19T I J D S C H R I F T A D M I N I ST R AT I E – N U M M E R 7 / 8 – J U L I / AU G U ST U S 2 0 0 8 W W W. T I J D S C H R I F TA D M I N I ST R AT I E . N L

Haal meer uit de relatiemet uw accountant

VRAAG EXPLICIET OM TOEGEVOEGDE WAARDE EN VERBETER ZO HET RENDEMENT VAN UW ONDERNEMING

C O S T M A N A G E M E N T

Als gevolg van gebrek aan personeel en ook vanwege de

toenemende kwaliteitseisen gaan de kosten van de

accountant veelal omhoog. Het is uw taak met de

accountant te bespreken hoe u meer toegevoegde waarde

krijgt voor de hogere declaratie. En daaraan kunt u zelf een bijdrage leveren door bijvoorbeeld zoveel mogelijk zaken digitaal aan te leveren.

Door Jan Wietsma,

adviseur strategie bij Full Finance

(www.janwietsma.nl)

Een van de punten waarop u uw accountant kritisch mag beoordelen,

is of hij een goede analyse kan maken van wat er in uw onderneming

gebeurt.

20730-6_TA 0708.indd B1920730-6_TA 0708.indd B19 22-07-2008 16:37:3822-07-2008 16:37:38

20T I J D S C H R I F T A D M I N I ST R AT I E – N U M M E R 7 / 8 – J U L I / AU G U ST U S 2 0 0 8 W W W. T I J D S C H R I F TA D M I N I S T R AT I E . N L

maakt immers onbemind. Maar de over-

heid heeft een speciaal platform in het

leven geroepen, het Nationale Taxonomie

Project, waar ondernemers, accountants,

overheid, Belastingdienst en automati-

seerders afspraken maken over het in de

markt zetten van XBRL. De praktijk leert

dat wanneer de klant er niet om vraagt, er

niet zo snel geschakeld wordt. U mag, als

het over XBRL gaat, dus best enige druk

bij uw accountant leggen om goedkoper te

gaan produceren.

OutsourcenEen andere mogelijkheid om te besparen

op de kosten van het primaire proces is het

in samenspraak met uw accountant onder-

zoeken van de mogelijkheden van outsour-

cing. In het najaar van 2007 heb ik samen

met een aantal accountants deelgenomen

aan een studiereis naar India en Hong-

kong. Conclusie was dat outsourcing van

activiteiten kan bijdragen aan ten eerste

kostenverlaging van het primaire proces en

ten tweede verhoging van de toegevoegde

waarde. Hiervoor bestaan twee redenen:

- de toenemende digitalisering maakt

outsourcing eenvoudiger;

- in de opkomende economieën zijn vol-

doende arbeidskrachten aanwezig.

EDPEen ander punt dat u met uw accountant

kunt bespreken, is in hoeverre u de kosten

voor het controleren en samenstellen kunt

beperken door meer gebruik te maken

van EDP-achtige oplossingen (electronic

data processing). Denkt u daarbij ook aan

de mogelijkheden die de Auditfile van de

Belastingdienst biedt. (Zie ook artikel in

Tijdschrift Administratie van juni, pag. 34.)

ADVIESPROCESBezien we het adviesproces, dan blijkt dat

u erg voorzichtig bent met het vragen van

praktijk betekent dit dat de accountant

niet meer afzonderlijk een jaarrekening, én

een aangifte, én een deponeringsbalans én

de benodigde gegevens voor de bank of het

CBS hoeft samen te stellen. De accountant

beoordeelt samen met u of u de gegevens

op de juiste wijze heeft ingevoerd en ver-

volgens wordt alles door middel van een

zogeheten instance document digitaal afge-

handeld door de afzonderlijke instanties.

Hoe secuurder u bent bij de invoer van de

gegevens, hoe minder werk de accountant

heeft met het primaire proces.

Zet uw accountant onder druk om XBRL in te zetten.

Waarschijnlijk zult u ontdekken dat er

veel accountants zijn, die zich nog niet

zo bezighouden met XBRL. Onbekend

Veel ondernemingen zullen zijn gecon-

fronteerd met een hogere declaratie voor

de wettelijke controle. Maar ook niet-

controleplichtige ondernemingen zullen

merken dat als gevolg van een tekort op de

arbeidsmarkt en strengere kwaliteitseisen

de kosten voor de accountant omhoog

gaan. In plaats van u bij deze trend neer

te leggen, kunt u beter met de accountant

bespreken op welke wijze u meer toege-

voegde waarde krijgt voor die verhoogde

rekening. Daarbij is het van belang om een

onderscheid te maken tussen het primaire

proces en het adviesproces.

PRIMAIRE PROCESAls het gaat om het primaire proces, te

weten het samenstellen of controleren

van de jaarrekening, dan geldt dat u als

administrateur de nodige kostenbesparin-

gen kunt realiseren door zo veel mogelijk

zaken in digitale vorm aan te leveren.

Steeds meer accountantskantoren werken

met digitale dossiers en elk dossierstuk

dat u gedigitaliseerd aanlevert, hoeft niet

nog eens een keer door de accountant te

worden ingescand.

XBRLDaarnaast kunt u veel kosten besparen als

u gebruik gaat maken van de mogelijkhe-

den die XBRL u biedt. XBRL zorgt ervoor

dat gegevens nog maar één maal hoeven te

worden vastgelegd en dat vervolgens iedere

gebruiker de benodigde informatie uit die

gegevens kan halen, zonder de noodza-

kelijke tussenkomst van een derde. In de

TIPS VOOR GOEDE ADVIESRELATIE

U zult begrijpen dat, wilt u meer rendement halen uit uw accountant, een goede advies-relatie een absolute randvoorwaarde is. Het is dan ook in uw beider belang om daaraan te werken.- Beoordeel uw accountant vooral op het feit of hij u regelmatig benadert en of hij komt

met adviezen die uw kosten verlagen of uw omzet vergroten.- Durf afspraken te maken over het declareren op basis van toegevoegde waarde. Als de

accountant zorgdraagt voor een hoge toegevoegde waarde van de onderneming waar u werkzaam bent, dan is het ook geen probleem om hiervoor een passende declaratie te krijgen.

