GedragscodeMarquard & Bahls

2

Inhoud

Marquard & Bahls | Gedragscode

Mededeling van de Raad van Bestuur .................................................................................. 3

Onze strategische benadering .................................................................................................. 4 Onze cultuur begrijpen .................................................................................................................... 4 Onze waarden respecteren ............................................................................................................ 5

Onze medewerkers .......................................................................................................................... 6 Teamgeest ........................................................................................................................................... 6 Diversiteit ............................................................................................................................................. 6 Gelijke kansen ..................................................................................................................................... 7 Geheimhouding ................................................................................................................................. 7

Onze zakelijke gedragscode ...................................................................................................... 8 Naleving van wetgeving en eerlijke mededinging ...................................................................... 8 Omkoping en corruptie .................................................................................................................... 8 Gegevensbescherming ..................................................................................................................... 9 Naleving van regelgeving omtrent handel en douaneheffingen ............................................ 9

Onze activa .......................................................................................................................................... 10 Bedrijfsmiddelen en risicobeheer ............................................................................................... 10 Fraudepreventie ............................................................................................................................... 10 Belangenverstrengeling ................................................................................................................. 11 Integriteit op financieel en fiscaal gebied .................................................................................. 11

Onze betrokkenheid ...................................................................................................................... 12 Gezondheid, veiligheid, zekerheid & milieu .............................................................................. 12 Productverantwoordelijkheid ....................................................................................................... 12 Sociale verantwoordelijkheid ........................................................................................................ 13 Arbeidsnormen ................................................................................................................................ 13 De gedragscode ten uitvoer brengen ................................................................................ 14 Richtlijnen voor besluitvorming .................................................................................................... 14 Verantwoordelijkheden en overtredingen ................................................................................ 14 Rapportage van zorgen i.v.m. niet-naleving .............................................................................. 15 Onderzoeksproces .......................................................................................................................... 15

Inhalt

3

Mededel ing van de Raad van Bestuur

Sinds de oprichting in 1947 heeft Marquard & Bahls een enorme groei gekend. Dit succes hebben we te danken aan de vastberadenheid en betrokkenheid van onze medewerkers. Marquard & Bahls wordt beschouwd als een gewaardeerde, betrouwbare en eerlijke marktspe-ler, zowel lokaal als wereldwijd. Het duurt jaren om een reputatie op te bouwen, maar ze kan in korte tijd ka-pot worden gemaakt. Ieder van ons is dan ook verant-woordelijk voor het opbouwen en beschermen van onze reputatie.

Deze gedragscode heeft tot doel een hoge graad van integriteit en eerlijkheid in alle bedrijven die deel uitmaken van de Marquard & Bahls Groep te bevorderen. Onze basisprincipes, gebaseerd op een fundamentele sociale ethiek, en ons streven te voldoen aan de hoogste ge-dragsnormen vormen de grondslag voor onze Gedrags-code. Deze sterke basis biedt ons de stabiliteit waarop we onze strategische benadering bouwen die bestaat uit onze visie en missie, onze filosofie en waarden. De gedragscode is onze belangrijkste richtlijn en staat centraal bij alles wat we doen bij Marquard & Bahls.

Deze code is – zonder uitzondering - bindend voor alle medewerkers. Het management zou het toonaan-gevende voorbeeld moeten zijn in de naleving van de Code. Directeurs, managers en functieverantwoordelij-ken hebben een specifieke plicht om op te treden als ambassadeurs van onze bedrijfscultuur. Zij moeten het

voorbeeld stellen en de juiste toon zetten door een omgeving te creëren waarin de medewerkers zich goed voelen en hun zorgen kunnen uiten zonder vrees voor vergelding.

Deze Code is niet gericht op het synchroniseren of con-troleren van het gedrag van mensen; de eigenheid van onze mensen is een van de redenen waarom wij suc-cesvol zijn. Het is wel belangrijk dat we basis gedrags-normen moet bepalen om onze reputatie en financiële levensvatbaarheid te beschermen. Alle in deze Code opgenomen beginselen zijn gericht op het creëren van eerlijke, rechtvaardige en transparante relaties tussen de belanghebbenden en ze zijn bedoeld als leidraad voor onze dagelijkse activiteiten en beslissingen.

