Handleiding Davilex Online Ledenadministratie uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, op welke...

Handleiding

Davilex Online

Ledenadministratie Versie 1.8

Datum van ingang: 8-5-2018

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, op welke wijze dan ook, zonder uitdrukkelijke

voorafgaande toestemming van Davilex. Hoewel deze handleiding met de grootst mogelijke zorg is

samengesteld, aanvaardt Davilex geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door

eventuele onvolkomenheden in deze handleiding. Deze handleiding kan zonder verdere

berichtgeving gewijzigd worden.

Handleiding Davilex Online Ledenadministratie Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

1 Inleiding ................................................................................................................................................... 5

1.1 Dashboard en navigatie .................................................................................................................. 5

2 Leden importeren en invoeren .......................................................................................................... 6

2.1 Instructievideo ................................................................................................................................ 6

2.2 Leden importeren ........................................................................................................................... 7

2.3 Lid handmatig toevoegen ............................................................................................................... 9

3 Categorieën aanmaken ...................................................................................................................... 15

3.1 Instructievideo .............................................................................................................................. 15

3.2 Categorie toevoegen .................................................................................................................... 15

3.3 Contributie vastleggen ................................................................................................................. 17

3.4 Extra gegevens koppelen .............................................................................................................. 17

3.5 Relaties koppelen aan categorie .................................................................................................. 17

4 Extra gegevens toevoegen ............................................................................................................... 19


4.2 Extra gegeven toevoegen ............................................................................................................. 19

5 Contributie berekenen ....................................................................................................................... 22


5.2 Contributie berekenen ................................................................................................................. 22

5.3 Facturen verwerken...................................................................................................................... 24

5.4 Templates toevoegen ................................................................................................................... 26

5.5 Facturen inzien, als betaald markeren of verwijderen ................................................................. 27

5.6 Herinneringen genereren ............................................................................................................. 29

5.7 E-mailtemplate aanmaken ........................................................................................................... 32

6 Rapportages ......................................................................................................................................... 33

6.1 Rapporten opstellen ..................................................................................................................... 33

6.2 Rapport samenstellen ................................................................................................................... 34

7 Instellingen ........................................................................................................................................... 35

7.1 Organisatiegegevens .................................................................................................................... 35

7.2 Financiële gegevens ...................................................................................................................... 36

8 Gebruikers en rollen ........................................................................................................................... 37

8.1 Gebruikersrol toevoegen, wijzigen en verwijderen ...................................................................... 37

Handleiding Davilex Club Inhoudsopgave

4

8.2 Gebruiker toevoegen en gebruikersrollen toewijzen ................................................................... 39

9 Abonnement wijzigen ........................................................................................................................ 40

9.1 Abonnement uitbreiden ............................................................................................................... 40

Handleiding Davilex Online Ledenadministratie Inleiding

5

1 Inleiding

In deze handleiding leest u hoe u uw leden overzichtelijk kunt beheren met Davilex Online

Ledenadministratie. U vindt uitleg over het invoeren van leden, het aanmaken van categorieën en

extra gegevens en over het berekenen van contributie. Verder wordt er een uitleg gegeven van het

factureren en het versturen van herinneringen. Daarnaast wordt uitgelegd hoe u rapporten samen

kunt stellen, zodat u optimaal inzicht krijgt in uw ledenbestand. Het laatste hoofdstuk laat zien welke

instellingen u aan kunt passen en hoe u uw abonnement kunt wijzigen.

1.1 Dashboard en navigatie

Davilex Online Ledenadministratie is zo ontworpen dat u snel en intuïtief uw weg zult vinden. Via het

overzichtelijke menu heeft u toegang tot alle taken. Met behulp van de opdrachten in de werkbalk

bovenin uw scherm kunt u, afhankelijk van het onderdeel waarin u zicht bevindt, gegevens zoeken,

selecties maken, gegevens toevoegen en opslaan.

Dashboard

Davilex Online Ledenadministratie start op met een overzichtelijk dashboard. Zo heeft u direct

inzicht in belangrijke gegevens in de ledenadministratie. Ook wordt u in het dashboard onder

Belangrijke mededelingen herinnerd aan taken, bijvoorbeeld wanneer contributies geïnd kunnen

worden en facturen vervallen zijn. U kunt de taak vervolgens met één muisklik starten.

Ondersteuning helpdesk

Heeft u een vraag over Davilex Online Ledenadministratie? Neem contact met ons op, onze

helpdesk is u graag van dienst. U kunt de helpdesk op maandag t/m vrijdag tussen 09.00 en 17.00

uur bereiken op telefoonnummer 030 – 6391 575.

Wij wensen u veel gebruiksgemak van Davilex Online Ledenadministratie!

Handleiding Davilex Online Ledenadministratie Leden importeren en invoeren

6

2 Leden importeren en invoeren

Een goede, overzichtelijke ledenadministratie begint bij het goed registreren van lidgegevens. In dit

hoofdstuk leggen we uit hoe u leden invoert in Davilex Online Ledenadministratie.

Algemene gegevens, categorieën & extra gegevens

Naast de algemene gegevens van een lid, zoals de NAW-gegevens en financiële gegevens, kunt u

bij een lid aangeven welke categorieën en extra gegevens van toepassing zijn. Categorieën kunt u

zelf definiëren en daarmee helemaal aanpassen aan de wensen van uw organisatie. U kunt

bijvoorbeeld denken aan categorieën voor indeling naar leeftijd, spelniveau of deelname aan

activiteit. Bij het invoeren van een lid kunt u het lid direct koppelen aan één of meerdere

categorieën. In categorieën is ook de eventueel verschuldigde contributie vastgelegd. Het kan

daarom handig zijn om categorieën aan te maken voordat u leden invoert.

