEID
Alle afwezigheden worden automatisch in U-time bijgehouden zodat het voor u en de beheerders
van U-time op elk moment duidelijk is wanneer u afwezig bent geweest en om welke reden, ook de
totalen worden automatisch bijgehouden (vb. u weet steeds precies hoeveel vakantiedagen u reeds
heeft opgenomen).
Elke afwezigheid dient aangevraagd te worden. U klikt op afwezigheden en u krijgt onderstaand
scherm, waarin u 3 zones dient in te vullen: Datum – Periode – Reden.
Figuur 18 Standaardscherm afwezigheid
Keuze van de datum van de afwezigheid
Hier kunt u aanduiden of u afwezig zal zijn voor één dag of voor meerdere dagen (voor een periode).
Voor één dag
Figuur 19 Afwezigheid één dag
Datum
Periode
Reden
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 19 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
AFW
EZIGH
EID
U duidt de optie “Voor een dag” aan en vervolgens klikt u in het vakje met de datum om een datum
aan te duiden.
Figuur 20 Keuze van de datum
Voor een periode
Figuur 21 Afwezigheid voor een periode
U duidt de optie “Voor een periode” aan. U duidt de eerste en de laatste dag van uw afwezigheid
aan (zie uitleg in figuur 11).
Opmerking
Indien u aanduidt dat u voor een periode afwezig zal zijn, dan wordt een bijkomend vak zichtbaar,
namelijk het vak volgens uurrooster. Dit betekent dat u uw afwezigheid plant overeenkomstig het
uurrooster dat op u van toepassing is tijdens de aangegeven periode.
vorig jaar
vorige maand
volgend jaar
volgende maand
geen datum kiezen
terug naar vandaag
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 20 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
AFW
EZIGH
EID
Figuur 22 Afwezigheid voor een periode, niet volgens uurrooster
Indien u uw afwezigheid niet plant overeenkomstig uw uurrooster, dan kan u in dit scherm
aanduiden op welke dagen u afwezig zal zijn tijdens de aangegeven periode.
Periode in de dag van de afwezigheid
Standaard is aangeduid dat een volledige dag afwezigheid aangevraagd wordt
Figuur 23 Volledige dag afwezigheid
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 21 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
AFW
EZIGH
EID
U kunt echter ook aanduiden dat u een voormiddag of een namiddag afwezigheid aanvraagt. Dan
worden er in de zone voor de Reden van de afwezigheid bijkomende vakken aanklikbaar
(“Aanvulling” en “Uur”)
Figuur 24 Afwezigheid voormiddag of namiddag
Indien u “Extra” aanduidt, ziet u een bijkomend vak “Uur” in de zone voor de Reden van de
afwezigheid.
Figuur 25 Afwezigheid Extra
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 22 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
AFW
EZIGH
EID
De optie “Aanvulling” dient om de reeds gepresteerde uren van de dag aan te vullen tot het normaal
te presteren aantal, ingeval u de dienst vroeger hebt verlaten, vb wegens een arbeidsongeval.
Reden van afwezigheid
In de zone voor de Reden van de afwezigheid vult u het type afwezigheid in en of het een voltijdse
afwezigheid is overeenkomstig de periode van de afwezigheid.
Indien u in de “Periode van afwezigheid” “Extra” aangeduid heeft vult u het uur van de afwezigheid
in.
In het vak “Commentaar” kunt u eventuele opmerkingen toevoegen.
Figuur 26 Zone Reden van afwezigheid
Na “Type” ziet u een vak “Keuze”,, in deze keuzelijst duidt u de reden van de afwezigheid aan.
Figuur 27 Reden afwezigheid
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 23 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
AFW
EZIGH
EID
Aanvraag afwezigheid verzenden.
Als alle informatie betreffende de afwezigheid ingevuld is, klikt u op de knop om uw
aanvraag te bevestigen.
Figuur 28 Afwezigheid verzenden / consulteren
U krijgt de bevestiging dat de aanvraag geregistreerd werd, in afwachting van goedkeuring.
