ESF; een rijke bron die werkt Best Practices door Charles Simons.

ESF; een rijke bron die werkt

Best Practices door Charles Simons

• Toelichting organisatie Gilde-BT• Resultaten ESF periode 1994 – 1999• ESF: voor wie?• ESF: welke projecten?• ESF: van oriëntatie tot einddeclaratie• ESF: planning ESF-project• ESF: de projectorganisatie• ESF: beheerssystemen en

administratieve organisatie• ESF: voorbeeldprojecten• ESF: vragen en info

Programma

• Gilde-BT, i.s.m. uitvoeringsorganisatie ROC Gilde Opleidingen verzorgt:– Cursussen (aanbodgericht)– Bedrijfstrainingen (maatwerk)– BBL maatwerk opleidingsprogramma’s voor

werkenden (BBL-bedrijfsgroepen)– Projectadministratie & -management– Softwaresystemen t.b.v. scholing (via Edu

Office)

• Regionale en landelijke klanten• Diverse sectoren: industrie, retail, zorg,

zakelijke dienstverlening, bouw, etc.

Gilde-BT; de organisatie

• 25 ESF-projecten doelstelling 2, 3, 4 en 5B• Diverse sectoren; met name industrie / bouw• Diverse aanvragers:

– Scholingsfonds A+O, OOM, SOG– Arbeidsvoorziening Limburg– Kamer van Koophandel Noord en Midden Limburg– Provincie Limburg

• 3695 werknemers opgeleid met ondersteuning vanuit ESF

• Gerealiseerde ESF-projectkosten € 6,5 milj.• Gerealiseerde ESF-middelen € 2,0 milj.

Resultaten, periode 1994-1999

• Brancheorganisaties• Bedrijven• Instellingen• Samenwerkingsverbanden• Stichtingen

ESF: voor wie?

• Scholingsprojecten, ontwikkelingsprojecten voor deelnemers van niveau 1 tot 4 in het kader van de WEB

• Scholingstrajecten moeten aansluiten bij de kwalificatiestructuur van de WEB (branche-erkenning)

• Aantonen dat geschoold wordt naar een volgend kwalificatieniveau

ESF: welke projecten?

ESF: van oriëntatie tot implementatie

Oriëntatiefase

Oriëntatie • Uitleg ESF3-systematiek• Positionering Gilde-BT• Globale inventarisatie wensen

Quick scan/Analyse • Analyse globale gegevens bedrijf• Analyse subsidiabiliteit• Analyse kosten en baten

Primair Advies • Haalbaarheid en geraamde omvang• Organisatie en administratie• Controle en positionering accountancy

Voorbereidingsfase

Inventarisatie • Exacte scholingswensen bedrijf• Realistische kosten• Opties voor AO/IC door bedrijf + accountancy

1e concept programma

• Aanzetten (beleid, omvang, inhoud, begroting, controlesysteem)• 1e toetsing door bedrijf / Gilde-BT / registeraccountant• 1e bespreking met O&O-fonds

2e concept programma

• Verfijning / concretisering 1e concept• primaire beschrijving adm. organisatie (AO)• 1e informele toetsing door Agentschap SZW/ESF3


Implementatiefase

Implementatie AO • Realiseren ontwikkelde projectadministratie• Introductie gebruik van formulieren voor bewijslastvorming• Introductie controle en correctiesysteem

(stuurgroep / coördinator)

Definitief projectplan

• Formeel vastleggen projectplan door bedrijf• Formeel toetsen en accorderen AO door registeraccountant• Formeel voorleggen projectplan aan O&O-fonds

Project implementatie

• 1e bijeenkomst stuurgroep• Benoemen ESF3-projectmedewerkers• Opstarten (project-, financiële- en deelnemers-)

administratie


Planning ESF-project

De subsidie van het Europees Sociaal Fonds (ESF 3) vereist een strak geregisseerd proces. Doel is optimaal nut te hebben van de financiële middelen met een minimaal risico. Onderstaand proces geeft de optimale procedure hieromtrent weer.