Lees de Code zorgvuldig en laat uw gedrag een waar-devolle bijdrage aan het succes van ons bedrijf zijn. Wij rekenen op uw steun en danken ieder van u voor het belangrijke werk dat u elke dag doet.

Mark GarrettChief Executive Officer

Lorenz ZwingmannChief Financial Officer

4

Onze strategische benader ing

Marquard & Bahls | Gedragscode

We zijn ervan overtuigd dat onze filosofie - onze onafhankelijke, gezonde bedrijfspraktijken en betrouwbaarheid - de sterkste grondslag zijn voor succes op lange termijn. Bij Marquard & Bahls delen we een aantal waarden die als richtlijn dienen bij onze handelingen en gedrag. We zijn toegewijd om elkaar met respect te behandelen, integer op te treden en rekenschap en verantwoordelijkheid te aanvaarden. Onze waarden vormen de pijlers waarop onze missie en visie berusten en zijn een bewijs van ons engagement. Onze visie laat ons ernaar streven de voorkeur-spartner te worden voor de leveringvan, handelin en logistiek omtrent energie en chemische producten. De weg om daar te geraken wordt duidelijk vastgelegd in onze missie.

Onze cultuur begrijpen

MISSIE Wij bieden onze klanten op maat gemaakte oplossingen die een hoge kwaliteit en een veilige bedrijfsvoering garanderen.

Als familieonderneming geven we om onze mensen en streven we naar winstgevendheid op lange termijn en gecontroleerde groei met behoud van onze onafhankelijkheid en onze cultuur.

Wij hebben veel respect voor het individu.

We moedigengelijke kansen en

diversiteit aan.

We geven onze medewerkers kansen en

promoties afhankelijk van hun talent, inspanning

en resultaten.

RESPECT

We handelen ethisch en voldoen aan alle wet- en

regelgevingen.

Wij gaan oprecht en eerlijk om met alle stakeholders.

We menen datvertrouwen de grondslag is voor partnerschappen

op lange termijn.

INTEGRITEIT

We commiteren ons tot uitmuntendheid op het gebied van gezondheid en veiligheid en voortdurende

verbetering.

We streven naar een minimale milieu-impact en stimuleren duurzaamheid.

We zijn goede buren,

waar we ook actief zijn.

VERANTWOORDE-LIJKHEID

We nemen verantwoordelijkheid voor

wat we doen.

Wij staan achter de verbintenissen die

we maken.

We verwachten van onze medewerkers dat ze

rekenschap afleggen voor hun beslissingen en

handelingen.

REKENSCHAP

FILOSOFIE Onafhankel i jk – Gezond – Betrouwbaar

WAARDEN

VISIEDe voorkeurspartner worden voor de levering van, handel in en logistiek omtrent energie en chemische producten.

5

>> Onze strategische benadering

Rekenschap“We moedigen rekenschap aan door goed omlijnde doelstellingen vast te leggen, de adequate middelen ter beschikking te stellen en de prestaties te controleren. Onze jarenlange samenwerking met onze klanten en andere zakelijke partners bewijzen dat we betrouwbaar zijn in onze engagementen en geen valse beloften maken. Tijdens ons dagelijkse werk en in het bijzonder bij tegenslagen, leggen we rekenschap af voor onze engagementen en handelingen. We houden ons aan onze hoge normen en doen onze repu-tatie eer aan.”

Verantwoordelijkheid“We zetten ons in om een eerlijke werkgever en een verant-woordelijk bedrijf te zijn. In die zin geven we gezondheids-, veiligheids- en milieuaspecten de hoogste prioriteit bij alles wat we doen als bedrijf. We nemen maatregelen om alle gerelateerde risico’s te vermijden, te voorkomen, te contro-leren en te beperken, we spannen ons in voor voortduren-de verbetering en streven ernaar de negatieve impact op het milieu tot een minimum te beperken. We ondersteunen duurzaamheid in het kader van onze duurzaamheidsstrate-gie en we commiteren ons tot maatschappelijk verantwoord ondernemen met liefdadigheidsprojecten, schenkingen en vrijwilligerswerk door onze medewerkers.”