Figuur 29 Aanvraag voor afwezigheid is verzonden
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 24 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
AFW
EZIGH
EID
Aanvraag aanwezigheden consulteren.
Met de knop kunt u een overzicht van alle aangevraagde, maar nog niet behandelde
afwezigheden zien. Zodra de aanvraag goedgekeurd of geweigerd werd, verdwijnt ze uit de lijst.
Figuur 30 Consultatie overzicht aangevraagde afwezigheden
Indien u op een aangevraagde afwezigheid klikt, dan ziet u de details van de aanvraag en kan u deze
indien gewenst wijzigen.
Figuur 31 Detail aangevraagde afwezigheid
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 25 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
AFW
EZIGH
EID
Aanvraag afwezigheid annuleren.
In de zone “Reden van afwezigheid” kunt u het vak “Aanvraag om te annuleren” aanvinken. Indien u
vanuit het overzicht van de aangevraagde afwezigheden de details van een afwezigheid had
opgevraagd, dan zijn de juiste data en de details al ingevuld en hoeft u enkel op de knop
te klikken om te bevestigen dat u uw aanvraag voor een afwezigheid annuleert. Indien gewenst kunt
u in het vak “Commentaar” eventuele opmerkingen toevoegen.
Figuur 32 Aanvraag voor afwezigheid annuleren
Opmerking
Indien u niet alle benodigde informatie heeft ingevuld, krijgt u een foutmelding. In onderstaand
voorbeeld werd het type afwezigheid niet aangeduid. De aanvraag wordt dan niet geregistreerd.
Figuur 33 Aanvraag afwezigheid niet geregistreerd
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 26 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
AFW
EZIGH
EID
Behandelde afwezigheidsaanvragen
Zodra de afwezigheidsaanvraag behandeld werd, ziet u bij het aanmelden dat er nieuwe berichten
zijn. U kan deze berichten lezen door op de tekst “nieuwe berichten” te klikken ( )
Merk op dat er in de navigatie zone van “Uw rekening” een functie bijgekomen is: Berichten ( )
Figuur 34 Nieuwe berichten
Voorbeeld van een aanvaarde afwezigheidsaanvraag.
Figuur 35 Afwezigheidsaanvraag aanvaard
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 27 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
AFW
EZIGH
EID
Voorbeeld van een geweigerde afwezigheidsaanvraag.
Figuur 36 Afwezigheidsaanvraag geweigerd
Opmerking
Deze berichten worden automatisch gewist. U kunt ze wel afdrukken door op de knop
te klikken
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 28 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
RA
PP
OR
TEN
RAPPORTEN
Figuur 37 Overzicht aanvraag rapporten
U kan rapporten maken voor:
uw boekingen
uw jobs voor de maand
alle jobs voor de maand
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 29 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
RA
PP
OR
TEN
U duidt een begin- en einddatum aan voor het rapport.
Figuur 38 Keuze datum rapporten
In de lijst duidt u aan welk rapport u aanvraagt.
Figuur 39 Soorten rapporten
U kan de rapporten onder verschillende vormen aanvragen:
Figuur 40 Formaat van het rapport
vorig jaar
vorige maand
volgend jaar
volgende maand
geen datum kiezen
terug naar vandaag
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 30 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
RA
PP
OR
TEN
Default
Dit rapport wordt geopend in U-time zelf
Figuur 41 Rapport Boeking onder Default formaat
Door te klikken op keert u terug naar het programma u-time.
Dit rapport wordt geopend in Acrobat Reader
Figuur 42 Rapport Boeking in PDF formaat
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 31 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
RA
PP
OR
TEN
Opmerking:
Indien u het rapport onder vorm van een PDF bestand wenst en u beschikt niet over Acrobat Reader,
dan kan u dit programma downloaden door te op de onderstaande knop te klikken.
Figuur 43 Acrobat Reader downloaden
HTML
Dit rapport is identiek aan het default rapport en opent zich in U-time zelf.
Figuur 44 Rapport Alle Jobs van de maand in HTML formaat
XML
Dit rapport wordt opgeslagen onder het open XML formaat en kan gemakkelijk als een Excel
werkblad weergegeven worden.
