TIMEMANAGEMENTEEN TRAINING VAN KLVB GROEPR. (BOB) SMIT MBA

Caribbean Academy of Business

Frank Bonset, LECTURER, Marketing & Management

ARUBA 2012.

Leer- en ontwikkeldoelen

Aan het eind van de workshop Kunt u een productieve

werkruimte inrichten en onderhouden

Hanteert u het verschil tussen dringend en belangrijk

Boekt u snel resultaat door strategisch communiceren

Laat u zich niet meer ongewenst ‘storen’

Kunt u omgaan met uitstelgedrag

Heeft u instrumenten toegelicht gekregen waardoor u ‘in control’ blijft...

Uw verwachting...?

Basisgedachte methode1. Alle dingen die moeten gebeuren – belangrijk,

onbelangrijk of ertussenin; nu, later of ooit – in een logisch en betrouwbaar systeem onderbrengen, zodat ze uit uw hoofd zijn.

2. Bedenk van tevoren wat u doet met alle soorten ‘input’, zodat u een plan klaar hebt voor ‘vervolgacties’ dat u op elk gewenst moment kunt toepassen of aanpassen.

Een geest als water...Stelt u voor dat u een steen in een rimpelloze vijver gooit

Het water reageert nooit te sterk of te zwak.

Als u verkeerd reageert op uw e-mail, uw projecten, uw kinderen of uw gedachten over wat u nog moet doen, dan leidt dat tot minder goede resultaten dan u zou willen.

DE BASISEISENCreëer een vergaarbak. Wat moet u (laten) doen om het uit te voerenWeet u wat u moet doen, maak dan een systeem met geheugensteuntjes voor uw acties.

Alles waarop je te sterk of te zwak reageert, kan je

de baas worden – en vaak gebeurt dat dan ook.

Waarom u niet iets uit uw hoofd kunt zettenU wilt het anders dan het op dit moment is, maar...

Het resultaat staat u niet helder voor de geestU weet niet welke volgende fysieke stap u moet nemenU geen betrouwbaar systeem heeft met geheugensteuntjes voor de gewenste uitkomst en benodigde acties

Onze voortdurende onproductieve preoccupatie met dingen die we nog moeten doen, is de grootste verspiller van tijd en energie. Kerry Gleeson

Het Proces: regelen wat u gaat doen

Want...Door te managen kunt u van vijf minuten geen zes minuten maken.Een teveel aan informatie kan niet gemanaged worden. Hoe manage je een bibliotheek? U kunt prioriteiten niet managen, u kunt ze alleen hebben.

WAT U WEL MOET DOENUw acties managen, zowel horizontaal als verticaal.

Alles moet zo eenvoudig mogelijk worden gemaakt, maar niet

eenvoudiger. Albert Einstein

Uw geest leeg houden lukt niet door tijd, informatie of prioriteit te managen!

Verzamelen: de eerste stap

Alle losse eindjes verzamelen. Gebruik daarbij de hulpmiddelen die bij u passen, inbakje,

dictafoon, schrijfpapier en blocnotes, PDA, enz...

Succesfactoren voor verzamelen: Losse eindjes zitten in uw vergaarbak, niet in uw hoofd. Gebruik zo min mogelijk vergaarbakken. Leeg die vergaarbakken regelmatig.

Ik heb het nu allemaal bij elkaar, maar ik ben vergeten waar ik het gelaten heb. Loesje

Verwerken... Wat is dit?

Moet ik er NU iets mee? Nee, het is rommel die weg kan. Nee, NU niet, maar later misschien wel. Nee, maar ik wil dit wel archiveren, het bevat bruikbare

informatie.

Moet ik er NU iets mee? Ja, wat is mijn eerstvolgende actie?

Er is niet veel kracht nodig om dingen te doen, wel heel veel om

te besluiten wat er moet gebeuren. Elbert Hubbard

Moet ik hier nu iets mee doen?

Simpel, laagdrempelig en... het werkt

Lopende zaken

Inbakje

Doe het direct

Projecten

Eerstvolgende actie zelf doen zodra het kan

Kan het in minder dan twee minuten?

Uit meerdere stappen bestaande projecten

Ja

Wat is mijn eerstvolgende actie?

