Uitdaging

FoodDrinkEurope wil zoveel

mogelijk processen

automatiseren om efficiënter te

kunnen werken met collega’s,

leden en partners. Daarbij wil ze

de meest geavanceerde

technologieën gebruiken, maar

de budgetten zijn beperkt.

Oplossing

Informaticabedrijf EASI bouwde

stap voor stap de IT-

infrastructuur uit. Vandaag

werkt FoodDrinkEurope met een

reeks toonaangevende

toepassingen voor o.a. e-mail,

planning, HR, CRM,

boekhouding en

videoconferencing,

ondersteund door stabiele

servers.

Voordelen

Efficiënter en goedkoper

vergaderen met RadVision, “out

of office” en elektronische

handtekening applicaties,

vereenvoudiging van planning

en takenbeheer met EASI APM,

doorsturen van documenten via

een beveiligd extranet naar de

leden, professionele service,

dichte relatie met de cliënt.

FoodDrinkEurope professionaliseert haar

werking dankzij de toegankelijke

informatica-oplossingen van EASI

FoodDrinkEurope is een professionele organisatie die de belangen van

de voedings- en drankenindustrieën van de eerste en tweede

transformatie vertegenwoordigt, zowel op Europees als internationaal

niveau. Het permanent secretariaat in Brussel is het belangrijkste

aanspreekpunt voor de Europese en internationale instellingen voor

vragen omtrent de ontwikkeling van de voedingindustrieën.

FoodDrinkEurope coördineert de activiteiten van meer dan 800 experts

die zetelen in verschillende werkgroepen die de bescherming van de

consument, onderzoek en ontwikkeling, eerlijke concurrentie, de

omgeving en duurzame ontwikkeling behandelen.

Van internet en e-mail was amper sprake, maar toen Régine

Mynsberghe 20 jaar geleden bij FoodDrinkEurope als Office Manager

aan de slag ging, koos ze resoluut voor informatica om een professionele

wind te laten waaien door de organisatie. Ze liet Lotus Notes installeren

en kwam bij IBM-partner EASI terecht. EASI bleek de ideale partner om

Mynsberghe te helpen bij haar ambitie om van FoodDrinkEurope een

paperless office te maken.

“Om de samenwerking te verbeteren, hebben we een extranet

opgezet, waar alle informatie en bestanden netjes bij elkaar staan,

ingedeeld volgens de interessegroepen”, vertelt Régine Mynsberghe.

“We publiceren dergelijke documenten via een externe server. Die is

gekoppeld aan onze e-mail toepassing Lotus Notes en onze

contactendatabase EASI Contact. Alle contactgegevens, zowel ons

persoonlijke adresboek als de contacten uit de database, zijn

toegankelijk via e-mail en onze BlackBerry. Als je ergens iets wijzigt, wordt

het overal aangepast. Wanneer iemand nu een nieuw document op het

intranet of extranet post, krijgen de mensen die hiervan op de hoogte

moeten zijn automatisch een e-mail met een hyperlink naar een externe

server. Door daarop te klikken kunnen ze het document downloaden en

raadplegen, nadat ze zich hebben aangemeld via een gebruikersnaam

en wachtwoord.”

FoodDrinkEurope hoeft dus niet langer grote bijlagen te verzenden,

waardoor het e-mailverkeer optimaal verloopt en een stuk lichter wordt.

En met EASI Contact kan men ook gepersonaliseerde mailings

organiseren en alle bestemmelingen die men wenst te bereiken in een

keer mailen.

Out of office gebeurt vanzelf

Voor het boekhoudpakket Cubic, waarmee FoodDrinkEurope werkte,

gebeurden niet langer bijkomende ontwikkelingen. Nochtans

noodzakelijk, aangezien de wetgeving af en toe verandert, dus koos

FoodDrinkEurope voor EASI BS Financial & Purchase Management om

haar volledige boekhouding te regelen. Daarnaast installeerde EASI ook

zijn HR-pakket, waarmee FoodDrinkEurope de lonen en evaluaties van

het personeel snel kan opvolgen of de goedkeuring voor

vakantieaanvragen regelt, wat vandaag een totaal papierloos proces is

geworden. Als medewerkers vakantie aanvragen, vertrekt die aanvraag

naar de juiste personen voor goedkeuring. Zelfs het sociaal secretariaat

wordt hiervan verwittigd. “Met name de koppeling met de out of office

functie in Lotus Notes is hierbij zeer handig”, vindt R. Mynsberghe.

“Zodra de vakantiedagen zijn goedgekeurd,

activeert Lotus Notes al automatisch een out of

office bericht voor die bepaalde vakantiedagen.

Dergelijke eenvoudige functies maken het werken

aangenamer. Niemand vergeet zijn out of office in

te stellen.”

Erg praktisch is ook de module “signature” in Lotus

Notes. Zo worden de handtekeningen met een URL-

link of afbeelding onder aan de e-mails aangepast,

bijvoorbeeld aan actuele campagnes of

evenementen zoals congressen. Régine

Mynsberghe maakt dan een model aan die ze naar

iedereen binnen de organisatie doorstuurt. De

collega’s hoeven er alleen maar op te klikken en

hun persoonlijke gegevens aan te passen.

