1

Activiteiten

Wat zijn activiteiten en hoe beheren, plannen en registreren we die?

Handleiding

2

1. Wat?2. Waarom en waartoe?3. Waar?4. Wie?5. Hoe ongeveer?6. Hoe precies?

7. Het wordt nog mooier!

Inhoud?

3

Verschillende vormen van plannen: activiteiten In de Qsuite kennen we verschillen vormen van ‘plannen’. We kunnen individuele zorgmomenten plannen, één op één of in een route (door de wijk). Daarnaast kunnen we ook activiteiten (trainingen, groepsbijeenkomsten, losse diensten aan klanten, zowel in een groep als individueel), interne overleggen én diensten plannen (roosteren).

Wat?

In deze handleiding gaat het specifiek over het plannen van activiteiten (in een groep en individueel), interne overleggen en diensten. In deze handleiding lees je over het ‘hoe ongeveer’; in meer gedetailleerde instructies zijn de ‘hoe precies’-handelingen beschreven.

4

1. Activiteit

enin een groep

Er worden activiteiten,

zoals cursussen,

inloopochtenden en

trainingen aangeboden. Deze worden

gepland, zodat deelnemers

en/of medewerkers zich kunnen

inschrijven of zij kunnen

worden ingedeeld.Activiteiten kunnen ook belangrijke

mijlpalen zijn.

4. DienstenOok diensten,

zoals aanwezigheids

- of bereikbaarheidsdiensten,

kunnen in de activiteitenag

enda gepland worden.

3. Interne

overleggen

Interne overleggen of

andere indirecte

activiteiten kunnen worden

gepland. Deze indirecte

activiteiten komen ook in de centrale

activiteitenagenda te staan, zodat er bij de planning van

de andere onderdelen

rekening mee kan worden gehouden.

Wat?

2. Activiteit

enindividue

el

Er zijn vaste activiteiten die worden aangeboden

aan klanten en medewerkers,

maar die individueel

worden uitgevoerd, zoals een

intake-, een kennismakings

- of een evaluatiegespr

ek.

5

Verschillende manieren waarop de planning tot stand komtEr zijn verschillende vormen van activiteiten plannen mogelijk. De activiteiten kunnen gepland worden waarbij de beschikbaarheid van medewerkers bekend is en een coördinator of planner alle medewerkers en deelnemers zelf inplant. Ook is het mogelijk één van beiden vast te plannen en de andere (klanten of medewerkers) open te laten voor inschrijving. Hierbij kan de inschrijving via een print van de planning op het fysieke prikbord verlopen, waarbij de invoer alsnog later plaatsvindt.

Integratie programma en inschrijfformulier via websiteMaar het is ook mogelijk om de deelnemers en de medewerkers zichzelf te laten inschrijven. Dat laatste gebeurt via de mobiele app van de Qsuite. De vrij toegankelijke link naar de inschrijfpagina van de deelnemers kan in de eigen website worden geplaatst en eventueel desgewenst worden geïntegreerd. Via een api kunnen ook gegevens tussen de Qsuite en uw website worden uitgewisseld. Neem contact op met Novire voor meer informatie hierover.

Plannen: altijd vanuit de centrale agenda naar de persoonlijke agenda’sHet plannen verloopt binnen de Qsuite altijd vanuit

Wat?

6

Activiteiten plannen is ook plannen: een planning geeft duidelijkheidDoor met een planning te werken, ontstaat er duidelijkheid, houvast en helderheid. Iedereen weet welke afspraken er zijn gemaakt en wat je kunt verwachten. In het geval van de activiteiten kan zo duidelijk worden gecommuniceerd welke activiteiten wanneer beschikbaar zijn om aan deel te nemen met welk doel.

Planning geeft greep op de zaakBij alle vormen van plannen geldt: een planning vastleggen is altijd winst! Het stuur van de organisatie zit namelijk in de planning. Door vooraf – voordat de activiteiten of diensten worden uitgevoerd – informatie te hebben over de planning, kan je nog bijsturen. Bovendien geeft het duidelijkheid aan alle betrokkenen.

Waarom en waartoe?

7

Waar in de Qsuite?

8

1 Wat gaan we plannen?1. Voordat we starten met het plannen van onze activiteiten,

is het belangrijk een overzicht te hebben van wat we gaan aanbieden. Vooraf moeten we weten hoe ons productenboek of productportfolio eruit ziet.Aan wie bieden we welke activiteit aan? Waarom? Tegen welke prijs?

2. Maar vooral ook: wat voor soort activiteit is het? We delen activiteiten namelijk in in groepen door de activiteiten een kenmerk mee te geven. Met deze kenmerken kunnen we straks filteren, groeperen, rapportages genereren, maar ook per kenmerk de activiteiten printen.

