EUROPESE COMMISSIE - European Commission · – kantoorbenodigdheden; – historische archieven;...
38
Europese Commissie – 1049 Brussel – België – Telefoon: +32 2 29 9 11 11 Kamer: CSM1 – 05/P001 – Telefoon: doorkiesnummer +32 2 29 8 69 89 – Fax: +32 2 29 6 05 70 E-mail: [email protected] EUROPESE COMMISSIE BUREAU INFRASTRUCTUUR EN LOGISTIEK – BRUSSEL OIB.02 – Begroting, overheidsopdrachten, interne controle en planning Handleiding voor inschrijvers "Inschrijven op een door het Bureau voor infrastructuur en logistiek in Brussel (OIB) gepubliceerde overheidsopdracht"
Transcript of EUROPESE COMMISSIE - European Commission · – kantoorbenodigdheden; – historische archieven;...
Europese Commissie – 1049 Brussel – België – Telefoon: +32 2 29 9 11 11 Kamer: CSM1 – 05/P001 – Telefoon: doorkiesnummer +32 2 29 8 69 89 – Fax: +32 2 29 6 05 70
E-mail: [email protected]
EUROPESE COMMISSIE BUREAU INFRASTRUCTUUR EN LOGISTIEK – BRUSSEL
OIB.02 – Begroting, overheidsopdrachten, interne controle en planning
Handleiding voor inschrijvers
"Inschrijven op een door het Bureau voor infrastructuur en logistiek in Brussel
(OIB) gepubliceerde overheidsopdracht"
2
INHOUDSOPGAVE
1. AANBESTEDINGEN DOOR OIB ............................................................................. 6
1.1. OIB in het algemeen .......................................................................................... 6
1.1.1. Wie zijn wij? ........................................................................................ 6
1.1.2. Wat is onze taak? ................................................................................. 6
1.1.3. Welk type opdrachten hebben wij in beheer? ...................................... 7
1.2. Hoe wordt u op de hoogte gebracht van aanbestedingen door OIB? ................ 7
1.2.1. Algemeen ............................................................................................. 7
1.2.2. Hoe weet u wat de reikwijdte van een door OIB geplaatste en
in het PbEU aangekondigde overheidsopdracht is? ............................ 8
1.2.2.1. Omvang van de opdracht ..................................................... 8
1.2.2.2. Percelen ............................................................................... 8
1.2.2.3. Varianten ............................................................................. 9
1.3. Welke procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten en
welke contracten worden met name door OIB gebruikt? .................................. 9
1.3.1. De standaardprocedures ..................................................................... 10
1.3.1.1. Onderhandelingsprocedures met betrekking tot
opdrachten met een waarde van minder dan
144.000 € (voor diensten en leveringen) en van
minder dan 5.548.000 € (voor werken) ............................. 10
1.3.1.2. Niet-openbare procedures met publicatie van een
aankondiging van de opdracht in het PbEU ...................... 11
1.3.1.3. Niet-openbare procedures na publicatie van een
oproep tot het indienen van blijken van
belangstelling (AMI/CEI) .................................................. 12
1.3.1.4. Openbare procedures met publicatie van een
aankondiging van de opdracht in het PbEU ...................... 13
1.3.2. Andere soorten procedures ................................................................ 14
1.3.2.1. Onderhandelingsprocedures met betrekking tot
opdrachten met een waarde gelijk aan of van meer
dan € 144.000 .................................................................... 14
1.3.2.2. Concurrentiegerichte dialoog ............................................ 14
1.3.2.3. Prijsvragen ......................................................................... 15
1.3.2.4. Onderhandelingsprocedures voor onroerend goed
opdrachten ......................................................................... 15
1.3.3. Welk type contracten kan OIB met economische subjecten
sluiten? ............................................................................................... 15
1.4. Bijzonderheden van de door OIB geplaatste opdrachten ................................ 16
1.4.1. Deelname van andere instellingen, uitvoerende
agentschappen of andere organen aan een overheidsopdracht
van OIB ............................................................................................. 16
1.4.2. Gebruikte talen .................................................................................. 16
1.4.3. Vrijstelling van btw ........................................................................... 16
2. DEELNEMEN AAN EEN DOOR OIB GEPLAATSTE
OVERHEIDSOPDRACHT ....................................................................................... 17
3
2.1. Wie mag deelnemen aan een procedure voor het plaatsen van een
overheidsopdracht? .......................................................................................... 17
2.1.1. Algemeen ........................................................................................... 17
2.1.2. Combinaties van economische subjecten .......................................... 17
2.1.3. Uitbesteding ....................................................................................... 18
2.2. Aanmelding ..................................................................................................... 18
2.2.1. Opstellen en indienen van uw aanmelding ........................................ 18
2.2.1.1. Algemeen ........................................................................... 18
2.2.1.2. Bijlagen bij de aanmelding ................................................ 19
2.2.2. Het verkrijgen van aanvullende informatie ....................................... 20
2.2.3. Hoe worden de aanmeldingen beoordeeld? ....................................... 20
2.2.3.1. Commissie voor opening van de
aanmeldingen/evaluatiecomité .......................................... 20
2.2.3.2. Beoordeling van de uitsluitingscriteria .............................. 21
2.2.3.3. Beoordeling van de selectiecriteria ................................... 22
2.2.3.4. Beoordeling van de economische en financiële
geschiktheid ....................................................................... 22
2.2.3.5. Beoordeling van de technische en beroepsmatige
geschiktheid ....................................................................... 22
2.3. Inschrijving ...................................................................................................... 23
2.3.1. Hoe moet de inschrijving worden ingediend? ................................... 23
2.3.2. Inschrijvingsdocumenten ................................................................... 24
2.3.2.1. Uitnodigingsbrief ............................................................... 24
2.3.2.2. Bestek ................................................................................ 25
2.3.2.3. Ontwerpcontract ................................................................ 25
2.3.2.4. Uitvoeringsgarantie ........................................................... 25
2.3.3. Hoe moet de inschrijving worden opgesteld? ................................... 26
2.3.3.1. Formele aspecten ............................................................... 26
2.3.3.2. Inschrijvingsformulier(en) voor technische
conformiteit ....................................................................... 27
2.3.3.3. Inschrijvingsformulier(en) voor technische
kwaliteit ............................................................................. 27
2.3.3.4. Financiële inschrijvingsformulier(en) ............................... 27
2.3.3.5. Overige documenten die bij de inschrijving moeten
worden gevoegd ................................................................ 27
2.3.4. Hoe moet de inschrijving worden toegezonden? ............................... 28
2.3.4.1. Vormvereisten voor de inschrijving .................................. 28
2.3.4.2. Wijze van indiening van de inschrijving ........................... 29
2.3.5. Hoe worden de inschrijvingen beoordeeld? ...................................... 29
2.3.5.1. Commissie voor opening van de inschrijvingen ............... 29
2.3.5.2. Evaluatiecomité ................................................................. 30
2.3.5.3. Beoordeling van de uitsluitingscriteria .............................. 30
2.3.5.4. Beoordeling van de selectiecriteria ................................... 30
2.3.5.5. Beoordeling van de inschrijvingen .................................... 30
4
2.3.6. Toelichting op de inschrijvingen ....................................................... 32
2.4. Resultaat van de inschrijvingsprocedure ......................................................... 33
2.4.1. Gunningsbesluit ................................................................................. 33
2.4.2. Informatie aan de inschrijvers ........................................................... 33
2.4.3. Ondertekening van het contract ......................................................... 34
2.4.4. Aanvullende bekendmaking .............................................................. 34
3. BIJLAGEN ................................................................................................................ 35
3.1. Belangrijkste wettelijke referentiebepalingen ................................................. 35
3.2. Internetadressen ............................................................................................... 37
Europese Commissie – 1049 Brussel – België – Telefoon: +32 2 29 9 11 11 Kamer: CSM1 – 05/P001 – Telefoon: doorkiesnummer +32 2 29 8 69 89 – Fax: +32 2 29 6 05 70
E-mail: [email protected]
VOORWOORD
Wanneer u als deelnemer aan het economisch gebeuren wilt inschrijven op een door het
Bureau voor infrastructuur en logistiek in Brussel (OIB) gepubliceerde
overheidsopdracht, raden wij u aan – vooral indien u voor de eerste keer aan een
dergelijke procedure deelneemt – deze beknopte handleiding door te nemen. Wij hopen u
hiermee te helpen bij het voorbereiden en het indienen van uw aanmelding en/of uw
inschrijving.
In deze handleiding wordt uiteraard niet uitgebreid ingegaan op alle vragen die in het
kader van een procedure voor het deelnemen aan overheidsopdrachten kunnen rijzen.
Gezien het grote aantal overheidsopdrachten en de verschillende aard daarvan, roepen
deze procedures namelijk zeer specifieke vragen op die niet allemaal kunnen worden
beantwoord in een handleiding die voor algemeen gebruik is bedoeld.
DISCLAIMER
Deze tekst is uitsluitend bedoeld als leidraad en houdt geen enkele verplichting vanwege
OIB of enige andere Europese instelling of enig ander Europees agentschap in. Derden
kunnen geen enkel recht aan deze handleiding ontlenen, noch kan deze handleiding
dienen ter vervanging of wijziging van de wettelijke verplichtingen die op grond van de
geldende wetgeving rusten op economische subjecten, de Europese instellingen of andere
partijen, zoals zij zijn voorzien in de wettelijke teksten in voege.
6
1. AANBESTEDINGEN DOOR OIB
1.1. OIB in het algemeen
1.1.1. Wie zijn wij?
Het Bureau voor Infrastructuur en Logistiek in Brussel (hierna "OIB"
genoemd) maakt integraal onderdeel uit van de Europese Commissie en
heeft tot taak alle activiteiten uit te voeren die verband houden met de
huisvesting van het personeel, het beheer van de sociale infrastructuur en de
logistiek van de Commissie in Brussel, alsmede het beheer van de sociale
infrastructuur van de vestiging van de Commissie in Ispra, in Italië. OIB
heeft tot taak alle personeelsleden van de Commissie een functionele, veilige
en aangename werkomgeving te bieden en ondersteuning en kwalitatief
hoogwaardige diensten te verlenen op het gebied van welzijn. Daarbij is
zowel aandacht voor de gebruiker als voor het milieu en de wijze van
aanwending van de beschikbare middelen.
1.1.2. Wat is onze taak?
In het kader van zijn functie is OIB in het bijzonder verantwoordelijk voor
het beheer inzake aankoop, huur en onderhoud van de roerende en
onroerende goederen van de Commissie, het bijhouden van de
inventarislijsten alsmede btw-aangelegenheden;
het organiseren van de verhuizingen en het beheer van ruimten;
het beheer op de volgende gebieden:
– de dienstverlening inzake vervoer van personeel en materieel voor interne
doeleinden;
– de ontvangst en verzending van post en de interne verspreiding van
documenten voor de directoraten-generaal van de Commissie en voor
andere departementen;
– drukken;
– kantoorbenodigdheden;
– historische archieven;
het beheer van de sociale voorzieningen voor het personeel van de
Europese instellingen, inclusief restaurants, zelfbedieningskantines,
sportcentra, enz.;
het verlenen van diensten aan de instellingen zoals crèches, naschoolse
opvang en openluchtopvang;
het zorgen voor gezonde en veilige werkomstandigheden in de gebouwen
voor het personeel van de Commissie door het nemen van de juiste
preventie- en beschermingsmaatregelen.