Daarnaast biedt Davilex Online Ledenadministratie de mogelijkheid om vrije velden aan te maken,

de zogenoemde extra gegevens. Weet u al welke extra gegevens u vast wilt leggen? Dan is het

raadzaam om eerst de extra gegevens toe te voegen. U kunt deze extra velden dan bij het invoeren

van leden direct gebruiken voor het vastleggen van extra informatie. Meer informatie over

categorieën en extra gegevens vindt u in hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4.

2.1 Instructievideo

In onderstaande video laten we u stap-voor-stap zien hoe u een lid invoert. De stappen die

doorlopen worden, worden onderstaand nader toegelicht.

https://vimeo.com/240982808


7

2.2 Leden importeren

U kunt leden handmatig invoeren in Davilex Online Ledenadministratie, maar u kunt gegevens ook

importeren. Hiervoor kunt u een eigen bestand gebruiken, waarbij het voor een correcte import wel

van belang is dat de kolomtitels overeenkomen met de titels van de velden in Davilex Online

Ledenadministratie.

Importsjablonen

U kunt ook gebruikmaken van de met het programma meegeleverde importsjablonen. Er zijn twee

sjablonen beschikbaar: een sjabloon voor import van bedrijven en een sjabloon voor personen. Om

de sjablonen te downloaden, klikt u in het menu op Leden & Relaties. Klik vervolgens op Importeren.

In het venster Importeren ziet u rechts de links naar de downloadbestanden. Tevens vindt u hier een

korte uitleg over het importeren van gegevens.

Gegevens importeren

Download de sjabloon en open het opgeslagen csv-bestand in Microsoft Excel. Vul de verschillende

velden in en sla het bestand op. Om het csv-bestand te importeren, klikt u in het menu op Leden &

Relaties en vervolgens op Importeren. Klik op Bladeren en selecteer het bestand dat u wilt

importeren. Geef vervolgens aan of u personen of bedrijven wilt importeren en klik op Importeren.

De gegevens worden nu geïmporteerd.

Tijdens Het importeren worden gegevens waar mogelijk automatisch gekoppeld aan gegevens in de

administratie. Zodra de gegevens geïmporteerd zijn, wordt het venster Koppelen van kolommen

geopend. Bovenaan dit venster vindt u onder meer informatie over het aantal kolommen dat

gekoppeld moet worden, het aantal dat automatisch gekoppeld is en het aantal kolommen dat niet

automatisch gekoppeld kon worden.

Het is mogelijk om bij het importeren, behalve het lidmaatschap van een categorie, ook de

begindatum van dat lidmaatschap te importeren. Voor het importeren van de categorieën moeten

die categorieën wel eerst aangemaakt zijn in Online Ledenadministratie.


8

Is een gegeven succesvol gekoppeld, dan wordt in de kolom Koppelen aan geïmporteerde kolom

getoond aan welke kolom het administratiegegeven is gekoppeld. Automatisch gekoppelde

gegevens worden onder Koppelwijze aangeduid met Automatisch. U kunt automatisch gekoppelde

kolommen eventueel wijzigen door te klikken op het veld onder Koppelen aan geïmporteerde kolom

en een andere kolom te selecteren. De koppelwijze verandert in dit geval naar ‘Handmatig’.

Kan een kolom niet automatisch gekoppeld worden, dan zijn de velden onder Koppelen aan

geïmporteerde kolom en Koppelwijze leeg. U kunt het administratiegegeven handmatig koppelen

door in het veld onder Koppelen aan geïmporteerde kolom te klikken en een kolom te selecteren.

Onder Koppelwijze ziet u nu dat dit gegeven handmatig is gekoppeld.

Om wijzigingen in automatisch gekoppelde kolommen en handmatig gekoppelde kolommen door te

voeren, klikt u op Verwerken. Staan er nieuwe categorieën of nieuwe extra-velden in het

geïmporteerde bestand, dan kunt u deze in de eigen administratie toevoegen en terugkeren naar het


9

venster Import. Klikt u nu op Opnieuw koppelen, dan worden de gegevens in het csv-bestand

opnieuw gekoppeld, ook aan de extra velden of categorieën die u zojuist aangemaakt heeft.

Zijn alle gegevens in het csv-bestand en Davilex Online Ledenadministratie correct gekoppeld, dan

klikt u op Verwerken om de relaties of bedrijven definitief te importeren.

Nog niet eerder verwerkte bestanden

Als er een importbestand wordt opgehaald en niet direct verwerkt is door op Sluiten te drukken,

wordt dit bestand toegevoegd aan het overzicht van niet verwerkte bestanden. Deze bestanden kunt

u wissen door op te klikken of verwerken door op die regel te klikken of op . U kunt ook

meerdere regels tegelijk aanvinken om te verwijderen.

2.3 Lid handmatig toevoegen

Om een lid toe te voegen, klikt u in het menu op Leden & Relaties. Klik vervolgens op Nieuwe

Relatie om het relatieformulier te openen.

2.3.1 Algemene, persoons- en bedrijfsgegevens

In het formulier dat geopend wordt, is het relatienummer al voor u ingevuld. U kunt het nummer

wijzigen, zolang u maar een uniek nummer invoert. Geef vervolgens aan of de relatie een persoon

of bedrijf is. Welke velden in het formulier beschikbaar zijn, is afhankelijk van uw keuze. Onder

Persoonsgegevens of Bedrijfsgegevens vult u de algemene gegevens van het lid of de relatie in.


