Handleiding P&C FPC Rijksinrichtingen 2014

Planning & Control 2014

Handleiding Forensisch Psychiatrische

Centra (Rijksinrichtingen)

Datum 20 september 2013

Planning & Control 2014: Handleiding Forensisch Psychiatrische Centra (Rijksinrichtingen), | 20 september 2013

Pagina 3 van 49

Colofon

Afzendgegevens Directie Forensische Zorg

Zorginkoop

Turfmarkt 147

2511 DP Den Haag

Postbus 30132

2500 GC Den Haag

www.forensischezorg.nl

Contactpersoon Directie Forensische Zorg

T 088 07 25496/25497

[email protected]

Ons kenmerk DDS5753003

Auteurs Dienst Justitiële Inrichtingen

Directie Forensische Zorg


Pagina 5 van 49

Inhoud

Colofon 3

Inleiding 7

1 Sturingsrelatie rijks fpc’s 9

1.1 Besturingsmodel en Planning & Controlcyclus DJI 9

1.2 Onderdelen van de P&C-cyclus 9

2 Ontwikkelingen tbs 11

2.1 Effectueren bezuinigingen forensische zorg 11

2.1.1 Masterplan DJI 11

2.1.2 Convenant ‘Meerjarenovereenkomst forensische zorg 2013-2017’ 11

2.1.3 Tariefskorting 2014 11

2.2 Wet forensische zorg, consequenties voor de fpc’s 11

2.2.1 Inkoop tbs capaciteit 12

2.2.2 Rol NZa 12

2.3 Gewijzigd plaatsingsbeleid 12

2.4 Zicht op effectiviteit van de forensische zorg 12

2.4.1 Prestatie-indicatoren Forensische zorg 12

2.4.2 Prestatie-indicatoren Doelmatigheid 13

2.5 Kwaliteitsverbetering van de geboden zorg 13

3 Jaarplan 15

3.1 Inleiding 15

3.2 Structuur jaarplan 15

3.3 A3 jaarplan 15

3.4 Toelichting managementafsprakenbrief 16

3.4.1 Te leveren producten 17

3.4.2 Afspraken reguliere capaciteit 17

3.4.3 Budget 17

3.4.4 Plaatsingsafspraken reguliere capaciteit 17

3.5 Leegstandsregeling 18

3.6 Prestatie-indicatoren 19

3.6.1 Afspraken prestatie-indicatoren DJI 19

3.6.2 Prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie (voorheen Zichtbare Zorg) 20

3.6.3 Prestatie-indicatoren Doelmatigheid tbs 20

3.7 MITS 21

3.8 Toelichting op (brand-)veiligheidsaspecten 21

3.8.1 Integrale veiligheidsbenadering 21

3.9 Begroting 22

3.10.1 Onderhandenwerk DBBC’s: afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s 23

3.10.2 Tijdslijn DBBC 24

3.10.3 Beveiligingsniveaus 24

3.10.4 Tender- en aanbestedingscontracten 25

3.10.5 DBBC spelregels 26

3.10.6 Relevante documenten over DBBC’s 26

3.10.7 Offerte DBBC 26

3.11 Transitiemodel 26

3.12 Indexatie tarieven 27

3.13 Bijlagen jaarplan 27

3.14 Regeling voor tijdelijke crisisopname en afwezigheidsdagen 27

3.14.1 Vergoeding tijdelijke crisisopname en afwezigheidsdagen tbs-gestelden 27

DEFINITIEF | Planning & Control 2013, Handleiding Forensisch Psychiatrische Centra (Rijksinrichtingen), | 1

augustus 20123

Pagina 6 van 49

3.14.2 TBS met voorwaarden 28

3.14.3 Vergoeding aan een FPC 28

3.14.4 Vergoeding aan forensische zorginstellingen 28

5 Structuur financieel jaarverslag 32

5.1 Inleiding 32

5.2 Controle van de gegevens 32

5.3 Opstellen van het financiële verslag 32

5.3.1 Begin- en eindbalans en toelichting 33

5.3.2 De verlies- en winstrekening 33

5.4 Bijlagen 34

6 Managementparagraaf 35

6.1 Inleiding 35

6.2 Doelstelling in control verklaring 35

6.3 Werking en opbouw managementparagraaf 35

6.4 Relatie managementparagraaf met de reguliere P&C-cyclus 36

6.4.1 Individueel ‘Niet in control’ 37

6.4.2 Geaggregeerd ‘Niet in control’ 37

6.4.3 Op concernniveau ‘Niet in control’ 37

6.5 Managementparagraaf DJI 37

Bijlage 1 Planning- & controlcyclus 2014 DForZo 39

Bijlage 2 Onderbouwing offerte DBBC FPC 41

Bijlage 3 Conversietabel DBBC’s verblijf 43

Bijlage 4 Uitvraag (brand-)veiligheid 44

Bijlage 5 Formats en P&C documenten 47

Bijlage 6 Informatienummers 49


Pagina 7 van 49

Inleiding

De minister van Veiligheid en Justitie is verantwoordelijk voor forensische zorg in

een strafrechtelijk kader en heeft deze verantwoordelijkheid belegd bij de directie

Forensische Zorg (DForZo) van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI). Voor de

uitvoering van deze verantwoordelijkheid maakt DForZo afspraken met

zorgaanbieders in de geestelijke gezondheidszorg, de gehandicaptenzorg en de

opvang voor forensische zorg. Met de Forensisch Psychiatrische Centra (fpc’s)

worden tot het moment van de inwerkingtreding van de Wet Forensische zorg op

basis van een subsidierelatie afspraken gemaakt voor de TBS met dwangverpleging.

De eerdere subsidieovereenkomst is met het oog op de inwerkingtreding van deze

wet opgezegd per 1-1-2014. Omdat de Wfz bij de publicatie van het inkoopbeleid

2014 nog niet inwerking is getreden, wordt in 2014 de huidige subsidierelatie

gecontinueerd.

Hiertoe stelt DForZo voor het jaar 2014 twee documenten op voor de Fpc’s:

• de Handleiding Planning & Control 2014 Forensisch Psychiatrische Centra

(particuliere inrichtingen);

• de Handleiding Planning & Control 2014 Forensisch Psychiatrische Centra

(Rijksinrichtingen).

Voor u ligt de Handleiding Planning & Control 2014 Forensisch Psychiatrische Centra

(Rijksinrichtingen). In deze handleiding wordt beschreven op welke wijze u het

jaarplan van uw fpc dient op te stellen en op welke wijze u zich hierover in het jaar

2014 dient te verantwoorden.

Deze handleiding is mede gebaseerd op het meerjarenbeleid Inkoop forensische

zorg 2014 -2018. Dit beleid is gepubliceerd op de website www.forensischezorg.nl

De definities van prestatie-indicatoren, de in te vullen formats inclusief de

bijbehorende toelichtingen en algemene teksten zoals financiële kaderregelingen en

de financiële begrippenlijst worden gepubliceerd op www.forensischezorg.nl

Opbouw handleiding

In deze handleiding worden de P&C-cyclus, A3-besturingsmethodiek en

managementparagraaf beschreven. Ook wordt ingegaan op de voor 2014 relevante

ontwikkelingen in de tbs. Daarnaast worden de onderdelen van de P&C-cyclus, zoals

het jaarplan, de viermaandsrapportages, de DBBC’s en het jaarverslag behandeld.


Pagina 9 van 49

1 Sturingsrelatie rijks fpc’s

1.1 Besturingsmodel en Planning & Controlcyclus DJI

In het kader van de P&C–cyclus wordt bij DJI een aantal

(kern-)begrippen gehanteerd. Naast ‘Planning en Control’ zijn dat:

• outputsturing;

• competentiemanagement;

• INK-managementmodel;

• A3-methodiek.

Om de ‘sturing en verantwoording’ binnen DJI te operationaliseren is eerder

outputsturing ingevoerd, wordt competentiemanagement ingezet en wordt ook het

INK-managementmodel toegepast. Het in samenhang hanteren van deze drie

besturingsprincipes is de A3-methodiek. Dit instrumentarium heeft als doel de

organisatie te ondersteunen in het behalen van de geformuleerde doelstellingen. En

hoewel de doelstellingen gelijk blijven, kunnen verschillen in sturingsrelatie binnen

DJI (rijks, particulier of inkoop) wel reden zijn voor een verschil in het (verplicht) te

hanteren instrumentarium.

Voor uitgebreide documentatie over het gehanteerde P&C-instrumentarium, wordt u

verwezen naar de volgende documentatie:

− De brochure ‘Besturingsmodel DJI en de P&C-cyclus’;

− A3-gidsen, o.a. ‘Gids voor toepassing van de A3-methodiek’, ‘Gids voor

toepassing van het A3-managementgesprek’, ‘Gids voor A3-digitaal’. Deze

gidsen zijn beschikbaar via intranet;

− Het boek ‘Coachen op gedrag en resultaat’. Hiervoor kunt u terecht bij de

afdeling Managementontwikkeling van CP&O.

1.2 Onderdelen van de P&C-cyclus

Om te komen tot sturing en verantwoording wordt tussen managementlagen een

P&C-cyclus uitgevoerd. Elke P&C-cyclus is in technisch opzicht vooral ‘logistiek,

gebaseerd op de PDCA-principes uit de Deming-circle: plan (planvorming), do

(realisatie), check (control en controle) en act (analyse op gegevens uit ‘check’ als

input voor een nieuw plan). Binnen de P&C-cyclus van DJI, worden de volgende

onderdelen onderscheiden:

• jaarplan (met als onderdeel het managementcontract);

• controlrapportages (twee- en/of viermaandsrapportages);

• jaarverslag;

• managementparagraaf.

Pas door de keuze van besturingsprincipes en -instrumentarium (zoals hiervoor

beschreven) krijgt de P&C-cyclus kleur. De P&C-cyclus kan ook worden getypeerd

als het (vooraf) bepalen en bij contract afspreken van prestaties op (jaar-)

activiteiten en het systematisch volgen, bewaken, monitoren en beheersen van de

uitvoering met behulp van vooraf vastgestelde methoden.

Goed beschouwd maakt de managementparagraaf geen deel uit van de P&C-cyclus,

maar komt hij voort uit de departementale begrotings- en verantwoordingscyclus.

Gezien de samenhang met de P&C-cyclus, is er binnen DJI voor gekozen om de

managementparagraaf wel in de handleidingen P&C op te nemen en wordt in deze

handleiding het proces van de managementparagraaf en de relatie met de P&C-

cyclus uiteengezet.


augustus 20123

Pagina 10 van 49

Naast de hierboven genoemde onderdelen van de P&C-cyclus worden tegelijkertijd

met het jaarplan andere informatiedocumenten (zoals huisvestingsvoorzieningen)

gevraagd. Deze zijn geen onderdeel van de P&C-cyclus, maar om praktische

redenen loopt de informatievoorziening hieromtrent wel gelijk met de P&C-cyclus.

Het tijdpad voor de P&C-cyclus is beschreven in bijlage 1.


Pagina 11 van 49

2 Ontwikkelingen tbs

In dit hoofdstuk wordt stilgestaan bij de belangrijkste ontwikkelingen in de

forensische zorg die van belang zijn voor de tbs-sector en daarmee voor het

indienen van een jaarplan.

2.1 Effectueren bezuinigingen forensische zorg

2.1.1 Masterplan DJI

In het masterplan DJI is vast gelegd hoe het budget voor forensische zorg wordt

teruggebracht. Deze wordt gerealiseerd door een capaciteitsreductie in de tbs welke

is ingegeven door zowel de bezuinigingsopdracht van het kabinet aan DJI als de

afnemende behoefte aan tbs-capaciteit. De capaciteitsreductie in de tbs was niet

voldoende om de taakstelling voor de forensische zorg van DJI te kunnen realiseren,

daarom wordt zowel in de tbs als in de overige forensische zorg een tariefsingreep

doorgevoerd en wordt de behandelduur in de tbs teruggebracht naar gemiddeld acht

jaar.

2.1.2 Convenant ‘Meerjarenovereenkomst forensische zorg 2013-2017’

Als gevolg van de taakstellingsopdracht van DJI zijn met de overkoepelende

brancheorganisaties in de forensische zorg gesprekken gevoerd over een agenda die

enerzijds recht doet aan de inhoudelijke ambities en mogelijkheden, en anderzijds

op verantwoorde wijze de bezuinigingen verwerkt. Het resultaat hiervan is een

‘Meerjarenovereenkomst Forensische Zorg 2013-2017’ ondertekend door het

ministerie van Veiligheid en Justitie, GGZ Nederland en de Vereniging

Gehandicaptenzorg Nederland. In dit convenant zijn afspraken gemaakt voor een

gezamenlijke agenda om de forensische zorg kwalitatief hoogwaardig en betaalbaar

te houden.

In het convenant is vastgelegd dat voor de terugdringing van de behandelduur een

taskforce wordt ingericht. Er ligt grote druk op de opdracht van de taskforce omdat

wanneer dit niet wordt gehaald als ultiem remedium de financiële taakstelling wordt

gerealiseerd door middel van een generieke tariefskorting.

2.1.3 Tariefskorting 2014

Voor het jaar 2014 geldt voor de tbs-sector een tariefskorting van 4,5 % voor de

basiscapaciteit, dit is exclusief de tenders. Alleen voor tender V geldt de eerder

overeengekomen tariefskorting van 2%.

2.2 Wet forensische zorg, consequenties voor de fpc’s

In de Wet forensische zorg (Wfz) wordt de brede stelselherziening van de

forensische zorg geregeld. Het bevat onder andere wetgeving over de inkoop en

financiering; de aanspraak op forensische zorg; de plaatsing van justitiabelen in de zorg en sturingsrelaties. De inwerkingtreding van deze wet is voorzien in 2014. In afwachting van de inwerkingtreding van de Wfz is het Interimbesluit Forensische Zorg de wettelijke basis voor het huidige forensische zorgstelsel. Met de inwerkingtreding van de Wfz, vervalt dit Interimbesluit.


augustus 20123

Pagina 12 van 49

2.2.1 Inkoop tbs capaciteit

Met de inwerkingtreding van de Wfz wordt de inkoop van de tbs-capaciteit geregeld.

