Belangrijk om kostenBewustzijn te vergroten

improveFagro magazine, nummer 2, oktober 2013www.fagro.nl

“ Managers kunnen nu eigenaarschap nemen”

Projecten: Inhouse cursus Fagro-consultants: Focus op contInu verbeteren • prg eMl: Foutloze basIs essentIeel voor succesvolle IMpleMentatIe • roc leeuwenborgh: waarderIng vastgoed een coMplex vraagstuk • terugblIk congres dag van de lIMburgse FInancIal • FInancIële transparantIe en gedragsveranderIng bInnen Ict-aFdelIng enexIs • schoon schIp vastgoedporteFeuIlle sns property FInance • (pe) actIvIteItenaanbod voor relatIes

inhouse cursus Fagro-consultants: Focus op

continu verbeteren 3. Prg eml: Foutloze

basis essentieel voor succesvolle implemen-

tatie 4. roC leeuwenborgh: waardering

vastgoed een complex vraagstuk 6. terug-

blik congres dag van de limburgse Financial

8. Financiële transparantie en gedragsver-

andering binnen iCt-afdeling enexis 10. schoon schip vastgoedportefeuille sns

Property Finance 13. (pe) activiteiten-

aanbod voor relaties 16.

Colofon in deze uitgave:

2 Fagro Improve

Het is herfstvakantie en zojuist is het herfst- akkoord tussen de regering en de oppositie gesloten. Bij het ter perse gaan van de vorige editie werd juist de laatste hand gelegd aan het sociaal akkoord. Vervolgens is er gedu-rende een half jaar een politieke impasse ont-staan. Eindelijk kan er nu, tenminste dat hopen we toch, geregeerd worden. Hiermede is in Nederland de politieke onzekerheid voorlopig vooruitgeschoven en hopelijk gebeurt dit ook in de Verenigde Staten.

Los van al deze politieke strubbelingen zien we positieve trends in de economie. De woningmarkt in Nederland lijkt zich iets te her-stellen, de inflatie in Nederland is dalende (de BTW-verhoging van vorig jaar loopt eruit) en de Inkopers Manager Index voor de industrie is in Nederland de hoogste van de hele Europese Unie. Laten we met zijn allen hopen dat deze trend doorzet en er een definitieve economi-sche lente doorbreekt in 2014.

Ik wil u weer veel leesplezier toewensen bij het lezen van deze uitgave van de “Improve”, waarin weer interessante artikelen staan over de relaties van onze organisatie en haar activiteiten.

Jos PaffenAlgemeen Directeur FagroProfessionals in Finance & Control

Redactieadres: E: info@fagro.nlI: www.fagro.nlP: Amerikalaan 14, 6199 AE Maastricht – AirportT: 043 - 358 5480

Hoofdredactie: Margit JacobsRedactie: Margit Jacobs, Jos Paffen, Karin Geraedts, Evelien Harbers, Marc BreugelmansConcept en realisatie: Arc Communicatie & StrategieFotografie: Peter Wijnands Photography, NFP Photography Vormgeving: MarksMarks Reklamemakers Druk: Sync. Grafimedia

Improve is een periodiek magazine van Fagro Consultancy B.V.© Copyright 2013, Fagro Consultancy B.V.Foto’s en (delen van) teksten mogen uitsluitend worden overgenomen na schriftelijke toestemming van de redactie.

voorwoord Jos Paffen

In de afgelopen maanden hebben verscheidene Fagro-consultants en enkele klanten van Fagro kennisgemaakt met Lean in finance dankzij een aantal workshops en rondetafel-bijeenkomsten. “Lean past perfect in het gedachtegoed van continu verbeteren", zegt Jeroen. “Daarbij zijn het perfectioneren van de kwaliteit en efficiency – net als in de productie – belangrijke graadmeters. Toch is het geen methodiek die bij elke klant op dezelfde manier toe te passen is. Het is écht maatwerk, een proces waarbij onze Fagro-consultants een belangrijke rol kunnen spelen bij de imple-mentatie en de borging.”

Inhouse cursusInmiddels heeft een aantal Fagro-consultants kennisgemaakt met de Lean-principes in de vorm van een inhouse cursus. “Spread the word, dat is de insteek van de cursus”, zegt Jeroen. “We willen laten zien dat Lean in de praktijk al haar eerste diensten heeft bewezen. De consultants kunnen dan zelf inschatten bij welke organisatie en op welk moment de methodiek van meerwaarde kan zijn. We geven hen in de cursusdagen tekst en uitleg over de vijf Lean-principes (customer value, remove waste, flow & pull, empowered employees, continuous improvement), zodat ze er in de prak-

tijk mee aan de slag kunnen. Ook is het belangrijk stil te staan wáár in de organisatie een efficiencyslag kan worden gemaakt aan de hand van de ‘8 verspillingen’. Voorbeelden daarvan zijn het onvolledig gebruik van talent, kennis en kunde van de medewerkers en overbodige voorraad of tijd die wordt verspild tijdens de processtappen. Al met al legt de aanpak de focus op continu verbeteren. En dat levert onze klanten veel voordeel op!”

Integratie binnen Fagro AcademyDat het Lean-principe geen eendagsvlieg is, blijkt uit het feit het thema nu een programmaonderdeel is van de Fagro Academy. Een groep con-sultants heeft het onderwerp onder hun hoede genomen en organiseert thematische workshops. Ook delen zij regelmatig informatie uit met collega’s over dit onderwerp. Ontwikkeling van deskundigheid en kennis over Lean bij Fagro-medewerkers is op deze manier geborgd.

Bent u op zoek naar meer informatie over Lean in finance? Plan dan een afspraak in met uw contactpersoon binnen Fagro of neem contact op met de vestiging bij u in de buurt.