Integriteit “Naleving van de wetgeving zien we als vanzelfsprekend. Dit geldt voor zowel de nationale als de internationale wetten en regelgeving. Al onze handelingen zijn gebaseerd op prin-cipes zoals eerlijkheid en openheid, bv. door onze mede-werkers en andere belanghebbenden op een transparante manier op de hoogte stellen van relevante informatie. We willen een werkomgeving van wederzijds vertrouwen hand-haven waarin alle medewerkers met elkaar op een eerlijke, respectvolle, beleefde en open manier met elkaar omgaan. We handelen op basis van onze principes. Dit betekent dat we een gemeenschappelijke en consistente norm hanteren die onze zakelijke partners ook van ons verwachten.”

Respect “Wederzijds respect, zowel op persoonlijk als op professi-oneel vlak, staat centraal bij elke relatie en vormt de basis voor het nastreven van onze doelstellingen. We dragen zorg voor onze medewerkers, bijv. door te investeren in profes-sionele ontwikkeling en gelijke kansen te bieden - ongeacht onderscheidende kenmerken zoals leeftijd, geslacht of nationaliteit. We moedigen diversiteit aan en zijn er trots op medewerkers uit verschillende culturele achtergronden in dienst te hebben. Onze medewerkers krijgen kansen en promoties, uitsluitend op basis van hun individuele talent, hun prestaties en resultaten voor het bedrijf. We onder-schrijven de opvatting dat goed werk beloond moet worden met een goed salaris.”

Onze waarden respecteren

Onze waarden bepalen hoe we met elkaar en onze zakelijke partners omgaan. We geloven dat als we als bedrijf en als goede buur onze waarden naleven, dit waarde toevoegt aan onze zakelijke partners en de Marquard & Bahls Groep.

6

Marquard & Bahls is een fantastisch bedrijf om voor te werken en een gewaardeerde en gerenommeerde busi-nesspartner. We gaan op een eerlijke en respectvolle manier met onze collega’s en zakelijke partners om en tolereren geen intimidatie of ander vernederend, inti-miderend of vijandig gedrag. Bovendien stimuleren we een open en vrije cultuur waar zorgen kunnen worden bespreken zonder vrees voor vergelding.

Teamgeest

In onze Groep zijn we er trots op om samen te werken met collega’s en partners met veel verschillende etni-sche achtergronden. We zien diversiteit als een belang-rijke troef en een onontbeerlijke bron voor innovatie en competitiviteit. Wij geven ruimte aan verschillende stijlen en meningen. Daarom stimuleren we een divers personeelsbestand en een inclusieve werkomgeving die ieder van ons in staat stelt ten volle deel uit te maken van en bij te dragen tot het succes van Marquard & Bahls.

Diversiteit

Onze medewerkers

Marquard & Bahls | Gedragscode

7

Marquard & Bahls bevordert gelijke kansen en diversi-teit, welke worden gewaardeerd als belangrijke aspecten voor haar succes. Iedere medewerker heeft een gelijke kans om haar/zijn vaardigheden en talenten te ontwik-kelen. De Groep zorgt ervoor dat alle medewerkers trai-ning en functiespecifiek onderwijs krijgen, ondersteund door interne normen, procedures en instructies.

Marquard & Bahls zal ervoor zorgen dat besluiten met betrekking tot werk, zoals het in dienst nemen van per-soneel, evaluatie, beloning en beëindiging uitsluitend worden gebaseerd op kwalificaties, prestaties en andere werkgerelateerde factoren van de persoon.

Bij Marquard & Bahls zijn we ons ervan bewust dat bedrijfsinformatie, ideeën en kennis waardevolle activa zijn die bijdragen aan het concurrentievermogen en de winstgevendheid van onze onderneming. We zorgen er dan ook voor dat deze intellectuele eigendom bevei-ligd wordt tegen toegang door onbevoegde partijen. We geven dan ook geen vertrouwelijke informatie aan derde partijen vrij - noch rechtstreeks, noch indirect - in verband met eerdere, huidige of toekomstige zakelijke transacties of interne aangelegenheden, zonder een gepaste toestemming. Informatie wordt als vertrouwelijk beschouwd als deze niet gepubliceerd is of op enigerlei andere wijze openbaar is gemaakt. Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor hun beslissing om informatie vrij te geven. Verlies of diefstal van bedrijfsinformatie moet onmiddellijk worden gemeld. We zijn net zo toe-gewijd om intellectuele eigendom van derden, inclusief octrooien, auteursrechten en handelsmerken pas te gebruiken nadat we het recht hebben verworven om hiervan gebruik te maken.