Omdat deze wet bij de publicatie van het inkoopbeleid 2014 nog niet inwerking is

getreden, wordt in 2014 de huidige subsidierelatie gecontinueerd. Vanaf 2015 is er

sprake van een inkooprelatie.

In 2014 staan de afspraken met de fpc’s in het teken van de afbouw van de tbs-

capaciteit ten gevolge van het Masterplan DJI.

In 2014 wordt gestart met de voorbereiding van de inkoop van de capaciteit voor

bijzondere doelgroepen in de tbs die vanwege de beperkte omvang en specifieke

gebouwelijke en zorginhoudelijke eisen geconcentreerd worden en/of blijven bij een

aantal fpc’s.

Met de jaarlijkse behoeftestelling voor de forensische zorg wordt de ontwikkeling

van de tbs-capaciteit in kaart gebracht. Deze informatie in combinatie met de PMJ-

ramingen vormen input voor de capaciteitsplanning op korte en lange termijn. Dit

vindt zijn beslag in de jaarlijkse inkoop van tbs-capaciteit.

2.2.2 Rol NZa

De Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) stelt sinds de inwerkingtreding van het

Interimbesluit de prestaties en tarieven in de forensische zorg vast. De

artikelen van de Wet marktordening gezondheidszorg (Wmg) waarin de

bevoegdheden van de NZa tot het nemen van handhavingsmaatregelen zijn

vastgelegd, blijven voor wat betreft de forensische zorg vooralsnog buiten

beschouwing. Wanneer de Wfz in werking treedt, wordt de gehele Wmg integraal

(inclusief het handhavingsinstrumentarium) van toepassing op de forensische zorg,

De tarieven voor 2014 zijn op 13 september jl. vastgesteld en zijn te vinden op

www.nza.nl.

2.3 Gewijzigd plaatsingsbeleid

Vanaf 2014 worden tbs-gestelden regionaal geplaatst tenzij er contra-indicaties

daartoe zijn. Contra-indicaties voor regionale plaatsing zijn van toepassing voor

bijvoorbeeld een aantal bijzondere doelgroepen zoals longstay patiënten, patiënten

met een EVBG-status en vreemdelingen en die vanwege de beperkte omvang en

specifieke gebouwelijke en zorginhoudelijke eisen geconcentreerd worden bij een

aantal fpc’s. Deze plaatsingssytematiek speelt een rol bij de regionale

behoeftebepaling die leidend zal zijn bij de inkoop van tbs-capaciteit voor de

komende jaren. Het plaatsingsbeleid wordt in het najaar van 2013 gepubliceerd.

2.4 Zicht op effectiviteit van de forensische zorg

Door middel van verschillende trajecten krijgt DForZo steeds beter zicht op de

kwaliteit van zorg. De prestatie-indicatoren die in deze trajecten worden ontwikkeld,

worden in de zorginkoop toegepast. De scores op de prestatie-indicatoren worden

vanaf 2015 meegewogen. In de tbs-sector zijn twee trajecten van belang.

2.4.1 Prestatie-indicatoren Forensische zorg

Het eerste traject, Prestatie-indicatoren Forensische Zorg, geldt voor alle

forensische zorg aanbieders dus ook voor de fpc’s. De prestatie-indicatoren

Forensische Zorg is een vervolg van het eerdere traject Zichtbare Zorg van het

ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). In dit traject zijn met de

verschillende stakeholders indicatoren ontwikkeld die de kwaliteit van zorg

inzichtelijk maken. Vanaf 2013 heeft het Expertisecentrum Forensische Psychiatrie

(EFP) de opdracht van de Directie Forensische zorg, in samenspraak met GGZ NL,

gekregen de indicatoren door te ontwikkelen. Het doel is te komen tot indicatoren

die zo veel mogelijk op uitkomsten van zorg toezien. Voor de indicatoren over

verslagjaar 2014 geldt dat er de set bestaat uit zowel proces- als outputindicatoren.


Pagina 13 van 49

In 2014 zal daarom nog een doorontwikkeling naar meer outputindicatoren

plaatsvinden.

2.4.2 Prestatie-indicatoren Doelmatigheid

Daarnaast is specifiek voor de tbs-sector het ontwikkel traject van de Prestatie-

indicatoren Doelmatigheid gestart in 2011. In samenspraak met

vertegenwoordigers van de fpc’s is afgesproken indicatoren te ontwikkelen die

toezien op een tweetal aspecten van de (effectiviteit van) de tbs-behandeling,

namelijk (1) de doorlooptijd van de behandeling (behandelduur) en (2)

maatschappelijke veiligheid (recidive / risico). De uitwerking van de eerste

indicatoren, betrekking hebbend op de behandelduur, zijn begin 2012 en begin 2013

aan ieder fpc verstrekt en besproken tijdens de jaarverslaggesprekken. Daarnaast

zijn in 2013 nog aanvullende indicatoren ontwikkeld op het gebied van de

behandelduur, zodat het totale behandeltraject in beeld komen. Deze indicatoren

worden naar verwachting begin 2014 voor de eerste keer verstrekt aan de fpc’s. U

wordt per brief geïnformeerd hoe DForZo in 2014 met deze indicatoren zal omgaan.

Met betrekking tot het tweede aspect van de prestatie-indicatoren Doelmatigheid,

de maatschappelijke veiligheid, heeft het Wetenschappelijk Onderzoeks- en

Documentatiecentrum (WODC) in 2012 een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd. Dit

onderzoek had tot doel te onderzoeken in hoeverre het mogelijk is de recidive-

cijfers op instellingsniveau te genereren. Uitkomst van dit haalbaarheidsonderzoek

is onder andere dat bijkomende informatie, primair aanwezig binnen fpc’s, nodig is

om te komen tot meer betrouwbare en interpreteerbare cijfers. Om dit verder te

ontwikkelen zal het WODC in de tweede helft van 2013 het haalbaarheidsonderzoek

met het veld continueren. Dit is des te meer van belang aangezien de

Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie tijdens een algemeen overleg in de eerste

helft van 2013 heeft toegezegd de uitkomsten van het haalbaarheidsonderzoek naar

de Tweede Kamer te zullen sturen. In 2013 worden de recidivecijfers per fpc nog

anoniem verstrekt; in 2014 zullen de recidivecijfers naar verwachting op fpc-niveau

aan de Tweede Kamer gerapporteerd worden.

Hiernaast zal DForZo in 2014 voor de eerste keer de indicator risico-taxatie van de

fpc’s ontvangen.

2.5 Kwaliteitsverbetering van de geboden zorg

Het forensische zorgveld heeft samen met het ministerie van Veiligheid en Justitie

en GGZ Nederland het initiatief genomen om de kwaliteit van de forensische zorg

(verder) te verbeteren en zichtbaar te maken. Deze kwaliteitsverbetering wordt

vormgegeven vanuit het meerjaren Programma Kwaliteit Forensische Zorg (KFZ)

dat in 2011 is gestart. Het programma zet in zowel op methodiekontwikkeling als

het inzichtelijk maken van de uitkomsten van zorg. Het belang van het ministerie

van Veiligheid en Justitie bij dit programma is onder andere dat voor een aantal veel

voorkomende doelgroepen in de forensische zorg specifiek zorgaanbod beschikbaar

komt, duidelijkheid ontstaat over de aangewezen risicotaxatie-instrumenten in

verschillende settingen en bij verschillende doelgroepen, en het routine outcome

monitoring een belangrijke impuls krijgt.

In de ‘Meerjarenovereenkomst forensische zorg 2013-2017’ is afgesproken dat het

programma KFZ in ieder geval tot en met 2017 in geïntensiveerde vorm wordt

voortgezet.

De kwaliteitsontwikkeling binnen dit programma is niet vrijblijvend. De sector zal in

de komende periode worden gevraagd om de positieve resultaten hiervan te

implementeren.


augustus 20123

Pagina 15 van 49

3 Jaarplan

3.1 Inleiding

In het jaarplan doet het FPC voorstellen voor productieafspraken in 2014 (op basis

van budgetparameters en DBBC’s). U wordt verzocht het jaarplan uiterlijk 1

november 2013 digitaal ([email protected]) en in tweevoud per post

te versturen naar:

Ministerie van Veiligheid en Justitie


t.a.v. dhr. G.V.M. van Gemert

Postbus 30132

2500 GC in Den Haag

Bij de inkoop van de overige forensische zorg wordt gebruik gemaakt van de

Forensische Zorg Applicatie (FORZA) voor het digitaal indienen van de offertes. Deze

applicatie wordt niet gebruikt voor het indienen van de jaarplannen tbs.

In november of december vindt het jaarplangesprek plaats tussen u en DForZo. De

afspraken die in dit gesprek worden gemaakt vinden hun weerslag in de

managementafsprakenbrief, inkoop DBBC’s en het verslag van het jaarplangesprek.

3.2 Structuur jaarplan

Het jaarplan van uw FPC dient de volgende onderdelen te omvatten:

• Inleiding (interne ontwikkelingen, trajecten etc.)

• A3-jaarplan

• Toelichting managementafsprakenbrief:

− Te leveren producten

− Afspraken reguliere capaciteit

− Afspraken tijdelijke capaciteit (facultatief)

− Budget

− Doelstelling en toelichting prestatie-indicatoren

− Toelichting brandveiligheid

• Begroting

• Voorstel Diagnose behandel en beveiligingscombinaties (DBBC)

• Bijlagen:

− Inventarisatie huisvestingsvoorzieningen

− Meerjarig investeringsplan

DForZo zal het bij het opstellen van het jaarplan te hanteren format “Financiële

overzichten DForZo Rijks 2014” tijdig op DJI-intranet plaatsen.

3.3 A3 jaarplan

Het A3-jaarplan is een overzichtelijke weergave van de beoogde resultaten die het

FPC voor het komende jaar als doel heeft gesteld en de hiervoor benodigde

activiteiten, op basis van het INK-managementmodel. Een dergelijk ingevuld A3-

format (A3-jaarplan) dient u in het jaarplan van het FPC op te nemen. De voor- (en

achterzijde) van het jaarplan dienen te bestaan uit een A3-overzicht. Een voorbeeld

van een A3-jaarverslag en een toelichting op het A3 jaarplan is te vinden op

www.forensischezorg.nl.

De voorpagina is een uitvouwbaar A3 jaarplan voor het komende jaar (2014).

De achterpagina is een uitvouwbaar A3 jaarplan van het huidige jaar (2013).


augustus 20123

Pagina 16 van 49

Het A3-jaarplan toont de missie/visie en de succesbepalende factoren (SBF-en) van

het FPC. De resultaten staan (onder meer als prestatie-indicatoren) genoemd in de

vier resultaatgebieden: medewerkers, klanten en leveranciers, maatschappij en

bestuur en financiers. De inspanningen (activiteiten) staan in de vijf

organisatiegebieden: leiderschap, management van medewerkers, strategie en

beleid, management van middelen en management van processen. Het aandacht

schenken aan de samenhang tussen inspanningen op de organisatiegebieden en de

daarmee beoogde resultaten op de resultaatgebieden is essentieel. Het gaat erom

dat hierin een balans ontstaat.

Om de verbanden aan te geven tussen succesbepalende factoren, prestatie-

indicatoren en activiteiten wordt met kleuren gewerkt. Er wordt per resultaatgebied

één kleur gebruikt die wordt doorgetrokken voor de SBF en de bijbehorende

prestatie-indicatoren en de daartoe te ondernemen activiteiten. Zo worden de ‘rode

draden’ vanuit missie/visie, succesbepalende factoren, prestatie-indicatoren en

activiteiten in één oogopslag en in samenhang door middel van kleuren inzichtelijk

gemaakt.

3.4 Toelichting managementafsprakenbrief

In het verlengde van het jaarplan stelt de FPC-directeur de concept-

managementafsprakenbrief op, waarin hij aangeeft op welke wijze hij de

doelstellingen en de resultaten in het jaarplan denkt te realiseren. De

managementafsprakenbrief bevat de managementafspraken voor een planjaar

tussen de directeur Forensische Zorg en de FPC-directeur. De

managementafspraken betreffen de prestaties respectievelijk de inspanningen die in

het jaar door de inrichting moeten worden geleverd.

In deze paragraaf leest u hoe u een voorstel maakt voor producten, budget en

speerpunten.

De toegevoegde waarde van de managementafsprakenbrief ten opzichte van het

A3-jaarplan, is dat na afloop van het A3–jaarplan gesprek:

• belangrijke thema’s zijn doorvertaald in managementafspraken waarop de

directeur Forensische Zorg stuurt resp. door de FPC-directeur wordt verantwoord;

• P x Q-productieafspraken zijn verbijzonderd naar te onderscheiden producttypes,

en naar de bijbehorende budgetten;

• de prestatieafspraken op alle stuurindicatoren zijn vastgelegd;

• doelstellingen op alle prestatie-indicatoren zijn vastgelegd in het kader van de

verantwoording;

• managementafspraken op speerpunten zijn vastgelegd, die mogelijk niet in de

A3-jaarplannen van de sector en de inrichting zijn opgenomen.

Het ingediende jaarplan is samen met de (concept) managementafsprakenbrief

input voor het A3-jaarplangesprek met de directeur Forensische Zorg. De invulling

van de met u overeengekomen aanpassingen van het managementafsprakenbrief

wordt verzorgd door DForZo. Na het gesprek met de directeur Forensische Zorg

worden de nader gemaakte afspraken verwerkt in het definitieve

managementcontract.