10

2.3.2 Profielfoto toevoegen

Bij het lid kunt u een profielfoto uploaden. Deze foto wordt getoond in de ledenlijst. Zo heeft u direct

een gezicht bij de naam. Profielfoto’s kunnen in alle gangbare afbeeldingsformaten geüpload

worden (bijvoorbeeld png, jpg, bmp). De afbeelding die u uploadt, wordt automatisch bijgesneden.

Het beste resultaat krijgt u met een profielfoto met de afmeting 150x170 pixels. Om een afbeelding

te uploaden, sleept u de afbeelding vanuit de Windows Verkenner naar het foto-veld of klik op Foto

uploaden om naar het afbeeldingsbestand te bladeren.

2.3.3 Financiële gegevens

Onder Financiële gegevens geeft u eerst aan of de contributie door het lid zelf of door een andere

relatie (bijvoorbeeld een ouder) betaald wordt.

Betaling door andere relatie

Geeft u aan dat de betaling door een ander lid voldaan wordt, dan kunt u de betreffende relatie

selecteren uit de keuzelijst. Is de relatie nog niet ingevoerd, dan moet u die eerst als relatie

aanmaken.


11

Als de betalende relatie wordt vervangen door een nieuwe betalende relatie, dan wordt u bij het

opslaan de mogelijkheid geboden om een mail naar de vervallen betaler te sturen.

Als u op Ja klikt, zal er automatisch een mail naar de vervallen betaler worden gestuurd.

Betaling door relatie

Als de relatie de contributie zelf voldoet, dan specificeert u de betaalwijze. U kunt kiezen voor

factuur of automatische incasso.

Incasso-informatie

Heeft u de betaalwijze Automatische incasso geselecteerd, dan voert u tevens de aanvullende

incasso-informatie in. De incasso-regels schrijven voor dat iedere machtiging voorzien wordt van


12

een uniek kenmerk. Een uniek kenmerk is reeds ingevoerd in het veld Mandaat ID en kunt u

eventueel wijzigen.

Tip: Het kenmerk dat u toekent moet uniek zijn en mag niet langer zijn dan 35 alfanumerieke

tekens.

Bij Soort machtiging geeft u het type machtiging aan: doorlopend of eenmalig. De eerste incasso (bij

zowel eenmalige als doorlopende machtiging) moet conform de geldende SEPA-regels altijd

voorzien zijn van het kenmerk Eerste incasso SEPA. Markeer deze optie als u voor deze relatie nog

niet eerder een incasso heeft uitgevoerd. Is een doorlopende machtiging afgegeven, dan wordt de

optie Eerste incasso SEPA automatisch gedemarkeerd wanneer de eerste incasso heeft

plaatsgevonden.

In het veld Datum ondertekening voert u de datum in waarop de machtiging is ondertekend. Wordt

een doorlopende machtiging ingetrokken, dan voert u in het veld Datum beëindiging de einddatum

van de machtiging in.

Tip: Bij machtigingen die vóór de overgang naar SEPA (1 februari 2014) zijn afgegeven en

waarvan de begindatum niet bekend is, voert u conform de geldende SEPA-regels de

standaarddatum 1 november 2009 in.

2.3.4 Adresgegevens

In Davilex Online Ledenadministratie kunt u bij iedere relatie meerdere adressen vastleggen.

Markeer bij Soort adres het type adres dat u invoert en vul de adresgegevens in. Klik op Adres

toevoegen om extra adressen in te voeren.


13

2.3.5 Contactpersonen bij bedrijven

Bij bedrijven kunt u één of meer contactpersonen toevoegen.

2.3.6 Ingedeeld in categorieën

Door relaties in te delen in categorieën houdt u uw ledenadministratie overzichtelijk. Tevens zorgt

een categorie ervoor dat contributie voor een lid berekend wordt. Hoe u lidcategorieën aanmaakt en

contributie specificeert, leest u in het volgende hoofdstuk.

Heeft u reeds categorieën aangemaakt, dan kunt u onder Ingedeeld in categorieën de categorie

selecteren waaraan u de relatie wilt koppelen. Wilt u de relatie bij meerdere categorieën indelen,

dan klikt u op het plus-icoon onder de lijst .

Wilt u een lid later ontkoppelen van een categorie, dan opent u de ledenlijst en klikt u bij het

betreffende lid op Wijzigen. Voer bij Ingedeeld in categorieën een einddatum in en sla de wijziging

op. Het lid is nu niet langer aan de categorie gekoppeld. Met behulp van de knop Historie

tonen/verbergen kunt u de categorieën waaraan het lid gekoppeld is geweest zichtbaar maken of

verbergen. Het lidmaatschap kunt u beëindigen door een einddatum in te vullen of op de actie-icoon

te klikken

2.3.7 Extra gegevens, notities en waarschuwingen

Davilex Online Ledenadministratie biedt de mogelijkheid om een onbeperkt aantal extra gegevens

vast te leggen bij een relatie. Zo kunt u precies die informatie vastleggen die voor u relevant is. Hoe

u extra gegevens toevoegt, leest u in hoofdstuk 4. Heeft u extra gegevens vastgelegd in de

administratie, dan worden de extra velden getoond onder Extra gegevens. Tot slot kunt u ook bij

Notities en Waarschuwingen aanvullende informatie vastleggen.


14

Handleiding Davilex Online Ledenadministratie Categorieën aanmaken

15

3 Categorieën aanmaken

Met behulp van categorieën kunt u uw ledenbestand overzichtelijk indelen. U kunt bijvoorbeeld

denken aan categorieën voor indeling naar leeftijd, spelniveau of deelname aan een activiteit, de

mogelijkheden zijn legio. Zijn uw leden contributie verschuldigd? Ook dan maakt u gebruik van

categorieën, want in een categorie legt u het contributiebedrag vast.