Focus op continu verbeteren

Inhouse cursus Fagro-consultants

In onze vorige uitgave van april las u al over Lean, een verzameling methoden om

procesverbeteringen door te voeren in bedrijven en organisaties. Zo’n anderhalf jaar

geleden kwam Jeroen van den Oever, business manager bij Fagro, deze werkwijze steeds

meer tegen. Ondanks dat de methodiek van oorsprong uit de industrie komt, zag hij de

meerwaarde van het systeem voor administratieve processen van klanten: “Het Lean-

principe past perfect binnen Fagro; we staan immers voor ‘Improving your performance’.

Nu de methodiek zijn meerwaarde heeft bewezen bij een aantal klanten, gaan we Lean

verder in onze organisatie introduceren en uitdragen.”

Fagro Improve 3

Een rondje in het Utrechtse magazijn van PRG EML is indrukwekkend. Naast dat er vrijwel

alles te vinden is op het gebied van licht en geluid voor grote concert- en theaterproducties,

shows en evenementen, is er ook nog eens veel bedrijvigheid. Veel van deze geavanceerde

apparatuur is namelijk alweer onderweg naar een volgend evenement van sterren van

formaat. Fagro-consultant Sharon Bastiaansen draaide een tijdje mee in deze dynamische

omgeving. Ze werkte aan een succesvolle integratie van de administratie, nadat het bedrijf

sinds begin 2011 deel uitmaakt van het Amerikaanse PRG (Production Resource Group).

PRG EML

“ Foutloze basis essentieel voor succesvolle implementatie”

4 Fagro Improve

Alex van Vlierberghe, Sharon Bastiaansen en Bart Breuer

5Fagro Improve

Over PRG EML

De oorsprong van het ontstaan van de Utrechtse vestiging van PRG EML – met Jeroen van Oirschot en Wouter Muurlink aan het roer – ligt bij de bewegende, draaiende lamp, bekend van de Vari*Lite-producten. Met de komst van een franchiseformule werden de verhuur- en verkooppunten hiervan stapsgewijs uitgebreid. Dankzij het ontstane netwerk kwam de Belgische vestiging van EML Productions, een groot bedrijf in de entertainmenttechnologie, in beeld. Na de laatste overname door het Amerikaanse PRG ontstond een organisatie die zich vandaag de dag marktleider mag noemen op het gebied van audiovisuele oplossingen. PRG EML verzorgt licht- en geluidsservices bij concerttours en fes-tivals, fashionshows en vakbeurzen, televisie- en theaterprogramma’s en evenementen.

De uitdaging voor Sharon was duidelijk; bij EML zat de administratie hoofdzakelijk in België. Nadat EML onder de vleugels van PRG viel, werd de wens uitgesproken de besturing van de organisatie – en dus ook de admini- stratie – te decentraliseren, zodat het manage-ment gemakkelijker inzicht had in de cijfers. Financieel directeur van PRG EML België, Nederland, Frankrijk en Spanje Alex Van Vlierberghe geeft aan dat daarbij veel komt kijken: “Zo’n implementatie vraagt in de eerste plaats iets van je mensen. Daarnaast moet je bepalen welke systemen je inzet en hoe je het hele proces in gang zet. Sharon heeft dat perfect op touw gezet vanaf het moment dat zij hier in mei 2012 binnenliep.”

Voorbereidingen treffenIn de eerste fase van het project werkte Sharon drie dagen per week in Utrecht op locatie. In deze fase was het belangrijk om een goede administratie op te zetten in Nederland, zodat deze op welk gewenst moment inzicht gaf in de financiële positie. Sharon gaat verder: “Vanaf het begin had ik daarvoor contact met locaties van PRG in het buitenland, zoals in België en Amerika. Deze internationale insteek maakte deze klus extra bijzonder. Zodra we deze zaken op orde hadden, stond een expert klaar om ons te helpen met de implementatie van Oracle. Het was een hele uitdaging om alle data op dusdanige wijze in te voeren dat deze integratie vlekkeloos zou verlopen.”

BrandMaar de uitdaging werd nog groter. In augus-tus van dat jaar werd de organisatie getroffen door een omvangrijke brand. Daarbij ging be-halve een groot deel van het verhuurmateriaal ook een gedeelte van de financiële administra-tie in vlammen op. “En dan kom je opeens met hele andere vraagstukken te zitten”, herinnert Alex Van Vlierberghe zich. “De implementatie van Oracle binnen onze organisatie was hele-maal gepland, maar na zo’n brand moet je je eerst afvragen hoe we de daaropvolgen- de maanden de boel administratief recht

houden. Bovendien was het bijna september en stond een van de drukste periode van het jaar voor PRG EML op het programma. En tóch wilden we in november een resultatenreke-ning kunnen presenteren. Gelukkig konden we een extra consultant van Fagro – Joppe Burgers, die later werd vervangen door zijn collega Albert Cornelis – inschakelen om alles rondom de brand netjes af te handelen met de verzekering. Sharon heeft in die periode goede afspraken met leveranciers kunnen maken. Hierdoor en door de focus te leggen op het draaiende houden van de administratie is de resultatenrekening daadwerkelijk opgeleverd. Ook de jaarrekening in december is gelukt. Daarvoor zijn we Sharon heel dankbaar.”