7
Kortom, OIB is belast met het beheer van overheidsopdrachten van de
Europese instellingen, waarbij zij de rol van aanbestedende dienst heeft. In
de onderstaande tekst wordt met de benamingen "OIB" en "Europese
Commissie" tevens de aanbestedende dienst bedoeld.
1.1.3. Welk type opdrachten hebben wij in beheer?
De door OIB geplaatste overheidsopdrachten in het kader van de hierboven
genoemde activiteiten kunnen verschillende vormen aannemen:
– opdrachten voor diensten, die betrekking hebben op alle andere
intellectuele en niet-intellectuele diensten dan die waarop de opdrachten
voor leveringen, werken en vastgoed betrekking hebben; deze diensten
zijn genoemd in de bijlagen II A en II B bij Richtlijn 2014/24/EG;
– opdrachten voor leveringen, die betrekking hebben op de aankoop,
leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. Deze
opdrachten kunnen ook de plaatsing, installatie en het onderhoud
omvatten;
– opdrachten voor werken, die betrekking hebben op de uitvoering of op
het ontwerp en de uitvoering gezamenlijk van werken betreffende een van
de in bijlage I bij Richtlijn 2014/24/EG genoemde activiteiten, dan wel op
het laten uitvoeren met welke middelen dan ook van een werk dat aan de
door de aanbestedende dienst vastgestelde eisen voldoet. Een "werk" is
het product van bouw- of wegen- en waterbouwkundige werken dat ertoe
bestemd is als zodanig een economische of technische functie te
vervullen;
– onroerend goed opdrachten, die betrekking hebben op de aankoop, het
vruchtgebruik, de erfpacht, leasing en huur- of huurkoop, met of zonder
koopoptie, van gronden, bestaande gebouwen of andere onroerende
goederen. Ter zake van deze opdrachten worden specifieke
prospectienota’s voor gebouwen gepubliceerd. Meer informatie over dit
onderwerp is te vinden op de website van OIB:
http://ec.europa.eu/oib/procurement_en.cfm.
1.2. Hoe wordt u op de hoogte gebracht van aanbestedingen door OIB?
1.2.1. Algemeen
Alle door OIB geplaatste overheidsopdrachten, vanaf de in de richtlijn
vermelde drempels, maar ook die van andere diensten van de Europese
Commissie en de andere instellingen en entiteiten van de Europese Unie
worden gepubliceerd in de S-reeks van het Publicatieblad van de Europese
Unie (PbEU) en kunnen worden geraadpleegd via de databank TED
(Tenders Electronic Daily), de online-versie van het "Supplement op het
Publicatieblad van de Europese Unie", bestemd voor Europese
overheidsopdrachten (http://ted.europa.eu).
Informatie over de overheidsopdrachten van OIB, mede voor die beneden de
in de richtlijn vermelde drempels, zijn daarnaast te vinden op de website van
OIB (http://ec.europa.eu/oib/procurement_en.cfm). Ter informatie is als
bijlage II bij deze handleiding een lijst met nuttige internetadressen gevoegd.
8
1.2.2. Hoe weet u wat de reikwijdte van een door OIB geplaatste en in
het PbEU aangekondigde overheidsopdracht is?
Het doel van de aankondiging van een opdracht is om u ervan op de hoogte
te brengen dat een opdracht daadwerkelijk wordt aanbesteed. In de
aankondiging van een opdracht, die in het Publicatieblad wordt
gepubliceerd, zijn de belangrijkste gegevens over de opdracht opgenomen en
wordt alle informatie gegeven die u nodig hebt om te kunnen deelnemen. U
kunt deze vinden in de databank TED (Tenders Electronic Daily), op
http://ted.europa.eu.
Daarnaast vindt u hier nadere gegevens over de geschatte omvang, de vraag
of er een direct contract of een raamcontract moet worden opgesteld en wat
de duur daarvan is, of de opdracht bestaat uit percelen (eventueel met een
beknopte omschrijving van elk perceel), of er varianten zijn toegestaan, of
het gaat om een interinstitutionele procedure, of er een garantie wordt
verlangd, of er een openbare opening zal plaatsvinden, enz. U vindt hier de
voorwaarden voor deelneming (de zogenaamde selectiecriteria) en de wijze
waarop de opdracht zal worden gegund (de zogenaamde gunningscriteria).
Het spreekt voor zich dat gedetailleerde informatie over de opdracht zelf
nader wordt omschreven in het bestek.
Het is van groot belang dat u zich houdt aan de in de aankondiging van de
opdracht genoemde uiterste datum waarop verzoeken tot deelname of
inschrijvingen in ontvangst worden genomen. Wanneer deze uiterste datum
niet in acht wordt genomen, wordt uw aanmelding of inschrijving
niet-ontvankelijk verklaard.
Om een beter begrip te krijgen van de reikwijdte van een opdracht vindt u
hieronder enige toelichting over bepaalde aspecten van een opdracht.
1.2.2.1.Omvang van de opdracht
Om u bij de voorbereiding van uw inschrijving enig inzicht te geven en u de
mogelijkheid te bieden om vast te stellen of u over de benodigde capaciteit
beschikt om aan de in de opdracht gestelde eisen te voldoen, worden in de
aankondiging een aantal indicaties gegeven over de geschatte omvang van
de opdracht. Het gaat hier echter om een – weliswaar zo realistisch
mogelijke –schatting, die uitsluitend ter informatie wordt gegeven en de
Europese Commissie niet bindt voor wat betreft toekomstige opdrachten die
in het kader van die overheidsopdracht zullen worden verstrekt.
1.2.2.2.Percelen
Indien het om een zeer omvangrijke opdracht gaat of om een opdracht die
bestaat uit een geheel van gelijksoortige producten of diensten met een
soortgelijk doel en voor een totaalbedrag dat zo hoog is dat er maar weinig
deelnemers zijn die aan alle eisen zouden kunnen voldoen, kan de opdracht
worden opgesplitst in percelen. Dit leidt tot meer concurrentie en geeft
kleine en middelgrote ondernemingen meer gelegenheid ook deel te nemen.
9
In dat geval kunt u – behoudens andersluidende bepalingen in de
aankondiging van de opdracht – inschrijven op hetzij een enkel perceel,
hetzij een aantal percelen, hetzij alle percelen.
Elk afzonderlijk perceel wordt in zijn totaliteit beoordeeld. Zo kunt u niet
inschrijven op slechts een deel van een perceel of aangeven dat de
inschrijving afhankelijk is van de vraag of een ander perceel van de opdracht
al dan niet aan u wordt gegund.
1.2.2.3.Varianten
Indien de opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch
voordeligste inschrijving, moet in de aankondiging van de opdracht worden
aangegeven of varianten al dan niet zijn toegestaan. Indien hiervan geen
melding wordt gemaakt, zijn varianten niet toegestaan.
Een "variant" is een technisch of economisch gelijkwaardig alternatief voor
de bij de aanbestedende dienst bekende standaardoplossing. Varianten
kunnen betrekking hebben op de opdracht in zijn geheel of bepaalde
onderdelen of aspecten daarvan. Varianten moeten als zodanig worden
aangeduid en afzonderlijk worden ingediend. Indien varianten worden
toegelaten, worden de minimumeisen en het beoordelingskader dat zal
worden gebruikt om de standaardoplossing en de variant te vergelijken, in
het bestek (en in de technische bijlagen daarbij) omschreven.
1.3. Welke procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten en welke
contracten worden met name door OIB gebruikt?
OIB maakt bij het plaatsen van zijn overheidsopdrachten gebruik van de
volgende procedures:
– onderhandelingsprocedures met betrekking tot opdrachten met een
geringe en/of gemiddelde waarde (voor diensten en leveringen: <
€ 144.000; voor werken: < € 5.548.000);
– niet-openbare procedures met publicatie van een aankondiging van de
opdracht in het PbEU;
– niet-openbare procedures na publicatie van een oproep tot het indienen
van blijken van belangstelling (AMI/CEI) die heeft geleid tot de
opstelling van een lijst van voorgeselecteerde gegadigden of een lijst van
potentiële inschrijvers;
– openbare procedures met publicatie van een aankondiging van de
opdracht in het PbEU.
Naast de hierboven genoemde standaardprocedures voorziet de geldende
regelgeving nog in andere soorten procedures, te weten:
– de onderhandelingsprocedure met of zonder publicatie van een
aankondiging van de opdracht in het PbEU. Deze procedure wordt in
uitzonderlijke en strikt gereglementeerde gevallen gebruikt;
10
– het dynamisch aankoopsysteem (nog niet van toepassing bij de
Commissie);
– concurrentiegerichte dialoog
– de prijsvraag;
– onderhandelingsprocedures voor onroerend goed opdrachten.
De zogenaamde openbare, niet-openbare en onderhandelingsprocedures
(inclusief de procedures met betrekking tot onroerend goed opdrachten) zijn
de drie belangrijkste soorten procedures die OIB gebruikt. Het staat OIB vrij
te kiezen voor een openbare of een niet-openbare procedure, maar alleen in
zeer specifieke gevallen of in het kader van een onroerend goed opdracht
kan gebruik worden gemaakt van de onderhandelingsprocedure. In dit laatste
geval is het mogelijk een onderhandelingsprocedure zonder publicatie van
een aankondiging van de opdracht te starten nadat een onderzoek van de
plaatselijke markt heeft plaatsgevonden. OIB kent hiervoor een specifieke
procedure (zie punt1.3.2.4).
Bij al deze opdrachten dienen de algemene beginselen van transparantie,
evenredigheid, gelijke behandeling, non-discriminatie en daadwerkelijke
openstelling voor concurrentie in acht te worden genomen.
1.3.1. De standaardprocedures
1.3.1.1.Onderhandelingsprocedures met betrekking tot opdrachten met een
waarde van minder dan 144.000 € (voor diensten en leveringen) en
van minder dan 5.548.000 € (voor werken)
Deze procedures hebben betrekking op opdrachten die worden beschouwd
als opdrachten met een geringe en middelmatige waarde. Het is hierbij niet
nodig een aankondiging van de opdracht te publiceren.
Er bestaan drie drempelwaarden voor opdrachten met een geringe en
middelmatige waarde:
– > 60.000 € en < 144.000 € (voor diensten en leveringen) en > 60.000 € en
< 5.548.000 € (voor werken); procedure waarvoor ten minste 5
gegadigden worden uitgenodigd na de voorafgaande publicatie;
– > 15.000 € en < 60.000,01 € (voor alle types aanbestedingen); procedure
waarvoor ten minste 3 gegadigden worden uitgenodigd na de
voorafgaande publicatie;
– > 1.000 € en < 15.000,01 €; procedure waarvoor ten minste 1 gegadigde
wordt uitgenodigd;
– 0,01 € < 1.000,01 €; betaling op eenvoudig vertoon van een factuur.
Indien OIB van mening is dat de ingediende inschrijvingen moeten worden
verbeterd, worden er onderhandelingen gevoerd met alle betrokken
inschrijvers onder gelijke voorwaarden, opdat de beste technische en
financiële voorwaarden worden verkregen.
11
Bij verzoeken om dienstverlening of leveringen kan de bestelling ook
plaatsvinden via "aankooporders", die worden gelijkgesteld met een
contract.
Voor deze opdrachten van geringe en middelmatige waarde is de
onderhandelingsprocedure eenvoudiger en sneller dan voor procedures op
het PbEU worden aangekondigd. In deze handleiding zal dan ook niet nader
op deze procedures worden ingegaan.
Opdrachten met een waarde tussen 15,000 EUR en de in de richtlijn
vastgestelde drempel, worden onderworpen aan een passende publiciteit
vooraf via de website van het OIB:
http://ec.europa.eu/oib/procurement_en.cfm.