GeheimhoudingGelijke kansen

>> Onze medewerkers

8

Naleving van wetgeving en eerlijke mededinging

Marquard & Bahls zal zich niet inlaten met omkoping en corruptie. Daarom is het niet toegestaan om aan derden geld of activa te verstrekken voor geschenken, fooien of andere gunsten, behalve in de mate dat dergelijke geschenken onbetekenend zijn qua bedrag, in overeen-stemming met de geldende wetgeving en niet worden gegeven in het vooruitzicht van en/of als vergoeding voor een handeling van de ontvanger.

Het is ten strengste verboden om enige vorm van steek-penning of smeergeld aan te bieden, te geven, te vragen of te ontvangen. Marquard & Bahls zal deze beginselen in joint ventures propageren.

Omkoping en corruptie

Onze zakel i jke gedragscode

Marquard & Bahls | Gedragscode

Ethisch gedrag en integriteit zijn de basis voor onze wereldwijde activiteiten. We leven alle lokale, nationale en internationale wetten, normen, regelgeving en inter-ne richtlijnen na. Wanneer we deelnemen aan financië-le markten, leven we bovendien ook alle toepasselijke financiële regelgeving na. We sluiten geen onwettige marktovereenkomsten af, en we houden ons niet bezig met marktmanipulatie of andere oneerlijke bedrijfsprak-tijken, zoals handel met voorkennis.

Het is onze overtuiging dat een sterke concurrentie gebaseerd op innovatie, kwaliteit, prestatie en prijzen de basis van ons succes moet zijn. Het is de verantwoor-delijkheid van het management om organisatorisch te zorgen voor naleving binnen hun verantwoordelijkheid. Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor hun han-delingen en in geval van twijfel moeten ze overleggen met hun leidinggevende of een andere gekwalificeerde medewerker, zoals de juridische dienst of Group Com-pliance zodat iedere schade en aansprakelijkheid wordt vermeden. De managers moeten bekend zijn met de fundamentele wetten, regels en voorschriften die rele-vant zijn voor hun verantwoordelijkheidsgebied. Indien regels met elkaar in strijd zijn, wordt werknemers in het algemeen aangeraden om de strengere te volgen.

9

We passen geschikte en doeltreffende technische instrumenten en bedrijfsmaatregelen toe om per-soonlijke gegevens te beschermen tegen onbevoegd of illegaal gebruik, verlies, schade of vernieling. We zijn verplicht alle geldende regels en regelgeving na te leven bij het verzamelen en verwerken van gegevens. Daar-om zorgen we ervoor dat persoonlijke gegevens uitslui-tend worden verzameld als er hiervoor een gewettig-de reden bestaat en de gegevens uitsluitend gebruikt worden voor het beoogde doel en alleen gedurende de tijd dat dit vereist is. We garanderen bovendien dat alle verwerkte persoonlijke gegevens correct zijn en dat we informatie aan personen zullen verschaffen als ze beslissen om hun individuele rechten te doen gelden. We geven persoonlijke gegevens alleen vrij aan derde partijen als dit in het contract is overeengekomen, de betrokken personen/partijen hiervoor hun toestem-ming hebben gegeven of als we hiertoe wettelijk gebon-den zijn of hiervoor wettelijk de toestemming hebben. We behandelen vertrouwelijke informatie uitsluitend op een ‘need-to-know’-basis en zullen de privacy van onze medewerkers niet schenden.

Met het oog op een duurzaam succes is het voor onze bedrijfsactiviteiten van essentieel belang de geldende nationale en internationale handelssancties, douane-heffingen en de bepalingen inzake indirecte belastingen na te leven. Handelssancties, de belasting op toegevoeg-de waarde, douaneheffingen en de accijnswetgevingen kunnen zeer complex zijn en onderhevig aan constante wijzigingen. Dankzij doeltreffende import- en exportcon-troles en interne monitoringsystemen verzekeren we de naleving van alle geldende regelgevingsbepalingen.