Succesvolle implementatieNa de brand verhuisde het bedrijf naar een andere locatie in Utrecht. Vanuit daar heeft Sharon de implementatie weer kunnen oppakken. Samen met de expert van Oracle werden alle gegevens gecheckt. “Voor een suc-cesvolle implementatie moet er een foutloze basis liggen”, vervolgt Sharon. “Zo hebben we samen bijvoorbeeld bekeken of het leveran-ciersbestand dat ik had opgesteld één op één in Oracle te integreren was. Zodra we er zeker van waren dat alles in orde was, zijn de gegevens geïmporteerd.” Over de snelheid van het hele traject is Alex Van Vlierberghe zeer te spreken: “Dit soort overgangstrajecten kosten vaak veel tijd. Bij ons heeft de brand natuur-lijk voor vertraging gezorgd. Maar als ik erop terugkijk, heeft het project uiteindelijk maar drie maanden in beslag genomen, en dat vind ik heel noemenswaardig!”

OpvolgerInmiddels werkt de organisatie met de suc-cesvol geïntegreerde decentrale administra-tie. Om de nazorg van de implementatie te kunnen blijven verzorgen, is er een nieuwe medewerker aangenomen in Utrecht. Sharon is vanaf het begin af aan betrokken geweest bij de sollicitatieprocedure voor haar opvolger. Volgens Bart Breuer, business manager van

Fagro, komt het vaker voor dat Fagro-consul-tants inspraak hebben bij selectieprocedures: “Als je als interim medewerker zo’n omvang- rijke klus hebt geklaard, ken je het bedrijf en de daarbij horende werkzaamheden goed. Dan kun je heel goed een adviserende rol spe-len bij de selectie van je opvolger.” Sharon kan dat beamen: “Ik heb dit hele overgangsproject van A tot Z meegemaakt. Dat was enerzijds voor mij heel erg leerzaam en anderzijds kan PRG EML gebruikmaken van die kennis bij bijvoorbeeld zo’n sollicitatietraject.”

“De internationale insteek maakte de klus extra bijzonder”

6 Fagro Improve

Harrie Wehrens, Thom Leblanc en Ralph Jacobs

De Maastrichtse locatie van het Zuid-Limburgse ROC Leeuwenborgh mag bijzonder worden

genoemd. Niet in de laatste plaats omdat het gebouw oud en nieuw op bijzondere wijze

verbindt. Dit gebouw is ‘het kind van een tijd’ waarin onderwijsinstellingen zelf investeer-

den in vastgoed als een goede belegging voor de toekomst. Die tijden zijn veranderd en de

strategie van het College van Bestuur is er nu op gericht de vastgoedportefeuille zo flexibel

mogelijk in te richten. Fagro-consultant Harrie Wehrens hield de vastgoedportefeuille

tegen het licht.

“ waardering vastgoed een complex vraagstuk”

ROC Leeuwenborgh

7Fagro Improve

De waarde van het vastgoed, ook van onder-wijsinstellingen, is de laatste jaren sterk gewijzigd. Door omstandigheden, zoals nieuwe voorschriften binnen de verslag- geving, de ontwikkeling van de waarde van het vastgoed en de bevolkingskrimp, waarde-ren onderwijsinstellingen hun vastgoedpor-tefeuille opnieuw. Thom Leblanc, directeur Financieel Economische Zaken van het ROC Leeuwenborgh: “Wij bevinden ons in een krimpregio. In 2027 is het aantal deelnemers aan ons onderwijs volgens demografische onderzoeken gedaald met twintig procent. Wij willen dat de vastgoedportefeuille zo flexibel mogelijk is. Het past in onze strategie de hele organisatie af te stemmen op de specifieke dynamiek die krimp met zich meebrengt.”

HouvastDe problemen met de vastgoedportefeuille van onderwijsreus Amarantis liggen nog vers in het geheugen. Het onderschrijft nog eens het belang om goed zicht op onder andere de waardering van de vastgoedportefeuille te hebben. “De vermogenspositie van onze instelling gaf, mede op basis van de bestaande waardering van ons vastgoed, een bepaald beeld. Wij wilden weten of dat beeld klopte. Juist om onnodige problemen te voorkomen. Gezien de marktbewegingen, de ontwikke- lingen binnen het onderwijs en onze instelling was een nadere studie op zijn plaats”, aldus Thom Leblanc. Het blijkt een zoektocht naar een realistisch scenario. Fagro-consultant Harrie Wehrens geeft aan dat het managen van verwachtingen een belangrijk vertrekpunt is geweest. “We zijn gestart met het opstel-len van een initiatiedocument waarin heel duidelijk is opgenomen wat we van elkaar

verwachten. Door dit aan de voorkant goed af te spreken, ontstaat er in het vervolgtraject houvast. Je hebt iets om op terug te vallen.” Tijdens een dergelijk omvangrijk project met zoveel betrokkenen moeten er geen drem-pels zijn om met een kritische noot naar de opdrachtgever te kunnen gaan. Thom Leblanc onderstreept het belang om op elk gewenst moment te kunnen afstemmen. “Om de voort-gang in het project te houden moest er soms worden geduwd. De wijze waarop we dat samen hebben aangepakt geeft voldoening. Het gaat om het motiveren van de mensen. Dat heeft veel commitment opgeleverd.”

Maatwerk per locatieDe waardering van vastgoed en de met het vastgoedbeheer samenhangende risico’s vormen samen een complex vraagstuk. Thom Leblanc geeft aan dat de waarde van vastgoed bijzonder beweeglijk is. “Wij willen graag weten wat het betekent voor de vermogens-positie en solvabiliteit als je het vastgoed op andere manieren waardeert.” Diverse scenario’s zijn onderzocht en uitgediept. In totaal handelt het bij ROC Leeuwenborgh om twaalf zogenaamde bouwdelen, verdeeld over een drietal locaties met grond in eigendom of in pacht. Het waarderen van vastgoed vraagt per bouwdeel maatwerk. Harrie Wehrens: “Als je op termijn afscheid wilt nemen van een locatie, dan hanteer je een andere waardering dan wanneer je van het gebouw gebruik blijft maken. Maar ook over de staat van onder-houd en het toekomstige onderhoudsbeleid moeten afspraken worden gemaakt.” Thom Leblanc geeft aan dat ROC Leeuwenborgh een organisatie wil zijn die op een effectieve wijze omgaat met de ruimtes. “We willen laten zien

dat we op een transparante en efficiënte wijze omgaan met de onderwijsgelden. Daarom kiezen we er op termijn voor zo min mogelijk vastgoed in eigen beheer te hebben. Onze primaire opdracht ligt bij het onderwijs, niet in het bezit en beheer van vastgoed.”