1.3.1.2.Niet-openbare procedures met publicatie van een aankondiging van
de opdracht in het PbEU
Deze procedure wordt soms door OIB gebruikt voor opdrachten die een
waarde van € 144.000 of meer vertegenwoordigen.
Niet-openbare procedures zijn in twee fasen verdeeld. In de eerste fase wordt
alleen gekeken of aan de uitsluitings- en selectiecriteria is voldaan; de
gunningscriteria komen in de tweede fase aan bod. Elk economisch subject
kan een aanvraag tot deelname aan deze procedure indienen, maar alleen zij
die aan het einde van de eerste fase geselecteerd zijn, zullen tot inschrijven
worden uitgenodigd, welke inschrijving in de tweede fase zal worden
beoordeeld.
Eerste fase: voorselectie van de gegadigden
In de door OIB in de S-reeks van het PbEU gepubliceerde aankondiging van
de opdracht wordt een gedetailleerde beschrijving van de opdracht gegeven,
het voorwerp van de opdracht, de wijze waarop de procedure zal verlopen en
de manier waarop verzoeken tot deelname zullen worden beoordeeld
(uitsluitings- en selectiecriteria), alsmede de termijn waarbinnen de
aanmelding moet worden ingediend. Bovendien wordt aangegeven of er in
de selectiecriteria een minimumcapaciteit is opgenomen, of varianten zijn
toegestaan en of het al dan niet om een interinstitutionele procedure gaat.
De voorschriften met betrekking tot de in de aankondiging van de opdracht
verlangde documenten en de termijn waarbinnen de aanmelding moet
worden ingediend, moeten stipt worden nagekomen. Indien niet aan deze
voorwaarden wordt voldaan, wordt uw aanmelding niet-ontvankelijk of
ondeugdelijk verklaard.
Na het verstrijken van de indieningstermijn worden de aanmeldingen
beoordeeld en worden de geselecteerde gegadigden tot inschrijven
uitgenodigd.
Elk economisch subject kan een aanvraag tot deelname indienen en moet
alle vereiste documentatie bijvoegen zoals omschreven in de aankondiging
van de opdracht. In het bijzonder moet informatie worden verstrekt over het
statuut en de economische, financiële, technische en beroepsmatige
geschiktheid van de gegadigde met betrekking tot de vastgestelde criteria.
12
De gegadigden worden van het verdere verloop van de procedure op de
hoogte gehouden.
Tweede fase: indienen van de inschrijvingen
Alleen de op deze wijze geselecteerde gegadigden, dat wil zeggen zij die alle
documentatie en de vereiste bewijsstukken hebben ingediend die in de
aankondiging van de opdracht zijn gespecificeerd en die aan de vastgestelde
criteria blijken te voldoen, ontvangen het bestek (de
inschrijvingsdocumenten met alle informatie over de opdracht, inclusief de
voor het indienen van de inschrijving vereiste formulieren) en kunnen hun
inschrijving binnen de aangegeven termijn indienen.
1.3.1.3.Niet-openbare procedures na publicatie van een oproep tot het
indienen van blijken van belangstelling (AMI/CEI)
OIB kan in het kader van zijn activiteiten in het PbEU een oproep tot het
indienen van blijken van belangstelling publiceren. Hierin worden
gegadigden uitgenodigd zich aan te melden of hun belangstelling kenbaar te
maken voor een bepaald gebied en dat met het oog op de latere plaatsing van
verschillende terugkerende overheidsopdrachten,
- voor leveringen en diensten met een waarde van € 60.000,01 tot
minder dan € 144.0001
of
– voor werken met een waarde van € 60.000,01 tot minder dan
€ 5.548.000
of
– met een waarde van 60.000 € en minder voor zover het in de
aankondiging van de blijken van belangstelling werd gemeld.
Een oproep tot het indienen van blijken van belangstelling (hierna "AMI"
genoemd) leidt tot een van de twee volgende gevallen:
1) er wordt een beperkte "AMI"-lijst van voorgeselecteerde gegadigden
opgesteld op basis van de uitsluitings- en selectiecriteria die worden
genoemd in de AMI/CEI (Appel à manifestation d’intérêt/Call for
expression of interest). De voorgeselecteerde gegadigden kunnen
vervolgens worden uitgenodigd een inschrijving in te dienen op basis
van de inschrijvingsdocumenten die hen worden toegezonden naar
aanleiding van de plaatsing van een opdracht via een niet-openbare
procedure, op het (de) in de AMI genoemde gebied(en). De
aanmeldingen kunnen tot drie maanden vóór het verstrijken van de
geldigheidsduur van de AMI (in beginsel maximaal 4 jaar) worden
ingediend;
1 Van € 60 000 tot € 207 000 voor de opdrachten die onder bijlage IIB bij Richtlijn 2004/18/EG vallen of die
betrekking hebben op onderzoek en ontwikkeling (categorie 8) of telecommunicatiediensten (categorie 5)
van bijlage IIA bij Richtlijn 2004/18/EG.
13
2) er wordt een lijst van potentiële inschrijvers die hun belangstelling
kenbaar hebben gemaakt, opgesteld; die inschrijvers worden
vervolgens uitgenodigd een verzoek tot deelname of een inschrijving
in te dienen. De blijken van belangstelling kunnen tot drie maanden
vóór het verstrijken van de geldigheidsduur van de AMI (in beginsel
maximaal 4 jaar) worden ingediend.
Met behulp van deze lijst van potentiële inschrijvers kan de
aanbestedende dienst kiezen voor een procedure in een of twee fasen:
a) de procedure in een fase verloopt als een openbare procedure:
de inschrijvingsdocumenten (inclusief de uitsluitings-, selectie-
en gunningscriteria) worden toegezonden aan alle potentiële
inschrijvers op de gepaste lijst. Alle ontvangen inschrijvingen
worden beoordeeld op grond van de in de
inschrijvingsdocumenten opgenomen criteria;
b) de procedure in twee fasen verloopt als een niet-openbare
procedure: in de eerste fase wordt aan alle potentiële
inschrijvers op de bovenbedoelde lijst informatie toegezonden
over het voorwerp van de opdracht en over de wijze waarop de
verzoeken tot deelname zullen worden beoordeeld
(uitsluitings- en selectiecriteria). De geïnteresseerde potentiële
inschrijvers kunnen zich aanmelden. Alleen de gegadigden die
op grond van de uitsluitings- en selectiecriteria zijn
geselecteerd, worden in een tweede fase uitgenodigd om een
inschrijving in te dienen.
1.3.1.4.Openbare procedures met publicatie van een aankondiging van de
opdracht in het PbEU
Deze procedure wordt veelvuldig door OIB gebruikt voor opdrachten met
een waarde gelijk aan of van meer dan € 144.000, en begint met de
publicatie door OIB in de S-reeks van het PbEU van een aankondiging van
de opdracht. Hierin wordt onder meer informatie gegeven over het voorwerp
van de opdracht, de wijze waarop de procedure zal verlopen en de
inschrijvingen zullen worden beoordeeld (uitsluitings-, selectie- en
gunningscriteria), de manier waarop de inschrijvingsdocumenten (bestek)
kunnen worden verkregen, alsmede de termijn waarbinnen een inschrijving
moet worden ingediend en de datum waarop de openbare opening van de
inschrijvingen zal plaatsvinden. In deze aankondiging kan zo nodig ook
nadere informatie worden gegeven over de financiële, economische,
technische en beroepsmatige geschiktheid die inschrijvers op grond van de
selectiecriteria minimaal moeten bezitten, over de toegelaten varianten en
over het al of niet interinstitutionele karakter van de procedure.
Het bestek en de aanvullende documenten (met inbegrip van vragen en
antwoorden) zijn beschikbaar op de website eTendering vermeld in de
aankondiging van de opdracht.
Belanghebbenden kunnen zich inschrijven via de website. Op die wijze
zullen ze door het systeem voor elektronisch aanbesteden op de hoogte
14
gebracht worden van eventuele actualiseringen die beschikbaar zijn voor de
aanbesteding. De partijen die niet op de website ingeschreven zijn worden
verzocht deze geregeld te raadplegen. Indien de inschrijvers geen kennis
zouden hebben genomen van een aanvullende informatie betreffende de
aanbesteding op deze website, zal de Commissie niet aansprakelijk kunnen
worden gesteld.
De website wordt regelmatig geactualiseerd; het is aan de indieners om zelf
na te gaan of er wijzigingen zijn doorgevoerd tijdens de inschrijvingstermijn.
De voorschriften met betrekking tot de in de aankondiging van de opdracht
verlangde documenten en de termijn waarbinnen de inschrijving moet
worden ingediend, moeten stipt worden nagekomen. Indien niet aan deze
voorwaarden wordt voldaan, wordt uw aanmelding niet-ontvankelijk of
ondeugdelijk verklaard.
Deze procedure bestaat dus, in tegenstelling tot de niet-openbare procedure,
uit een enkele fase.
1.3.2. Andere soorten procedures
1.3.2.1.Onderhandelingsprocedures met betrekking tot opdrachten met een
waarde gelijk aan of van meer dan € 144.000
Onderhandelingsprocedures met betrekking tot opdrachten met een waarde
van ≥ € 144.000 zijn slechts in een beperkt aantal, in de geldende
regelgeving genoemde gevallen toegestaan (zie bijlage I "Belangrijkste
wettelijke referentiebepalingen"). Op deze opdrachten zijn bijzondere
voorwaarden van toepassing en ze kunnen al dan niet worden voorafgegaan
door publicatie van een aankondiging van de opdracht in het PbEU.
Bij onderhandelingsprocedures zonder publicatie van een aankondiging van
de opdracht nodigt OIB elke in aanmerking genomen gegadigde uit tot
inschrijving. Na ontvangst van de inschrijvingen voert OIB hierover
onderhandelingen om deze af te stemmen op de in het bestek aangegeven
eisen en om vast te stellen welke inschrijving de voordeligste is, waarbij alle
inschrijvers gelijk zullen worden behandeld. De onderhandelingen kunnen
zowel op de technische als op de financiële inschrijving betrekking hebben,
maar betreffen niet de technische of administratieve specificaties waaraan op
grond van de toegezonden inschrijvingsdocumenten minimaal moet worden
voldaan (verplichte specificaties).
Bij de onderhandelingsprocedure na publicatie van een aankondiging van de
opdracht in de S-reeks van het PbEU nodigt OIB elke gegadigde die naar
aanleiding van de ingediende aanmeldingen in aanmerking is genomen en is
geselecteerd, uit tot inschrijving. Vervolgens wordt over de inschrijvingen
onderhandeld om deze af te stemmen op de eisen die zijn genoemd in de
aankondiging van de opdracht of het bestek en in de eventuele aanvullende
documenten, en om vast te stellen welke inschrijving de voordeligste is.
1.3.2.2.Concurrentiegerichte dialoog
Van de concurrentiegerichte dialoog kan gebruik worden gemaakt wanneer
sprake is van bijzonder complexe opdrachten, mits rechtstreekse toepassing
15
van openbare procedures of van de voorwaarden voor niet-openbare
procedures het niet mogelijk maken de opdracht aan de economisch
voordeligste inschrijving te gunnen.
1.3.2.3.Prijsvragen
Het organiseren van een prijsvraag geeft de aanbestedende dienst de
mogelijkheid, in het bijzonder op het gebied van architectuur, techniek of
gegevensverwerking, een plan of een ontwerp te verkrijgen dat op basis van
mededinging door een jury wordt voorgesteld, al dan niet met toekenning
van prijzen. Indien OIB een prijsvraag uitschrijft en u wilt hieraan
deelnemen, dan zullen u de voor de te organiseren prijsvraag geldende regels
worden toegezonden.
