Born digital architectuurarchieven

de archiefvormer en het NAi

mogelijkheden om te komen tot een goede overdracht

27-03-20121

● 500 archieven en verzamelingen, ca. 18 km● 40.000 boeken● tijdschriften, knipseldocumentatie en meer …● NAi: ca. 90 medewerkers, afdeling Collectie: ca. 20 medewerkers.

Nederlands Architectuurinstituut

2

Stand van zaken NAi

● bureauenquête archiefbeheer (4 bureaus) 2008

● e-Depot project 2008-2009

● ontvangst en verwerking born digital 2010-2011 (pilot archief Carel Weeber)

● ontwikkeling elementair e-Depot en koppeling 2012-2013 aan content metadata in Adlib

3

Vorming en overdracht van architectuurarchieven

● proces van de archiefvormer

● acquisitie door NAi

● vergelijking met de vorming en overdracht van overheidsarchieven

● opties voor een betere overdracht aan het NAi

4

Schetsen

Proces architect

Afwegen ontwerpvarianten / oplossingsmogelijkheden

SchetsenAantekeningen

Interne overleggen met ontwerpers5

Schetsontwerp en voorlopig ontwerp

Proces architect

Nader uitwerken en aanpassen van gekozen ontwerpBespreken met opdrachtgever

Ontwerptekeningen Presentatieboekjes

Correspondentie/MailNotulen

Diverse geschreven stukken 6

Definitief ontwerp

Proces architect

Uitwerken tot definitief ontwerpBespreken met opdrachtgever

Ontwerptekeningen Presentatieboekjes

Correspondentie/MailNotulen

Diverse geschreven stukken 7

Bestek

Proces architect

Beschrijving van het ontwerp en de werkzaamheden voor de uitvoeringAanbestedenContractvorming

BestekBestektekeningen

Inschrijvingen op de aanbestedingContract 8

Uitvoering / Werktekeningen

Proces architect

Informatieoverdracht aan de uitvoerderProjectplanning en -bewaking

WerktekeningenCorrespondentie/Mail

NotulenProjectmanagement/Planningen

Budgetcontrole documentenDiverse geschreven stukken

9

Acquisitiebeleid

Acquisitie- en overdachtsproces

Welke archieven verwerven?

Monitoring & Contacten

Akkoord architect - NAi

Selectievoorstel & akkoord

Overdracht

Opname

Bewerken, beschrijven

…………. meestal > 20 jaar (architect is van belang gebleken)

Ad hoc aanbiedingen

10

De vorming en overdracht van archieven:een vergelijking met overheidsarchieven (NL)

taakuitvoering

vorming archieven

selectie en overdracht

Archiefbeheer (organisatie, verantwoordelijkheden, niveau, aandacht voor digitale duurzaamheid)

● volgens regels● onderhandeld● gemaakte afspraken

Archiefbeherende instelling● verzameldoelen● duurzaamheidsstrategie

● compleetheid● kwaliteit ordening en toegang● hoeveelheid werk opnemen, bewerken, beschrijven● duurzaamheid

11

Archiefvorming en -beheer Doel

Bestuurlijke en uitvoerende overheidstaken ondersteunen, verantwoording en bewijs

Vervaardigen ontwerpen voor te realiseren bouwwerken, : proces is creatief en besluitvormend

Reconstrueren van het handelen van het overheidsorgaan op hoofdlijnen

Documenteren van de architectuur en stedenbouw.Documenteren van het ontwerpproces.

Ove

rhei

dA

rchi

tect

uur

Vormer Archiefbeherende instelling

Meestal uitgebreide taakuitvoering

Binnen een project wordt het proces steeds op dezelfde wijze uitgevoerd

12

Archiefvorming en -beheer Soorten documenten

● Geschreven stukken (hoofdzakelijk)● Beperkt aantal bestandsformaten (meestal)

● Tekeningen● Geschreven stukken● Foto’s / beeldmateriaal en presentatiemateriaal● Knipsels, publicaties● Veel specifieke bestandsformaten

Ove

rhei

dA

rchi

tect

uur

Vormer

13

Archiefvorming en -beheer Methoden en verantwoordelijkheden

Structuurplannen / DSP’sHandelingenlijstenRegels voor dossiervorming

Werkwijze, afspraken en niveau beheer en ordening/structuur verschillen per bureau.Projectleider bijna altijd verantwoordelijk voor vorming en afsluiting projectdossier.