De managementafsprakenbrief omvat een aantal onderwerpen dat hierna wordt

toegelicht. Een voorbeeld van de managementafsprakenbrief met de genoemde

onderwerpen vind u op intranet.


augustus 20123

Pagina 17 van 49

3.4.1 Te leveren producten

In deze paragraaf vindt u informatie die betrokken dient te worden bij het opstellen

van een voorstel voor productie- en plaatsingsafspraken. Er wordt in 2014 een

onderscheid gemaakt in de reguliere afspraken en afspraken voor tijdelijke

capaciteit om de uitstroom van de capaciteitsreductie ten gevolge van het

Masterplan DJI op te vangen. Zie voor deze uitvraag van tijdelijke capaciteit in

hoofdstuk 4.

3.4.2 Afspraken reguliere capaciteit

Voor het jaar 2014 wordt met u een afspraak gemaakt voor de reguliere capaciteit

die conform de systematiek zoals ik die met u in 2013 overeen ben gekomen.

In uw jaarplan doet u een voorstel voor de in het planjaar te leveren productie per

producttype. Graag verneemt DForZo van u de door u gewenste verhouding tussen

de volgende parameters:

− EVBG-patiënten en longstay patiënten (absolute aantallen);

− longstay-basis/longstay-intensief (o.b.v. LAP plaatsingsadvies en

plaatsingsbesluit van de Minister);

− aantal tijdelijke tbs-plaatsen -III en/of –IV en/of V.

Ten aanzien van uw vaste capaciteit ontvangt u ten behoeve van de budgetbepaling

van DForZo de verhouding tussen doorstroom- en verblijfsplaatsen.

U geeft het totaal aantal plaatsen voor de te leveren capaciteit aan per 1-1-2014 en

per 31-12-2014. Vervolgens berekent u de gewogen gemiddelde capaciteit over

2014 (berekening op dagbasis). Hierbij houdt u rekening met de periode waarin u

een eventuele capaciteitsuitbreiding of -inkrimping van het betreffende product

verwacht. Indien u wijzigingen verwacht in de capaciteit per 1-1-2014 (ten opzichte

van het lopende jaar) en per 31-12-2014 (ten opzichte van 1-1-2014) verzoekt

DForZo u hierop een toelichting te geven waarin u aangeeft waarom u deze

wijziging verwacht.

3.4.3 Budget

Het budget zal worden vastgesteld bij de managementafsprakenbrief, op basis van

de door u opgestelde en met u besproken begroting.

3.4.4 Plaatsingsafspraken reguliere capaciteit

Voor het bepalen van het aantal eerste opnames verwijst DForZo u naar de definitie

van een eerste opname. Deze kunt u vinden in de betreffende NZa-beleidsregel.

Bij het opstellen van uw voorstel is het belangrijk uw verwachte uitstroom te

betrekken.

Naast het aantal (eerste) opnames verzoekt DForZo u aan te geven wat voor uw

FPC de verhouding is tussen:

• man/vrouw

• persoonlijkheidsgestoorden

• psychotici

• IQ< 80

De plaatsing van tbs-gestelden zal vanaf 2014 geschieden conform het nieuwe

plaatsingsbeleid waarbij geplaatst wordt op basis van regionaliteit (herkomst en

bestemming) tenzij een contra-indicatie aanleiding geeft dit niet te doen. Daarmee

wordt er niet langer conform de aselecte systematiek geplaatst. Dit geldt niet voor

alle doelgroepen. Een aantal doelgroepen zal vanwege specifieke zorginhoudelijke

en gebouwelijke eisen geconcentreerd blijven bij een aantal fpc’s. In 2014 wordt


augustus 20123

Pagina 18 van 49

een voorbereiding gemaakt voor inkoop van capaciteit voor deze specifieke

doelgroepen.

DForZo zal voor 2014, voor zover mogelijk en indien van toepassing, flexibele

plaatsingsafspraken maken met de fpc’s voor de reguliere capaciteit. Hierdoor wordt

u gevraagd om –in alle redelijkheid- ook patiënten op te nemen van een andere

categorie dan waarover vooraf plaatsingsafspraken zijn gemaakt.

In 2013 zijn de fpc’s, in het kader van het dalende bezettingspercentage,

geprioriteerd indien het bezettingspercentage minder dan 90% bedroeg. De

verwachting is dat het gemiddelde bezettingspercentage zal stijgen vanwege het feit

dat er geen patiënten meer worden toegeleid naar de fpc’s die in het kader van het

Masterplan zullen worden gesloten of geen tbs-capaciteit zal worden afgesproken.

Daarnaast worden er met de overige fpc’s tijdelijke afspraken gemaakt voor ‘over-

capaciteit’ waarmee de verwachting bestaat dat het niet langer nodig zal zijn fpc’s

op basis van een bezettingspercentaget te prioriteren.

3.5 Leegstandsregeling

Ondanks de hierboven geschetste capaciteitsontwikkelingen bij de Fpc’s, blijft de

leegstandsregeling voor de reguliere capaciteit ook in 2014 van toepassing. In deze

paragraaf wordt de afrekensystematiek van deze regeling beschreven.

3.5.1 Nacalculatie op basis van gerealiseerde productie

De productieafspraken worden nagecalculeerd, indien er geen sprake is van

onvoldoende toeleiding. Dit houdt in dat het budget wordt verminderd als de

gerealiseerde totale productie lager ligt dan de afgesproken totale productie die in

het budget is opgenomen. In een formule wordt de vermindering van het budget als

volgt berekend: (1 -/- (gerealiseerde productie / afgesproken totale productie)) *

(budget conform P x Q).

Een hoger gerealiseerde totale productie dan overeengekomen, dient vooraf

afgestemd te worden en zal, na schriftelijke instemming van de directeur

Forensische Zorg, tot aanpassing van het budget leiden. In beginsel wordt een

hogere productie alleen afgesproken in het kader van ‘uitbreiding tijdelijke tender-

capaciteit’.

Met betrekking tot de nacalculatie op de tijdelijke capaciteitsuitbreiding geldt het

volgende. Indien de gerealiseerde productie minder is dan de in totaal afgesproken

productie zal het niet geproduceerde deel van het budget terugvloeien naar DForZo.

Bij het eventuele terugvloeien van budget wordt eerst gerekend met P*Q - budget –

indien van toepassing van de tijdelijke capaciteit -V, vervolgens –indien van

toepassing– van de tijdelijke capaciteit -IV, vervolgens –indien van toepassing– van

de tijdelijke capaciteit -III en vervolgens – indien van toepassing– van de reguliere

capaciteit.

3.5.2 Voorwaarden leegstandsregeling in 2014

Volgens de leegstandsregeling wordt zoals hierboven beschreven, eerst de P*Q op

de laatst afgesproken en goedgekeurde tender in mindering gebracht. Aan de

leegstandsregeling worden de volgende voorwaarden verbonden:

1 Nadrukkelijk wordt gewezen op het gegeven dat expliciet gekeken zal worden of

er afwijzingen van patiënten hebben plaatsgevonden. Naast het gegeven dat

patiënten niet meer mogen worden geweigerd zal ook de beoordelingstermijn van

langer dan vier weken niet worden toegestaan. Daarnaast dienen de fpc’s na het

verstrijken van de beoordelingstermijn de patiënt binnen afzienbare tijd moeten


augustus 20123

Pagina 19 van 49

opnemen, uiterlijk binnen 14 dagen. Indien deze termijnen worden overschreden,

kan geen aanspraak worden gemaakt op de leegstandsregeling.

2 Indien er sprake is van een wachtlijst gedurende 2014, dan zal de reguliere

kortingsregeling worden toegepast gedurende het bestaan van die wachtlijst.

Hierbij wordt de onderproductie niet veroorzaakt door het ontbreken van

toeleiding van patiënten vanuit DForZo.

3 De leegstandsregeling is van toepassing indien er ondanks de flexibele

plaatsingsafspraken sprake is van onderproductie als gevolg van het ontbreken

van toeleiding van patiënten vanuit DForZo.

4 De leegstandsregeling is niet van toepassing op een transmurale voorziening.

3.5.3 Vergoeding leegstandsregeling

Indien sprake is van een leegstandsvergoeding worden de volgende kosten vergoed:

1 de kosten inzake de huisvesting (kapitaallasten (ad € 50 per dag plus indexatie

(indien van toepassing), RGD-huur, energie, OZB);

2 de hoge bedprijs TBS/FPK (in alle gevallen).

De kosten van instandhouding, inventaris en de geoormerkte kosten die separaat

worden afgerekend worden buiten beschouwing gelaten.

De leegstandsregeling vervalt bij volledige invoer van de DBBC’s (en daarmee ook

de NHC’s). In zowel het DBBC tarief als wel in de NHC is een percentage opgenomen

voor dekking van de leegstand. Bij de invoer van het zogenoemde transitiemodel

(zie beleidsregels van de NZa) zal de leegstandregeling ook procentueel worden

berekend op basis van de budgetparameters.

3.6 Prestatie-indicatoren

Bij het opstellen van het A3-jaarplan zijn de prestatie-indicatoren van groot belang.

In het jaar 2014 worden voor de Rijks Fpc’s drie sets prestatie-indicatoren

gehanteerd:

• prestatie-indicatoren van DJI;

• prestatie-indicatoren voor de Forensische zorg (voorheen “Zichtbare Zorg”);

• prestatie-indicatoren “Doelmatigheid tbs”.

Hieronder worden de voor rijks-fpc’s van toepassing zijnde prestatie-indicatoren van

DJI weergegeven. U rapporteert over deze prestatie-indicatoren in uw

viermaandsrapportage en in uw jaarverslag.

DForZo verzoekt u in uw jaarplan een doelstelling op te nemen per indicator. Deze

doelstelling is de af te spreken score van een prestatie-indicator voor 2014. De

doelstelling kan afwijken van andere fpc’s en andere jaren. U wordt verzocht de

doelstelling te relateren aan de scores van de afgelopen jaren en deze toe te lichten.

In het A3 neemt u alleen die indicatoren op waarop u in het jaarplan gaat sturen.

Voor deze prestatie-indicatoren, de stuurindicatoren, zijn zowel de norm als de

doelstelling van toepassing. Voor de resterende prestatie-indicatoren

(verantwoordingsindicatoren) is alleen de norm van toepassing.

3.6.1 Afspraken prestatie-indicatoren DJI

Op de website www.forensischezorg.nl is een overzicht opgenomen van de voor de

rijks-fpc’s geldende prestatie-indicatoren. De prestatie-indicatoren die decentraal

zijn ontwikkeld kunnen door de decentrale manager naar eigen inzicht worden

opgenomen in het eigen A3-jaarplan. Deze prestatie-indicatoren zullen worden

besproken met de directeur Forensische Zorg.


augustus 20123

Pagina 20 van 49

Prestatie-indicatoren DForZo 2013 Rijks Fpc’s

FPC

Fre

quentie

Prestatie-indicatoren (relevant) uit informatieprotocol bestuursdepartement

1 Bezettingsgraad X 3

2 Ontvluchtingen X 3

3 Overige onttrekkingen X 3

4 Aantal geweldsincidenten onderling X 3

5 Aantal geweldsincidenten tegen personeel X 3

6 Gegronde klachten X 3

7 Arbeidsverzuim personeel X 3

8 Gemiddelde behandelduur X 1

DJI-brede prestatie-indicatoren

9 Integriteit personeel X 3

10 Functioneringsgesprekken X 3

11 GVM is periodiek geactualiseerd en naar DForZo verzonden X 3

12 Mobiliteit (in- en uitstroom) van personeel X 3

DForZo-sectorale prestatie-indicatoren voor TBS

13 Instroom, voldoen aan aantal afgesproken te vergoeden eerste opnames X 3

14 Doorstroom X 3

15 Uitstroom per vertrekcategorie per FPC X 3

16 Bijzonder voorval X 3

17 Aantal recidive tijdens uitvoering TBS maatregel X 1

18 Mobiliteit personeel X 1

19 Financieel jaarresultaat FPC X 1

3.6.2 Prestatie-indicatoren Forensische Psychiatrie (voorheen Zichtbare Zorg)

Over de kwaliteit van de geboden zorg dient u verantwoording af te leggen middels

het aanleveren van een aantal prestatie-indicatoren. U kunt deze prestatie-

indicatoren vinden op www.forensischezorg.nl. Ten aanzien van de aanlevering van

de prestatie-indicatoren wordt het volgende verwacht:

• Het tijdig en juist aanleveren van de prestatie-indicatoren forensische psychiatrie

die op uw zorgconcern van toepassing zijn in het daartoe gebouwde dataportaal

bereikbaar via www.forensischezorg.nl.

• U dient de prestatie-indicatoren in het dataportaal voor alle zorginstellingen welke

onder uw zorgconcern vallen, te registeren en aan te leveren in het dataportaal (dat

wil zeggen dat er aparte registratie en aanlevering dient te geschieden voor

bijvoorbeeld een polikliniek (ambulante zorg) en een FPA (klinische zorg).

Op basis van de in het dataportaal aangeleverd prestatie-indicatoren wordt een 0-

meting gedaan voor verslagjaar 2013. In 2014 zullen in gezamenlijkheid met het

veld normen worden vastgesteld welke in de inkoop 2015 financiële consequenties

zullen hebben.

3.6.3 Prestatie-indicatoren Doelmatigheid tbs

Zie hoofdstuk 2 voor een toelichting op de prestatie-indicatoren Doelmatigheid tbs.


augustus 20123

Pagina 21 van 49

DForZo verzoekt u in uw jaarplan 2014 inzichtelijk te maken op welke wijze u stuurt

op een verkorting van de behandelduur en daarmee een verbetering van de

uitkomst(en) op de indicator(-en).

3.7 MITS

Het FPC heeft een registratieverplichting inzake MITS. Dit houdt in dat alle

mogelijke informatie met betrekking tot de patiënt in MITS bijgehouden dient te

worden. MITS wordt door DForZo gebruikt als informatiebron voor allerlei

doeleinden, onder meer voor rapportages naar de Tweede Kamer. Tevens is MITS in

principe leidend bij onder meer het bepalen van het totaal aan verzorgingsdagen bij

de eindafrekening.