1.3.2.4.Onderhandelingsprocedures voor onroerend goed opdrachten
De door OIB gepubliceerde onroerend goed opdrachten hebben betrekking
op de aankoop, de erfpacht, het vruchtgebruik, leasing en huur- of huurkoop,
met of zonder koopoptie, van gronden, bestaande gebouwen of andere
onroerende goederen. Voor dit type opdracht kan gebruik worden gemaakt
van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande publicatie van een
aankondiging van de opdracht, nadat een onderzoek van de plaatselijke
markt heeft plaatsgevonden.
Meer informatie over dit onderwerp is te vinden op de website van OIB:
http://ec.europa.eu/oib/procurement_en.cfm.
1.3.3. Welk type contracten kan OIB met economische subjecten
sluiten?
OIB maakt hoofdzakelijk gebruik van twee typen contracten: het directe
contract en het raamcontract.
In het directe contract zijn het voorwerp, de beloning en de
uitvoeringstermijn vastgelegd. Na ondertekening van het contract door beide
partijen kan het dan ook zonder verdere formaliteiten worden uitgevoerd.
Het raamcontract wordt daarentegen voor een bepaalde periode gesloten
(meestal vier jaar). In het raamcontract zijn de wettelijke, financiële,
technische en administratieve bepalingen opgenomen en is de relatie tussen
de contractpartijen gedurende de geldigheidsduur van het contract
neergelegd. De eigenlijke opdrachten worden na ondertekening en
inwerkingtreding van het raamcontract geplaatst, via "bestelbonnen" of
"specifieke contracten" die ter uitvoering van het raamcontract worden
gesloten.
In een aantal specifieke gevallen vindt de gunning van de opdracht plaats in
de vorm van een getrapt meervoudig raamcontract. Dit moet dan wel in de
aankondiging van de opdracht worden aangegeven. Van een getrapt
meervoudig raamcontract is sprake wanneer tussen de Europese Commissie
en verschillende ondernemers, leveranciers of dienstverleners een
afzonderlijk raamcontract wordt gesloten, maar onder identieke
voorwaarden, om ervoor te zorgen dat de uitvoering van een opdracht bij
16
ontstentenis van de eerste daartoe verplichte contractant op opeenvolgende
wijze door een van de andere contractanten kan worden uitgevoerd.
Na evaluatie van de in aanmerking genomen inschrijvingen stelt OIB een
lijst van inschrijvers in dalende volgorde op. Op het moment dat een
opdracht wordt geplaatst, worden inschrijvers in deze volgorde benaderd.
Ingeval de eerste ondernemer van de lijst niet beschikbaar is, mag OIB zich
wenden tot degene die als tweede op de lijst is geplaatst, en zo nodig volgens
dezelfde procedure tot de volgende van de lijst.
1.4. Bijzonderheden van de door OIB geplaatste opdrachten
1.4.1. Deelname van andere instellingen, uitvoerende agentschappen of
andere organen aan een overheidsopdracht van OIB
Het kan voorkomen dat een door OIB uit te schrijven overheidsopdracht
voor verschillende instellingen, uitvoerende agentschappen of andere
organen van belang is. OIB zal in dergelijke gevallen een interinstitutionele
procedure starten.
In de aankondiging van de opdracht en in het bestek wordt hiervan
uitdrukkelijk melding gemaakt en wordt aangegeven welke instellingen en
andere entiteiten van de Europese Unie (communautaire agentschappen,
uitvoerende agentschappen, enz.) aan de procedure deelnemen. Het
interinstitutionele aspect kan belangrijke gevolgen hebben voor met name de
totale omvang van de opdracht en de plaats(en) van uitvoering of levering.
Deze interinstitutionele/gemeenschappelijke procedures worden met name
ingegeven door het streven zo bewust en economisch mogelijk om te gaan
met de aan de instellingen en andere entiteiten van de EU ter beschikking
gestelde middelen.
1.4.2. Gebruikte talen
Uw aanmelding of inschrijving mag in een van de officiële talen van de
Europese Unie worden opgesteld.
1.4.3. Vrijstelling van btw
Het is van belang erop te wijzen dat de instellingen van de Europese Unie op
grond van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de
Europese Unie van 8 april 1965 zijn vrijgesteld van btw voor wat betreft
omvangrijke officiële aankopen. Dit betekent dat u zelf verantwoordelijk
bent voor de naleving van de van toepassing zijnde belastingwetgeving. U
dient dan ook bij de bevoegde autoriteiten de nodige stappen te ondernemen
om ervoor te zorgen dat vrijstelling wordt verleend van de rechten en
belastingen, in het bijzonder de btw, over de in het kader van de uitvoering
van het contract benodigde goederen en diensten.
17
2. DEELNEMEN AAN EEN DOOR OIB GEPLAATSTE
OVERHEIDSOPDRACHT
2.1. Wie mag deelnemen aan een procedure voor het plaatsen van een
overheidsopdracht?
2.1.1. Algemeen
Alle in de Europese Unie geregistreerde economische subjecten en alle
burgers van de Europese Unie mogen deelnemen aan een procedure voor het
plaatsen van een overheidsopdracht van de Europese Commissie.
Economische subjecten uit landen die geen lid zijn van de Europese Unie
mogen eveneens deelnemen, voor zover:
– er een bijzondere overeenkomst op het gebied van overheidsopdrachten
tussen deze landen en de Europese Unie is gesloten;
– deze landen de multilaterale overeenkomst inzake overheidsopdrachten
van de Wereldhandelsorganisatie (WTO) hebben geratificeerd, mits aan
bepaalde beperkende voorwaarden is voldaan.
Indien u belangstelling hebt voor een overheidsopdracht en u denkt zowel
over voldoende economische en financiële capaciteit te beschikken als over
de benodigde technische en beroepsmatige geschiktheid om het toekomstige
contract uit te voeren, kunt u zich aanmelden (in het kader van een niet-
openbare procedure) of inschrijven (in het kader van een openbare of
onderhandelingsprocedure) op de wijze en binnen de termijn zoals
aangegeven in de aankondiging van de opdracht of de uitnodiging tot
inschrijving.
U dient aan alle in de aankondiging van de opdracht vermelde en nader
omschreven eisen te voldoen om ervoor te zorgen dat uw aanmelding of
inschrijving in aanmerking wordt genomen.
Het is van groot belang dat u zich houdt aan de in de aankondiging van de
opdracht genoemde uiterste datum waarop verzoeken tot deelname of
inschrijvingen in ontvangst worden genomen. Wanneer deze uiterste datum
niet in acht wordt genomen, wordt uw aanmelding of inschrijving niet-
ontvankelijk verklaard.
2.1.2. Combinaties van economische subjecten
Het is mogelijk zich met meerdere economische subjecten gezamenlijk voor
een overheidsopdracht aan te melden of daarop in te schrijven. Indien u
voornemens bent dit te doen en indien u daartoe reeds een consortium of een
gelijksoortige entiteit heb opgericht, behoeft u hier slechts melding van te
maken in uw aanmelding/inschrijving en alle daartoe van belang zijnde
informatie bij te voegen. Er moet duidelijk worden aangegeven wie de leider
van het consortium of de entiteit is. Let op: de partners zijn wel gezamenlijk
en hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de opdracht indien deze
aan hen wordt gegund.
18
Wanneer sprake is van een combinatie van economische subjecten, dan
worden de uitsluitings- en selectiecriteria met betrekking tot de economische
en financiële geschiktheid voor elk lid van de combinatie onderzocht. Mocht
er voor wat betreft de economische en financiële geschiktheid en/of de
technische en beroepsmatige geschiktheid echter een bepaalde
drempelwaarde worden genoemd, dan zal daarvoor de desbetreffende
geschiktheid van de combinatie in haar geheel in aanmerking worden
genomen.
Indien de opdracht aan u gegund wordt, kan de Europese Commissie
verlangen dat u voorafgaand aan de ondertekening van het contract een
officiële vorm aan de voorgestelde samenwerking geeft. Dit kan geschieden
in de vorm van het oprichten van een in de lidstaten erkende entiteit met
rechtspersoonlijkheid dan wel het oprichten van een consortium of verband
van tijdelijke aard dat geen rechtspersoonlijkheid bezit, maar wel voldoende
garantie biedt dat de belangen van de Europese Commissie voor wat betreft
de uitvoering van het contract worden beschermd. U dient tevens schriftelijk
mee te delen wie voor de combinatie als geheel gevolmachtigd is het
contract te ondertekenen (naam en hoedanigheid), onder bijvoeging van een
schriftelijke instemming daarmee van alle leden van de combinatie.
2.1.3. Uitbesteding
Bepaalde in het contract opgenomen taken kunnen, aan sub contractanten
worden uitbesteed, waarbij de hoofdcontractant (die het contract heeft
ondertekend) evenwel volledig aansprakelijk blijft voor de uitvoering van de
opdracht als geheel.
De Commissie zal dan ook voor alle contractuele zaken uitsluitend met de
hoofdcontractant contact opnemen, ongeacht of de taken al dan niet door een
subcontractant zijn uitgevoerd, aangezien er geen sprake is van een
rechtstreekse rechtsverhouding tussen de Europese Commissie en de
subcontractant(en).
Bij het indienen van uw aanmelding en/of inschrijving moet u in een
verklaring aangeven of u voornemens bent een deel van de opdracht uit te
besteden en zo ja, op welk deel van de opdracht dit betrekking heeft en wie
de subcontractant(en) is (zijn).
Indien een relatief belangrijk deel van de opdracht wordt uitbesteed, kan de
Europese Commissie verlangen dat de subcontractant eveneens alle van de
gegadigden en inschrijvers verlangde informatie en documenten verstrekt
voordat zij al dan niet officieel akkoord gaat met de voorgestelde
subcontractant.
2.2. Aanmelding
2.2.1. Opstellen en indienen van uw aanmelding
2.2.1.1.Algemeen
Bij een niet-openbare procedure bestaande uit twee fasen vindt tijdens de
eerste fase door middel van een beoordeling van de uitsluitings- en
19
selectiecriteria een voorselectie van de gegadigden plaats. Alleen de
geselecteerde gegadigden worden uitgenodigd tot inschrijven (zie punt 2.3).
Bij een openbare procedure wordt u direct uitgenodigd in te schrijven (zie
punt 2.3). Deze procedure bestaat dus een enkele fase waarbij zowel de
uitsluitings- en selectiecriteria als de gunningscriteria worden beoordeeld.
De wijze waarop uw aanmelding moet worden toegezonden, wordt
gedetailleerd omschreven in de aankondiging van de opdracht. De
aanmelding dient absoluut vóór het verstrijken van de in de aankondiging
van de opdracht genoemde termijn per brief aan het in de aankondiging
vermelde adres te worden toegezonden.
De zending moet in een dubbele enveloppe worden toegezonden of
afgegeven. Beide enveloppen moeten gesloten zijn; op de binnenste
enveloppe moet behalve de naam van de aanbestedende dienst het nummer
van de procedure waaraan u wilt deelnemen en de volgende tekst worden
vermeld:
"Overheidsopdracht nr. …(van de procedure) ….
Aanmelding van (naam van de gegadigde)
MAG NIET DOOR DE POSTKAMER WORDEN GEOPEND"
Zelfklevende enveloppen moeten worden gesloten met plakband, waarover
de handtekening van de afzender wordt geplaatst.