Figuur 45 Rapport Boeking in XML formaat geopend in Excel
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 32 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
RA
PP
OR
TEN
CSV
Dit rapport wordt geopend met Excel
Figuur 46 Rapport Alle Jobs van de maand in CSV formaat geopend in Excel
Tenslotte klikt u op de knop Verzenden om het rapport aan te maken.
Figuur 47 Aanvraag rapport bevestigen
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 33 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
HISTO
RIEK
HISTORIEK
Figuur 48 Overzicht Historiek
In het tabblad Historiek kan u het historisch overzicht van de tellers raadplegen en correcties
aanvragen indien u vergeten bent om in- of uit te klokken.
U klikt in het vak met de datum om in de kalender de datum aan te duiden waarvan u de historiek
wil raadplegen. Met de grote pijlen gaat u 2 weken vooruit of achteruit
Figuur 49 Keuze van de datum voor de historiek
vorig jaar
vorige maand
volgend jaar
volgende maand
geen datum kiezen
terug naar vandaag
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 34 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
HISTO
RIEK
U krijgt onderstaand scherm.
Figuur 50 Overzicht historiek met detail van de dag
Rechts in het scherm ziet u de details van het de actieve dag. Standaard is dit de huidige dag, u kan
echter ook de details zien van een door u gekozen dag door links in het overzicht te op deze datum
te klikken
Rectificatie
Merk op dat rechts in de details van de dag een melding gemaakt wordt in het rood indien u een
oneven aantal boekingen heeft, dit wil zeggen dat u vergeten bent om in- of uit te klokken.
U kan dit corrigeren door een vergetelheid van boeking te verzenden, dit vak bevindt zich in het
bovenste gedeelte van het scherm historiek.
Figuur 51 Vergetelheid van boeking
U vult het uur in en afhankelijk van de chronologie zal dit in U-time als in- of uitklokken ingevoerd
worden. U kunt ook aanduiden dat u een dienstreis vergeten te registreren bent door het vakje
dienstreis aan te vinken. Uren die als gevolg van een rectificatie ingevoerd zijn, zijn herkenbaar door
het hekje (#) na het uur. Indien u deze dag selecteert ziet u onderaan de details van de correcties
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 35 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
HISTO
RIEK
Figuur 52 Overzicht Historiek na rectificatie
Behandelde vraag voor rectificatie
Zodra de aanvraag voor rectificatie behandeld werd, ziet u bij het aanmelden dat er nieuwe
berichten zijn. U kan deze berichten lezen door op de tekst “nieuwe berichten” te klikken ( )
Merk op dat er in de navigatie zone van “Uw rekening” een functie bijgekomen is: Berichten ( )
Figuur 53 Nieuwe berichten
Voorbeeld van een aanvaarde aanvraag voor rectificatie.
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 36 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
HISTO
RIEK
Figuur 54 Rectificatie aanvaard
Voorbeeld van een geweigerde aanvraag voor rectificatie.
Figuur 55 Rectificatie geweigerd
Opmerking
Deze berichten worden automatisch gewist. U kunt ze wel afdrukken door op de knop
te klikken
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 37 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
KA
LEND
ER
KALENDER
In het tabblad Kalender krijgt u een overzicht van het lopende jaar.
Figuur 56 Overzicht Kalender
Dit overzicht geeft uw werkrooster met kleurcodes weer.
Als u met de muis een dag aanwijst, ziet u de betekenis van deze kleur
De huidige maand en dag zijn in het blauw weergegeven .
Indien u op een dag in de kalender klikt (vb maandag 10 augustus), krijgt u het scherm voor aanvraag
van afwezigheid voor deze dag
Figuur 57 Aanvraag afwezigheid vanuit de kalender
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 38 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
KA
LEND
ER
In de zone Keuze van de datum kan u met de pijlen de kalender van een vorig of
volgend jaar weergeven.