Projectplannen

Nee

Prullenbak

Ooit/Misschien later/Beoordelen

Archief

Wachten tot iemand anders

het gedaan heeft

AgendaOp een specifiek

tijdstip doen

Delegeer het Stel het uit

Ja Nee

Kritische succesfactor: onderhoud Al uw lopende zaken verzamelen en verwerken Alles in uw systeem bekijken Uw lijsten bijwerken Weer met een schone lei beginnen.

We zijn wat we herhaaldelijk doen. Uitmuntendheid is daardoor dus

geen handeling, maar een eigenschap. Aristoteles

Doen!

1. Snel de juiste activiteit kiezen met het viercriteriamodel Situatie Beschikbare tijd Beschikbare energie Prioriteit, vertrouw op intuïtie

Het drievoudige model om dagelijks af te wegen Vooraf vastgesteld werk Werk zoals het zich aan u voordoet Vaststellen van nieuwe acties

Degene die het slechts gebruik maken van hun tijd, klagen vaak als eersten dat ze er te weinig van hebben. Jeanne de La Bruysde

Twee modellen om te kiezen wat u gaat doen

Waarom nadenken over ‘waarom’ zo belangrijk is

Succes wordt er door bepaald.

De besluitvormingscriteria worden duidelijk

De middelen worden goed ingezet

Het motiveert Het maakt duidelijk waar u

zich op moet richten Het aantal

keuzemogelijkheden wordt groter

Doel

Doelen van het juiste formaat

Doel

Doel

Uitbreiden

Als u dit doel bereikt had, wat zou dat dan voor u betekenen...?

Als u dit doel bereikt had, wat zou dat dan voor u betekenen...?

Als u dit doel bereikt had, wat zou dat dan voor u betekenen...?

Doel

Doelen van het juiste formaat

Probleem

Doel

Inkrimpen

Wat houdt u tegen?

Wat wilt u in plaats hiervan?

Probleem

Doel

Probleem

Doel

Ruimte en hulpmiddelen regelen

Bakjes voor papier Blanco A4 Archiefmappen Label-maker Agenda Prullenbak Post-Its Paperclips Nietmachine, nietjes Plakband

Uw productiviteit en uw creativiteit nemen

exponentieel toe als u op de juiste tijd aan de juiste

dingen denkt en de hulpmiddelen bezit om

uw gedachten vast te leggen.

Moet ik hier nu iets mee doen?

Simpel, laagdrempelig en... het werkt

Lopende zaken

Inbakje

Doe het direct

Projecten

Eerstvolgende actie zelf doen zodra het kan

Kan het in minder dan twee minuten?

Uit meerdere stappen bestaande projecten

Ja

Wat is mijn eerstvolgende actie?

Projectplannen

Nee

Prullenbak

Ooit/Misschien later/Beoordelen

Archief

Wachten tot iemand anders

het gedaan heeft

AgendaOp een specifiek

tijdstip doen

Delegeer het Stel het uit

Ja Nee

Verwerken, het inbakje legen Als u klaar bent met het verwerken van ‘in’, dan hebt u:

Weggegooid wat u niet nodig hebt Alle acties voltooid die minder dan twee minuten duren Alles wat gedelegeerd kan worden aan anderen overgedragen Acties die meer dan twee minuten vragen in uw eigen

organisatiesysteem opgeslagen Uw grotere voornemens eruit geschift.

Richtlijnen voor verwerking Bovenste item eerst Verwerk één item tegelijk Stop nooit iets terug in het inbakje. NOOIT.

Ik lijk op een mug op een nudistencamping, ik weet wat ik

wil, maar ik weet niet waar te beginnen. Stephen Bayne

Van zoeken naar vinden ‘Morgen komt de President...’ Neem een vel A3 papier Definieer uzelf langs rollen en projecten (Mindmapping) Leg het vel één week aan de kant. Is dit uw systeem? Hangmappen en Explorer (Finder) <CNTRL-F> Historie 20xx Zoeken wordt vinden. Dat scheelt u ZO ontzettend veel

tijd.

Vervaldagensysteem

Vragen...?

Dank u wel voor uw tijd en aandacht.