Aanmeldingen moeten:
(1) hetzij per post worden verstuurd naar het officiële adres dat in punt
I.1 van de aankondiging van de opdracht is vermeld;
(2) hetzij persoonlijk of door een door de inschrijver gemachtigd persoon
(inclusief koerierdienst) worden afgegeven bij de centrale postkamer
van de Europese Commissie op het volgende adres: Bourgetlaan 1,
1140 Brussel (Evere). De centrale postkamer is open van maandag
tot en met vrijdag van 8.00 tot 17.30 uur, behalve op feestdagen;
waarbij het poststempel of de datum van de ontvangstbevestiging als bewijs
van indiening geldt.
Aanmeldingen die per e-mail zijn verzonden, dienen absoluut vóór het
verstrijken van de in de aankondiging van de opdracht genoemde termijn per
brief te worden bevestigd.
2.2.1.2.Bijlagen bij de aanmelding
In de aankondiging van de opdracht wordt aangegeven welke documenten
bij de aanmelding moeten worden gevoegd. Het is dus van belang deze
aanwijzingen strikt na te leven. Het gaat hierbij onder andere om algemene
informatie over de gegadigde en zijn of haar juridisch statuut, en om
informatie over de economische, financiële, technische en beroepsmatige
geschiktheid en eventueel om gegevens over de sub contractant(en). Tevens
wordt gevraagd een verklaring op erewoord bij te voegen dat de gegadigde
zich niet in een van de situaties bevindt waarin hij uitgesloten zou zijn van
20
deelname aan de procedure. Ook aan sub contractanten kan worden
gevraagd om dat te doen.
2.2.2. Het verkrijgen van aanvullende informatie
Voor opdrachten met een waarde gelijk aan of van meer dan € 144.000
dienen gegadigden en inschrijvers zich uitsluitend te wenden tot de eenheid
OIB.02 "Begroting, overheidsopdrachten, interne controle en planning" van
OIB. De contactgegevens luiden als volgt:
Europese Commissie
Bureau infrastructuur en logistiek – Brussel
Eenheid "Begroting, overheidsopdrachten, interne controle en planning"
(OIB.02)
Telefoon: +32 2 29 8 69 89
E-mail: [email protected]
Het is niet toegestaan personeelsleden van de Europese Commissie
rechtstreeks te benaderen of trachten te benaderen om informatie in te
winnen over een geplaatste of te plaatsen overheidsopdracht.
Overeenkomstig het beginsel van gelijke behandeling moeten alle
gegadigden of inschrijvers namelijk op hetzelfde moment over dezelfde
informatie kunnen beschikken.
2.2.3. Hoe worden de aanmeldingen beoordeeld?
2.2.3.1.Commissie voor opening van de aanmeldingen/evaluatiecomité
Een commissie voor de opening van de aanmeldingen bestaande uit ten
minste twee daartoe benoemde personen is belast met de opening van de
aanmeldingen. De commissieleden behandelen de aanmeldingen
vertrouwelijk en hebben van tevoren te kennen gegeven in hun hoedanigheid
van lid van deze commissie geen enkel belangenconflict te hebben. De
commissie gaat met name na of de aanmeldingen binnen de vastgestelde
termijn in een dubbele enveloppe zijn ingediend. Een aanmelding die niet
binnen de vastgestelde termijn is ingediend, wordt ondeugdelijk verklaard en
niet in behandeling genomen.
Een evaluatiecomité bestaande uit ten minste drie daartoe benoemde
personen die de aanmeldingen vertrouwelijk behandelen en van tevoren te
kennen hebben gegeven in hun hoedanigheid van lid van dit comité geen
enkel belangenconflict te hebben, beoordeelt de aanmeldingen waarvan
uitsluitend op basis van de in de aankondiging van de opdracht opgenomen
uitsluitings- en selectiecriteria is vastgesteld dat zij aan de eisen voldoen.
Aanmeldingen die niet alle in de aankondiging van de opdracht vereiste
essentiële elementen bevatten of die niet voldoen aan de specifieke eisen die
daarin zijn vastgesteld, worden uitgesloten. Het evaluatiecomité kan de
gegadigde evenwel uitnodigen de bewijsstukken met betrekking tot de
uitsluitings- of selectiecriteria aan te vullen of toe te lichten, waarbij zij een
termijn vaststelt waarbinnen de desbetreffende gegadigde dient te reageren.
21
2.2.3.2.Beoordeling van de uitsluitingscriteria
Van deelname aan een procedure voor het plaatsen van een
overheidsopdracht worden uitgesloten, gegadigden of inschrijvers die:
(a) in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surseance
van betaling verkeren of wier faillissement is aangevraagd of
tegen wie een procedure van vereffening, akkoord of
surseance van betaling loopt, dan wel die hun werkzaamheden
hebben gestaakt of in een overeenkomstige toestand verkeren
als gevolg van een soortgelijke procedure krachtens de
nationale wet- en regelgeving;
(b) bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde zijn
veroordeeld voor een delict dat hun beroepsmoraliteit in het
gedrang brengt;
(c) in de uitoefening van hun beroep een ernstige fout hebben
begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende
diensten aannemelijk kunnen maken;
(d) niet hebben voldaan aan hun verplichtingen tot betaling van
sociale zekerheidsbijdragen of belastingen volgens de
wetgeving van het land waar zij zijn gevestigd of van het land
van de aanbestedende dienst dan wel van het land waar de
opdracht moet worden uitgevoerd;
(e) bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde zijn
veroordeeld voor fraude, corruptie, deelname aan een
criminele organisatie of enige andere illegale activiteit die de
financiële belangen van de Europese Unie schaadt;
(f) na de procedure voor de plaatsing van een andere opdracht of
de procedure voor de toekenning van een subsidie uit de
communautaire begroting ernstig in gebreke zijn gesteld
wegens niet-nakoming van hun contractuele verplichtingen.
Van gunning van een opdracht worden eveneens uitgesloten, gegadigden of
inschrijvers die naar aanleiding van de procedure voor het plaatsen van de
overheidsopdracht:
– in een belangenconflict verkeren;
– valse verklaringen hebben afgelegd in de door de aanbestedende dienst
verlangde inlichtingen voor deelname aan de opdracht, of deze
inlichtingen niet hebben verstrekt.
Indien de Europese Commissie hierom verzoekt, dient de gegadigde of
inschrijver de volgende stukken te kunnen overleggen:
a) wanneer de gegadigde of inschrijver een rechtspersoon is, informatie
over de eigendom of de vertegenwoordigings-, beslissings- en
controlebevoegdheid van de juridische entiteit;
22
b) wanneer naar verwachting gebruik zal worden gemaakt van een
subcontractant, een verklaring dat de subcontractant zich niet in een
van de hierboven bedoelde uitsluitingssituaties bevindt.
In eerste instantie wordt u slechts gevraagd een verklaring op erewoord bij te
voegen, waarin u verklaart dat u niet in een van de hierboven genoemde
uitsluitingssituaties verkeert. Deze verklaring dient desgevallend strikt de
volledige tekst te bevatten van het model dat te vinden is op de website:
http://ec.europa.eu/oib/procurement_en.cfm.
Wanneer sprake is van een combinatie van economische subjecten, dan
dienen de verklaring op erewoord en de verlangde informatie en
bewijsstukken door elk lid van de combinatie afzonderlijk te worden
overgelegd.
Alleen de inschrijver aan wie de opdracht mogelijk wordt gegund, dient de
bewijsstukken ter zake van zijn verklaring op erewoord over te leggen, en
wel vóór ondertekening van het contract. Ook aan subcontractanten kan
worden gevraagd om dat te doen.
2.2.3.3.Beoordeling van de selectiecriteria
Tevens wordt onderzocht of uw aanmelding aan de selectiecriteria voldoet.
Deze criteria worden genoemd in de aankondiging van de opdracht en
hebben uitsluitend tot doel te bepalen of u beschikt over de financiële,
economische, technische en beroepsmatige geschiktheid om de opdracht uit
te voeren. De criteria zijn afhankelijk van de aard van de aankoop, de
waarde daarvan en van eventuele andere omstandigheden. Er wordt een
minimumcapaciteit vastgesteld voor een of meer criteria. Wanneer deze
minimumcapaciteit niet voorhanden is, wordt de contractant geacht niet in
staat te zijn de opdracht uit te voeren.
2.2.3.4.Beoordeling van de economische en financiële geschiktheid
Om te beoordelen of u over voldoende economische en financiële capaciteit
beschikt, zullen wij meestal vragen ons over de laatste drie boekjaren
gegevens te verstrekken over de jaarwinst vóór aftrek van belastingen, de
totale jaaromzet en de jaaromzet met betrekking tot een specifiek gebied
waarop de betrokken opdracht ziet.
Daarnaast zullen wij om toezending van kopieën van de balansen en
resultaatrekeningen over de laatste twee (maximum drie) boekjaren
verzoeken. Indien de opdracht is opgesplitst in percelen, kan dit zo nodig
gevraagd worden voor elk perceel waaraan u wilt deelnemen.
2.2.3.5.Beoordeling van de technische en beroepsmatige geschiktheid
Aan de hand van de selectiecriteria met betrekking tot de technische en
beroepsmatige geschiktheid moeten wij kunnen beoordelen of u geschikt
moet worden geacht de betrokken opdracht uit te voeren.
Afhankelijk van het type opdracht kunnen wij u onder andere vragen:
23
– een lijst te verstrekken van de belangrijkste goederen of diensten die in de
laatste drie jaar zijn verstrekt, of van de werken die in de laatste vijf jaar
zijn uitgevoerd, onder vermelding van de bedragen, data en gegevens van
de afnemers (publieke dan wel particuliere sector);
– gegevens te verstrekken betreffende behaalde diploma’s en bewijzen van
vakbekwaamheid;
– een omschrijving te geven van de voor de uitvoering van een opdracht
voor diensten of werken te gebruiken technische voorzieningen, uitrusting
en materialen;
– eventueel monsters toe te zenden;
– een verklaring te geven betreffende de gemiddelde jaarlijkse
personeelsbezetting en de omvang van het kaderpersoneel gedurende de
laatste drie jaar;
– aan te geven welke maatregelen inzake milieubeheer worden genomen.
Tevens zult u worden gevraagd een verklaring bij te voegen waarin u
aangeeft of u voornemens bent een deel van de opdracht uit te besteden en
zo ja, op welk deel van de opdracht deze uitbesteding betrekking zal hebben.
Let op: ook voor het deel van de opdracht dat u uitbesteedt, blijft u volledig
aansprakelijk.
2.3. Inschrijving
2.3.1. Hoe moet de inschrijving worden ingediend?
Voor deelname aan:
– openbare procedures met publicatie van een aankondiging van de
opdracht in het Publicatieblad;
– alle vormen van niet-openbare procedures (met publicatie van een
aankondiging van de opdracht in het PbEU of na publicatie van een
oproep tot het indienen van blijken van belangstelling);
ontvangt u tijdens de procedure uitgebreide inschrijvingsdocumenten.
o Voor onderhandelingsprocedures met betrekking tot opdrachten met
een waarde van meer dan € 15.000 en van minder dan of gelijk aan €
60.000 kunnen vereenvoudigde of verkorte inschrijvingsdocumenten
worden gebruikt.
o Bij een niet-openbare procedure ontvangen alleen de gegadigden die
aan het einde van de eerste fase zijn geselecteerd (zie punt 1.3.1.2) de
inschrijvingsdocumenten en een uitnodiging tot inschrijving.
o Indien er sprake is van een openbare procedure, kan elk
geïnteresseerd economisch subject een inschrijving indienen.