3. Maak bij deze kenmerken ook het onderscheid tussen de kenmerken van de activiteiten die je aan de klanten biedt, de interne activiteiten en de roostering van de diensten.

Hoe ongeveer?

9

2 Hoe beheer ik kenmerken van activiteiten?1. Voordat we de activiteiten zelf

aanmaken, maken we eerst de kenmerken aanmaken of beheren.

2. Belangrijk is om hier vooraf goed over na te denken. Kies de kenmerken zorgvuldig: niet te veel en ook niet te weinig. Ze moeten de lading dekken, alle activiteiten omvatten, maar ook geen dubbelingen vertonen. Daardoor worden straks je rapportages namelijk troebel.

3. Ga naar Beheer – Activiteitinstellingen – Kenmerken.

4. Voeg daar een kenmerk toe. 5. Koppel eventueel ook een label aan

het kenmerk. Doe dit in ieder geval wanneer er afspraken over zijn gemaakt met bijvoorbeeld een brancheorganisatie, want dit kan nodig zijn om unieke kenmerken van een lokale organisatie landelijk met elkaar te kunnen vergelijken.

6. De labels die je weer aan een kenmerk kunt koppelen, worden beheerd door Novire. Wanneer je anoniem wilt deelnemers wilt registreren, kies dan in ieder geval het label ‘inloop’ bij het kenmerk.

Hoe ongeveer?

10

3 Hoe beheer ik de activiteiten?

1. Nu de kenmerken zijn aangemaakt, kan je ook de activiteiten zelf aanmaken.

2. Ga weer naar Beheer – Activiteitinstellingen en klik op Activiteiten.

3. Voeg een nieuwe activiteit toe.4. Vul zoveel mogelijk gegevens in. De rode

velden zijn verplicht om in te vullen. Geef een start- en een einddatum aan de activiteit.

5. Omschrijf de doelstelling. Die tekst wordt meegenomen in aankondigingen enzovoorts.

6. Wanneer de activiteit alleen beschikbaar is in een regio, kies dan de gemeente. Wanneer deze alleen door één afdeling wordt geboden, kies dan de afdeling.

7. Vul prijzen in: de kostprijs en de te vragen prijs per deelnemer. Later kan geregistreerd worden of de betaling heeft plaatsgevonden.

8. Is dit niet van toepassing vul dan 0,- in.9. Maak de activiteiten aan die je aan de

klanten biedt, maar maak ook de verschillende indirecte (overleg) activiteiten aan en maak je diensten aan die je wilt gaan roosteren.

Hoe ongeveer?

11

4 Hoe plan ik de activiteiten in?1. Nu de activiteiten zijn aangemaakt,

kunnen we ze inplannen.2. Ga naar jouw persoonlijke pagina

(Mijn Menu) en kies voor de knop Taken en agenda (of zoiets dergelijks). Daaronder staat dan ‘activiteiten plannen en registreren’. Je ziet dan een agenda.

3. Kies aan de rechterkant een activiteit, een datum en een begin- en een eindtijd.

4. Je kunt medewerkers en klanten al meteen koppelen, maar dat hoeft niet. Je kunt ook alleen de activiteit inplannen zonder dat je al weet wie daarbij aanwezig zullen zijn.

5. Wil je de medewerkers en klanten hier zien, dan moeten ze een openstaand dossier hebben (startdatum contract moeten gevuld zijn bij de medewerker en niet na vandaag liggen)

6. Je kunt ook de herhaalfunctie gebruiken. Kies de dag waarop je plant. Je kunt activiteiten per dag, per week, per maand etc. herhalen.

NB Deze pagina kan ter beschikking worden gesteld aan die functionarissen die dit mogen doen.De planning kan ook beschikbaar worden gesteld aan anderen die alleen mogen inzien en registreren.

Hoe ongeveer?

12

5 Welke mogelijkheden heb ik om activiteiten te plannen?

1. Doordat je op een verschillende manier kan omgaan met de planning, kan je als organisatie kiezen op welke manier je de planning wilt gebruiken:- Er is de mogelijkheid om bij het plannen al meteen de klanten en de medewerkers bij de activiteit in te plannen.- Er is de mogelijkheid om de planning in te voeren, te printen en te hangen op een prikbord om in te tekenen en dan later als coördinator de aanwezigen toe te voegen.- Of er is de mogelijkheid om de activiteiten te publiceren, zodat men zichzelf online kan inschrijven. Er komt een koppeling beschikbaar om deze planning aan de website te koppelen. We maken nog een bewakingsoverzicht hierbij zodat je als coördinator snel kunt zien of er voldoende inschrijvingen zijn (van zowel deelnemers als medewerkers).

Hoe ongeveer?