Régine Mynsberghe, Office Manager bij FoodDrinkEurope

Vereenvoudigd plannen

FoodDrinkEurope haalde ook EASI’s APM-toepassing

in huis, wat staat voor Activity & Planning

Management. Een noodzaak voor een organisatie

als FoodDrinkEurope, waarin men voortdurend

vergaderingen heeft. Voorheen werd de kalender in

Lotus Notes gebruikt, samen met een kleine

applicatie voor interne vergaderingen, maar met

EASI APM werkt men een stuk professioneler.

Vergaderingen vastleggen gaat veel sneller omdat

de beschikbaarheid van collega’s meteen

zichtbaar is, via een verbinding tussen APM met

Lotus Notes en de contactendatabase. Maar met

EASI APM kan je ook privéafspraken in je agenda

onzichtbaar maken voor buitenstaanders. En er is

meer.

“Onze voorzitter wenst elke maand een

samenvatting te ontvangen van de contacten die

we gehad hebben met belangrijke leden, partners

en andere contacten. Vroeger moesten de

secretaresses van elk departement alle agenda’s

van alle collega’s afzonderlijk overlopen en de

belangrijke afspraken samenbrengen in een Excel

file. Een gigantisch werk. Met APM hebben ze

vandaag in een paar keer klikken zo’n lijst

opgeroepen”, aldus R. Mynsberghe. “Het Excel-

document voor de voorzitter wordt samengesteld

op basis van opgegeven queries, zo

geprogrammeerd door EASI. Lunchafspraken en

privéafspraken komen bijvoorbeeld niet in het

document terecht en medewerkers kunnen

achteraf, bij controle van de lijst, eventueel nog

correcties aanbrengen. We gebruiken APM ook om

onze taken te beheren. Je ziet elke morgen

onmiddellijk wat je moet doen.”

RadVision

Mobiliteit is een van de grote aandachtspunten

voor FoodDrinkEurope, dus beschikken alle

medewerkers vandaag over een eigen laptop.

Dankzij de moderne IT-infrastructuur kunnen ze in

principe van overal werken. Een internetverbinding

volstaat om aan alle informatie op de server te

kunnen. Recent investeerde FoodDrinkEurope nog in

RadVision voor videoconferencing. Door haar vele

contacten met internationale mensen en

organisaties, is het voor FoodDrinkEurope immers niet

altijd even simpel om snel een 1-1 vergadering te

organiseren.

Régine Mynsberghe: “Telefoongesprekken zijn niet

altijd een valabel alternatief: het geluid is vaak niet

goed en je kan de contactpersoon niet zien.

Daarom kiezen we voor bepaalde types

vergaderingen voortaan voor videoconferencing.

Het interessante aan RadVision is dat de deelnemers

zelf niet over speciale software hoeven te

beschikken om het te gebruiken. Een webcam en

een telefoon volstaan. Wij investeerden in twee full

HD schermen. Onze secretaresses kregen een

opleiding om de vergaderingen op te zetten en ook

de leden kregen een beknopte handleiding. De

schermen kunnen opgedeeld worden, zodat je alle

deelnemers ziet. Wie aan het woord is, komt op de

voorgrond van het scherm. We moeten er nog wat

leren mee werken, maar in elk geval kunnen wij en

onze leden er tijd en geld mee sparen.”

Dicht bij de klant

Vandaag levert EASI bij FoodDrinkEurope alles wat

met IT te maken heeft: de hardware, de software en

de achterliggende infrastructuur. IT evolueert

constant, en FoodDrinkEurope groeit daarin mee. Zo

koos men onlangs voor virtuele servers waardoor

men plaats wint en kosten spaart om te koelen.

Verder heeft FoodDrinkEurope nu meer

opslagcapaciteit en kan EASI sneller hulp bieden

van op afstand, indien nodig.

“De mensen van EASI hebben niet alleen een

grondige kennis van hun eigen producten maar ook

van de producten waarmee we vroeger werkten. Bij

de installaties leiden ze ons op, zodat we zelf

eenvoudige problemen kunnen oplossen. Zo delen

ze echt hun kennis met ons. Natuurlijk kunnen we

voor ingewikkelder zaken altijd een beroep doen op

hun helpdesk. EASI levert bij ons al vijftien jaar

professionele service en kent ons daardoor zeer

goed: ze staan dicht bij ons. Er is weinig verloop, wat

ook een zeer belangrijke troef is. Ze doen

inspanningen om te begrijpen hoe wij werken, zodat

ze ons de technologieën kunnen leveren die we

nodig hebben om onze werking nog te

optimaliseren. En dat lukt aardig”, besluit Régine

Mynsberghe.

Copyright © EASI. All rights reserved

Website: www.easi.net

Mail: info@easi.net

Blog: blog.easi.net

Tel.

- EASI Nijvel: +32 67 28 10 00

- EASI Mechelen: +32 15 28 75 00

- EASI Luxemburg: +352 26 18 58 11

- EASI Frankrijk: +33 1 72 75 73 89

Please Recycle