Figuur 58 Kalender volgend jaar
Indien u op de datum zelf klikt , krijgt u onderstaand scherm, u kan gemakkelijk aan andere
datum kiezen
vorig jaar
vorige maand
volgend jaar
volgende maand
geen datum kiezen
terug naar vandaag
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 39 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
AA
NW
EZIGEN
AANWEZIGEN
In het tabblad Aanwezigen krijgt u per centrum een overzicht van wie er dat ogenblik als aanwezig
geboekt staat.
Met de knop bijwerken van de gegevens , kan u de gegevens op het scherm vernieuwen.
Figuur 59 Overzicht aanwezigen
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 40 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
PR
OFIEL
PROFIEL
Onderstaand scherm geeft de de parameters weer die u in uw profiel kan wijzigen: wachtwoord en
taal.
Figuur 60 Overzicht functies Profiel
Wachtwoord
Om uw wachtwoord te wijzigen dient u een nieuw wachtwoord in te geven
Dit wachtwoord dient u te bevestigen.
Ter verificatie en bescherming van uw gegevens dient u uw oud wachtwoord in te brengen.
Figuur 61 Wachtwoord wijzigen
Tenslotte klikt u op de knop om de wijziging van uw wachtwoord te bevestigen.
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 41 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
PR
OFIEL
U krijgt de melding dat uw wachtwoord gewijzigd werd.
Figuur 62 Bevestiging wijziging wachtwoord
Taal
Om de taal van U-Time te wijzigen klikt u in de keuzelijst op de taal van uw keuze.
Figuur 63 Wijziging taal
Vervolgens klikt u op de knop om de taalwijziging van het U-Time te bevestigen
De wijziging van de taal wordt onmiddellijk doorgevoerd in U-Time.
Figuur 64 Taal van het scherm is gewijzigd
Handleiding U-Time Eindgebruiker Cosmo Time
Versie:1.0 – Status: Final Pagina 42 van 42 website: www.cosmotime.be Helpdesk: (0903 02733)
IND
EX
INDEX
aanmelden, 6 aanwezigen, 39
overzicht, 39 Acrobat Reader
downloaden, 31 activiteit, 16 afwezigheid, 18
aanvraag, 37 aanvraag aanvaard, 26 aanvraag annuleren, 25 aanvraag geweigerd, 27 aanvraag verzenden, 23 aanvragen consulteren, 24 aanvulling, 21 behandeld, 26 één dag, 18 extra, 21 keuze datum, 18 namiddag, 21 overzicht, 15 periode, 19 periode in de dag, 20 reden, 22 type, 22 uur, 21 volgens uurrooster, 19 voormiddag, 21
beginscherm, 7 berichten, 26, 35
automatisch gewist, 27, 36 boeking
vergetelheid van boeking, 34 boekingen
beschikbare functies, 9 boekingen, 10 dienstreis, 13 identieke boeking, 12, 14 in/uit, 10 raadpleging afwezigheids-tellers, 15 raadpleging boekingen deze week, 15 raadpleging jobs deze week, 17
consultatie
aanvraag afwezigheden, 24 afwezigheids-tellers, 15 boekingen deze week, 15 jobs deze week, 17
contract, 16 dienstreis, 13 einde sessie, 11 hekje, 34
historiek, 33
keuze datum, 33 overzicht tellers, 33 rectificatie, 34
ID code, 7 in/uit, 10 job
herstart, 17 laatste job hernemen, 17 lopende job, 16 raadpleging jobs van deze week, 17 start, 16 stop, 16
kalender, 37
keuze datum, 38 overzicht, 37
log in, 6 log off, 11 profiel, 40
taal wijzigen, 40 wachtwoord wijzigen, 40
rapporten, 28
CSV, 32 default, 30 HTML, 31 PDF, 30 soorten, 28 vormen, 29 XML, 31
rectificatie, 34
aanvraag aanvaard, 35 aanvraag geweigerd, 36 behandeld, 35
saldo
dagsaldo, 10, 13, 15 totale saldo, 10, 13, 15
server
ontkoppeling, 12 status, 10, 13
aanwezig, 10 afwezig, 10
taal
wijzigen, 41 uw rekening, 7 wachtwoord, 7
wijzigen, 40 welkom
bijkomende knoppen, 8 welkom informatie, 7