3.1 Instructievideo

In de instructievideo ziet u hoe u een categorie toevoegt, contributie specificeert en leden koppelt

aan een categorie. Een toelichting op de stappen die u doorloopt worden onderstaand toegelicht.

3.2 Categorie toevoegen

Wanneer u in het menu op Categorieën klikt, wordt een overzicht getoond van alle categorieën die

aangemaakt zijn. Per categorie ziet u direct de status (actief of niet-actief) en informatie over het

aantal leden dat aan de categorie gekoppeld is. U kunt hier een categorie wijzigen of verwijderen.



16

Een nieuwe categorie voegt u toe door op Nieuwe Categorie te klikken. In het formulier dat geopend

wordt, geeft u de categorienaam op. Tevens kunt u aangeven of de categorie actief of inactief is,

en per wanneer er opzegging van een lidmaatschap mogelijk is. Als er per datum opgezegd kan

worden, is dat alleen per die datum. Anders is het per einde van een contributietermijn.

Bij bestaande categorieën ziet u hier tevens de datum tot wanneer contributie berekend is.

Als het inschrijfgeld reeds betaald is of als er korting op het contributiebedrag wordt gegeven (bv bij

vrijwilligers), kunt u dat bij het lid opgegeven. Bij toekomstige contributieberekeningen wordt hiermee

rekening gehouden.


17

3.3 Contributie vastleggen

Onder Contributieperiodes kunt u de verschuldigde contributie specificeren. Geef een begindatum

en eventueel een einddatum op, selecteer de termijn waarover contributie wordt geheven en voer

het termijnbedrag in. Wordt er inschrijfgeld in rekening gebracht, dan kunt u dit bedrag in het veld

Inschrijfbedrag specificeren.

Nieuwe periode

Wijzigt het contributiebedrag? Dan hoeft u geen nieuwe categorie aan te maken en leden opnieuw

te koppelen. U kunt de bestaande categorie aanpassen door bij Contributieperiodes een einddatum

op te geven en vervolgens een Nieuwe periode aan te maken. De nieuwste termijn staat bovenaan.

De historie blijft bewaard en is op te vragen door op Gefactureerde periodes tonen te klikken.

3.4 Extra gegevens koppelen

Heeft u extra gegevens gedefinieerd (zie hoofdstuk 4), dan kunt u bij Extra gegevens eventueel

extra informatie vastleggen bij de categorie. Klik op Alle extra gegevens tonen en markeer de extra

gegevens die u wilt koppelen.

3.5 Relaties koppelen aan categorie

U kunt op twee manieren relaties koppelen aan een categorie:

• Bij de categorie onder Lidmaatschappen

• In het Relatie-formulier (zie hoofdstuk 2)


18

In het Categorie-formulier kunt u leden koppelen door op de knop Toevoegen nieuwe leden onder

Lidmaatschappen te klikken. Hiermee komt u op de overzichtlijst van Leden & Andere Relaties waar

u middels een selectie één of meer relaties toe kan voegen aan de categorie door op te klikken

Zodra u op of een regel heeft geklikt, wordt een venster getoond waarin u aan kunt geven per

wanneer het lid of de leden aan de categorie toegevoegd moeten worden.

Nadat u op Verwerken hebt geklikt wordt de selectie aan de categorie toegevoegd en keert u terug

naar het overzicht Categorieën.

Handleiding Davilex Online Ledenadministratie Extra gegevens toevoegen

19

4 Extra gegevens toevoegen

Wilt u bij een relatie of een categorie extra informatie vastleggen? Dan kunt u Extra gegevens

toevoegen. Dit zijn velden waarvan u de naam en het type zelf kunt bepalen. In Davilex Online

Ledenadministratie kunt u een onbeperkt aantal extra gegevens toevoegen.

Tip: het is handig om eerst een overzicht te maken van extra gegevens die u in de

administratie op wilt nemen en deze extra gegevens vast te leggen in de administratie alvorens

u, relaties en categorieën aanmaakt.

4.1 Instructievideo

In de instructievideo leggen we uit hoe u extra gegevens toe kunt voegen. Een toelichting op de

stappen die u doorloopt vindt u hieronder.

4.2 Extra gegeven toevoegen

Om een extra gegeven toe te voegen, klikt u in het menu op Extra gegeven. Er wordt nu een

overzicht getoond van extra gegevens die reeds ingevoerd zijn. U kunt deze extra gegevens hier

wijzigen of verwijderen.



20

Om een nieuw extra gegeven vast te leggen in de administratie, klikt u op Nieuw extra gegeven.

Geef een naam op en selecteer het gegevenstype. U heeft de keuze uit de typen tekst, datum, getal,

ja/nee en keuzelijst.

Welke velden vervolgens beschikbaar zijn, is afhankelijk van uw keuze. Bij een keuzelijst kunt u

bijvoorbeeld de verschillende opties toevoegen. Heeft u gekozen voor het type datum, dan zijn de

velden minimum- en maximumwaarde beschikbaar en bij een veld van het type tekst kunt u, als dat

van toepassing is, aangeven wat de standaard tekst is. Op deze manier kunt u alle extra informatie

die u bij een relatie of categorie vast wilt leggen, overzichtelijk indelen.