CommunicatieExterne taxateurs zijn ingeschakeld om op basis van deze uitgangspunten te komen tot goed beargumenteerde waarden voor de verschillende scenario’s. In afstemming met de accountant is gekeken of de scenario’s pas-sen in de geldende wet- en regelgeving. De transparantie en de motieven om een dergelijk scenario te willen, zijn gedetailleerd bespro-ken. Er is intensief teruggekoppeld naar onder andere de Raad van Toezicht, het College van Bestuur, de Bedrijfsdienst, de controller en de accountant. Volgens Harrie Wehrens is het geen vanzelfsprekendheid om alle partijen mee te krijgen. “Communicatie is cruciaal voor het succes van een dergelijk project.”

Het moet klikkenVestigingsdirecteur Ralph Jacobs van Fagro kijkt met plezier terug op het project bij ROC Leeuwenborgh. “Vanaf het eerste moment was er een klik. Dat is wezenlijk voor een succes-volle samenwerking. Dat heeft ertoe geleid dat Harrie Wehrens ook nog een aantal andere hand- en spandiensten heeft kunnen leveren.” Thom Leblanc geeft aan dat het belangrijk is dat een consultant zich gemakkelijk door de organisatie moet kunnen bewegen. “Wij hadden dat in de korte doorlooptijd van zes maanden nooit zelf kunnen doen. Binnen mijn afdeling vonden mensen het spijtig dat dit interessante werk aan een externe partner moest worden overgelaten. In elke organisatie vraagt een dergelijke opdracht sensitiviteit en onafhankelijkheid. Je moet op tijd kunnen loslaten en weer terug kunnen halen. Fagro is daarin geslaagd.”

“We willen laten zien dat we op een transparante en efficiënte wijze omgaan

met de onderwijsgelden.”

“De waarde van vastgoed is bijzonder beweeglijk.”

Over ROC Leeuwenborgh

ROC Leeuwenborg is een MBO-instelling met vestigingen in de regio’s Maastricht en Sittard-Geleen.

De opleidingen voor beroepsonderwijs en volwasseneducatie zijn zeer divers: Techniek, Economie,

Zorg & Welzijn, Educatie, CIOS, Handel, Toerisme, Uiterlijke verzorging en Veiligheid. De deelnemers

staan centraal. In totaal volgen ruim 9.000 deelnemers onderwijs. De inrichting van de onderwijs-

processen is hierop afgestemd. De onderwijsinstelling werkt nauw samen met de overheid, het

bedrijfsleven en andere ROC’s in Limburg. In totaal werken er bijna 850 medewerkers (650 fte).

meer dan 250 bezoekers op derde editie finance congres

8 Fagro Improve

Op donderdag 26 september 2013 vond voor het derde achtereenvolgende jaar de ‘Dag

van de Limburgse Financial’ plaats. Dit jaarlijks terugkerende congres is een plaats van

ontmoeting voor hoger opgeleide financials die wonen en/of werken in Limburg. Met

interessante sessies van gerenommeerde organisaties uit Limburg kregen de deelnemers

nieuwe inzichten over de provincie Limburg én het vakgebied finance.

Terugblik congres: Dag van de Limburgse Financial

9Fagro Improve

Maar liefst 250 financials waren te gast in TheaterHotel de Oranjerie in Roermond om deel te nemen aan dit bijzondere congres. Dat de bijeenkomst een mooie gelegenheid is om in contact te komen met vakgenoten in de regio bleek al bij de ontvangst met lunch: er werden druk handen geschud en in de zaal klonk een gezellig en enthousiast geroezemoes van stemmen.

Kansen voor LimburgVoor het eerst vonden de plenaire sessies plaats in de grote theaterzaal waar de opening en het dagvoorzitterschap werden verzorgd door Guido Thys. De inhoudelijke aftrap werd gegeven door Renier Vree, CFO bij Arcadis. Tijdens deze plenaire sessie gaf de heer Vree inzicht in het zeer actuele thema duurzaam-heid. Wat betekent het, welke kansen biedt het en wat is de rol van de CFO rondom dit thema? De plenaire sessie werd vervolgd door Luc Soete, Rector Magnificus bij Maastricht University. De heer Soete gaf zijn visie op de economische situatie van Limburg en de kansen die Brainport 2020 biedt. Beide sessies gaven meer dan voldoende gespreksstof tijdens de korte break die voorafging aan de masterclasses.