Naleving van regelgeving om- trent handel en douaneheffingen

Gegevensbescherming

>> Onze zakelijke gedragscode

10

Marquard & Bahls zal haar - materiële en immateriële - activa beschermen en hun verantwoordelijk en effici-ent gebruik verzekeren. Het is vanzelfsprekend dat alle Groepsactiva slechts worden gebruikt voor legitieme, zakelijke doeleinden. Hoewel we opteren voor de meest kostenefficiënte route, doen we geen toegevingen aan de normen van de Groep op het gebied van veiligheid en kwaliteit. Werknemers zullen geen ongepast per-soonlijk, illegaal of onrechtmatig gebruik maken van bedrijfsmiddelen en -apparatuur. Alle werknemers zul-len, in overeenstemming met de interne richtlijnen, zorgdragen voor adequate beveiligingspraktijken ter bescherming van IT-systemen.

Bij Marquard & Bahls geven we medewerkers de kans hun functie op een verantwoordelijke en zelfbepalende manier uit te voeren. Anderzijds moeten medewerkers handelen binnen de limieten van de bevoegdheden die ze kregen toegewezen. We nemen allemaal ver-antwoordelijkheid op voor de risico’s die we nemen. We handhaven het risiconiveau overeenkomstig de risicostrategie van Marquard & Bahls. De managers van de onderneming blijven rekenschap afleggen, ook als de verantwoordelijkheid voor de effectieve risicocontrole gedelegeerd wordt. Dit omvat het behouden van een gepast overzicht over de delegatie van bevoegdheden en supervisie van de teams, externe leveranciers en hun gedrag.

Bedrijfsmiddelen en risicobeheer

We nemen de bescherming van de bedrijfseigendom en -activa serieus. We beheren de activa met integriteit en beschermen deze tegen misbruik, fraude, diefstal, verduistering of andere ongepaste of illegale werkwijzen.

Naast andere maatregelen passen we het vier-ogen- principe toe om frauduleuze activiteiten te beperken. Het management stimuleert een open feedback- en rapportagecultuur om dergelijke activiteiten te kun-nen blootleggen. Er wordt verwacht dat iedereen reële of verdachte misdragingen aan het management rap-porteert of een van de hiervoor voorziene rapportage-kanalen gebruikt.

Fraudepreventie

Onze act iva

Marquard & Bahls | Gedragscode

11

We maken gebruik van geschikte procedures om de juistheid, eerlijkheid en volledigheid van onze financiële rapportage en alle daarmee gerelateerde rekeningen te bekrachtigen. Alle relevante dossiers en documen-ten, zowel in elektronische als in papieren vorm, zullen zolang veilig worden bewaard, als door de plaatselijke wetgeving bepaald, of zoals door de Groep vereist, naar-gelang welke termijn langer is.

Als bedrijf en werkgever zet Marquard & Bahls zich in om te voldoen aan alle geldende wetsbepalingen en ver-plichtingen op fiscaal vlak in alle landen waar we actief zijn, en aan de internationale verdragen en internatio-nale fiscale richtlijnen (OESO). Alle boekingen voor boek-houd- of rapportagedoeleinden moeten nauwkeurig elke transactie weerspiegelen zonder dat deze mislei-dende informatie bevatten. Marquard & Bahls zal ervoor zorgen dat alle boekhoudkundige documenten volledig, eerlijk, accuraat, actueel, herleidbaar tot de transactie en begrijpelijk zijn.

Integriteit op financieel en fiscaal gebied

Belangenverstrengeling

>> Onze activa

Alle relaties of activiteiten die ons onafhankelijk zakelijk oordeel kunnen beinvloeden of die kunnen conflic-teren met de rechtmatige bedrijfsbelangen moeten zoveel mogelijk worden vermeden. Het misbruiken van de positie voor prive belangen is verboden. Belangen- verstrengeling kan in het bijzonder voorkomen bij externe tewerkstelling, advisering, politieke activiteiten, persoonlijke relaties, investeringen of het accepteren van geschenken of gastvrijheid.

