Engie Fabricom appartient au groupeénergétiqueENGIE(jadisGDFSUEZ).L’ex-pert dans le domaine des installationstechniquesoccupeunepositiondeleadersurdiversmarchéscommelesecteurdesservices, l’industrie, l’infrastructure, l’éner-gie, le pétrole et le gaz. Engie Fabricom,Engie Axima et Engie Cofely sont desentreprises d’Engie BU Benelux. EngieFabricom a un effectif de 5.500  colla-borateurs qui sont dispersés dans plusde 25  bâtiments dont 9  sièges. Un siteest constitué de bureaux, d’un entrepôt,d’unatelieretd’unterrain.Lesbâtimentspeuvent avoir une fonction permanenteouprovisoire,selonqu’ils’agissed’unpro-jetspécifique.EngieCofelyemploieenvi-ron2.000 collaborateursetestspécialisédans lagestion facilitaireet lesservicessoftethard.

Rationalisation des coûts au sein de Real Estate et du FMAvant 2011, les équipes FM travaillaientparsiteenilot,sansmodedefonctionne-ment commun. On travaillait principale-

mentavecdes fournisseurs locaux, iln’yavait pas de benchmarking et les coûtsn’étaientpasanalysés.Alademandedeladirection,lescoûts–quin’étaientpassouscontrôle et qui influençaient sérieuse-mentlescoûtsglobaux–ontétéréperto-riésetrationnalisés.WimVanDenAbeele(head of real estate and facilities EngieFabricom): «  L’organisation est complexe.Lesbesoinsdesclientsinternessonttrèsvariés.Lapolitiquequenoussouhaitionsmettre en place avait pour objectif d’of-frirlemêmeconfortstandardauxmêmespersonnes.Nousvoulionscréerdessyner-giesentrelesdifférentsbâtimentsenvued’une optimalisation. Nous avons trouvéen Engie Cofely le partenaire idéal pournous aider à réaliser cela.  » La solutionIntegratedFacilityManagementestbaséesurlanormeEN15221 etgarantituneeffi-ciencesupérieuredansledomainedel’or-ganisation,dubudgetetde ladurabilité.EngieCofelyetEngieFabricomontlancécommesupportàlacommunicationetauchangemanagementunplandecommu-nicationpour informertouteslesparties

surl’évolutionauseindel’organisationduFacilityManagement. L’implication de ladirectiond’EngieFabricométaitcruciale.

Un nouvel organigrammeLadirectiond’Engie Fabricoma désignéun head of real estate & FM qui, avecEngieCofely,devaitmettresurpiedunFMcentralisé et une gestion des bâtimentspour tous les sites enBelgique.UnFaci-lityManager bilingue de Engie Cofely aétéproposépourcoordonnerlesactivitésau niveau national, lequel était épaulépar deux coordinateurs Facility pour lenorddupaysetdeuxautrespour lesud.

Engie Fabricom optimalise le FM via une gestion facilitaire intégrée

Engie Fabricom a décidé en 2011 d’optimaliser son Facility Management. S’il y avait avant une gestion locale par site, peu transparente et non structurée, on peut parler anno 2017 d’un Integrated

Facility Management centralisé. Le partenariat avec Engie Cofely a notamment généré des économies de coûts, plus de bien-être au travail, une harmonisation du fonctionnement et une empreinte au sol restreinte. « Suite à cet outsourcing, nous ne devons plus nous préoccuper de contrats et autres. Nous pouvons nous focaliser sur notre cœur de métier », explique Wim Van Den Abeele (head of real estate and facilities Engie Fabricom).

D’un FM décentralisé à un FM centralisé au sein d’une organisation complexe

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« A la demande de la direction, les coûts – qui n’étaient pas sous contrôle et qui influençaient sérieusement les coûts globaux – ont été répertoriés et rationnalisés »

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Ceux-ci sont en contact avec les clients,leursproprestechniciensetlessous-trai-tants,tantpourlesserviceshardquesoft.L’équipeFMcomptedésormaisduperson-nelémanantd’EngieFabricometd’EngieCofely.Laresponsabilitédumanagementincombe à Engie Cofely. Wim Van DenAbeele :« Celan’ajamaisétél’objectifdelicencier du personnel. Nous avons réo-rientéleursavoiretclairementdéfiniquiferaitquoi. »Trois sites ont d’abord été intégrés danslanouvelleorganisationfacilitaire(Uccle,Aartselaar et Braine-l’Alleud) puis tousles sites progressivement. Actuellement,33.5000  m² de surface de bureaux et100.000 m²d’ateliersetd’entrepôtssontgérésparledépartementFM.

Approche des postes de coûtsLes contrats existants (nettoyage, ser-vice vert, déneigement et salage, récep-tion, distributeurs de boissons, entretientechnique, optimalisation des espacesdebureau)ontété renégociésparEngie

Cofely et plusieurs appels d’offres natio-nauxontétélancés.CarolienSteens(sec-tormanagerEngieCofely) :« Nousavonsprévu un helpdesk pour rassembler lesquestions et les plaintes. Enmatière denettoyage, dont le coût représentait untiersdubudgetFMtotal,uneadjudicationaété lancéeenvued’uncontratorientérésultat.OntravailleaussiavecArchibus.Suite à tout cela, les coûts sont passésde 1.000.000  d’euros par an en 2012  à850.000 d’eurosen2015.

Une collaboration fructueuseAenjugerparlescinqannéesdecollabo-rationentrelesdeuxpartenaires,onpeutparlerdesuccès.Cecimêmesionréfléchitactuellementàuneimplémentationdanstouslesbâtimentsdesentitésauseindela business unit.Wim Van Den Abeele  :«  Il fallait une phase transitoire d’un àdeuxanspourpercevoirpositivement lanouvelleorganisation.Legrandavantageest que, suite à cette réflexion intégrée,nousmaîtrisonsaujourd’huitouslessites,

nous travaillons en limitant les coûts etnous avons implémenté des SLA’s. Nouscontrôlons mieux l’aspect énergétiqueetenmatièredecommunication, iln’yaqu’unseulpointdecontact.Dansl’avenir,nous voulons aller plus loin dans l’opti-malisation des outils existants et nousanalysons là où nous pouvons encorecréerplusdesynergies. »Par Tilly Baekelandt

www.engie-cofely.be

01. Carolien Steens (sector manager Cofely Services) et Wim Van Den Abeele (head of real estate and facilities Engie Fabricom).02. Les deux coordinateurs Facility du nord du pays et les deux du sud sont en contact avec les clients, leurs propres techniciens et les sous-traitants, tant pour les services hard que soft.03. Dans le domaine du nettoyage, dont le coût représentait un tiers du budget FM total, une adjudication a été lancée en vue d’un contrat orienté résultat.

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