Ove

rhei

dA

rchi

tect

uur

Vormer

MedewerkersSecretariaatsmedewerkersDIV-medewerkers

ProjectleiderSecretariaatPR-medewerkerICT-afdeling / - functionaris

14

Digitale opslag meestal centraal en veilig

Opslag soms niet gecontroleerd / centraal en veilig, op niet duurzame media

Archiefvorming en -beheerSelectie en overdracht;Beschrijven/bewerken

Wettelijke regels voor selectie en overdracht (overdrachtstermijnen / selectie)

Selectiedocumenten (BSD’s)

Soms: regels voor schoning/selectie

Regelmatig: ad hoc schoning/selectie

Overdacht en selectie op grond vanprocedures en regels

Selectie en overdracht

= uitkomst uitvoering acquisitiebeleid

= resultaat van contacten en onderhandelingen

= afhankelijk van wat en hoe (staat, ordening, toegang) bij bureau bewaard is

Ove

rhei

dA

rchi

tect

uur

Vormer Archiefbeherende instelling

ProjectleiderSecretariaatPR-medewerkerICT-afdeling / - functionaris

Bewerken / beschrijven kost weinig werk

Bewerken / beschrijven kost meestal veel werk

15

DIV-medewerkersSecretariaatsmedewerkersMedewerkers

Archiefvorming en -beheerDigitale duurzaamheidInitiatieven

Binnen processen overheid steeds meer aandacht voor digitale duurzaamheid

Wordt bijna nooit iets aan gedaan.

Soms ontstaan er voor bepaald gebruik duurzame bestandsformaten.

eDepot initiatief Nationaal Archief / Gemeente Archief Rotterdam

NCDD Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid

Publicatie ‘Het ontwerpproces bewaard’, 2008

Bureauenquête (digitaal) archiefbeheer, 2008

Bewaarals.nl voor vomgevers (Premsela/BNo)

Deelname NAi in CCDD (Culturele Coalitie Digitale Duurzaamheid)

Ove

rhei

dA

rchi

tect

uur

Vormer Archiefbeherende instelling

16

Archiefvorming en -beheer Digitale archievenOverdracht en beheer

Doel NA / GAR is gestructureerde overdracht via submission web applicatie

Hoe kan het NAi een geordende overdracht het best sturen?

Nu is het NAi afhankelijk van de werkwijze van het bureau en van welke typen documenten zich waar bevinden bij het bureau. Komt alles zo wel bij NAi terecht?(bijv. mails en andere documenten in aparte applicaties vormen een probleem).

Is checklist een mogelijke oplossing?

Op tijd meenemen in onderhandelingen!

Ove

rhei

dA

rchi

tect

uur

Archiefbeherende instelling

17

Archiefvorming en -beheer Verzorging digitale duurzaamheid en migratiestrategie

Migratiestrategie redelijk eenvoudig.Beperkt aantal duurzame bestandsformaten.

- welke migratiestrategie kiezen?

- strategie is een afgeleide van de verzamel- doelstelling van de archiefbeherende instelling

- welk verlies aan functionaliteit en informatie is binnen de strategie toegestaan? (bijv AutoCAD > PDF ?)

- duurzame formaten die binnen proces al ontstaan zijn: eenvoudig te identificeren?

- eisen aan digitale duurzaamheid zijn voor vormer

(bureau) anders dan voor instelling

Ove

rhei

dA

rchi

tect

uur

Archiefbeherende instelling

18

Compleetheid van het archief en digitaal verzamelen

Personalia

Beroepspraktijk

Projecten / Ontwerpen

Openbaar optreden

Documentatie

Opbouw van een architectenarchief

Opleiding

}gevaar dat een digitaleacquisitie alleen uit ontwerpenbestaat en de andererubrieken ontbreken(verlies aan context)

19

De archiefvormer en de overdracht: 4 opties

1 Overdracht zonder instructie en begeleiding

2 Gestuurde overdracht met instructie en begeleiding

3 Gestuurde overdracht en instructies voor een goed archiefbeheer

4 Overdracht via webformulier / webapplicatie

20

Overdracht en de archiefvormer Optie 1

‘Overdracht zonder instructie en begeleiding’

Algemeen ● gebeurt nu vaak omdat archieven met een vertraging van ca. 20 jaar verworven worden● vaak overdracht in de vorm van een hybride archief

Voor bureau ● voor het bureau is er op dat moment meestal geen andere optie dan deze (ongestructureerde, niet-begeleide) manier van overdragen

Voor NAi ● er is veel werk nodig voor selectie, identificatie, opname en migratie, bewerken en beschrijven● sommige documentcategorieën (bijv. mail) zijn niet meer voor overdracht beschikbaar● migratie bij opname kan een probleem zijn (veel verschillende bestandformaten)

Gevolgen voor kwaliteit

● archivaris kan documenten niet altijd juist interpreteren, selecteren, of op versie beoordelen● risico van incomplete dossiers ● digitale duurzaamheid kan probleem zijn

Mogelijke nadere verbeteringen

● ad hoc begeleiding en instructie. Archiefvormer toch proberen te activeren.