3.8 Toelichting op (brand-)veiligheidsaspecten

In 2006 is naar aanleiding van de Schipholbrand door de Rijksinspecties (parallel

aan het onderzoek van de Onderzoeksraad voor Veiligheid) een indicatief onderzoek

uitgevoerd naar de brandveiligheid van een vijftal, in unitbouw uitgevoerde,

justitiële inrichtingen. De resultaten waren zodanig dat een grootschalig

vervolgonderzoek noodzakelijk was. In 2007 is dit onderzoek door de Rijksinspecties

gehouden. Hieruit kwam naar voren dat de brandveiligheid op alle onderzochte

aspecten weliswaar verbeterd was ten opzichte van het onderzoek uit 2006, maar

dat met name de borging van de brandveiligheid op de langere termijn om aandacht

vroeg.

Voor 2010 werd een herhaling van het onderzoek aangekondigd. De voortgang van

de in 2006 aan de Kamer toegezegde verbetermaatregelen en de aanbevelingen

naar aanleiding van het onderzoek in 2007 zijn uitgangspunt geweest voor het

herhalingsonderzoek van 2010.

Over het herhalingsonderzoek 2010 hebben de inspecties op 24 mei 2011 een

rapport uitgebracht. Eén van de bevindingen betrof dat er strikte contractuele eisen

aan de particuliere klinieken moeten worden gesteld. Richting de Tweede Kamer

heeft het Kabinet, in reactie op deze aanbeveling onder meer aangekondigd dat DJI

door middel van een nieuw monitorsysteem zal monitoren en handhaven waar het

gaat om actuele en passende gebruiksvergunningen en de organisatorische

inbedding van de brandveiligheid bij de particuliere klinieken. Het MT DForZo heeft

daartoe het zogeheten ‘toezichtsarrangement DForZo’ vastgesteld.

Het toezichtarrangement beoogt een balans te vinden tussen enerzijds de eigen

verantwoordelijkheid van de (particuliere) klinieken voor de bedrijfsvoering,

waaronder de organisatie van de processen rond (brand)veiligheid en anderzijds de

verantwoordelijkheid van de Staatssecretaris om adequaat toezicht uit te oefenen

op de brandveiligheid van de klinieken en daarover verantwoording af te leggen.

3.8.1 Integrale veiligheidsbenadering

U dient in uw jaarplan aan te geven hoe de veiligheid in uw kliniek integraal wordt

geborgd. Veiligheid is niet alleen gerelateerd aan brandveiligheid, maar omvat onder

andere ook informatiebeveiliging, fysieke beveiliging, uitval van stroom- en ICT-

voorzieningen. In het jaarplan hoeft geen detailplan te worden opgenomen. Het

verzoek is om in maximaal drie pagina’s uitleg te geven over de aanpak in uw

inrichting over een aantal aspecten met betrekking tot de (brand-)veiligheid. Deze

aspecten staan opgenomen in bijlage 4 van dit document. Waarbij eerst steeds de

tekst van de inspectie wordt weergegeven gevolgd door het verzoek om toelichting

op dit punt (zie bijlage 4). De toelichting hierop kunt u integraal opnemen in uw

Jaarplan.


augustus 20123

Pagina 22 van 49

3.9 Begroting

Bij dit onderdeel worden richtlijnen en financiële overzichten gegeven voor het

opstellen van de begroting van uw fpc.

De onderdelen van de begroting zijn:

1 een onderbouwde raming van het vermoedelijk beloop in 2014;

2 een raming van baten en lasten, bestaande uit:

3 een berekening van de integrale bijdrage op basis van de verwachte productie

gekoppeld aan de meest recente tarieven zoals opgenomen in de meest recente

verstuurde budgetbrief van uw FPC, de eventuele door u aangeboden tarieven

voor tijdelijke capaciteit uitbreidingen en aangevraagde (boven)normatieve

toeslagen en toevoegingen;

4 een specificatie van de bovennormatieve toeslagen en toevoegingen voor

beleidsintensivering en /of bijzondere omstandigheden per hoofdkostensoort;

5 een berekening van de bovennormatieve toevoeging i.v.m. afschrijvingskosten

initiële investeringen huisvesting/infra;

6 een onderbouwde raming van de totale integrale uitgaven en ontvangsten voor

het begrotingsjaar.

De begroting dient te bestaan uit onderbouwde ramingen. Per onderdeel van de

begroting betekent dit:

• cijfermatig(e) overzicht(en) met de uitkomsten van de ramingen;

• toelichtingen met een duidelijke onderbouwing van de ramingen.

Zonder een onderbouwing van de ramingen is het financiële gedeelte van het

jaarplan niet volledig. De financiële overzichten kunnen van www.forensischezorg.nl

worden gedownload.

3.10 Ontwikkelingen en offerte DBBC’s

In deze paragraaf wordt beschreven op welke wijze de DBBC-systematiek in 2014

wordt toegepast en wat u in uw jaarplan hierover dient op te nemen.

In 2014 wordt voor het derde achtereenvolgende jaar zorg afspraken gemaakt op

basis van DBBC’s. De basis hiervoor is de DBBC-productstructuur 2014. De

forensische zorg inclusief tbs wordt middels DBBC’s gefactureerd. Het vangnet wordt

gevormd door 95% van de van het budget 2014 in budgetparameters. Ter

ondersteuning is de ‘Profielengids DBBC’s’ 2014 door DBBC Onderhoud opgesteld.

Voor de DBBC’s geldt in 2014 het volgende:

• de systematiek van bevoorschotting zal wijzigen (niet van toepassing bij

Rijksinrichtingen).

• de DBBC offerte vormt de basis voor de capaciteitsafspraken en financiering

(registratie, validatie en facturatie) van forensische zorg in het kader van de

tbs met dwangverpleging. Ter ondersteuning bij het opstellen van de offerte

c.q. het jaarplan is de ‘Profielengids DBBC 2014’ opgesteld;

• de vangnetconstructie (transitiemodel) is voor het 2e jaar van toepassing. De

percentages zijn identiek aan 2013. Zie ook de beleidsregel van de NZa;

• de materiële beveiliging is vanaf 2013 opgenomen in de DBBC’s en zal tot

uitdrukking komen in de Normatieve Huisvestingscomponent. Tot 2018 is een

overgangsregeling van toepassing. In 2014 maakt de NHC 30% uit van de

bekostiging van de kapitaalslasten en de oude systematiek nog voor 70%. Zie

hiervoor de beleidsregel van de NZa (niet van toepassing voor

Rijksinrichtingen);

• door de bezuinigingen zal een korting (al dan niet generiek) op de tarieven en

het volume van de afspraak worden toegepast;


augustus 20123

Pagina 23 van 49

• de verblijfsmatrix is gewijzigd. De NZa heeft voor 2014 zeven

verblijfsintensiteiten vastgesteld, in de plaats van de huidige drie. Zie de

prestatiebeschrijvingen van de NZa op www.nza.nl.

• De NZa heeft voor 2014 nieuwe maximum DBBC tarieven vastgesteld. Om

binnen het kader te kunnen blijven van het afgesloten convenant heeft DForZo

deze tarieven aangepast. Het met de branchepartijen overeengekomen

convenant geeft namelijk de budgettaire kaders aan waarbinnen de forensische

zorg wordt bekostigd de komende jaren. In de DBBC sheets zijn de aangepaste

tarieven opgenomen. Het staat u vrij om een lager tarief te offreren. Hoger is

gezien bovenstaande niet mogelijk.

• de DBBC productiesheets worden op 1 oktober 2013 op

www.forensischezorg.nl gepubliceerd.

3.10.1 Onderhandenwerk DBBC’s: afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s

Een onderdeel van de DBBC cyclus is het bepalen van het onderhandenwerk en het

totaal van de afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s. Op twee

peilmomenten van het uitvoeringsjaar 2014 dient de waarde van het OHW DBBC’s

en de afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s te worden bepaald. De

zorgaanbieders dienen uiterlijk 1 maand na het verstrijken van de peildatum, een

verantwoording in bij DForZo conform het door DForZo beschikbaar gesteld format.

Opstellen overzicht op persoonsniveau

De zorgaanbieder stelt van het OHW DBBC op de peildatum, een overzicht op

persoonsniveau op. Het betreft hier de nog niet afgesloten DBBC’s van cliënten.

Tevens stelt de zorgaanbieder een overzicht op persoonsniveau op voor de

patiënten waarvan de DBBC op de peildatum is afgesloten, maar nog niet is

gefactureerd.

Beide verantwoordingsdocumenten zijn te zijner tijd te vinden op de website

(www.forensischezorg.nl).

Waardebepaling onderhanden werk

De waardebepaling van het onderhanden werk vindt plaats op basis van de normen

van de productstructuur DBBC’s voor de forensische zorg. Uitgegaan moet worden

van:

- een gemiddeld uurtarief voor geregistreerde activiteiten en verrichtingen;

- een tarief per verzorgingsdag voor de onderhanden verblijfsoorten. De berekening

wordt uitgevoerd door het aantal verblijfsdagen per patiënt te vermenigvuldigen

met het voor het contractjaar geldende maximum tarief per verblijfsoort

(inclusief de toeslag NHC).

- het geldende maximum tarief voor de overige deel prestaties.

Waardebepaling afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s

Dit zijn DBBC's die wel zijn afgesloten voor de peildatum, maar nog niet zijn

gefactureerd. De DBBC’s dienen te worden gewaardeerd tegen het werkelijke (te

verwachten werkelijk) factuurbedrag volgens de productstructuur en de geldende

declaratiebepalingen. Voor alle duidelijkheid: deze post heeft de status van nog te

factureren DBBC’s. Deze DBBC’s worden na de peildatum gefactureerd.

Frequentie van aanlevering

Het overzicht van het OHW DBBC’s en het overzicht afgesloten maar nog niet

gefactureerde DBBC’s moet door de zorgaanbieders tweemaal per jaar aan DForZo

worden aangeleverd. De peildata waarover deze gegevens moet worden

aangeleverd zijn de volgende:


augustus 20123

Pagina 24 van 49

− 30 juni

− 31 december.

De zorgaanbieders dienen binnen een maand na deze peildata de overzichten aan te

leveren bij DForZo.

Accountantscontrole onderhanden werk DBBC’s en afgesloten maar nog niet

gefactureerde DBBC’s (peildatum 31 december 2014).

Of het totaal bedrag van het overzicht onderhanden werk DBBC’s per 31 december

2014 en het overzicht afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s per 31

december 2014 juist is bepaald, wordt jaarlijkse door middel van een door een

externe accountant uitgevoerde controle getoetst. In de door het Ministerie van

Veiligheid en Justitie op te leveren document ‘Aanwijzing Controleprotocol DBBC’s

Forensische Zorg (Inkoop en TBS)’ staat vermeld welke aanwijzingen de accountant

dient te volgen bij het controleren van deze tbc overzichten.

De zorgaanbieders dienen uiterlijk op 1 juni 2015 (jaar t+1) een controleverklaring

bij DForZo aan te leveren inzake de door de accountant uitgevoerde controle op de

juistheid van het totaal bedrag van het OHW DBBC’s en de afgesloten maar nog niet

gefactureerde DBBC’s (peildatum 31 december 2014). Het voorgaande inclusief de

door de accountant gewaarmerkte overzichten inzake de waarde van het

onderhanden werk DBBC’s en de afgesloten maar nog niet gefactureerde DBBC’s op

de peildatum 31 december 2014.

3.10.2 Tijdslijn DBBC

Hieronder ziet u een overzicht met data wanneer welke informatie opgeleverd dient

te worden in het kader van DBBC’s.

DBBC’s Inhoud Wanneer

1 DBBC factuur DBBC volgens

productstructuur

Bij afsluiting van de

DBBC.

2 DBBC’s die op 30-6-2014 nog

niet zijn afgesloten of wel

afgesloten maar nog niet

gefactureerd

Onderhanden werk

en afgesloten maar

nog niet

gefactureerde

DBBC’s ultimo juni

2014.

1 augustus 2014

Zonder controle

verklaring van de

accountant

3 DBBC's die op 31-12-2014

nog niet zijn afgesloten of

wel afgesloten maar nog niet

gefactureerd

Onderhanden werk

en afgesloten maar

nog niet

gefactureerde

DBBC’s ultimo 2014.

1 februari 2015

Zonder controle

verklaring van de

accountant

4 DBBC's die op 31-12-2014

nog niet zijn afgesloten of

wel afgesloten maar nog niet

gefactureerd

Onderhanden werk

en afgesloten maar

nog niet

gefactureerde

DBBC’s ultimo 2014.

1 juni 2015

Met controle verklaring

van de accountant

3.10.3 Beveiligingsniveaus

In de definitie van de DBBC-beveiligingsniveaus worden materiële (gebouwelijke)

aspecten onderscheiden van immateriële aspecten. De immateriële aspecten zijn

opgenomen in de DBBC tarievenstructuur. Het materiële effect is vanaf 2013

vertaald in de Normatieve Huisvestingscompontent (NHC). De invoering van de NHC

in de forensische zorg vindt gelijktijdig met de invoering van de NHC in de GGZ

plaats.


augustus 20123

Pagina 25 van 49

3.10.4 Tender- en aanbestedingscontracten

Een aantal fpc’s heeft naast de basiscapaciteit ook tijdelijke afspraken gemaakt met

het ministerie van Veiligheid en Justitie op basis van zogenaamde tender- en

aanbestedingscontracten. Ook voor deze contracten dienen de zorgaanbieders een

vertaling te maken naar DBBC’s.

Opgenomen in beleidsregel BR/FZ-0001 (overgang naar DBBC bekostiging in de

forensische zorg) is dat eventuele bestaande en toekomstige tenders (inclusief

kapitaallasten) niet meegerekend worden in de budgetomzet voor de vaststelling

van het transitiebedrag. Het ministerie van Veiligheid en Justitie heeft besloten voor

de huidige tenders het transitiemodel niet toe te passen. Voor deze tenders geldt

dus een 100% vangnet.