13

6 Hoe houd ik rekening met beschikbaarheid?

1. Wanneer je wilt plannen en meteen zichtbaar wilt hebben welke medewerkers (en vrijwilligers) er beschikbaar zijn, dan kan je in het dossier van die medewerker en vrijwilliger ook de beschikbaarheid vastleggen.

2. Wanneer je daar in de beschikbaarheidsagenda vastlegt, wanneer je wel en niet beschikbaar bent, houdt de activiteitenplanning daar rekening mee.

Hoe ongeveer?

14

7 Hoe bekijk ik de geplande activiteiten?

Hier zijn verschillende mogelijkheden voor.1. Allereest kan je in de agenda zelf als beheerder zien wat je hebt gepland. Je kunt switchen tussen een dag en weekweergave. Klik op activiteit en je ziet de details;2. Je kunt de geplande activiteiten ook in Word downloaden (een mogelijkheid tot datumselectie volgt nog).3. Je kunt de geplande activiteiten ook naar Excel exporteren (via Registratie in de grijze balk).4. Je kunt de activiteiten publiceren en zo deelnemers (en medewerkers) laten inschrijven.5. En uiteraard: de medewerker die de activiteit uitvoert, ziet de activiteit op de tijdlijn. Vanuit daar kan er geregistreerd worden. Het registreren kan ook vanuit deze centrale agenda zelf.

Hoe ongeveer?

15

8 Hoe registreer ik de uitgevoerde activiteiten?

Door in de centrale agenda op een activiteit te klikken, kan je de activiteit aanpassen (mits je daar de rechten toe hebt), maar je kan ook registreren. Indien het juiste label aan de activiteit hangt is het ook mogelijk deelnemers anoniem te registreren. Maar uiteraard kan het ook op naam. Je kan eventueel ook niet ingeschreven deelnemers – die toch komen – ook toevoegen aan de activiteit.De aanwezigheid kan je daarna uiteraard exporteren. Meer daarover volgt binnenkort.

Hoe ongeveer?

16

9 Hoe kunnen deelnemers anoniem geregistreerd worden?

1. Wanneer een activiteiten een kenmerk heeft, dat vervolgens weer het label ‘inloop’ heeft, verschijnt er onder de knop ‘registratie’ ook een leeg invoerveld.

2. Vul hier het aantal deelnemers in. Je koppelt nu geen dossiers, maar geeft alleen het aantal anonieme deelnemers op.

Hoe ongeveer?

17

10 Hoe monitor ik de geplande en geregistreerde activiteiten?

Signalering kleuren in de activiteitenagendaRood Activiteit staat in agenda, maar er zijn nog helemaal geen medewerkers

aan gekoppeld en/of helemaal geen klanten.

Blauw Activiteit staat in agenda, er zijn medewerkers en klanten aan gekoppeld binnen het minimum en maximum, maar de datum is nog niet geweest dus registratie is nog niet van toepassing.

Oranje Activiteit is gepland, er zijn medewerkers en klanten aan gekoppeld, maar de activiteit is niet doorgegaan.

Geel De activiteit is wel geweest (dat vandaag na datum activiteit), maar de activiteit is nog niet geregistreerd

Groen De activiteit is wel geweest (dat vandaag na datum activiteit), en de activiteit is wel geregistreerd

Symbolen Er worden nog symbolen aan de activiteiten toegevoegd voor extra duidelijkheid

Het monitoren van de voortgang kan gemakkelijk door de agenda op een weekweergave te plaatsen en dan naar de kleuren te kijken. De volgende kleuren worden weergegeven:

Hoe ongeveer?

18

Wat voegen we binnenkort nog toe?

1. Mogelijkheid tot het publiceren van activiteiten op de eigen website door het inzetten van een ‘api’ en het online kunnen inschrijven;

2. Weergave op de inschrijfpagina dat een activiteit ‘vol’ is of al is ingevuld, wanneer het aantal deelnemers of medewerkers het maximum overschrijdt;

3. Het plaatsen van de inschrijvingen boven het maximaal aantal deelnemers op een ‘wachtlijst’;

4. Meer Excel rapportages, waarin ook te zien is hoeveel deelnemers er per activiteit zijn, maar ook hoeveel activiteiten er per medewerker zijn etc.;

5. Een Improvement Dashboard waarbij begroting en realisatie zichtbaar wordt met kleuren en percentages, zodat er in één oogopslag gestuurd kan worden op bezetting en inschrijvingen.

Het wordt nog mooier

19

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog

10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog

Hoe precies?

20

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de informele zorg

Hoe precies?

21

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog

3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog

4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de formele zorg

Hoe precies?

22

Hoe kunnen we verder helpen?Heb je meer vragen?

Klik op de zwarte knop links op je scherm.Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde vragen-database’.Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog niet voldoende?Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop. Of neem per telefoon contact met ons op.

23

De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door de Novire, kenniscentrum. Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy. De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.