24
Het bestek en de aanvullende documenten (inclusief de vragen en
antwoorden) zijn beschikbaar op het in de aankondiging van de
opdracht opgegeven e-Tendering internetadres. Indien zij dat
wensen, kunnen belanghebbenden zich via de website registreren. Op
die manier zullen zij via het systeem van e-aanbestedingen op de
hoogte worden gebracht van eventuele bijwerkingen van de
aanbesteding. Niet-geregistreerde partijen wordt gevraagd deze
website regelmatig te raadplegen. Bij de concurrentiegerichte dialoog
wordt niet met een bestek gewerkt maar met een beschrijvend
document waarin de behoeften en eisen van de aanbestedende dienst
worden omschreven.
In de bijbehorende aankondiging van de opdracht wordt aangegeven
waarop de opdracht betrekking heeft; er wordt onder meer informatie
gegeven over het voorwerp van de opdracht, de wijze waarop de
procedure zal verlopen en de inschrijvingen zullen worden
beoordeeld (uitsluitings-, selectie- en gunningscriteria), de manier
waarop de inschrijvingsdocumenten kunnen worden verkregen,
alsmede de termijn waarbinnen de inschrijving moet worden
ingediend en de datum waarop de openbare opening van de
inschrijvingen zal plaatsvinden. Er kan eventueel ook nadere
informatie worden gegeven over de financiële, economische,
technische en beroepsmatige geschiktheid die inschrijvers op grond
van de selectiecriteria minimaal moeten bezitten, over de toegelaten
varianten en over het al dan niet interinstitutionele karakter van de
procedure. Deze procedure bestaat dus uit een enkele fase waarbij
zowel de uitsluitings- en selectiecriteria (gelijk aan de hierboven
genoemde punten 2.2.3.2 en 2.2.3.3) als de gunningscriteria worden
beoordeeld. Hetzelfde geldt voor onderhandelingsprocedures met
betrekking tot opdrachten met een waarde gelijk aan of van meer dan
€ 144.000.
o In al deze gevallen, dus bij zowel de openbare, de niet-openbare als de
onderhandelingsprocedure, bestaan de inschrijvingsdocumenten onder
andere uit een uitnodiging tot inschrijving, het eigenlijke bestek
(hoofdzakelijk de technische specificaties en het technisch en het
financieel inschrijvingsformulier die u dient in te vullen en te
retourneren) en het ontwerpcontract.
De inschrijvingsdocumenten moeten als een geheel worden
beschouwd, omdat de verschillende elementen daarvan elkaar
onderling aanvullen. De belangrijkste inschrijvingsdocumenten
worden in de volgende paragraaf beschreven.
2.3.2. Inschrijvingsdocumenten
2.3.2.1.Uitnodigingsbrief
In de uitnodiging tot inschrijving die u ontvangt, wordt aangegeven op welke
datum de inschrijving uiterlijk ingediend moet worden. Daarnaast wordt veel
nuttige informatie gegeven over de wijze van indiening van de inschrijving
en het verdere verloop van de procedure.
25
2.3.2.2.Bestek
In de in het bestek opgenomen technische specificaties wordt zeer
gedetailleerd aangegeven welke technische voorschriften voor de
verschillende te verstrekken goederen of diensten of uit te voeren werken
gelden, wordt ten behoeve van de financiële beoordeling een indicatie
gegeven van de te leveren hoeveelheden, wordt eventueel vermeld welke
monsters moeten worden geleverd en worden de gunnings- en
beoordelingscriteria voor de technische en financiële inschrijving
vastgesteld. Verder worden alle handelingen en regels omschreven die met
de uitvoering van dit contract te maken hebben.
Bij het invullen van het technisch en het financieel inschrijvingsformulier
die bij het bestek zijn gevoegd, mogen geen wijzigingen in deze
inschrijvingsformulieren worden aangebracht. Een onvolledige inschrijving
of een inschrijving die op een gewijzigd formulier is ingevuld, wordt niet in
behandeling genomen.
Bovendien kan in geval van gunning aan de inschrijving met de laagste prijs
een inschrijvingsformulier voor technische conformiteit worden verlangd.
Deze dient dan bij het financieel inschrijvingsformulier te worden gevoegd.
2.3.2.3.Ontwerpcontract
Bij de inschrijvingsdocumenten is een ontwerpcontract gevoegd met alle
elementen van het te zijner tijd te ondertekenen contract. Hiermee kunnen
inschrijvers zich een volledig beeld vormen van de opdracht in kwestie.
Het ontwerpcontract bestaat uit twee delen: een deel met bijzondere
voorwaarden en een deel met algemene voorwaarden.
De bijzondere voorwaarden van een contract hebben onder andere
betrekking op het voorwerp en de duur van het contract, de prijzen en de
uitvoeringsvoorwaarden (de bestel- en betalingstermijnen, enz.). Ook wordt
aangegeven of de toekomstige contractant een uitvoeringsgarantie moet
overleggen om een goede uitvoering van het contract te garanderen.
Algemene voorwaarden zijn voorwaarden die van toepassing zijn op alle
contracten van hetzelfde type, tenzij de bijzondere voorwaarden daarvan
afwijken.
2.3.2.4.Uitvoeringsgarantie
De aanbestedende dienst kan, indien dit passend en evenredig wordt geacht,
per geval en na een risico-analyse een garantie van de contractanten
verlangen. Voorbeeld: bij opdrachten voor werken kan een
uitvoeringsgarantie worden verlangd om ten behoeve van de Commissie de
goede uitvoering van de opdracht te garanderen na de voorlopige
aanvaarding en de eindbetaling en in afwachting van de definitieve
oplevering van de werken.
26
Na definitieve oplevering van de opdracht wordt de uitvoeringsgarantie
vrijgegeven, tenzij de opdracht niet, niet naar behoren of niet tijdig is
uitgevoerd. In dat geval zal de garantie naar evenredigheid van de geleden
schade worden aangesproken, en wel op eerste verzoek daartoe van de
Commissie. Indien de waarde van de geleden schade groter is dan de waarde
van de verstrekte zekerheid, zal deze integraal worden aangesproken.
2.3.3. Hoe moet de inschrijving worden opgesteld?
2.3.3.1.Formele aspecten
Er dient bijzondere aandacht te worden besteed aan de wijze waarop u de
inschrijving opstelt. Deze dient duidelijk, beknopt en goed leesbaar te zijn,
om elke twijfel over tekst en cijfers uit te sluiten. De inschrijving moet zijn
gedateerd en ondertekend door de inschrijver of zijn naar behoren
gemachtigde vertegenwoordiger.
Bij de inschrijving moet een begeleidende brief zijn gevoegd die is
ondertekend door de perso(o)n(en) die naar behoren is/zijn gemachtigd de
inschrijver (de onderneming, de combinatie of het consortium) voor de
ondertekening van het contract te vertegenwoordigen en te verbinden in
geval de opdracht aan u zal worden gegund.
Uw inschrijving moet zijn opgesteld met behulp van de bij het bestek
gevoegde inschrijvingsformulieren. Wanneer u een formulier op een
elektronische drager overneemt, moet u erop letten dat de bewoordingen van
het origineel niet worden gewijzigd. Let op: alleen de gedateerde en
ondertekende papieren versie van de inschrijving wordt aanvaard en dient als
bewijsstuk.
Bij de inschrijvingsformulieren moeten alle gevraagde documenten worden
gevoegd. De inschrijver kan tevens op aparte bladen informatie verstrekken
indien hij dit nuttig acht om de kwaliteitsaspecten van zijn inschrijving toe te
lichten.
Uw inschrijving kan in een van de officiële talen van de Europese Unie
worden opgesteld.
Tevens is het van belang dat u zich realiseert dat inschrijving impliceert:
– dat u de voorwaarden van de uitnodiging tot inschrijving en van het
bestek en de bijlagen daarbij, inclusief het ontwerpcontract, aanvaardt;
– dat u afziet van uw eigen algemene of bijzondere voorwaarden;
– dat u, als de opdracht aan u wordt gegund, tijdens de uitvoering van het
contract aan uw inschrijving bent gebonden.
Tenzij anders aangegeven, is de gestanddoeningstermijn gedurende welke u
alle voorwaarden van uw inschrijving moet handhaven meestal zes (6)
maanden te rekenen vanaf de in de aankondiging van de opdracht of de
uitnodigingsbrief bij het bestek genoemde uiterste datum voor de indiening
van de inschrijvingen.
27
2.3.3.2.Inschrijvingsformulier(en) voor technische conformiteit
Indien de opdracht wordt gegund aan de inschrijving die onder de
deugdelijke en overeenkomstig de eisen ingediende inschrijvingen de laagste
prijs biedt (aanbesteding), zal alleen de prijs als gunningscriterium worden
gehanteerd.
In dat geval zal er dus geen beoordeling van de kwaliteit van uw inschrijving
plaatsvinden, maar zal alleen worden gekeken of uw technische inschrijving
aan alle eisen voldoet. Daartoe kunnen wij u vragen het
inschrijvingsformulier voor technische conformiteit naar behoren in te vullen
en te retourneren. Deze zal dus uitsluitend worden gebruikt om te
controleren of uw inschrijving aan de technische vereisten voldoet.
2.3.3.3.Inschrijvingsformulier(en) voor technische kwaliteit
Wanneer de opdracht wordt gegund aan de economisch voordeligste
inschrijving, worden de inschrijvingen uit technisch en financieel oogpunt
met elkaar vergeleken.
In het inschrijvingsformulier voor technische kwaliteit wordt een nadere
beschrijving gegeven van de technische criteria die worden gebruikt om het
kwaliteitsniveau van uw inschrijving met betrekking tot de in het bestek
genoemde eisen te beoordelen.
In het bestek wordt aangegeven welk gewicht wordt toegekend aan elk van
de criteria die zijn gekozen om de economisch voordeligste inschrijving te
bepalen.
2.3.3.4.Financiële inschrijvingsformulier(en)
Het is verplicht de prijzen door middel van de financiële
inschrijvingsformulieren in te dienen. De prijzen zijn nettoprijzen (alles
inbegrepen) en moeten worden uitgedrukt in euro’s, exclusief btw. Meestal
wordt in deze formulieren ook een indicatie van de omvang gegeven.
De prijzen worden berekend met vrijstelling van belastingen, heffingen en
rechten aangezien de Europese Commissie krachtens het Protocol
betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie, dat als
bijlage aan het Verdrag van 8 april 1965 tot instelling van één Raad en één
Commissie van de Europese Unie is gehecht, vrijgesteld is van alle rechten,
belastingen en heffingen (zie bijlage I, punt II).
Er wordt op gewezen dat de kosten die inschrijvers moeten maken voor het
voorbereiden en indienen van hun inschrijving, volledig voor rekening van
de inschrijvers komen en niet zullen worden vergoed.
2.3.3.5.Overige documenten die bij de inschrijving moeten worden gevoegd
Bij de inschrijving moet een ingevuld en ondertekend "formulier juridische
entiteit" worden gevoegd, met een kopie van een officieel document (bv.
Belgisch Staatsblad, uittreksel uit het handelsregister, enz.) waaruit de naam
van de inschrijvende onderneming, het adres van het hoofdkantoor en het
registratienummer bij de nationale autoriteiten blijkt, alsmede een kopie van
28
een bewijsstuk betreffende btw-plichtigheid indien het btw-nummer niet op
de kopie van het officiële document staat vermeld.
De inschrijver kan dit formulier rechtstreeks downloaden van de volgende
website:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/lega
l-entities_en.cfm.