Het Ministerie van Veiligheid en Justitie heeft in de afgelopen jaren enkele tenders

uitgezet ten behoeve van (tijdelijke) capaciteitsuitbreiding. Na afloop van de duur

van de gegunde tender vervallen deze tijdelijke capaciteitsuitbreiding. Daarbij

verschillen de afspraken op prijs en volume tussen de toegekende

tenderaanbiedingen.

Voor Fpc’s zijn de volgende tenders uitgezet:

- Tender-IV, looptijd tot 1 januari 2015.

- Tender V, looptijd van 1 januari 2013 tot 1 januari 2016.

Zorgaanbieders en het Ministerie van Veiligheid en Justitie maken afspraken over de

prijs, het volume en de kwaliteit op basis van de DBBC productstructuur. De

afspraken over de plaatsen (oude systematiek) zijn niet één op één te relateren aan

de afspraken in DBBC’s. Aan de zorgaanbieders is gevraagd een voorstel te doen in

de inkoopsheet voor 2014. Dit geldt zowel voor de reguliere (basis) capaciteit als de

tendercapaciteit en/of de aanbestedingen.

Gelijksoortige DBBC

Het kan voorkomen dat gelijksoortige DBBC’s voorkomen in meerdere contracten

per zorgaanbieder. Indien dit van toepassing is geldt het onderstaande voor de

tenders van de Fpc’s:

In het geval een tbs-gestelde in een specifieke doelgroep (zwakbegaafd,

transmuraal of longstay) valt van een tbs-tender brengt de zorgaanbieder de DBBC

eerst onder bij de desbetreffende tbs-tender (tot aan de afgesproken maximale

omzet in huidige parameters). Bij de inkoop 2014 maakt DForZo zo nodig specifieke

afspraken hierover met de zorgaanbieder.

In het geval een tbs-gestelde niet onder één van de bovengenoemde doelgroepen

valt kiest de zorgaanbieder welk contract (regulier of tender IV of -V) passend is om

de DBBC, onder te brengen en factureert hij deze onder het desbetreffende

contractnummer (tot aan de afgesproken maximale omzet in huidige parameters).

Uitnutting contract

Bij volledige uitnutting van het aanbestedingscontract dient de DBBC ten laste van

het reguliere contract gebracht te worden. Bij volledige uitnutting van het reguliere

contract kunnen DBBC’s niet ten laste worden gebracht van het tender contract.

Ieder contract wordt apart afgerekend na afloop van het jaar. De zorgaanbieder

verantwoordt zich separaat over de tender- en aanbestedingscontracten. Daarbij

vindt de verantwoording en afrekening, zoals voorgaande jaren, per contract plaats

in de desbetreffende tender- of aanbestedingstarieven.


augustus 20123

Pagina 26 van 49

Ter informatie vindt er door de zorgaanbieder een vergelijking plaats van de onder

het tender- of aanbestedingscontract geboekte DBBC's. Indien er een verschil

bestaat tussen de verantwoording in tender- en aanbestedingstarieven en in DBBC's

verklaart de zorgaanbieder het verschil. Het doel van deze dubbele verantwoording

is dat DForZo inzicht wil krijgen in de manier waarop de tender- of

aanbestedingscontracten het beste kunnen worden verantwoord als in de toekomst

het vangnet wegvalt en DForZo zo nodig spelregels zou moeten aanpassen.

Hieronder volgt een voorbeeld hoe de een FPC kiest voor een contract:

Voorbeeld

Een FPC dat naast haar reguliere contract ook tendercontracten voor tbs-gestelden

heeft wil een afgesloten DBBC factureren van een tbs-gestelde die niet in één van

de bovengenoemde specifieke doelgroepen (zwakbegaafd, transmuraal of longstay)

valt. Hiervoor kiest zij een van de contracten uit, welke nog niet aan het

afgesproken maximum zit.

3.10.5 DBBC spelregels

Met het formeel inwerking treden van het Interim Besluit Forensische zorg is de

NZa bevoegd voor het vaststellen van prestaties en tarieven voor de forensische

zorg. Voor een algemene toelichting op de DBBC-registratie wordt verwezen naar de

beleidsregels van de NZa (waaronder de spelregels DBBC).

3.10.6 Relevante documenten over DBBC’s

De volgende documenten in het kader van DBBC’s zijn terug te vinden op de

website www.forensischezorg.nl:

� Kaderregeling AO/IC DBBC;

� Productieafsprakensheets 2014 DBBC’s;

� Profielengids DBBC 2014.

Voor de beleidsregels en spelregels DBBC van de NZa vindt u op www.nza.nl.

3.10.7 Offerte DBBC

Bij het jaarplan dient tevens een offerte in DBBC’s te worden ingediend. Daarmee

dient u rekening te houden met de verschillende capaciteitsafspraken (basis, tender

en tijdelijke capaciteit). De DBBC offerte dient inhoudelijk te worden onderbouwd

aan de hand van de vragen die in het format ‘Onderbouwing Offerte DBBC’ staat

opgenomen (zie bijlage 2). Voor de DBBC vergelijking kunt u gebruik maken van de

Profielengids DBBC 2014.

Daarnaast vragen wij vanwege de door de NZa ingevoerde wijzigingen in de

verblijfsintensiteiten dit jaar een conversietabel aan te leveren (per contract) waarin

de vertaling wordt gegeven van afspraak DBBC 2013 met drie intensiteiten naar de

DBBC offerte 2014 met zeven intensiteiten, wij vragen u hierbij tevens een

onderbouwing aan te leveren (zie bijlage 3).

3.11 Transitiemodel

De vangnetconstructie (transitiemodel) is voor het 2e jaar van toepassing. De

percentages zijn identiek aan 2013. Gelet op het ingevoerde transitiemodel (zie

beleidsregel van de NZa) is de zorgaanbieder verplicht om in 2014 in DBBC’s te

factureren. Het transitiemodel gaat uit van (een stapsgewijze) afbouw van het

vangnet in Budgetparameters. Voor de zorgaanbieders wordt hiermee de

noodzakelijkheid (en verplichting) van factureren in DBBC’s verder benadrukt.


augustus 20123

Pagina 27 van 49

3.12 Indexatie tarieven

In beginsel volgt DForZo de indexatie van de NZa in het geval van prijsbijstellingen

3.13 Bijlagen jaarplan

Bij het jaarplan, levert u tevens de volgende bijlagen aan:

1 Renovatie- en bouwplannen

U wordt verzocht eventuele renovatie- en bouwplannen in volgorde van gewenste

prioritering als bijlage in het jaarplan toe te voegen. Alleen de in het jaarplan

ingebrachte renovatie- en bouwplannen worden in behandeling genomen.

2 Meerjarig investeringsplan

Om vroegtijdig meer inzicht te verkrijgen in gewenste investeringen is het

verplicht om een meerjarig investeringsplan op te nemen in het jaarplan. Het is

hierbij van belang dat alle gewenste investeringen (inclusief

huisvestingsvoorzieningen) worden vermeld in het investeringsplan 2013, ook

wanneer daar nog geen akkoord voor is gegeven. Het SSC zal u voor de invulling

van het format benaderen (zie proces investeringsjaarplan SSC). Het SSC zal in

overleg met u het format invullen en afronden, zodat u deze als bijlage aan het

jaarplan 2014 kan toevoegen. De investeringsplannen worden door het SSC

verzameld, waarna deze worden getotaliseerd. Vervolgens zal het totale

investeringsplan van DJI worden voorgelegd aan de hoofddirectie. Na akkoord

van de hoofddirectie wordt u geïnformeerd over de voorgenomen Europese

aanbestedingen die voor het komende jaar gepland staan. Zoals vermeld in de

circulaire ‘Voorafgaand toezicht inkoop’ (28 mei 2010) zal inkoopbeheer,

waaronder ook de investeringsplannen, een vast agendapunt worden in de A3-

managementgesprekken.

3.14 Regeling voor tijdelijke crisisopname en afwezigheidsdagen

In het Wetboek van Strafrecht en het Wetboek van Strafvordering is voor de

maatregel van terbeschikkingstelling met voorwaarden geregeld dat tbs-gestelden

met voorwaarden en tbs-gestelden in de voorwaardelijke beëindiging van de

dwangverpleging in geval van crisis tijdelijk kunnen worden opgenomen.

De tijdelijke crisisopname en afwezigheidsdagen zijn vooralsnog onder voorbehoud.

De reden hiervoor is dat de NZa hiervoor naar alle waarschijnlijkheid een

beleidsregel gaat opstellen. Tot het moment dat een dergelijke beleidsregel is

ingevoerd, zijn onderstaande regels met betrekking tot de tijdelijke crisisopname en

de afwezigheidsdagen van toepassing.

Voor de registratie van de verzorgingsdagen in DBBC’s, wordt in de huidige DBBC-

spelregels een maximum van zes weken gehanteerd. Op basis van de wetswijziging

verandert dit in zeven weken. De DBBC’s Bij de eerstvolgende gelegenheid worden

de DBBC-spelregels aangepast.

In algemene zin geldt dat DForZo de verblijfsdagen en vaste kosten vergoed in

geval van afwezigheid voor de (maximale) duur van de afwezigheid zoals hieronder

per categorie cliënten wordt beschreven. Voor alle categorieën geldt indien een

cliënt langer dan 24 uur ongeoorloofd afwezig is, het meerdere van 24 uur niet als

verzorgingsdagen mogen worden geregistreerd.

3.14.1 Vergoeding tijdelijke crisisopname en afwezigheidsdagen tbs-gestelden

Bij vergoeding van afwezigheid van tbs-gestelden kan het gaan om afwezigheid in

geval van ziekenhuisopname vanuit een FPC of forensische zorginstelling.


augustus 20123

Pagina 28 van 49

Daarnaast kan een FPC patiënten in proefverlof of in de voorwaardelijke beëindiging

in geval van crisis tijdelijk opnemen. Vanaf 2011 geschiedt dit voor al deze

patiënten in het kader van Forensisch Psychiatrisch Toezicht (FPT). In een

crisissituatie kan een patiënt voor en termijn van maximaal zeven weken worden

teruggeplaatst in het FPC van herkomst. Het doel van deze tijdelijke crisisopname is

de patiënt te stabiliseren en te voorkomen dat klinische behandeling noodzakelijk

wordt. Indien in deze periode geen stabilisatie is bereikt, kan de periode met nog

eens maximaal zeven weken worden verlengd.

Voor de invoering van FPT werd de tijdelijke crisisopname tijdens proefverlof

maximaal zes weken vergoed, in 2011 wordt deze periode gelijkgetrokken aan de

overige categorieën zoals genoemd, tbs met voorwaarden en bij voorwaardelijke

beëindiging. Daarmee wordt ook bij een tbs-gestelde met proefverlof een tijdelijke

crisisopname van maximaal zeven weken met zeven weken verlenging vergoed.

3.14.2 TBS met voorwaarden

In de aangepaste wet tbs met voorwaarden wordt een tijdelijke crisisopname voor

de duur van zeven weken geregeld, zodat daarmee de omzetting naar tbs met

dwangverpleging kan worden voorkomen.

Tevens voorziet de tijdelijke crisisopname bij tbs met voorwaarden in de

mogelijkheid voor verlenging met maximaal zeven weken als de verwachting is dat

stabilisatie binnen deze verlenging zal worden bereikt. Deze verlening is in de wet

tevens mogelijk gemaakt bij voorwaardelijke beëindiging van de tbs.

3.14.3 Vergoeding aan een FPC

− Bij een ziekenhuisopname worden de dagen tot een maximum van 7 dagen

vergoed. Bij een verblijf langer dan 7 dagen dient er voor vergoeding van de

dagen contact op te worden genomen met DForZo.

− Als er bij een ziekenhuisopname kosten voor beveiliging zijn gemaakt door

inzet van DV&O aan het ziekenhuisbed, dan betaalt DForZo de kosten voor

beveiliging bij opname langer dan 7 dagen. Het FPC komt dan niet in

aanmerking voor vergoeding van de verblijfsdagen langer dan die 7 dagen.

− Als een FPC in het kader van een time out een tbs-gestelde opneemt, worden

deze verblijfsdagen vergoed. Het gaat om een periode van 7 weken die

maximaal nog eens met 7 weken kan worden verlengd. Als er sprake is van

meerdere niet aaneengesloten crisisperioden per jaar, die korter zijn dan de

twee maal zeven weken, dan geldt dat er per tbs-gestelde maximaal 14 weken

per kalenderjaar vergoeding plaatsvindt voor afwezigheid in genoemd kader.

De verzorgingsdagen worden niet vergoed als het gaat om afwezigheid van een tbs-

gestelde in verband met een ongeoorloofde afwezigheid langer dan 24 uur, verblijf

in Huis van Bewaring/politiecel of verblijf in Pieter Baan Centrum.

3.14.4 Vergoeding aan forensische zorginstellingen

− Bij een ziekenhuisopname worden de dagen tot een maximum van zeven

dagen vergoed.

− Als een tbs-gestelde vanuit een intramurale setting van een forensische

zorginstelling wordt teruggeplaatst naar een FPC, dan mag deze zorgaanbieder

voor de duur van de tijdelijke crisisopname de verblijfsdagen in rekening

brengen. Het gaat om een periode van zeven weken die maximaal nog eens

met zeven weken kan worden verlengd.


augustus 20123

Pagina 29 van 49

4 Productieafspraken tijdelijke capaciteit

Het jaar 2014 is een bijzonder jaar voor de afspraken die DForZo gaat maken

voor capaciteit van de tbs met dwangverpleging. In het kader van het Masterplan

DJI en de daling van de vraag naar capaciteit wordt er de komende jaren op twee

locaties geen tbs-capaciteit meer afgesproken en sluit er een Rijkskliniek (hierna

de te sluiten klinieken). Daar zijn in 2014 al de eerste gevolgen van merkbaar

aangezien de overplaatsing vanuit deze Fpc’s in 2014 start. Tevens worden er

geen patiënten meer toegeleid naar deze Fpc’s.