Planning ESF Subsidie

Project

Planning ESF-projectInventarisatie processen Doel: inrichting administratieve organisatieKoppelen ESF processen met bedrijfsprocessen zoals scholingsplanning en urenregistratie. Resultaat: Model Administratieve Organisatie (AO). Verantwoordelijkheden Administratieve OrganisatieVaststellen Short en Long ProtocolInspanning organisatie: Leveren van informatie, interviewsUitvoering: ESF Procesconsultant

AanbestedingDoel:Verkrijgen uitvoerende diensten conform Europese regels.Resultaat:Zeker stellen subsidiabiliteit van dienstenSterke vereenvoudiging van de ESF administratie ten opzichte van modellen als werkelijke kostenInspanning organisatie: Feitelijke aanvragerUitvoering: Aanbestedingsexpert

CommunicatieDoel:Communiceren administratieve processen.Resultaat:Eenduidig en consistent toepassen ESF administratieJuiste brondocumenten Snel centraal beschikbaarInspanning organisatie: marketing materiaal, tijd van medewerkers om zich hierin te verdiepenUitvoering: ESF procesconsulent

Inventarisatie opleidingenDoel:Analyse huidig opleidingsaanbodVaststellen gewenst opleidingsaanbodResultaat:Basis voor aanbestedingBasis voor central onderwijs beleidInrichten POP/COPInspanning organisatie: Leveren van informatie, interviewsUitvoering: Onderwijsexpert

Administratieve organisatieDoel:Kunnen verwerken van de ESF administratieResultaat:Tussentijdse en eindrapportagesManagement informatieManagement letter (noodzakelijk voor ESF)Inspanning organisatie: Leveren van informatie, Uitvoering: ESF Procesconsultant / Accountant

AanvraagResultaat:Formeel indienen van de aanvraag voor subsidie

Uitvoering: ESF Administratiebureau

Voorbereiding

Voorbereiding

Voorbereiding

Voorbereiding

Voorbereiding

Voorbereiding

Planning ESF-project

Scholing

Beheer ESFDoel:Leveren van brondocumentenOpbouwen administratie lopende trajecten en reeds lopende trajecten (reconstructie ESF administratie lopende trajecten)Resultaat:Basis informatie voor tussentijdse en eindrapportagesManagement informatieInspanning organisatie: Uitvoerders, deelnemers en begeleiders, Uitvoering: ESF Administratiekantoor

EindrapportageDoel:Eindrapport met accountantsverklaringResultaat:Basis voor het uitbetalen van de subsidieInspanning organisatie: projectbegeleiding Uitvoering: ESF Administratiekantoor / Accountant

Uitvoering Verslaglegging

ESF: de projectorganisatie

a) Deelnemersadministratieb) Financiële administratiec) Verantwoordelijkheid voor beleid en organisatie

Bedrijf / klantorganisatie

Voorzitter met vetorecht

RegisteraccountantGilde-BT

Directie

Gilde-BT

Projectleider

Bedrijf / klantorganisatie

ESF projectleider

Gilde-BT

ESF projectadminitratie

ESF: beheersystemen en administratieve organisatie

Inrichten administratieve organisatie• Tijdsregistratie en urenverdeling• Salarisadministratie• Deelnemersadministratie• Financiële administratie• Projectadministratie (zie handleiding

Agentschap SZW)

ESF: beheersystemen en administratieve organisatie

Systemen van Edu Office (onderdeel GBT)• Inschrijfproces• Planning• Registratie en verwerking• Leerling- / cursistvolgsysteem• Managementinformatie• Evaluatie

Voorbeelden ESF-projecten1) Project Uitvalpreventie TOC

Probleemstelling Voorkomen van uitval in technisch onderwijs

Doelgroep 45 VMBO leerlingen (zonder startkwalificatie niveau 2)

Programma 1-jarig geïntegreerd praktijk / theorie scholingsprogramma

Uitstroom doelstelling

>75% instroom niveau 2 BBL/BOL

Uitvoerders VMBO regio Noord en Midden Limburg / ROC Gilde Opleidingen / TOC Noord en Midden Limburg

Projectmanagement & administratie

Gilde-BT

Projectfinancering Gemeente Venlo en Venray / VMBO NML / ROC Gilde Opleidingen / Provincie Limburg / TOC NML / ESF - CERES

Voorbeelden ESF-projecten2) BBL-scholingsproject voor werkenden

Probleemstelling Upgraden van kennis en vaardigheden van de interne organisatie d.m.v. gekwalificeerde MBO-BBL scholingsprogramma’s (WEB niveau 1 t/m 4)

Programma Diverse BBL-scholingsprogramma’s, bedrijfstrainingen en cursussen

Doelgroep 250 medewerkers van klantorganisatie

Projectkosten

Projectfinanciering

Projectkosten per jaar

Voorbereidende activiteiten- Ontwikkelen scholingsplan 15.000,00€ - Methodiek actualisering 5.000,00€

Totaal voorbereidende activiteiten 20.000,00€

aantal deelnm. aantallen tarief totaal

Directe activiteiten met deelnemers- loonkosten deelnemers 250 80 uren 13,00€ 260.000,00€ - reiskosten deelnemers 250 800 km 0,20€ 40.000,00€ - loonkosten trainers on the job 250 160 uren 15,00€ 600.000,00€ - uitvoeringskosten derden BBL facturen 287.500,00€ - wett. Lesgelden deelnemers niv 1 en 2 150 185,00€ 27.750,00€ - wett. Lesgelden deelnemers niv 3 en 4 100 440,00€ 44.000,00€