21

Overdracht en de archiefvormer Optie 2

‘Gestuurde overdracht met instructie en begeleiding ’

Algemeen ● er wordt van te voren goed gecommuniceerd over de wensen van het NAi en over de documenten en bestanddelen die het NAi wil verwerven. Er wordt een checklistmatige instructie gegeven voor het verzamelen van de juiste documenten en bestanddelen. Zo mogelijk wordt gevraagd deze in een duurzaam bestandsformaat aan te leveren.

Voor bureau ● het bureau moet bereid zijn tijd te besteden aan overleg met en opvolging instructie van het NAi

Voor NAi ● NAi moet duidelijke communicatie- en instructiemiddelen ontwikkelen● NAi moet al in de onderhandelingsfase duidelijk communiceren over overdracht digitaal archiefmateriaal en de selectie daarbinnen

Gevolgen voor kwaliteit

● risico op incompleetheid (bestanddelen, documentcategorieën) verkleind● metadata worden beter overgedragen● overdracht vindt ordelijk plaats● overdracht conform selectieplan is mogelijk● controle op goede ontvangst (volgens afspraken) is mogelijk

Mogelijke nadere verbeteringen

● een goede checklist kan bevatten:- projectfases over te dragen- documentcategorieën over te dragen- de selectie

22

Overdracht en de archiefvormer Optie 3

‘Gestuurde overdracht en instructies voor een goed archiefbeheer ’

Algemeen ● vorm: zonder enige vorm van training of cursus lijkt dit weinig effectief

Voor bureau ● kwaliteitsverbetering archiefbeheer en dus van de bedrijfsvoering● bureaus kunnen een eenvoudig ‘duurzaam’ archiefbeleid volgen● er komen bij NAi, Bond van Nederlandse Architecten etc. af en toe vragen binnen van bureaus over archiefbeheer

Voor NAi ● levert voor NAi pas na enige tijd voordeel op● je kweekt er goodwill mee bij de bureaus● het levert veel werk op, en het programma hiervoor moet structureel uitgevoerd worden● bureaus worden meer betrokken, de kans dat zij soepel meewerken wordt groter ● effectief als het NAi met vormer een langdurige relatie van acquisitie(s) heeft (bijv. BNA, OMA)

Gevolgen voor kwaliteit

● na verloop van tijd vindt er een betere overdracht plaats van zowel documenten als metadata● de overdracht kan zo veel mogelijk bestaan uit digitaal duurzame bestandsformaten, er is bij opname minder migratie nodig● identificatie, ontdubbeling en versiebeheer, selectie: hogere kwaliteit en minder werk voor NAi

23

Overdracht en de archiefvormer Optie 4

‘Overdracht via webformulier / webapplicatie’

Algemeen ● het webformulier en de onderliggende applicatie moeten alle informatie-eenheden (procesmetadata en contentmetadata) en processtappen van de overdracht en opname bevatten

Voor bureau ● een goede overdracht wordt via het formulier afgedwongen, er is geen overleg met NAi nodig● bureau hoeft geen aandacht te besteden aan archiefbeheer, selecteert (en migreert) zelf de documenten

Voor NAi ● weinig bemoeienis en werk NAi nodig● overdracht wordt geaccepteerd of afgekeurd● workflow overdracht en opname grotendeels geïmplementeerd in applicatie● kanaal/dienst is ook geschikt voor vorming virtuele collectie in verlengde van traditionele acquisitiebeleid en collectie● gericht op projecten, minder geschikt voor hele archieven

Gevolgen voor kwaliteit

● een beperkte set aan voor de acquisitie relevante dossiers met alleen relevante documenten wordt overgedragen● sturing op overdracht duurzame bestandsformaten mogelijk● migratiestrategie eenvoudiger

Mogelijke nadere verbeteringen

● de benadering van de bureaus moet anders georganiseerd: niet meer gericht op verwerving van hele archieven, maar meer op dossiers● het NAi acquisitiebeleid moet hier op aangepast worden 24

Hoe verder? Te nemen stappen ….

● belangen bij bureaus voor een verbetering van hun archiefbeheer. - belangen beter duidelijk krijgen - hoe bij NAi aanwezige kennis best in te zetten? - voor al inzetten waar er een langdurige acquisitierelatie aanwezig is

● ondersteunende diensten en tools ontwikkelen: - bewustwording bij bureaus - algemene aanwijzingen en tips voor archiefbeheer - checklists bij overdracht en selectie - integratie in acquisitietraject

● aanpassing acquisitiebeleid en –traject voor digitale acquisities?

● concept voor gestuurde overdracht via web maken

● netwerk van bureaus voor informatie-uitwisseling en pilots25

26

27