Dit heeft tot gevolg dat er bij de overige Fpc’s (justitieel en niet-justitieel) extra

tijdelijke capaciteit moet worden gerealiseerd om de behandeling van deze

patiënten te kunnen voortzetten. Deze groep omvat, op basis van de huidige

gegevens, rond de 380 patiënten. Een deel van deze groep zal voor sluiting van

het betreffende FPC uitstromen via (voorwaardelijke) beëindiging van de

dwangverpleging waardoor overplaatsing niet aan de orde zal zijn.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen patiënten die fysiek moeten worden

overgeplaatst en patiënten die niet fysiek moeten worden overgeplaatst vanwege

de verloffase (transmuraal/proefverlof) waarin zij zich bevinden.

De overplaatsingen vinden plaats in de periode 2014 en 2015. Omdat de Wfz bij

de publicatie van het inkoopbeleid 2014 nog niet inwerking is getreden, wordt in

2014 de huidige subsidierelatie gecontinueerd. Dit betekent dat de afspraken over

de tijdelijke capaciteit in een overeenkomst tot het einde van het kalenderjaar

2014 worden vastgelegd. Voor het jaar 2015 wordt, in het licht van de voortgang

van de overplaatsingen vanuit de te sluiten klinieken en de algemene behoefte

aan tbs-capaciteit, bezien welke afspraken in een inkoopcontract worden

overeengekomen. De tijdelijke afspraken uit 2014 kunnen daar onderdeel van

zijn.

DForZo is voornemens om op de volgende wijze tot afspraken voor deze tijdelijke

capaciteit te komen voor het jaar 2014.

1 In het jaarplan 2014 (offerteaanvraag 2014 FPK) worden Fpc’s gevraagd aan te

geven of er ambities zijn voor tijdelijke uitbreiding van capaciteit in 2014 en

2015.

2 Fpc’s worden gevraagd aan te geven hoe in 2014 de (fysieke) capaciteit en

bezetting voor de tbs-met dwangverpleging is opgebouwd, uitgesplitst naar:

a) Daadwerkelijke fysieke verblijfscapaciteit op de hoofdlocatie(s).

b) Intramurale capaciteit in eigen beheer/op eigen locaties

c) Inkoopplaatsen transmuraal bij andere instellingen.

3 Aan de hand van de gegevens van de septemberbrief 2013 (bezettinggegevens

doorstroom/verblijf), de ambities tot tijdelijke uitbreiding en de

plaatsingsmogelijkheden van Fpc’s en het overzicht van de geplande

overplaatsingen zal DForZo bepalen wat per FPC tijdelijk aanvullend zal worden

afgesproken.

4 Naast een analyse van de aantallen beschikbare en benodigde capaciteit worden

de voorstellen tevens beoordeeld aan de hand van een aantal (zorg-)inhoudelijk

en financiële criteria.

5 Dit besluit wordt separaat van de afspraken voor de reguliere capaciteit (zoals

beschreven bij paragraaf 3.4) voor 1 maart 2014 kenbaar gemaakt. Hiertoe wordt

een specifieke overeenkomst gesloten tot het einde van het kalenderjaar 2014.


augustus 20123

Pagina 30 van 49

4.1 Specifieke doelgroepen

Naast capaciteit voor de reguliere doelgroepen is er tevens behoefte aan extra

tijdelijke capaciteit voor specifieke doelgroepen. Zoals in paragraaf 2.3 over het

regionale plaatsingsbeleid staat aangegeven, valt een aantal doelgroepen buiten het

principe van regionale plaatsing en worden/blijven gecentraliseerd bij een aantal

Fpc’s. Dit is vanwege het feit dat er voor deze doelgroepen specifieke

zorginhoudelijk en/of gebouwelijke eisen worden gesteld. De EVBG-capaciteit en

longstaycapaciteit kennen specifieke gebouwelijke vereisten. Deze doelgroepen

worden vanaf 2015 overgeplaatst. U dient wel in uw jaarplan 20414 aan te geven of

u ambities heeft tot het realiseren van capaciteit voor deze twee doelgroepen.

Voor de vreemdelingen wordt, zoals in de huidige situatie de specifieke expertise

geconcentreerd in één FPC. Voor de differentiaties verstandelijk beperkten en

vrouwen gelden geen specifieke gebouwelijke vereisten maar vraagt wel een

specifiek behandelbeleid en veelal groepsgewijze huisvesting. Dit is ook van belang

bij het maken van de tijdelijke capaciteitsafspraken.

Het totaal aantal patiënten van de hierboven genoemde doelgroepen dat moet

worden overgeplaatst vanuit de te sluiten Fpc’s betreft op basis van de huidige

gegevens rond de 160 patiënten.

Fpc’s die zich voor deze specifieke capaciteit in willen schrijven dienen dit aan te

geven in het jaarplan.

4.2 Tariefstelling en verantwoording

De afspraken die DForZo in 2014 met de Fpc’s overeenkomt voor deze tijdelijke

capaciteit worden gemaakt tegen een separaat tarief, dit betreft een

maximumtarief.

Er zijn twee tarieven, waarvan één tarief voor de longstaycapaciteit en één tarief

voor alle overige doelgroepen:

• Doelgroep longstay : €370,11

• Overige doelgroepen : €434, 11

De tarieven zijn inclusief kapitaallasten. Voor deze capaciteit wordt een specifiek

contract gesloten met een specifiek contract nummer voor de verantwoording. Er

dient tevens een aparte offerte in DBBC’s te worden ingediend voor deze capaciteit.

Het is daarbij niet nodig om een inhoudelijke onderbouwing van de DBBC’s in te

dienen of een conversietabel in te vullen.

4.2.1 Leegstandsvergoeding tijdelijke capaciteit

Op de tijdelijke capaciteit is tevens de leegstandsregeling van toepassing.

Bij onderproductie wordt de leegstandsregeling als eerste toegepast op

de tijdelijke capaciteit.

4.3 Overname personeel

DForZo ziet het als een pré als Fpc’s in staat zijn om bij de realisatie voor deze

capaciteit personeel van de te sluiten Fpc’s over te nemen.


augustus 20123

Pagina 31 van 49

4.4 Vereisten uitvraag tijdelijke capaciteit

U kunt in uw jaarplan uw ambities voor 2014 en 2015 aangeven voor de tijdelijke

uitbreiding van zowel reguliere capaciteit als voor capaciteit voor de specifieke

doelgroepen. Uitgangspunt is dat de capaciteit in 2014 (met uitzondering van EVBG

en longstay) kan worden gerealiseerd in de huidige beschikbare capaciteit. Hierbij

moet worden opgemerkt dat er vanuit DForZo geen budget beschikbaar is voor

gebouwelijke aanpassingen.

U dient voor de tijdelijke afspraken in uw jaarplan in te gaan op:

1. Het aantal op te nemen patiënten (per doelgroep);

2. Datum per wanneer de tijdelijke capaciteit beschikbaar is;

3. Behandelaanbod en huisvestingsmogelijkheden voor de specifieke

doelgroepen

a. Voor de VG ook specifiek aandacht voor uitstroommogelijkheden

b. Mogelijkheden tot groepsgewijze huisvesting van de doelgroepen VG

en vrouwen;

4. Tariefstelling;

5. Opgave in DBBC’s;

6. Mogelijkheden tot overname van personeel.


augustus 20123

Pagina 32 van 49

5 Structuur financieel jaarverslag

5.1 Inleiding

In een inleiding op het financiële verslag geeft u een toelichting op de financiële

situatie van de organisatie. Neem onder meer een korte beschrijving op van de

inhoud van de meest recente managementletter van de Departementale Auditdienst

of van de sectie Interne Controle en Concernadministratie van het hoofdkantoor.

Vermeld hierbij het oordeel over het financiële beheer.

De definitieve afrekening 2013 en de meest recente budgetbrief 2013

De definitieve afrekening over 2013 gebruikt u om de beginbalans uit Leonardo te

corrigeren. Deze gecorrigeerde beginbalans gebruikt u voor het jaarverslag 2013

Omdat de definitieve financiële verslaglegging meer tijd vergt, is het financieel

jaarverslag losgekoppeld van het jaarverslag/3e viermaandsrapportage en wordt dit

op een later moment aangeleverd. De datum voor aanlevering van het financieel

jaarverslag is 1 maart 2014.

In dit hoofdstuk wordt eerst stilgestaan bij het controleren van de financiële

gegevens over het verslagjaar. Vervolgens worden richtlijnen gegeven voor de

financiële verslaglegging in het jaarverslag.

5.2 Controle van de gegevens

De financiële verslaglegging baseert u op de gegevens uit Leonardo-DJI. De

volgende overzichten zijn daarbij in ieder geval nodig:

• Balans/V+W-rekening

• Kostenplaatsadministratie).

Voor details op allerlei gebied kunt u gebruik maken van de informatiesystemen in

de gebieden Grootboek, Activa, Debiteuren en Crediteuren. Indien nodig kunt u

deze overzichten afdrukken. Technische vragen over de overzichten kunt u stellen

aan de GDI in Zoetermeer.

5.3 Opstellen van het financiële verslag

Het financiële deel van het jaarverslag bevat minimaal de volgende onderdelen:

1. Inleiding;

2. Begin- en eindbalans (met toelichting);

3. Winst- en verliesrekening (incl. arbeid met toelichting);

4. Berekening exploitatiereserve;

5. Overzicht uitputting bovennormatieve bijdrage (geoormerkt) met toelichting

en onderbouwing;

6. Verantwoording maatregelen BHV;

7. Formatie- en bezettingsoverzicht.


augustus 20123

Pagina 33 van 49

5.3.1 Begin- en eindbalans en toelichting

De begin- en eindbalans dienen te voldoen aan de volgende richtlijnen:

• de begin- en eindbalans bevatten tenminste de posten die aangegeven zijn in

bovenstaand overzicht;

• in de beginbalans 2013 is de definitieve afrekening over 2012 verwerkt. Het

exploitatiesaldo over dat jaar zal daardoor niet zichtbaar zijn en de

exploitatiereserve komt overeen met de bij de afrekening vastgestelde stand.

Bij de balans dient u de volgende toelichtingen te geven:

1. Een overzicht van niet uit de balans blijkende verplichtingen;

2. De veranderingen in de materiële vaste activa;

3. De veranderingen in de leenfaciliteit;

4. De veranderingen in de voorziening met een toelichting op de mutaties;

5. Een toelichting op de stand van de post Vorderingen per 31-12-2013.

Daarbij dienen de vorderingen groter dan € 45.000 te worden

onderscheiden evenals alle eventuele vorderingen als gevolg van ESF-

subsidies. Van deze vorderingen dient tevens de vorderingstermijn te

worden aangegeven;

6. Een toelichting op de stand van de post Schulden en Verplichtingen per 31-

12-2013. Daarbij dienen de verplichtingen groter dan € 45.000 apart te

worden toegelicht. Specifieke aandacht dient te worden besteed aan het

onderwerp ‘Vooruitontvangen bijdrage’ hoofdkantoor. Hierbij zij vermeldt

dat bijdragebrieven die in 2013 zijn ontvangen, (mede) betrekking kunnen

hebben op bedragen, die bedoeld zijn als bijdragen voor jaren na het

boekjaar 2013. In de daarvoor bedoelde kolom vermeldt u het totale bedrag

van de betreffende post, dus inclusief het in 2014 aan te wenden bedrag.

Het in boekjaar 2014 aangewende bedrag noteert u in de daarvoor bedoelde

kolom. Het dan nog resterende ‘overlopende’ bedrag maakt u zichtbaar in

de kolom Stand per 31-12-13. Ook kan het voorkomen dat al in een

voorgaand jaar bedragen zijn ontvangen die doorlopen tot in en eventueel

na het boekjaar 2014. De betreffende bedragen dienen eveneens in het

overzicht te worden opgenomen;

7. Indien de tussenrekeningen niet leeg zijn, vermeldt u de grootte en aard van

de onderliggende posten en de reden(en) waarom deze posten niet weg zijn

geboekt;

8. Geef een toelichting op de ontwikkeling van de exploitatiereserve. Een

positief exploitatiesaldo wordt in beginsel in zijn geheel toegevoegd aan de

exploitatiereserve. Wordt de reserve daardoor groter dan het gestelde

maximum, dan vloeit het meerdere terug naar het hoofdkantoor DJI. Voor

de spelregels wordt verwezen naar de op intranet opgenomen Financiële

kaderregeling.

5.3.2 De verlies- en winstrekening

De verlies- en winstrekening dient te voldoen aan de volgende richtlijnen:

• de rekening bevat ten minste de posten, zoals aangegeven in de formats op

intranet;

• de integrale bijdrage en het resultaat over 2013 zijn aangepast conform de

definitieve afrekening over dat jaar;

• de integrale bijdrage 2013 is gecorrigeerd voor vooruit ontvangen bijdragen (niet

bestemd voor deze verslagperiode), door het FPC voorgestelde afrekening op

geoormerkte bijdragen en een eventuele korting bij onderbezetting (zie het

overzicht Onderbouwing bijdrage hoofdkantoor en aanwending geoormerkte

bijdragen).


augustus 20123

Pagina 34 van 49

Geef een toelichting op de verlies- en winstrekening. Besteed zowel aandacht aan

de resultaten over het verslagjaar zelf als aan de verschillen ten opzichte van het

voorafgaande jaar. Verder verzoek ik u in de toelichting de verdeling aan te geven

van afschrijvingskosten ‘normaal’ en afschrijvingskosten ‘ten laste van bono’.

Buitengewone baten en lasten betreffen soms een voorgaand boekjaar, zijn toen

niet voorzien en daarom niet in dat jaar geboekt. Deze baten/lasten worden

gewoonlijk toegerekend aan het lopende boekjaar. Als het aanmerkelijke bedragen

betreffen, dient aangegeven te worden ‘Correctie resultaat voorgaand boekjaar’

zodat zichtbaar wordt dat het resultaat mede wordt bepaald door de ‘erfenis’ van

een voorgaand boekjaar.