- overige scholingsactiviteiten facturen 300.000,00€

totaal 1.559.250,00€

- lesmaterialen 250 250,00€ 62.500,00€ 62.500,00€

- huur lesaccommodatie 25 20 dagdelen 68,00€ 34.000,00€ 34.000,00€

totaal directe activiteiten 1.655.750,00€

Indirecte activiteiten met deelnemers

- P&O betrokkenheid <bedrijf> 10.000,00€ - deelnemersadministratie <bedrijf> 35.000,00€ - loonadminstratie 20/40 FTE <bedrijf> 17.500,00€ - overige kosten (kantoorart. rapporten ed) <bedrijf> 3.000,00€ - overlegkaders (stuurgroep) <bedrijf> 5.000,00€ - ESF directieverantwoordelijke GBTC 20 dagen 800,00€ 16.000,00€ - Projectcoördinatie GBTC 60 dagen 450,00€ 27.000,00€ - Reiskosten coördinatie GBTC 10000 km 0,20€ 2.000,00€ - Projectadministratie GBTC 80 dagen 320,00€ 25.600,00€ - Opmaken rapporten, voorstellen GBTC 3.000,00€

Totaal indirecte activiteiten 144.100,00€

overig- PR activiteiten 6.000,00€

Totaal overig 6.000,00€


Activiteiten na afronding project- Evaluatie 4.750,00€ - Accountantskosten 20.500,00€

Totaal na afronding project 25.250,00€

Totale projectkosten 1.851.100,00€

Projectfinanciering per jaar


Publieke financieringWVA 250 0,7 FTE 2.500,00€ 437.500,00€

Private financieringBedrijf 706.800,00€

ESF 50% 706.800,00€

Projectkosten per jaar

Voorbereidende activiteiten- Ontwikkelen scholingsplan 15.000,00€ - Methodiek actualisering 5.000,00€

Totaal voorbereidende activiteiten 20.000,00€


Directe activiteiten met deelnemers- loonkosten deelnemers 250 80 uren 13,00€ 260.000,00€ - reiskosten deelnemers 250 800 km 0,20€ 40.000,00€ - loonkosten trainers on the job 250 160 uren 15,00€ 600.000,00€ - uitvoeringskosten derden BBL facturen 287.500,00€ - wett. Lesgelden deelnemers niv 1 en 2 150 185,00€ 27.750,00€ - wett. Lesgelden deelnemers niv 3 en 4 100 440,00€ 44.000,00€

- overige scholingsactiviteiten facturen 300.000,00€

totaal 1.559.250,00€

- lesmaterialen 250 250,00€ 62.500,00€ 62.500,00€

- huur lesaccommodatie 25 20 dagdelen 68,00€ 34.000,00€ 34.000,00€

totaal directe activiteiten 1.655.750,00€

Indirecte activiteiten met deelnemers

- P&O betrokkenheid <bedrijf> 10.000,00€ - deelnemersadministratie <bedrijf> 35.000,00€ - loonadminstratie 20/40 FTE <bedrijf> 17.500,00€ - overige kosten (kantoorart. rapporten ed) <bedrijf> 3.000,00€ - overlegkaders (stuurgroep) <bedrijf> 5.000,00€ - ESF directieverantwoordelijke GBTC 20 dagen 800,00€ 16.000,00€ - Projectcoördinatie GBTC 60 dagen 450,00€ 27.000,00€ - Reiskosten coördinatie GBTC 10000 km 0,20€ 2.000,00€ - Projectadministratie GBTC 80 dagen 320,00€ 25.600,00€ - Opmaken rapporten, voorstellen GBTC 3.000,00€


- PR activiteiten 6.000,00€

Totaal overig 6.000,00€


Activiteiten na afronding project- Evaluatie 4.750,00€ - Accountantskosten 20.500,00€

Totaal na afronding project 25.250,00€

Projectfinanciering per jaar


Publieke financieringWVA 250 0,7 FTE 2.500,00€ 437.500,00€

Private financieringBedrijf 706.800,00€

ESF 50% 706.800,00€

Totale projectfinanciering 1.851.100,00€

Bedankt voor uw aandacht

Voor meer informatie:

Gilde-BT ContractingVenraysweg 32, Venlo-BlerickPostbus 3189, 5902 RD VenloT: 077-3202000 F: 077-3202001I: www.gilde-bt.nl E: [email protected]

ESF; een rijke bron die werkt Best Practices door Charles Simons.

Documents

Transcript of ESF; een rijke bron die werkt Best Practices door Charles Simons.