21

U kunt de extra gegevens direct koppelen aan één of meer categorieën. Nadat u het extra gegeven

heeft opgeslagen, is in het Relatie-formulier onder Extra gegevens een veld beschikbaar waarin u

de extra informatie vast kunt leggen. Tevens kunt u in Rapportage een selectie maken op basis van

extra gegevens. Zo kunt u bijvoorbeeld een overzicht oproepen van alle commissieleden per

commissie.

Handleiding Davilex Online Ledenadministratie Contributie berekenen

22

5 Contributie berekenen

In voorgaande hoofdstukken heeft u gelezen hoe u categorieën aanmaakt en hoe u daar leden aan

toe kan voegen. In dit hoofdstuk leest u hoe u contributie kunt berekenen.

5.1 Instructievideo

In de video laten we u zien hoe u gemakkelijk contributie berekent voor uw leden en hoe u facturen

en incasso’s aan kunt maken. De stappen die u doorloopt worden onderstaand nader toegelicht.

5.2 Contributie berekenen

Om contributie te berekenen, klikt u in het menu op Contributies. In het overzicht ziet u de eerder

uitgevoerde contributieberekeningen. U kunt dit overzicht exporteren naar Microsoft Excel door op

Exporteer overzicht te klikken. Om een nieuwe berekening te maken, klikt u op Nieuwe berekening.



23

In het scherm Contibutie Berekenen voert u in het veld Berekendatum de datum in tot en met

wanneer er contributie berekend moet worden. De datum die u hier invoert, is tevens de

factuurdatum. Wilt u de facturen direct als betaald markeren, dan markeert u deze optie. Selecteer

bij Categorie de categorie of categorieën waarvoor u contributie wilt berekenen en klik op

Berekenen.

Let op: Maakt u gebruik van automatische incasso? Markeer de optie ‘Gegenereerde facturen

direct als betaald markeren’ dan niet. Alleen facturen die gemarkeerd zijn als Niet betaald

worden namelijk in het incassobestand opgenomen.

Zodra de berekening is uitgevoerd, wordt onder Overzicht van contributieberekeningen een lijst

getoond van leden waarvoor contributie is berekend. Zodra u op Verwerken klikt, wordt voor deze

leden een factuur aangemaakt.


24

5.3 Facturen verwerken

U kunt de facturen selecteren die u wilt verwerken. Naar gelang de gewenste wijze van inning in de

gegevens van de relatie, worden er

• SEPA-PAIN incassobestanden gegenereerd en geëxporteerd;

• Facturen via e-mail verstuurd of;

• Facturen geprint.

U kunt één of meer facturen selecteren om te verwerken. Ook kunt u een selectie op betaald of

onbetaald zetten door middel van het aanklikken van . De duim omhoog staat voor betaald

en naar beneden voor onbetaald.

Tip: het is ook mogelijk om op het ‘duimpje’ te klikken in de regel zelf

De geselecteerde facturen kunt u ongeldig maken (totaal wissen is niet mogelijk) door op te

klikken.

Een ongeldige factuur blijft nog wel zichtbaar maar is niet meer geldig en kan niet meer gekozen

worden om te bewerken of verwerken.

Nadat u één of meerdere facturen hebt geselecteerd en op Verwerken heeft geklikt, komt u in het

scherm Facturen verwerken.


25

In het scherm Facturen verwerken kunt u zien hoeveel facturen van de drie mogelijkheden in de

verwerking zitten.

Bij Incasso staat in het veld Gewenste verwerkingsdatum de datum die voorgesteld wordt voor de

inning van de incasso. Deze datum kunt u aanpassen en moet tussen de huidige datum en de

huidige datum +90 dagen liggen. U kunt ook aangeven of de facturen direct op betaald gezet

moeten worden.

Geëxporteerde SEPA-PAIN incassobestanden (incasso.xml) moeten opgeslagen worden en

geïmporteerd in de internetbankieromgeving van uw bank. Om de export van incasso’s te

annuleren, klikt u op Annuleren.

Bij E-mail kunt u aangeven of de facturen direct op betaald gezet moeten worden en welke

factuurtemplate voor het versturen van de factuur per e-mail gebruikt moet worden.


26

Bij Afdrukken kunt u aangeven of de facturen direct op betaald gezet moeten worden en welke

factuurtemplate er gebruikt moet worden voor de te printen factuur.

Van de te printen facturen wordt een voorbeeld getoond die opgeslagen kan worden voor het archief

of geprint kan worden.

Tip: Op de factuur worden gegevens van uw organisatie getoond, zoals uw IBAN en uw logo.

Deze gegevens voert u in bij de Instellingen. In hoofdstuk 7 leest u er meer over.

In een factuurtemplate kunt u vastleggen hoe uw facturen en herinneringen eruit zien en kunt u de

begeleidende tekst bij uw factuur of herinnering opgeven. In dit hoofdstuk leest u er meer over.

5.4 Templates toevoegen

Bovenstaand heeft u kunnen lezen hoe u contributiefacturen aanmaakt en verstuurt. Voor de

opmaak van facturen en herinneringen maakt u gebruik van templates. In een template kunt u

tevens de begeleidende tekst van uw factuur of herinnering opgeven.

Om een template toe te voegen, klikt u in het menu op Templates > Factuurtemplates. Om een

bestaande template te wijzigen klikt u in het overzicht op de betreffende template. Om een nieuwe

template toe te voegen, klikt u op Nieuwe factuurtemplate.


27

In het bovenste deel van dit venster geeft u de algemene gegevens van de template op en bepaalt u

of het een template voor een factuur of herinnering is.