In het geval van een reëel of potentieel conflict, heb-ben medewerkers de verantwoordelijkheid dit aan het bedrijf mee te delen. Aangeboden vrijetijdsactiviteiten of geschenken van significante waarde moeten wor-den geweigerd. Als het weigeren van het geschenk offensief of ongepast kan worden ß beschouwd, moet de medewerker Group Compliance raadplegen voor verder advies. Stel Group Compliance op de hoogte over situaties waar vrijetijdsactiviteiten of geschenken voor ongepaste redenen werden aangeboden.

12

Het is de overtuiging van Marquard & Bahls dat de bescherming van het menselijk leven de hoogste pri-oriteit heeft in alles wat de organisatie doet. Het is de plicht van de Groep om veilige en gezonde werkplekken te creëren en te zorgen voor de nodige beschermende uitrusting voor alle werknemers en aannemers om on-gevallen, letsel en beroepsziekten te voorkomen.

Marquard & Bahls zal haar activiteiten op een ecologisch verantwoorde manier uitvoeren. Het is het streven van de Groep om energie en natuurlijke hulpbronnen effici-ent te gebruiken en om milieuvervuiling te voorkomen.

De Groep is verantwoordelijk voor de veiligheid van zijn installaties en kantoren. Om bedreigingen van de vei-ligheid te voorkomen is iedere medewerker verplicht om opmerkzaam te zijn op ongeoorloofde toegang of andere veiligheidsincidenten, en om die onmiddellijk te melden.

Gezondheid, veiligheid, zekerheid & milieu

De producten en diensten zijn onderworpen aan hoge veiligheidsnormen. Marquard & Bahls streeft ernaar om risico’s voor mens en milieu, alsmede waardeverlies en schade aan eigendommen als gevolg van onze pro-ducten te vermijden.

In het onwaarschijnlijke geval dat gevaar ontstaat uit producten onder Marquard & Bahls’ controle, zal de Groep alles in het werk stellen om onmiddellijk te han-delen om de bedreigingen te identificeren en te elimine-ren. Marquard & Bahls zal voorbereid zijn op een snelle en efficiënte reactie op noodsituaties om de mogelijke gevolgen van incidenten te minimaliseren, mochten ze voorkomen.

Marquard & Bahls zal alle wettelijke en bestuursrech-telijke voorschriften inzake productetikettering naleven en strenge kwaliteitscontroles uitvoeren. Aan belang-hebbenden zullen veiligheidsinformatiebladen met alle nodige informatie over de producten worden verstrekt.

Productverantwoordelijkheid

Onze betrokkenheid

Marquard & Bahls | Gedragscode

13

De handelingen van Marquard & Bahls moeten niet alleen in het belang van de organisatie, maar ook in het belang van de samenleving zijn. De Groep zal deelne-men aan een open en transparante dialoog en overleg met gemeenschappen en andere vertegenwoordigers van het maatschappelijk speelveld - die een legitiem belang bij onze activiteiten hebben.

Marquard & Bahls zal de fundamentele rechten van ieder mens respecteren en zal de privacy van haar werk-nemers niet schenden. Elke medewerker is verantwoor-delijk er voor te zorgen dat de mensenrechten en de fundamentele sociale normen worden nageleefd.

In al onze wereldwijde activiteiten streven we naar duur-zaamheid en onze verantwoordelijkheid op sociaal en milieugebied..

Marquard & Bahls zal haar werknemers voorzien van een adequate en professionele werkomgeving en een billijke vergoeding. We zullen ook voldoen aan de normen van de Internationale Arbeidsorganisatie.

Kinderarbeid en gedwongen arbeid worden niet geto-lereerd. De beroepsleeftijd mag niet lager zijn dan de leeftijd waarop de leerplicht eindigt en zal in geen geval lager zijn dan 15 jaar. Werk moet vrij worden gekozen en arbeidsverhoudingen worden vastgesteld op basis van de door nationale wetgeving en praktijk erkende beroepsvormen.

Het is werknemers ten strengste verboden te werken wanneer hun prestatie wordt beïnvloed door alco-hol, andere drugs of medicijnen, ongeacht ongepast gebruikt of anderszins de prestaties belemmerend.

ArbeidsnormenSociale verantwoordelijkheid

>> Onze betrokkenheid

14

Richtlijnen voor besluitvorming

Als een werknemer zich bewust wordt van een overtre-ding van deze Code of enige andere wet- of regelgeving, is het zijn/haar verantwoordelijkheid de zaak onmid-dellijk te melden. Normaal gesproken moet dit worden gedaan binnen de organisatie waar hij/zij voor werkt. Is lokale rapportage niet passend of effectief dan dient het centrale Code of Conduct Team benaderd te worden, zoals hieronder beschreven.