- Stimuleer uw accountant om de kosten voor het samenstel-, aangifte- en controlepro-ces zo veel mogelijk te beperken door slimme inzet van ICT en het inschakelen van de juiste medewerkers.

- Bespreek jaarlijks welke toegevoegde waarde de accountant heeft gehad voor uw orga-nisatie en neem daarbij ook mee in hoeverre uw organisatie voldoende kansen heeft geboden voor het geven van advies. Met andere woorden, biedt uw organisatie de accountant voldoende inhoudelijke uitdagingen om zijn adviesprioriteit aan uw organi-satie te geven. Want ook hier snijdt het mes aan twee kanten: biedt u de moderne accountant onvoldoende uitdaging, dan krijgt u ook niet het advies dat u verdient. En dat kan zomaar leiden tot een achterstand op de concurrentie.

FUSIES

U heeft het waarschijnlijk wel gemerkt: accountantskantoren staan onder hoogspanning. Enerzijds door het gebrek aan personeel in de branche, anderzijds doordat kantoren door invoering van de Wet Toezicht Accountantsorganisaties te maken krijgen met de Autoriteit Financiële Markten als toezichtho uder. De afgelopen twee jaar is gebleken dat veel kan-toren nog niet aan de eisen voldeden, waardoor ze vooral bezig zijn geweest met het intern op orde krijgen van de processen. In veel gevallen bleek dit economisch geen haal-bare kaart, waardoor er binnen de accountancy een ware fusiegolf is ontstaan.Als per 1 oktober duidelijk wordt welke kantoren wel een vergunning krijgen van de AFM en welke kantoren niet, is het de hoogste tijd voor accountantskantoren om de focus te leggen op datgene waar het echt om draait: het leveren van toegevoegde waarde voor de klant.

20730-6_TA 0708.indd B2020730-6_TA 0708.indd B20 22-07-2008 16:37:4322-07-2008 16:37:43

21T I J D S C H R I F T A D M I N I ST R AT I E – N U M M E R 7 / 8 – J U L I / AU G U ST U S 2 0 0 8 W W W. T I J D S C H R I F TA D M I N I ST R AT I E . N L

toegevoegde waarde aan uw accountant. Hierdoor laat u echter

wel een groot aantal kansen liggen om het rendement van uw

onderneming te verbeteren. U mag bijvoorbeeld zeker kritisch

kijken naar zijn vermogen om een goede analyse te maken van

wat er in uw onderneming gebeurt. Niet de balans en de winst-

en verliesrekening moeten het object van onderzoek en advies

zijn, maar het verhaal achter de cijfers:

- Wat zijn de belangrijkste kengetallen en financiële drivers

voor uw organisatie en hoe verhouden die zich tot die van

uw concurrenten?

- Welke les trekt uw accountant uit de cijfers en wat is zijn

advies aan u om de prestaties te verbeteren?

De branchespecifieke accountant heeft de toekomst.

Daarbij mag u best aan uw accountant vragen om zich verder

te verdiepen in uw branche. De tijd dat een accountant alle

branches kon bedienen, ligt inmiddels achter ons; de toekomst

is toch vooral aan accountantskantoren die verstand hebben

van een beperkt aantal branches.

Relatie met bankDie goede analyse door de accountant komt u ook van pas bij

uw kredietrelatie met de bank. Sinds de invoering van Basel 2

in 2007 zijn banken verplicht om elke onderneming te raten.

Uw rating is ook de basis voor de kredietvergoeding en ander

kosten die u betaalt aan de bank. Wanneer u met een goed

onderbouwde cijfermatige analyse komt, die wordt onder-

steund door de accountant, bent u in staat om de ratingklasse

en de daarbij horende kredietvergoeding positief te beïnvloe-

den. Ook hier geldt: een gedegen kennis van uw organisatie en

de branche waarin u werkzaam bent, is een absolute vereiste

voor de accountant die u inschakelt.

DuurzaamheidTot slot zult u van uw accountant ook toegevoegde waarde

mogen verwachten bij het verbeteren van de prestaties van uw

onderneming als het gaat om verantwoord ondernemen en

duurzaamheid. De komende jaren zullen ondernemers steeds

vaker moeten kunnen aantonen dat zij hier actief mee bezig

zijn. Uw accountant kan u c.q. moet u kunnen vertellen op

welke wijze u uw processen zodanig kunt inrichten dat een en

ander transparant is, waardoor in voorkomende gevallen op

een eenvoudige wijze een audit kan worden uitgevoerd.

Bedenk dat het uw taak als administrateur is om de accountant

scherp te houden, net zoals u van de accountant mag verwach-

ten dat hij u scherp houdt. Op deze wijze bouwt u een duur-

zame adviesrelatie uit, die beide partijen ten goede komt. ■

MEER OP NATIONALE ADMINISTRATEURSDAG

De auteur van dit artikel, Jan Wietsma van Full Finance, gaat op de Nationale Administrateursdag (30 oktober in Ede) dieper in op het optimaliseren van het rendement dat u uit uw relatie met uw accountant kunt halen. Maak gebruik van de mogelijk-heid hem te ontmoeten.

20730-6_TA 0708.indd B2120730-6_TA 0708.indd B21 22-07-2008 16:37:4422-07-2008 16:37:44