Tevens moet bij de inschrijving een door de inschrijver ingevuld en
ondertekend formulier "financiële-identificatiegegevens" worden gevoegd,
samen met een recent bankafschrift. Bij gebrek aan een recent bankafschrift
moet het formulier financiële-identificatiegegevens worden ingevuld, door
de bank van een stempel worden voorzien en door een vertegenwoordiger
van de bank en door de inschrijver zelf worden ondertekend.
De inschrijver kan dit formulier rechtstreeks downloaden van de volgende
website: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial
_id_en.cfm.
2.3.4. Hoe moet de inschrijving worden toegezonden?
2.3.4.1.Vormvereisten voor de inschrijving
De inschrijving moet in drievoud worden opgesteld (één origineel en twee
kopieën); de vermeldingen "origineel" en "kopie" worden duidelijk op de
buitenzijde van de desbetreffende enveloppe aangebracht en elk exemplaar
moet in een dubbele enveloppe worden toegezonden of afgegeven.
Indien zelfklevende enveloppen worden gebruikt, moeten deze worden
gesloten met plakband, waarover de handtekening van de afzender wordt
geplaatst.
Beide enveloppen moeten gesloten zijn; op de binnenste enveloppe moet
behalve de naam van de aanbestedende dienst de volgende tekst worden
aangebracht:
"Aanbesteding nr.
Inschrijving van de onderneming …………………………
MAG NIET DOOR DE POSTKAMER WORDEN GEOPEND"
Behalve bij gunning aan de inschrijving met de laagste prijs, waarbij er geen
technische inschrijving is, moet de bovengenoemde binnenste enveloppe zelf
twee afzonderlijke, dichtgeplakte enveloppen bevatten, waarop duidelijk het
volgende wordt vermeld:
– de enveloppe met de technische inschrijving, waarop "technische
inschrijving voor overheidsopdracht nr. …..." wordt vermeld (het
technisch inschrijvingsformulier);
en
29
– de andere enveloppe met de financiële inschrijving, waarop "financiële
inschrijving voor overheidsopdracht nr. ……" wordt vermeld (het
financieel inschrijvingsformulier).
2.3.4.2.Wijze van indiening van de inschrijving
Wanneer uw inschrijving gereed is, hoeft u deze alleen nog binnen de in het
bestek of in de aankondiging van de opdracht vastgestelde termijn in te
dienen.
Dit kan plaatsvinden:
– hetzij per post of per koerierdienst op het officiële postadres van de
Europese Commissie dat in de uitnodigingsbrief wordt genoemd;
– hetzij door afgifte, persoonlijk of door een door de inschrijver gemachtigd
persoon, bij de centrale postkamer van de Europese Commissie. Als
bewijs van afgifte van de inschrijving wordt een gedateerd
ontvangstbewijs verstrekt door de centrale postkamer van de Europese
Commissie. Het adres van de centrale postkamer van de Europese
Commissie luidt:
Centrale postkamer van de Europese Commissie
Bourgetlaan 1
B-1140 Brussel (Evere)
De centrale postkamer is open van maandag tot en met vrijdag van 8.00 tot
17.30 uur, behalve op feestdagen.
Het poststempel of de datum van de ontvangstbevestiging geldt als bewijs
van indiening.
2.3.5. Hoe worden de inschrijvingen beoordeeld?
2.3.5.1.Commissie voor opening van de inschrijvingen
Een commissie voor de opening van de inschrijvingen bestaande uit ten
minste twee personen is belast met de opening van de inschrijvingen. De
commissieleden behandelen de inschrijvingen vertrouwelijk en hebben van
tevoren te kennen gegeven als lid van deze commissie geen enkel
belangenconflict te hebben. De commissie gaat met name na of de
inschrijvingen binnen de vastgestelde termijn zijn ingediend.
Bij een niet-openbare of onderhandelingsprocedure wordt iedere inschrijving
van een inschrijver die geen uitnodiging tot inschrijving heeft ontvangen, als
ondeugdelijk aangemerkt.
Bij een openbare procedure wordt in de aankondiging van de opdracht
aangegeven wanneer de openbare zitting plaatsvindt tijdens welke de
inschrijvingen worden geopend. Bij deze zitting mogen de
vertegenwoordigers van de inschrijvers aanwezig zijn. De voorwaarden voor
het bijwonen van deze zitting en de wijze waarop het openen van de
inschrijvingen verloopt, worden gedetailleerd in de uitnodigingsbrief
beschreven.
30
2.3.5.2.Evaluatiecomité
Een evaluatiecomité bestaande uit ten minste drie personen die de
inschrijvingen vertrouwelijk behandelen en van tevoren te kennen hebben
gegeven als lid van dit comité geen enkel belangenconflict te hebben,
beoordeelt alle inschrijvingen waarvan na de opening is vastgesteld dat zij
aan de eisen voldoen. Daarbij neemt het comité de beginselen van gelijke
behandeling en non-discriminatie in acht. Dit comité kan uit dezelfde
personen zijn samengesteld als de commissie voor opening van de
inschrijvingen. De beoordeling vindt uitsluitend plaats op basis van de in het
bestek genoemde criteria.
2.3.5.3.Beoordeling van de uitsluitingscriteria
Alleen bij een openbare of onderhandelingsprocedure worden de criteria
voor uitsluiting van deelname aan een procedure voor het plaatsen van een
overheidsopdracht bij het indienen van de inschrijvingen onderzocht. Dit
onderzoek vindt onder dezelfde voorwaarden plaats dan die omschreven in
punt 2.3.3.2.
2.3.5.4.Beoordeling van de selectiecriteria
Alleen bij een openbare of onderhandelingsprocedure worden de
selectiecriteria (economische en financiële geschiktheid en technische en
beroepsmatige geschiktheid) bij het indienen van de inschrijvingen
onderzocht. Dit onderzoek vindt onder de voorwaarden plaats die zijn
omschreven in punt 2.2.3.2.
2.3.5.5.Beoordeling van de inschrijvingen
a) Gunningscriteria
Het doel van de gunningscriteria die zijn opgenomen in de aankondiging van
de opdracht, het bestek of het beschrijvend document (concurrentiegerichte
dialoog), is enkel te bepalen welke inschrijving onder de inschrijvingen die
aan alle van tevoren vastgestelde selectie- en uitsluitingscriteria voldoen, als
beste naar voren komt. Aan de hand van deze gunningscriteria kunt u heel
duidelijk bepalen welke aspecten het belangrijkste zijn en op welke wijze uw
inschrijving zal worden beoordeeld.
De gunningscriteria geven u de mogelijkheid inzicht te krijgen in de manier
waarop de opdracht zal worden gegund. In het algemeen bestaan er twee
mogelijkheden:
– hetzij bij aanbesteding, in welk geval de opdracht wordt gegund aan de
inschrijving met de laagste prijs onder alle inschrijvingen die deugdelijk
zijn bevonden en aan alle in het bestek genoemde voorwaarden voldoen;
– hetzij door gunning aan de economisch voordeligste inschrijving, in welk
geval de opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de beste
verhouding tussen prijs en kwaliteit biedt. De inschrijvingen worden dus
31
onderling vergeleken, waarbij de inschrijvingen zowel vanuit technisch
als vanuit financieel oogpunt worden beoordeeld.
b) Technische beoordeling van de inschrijving
Indien de opdracht wordt gegund aan de economisch voordeligste
inschrijving, vormen de van tevoren in de aankondiging van de opdracht
en/of het bestek vastgestelde criteria de basis voor de technische beoordeling
van de inschrijvingen. Bovendien kan de Commissie naast de technische
beoordelingscriteria
een drempelwaarde vaststellen voor de technische kwaliteit (bv. 50% of
65% van het maximumaantal punten) ten behoeve van de beoordeling
van de kwaliteit als geheel en eventueel drempelwaarden voor elk van de
technische criteria. In dat geval worden de inschrijvers die deze
drempelwaarde niet bereiken, uitgesloten;
op de inschrijvingen die boven de drempelwaarde scoren, een indicator
voor de economisch voordeligste inschrijving toepassen, waarbij elk
criterium wordt gewogen.
Ten behoeve van de technische beoordeling krijgt elke inschrijving een
algemene score betreffende de technische kwaliteit.
c) Financiële beoordeling van de inschrijving
Bij de financiële beoordeling van de inschrijvingen wordt uitgegaan van de
door de inschrijvers in hun financiële inschrijvingsformulieren aangegeven
eenheidsprijzen, eventueel met inachtneming van de geschatte omvang voor
elke eenheidsprijs volgens het vooraf opgestelde scenario.
Ten behoeve van de financiële beoordeling zal de prijs van elke inschrijving
worden vastgesteld. Het gaat dan om:
– hetzij een totaalprijs per inschrijving voor de gehele duur van het
contract;
– hetzij een totaalprijs volgens een vooraf opgesteld scenario, waarmee de
inschrijvingen echter wel onderling vergeleken kunnen worden.
d) Eindbeoordeling van de inschrijving
1) Aanbesteding
Bij gunning van de opdracht bij aanbesteding wordt het contract gegund aan
de inschrijving met de laagste prijs onder alle inschrijvingen die deugdelijk
zijn bevonden en aan alle in het bestek genoemde voorwaarden voldoen.
2) Prijs-kwaliteitverhouding
Indien de opdracht echter wordt gegund aan de economisch voordeligste
inschrijving, dan zal het contract worden gegund aan de inschrijver die de
beste verhouding tussen prijs en kwaliteit biedt.
32
In het algemeen gebruikt OIB de volgende formule om vast te stellen welke
van alle inschrijvingen die de eindbeoordelingsfase hebben bereikt, de
economisch voordeligste is:
Score van
inschrijving N =
Laagste prijs _____________________
Prijs van
inschrijving N
X Totale score voor de kwaliteit (op 100) voor
alle criteria van inschrijving N
Deze formule levert een score op 100 op. De inschrijving die na de
eindbeoordeling het hoogste aantal punten scoort (afgerond op twee
decimalen) wordt beschouwd als de economisch voordeligste inschrijving.
2.3.6. Toelichting op de inschrijvingen
Tijdens de gehele procedure zijn contacten tussen de aanbestedende dienst
en de inschrijvers verboden, behalve in uitzonderlijke gevallen en alleen
onder de volgende voorwaarden:
Vóór de uiterste datum voor indiening van de inschrijvingen:
– op verzoek van de inschrijver kan de aanbestedende dienst aanvullende
inlichtingen verstrekken die enkel tot doel hebben de aard van de
opdracht te verduidelijken;
– met het oog op een gelijke behandeling van alle inschrijvers zullen de
aanvullende inlichtingen en de bovenvermelde informatie op dezelfde
datum worden verstrekt aan alle kandidaten die tot inschrijving zijn
uitgenodigd.
– in het kader van een openbare procedure moet een verzoek om
aanvullende inlichtingen uitsluitend schriftelijk worden gedaan via de
website e-Tendering (website die is vermeld in de aankondiging van de
opdracht onder punt I.3) „Communicatie” op het tabblad „Vragen &
antwoorden” door te klikken op „Een vraag aanmaken”. OPGELET: Om
een vraag aan te maken, moet u zich registreren op de website.