Het niet naleven van de gedragscode wordt ernstig genomen en kan leiden tot disciplinaire maatregelen.

Verantwoordelijkheden en overtredingen

De gedragscode ten u i tvoer brengen

Marquard & Bahls | Gedragscode

In het dagelijkse werk moeten vaak beslissingen worden genomen of bepaalde handelingen gepast zijn. Om de juiste beslissingen te nemen, dient men ervoor te zorgen dat:

Elke handeling berust op een correcte beoordeling, gezond verstand en op onze bedrijfswaarden Respect, Rekenschap, Integriteit en Verantwoordelijkheid

Handelingen veilig zijn en mens en milieu niet in gevaar brengen

De reputatie van de Groep wordt beschermd De handelingen in het belang van de Groep zijn Collega‘s niet gediscrimineerd worden of benadeeld Alle handelingen verantwoord worden genomen

jegens onze omringende gemeenschap Het gedrag van de Groep als aanvaardbaar zal

worden beschouwd, wanneer het door anderen wordt beoordeeld

In het geval een werknemer twijfelt of zijn/haar actie in overeenstemming is met deze beginselen wordt hem/haar gevraagd om de zaak openlijk te bespreken binnen zijn/haar organisatie. Het is beter om te vragen dan de gevolgen van een verkeerde beslissing onder ogen te zien.

15

Waar mogelijk moeten zorgen i.v.m. niet-naleving wor-den behandeld wanneer en waar deze zich voordoen. Managers en leidinggevenden zijn meestal de geschikte mensen om te contacteren. Maar als het gaat om ern-stige zorgen zoals fraude, corruptie, concurrentiebe-perkende praktijken of andere strafbare activiteiten, is er een objectieve en gestructureerde follow-up nodig. Bovendien kunnen er zich situaties voordoen waarin zorgen lokaal werden behandeld maar niet werden op-gelost.

Voor deze situaties biedt Marquard & Bahls verschillende rapportagekanalen. Werknemers en externe belangheb-benden kunnen contact opnemen met compliance@ marquard-bahls.com of hun zorg voorleggen via het CARE-platform van Marquard & Bahls, een web-geba-seerd rapportagesysteem waar zorgen anoniem en in de lokale taal kunnen worden gerapporteerd, 24 uur op 24 en 7 dagen op 7. De host van deze website staat los van het netwerk van Marquard & Bahls en wordt beheerd door een extern bedrijf dat is gespecialiseerd in klokkenluidersdiensten.

Wilt u een zorg rapporteren?

E-mail: compliance@marquard-bahls.com

CARE-rapportageplatform: https://marquard-bahls.integrityplatform.org

Group Compliance is verantwoordelijk voor het garan-deren van onafhankelijke en onpartijdige onderzoeken voor elke gerapporteerde zorg en kan beslissen om een interne of externe onderzoeker aan te stellen wanneer dit gepast is. Ongeacht het gekozen rapportagekanaal worden alle zorgen ernstig genomen en tijdig onder-zocht. De anonimiteit van de werknemer wordt verze-kerd als dit zijn/haar keuze is. Geen enkele vorm van vergelding tegen personen die te goeder trouw een mogelijke inbreuk rapporteren of die deelnemen aan een onderzoek, zal worden getolereerd, zelfs als er niet voldoende bewijsmateriaal wordt gevonden om de zorg te onderbouwen.

Er zal geen ongewenste beïnvloeding of druk op perso-nen betrokken bij het onderzoek worden getolereerd. De niet-vergeldingsprincipes en rapportageprocedures worden geregeld door het zorg- en rapportagebeleid van Marquard & Bahls. Op de website van Marquard & Bahls en in de interne publicaties vindt u meer informatie.

OnderzoeksprocesRapportage van zorgen i.v.m. niet-naleving

>> De gedragscode ten uitvoer brengen

M a r q u a r d & B a h l s A G

Koreastraße 7 20457 Hamburg Germanywww.marquard-bahls.com

Status: 03.2019