5.4 Bijlagen

Het jaarverslag is niet compleet zonder de volgende bijlagen:

1. Renovatie- en bouwplannen

Evenals bij het jaarplan dient u bij het jaarverslag een bijlage te voegen met

betrekking tot de renovatie- en bouwplannen. Hierin dient u de reeds

uitgevoerde en nog in uitvoering zijnde huisvestingsprojecten te

beschrijven. Tevens dient u hierin de stand van zaken met betrekking tot de

gebruiksvergunningen op te nemen.

2. Formatie en bezettingsgegevens

Neem een samenvattend overzicht op van de totale personele formatie en

bezetting per 1 januari 2013 en per 31 december 2013. Neem ook een

overzicht op van het totaal aantal uren overwerk en de inzet van

uitzendkrachten en andere externen in het verslagjaar per functiegroep.

Gebruik hiervoor de op intranet geplaatste overzichten.

3. Verantwoording BHV

Voor de opgave van de gevraagde gegevens inzake de verantwoording BHV

kan gebruik worden gemaakt van de formats die zijn opgenomen in het

model jaarplan 2014. Ook deze formats kunt u vinden op intranet.


augustus 20123

Pagina 35 van 49

6 Managementparagraaf

6.1 Inleiding

Goed beschouwd maakt de managementparagraaf geen deel uit van de P&C-cyclus,

maar komt hij voort uit de departementale begrotings- en verantwoordingscyclus.

Bij het departementale jaarverslag wordt door de minister een

managementparagraaf afgegeven, waarin wordt aangegeven dat de bedrijfsvoering

binnen het departement overeenkomstig de vigerende wet- en regelgeving wordt

uitgevoerd, behoudens eventuele tekortkomingen.

Gezien de samenhang met de P&C-cyclus, is er binnen DJI voor gekozen om de

managementparagraaf wel in de handleidingen P&C op te nemen en wordt in dit

hoofdstuk het proces van de managementparagraaf en de relatie met de P&C-cyclus

uiteengezet. Hiermee wordt bovendien tegemoet gekomen aan de wens uit het veld

om de (handleiding) managementparagraaf te integreren in de handleiding P&C.

6.2 Doelstelling in control verklaring

De managementparagraaf beoogt de departementale bedrijfsvoeringsparagraaf voor

de minister van Veiligheid en Justitie - in het kader van de departementale

verantwoording - breder en beter te onderbouwen, in de toekomst verrassingen te

vermijden en tevens te komen tot verdere professionalisering en het transparant

maken van de bedrijfsvoering bij (alle organisatieonderdelen van) het ministerie.

Sinds verslagjaar 2007 vormen de decentrale managementparagrafen aldus

‘bottom-up’ de basis voor de ‘in control’-verklaring van elke regiodirecteur of

bestuurder. Deze verklaringen vormen, samen met de uitkomsten van de

beoordeling van de concernbrede processtappen bij DJI, het uitgangspunt voor

hoofd DJI om te komen tot de onderbouwde verklaring dat alle ondersteunende

processen worden beheerst en voldoen aan de gestelde eisen.

De managementparagraaf ziet op het hoogste niveau op:

• het bewaken van de ‘financiële rechtmatigheid’;

• het realiseren van een ‘betrouwbare informatievoorziening’;

• naleving van het ‘Geïntegreerd normenkader bedrijfsvoering ministerie van

Veiligheid en Justitie’ (in totaal zo’n 45 onderwerpen uit 9 deelkaders).

Het instrument regardeert alle PIOFACH-regelgeving die (al eerder) op DJI en haar

organisatieonderdelen van toepassing is. De managementparagraaf maakt slechts

een systematisch en expliciet oordeel mogelijk over de mate waarin verschillende

onderdelen, op verschillende niveaus binnen DJI aan die regelgeving voldoen.

6.3 Werking en opbouw managementparagraaf

De managementparagraaf is een zogenaamde ‘uitzonderingsverklaring’: dat wil

zeggen dat een manager aangeeft ‘in control’ te zijn op alle onder hem/haar

ressorterende processen, met uitzondering van de door hem zelf vermelde

‘tekortkomingen’ c.q. ‘normafwijkingen’. De managementparagraaf is een vast

onderdeel binnen de verantwoording DJI - Bestuursdepartement in het kader van

het DJI-jaarverslag, en dient na afloop van het verslagjaar eind januari te worden

verstuurd.

De beoogde control in het kader van de Managementparagraaf richt zich op de

beheersing van alle ondersteunende processen, ook wel ‘PIOFACH’-processen

genoemd. De wettelijke kaders op deze gebieden zijn opgenomen in het


augustus 20123

Pagina 36 van 49

‘Geïntegreerd normenkader bedrijfsvoering Ministerie van Veiligheid en Justitie’

(opgenomen op intranet), verbreed met deelkaders op gebied van

Beleidsinformatie, Beveiliging, Bescherming persoonsgegevens, Documentaire

informatievoorziening en Communicatie en Milieu.

Het MP-instrument van DJI is ontwikkeld om te komen tot de afgifte van de eigen in

control-verklaring van alle integraal managers centraal en decentraal en vervolgens

via sectorale aggregatie (of samenvatting) tot weging van alle bevindingen voor de

hoofddirecteur.

Het MP-instrument heeft als doel om eerst bestaande tekortkomingen uit het hele

DJI-veld in beeld te krijgen, alvorens DJI-breed naar procesbeheersing te kijken.

Daarmee worden centrale en decentrale managers ook meer expliciet

verantwoordelijk gehouden voor het sturen op en beheersen van hun

ondersteunende processen. Op deze manier draagt het bij aan het bewustzijn

binnen de DJI-organisatie. Het kan de manager voorts helpen in het gesprek met

het eigen MT en daarna met de hogere leidinggevende over te managen

tekortkomingen of aandachtspunten.

Om de verantwoording door elke integraal manager te kunnen organiseren zijn

uitgaande van de door het bestuursdepartement opgestelde brede ‘Checklist

Taakorganisatie’ een drietal (afgeleide) ‘Checklists bedrijfsvoering’ als intern

hulpmiddel door DJI verbijzonderd. Deze zullen, inclusief toelichting op intranet

geplaatst worden en dienen als basis voor de door de directeur FPC af te geven in

control statement.

De verkregen decentrale verklaringen worden per sector geaggregeerd,

samengevoegd (Landelijke diensten) of meegewogen (DForZo rijksinrichtingen en

hoofdkantoor) om te komen tot de in control-verklaring op het niveau van directeur

of bestuurder. Hierbij worden tevens de verklaringen betrokken van de stafdirecties

(na advies van hun deskundigen), afgelegd op de aan hen toegewezen

concernbrede processtappen.

Onder leiding van de directeur Finance & Control wordt vervolgens, via aggregatie,

samenvatting en weging (van m.n. impact, financieel beslag en risico) gekomen tot

de jaarlijkse Managementparagraaf van DJI. Dit resulteert in een in control-

verklaring van de hoofddirecteur DJI, te richten aan de directeur-generaal JS op het

bestuursdepartement.

Het in control statement biedt ook de mogelijkheid aan te geven dat er

tekortkomingen zijn buiten de eigen competentie, omdat anderen (bijv. een

onderdeel van het bestuursdepartement) daarvoor verantwoordelijk zijn.

6.4 Relatie managementparagraaf met de reguliere P&C-cyclus

Op basis van de uitkomsten van de (decentrale) managementparagraaf, worden

mogelijk tekortkomingen geconstateerd in de bedrijfsvoering binnen DJI. Deze

tekortkomingen moeten verbeterd worden en hiertoe worden beheersmaatregelen

geformuleerd die gevolgd moeten worden in de P&C-cyclus. Concreet betekent dit,

dat de uitkomsten van de managementparagraaf van een jaar bij de eerste

viermaandsrapportage van het volgende jaar besproken en belegd worden in een

aanvullende managementafspraak, om vervolgens in de reguliere P&C-cyclus van

het planjaar verder gevolgd te worden in de uitvoering. Afhankelijk van de aard en

omvang van de tekortkoming binnen DJI, wordt de tekortkoming centraal of

decentraal in de organisatie belegd. Daarbij zijn verschillende varianten denkbaar,

die hierna worden beschreven.


augustus 20123

Pagina 37 van 49

6.4.1 Individueel ‘Niet in control’

De (de-)centrale manager formuleert hierop zelf de beheersmaatregel en legt deze

voor aan de hogere lijnmanager. Uitgangspunt is dat de directeur van het onderdeel

zelf stuurt op de uitvoering van de beheersmaatregel. De beheersmaatregel wordt

bij 1e viermaandsrapportage toegevoegd aan het managementcontract. In de

uitvoering wordt de beheersmaatregel via viermaandsrapportages en (A3-)

managementgesprekken gevolgd.

6.4.2 Geaggregeerd ‘Niet in control’

Zodra 20% of meer van de decentrale onderdelen onder een sectordirecteur of

bestuurder een ‘Niet in control’ heeft afgegeven op een processtap, ontstaat daarop

(ook) voor hem/haar een verantwoordelijkheid. Deze ‘aggregatie’ speelt alleen bij

GW, JJI, DBV en het SSC.

6.4.3 Op concernniveau ‘Niet in control’

De tekortkomingen die DJI-breed zijn vastgesteld, en extern gemeld bij de DG JS,

dan wel tekortkomingen uit het verleden, die nog niet genoeg verbeterd zijn moeten

worden beheerst. De beheersmaatregel wordt op concernniveau geformuleerd (door

concernstaven). Afhankelijk van de aard van de tekortkoming, kan de

geformuleerde beheersmaatregel ook van toepassing zijn op de individuele

inrichting. In dat geval geldt verder een soortgelijke procedure als bij §6.4.2.

6.5 Managementparagraaf DJI

Via www.forensischezorg.nl worden in het najaar alle benodigde onderdelen

opgenomen om te komen tot de opstelling en tijdige afgifte van de eigen decentrale

managementparagraaf. Het betreft de kaderstelling, instructies en checklists.

Daarnaast verstuurt DForZo als reminder in het najaar een separate

aanschrijvingsbrief ter aanduiding van de vindplaatsen op intranet en ter nadere

instructie.


augustus 20123

Pagina 39 van 49

Bijlage 1 Planning- & controlcyclus 2014 DForZo

Data Planning- & controlcyclus 2014 DForZo Aanleveren bij

2013 Planfase

20 september directeur Forensische Zorg zendt aanbiedingsbrief en handleiding

P&C 2013 aan FPC

2 november FPC zendt aan directeur Forensische Zorg jaarplan 2013 digitaal en

in 2-voud Secretariaat DForZo

2 november FPC dient inventarisatie huisvestingsvoorzieningen in bij directeur

Forensische Zorg

Secretariaat DForZo en

afdeling Huisvesting (CBV)

2 november FPC dient inkoopplan in bij de sectie Inkoop en Europese

aanbesteding

sectie IE&A (e-mail:

[email protected])

Nov/ dec directeur Forensische Zorg en het FPC bespreken jaarplan 2014

Februari 2014 directeur Forensische Zorg stelt de managementafsprakenbrief op en

verzendt dit aan het FPC

2014 Uitvoerings-/controlfase

februari

FPC voert A3-managementgesprek vooruitkijkend met directeur

ForZo op onderwerpen uit organisatiegebieden uit het lokale A3–

jaarplan (tevens 3e viermaandsrapportage 2012)

17 mei FPC dient 1e viermaandsrapportage in bij directeur Forensische Zorg Secretariaat DForZo

17 mei -

14 juni

directeur Forensische Zorg voert managementgesprek terugkijkend

met FPC n.a.v. 1e viermaandsrapportage (gecombineerd met het

jaarverslag 2012)

13 september FPC dient 2e viermaandsrapportage in bij directeur Forensische Zorg Secretariaat DForZo

13 september –

11 oktober

directeur Forensische Zorg voert managementgesprek terugkijkend

met FPC n.a.v. 2e viermaandsrapportage

november

FPC voert managementgesprek met directeur Forensische Zorg

terugkijkend en vooruitkijkend op onderwerpen uit

organisatiegebieden uit het lokale A3–jaarplan (gecombineerd met

jaarplangesprek 2014)

13 december FPC dient ‘in control statement’ (managementparagraaf) in bij de

directeur Forensische Zorg Secretariaat DForZo

2014 en 2015 DBBC

1 augustus

FPC levert (conform beleidsregels NZA) het Onderhanden werk

overzicht aan van de DBBC’s die op 31-6-2014 nog niet zijn

afgesloten.

Secretariaat DForZo

1 februari 2015



afgesloten.

Secretariaat DForZo

1 juni 2015



afgesloten. (met accountantsverklaring)

Secretariaat DForZo


augustus 20123

Pagina 40 van 49

Verslagleggingfase 2014

17 januari FPC dient 3e viermaandsrapportage/jaarverslag in bij directeur

Forensische Zorg Secretariaat DForZo

februari managementgesprek 3e viermaandsrapportage/jaarverslag 2013

5 maart FPC dient financiële verantwoording 2013 in Secretariaat DForZo;

Accountbeheer

juni

directeur Forensische Zorg voert terugkijkend managementgesprek

n.a.v. jaarverslag 2012 met FPC (tevens 1e viermaandsrapportage

2012)

<15 augustus directeur Forensische Zorg zendt afrekening 2013 toe aan FPC


augustus 20123

Pagina 41 van 49

Bijlage 2 Onderbouwing offerte DBBC FPC

U wordt verzocht een het capaciteitsvoorstel DBBC inhoudelijk te onderbouwen door

antwoord te geven op onderstaande vragen in dit format. U dient zoveel mogelijk

gebruik te maken van dit format en (digitaal en schriftelijk) mee te sturen met uw

offerte 2014.