MasterclassesNa het plenaire deel en een korte pauze namen de deelnemers tweemaal plaats in een master-class naar keuze. Dit jaar bestond het master-classmenu uit de volgende thema’s, sprekers en bedrijven (in willekeurige volgorde):

1. DSM’s Innovation Center in Urmond als motor voor wereldwijde innovatie Spreker: Gerard Hannen, VP Finance & Control tezamen met Robert Kirschbaum, VP Open Innovation bij DSM

2. Asset management: zwaar beleg(g)enSpreker: Ralph van Breda, Manager Finance bij Wonen Limburg

3. Ontwikkelingen in toezicht en de rol van de financialSpreker: Niek van den Munckhof, senior adviseur enhanced relationship tezamen met Debora Herveille, specialist internationaal en Henny Sonntag, senior accountmanager bij de Belastingdienst

4. Strategie concreet maken tot op de werkvloer!Spreker: Jeannette Flapper, zorgverkoper en AO/IC tezamen met Arnold Wijngaarden, hoofd Control bij Radar

5. Voorspelbaarheid gewenst! Hoe optima- liseer je als sterk groeiend cyclisch bedrijf je financiële voorspelbaarheid in een constant veranderende omgeving?Spreker: Yves Pfennings, treasurer and corporate tax manager tezamen met Frank

Frissen, Director Human Resources & General Affairs bij OCI Nitrogen

6. Effectief changemanagement, ervaringen vanuit de praktijkSpreker: Marco Jongen, Controller bij Vebego

7. Rekening-courant in concernverband: gewoon boeken?Spreker: Remco Rosbeek, partner bij Boels Zanders Advocaten

8. Het onderscheidend vermogen van het Designer Outlet Centre RoermondSpreker: Marc Bauwens, General Manager bij Designer Outlet Centre Roermond B.V.

Evaluatie & naslagwerkenNa afloop van de masterclasses stond een dinerbuffet klaar, waar uit de onderlinge gesprekken bleek dat de masterclasses erg in de smaak waren gevallen. Bovendien sprak de evaluatie die onder de deelnemers werd uitgestuurd boekdelen: velen hebben het voornemen om in 2014 wederom deel te nemen aan de Dag van de Limburgse Financial.

Is uw interesse gewekt omtrent een of meerdere thema’s die tijdens het congres aan bod kwamen? Neem hiervoor contact op met uw contactpersoon binnen Fagro of download de presentatie(s) die als naslagwerk staan gepubliceerd op www.dagvandelimburgsefinancial.nl/publicaties

Organisatie en Stichting Limburgse FinancialsDe Dag van de Limburgse Financial wordt georganiseerd door Fagro Professionals in Finance & Control, Rabobank Roermond-Echt, Universiteit Maastricht en Zuyd Hogeschool. Deze vier organiserende partijen hebben de Stichting Limburgse Financials opgericht met als doel een bijdrage te leveren aan het behouden en aantrekken van financieel professionals voor de provincie Limburg. De stichting heeft geen winstoogmerk. www.dagvandelimburgsefinancial.nl

“ Belangrijk om kostenbewustzijn te vergroten”

Financiële transparantie en gedragsverandering binnen ICT-afdeling Enexis

10 Fagro Improve

Ralph Eijkenboom, Gilbert van Zeijl, Arjan van Kimmenade, Karin Mathijssen, Luc Brouwers, Lianne Ophelders

De vraag die netbeheerder Enexis uitzette bij Fagro begin vorig jaar, had een extra dimensie

in zich. De ICT-afdeling was namelijk niet alleen op zoek naar een professional op gebied

van finance & control, maar ook iemand die een gedragsverandering bij het management

teweeg kon brengen. Een taak die Lianne Ophelders, zelfstandig consultant werkzaam via

Fagro, op het lijf is geschreven.

Directeur Business Development Luc Brouwers herinnert zich dit verzoek nog goed. “Voor het onderdeel ICT was behoefte aan meer control om enerzijds meer grip te krijgen op zaken, maar zeker ook om andere inzichten op te doen. Een frisse blik van buitenaf kan hiervoor zorgen; met name om structuren helder te krijgen. Daar ligt ook de toegevoegde waarde van Fagro. Naast specifieke kennis en kunde van ICT, was het bijzondere verzoek om een consultant die mensen kan meenemen in ver-anderprocessen.” Consultant Lianne Ophelders vult aan: “Het is een speciaal aspect aan een financiële klus. Er zat niet alleen een ‘harde’ finance kant aan, maar ook een ‘zachte’, ofte-wel menselijke kant. Op dat laatste ligt zelfs de nadruk in het hele traject.”

Strategische positieDe belangrijkste reden om een verandertraject op touw te zetten, is dat ICT steeds meer een

strategische positie inneemt binnen Enexis, waar deze eerder vooral ondersteunend was. Er werken zo’n driehonderd medewerkers, verdeeld over verschillende afdelingen. Het is als het ware een eigen bedrijf binnen de organisatie. Lianne vervolgt: “Deze afdeling was niet gewend om te sturen op financiën en kosten. Managers hadden weinig inzicht in de cijfers omdat dit gedeelte hen in het verleden grotendeels uit handen werd genomen. Zeker met het oog op die strategische positie van ICT is het belangrijk dat mensen begrijpen welke kosten ze zelf veroorzaken en hoe ze deze kunnen beheersen. Een stuk financieel bewustzijn, dus.”Hoofd business control ICT bij Enexis, Gilbert van Zeijl, stuurt hier proactief op. “We bieden transparantie en inzicht. Per afdeling is er een budget om de taken uit te voeren. Het is dan ook belangrijk dat er control is op die taken en de financiële consequen-ties, zodat er vervolgens de juiste sturing op plaatsvindt.”

Proactief onderhoudNaast het verbetertraject zijn er in de an-derhalf jaar dat Lianne is gedetacheerd ook twee reorganisaties geweest. Hierdoor is de structuur van de ICT-organisatie drastisch gewijzigd. “De afdelingen waren voorheen ingedeeld op basis van de systemen”, vertelt Lianne. “Nu is het beheer en de vernieuwing van functionaliteiten opgesplitst.” Gilbert licht toe: “De beheersafdelingen zorgen ervoor dat alles werkt en blijft werken. Door life cycle management en proactief onderhoud zorgen zij ervoor dat de continuïteit gegarandeerd is op een zo efficiënt mogelijke manier. De vernieuwingsafdelingen richten zich op de behoefte vanuit de business, waarbij het gaat om gewijzigde functionaliteit van systemen en diensten. Deze herinrichting was nodig om de

taken goed gescheiden van elkaar uit te kun-nen voeren omdat ze een verschillend karakter en dus verschillende aanpak vergen.”

