INLEIDING

Waartoe dienen functionele beschrijvingen? Functionaliteiten zijn belangrijke elementen binnen websites, ze geven aan wat de mogelijkheden van de gebruiker zijn op de website. Hoe uitgebreid deze functionaliteiten zijn, hangt af van de technische mogelijkheden, maar ook van de wensen van de gebruiker en de beheerder van de website. Hoe uitgebreider de functionaliteiten op een site, hoe meer er immers ook gevraagd wordt van ‘de achterkant’.

Hoe geavanceerd de functionaliteiten zijn, hangt af van het ambitieniveau van de beheerder. Het gaat dan om ambitieniveaus op het gebied van organisatie van het aanbod, houding jegens de gebruiker, wijze van informatieontsluiting, mate van participatie, de mate van samenwerking en de mate van social networking.

In de beschrijvingen wordt onder andere aandacht besteed aan de volgende punten:

Van toepassing opHier wordt gemeld op welk gebied van de site het betrekking heeft.

Korte beschrijvingHier wordt een korte beschrijving gegeven van de functionaliteit, een algemene uitleg volstaat hier.

RandvoorwaardenHier wordt beschreven wat men minimaal geregeld dient te hebben voordat deze functionaliteit naar behoren kan werken. Dit kunnen zowel technische als organisatorische randvoorwaarden zijn.

Beheersproces (voor de beheerder)Zijn er zaken die het beheersproces van de website beïnvloeden en waar rekening mee dient te worden gehouden? Dan worden deze hier aangegeven.

Succesfactoren

Hetgeen het succes van (het gebruik van) de functionaliteit bepaalt, wordt hier gemeld. Dit kunnen uiteenlopen zaken zijn, zowel technische mogelijkheden als ook organisatorische mogelijkheden.

Hoe het werktEen stap-voor-stap uitleg hoe de functionaliteit voor de gebruiker gaat werken.

KoppelingenAls er koppelingen nodig zijn met (andere) systemen, moeten deze hier opgenomen worden.

BeslispuntenHier is ruimte om openstaande beslispunten weer te geven.

Hieronder staan een aantal voorbeelden van functionele beschrijvingen.

Pagina 1 van 4

VOORBEELDEN

Abonneren/afmelden nieuwsbrief

FunctieAbonneren/afmelden nieuwsbrief

Van toepassing opNieuwsvoorziening

Korte beschrijvingDe gebruiker kan zich aanmelden voor de nieuwsbrief door het ingeven van een het e-mail adres. Na aanmelding ontvangt de gebruiker automatisch een bericht dat hij is aangemeld. In de nieuwsbrief zelf staat de functie dat de abonnee zich kan afmelden.

RandvoorwaardenAutomatische foutcontrole bij invoeren van het e-mail adres door gebruiker.

Beheersproces (voor de beheerder)Beheer van e-mail adressen

Succesfactoren- Directe inschrijving mogelijk (zonder teveel stappen)

Hoe het werktAanmelden:

- Gebruiker vult bij nieuwsbrief zijn of haar e-mail adres in- Gebruiker activeert ‘verzendknop’- Systeem stuurt automatisch ontvangstbericht naar e-mail adres van gebruiker

Afmelden:- Gebruiker activeert in de e-mail nieuwsbrief zelf de ‘afmelden’ functie- Systeem stuurt automatisch afmeldbericht naar e-mail adres van gebruiker

KoppelingenNiet van toepassing.

BeslispuntenBepalen welke kenmerken er op termijn door de gebruiker ingegeven moeten/mogen worden, zodat nieuwsbrief verder kan worden gepersonaliseerd.

Pagina 2 van 4

VOORBEELDEN

Doorsturen

FunctieDoorsturen

Van toepassing opAlle pagina’s/blokken content

Korte beschrijvingDe gebruiker in staat stellen een bepaald stuk content/lijk door te sturen omdat hij/zij een ander hierop wil attenderen (tell-a-friend)

Randvoorwaarden1. Content heeft een URL waarmee het opgeroepen kan worden\2. Voldoen aan richtlijnen Tell-a-Friend (College Bescherming Persoonsgegevens,

OPTA)

Beheersproces (voor de beheerder)Niet van toepassing

SuccesfactorenNiet van toepassing

Hoe het werkt- Gebruiker klikt op “stuur door”- Er opent een vernster/pop-up waar de gebruiker in kan vullen wie hij zelf is, wat

zijn e-mailadres is, naam en e-mailadres van degene aan wie het gestuurd wordt- De gebruiker kan een persoonlijk bericht toevoegen- De gebruiker verzend het bericht- De ontvanger ontvangt een e-mailbericht met daarin de link naar hetgeen is

doorgestuurd, eventueel voorzien van een persoonlijk bericht van de verzender

KoppelingenNiet van toepassing

Beslispunten- Wel of niet een persoonlijk bericht kunnen toevoegen

Pagina 3 van 4

VOORBEELDEN

Formulieren

FunctieFormulieren

Van toepassing opDirect regelen RandvoorwaardenNiet van toepassing

Beheersproces (voor de beheerder)De formulieren dienen naar het juiste e-mailadres verstuurd te worden.

Succesfactoren1. Er volgt de juiste actie op een ingezonden formulier.

Hoe het werkt- De gebruiker vult een formulier in om informatie aan te vragen/in contact te

komen- De gebruiker drukt op “verstuur”- De gebruiker kan ook het formulier wissen door op “wis” te drukken- Het formulier wordt automatisch naar een voorgedefinieerd e-mailadres

verstuurd

Beslispunten- Waar worden formulieren voor ingezet- Zijn er verplichte gegevens en hoe wordt dit gecontroleerd- Is er een controlescherm voor de gebruiker alvorens het wordt verzonden- Wat is het beleid voor de verwerking van welk type formulier- Wat gebeurt er nadat de gebruiker het formulier verzonden heeft?

Pagina 4 van 4