De Commissie is niet verplicht te antwoorden op verzoeken om
aanvullende inlichtingen die op minder dan zes werkdagen vóór de
uiterste datum voor de indiening van inschrijvingen worden ingediend;
– bij onderhandelingsprocedures of niet-openbare procédures dient een
verzoek om aanvullende inlichtingen schriftelijk of elektronisch te
worden gedaan en worden verstuurd naar het in de uitnodigingsbrief
vermelde adres. Verzoeken om aanvullende inlichtingen die minder dan
zes werkdagen vóór de uiterste datum voor indiening van de
inschrijvingen worden ontvangen, worden echter niet beantwoord;
– de aanbestedende dienst kan op eigen initiatief de betrokkenen op de
hoogte brengen van eventuele fouten, onduidelijkheden, weglatingen,
schrijffouten in de inschrijvingsdocumenten of om het even welke andere
onvolledigheid;
– in het kader van een open procedure zal elke aanvullende inlichting,
waaronder ook de bovengenoemde, worden bekend gemaakt op de
33
website e-Tendering, vermeld in de aankondiging van de opdracht. Deze
website wordt regelmatig bijgewerkt en de inschrijvers moeten zelf
nagaan of er bijwerkingen en/of wijzigingen van de periode voor
indiening van de kandidaatstellingen zijn geweest.
Na opening van de inschrijvingen:
Indien een inschrijving moet worden verduidelijkt of indien kennelijke
schrijffouten in de tekst van de inschrijving moeten worden verbeterd, mag
de aanbestedende dienst contact opnemen met de inschrijver. Indien nodig
kunt u dus worden gevraagd bepaalde aspecten van uw inschrijving te
verduidelijken of de daarin gedane toezeggingen te bevestigen Een dergelijk
verzoek om nadere toelichting, waarop doorgaans op zeer korte termijn moet
worden gereageerd, mag echter niet tot een wijziging van uw
oorspronkelijke inschrijving leiden en mag alleen betrekking hebben op
informatie die reeds in uw oorspronkelijke inschrijving was opgenomen.
Bovendien is het voor wat betreft financiële aspecten niet toegestaan prijzen
te wijzigen of nieuwe prijzen toe te voegen. U mag slechts een toelichting
geven op de samenstelling van de prijzen op basis van de informatie die
reeds in uw oorspronkelijke inschrijving was opgenomen.
Indien u zich niet houdt aan hetgeen hierboven is bepaald, worden uw
antwoorden mogelijk genegeerd dan wel wordt u van verdere deelname
uitgesloten.
2.4. Resultaat van de inschrijvingsprocedure
2.4.1. Gunningsbesluit
Nadat de beoordelingsfase is afgerond, besluit OIB aan welke inschrijver de
opdracht zal worden gegund.
Het feit dat er een procedure voor het plaatsen van een overheidsopdracht is
gestart, verplicht de Europese Commissie echter niet de opdracht aan een
inschrijver te gunnen om de eenvoudige reden dat hij aan alle vereiste
criteria voldoet. De Europese Commissie kan besluiten de opdracht aan geen
van de inschrijvers te gunnen.
In dat geval is de Europese Commissie niet gehouden enige vorm van
schadevergoeding aan de inschrijvers te betalen.
2.4.2. Informatie aan de inschrijvers
Zodra het gunningsbesluit is genomen, wordt hiervan een kennisgeving
gestuurd aan de niet-geselecteerde inschrijvers. Tegelijkertijd wordt degene
aan wie de opdracht is gegund, hiervan op de hoogte gebracht.
De niet-geselecteerde inschrijvers kunnen OIB schriftelijk verzoeken aan te
geven waarom hun inschrijving niet is geselecteerd, alsmede aan welke
inschrijver het contract wel is gegund.
34
2.4.3. Ondertekening van het contract
De in het gunningsbesluit aangewezen inschrijver (dat wil zeggen degene
aan wie de opdracht is gegund) dient voorafgaand aan de ondertekening van
het contract alle originele bewijsstukken met betrekking tot de
uitsluitingscriteria (zie punt 2.2.3.2) en eventueel een bankgarantie (zie
punt 2.3.2.4) over te leggen.
De Commissie zal het contract pas ondertekenen na een termijn van ten
minste tien (10) kalenderdagen na de gelijktijdige toezending per e-mail van
de kennisgevingen aan de niet-geselecteerde inschrijvers. Deze termijn gaat
in op de dag na de toezending van deze kennisgevingen (de zogenaamde
"Stand still"-procedure).
In alle gevallen kan de Commissie tot op het ogenblik van de ondertekening
van het contract van de opdracht afzien of de procedure voor het plaatsen
van de opdracht annuleren, zonder dat degene aan wie de opdracht is gegund
aanspraak kan maken op enige schadeloosstelling.
2.4.4. Aanvullende bekendmaking
Voor alle procedures ter zake waarvan een voorafgaande publicatie in het
PbEU heeft plaatsgevonden alsook voor sommige
onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande publicatie, geldt dat OIB
het resultaat van de desbetreffende procedure eveneens in het PbEU
bekendmaakt.
Europese Commissie – 1049 Brussel – België – Telefoon: +32 2 29 9 11 11 Kamer: CSM1 – 05/P001 – Telefoon: doorkiesnummer +32 2 29 8 69 89 – Fax: +32 2 29 6 05 70
E-mail: [email protected]
3. BIJLAGEN
3.1. Belangrijkste wettelijke referentiebepalingen
In dit onderdeel vindt u de belangrijkste wettelijke referentiebepalingen die van
toepassing zijn op de door OIB geplaatste procedures voor het plaatsen van een
overheidsopdracht.
I. Procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten
I.A. Regelgeving
Voor de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor de instellingen,
instanties en andere organen van de Europese Unie geldt onder andere de volgende
regelgeving:
(1) Financieel Reglement: Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees
Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van
toepassing op de algemene begroting van de Unie, eerste deel, Titel V
(Overheidsopdrachten) (artikelen 101 t/m 120), gewijzigd bij verordening (EU, Euratom)
2015/1929 van het Europees Parlement en de Raad van 28 oktober 2015;
(2) Uitvoeringsvoorschriften: Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de
Commissie van 29 oktober 2012, eerste deel, Titel V (Overheidsopdrachten) (artikelen
121 t/m 172), gewijzigd bij Gedelegeerde Verordening (EU) 2015/2462 van de
Commissie van 30 oktober 2015;
(3) de multilaterale overeenkomst inzake overheidsopdrachten van de
Wereldhandelsorganisatie (WTO), waartoe de Europese Unie is toegetreden krachtens
het besluit van de Raad van 16 november 1987 betreffende de sluiting van het Protocol
tot wijziging van de GATT-Overeenkomst inzake overheidsopdrachten.
I.B. Overige bepalingen
Naast de hierboven genoemde wetgeving is het volgende van toepassing:
— Rechtspraken, voornamelijk die van het Gerecht van de Europese Unie, in de
beroepen op het gebied van overheidsopdrachten;
— De medewerkers van de Europese Commissie gebonden zijn aan een „code van goed
administratief gedrag” in haar betrekkingen met het publiek. Dit omvat het beheer van
aanbestedingen, behoudens de beperkingen in de hierboven bedoelde wettelijke
bepalingen.
II. Belastingvrijstelling
De Europese Commissie is vrijgesteld van alle belastingen, heffingen en rechten,
overeenkomstig
– de artikelen 3 en 4 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van
de Europese Unie, als bijlage gehecht aan het Verdrag van 8 april 1965 tot instelling
van één Raad en één Commissie van de Europese Unie.
36
Deze vrijstelling wordt door de regeringen van de lidstaten verleend hetzij door middel
van restitutie op vertoon van bewijsstukken, hetzij door rechtstreekse vrijstelling, De
Europese Commissie zal de geselecteerde inschrijver hierover instrueren.
III. Contracten voortvloeiend uit een overheidsopdracht
Behoudens andersluidende bepalingen in het bestek is op de contracten die voortvloeien
uit een door het Bureau voor Logistiek en Infrastructuur in Brussel geplaatste
overheidsopdracht het recht van de Europese Unie van toepassing, aangevuld met het
Belgisch recht indien de Europese Unie voor een bepaalde juridische kwestie niet in
regelgeving voorziet.
IV. Bescherming van persoonsgegevens
In bepaalde gevallen is het voor de follow-up van uw antwoord op de geplaatste
overheidsopdracht nodig uw persoonsgegevens (bijvoorbeeld naam, adres en cv van
natuurlijke personen) te registreren en verder extra te verwerken. Deze gegevens zullen
worden verwerkt overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees
Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke
personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire
instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB L 8 van
12.1.2001, blz. 1). Hiernaar wordt uitdrukkelijk verwezen in het ontwerpcontract dat bij
de uitnodigingsbrief is gevoegd. U vindt hier voorts overige informatie betreffende
persoonsgegevens. Voor nadere bijzonderheden betreffende de verwerking van uw
persoonsgegevens kunt u de privacyverklaring raadplegen op:
http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/privacystatement_publicprocurement_en.pdf
Als u in een van de situaties verkeert als genoemd in artikel 106 van het financieel
reglement, kunnen uw persoonsgegevens in het systeem voor vroegtijdige opsporing en
uitsluiting (edes) worden geregistreerd. Zie voor meer informatie de privacyverklaring
op: http://ec.europa.eu/budget/explained/management/protecting/protect_en.cfm
37
3.2. Internetadressen
Op het moment dat deze handleiding werd opgesteld, was de in deze handleiding
genoemde of de in dit kader relevante informatie te vinden op de hieronder genoemde
internetadressen:
Naam of eigenaar van
de website URL
Belangrijkste informatie die op de
website te vinden is
Europese Commissie –
Bureau voor
Infrastructuur en
Logistiek in Brussel
http://ec.europa.eu/oib/procurement_en.cfm Informatieberichten
Aankondigingen van oproepen tot het
indienen van blijken van
belangstelling
Aankondigingen van
prospectienota’s voor gebouwen
Overzicht lopende
overheidsopdrachten
Model garantieverklaring van de
garantieverstrekker aan de Europese
Commissie
Model verklaring op erewoord die in
het kader van de beoordeling van de
uitsluitingscriteria moet worden
ingevuld en geretourneerd
Lijst van contractanten
Europa https://europa.eu/european-union/index_nl
Lijst van de instellingen, instanties en
andere organen van de Europese
Unie.
Officiële talen van de EU
Europese Commissie https://ec.europa.eu/info/about-european-union/principles-
and-values/ethics-and-integrity/code-conduct-eu-staff_nl
Algemene contactgegevens
Bestuurlijke gedragscode
Europese Commissie –
Contactpagina
https://ec.europa.eu/contact/index_nl.cfm Algemene informatie over de
Europese Commissie
Richtlijnen over het plaatsen van
overheidsopdrachten
Hoofdsite van de
Europese Commissie
https://ec.europa.eu/info/funding-tenders_nl
Volledige informatie over het
plaatsen van overheidsopdrachten in
Europa
SIMAP http://simap.europa.eu In het PbEU gepubliceerde
aankondigingen
Recht van de Europese Unie
TED (Tenders
Electronic Daily)
http://ted.europa.eu Elektronische versie van het
"Supplement op het PbEU", bestemd
voor Europese overheidsopdrachten
EUR-LEX http://eur-lex.europa.eu Recht van de Europese Unie
Hof van Justitie van de
Europese
Gemeenschappen
http://curia.europa.eu Jurisprudentie van het Hof van
Justitie van de Europese Unie
Europese Ombudsman http://ombudsman.europa.eu Besluiten van de Europese
Ombudsman
Wereldhandels-
organisatie (WTO)
http://www.wto.org Overeenkomst inzake
overheidsopdrachten van de
Wereldhandelsorganisatie
Financieel Reglement http://europa.eu/legislation_summaries/budget/l34015_nl.
cfm
Financieel Reglement van toepassing
op de algemene begroting van de
Europese Gemeenschappen
38