Vanuit de praktijkAl snel bleek dat het voor Lianne meerwaarde heeft om zowel projectmatig als operationeel te worden ingezet. “Niet alleen om praktische redenen, zoals het opvangen van werk tijdens vakanties, maar ook om de operatie snel te leren kennen. Bovendien werkt het volgens mij niet om volgens een theorieboekje te bedenken wat er moet gebeuren, maar juist vanuit de praktijk te ontwikkelen. Dan creëer je iets waar mensen ook achter staan.” Luc Brouwers voegt toe: “Hoewel het project voorop staat, is ondertussen de ‘winkel’ ook gewoon open. Dat dit in elkaar is verweven, is de kracht van dit verandertraject. Dat betekent ook dat er gaandeweg voortschrijdend inzicht ontstaat en wijzigingen in het traject nog

11Fagro Improve

Over Enexis

Enexis beheert het energienetwerk in Noord-, Oost- en Zuid-Nederland en voorziet zo’n 2,6 miljoen klanten elke dag van gas en elektriciteit, zowel zakelijk als particulier. Daarnaast onderhoudt en vernieuwt Enexis stroomkabels en gaslei-dingen om ervoor te zorgen dat het aantal storingen tot een minimum beperkt blijft. De afdeling ICT doorloopt momenteel een verbeterprogramma inclusief een reorganisatie. Dit heeft een financiële her-inrichting tot gevolg gehad met als doel het realiseren van transparantie, financiële sturing en voorspelbaarheid.

12 Fagro Improve

kunnen worden ingevlochten. Zo ontstaat ook een financieel sturingsmodel dat beter past en wordt gedragen door de organisatie.”

SparringpartnerNaast Lianne zijn er nog drie Fagro-consultants actief in het verbeterteam. “Hierdoor ontstaat een mooie wisselwerking, waarbij we elkaar spiegelen. Dat levert wederzijdse inzichten op.” Gilbert is met name erg te spreken over de zelfstandigheid van de Fagro-consultants. “Binnen onze afdeling is het belangrijk dat we ons eigen ding doen en de juiste zaken opleveren. Met de mensen van Fagro gaat dat perfect. Primair stuur je op output en dat gaat goed, daarnaast zijn ze ook flexibel. Beide geeft vertrouwen en resulteert dat ze de klus samen met onze eigen mensen goed klaren.” Luc Brouwers geeft aan dat er meerdere con-tacten lopen met Enexis. “De meeste aan de finance en control kant. Het traject met Lianne bij ICT is in dat opzicht bijzonder. In de weten-schap dat het vertrouwen van de klant er is, kun je ook als sparringpartner optreden. Als er iets is, wordt dat altijd open op tafel gelegd. We weten van elkaar waar we aan toe zijn. Het is echt een teamprestatie; dan zie je ook dat je meters kunt maken. Als je kijkt naar dit traject, dan zijn er in anderhalf jaar behoorlijke bergen verzet.”

KostenbewustzijnHet bewerkstelligen van een gedragsveran-dering bij de diverse managementlagen, is vooral een samenspel van Lianne en Gilbert. Lianne: “We hebben te maken met zo’n 25 managers, verdeeld over drie management-lagen. Hiervoor hebben we groepssessies en presentaties georganiseerd. Als het gaat om budgetten en maandrapportages, vindt coaching één-op-één plaats. Zo hebben we een maandelijkse reviewcyclus opgezet waarin we met elke afdelingsmanager uiteenlopende onderwerpen bespreken, zoals verschillen tussen budget en daadwerkelijke kosten, redenen voor kostenoverschrijdingen en -onderschrijdingen, productiviteit van de mensen en ontwikkelingen in de business.

Met name bij de operationeel managers is het belangrijk het kostenbewustzijn te vergroten; zij zijn elk verantwoordelijk voor budgetten van enkele miljoenen. Ze moeten weten: als ik een uur goedkeur voor een teamlid, hoe komt

dat dan in de financiële administratie terecht? Hoe verloopt het proces als ik te maken heb met externe facturen? Zoals het in de boeken terechtkomt, zo komt het ook terug in de maandrapportage. Managers kunnen zich niet langer meer verschuilen achter: ik weet niet hoe het in elkaar zit. Ze worden opgeleid om eigenaarschap te nemen.”

Continuous improvementDeze beweging nemen Gilbert en Lianne ook duidelijk waar. “De rol van finance groeit binnen het manage-mentteam van ICT”, zegt Gilbert. “Voorheen praatten operationeel ma-nagers niet mee over de cijfers; op het moment dat dit op de agenda stond, waren zij ‘dismissed’. We groeien er-naartoe dat manager op het moment dat ze uren toekennen aan het team en bijbehorende taken, ze ook weten wat de financiële consequenties zijn. Deze beweging is in gang gezet en gaan we structureel inbedden. Maar ook na de implementatie is het van belang dat we dit voortdurend blijven professionaliseren. Dat past ook in onze visie van continuous improve-ment.”