Onder Inhoud specificeert u de positie van onder meer het logo en de adresgegevens, geeft u

eventueel een titel op en een begeleidende tekst die op de factuur getoond wordt. Het logo dat

toegepast wordt, is het logo dat u in de instellingen heeft geüpload. Bij Voettekst kunt u tekst

opgeven die in de voettekst opgenomen moet worden. Tevens kunt met behulp van de knoppen

bepaalde gegevens uit de instellingen overnemen in de voettekst, zoals bijvoorbeeld uw IBAN en de

geldende betalingstermijn. Klik op Voorbeeldfactuur om een voorbeeld van uw factuurtemplate te

zien.

5.5 Facturen inzien, als betaald markeren of verwijderen

Het overzicht van alle facturen die aangemaakt zijn naar aanleiding van een contributieberekening

opent u door in het menu op Facturen te klikken. U vindt er onder meer informatie over de datum

waarop de factuur gegeneerd is, het gefactureerde bedrag en de betaalstatus. Met behulp van de

filters bovenaan de lijst kunt u de inhoud van de facturenlijst aanpassen.


28

Om een factuur in te zien of als betaald te markeren, klikt u op de factuurregel of op het Bewerken-

icoon achter de factuurregel. In het venster dat geopend wordt, vindt u algemene informatie met

betrekking tot de factuur en een specificatie van de factuurregels. Om de factuur als betaald te

markeren, klikt u op Betaald. Klik op het Verwijderen-icoon om de factuur te verwijderen.

Tip: U kunt facturen ook als betaald markeren door in de lijst Facturen in de kolom Betaald op

het duimpje te klikken of door in de geopende factuur onder Factuurregels op het duimpje te

klikken.

Naast algemene factuurinformatie en de specificatie van de factuurregels, vindt u in het Factuur-

venster ook informatie over het aantal dagen waarmee de betalingstermijn is overschreden. In de

kolom Herinnering staat het aantal herinneringen dat gestuurd is.


29

Als er een gedeeltelijke betaling heeft plaatsgevonden kunt u het bedrag bij de betaalstatus invullen

als Gedeeltelijk Betaald aangeklikt wordt. Om dit op te slaan moet op Opslaan geklikt worden. Als u

direct op Herinnering klikt zal het ingevoerde bedrag ook eerst opgeslagen worden.

5.6 Herinneringen genereren

Een herinnering kunt u op twee manieren genereren. Op de eerste plaats kunt u in de lijst Facturen

de facturen selecteren waarvan de betalingstermijn is overschreden. Dit kunt u handmatig doen door

de betreffende facturen te markeren of door te klikken op het filter Termijn overschreden en de

facturen te selecteren.

Tip: Klik op het selectievakje voor de kolomnaam Factuurnummer om direct alle facturen in

de lijst te selecteren.

Er kunnen maximaal drie herinneringen volgen op een factuur. De factuur kan na 3 herinneringen

niet meer vanuit het overzichtsscherm geselecteerd worden voor verwerken of bulk-verwijderen of

bulk-betaalstatuswijziging. Er wordt een verbodsbordje getoond met uitleg als u de cursor

daarboven plaatst.

Heeft u de facturen geselecteerd waarvoor u een herinnering aan wilt maken, dan klikt u op

Verwerken. Het venster Herinnering maken wordt geopend. In dit venster is een onderscheid

gemaakt op basis van de betaalwijze van het lid.

Maakt u een herinnering aan voor leden waarbij de wijze van inning Incasso is geselecteerd, dan

geeft u de geeft u de gewenste verwerkingsdatum op. Tevens kunt u aangeven of er een

vooraankondiging verzonden moet worden en of de facturen direct als betaald gemarkeerd moeten

worden. Voor leden bij wie de wijze van inning de optie Factuur is geselecteerd, geeft u de template

op die toegepast moet worden. Wilt u een factuurtemplate aanmaken of wijzigen, dan kunt u op

Beheer factuurtemplates klikken. Meer informatie over het aanmaken van factuurtemplates vindt u

in paragraaf 5.4 van dit hoofdstuk. Wilt u de facturen direct als betaald markeren, dan selecteert u

deze optie. Zijn de gegevens ingevuld, dan klikt u op Verwerken om de herinneringen aan te

maken.


30


31

Herinnering aanmaken vanuit Factuur-venster

Een herinnering kunt u ook genereren door in de lijst Facturen een factuur waarvan de

betalingstermijn verstreken is te openen en vervolgens op Herinnering te klikken. Het venster

Herinnering maken wordt nu geopend. Meer informatie over dit venster vindt u bovenstaand.


32

5.7 E-mailtemplate aanmaken

Om een template toe te voegen klikt u in het menu op Templates > Factuurtemplates.

Bij het versturen van herinneringen per e-mail, kunt u de template voor de e-mail aanpassen. Hierbij

kunt u gebruik maken van de knoppen om zaken als Naam en Organisatie in de tekst te zetten die

automatisch gesubstitueerd worden met de naam van het lid en uw organisatie.

Nadat u op Opslaan hebt geklikt, is het template aangepast.

Handleiding Davilex Online Ledenadministratie Rapportages

33

6 Rapportages

In Davilex Online Ledenadministratie kunt u uiteenlopende rapportages opstellen die u goed inzicht

geven in uw ledenadministratie. Binnen de rapportage heeft u diverse selectiemogelijkheden, zodat

u ieder gewenst rapport kunt maken.

6.1 Rapporten opstellen

Om een rapport op te stellen, klikt u in het menu op Rapportages. Automatisch wordt het laatst

opgesteld rapport geopend. Selecteer een template of klik op Gegevens definiëren. Kiest u voor

deze laatste optie, dan kunt u door het markeren van gegevens een rapport maken dat precies die

informatie bevat die u nodig heeft.