Naam FPC: ………………………………………………………………………………

Onderbouwing offerte DBBC

1 Hoe is de offerte voor het jaar 2014 opgebouwd? Ga daarbij in ieder geval in

op de rol/invloed van de onderstaande elementen:

a Verwachte instroom en uitstroom van patiënten

1. Registratie

2. Facturatie

3. Onder handen werk

2 Als gevolg van de wijziging in de verblijfsintensiteiten (van drie naar zeven)

treedt er automatisch een wijziging op in de geoffreerde verblijfsintensiteiten

ten opzichte van de herschikking 2013. U wordt gevraagd onderstaande

conversietabel in te vullen en te onderbouwen in bijlage 2 (Excel document).

3 Waarop wijkt de realisatie van het jaar 2013 af (los van de

verblijfsintensiteiten) van de offerte voor het jaar 2013 die u hebt ingediend?

Hoe werkt dat door in de offerte voor het jaar 2014?

4 Wat is de gemiddelde looptijd van een DBBC binnen uw organisatie?

5 Vergelijk 2 profielen van de meest voorkomende gecontracteerde hoofd

diagnosegroepen met de profielen uit de Profielengids DBBC (voorheen In- en

Verkoopgids DBBC, vanaf 20 september 2013 te vinden op de website

www.forensischezorg.nl)

Gevraagd wordt in ieder geval aan te geven in hoeverre het profiel van

toepassing is op uw organisatie aangaande de volgende aspecten:

a. Bijbehorende nevendiagnoses;

b. Welk aandeel hebben deze productgroepen in het totaal aantal

DBBC’s;

c. In welke mate is er sprake van afwijkingen ten aanzien van:

− Gemiddelde uren directe/indirecte patiëntenzorg;

− De belangrijkste activiteiten;

− De gemiddelde mix van de beroepsbeoefenaren;

− Het gemiddeld aantal verblijfsdagen.


augustus 20123

Pagina 43 van 49

Bijlage 3 Conversietabel DBBC’s verblijf

De verblijfsmatrix voor de DBBC’s is gewijzigd door het besluit van de NZa om het

aantal verblijfsintensiteiten conform de GGZ vast te stellen. Dit betekent een

wijziging van drie naar zeven verblijfsintensiteiten. Om de aansluiting te kunnen

maken met het jaar 2013 wordt u verzocht naast u offerte in DBBC’s voor het jaar

2014 een conversietabel in te vullen. Daarin geeft u aan waar de in 2013 in

afgesproken DBBC’s met verblijf in zorgintensiteiten A-C zijn onderverdeeld in de

nieuwe indeling. Hieronder is als voorbeeld een verkleinde weergave opgenomen. U

dient gebruik te maken van het Excel bestand (per offerte/contract) dat op de

website www.forensischezorg.nl is gepubliceerd bij de inkoopdocumenten 2014.

(Voorbeeld conversietabel DBBC’s verblijf)


augustus 20123

Pagina 44 van 49

Bijlage 4 Uitvraag (brand-)veiligheid

In hoofdstuk 3 (paragraaf 3.9.1) is gevraagd om aan te geven hoe de veiligheid in

uw kliniek integraal wordt geborgd. In het jaarplan hoeft geen detailplan te worden

opgenomen. Het verzoek is om in maximaal drie pagina’s in te gaan op integrale

veiligheid. Het is verzoek is om uitleg te geven over de aanpak in uw inrichting over

onderstaande dertien aspecten. Waarbij eerst steeds de tekst van de inspectie wordt

weergegeven, gevolgd door het verzoek om toelichting op dit punt.

Uitvraag (brand-)veiligheid 1 Eén functionaris voor brandveiligheiddossier

De verantwoordelijkheid voor orde en veiligheid ligt bij de directeur van de

kliniek die hierbij wordt ondersteund door een veiligheidsteam (of breed

samengestelde werkgroep). De integrale verantwoordelijkheid voor de

coördinatie van de brandveiligheid in een instelling waar Tbs-gestelden

ingesloten verblijven zal bij één functionaris moeten komen te liggen, aldus

de inspecties. (Dit mag ook een rol (naast een bestaande functie) zijn. U

wordt verzocht aan te geven bij wie dit binnen uw kliniek is belegd.

2 Periodiek Inspectieprogramma

Elke FPC/FPK gaat jaarlijks zelf een periodiek inspectieprogramma (PIP)

uitvoeren. Daarmee worden alle organisatorische, bouwkundige en

elektronische voorzieningen van de Fpc’s/ FPK’s gecontroleerd. Op basis van

de bevindingen wordt een plan van aanpak opgesteld om tekortkomingen

weg te nemen. U wordt verzocht aan te geven hoe uw jaarlijkse

inspectieprogramma er uit ziet.

3 Eenduidige richtlijnen

Het beleid ten aanzien van vertraging in de doormelding van brand aan de

meldkamer van de brandweer zal aangevuld en zo mogelijk aangescherpt

worden, zodat de bandbreedte waarbinnen een vertraging toelaatbaar is zo

klein mogelijk wordt. Uitgangspunt van het beleid is dat er niet wordt

vertraagd tenzij dit vanwege de specifieke situatie noodzakelijk is. Tevens

zal worden toegezien op een betere naleving van dit beleid. U wordt

verzocht aan te geven hoe de doormelding binnen uw kliniek is ingeregeld

en hoe dit wordt nageleefd.

4 Aanvullende bouwkundige voorzieningen rapporteren

Die klinieken die van de inspecties in het onderzoek in 2011/2012

opmerkingen/ aanmerkingen hebben gekregen rapporteren in de stukken

voor hun jaarplangesprek 2014 over de stand van zaken, voortgang en

beoogde eindtermijn van de te treffen aanpassingen (indien van

toepassing), inclusief een rapportage van de eindscan. U wordt verzocht aan

te geven of dit voor uw kliniek van toepassing is en wat hiervan de status is.

5 Vergunningen, certificaten en bouwtekeningen (die nog niet geheel op orde

waren) zijn geactualiseerd

Klinieken rapporteren jaarlijks in de stukken van het jaarplangesprek over

de stand van zaken ten aanzien van de actualiteit van vergunningen,

certificaten en bouwtekeningen en geven aan wat het plan van aanpak is als

deze niet (meer) actueel zijn. U wordt verzocht aan te geven wat de stand


augustus 20123

Pagina 45 van 49

van zaken binnen uw kliniek is.

6 Brandveiligheid van de particuliere Fpc’s/FPK’s moet in het algemeen via de

jaarlijkse verantwoordingscyclus steviger wordt geborgd

Klinieken rapporteren jaarlijks in jaarplannen over de stand van zaken ten

aanzien van brandveiligheid. Dit borgt enerzijds visievorming, anderzijds

borgt dit de uitvoering en rapportage ten aanzien van (brand)veiligheid. U

wordt verzocht aan te geven wat de stand van zaken binnen uw kliniek is.

7 In 2013 zullen de particuliere Fpc’s/FPK’s een systematiek gebruiken waarbij

brandveiligheid, BHV-organisatie, informatiebeveiliging, beveiliging en

arbeidsomstandigheden gemonitord wordt.

Klinieken rapporteren jaarlijks over het door hen gebruikte systeem om te

borgen dat alle aspecten van (brand)veiligheid in het oog gehouden worden.

Daartoe kunnen de GVM (gebruiksvoorwaardenmonitor) en de webqubus

(informatiebeveiliging) als voorbeeld gebruikt worden. Maar ook eigen

‘systemen’ zijn toegestaan, mits ze het einddoel (een compleet beeld van de

gebouwelijke, informatieve- en organisatorische beveiliging van een kliniek)

dienen. Middels jaarplanstukken wordt hierover gerapporteerd. U wordt

verzocht aan te geven middels welk systeem/ welke methode u uw integrale

veiligheid binnen de kliniek monitort en beheerst.

8 Geconstateerde onvolkomenheden ten aanzien de brandveilige inrichting van

cellen en kamers zullen meer aandacht krijgen.

Klinieken rapporteren jaarlijks middels de jaarplanstukken over het door hen

gehanteerde beleid ten aanzien van voorwerpen op kamer cq. de

vuurbelasting van kamers. Daarbij rapporteren ze ook over het beleid ten

aanzien van het veilig houden van een kamer (zoals losse draden/

stekkerdozen). U wordt verzocht aan te geven wat uw ‘voorwerpen op

kamer’ beleid is en hoe u dit beleid handhaaft.

9 Het lokale beleid ten aanzien van het brandveilig inrichten van kamers wordt

consequent uitgevoerd. Onmisbare schakel hierbij is het regelmatig

uitvoeren van inspecties en een eenduidige toepassing van het rookbeleid.

Klinieken rapporteren jaarlijks middels de jaarplanstukken over hun beleid

ten aanzien van het brandveilig houden van kamers, alsmede over de (in

voorgaande periode) hoeveelheid gevoerde inspecties en bijbehorende

bevindingen. Hetzelfde geldt voor het rookbeleid. U wordt verzocht aan te

geven wat uw ‘roken op kamer’ beleid is en hoe u dit beleid handhaaft.

10 Waar afspraken met de brandweer inzake opkomsttijden en taakuitvoering

ontbreken of nog onvolledig zijn, worden deze door alle particuliere

Fpc’s/FPK’s gemaakt

Klinieken rapporteren jaarlijks in het jaarplan over de afspraken die ze met

de lokale brandweer hebben ten aanzien van aanrijdtijden. Ook het aantal

gezamenlijk gehouden oefeningen in voorgaande periode wordt

gerapporteerd. Tot slot wordt, in relatie tot de aanrijdtijden van de

brandweer, gerapporteerd over de maatregelen die genomen worden om de

BHV organisatie in relatie tot de aanrijdtijden op te leiden (hoe langer de

aanrijdtijd, hoe ‘zelfredzamer’ de BHV organisatie zal moeten zijn). U wordt

verzocht over deze punten aan te geven wat de stand van zaken binnen uw

kliniek is.


augustus 20123

Pagina 46 van 49

11 Inzake de afspraken met de brandweer wordt de BHV-organisatie juist

toegerust zodat de mogelijkheid tot ontruiming gewaarborgd is.

U wordt verzocht aan te geven hoe, in combinatie met de aanrijdtijden

genoemd onder 11, uw BHV organisatie is afgestemd op de aanrijdtijden van

de brandweer.

12 Lokaal zal het uitgevoerde brandveiligheidsbeleid geëvalueerd en bijgesteld

worden, waarbij de evaluaties en te nemen maatregelen in logboeken

worden opgenomen

Klinieken leggen logboeken aan (voor zover niet reeds aanwezig), waar

oefeningen, evaluaties etc. worden bijgehouden. Deze vormen onderwerp

van de te houden inspecties (zie 12). U wordt verzocht te beschrijven hoe u

bovenstaande eis tot registratie en evaluatie heeft vormgegeven.

13 Het bijhouden van een registratie van uitgevoerde

(ver)bouwwerkzaamheden en controle op de naleving van

gebruiksvoorschriften is vereist.

U wordt verzocht aan te geven hoe dit in uw kliniek is gewaarborgd.


augustus 20123

Pagina 47 van 49

Bijlage 5 Formats en P&C documenten

De volgende formats en documenten zullen in het kader van de P&C-cyclus 2013 op

www.forensischezorg.nl beschikbaar worden gesteld:

Formats Jaarplan

• Integrale bijdrage

• Onderbouwing BONO’s

• Maatregelen brandveiligheid

• Balans

• Raming van baten en lasten

• Meerjarig investeringsplan

• Kasstroomoverzicht

• Nieuwe leningen

• Formatie- en bezettingsoverzicht

• A3-jaarplan

• Concept-managementcontract

• Prestatie indicatoren

• Inventarisatie huisvestingsvoorzieningen

Format DBBC

• Inkoopsheet DBBC

• Onderbouwing DBBC

• Conversietabel

• Onderhandenwerk bepaling

Formats Twee- en Viermaandsrapportages

• Verlies- en winstrekening

• Onderbouwing bijdrage hoofdkantoor

• Formatie- en bezettingsoverzicht


• Prestatie-indicatoren

Extra formats bij de 3de viermaandsrapportage / jaarverslag

• Voorlopige afrekening

• A3-jaarverslag

Formats financiële verantwoording per 1 maart

I Financiering

• Onderbouwing bijdrage hoofdkantoor


II Realisatie

• Balans

• Verlies- en winstrekening

• Gerealiseerde gemiddelde loonsom

III Personeel: nvt

IV Overig

• Inventarisatie huisvestingsvoorzieningen

Documenten P&C op intranet:

• Voorts worden de te hanteren definities van alle prestatie-indicatoren en

wordt de Financiële Kaderregeling op www.forensischezorg.nl geplaatst.


augustus 20123

Pagina 48 van 49

• Ook deze handleiding Planning & Control 2014 wordt op

www.forensischezorg.nl geplaatst.


augustus 20123

Pagina 49 van 49

Bijlage 6 Informatienummers

Voor inlichtingen of met suggesties over de inhoud van deze handleiding kunt u

terecht bij:


Zorginkoop

FPC Oostvaarderskliniek: Mirjam Galema 088 0725526

FPC Veldzicht: Marieke Schellart 088 0725532

Financieel accountbeheer

FPC Oostvaarderskliniek: Iwan Lo Fong 088 0725246

FPC Veldzicht: Kees Dankelman 088 0725537

Secretariaat DForZo 088 0725497/0725496

Afdeling Plaatsing TBS 088 0725495

[email protected]

Forensisch Plaatsingsloket 088 0725922

[email protected]

Directie Finance & Control

Business Controller

Emma van Zwol 088 0725270

Financial Accounting

Peter Dorland 088 0725276

Huisvesting

Claire Springer-Scheffer 088 0725254

Informatiemanagement

Dick Groeneveld 088 0725324

Personeelsontwikkeling

Paul van Zurk 088 0725398

GDI

Helpdesk (079) 330 2330

Als u suggesties heeft voor verbetering van deze handleiding vernemen wij dit graag

van u. Uw schriftelijke reactie kunt u sturen naar:

Dienst Justitiële Inrichtingen


Postbus 30132

2500 GC Den Haag

Handleiding P&C FPC Rijksinrichtingen 2014

Documents

Transcript of Handleiding P&C FPC Rijksinrichtingen 2014