AutomatiserenVoor Lianne loopt dit project aan het eind van dit jaar af. Ze blikt terug op een dynamische anderhalf jaar bij Enexis. “We zijn nu bezig met de afron-ding van het project en de voorbe-reiding van de budgetten voor 2014. Ook vraagt het trainen en opleiden van managers nog aandacht. Er is een mooie basis gelegd voor de finance & control van de nieuwe ICT-organisatie. Zo zijn er bijvoorbeeld formats ontwik-keld voor de maandrapportages van elke afdeling. Die zijn eerst handmatig in Excel opgesteld; IT’ers zijn bezig deze te automatiseren. In november testen we deze, zodat we in december kunnen schaduwdraaien met de hand-matige rapportages in Excel maken en de rapportages die uit SAP worden gegenereerd.” Voor Gilbert en zijn team moet dit vanaf januari geauto-matiseerd draaien zodat de dienstver-lening vanuit financiën kan worden voortgezet. “In de eerste fase zal daarbij nog zeker extra ondersteuning nodig zijn binnen ICT. Daarin moeten we vaststellen hoeveel mensen we nu daadwerkelijk structureel nodig heb-ben om de taken efficiënt uit te voeren

in een professionele ICT-organisatie. We zijn er dus nog niet, het kost nog de nodige effort om deze nieuwe manier van werken te laten landen. Maar dat gaat ons zeker lukken!”

“Het is belangrijk dat mensen begrijpen welke kosten ze zelf

veroorzaken”

“Managers kunnen nu eigenaarschap nemen”

Luc Brouwers

Lianne Ophelders

Gilbert van Zeijl

Schoon schip vastgoedportefeuille SNS Property Finance

“ Per project optimale exitstrategie bepalen”

13Fagro Improve

Menno van der Vat, Frank Campman en Chris van Lawick van Pabst

14 Fagro Improve

Toen vestigingsdirecteur Frank Campman de vraag kreeg naar een topper op vastgoed- en financieel gebied, had hij meteen Chris van Lawick van Pabst op het vizier. “Chris heeft zowel een economische als een achtergrond in real estate en een ruime ervaring in uiteen-lopende interim functies op het gebied van restructury en recovery van omvangrijke vastgoedportefeuilles”, begint Frank. Samen met een andere collega stond Chris aan de basis van het oprichten van een afdeling die

zich vanuit een controlperspectief richt op optimalisatie van direct en indirect rendement van de vastgoedportefeuille van SNS Property Finance. “Kort gezegd komt het hierop neer: als klanten de rente en aflossing van hun lening voor onroerend goed niet meer terugbetalen, krijgt in het ergste geval de bank uiteindelijk de sleutels van het pand weer in handen. Hier komen wij in beeld, waarbij het vaak gaat om complexe projecten in het bui-tenland met meerdere eigenaren, verschillen-

de belangen, wanbetaling en administratieve wanorde. Ook komt het voor dat gebouwen niet zijn afgebouwd, er leegstand is, het geld op is en schuldeisers staan te dringen om hun geld op te halen.”

Sinds 1 november 2011 mag Fagro zich één van de vijf preferred suppliers noemen van

SNS Reaal Groep en daarmee ook van SNS Property Finance. Vanaf die tijd hebben onder

meer Chris van Lawick van Pabst en Mike Steins als deskundigen op gebied van vastgoed

en finance namens Fagro hun sporen ruimschoots verdiend. De complexe projecten bij een

dynamische organisatie vormen voor deze heren een interessante uitdaging.

“Als projectmedewerker is het belangrijk dat je vanaf dag

één kunt leveren”

15Fagro Improve

Sexy werkgeverDe vastgoedprojecten bestaan uit een mix van winkels, horeca, woningen, kantoren en parkeergarages. “De kunst is om, ondanks de complexiteit van het werk, je elke dag te concentreren op de essentie van ons werk: er moet elke dag meer geld binnenkomen dan eruit gaat. Het bedrag dat eruit gaat moet bovendien noodzakelijk zijn om een hogere waarde van het vastgoed te realiseren op het moment dat je wel gaat verkopen”, aldus Chris. “Niemand is bereid ergens geld in te steken als het niets of niet genoeg oplevert, ook SNS niet. De balans vinden tussen dagelijkse kasstromen en toekomstige waardeontwikke-ling van het vastgoed, vormt een geweldige werkomgeving voor de beste professionals op dit gebied. Meer uitdaging en meer dynamiek kan een junior of senior zich niet wensen. SNS Property Finance is daarom voor mij de meest ‘sexy’ werkgever.”

Betrokken bij de businessIn oktober 2012 deed Menno van der Vat vanuit SNS Reaal zijn intrede. “De financiële functie van SNS Property Finance was erg intern gericht. Als business controller is het echter belangrijk om direct betrokken te zijn bij de business. De grotere projecten bevinden zich voornamelijk in het buitenland. De vraag van de CFRO (Chief Financial and Risk Officer) van SNS was dan ook dat er een team werd opgericht, om zo meer grip te krijgen op de lokale entiteiten.” Met Menno aan het roer van deze afdeling Property Asset Control, Chris en zijn collega als teamleden en twee concrete projecten groeide deze nieuwe afdeling al snel uit tot een team van zeven met alle grote pro-jecten in scope. “Onze visie is dat we de control niet vanachter het bureau kunnen en willen doen, maar daadwerkelijk naar het project toegaan. Dat betekent dat we meerdere dagen per maand in het buitenland zitten.”

NationalisatieBegin dit jaar is SNS Property Finance gena-tionaliseerd. De reden was dat de resultaten van dit bedrijfsonderdeel een te grote wissel trokken op de resultaten van moederbedrijf SNS Reaal. “Door de nationalisatie hebben we

een nieuwe eigenaar en een nieuwe horizon”, vervolgt Menno. “In plaats van een periode van twee tot drie jaar om de vastgoedporte-feuille af te bouwen, is deze termijn verlengd tot tien jaar. Dat geeft ons de mogelijkheid om per project goed te bekijken wat de optimale afbouw is om een zo groot mogelijk rende-ment te realiseren.” Chris vult aan: “Als je voor het blok wordt gezet en nu moet verkopen, dan is de opbrengst vaak onvoldoende om de verschuldigde rente en aflossing terug te betalen. Als je de tijd hebt, kun je wachten op betere tijden en zorgen dat de waarde stijgt.” Het ‘wachten op betere tijden’ is zeker geen speculeren. “Op basis van diepgaande kennis en ervaring, elke dag ‘de goede dingen doen’, keihard werken en op basis van de scenario-studies die we verrichten, wordt een door-dacht exitplan opgesteld en geëxecuteerd. Om flexibel te kunnen blijven handelen, hebben we naast onze ‘voorkeursexit’ ook altijd een plan B en C.”