Tip: Heeft u de gegevens in een rapport zelf gedefinieerd en wilt u dit rapport vaker

raadplegen? Dan kunt u voor het genereren van het rapport, de selectie onder een eigen naam

opslaan als template. Een volgende keer kunt u het rapport eenvoudig oproepen door de

template te kiezen in de keuzelijst.

Handleiding Davilex Online Ledenadministratie Rapportages

34

6.2 Rapport samenstellen

Markeer onder Gegevens Selectie de gegevens die in de rapportage moeten worden opgenomen.

Onder Toon alleen leden & relaties die voldoen aan de volgende voorwaarde kunt u eventueel een

extra filter op de gegevens toepassen.

De ingevoerde filters worden onthouden tot de pagina verlaten wordt.

Klik op Rapportage genereren om het rapport te genereren. Wilt u het rapport bewaren of

afdrukken? Dan kunt u het rapport Exporteren. Het rapport, kunt u vervolgens in MS Excel, verder

bewerken en/of afdrukken.

Handleiding Davilex Online Ledenadministratie Instellingen

35

7 Instellingen

In de Instellingen kunt u een aantal gegevens over uw organisatie vastleggen. Een deel van deze

gegevens wordt gebruikt op de contributiefactuur, zoals uw logo en uw IBAN. Tevens vindt u hier

informatie over uw abonnement.

7.1 Organisatiegegevens

Om de instellingen te openen, klikt u in de blauwe titelbalk op het Instellingen-icoon . Onder

Organisatiegegevens kunt u de algemene gegevens van uw organisatie vastleggen.

Logo uploaden

U kunt bestanden uploaden in alle gangbare afbeeldingsformaten, zoals png, jpg en bmp. Het logo

op de contributiefactuur heeft een afmeting van 150 x 150 pixels. Logo’s die u uploadt, worden

automatisch naar dit formaat geschaald. Omdat bij het schalen van afbeeldingen kwaliteitsverlies op

kan treden, behaalt u het beste resultaat door een logo te uploaden in bovengenoemde afmetingen.

Handleiding Davilex Online Ledenadministratie Instellingen

36

7.2 Financiële gegevens

De financiële gegevens die op een contributiefactuur getoond worden, zoals uw IBAN en de

betalingstermijn die uw vereniging of stichting hanteert, kunt u invoeren onder Financiële gegevens.

Hanteert uw organisatie een boetebeleid bij te late betaling, dan kunt u het verschuldigde bedrag

opgeven bij Bedrag. Bij verzending van de herinnering wordt dit bedrag automatisch opgeteld bij het

factuurbedrag. Maakt u gebruik van automatische incasso? Dan kunt u onder Financiële gegevens

ook uw incassant-ID invoeren.

Bij de Naam van de rekening moet de naam van officiële rekeninghouder ingevuld worden. Dit is

meestal de zelfde naam als de naam van de organisatie. Maar de naam van de organisatie kan

speciale tekens bevatten die niet door een bank bij automatische incasso geaccepteerd wordt. Dan

moet bij de Naam van de rekening de naam gezet worden die wel door de bank geaccepteerd is.

Handleiding Davilex Online Ledenadministratie Gebruikers en rollen

37

8 Gebruikers en rollen

Davilex Online Ledenadministratie biedt de mogelijkheid om met meerdere gebruikers gelijktijdig in

dezelfde ledenadministratie te werken. Bij het abonnement zijn standaard twee gebruikers

inbegrepen.

Tip: Wilt u meer gebruikers toegang geven tot Davilex Online Ledenadministratie, dan kunt u

uw abonnement uitbreiden. Onze afdeling Direct Sales kan u er meer over vertellen. Zij zijn op

werkdagen tussen 09.00 en 17.00 uur bereikbaar op 030-6391 555, optie 1.

Gebruikers in uw ledenadministratie kunt u verschillende rollen toekennen. Zo bepaalt u zelf tot

welke onderdelen van de administratie de gebruiker toegang heeft en welke rechten de gebruiker

heeft. Enkele gebruikersrollen, zoals Penningmeester en Ledenadministrateur zijn reeds vastgelegd

in de administratie. Daarnaast kunt u zelf gebruikersrollen definiëren.

Omdat het handig is om eerst de gebruikersrollen goed vast te leggen alvorens gebruikers worden

toegevoegd, gaan we in dit hoofdstuk eerst in op het toevoegen van gebruikersrollen. Vervolgens

wordt uitgelegd hoe u gebruikers toevoegt.

Licentiehouder

Gebruikersrollen en gebruikers kunnen toegevoegd worden door de licentiehouder. Dit is de

gebruiker die in eerste instantie het (proef)abonnement op Davilex Online Ledenadministratie heeft

afgesloten. De licentiehouder heeft alle rechten en zijn onontvreemdbaar.

8.1 Gebruikersrol toevoegen, wijzigen en verwijderen

Het venster Gebruikersrollen opent u door onder Gebruikers & rollen op Gebruikersrollen te klikken.

Het overzicht toont de gebruikersrollen die reeds beschikbaar zijn in uw administratie.

Handleiding Davilex Online Ledenadministratie Gebruikers & rollen

38

8.1.1 Gebruikersrol toevoegen

Om een gebruikersrol toe te voegen, klikt u op Nieuwe gebruikersrol. In het venster dat geopend

wordt, voert u een naam in voor de nieuwe gebruikersrol. Markeer vervolgens onder Autorisatie de

rechten die u aan deze gebruikersrol toe wilt kennen en klik op Opslaan.