SamenwerkingEen goed voorbeeld van een complex project, is ÜSQ: het Überseequartier in Hamburg (Duitsland). Een complex dat bestaat uit 262 woningen, 10.000 m2 kantooroppervlak, 2.300 parkeerplaatsen, een hotel, retail en horeca. Chris is hiervoor gemiddeld drie tot vier dagen per week in Hamburg. “Wat het vooral complex maakt, is de samenwerking met allerhande partijen: van de stad Hamburg tot verhurende makelaars. We willen alle ruimten verhuurd krijgen, zodat SNS de rente en aflos-sing terugkrijgt.” Tot begin november 2012 was SNS samen met twee mede-aandeelhouders verantwoordelijk voor ÜSQ. “Eén partij is

eruit gestapt”, licht Chris toe. “Met het vertrek van deze derde aandeelhouder, werd ook afscheid genomen van de 27 administratief medewerkers. Deze zijn vervangen door twaalf nieuwe, waaronder namens de joint venture aldaar ook vier professionals zijn ingehuurd via Fagro Duitsland.” Menno vult aan: “Het is prettig dat de goede samenwerking met Fagro in Nederland, ook in Duitsland kan worden voortgezet.” Voor Fagro is het de kunst om de juiste mensen te vinden. Frank Campman: “Als projectmedewerker is het belangrijk dat je vanaf dag één kunt leveren. Tijd voor opleiding is er niet; je moet meteen handelen en niet bang zijn om te pionieren. Je zoekt dus eigenlijk naar het schaap met de vijf poten. En hebben wij geen eigen collega die geschikt is, vinden wij in het netwerk van Fagro altijd wel de juiste match.”

Schoon schipDe komende jaren zal de vastgoedportefeuille van SNS Property Finance verder worden afgebouwd. “De rol van ons team wordt de ko-mende jaren nog groter en interessanter”, ver-telt Menno. “Daarvoor hebben we ook nieuwe, gedreven mensen nodig. Zeker voor mensen met gevoel voor vastgoed én financiën liggen hier hele mooie projecten en werkzaamheden om op te pakken.” Chris en Menno merken wel dat er vaak een negatieve associatie kleeft aan de naam SNS Property Finance, vanwege de negatieve mediaberichtgeving eerder dit jaar. Chris: “Dat is jammer, want het is een pracht-club om voor te werken. Zodra we het verhaal goed uitleggen en duidelijk maken waar we nu staan en hoe interessant het werk is, wor-den mensen wel enthousiast. En terecht!”

Over SNS Property Finance

SNS Property Finance maakt met haar portefeuille van vastgoed en vastgoedfinancieringen nu nog deel uit van SNS REAAL. Op termijn zal dit bedrijfsonderdeel zelfstandig verder gaan. Met het oog op waarde optimalisatie voor de Nederlandse Staat, richt SNS Property Finance zich op een beheerste en deskundige afbouw van haar portefeuille vastgoedfinancieringen en vastgoed. Meer informatie op www.snspropertyfinance.nl en www.snsreaal.nl.

“De rol van ons team wordt de komende jaren nog groter

en interessanter”Chris van Lawick van Pabst

ArnhemIJsselburcht 36825 BS Arnhem

T +31 (0)26 365 3332F +31 (0)40 368 3960

E info@fagro.nlI www.fagro.nl

DüsseldorfBusiness Center SeesternFritz-Vomfelde-Strasse 34D-40547 DüsseldorfDuitslandT +49 (0)211 417 437

EindhovenF. van Riemsdijkweg 285657 EE Eindhoven

T +31 (0)40 368 2430F +31 (0)40 368 3960

Maastricht-AirportAmerikalaan 146199 AE Maastricht –AirportT +31 (0)43 358 5480F +31 (0)43 358 5485

Zo organiseert Fagro in Eindhoven in december 2013 de ronde tafel ‘R&D Control’. Hierbij komen vragen aan de orde als: Welke maatstaven hanteer je bij de beoordeling van een business case? Hoe kun je R&D projecten in control houden als het over de grenzen van je eigen organisatie heengaat? In hoeverre draagt de vestigingsplaats bij aan succes van R&D?

Op 9 december 2013 organiseert Fagro in samenwerking met de Universiteit Maastricht de workshop ‘Projectcontrol 2.0’. Ir. Guido

H.J.M. Fröhlichs RC leidt deelnemers in deze workshop op een interactieve wijze door de best practices en actuele ontwikkelingen om- trent projectmanagement en projectcontrol.

Voor meer informatie over bovenstaande bijeenkomsten en een compleet overzicht van al onze activiteiten verwijzen wij u graag naar onze website. Kijk regelmatig op de kalender om op de hoogte te blijven van de activiteiten. Heeft een specifiek onderwerp uw aandacht en mist u dit in het aanbod? Maak dit dan aan ons kenbaar! Wij nemen uw tips ter harte.

Fagro organiseert met grote regelmaat (kennis)activiteiten voor relaties. Veel van deze

activiteiten worden in samenwerking met de Universiteit Maastricht georganiseerd.

Deze bijeenkomsten wisselen qua thema’s en opzet. Voor vrijwel alle kennisactiviteiten

ontvangen deelnemers PE punten.

(pe) activiteitenaanbod voor relaties

www.fagro.nl