8.1.2 Gebruikersrol wijzigen

Om een rol te wijzigen, klikt u in het overzicht Gebruikersrollen op het Wijzigen-icoon achter de

betreffende gebruikersrol. Voer de wijzigingen door en klik op Opslaan. De gebruikers die gekoppeld

zijn aan deze rol hebben nu toegewezen gebruiksrechten.

8.1.3 Gebruikersrol verwijderen

Om een gebruikersrol te verwijderen klikt u in het overzicht Gebruikersrollen op het Verwijderen-

icoon achter de gebruikersrol. Voorwaarde is dat de gebruikersrol niet gekoppeld is aan een

gebruiker.

8.1.4 Overzicht gebruikers per gebruikersrol

Om inzicht te krijgen in welke gebruikers gekoppeld zijn aan een bepaalde gebruikersrol, opent u het

overzicht Gebruikersrollen. Klik hiervoor op Gebruikers & rollen en vervolgens op Gebruikersrollen.

Klik op het Bewerken-icoon achter de gebruikersrol. Onder Gebruikers met deze rol ziet u nu een

overzicht van gebruikers waaraan deze gebruikersrol is gekoppeld.

Handleiding Davilex Online Ledenadministratie Gebruikers & rollen

39

8.2 Gebruiker toevoegen en gebruikersrollen toewijzen

Op het instellingenscherm staat in de licentie hoeveel gebruikers u kunt toevoegen naast de

Licentiehouder. De applicatie staat u niet toe meer gebruikers aan te maken dan het aantal dat in de

licentie.

Een gebruiker kunt u toevoegen door bij Gebruikers & rollen op Gebruikers te klikken en vervolgens

te kiezen voor Nieuwe gebruiker. Is de gebruiker die u toe wilt voegen een bestaande relatie? Dan

kunt u de relatie selecteren in de keuzelijst en op Toevoegen klikken. De persoonsgegevens

worden automatisch ingevuld, u hoeft alleen de ontbrekende gegevens nog in te vullen. Komt de

nieuwe gebruiker niet voor in de relatielijst, dan kunt u de persoonsgegevens handmatig invoeren.

Markeer vervolgens onder Rollen de gebruikersrollen die u toe wilt wijzen aan de gebruiker en klik

op Opslaan.

8.2.1 Nieuwe gebruiker toegang geven tot Davilex Online Ledenadministratie

Om aan te melden bij Davilex Online Ledenadministratie heeft de nieuwe gebruiker

aanmeldingsgegevens nodig. Stuur de nieuwe gebruiker het klantnummer van uw organisatie, de

gebruikersnaam die u heeft opgegeven en de url van Davilex Online Ledenadministratie

(https://leden.davilex.nl). Davilex stuurt een e-mail met betrekking tot het wachtwoord naar het

e-mailadres dat onder Persoonsgegevens, bij de relatie, is vermeld. Met deze combinatie van

gegevens kan de nieuwe gebruiker aanmelden bij Davilex Online Ledenadministratie.

8.2.2 Gebruiker wijzigen of verwijderen

Om persoonsgegevens van een gebruiker te wijzigen en/of gebruikersrollen bij de gebruiker aan te

passen, opent u het overzicht van gebruikers door bij Gebruikers & rollen op Gebruikers te klikken.

Klik vervolgens op het Bewerken-icoon achter de gebruiker en voer de wijzigingen door.

Klik op het Verwijderen-icoon achter een gebruiker om de gebruiker te verwijderen. De gebruiker

heeft dan niet langer toegang tot Davilex Online Ledenadministratie.

8.2.3 Wijzigen wachtwoord

In het menu Gebruikers & Rollen kunt u uw wachtwoord wijzigen onder Wachtwoordbeheer.

Handleiding Davilex Online Ledenadministratie Abonnement wijzigen

40

9 Abonnement wijzigen

De abonnementsprijs voor Davilex Online Ledenadministratie is afhankelijk van de grootte van uw

vereniging. In onderstaand overzicht hebben we de opbouw van het abonnement overzichtelijk voor

u op een rij gezet.

Aantal leden Maandtarief bij betaling per jaar Maandtarief bij betaling per maand

0-50 € 7,50 € 9,00

51-250 € 10,00 € 12,00

251-500 € 20,00 € 24,00

> 500 Op aanvraag Op aanvraag

Uw abonnement bepaalt hoeveel actieve leden u kunt invoeren in Davilex Online

Ledenadministratie. Een actief lid is een lid dat voldoet aan een van de volgende voorwaarde:

- Het lid is gekoppeld aan een categorie en het lidmaatschap van deze categorie heeft

o als einddatum ‘vandaag’, of

o als einddatum een datum in de toekomst, of

o geen einddatum

- Het lid is gekoppeld aan een categorie en het lidmaatschap van deze categorie heeft als

begindatum een datum die in de toekomst ligt.

9.1 Abonnement uitbreiden

Is het maximum aantal toegestane actieve relaties (bijna) bereikt, dan geeft Davilex Online

Ledenadministratie hiervan een melding. Wilt u meer actieve relaties vast kunnen leggen in uw

administratie, dan kunt u uw abonnement eenvoudig uitbreiden.

Standaard kunnen twee personen gelijktijdig werken in Online Ledenadministratie. Als u met meer

mensen tegelijkertijd wilt kunnen werken kan dit aantal uitgebreid worden.

Neem voor deze uitbreidingen op werkdagen tussen 09.00 en 17.00 uur telefonisch contact met ons

op. U kunt ons bereiken op telefoonnummer 030-6391 555, optie 1.

Handleiding Davilex Online Ledenadministratie uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, op welke...

Documents

Transcript of Handleiding Davilex Online Ledenadministratie uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, op welke...